La Cellule e-business de Technifutur

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1 La Cellule e-business de Technifutur Des réponses à vos questions : Comment choisir une solution informatique? Comment valider la qualité de mon site Internet? Comment gérer le changement lié à mon projet informatique? Par des services a la carte : Formation à une méthode plus cas pratique Audits de site Ateliers de gestion de changement Cahier des charges site Internet Formation E learning ERP Coordonnées : Mr Philippe Brachotte Tél.: 04 / ou philippe.brachotte@technifutur.be Mr Olivier Matz Tél. : 04 / ou olivier.matz@technifutur.be

2 Accompagner vos projets par la réalisation entre autres : D un diagnostic de votre entreprise par rapport à l E-Business, pour en détecter les opportunités. Accompagnement/Formation de l équipe projet sur le définition du «To Be» d un projet. Rédaction du cahier des charges et la sélection des prestataires potentiels. D un audit de votre site Web en vue d améliorer votre présence sur Internet.

3 Démarche et approche de la cellule e-business Sensibilisation One to one Diagnostic d opportunités Spécification exigences Cahier des Charges Mise en relation fournisseurs Assistance à l évaluation/démos Assistance à la contractualisation - Formation TIC - Audit de site - Formation entreprise audit flux global SI et méthode Consultant Externe ou Interne Si externe Coaching de la première mission par Technifutur Technifutur Technifutur

4 Définitions Enterprise Resource Planning Système ERP = un système qui permet de mieux plannifier et d utiliser les ressources de l entreprise: Matières, Hommes, Machines, Cash Produits: Logiciels : les citer ERP Solutions destinées à gérer d abord activités : Ventes, Achats, Production,Comptabilité,Qualité,Services aprèsventes.

5 ORGANISATION D UNE PME direction sécurité secrétariat ventes production admin & finance marketing particuliers Engineering planning compta statistiques cl. grossistes montage informatique publicité réclamations qualité achats/stocks SAV accueil et le client? et les partenaires?

6 ORGANISATION D UNE PME direction Sécurité secrétariat ventes particuliers Gestion catalogue Prévisions Offres Commandes grossistes réclamations SAV Production Bureau études planning Plans et gammes Planning de production Contrôle Stocks MP Sous-traitants montage qualité admin & finance Cpta Clients/ Fournisseurs compta Achats Facturation informatique Prix revient achats/stocks Rapports accueil financiers Opérations statistiques cl. publicité Logistique Livraison SAV marketing Salons/foires Statistiques Mailing Publicité et le client? et les partenaires?

7 Processus et flux Processus: Activité ayant une entrée une sortie ou un output et qui se répète de la même manière lorsque l entrée/l input se représente Processus Global: succession de processus ayant une entrée une sortie ou un output et qui se répète de la même manière lorsque l entrée/l input se représente. FLUX: enchaînement de processus véhiculant de l information

8 Gestion des Achats: le Flux dans notre exemple avec un ERP Articles:Composants/Pièces Articles:Composants/Pièces FOURNISSEURS FOURNISSEURS CONTRATS CONTRATS Documents Documents achats achats spécifiques spécifiques CONDITIONS CONDITIONS de de PRIX PRIX Listes Listes articles articles à à recevoir recevoir /Cde /Cde Client Client Planning Stocks Besoins Stocks Cde client Propositions Achats Validation Commande d'achat Réception Composants Contrôle Factures Flux Production Lancement OF Flux Compta Achats Paiement Bétudes Comptabilité EVALUATION FOURNISSEUR

9 ERP= Améliorer le système d information de l entreprise à travers ses processus Oui Au bon moment Bon Acteur Non Non Bonne information Oui

10 Vue Globale des Processus Intégr grés par un ERP Achat Achat Commande achat Demande D achat Prévisions & Production Planning Production MRP MRP Commande plannifiée Ventes Ventes Bon commande Note de livraison Ordres de fabrication Note de livraison Fournisseur Récept Pdts MP Prod. Semis Finis Packaging PF Livraison Client Vérification Vérification Facture Paiement Facture Mouvement De stock Comptabilité Fact Facturation Facturation Paiement Facture

11 Fonctions intégr grées par un ERP Achat Achat Commande achat activité Achats Note de livraison Prévisions & Demande Production Production Planning D achat Planning Production MRP MRP Commande plannifiée Ordres de fabrication Ventes Ventes Bon commande Ventes/Mktg Note de livraison Fournisseur Récept MP Semi Semis PF Pdts Prod. Assemblage Livraison Finis fini Qualité Client Vérification Vérification Facture Payement Facture Mouvement De stock Comptabilité Facture Facturation Facturation Payement Facture Activité comptabilité

12 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode (Etapes projet ERP) Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts? Education des managers Avant le choix des solutions ERP Après Impacts sur le gestion du projet ERP.Rôles acteurs Structure équipe projet Quand? Avec qui?

13 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts pistes? Avant le choix des solutions ERP Après- Impacts sur le gestion du projet ERP Structure équipe projet Quand? Avec qui?

14 TIC et Organisation Les questions à se poser Les présupposés de la technologie L organisation en place Les technologies portent en elle un certain nombre de présupposés organisationnels comme la centralisation ou la formalisation Les entreprises ont leur propre organisation du travail qui peut varier d un mode très informel à un mode très bureaucratique Quels sont les écarts probables?

15 Synthèse des différentes dimensions du changement projet TIC Projet TIC changements plus profonds que la seule utilisation de l outil: OUTIL ORGANISATION METIER CULTURE

16 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts pistes? Avant le choix des solutions ERP Après- Impacts sur le gestion du projet ERP Structure équipe projet Quand? Avec qui?

17 TIC et changement: différentes conceptions Stratégie Modèle de La traduction TIC Modèle de L appropriation Organisation Modèle de la Diffusion Utilisateurs / Acteurs

18 Mettre en œuvre une démarche de gestion du changement Un processus basé sur la traduction TIC Change Management Interaction Contexte Acteurs Une méthode interactive et dynamique

19 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts pistes? Avant le choix des solutions ERP Après- Impacts sur le gestion du projet ERP Structure équipe projet Quand? Avec qui?

20 TIC /Organisation et GRH: Exemples d écarts Organisationnels projet ERP Existant ERP Présupposés ORGANISATIONNELS Pas de culture de partage d information en provenance du service commercial Information décentralisée et fragmentée sur différents supports Division en Business units selon produits/services(activité «silots») HUMAINS Fonctions polyvalentes Autonomie d exécution Utilsation de ses propres outils et organisation de son travail selon règles propres Information encodée dans outils sans trop de riguer car corretions possibles ORGANISATIONNELS Prévisions de ventes à rentrer au fil de l eau par commerciaux Info accessible et centralisée dans une seule base de données HUMAINS Formalisation des procédures Exécution moins autonome Un seul outil de gestion avec déclencehment de tâches selon logique ERP en temps réel: Certains Processus «bloquants» et incontournables Responsabilisation sur la qualité de l information entrée.

21 TIC /Organisation et GRH: Exemples d écarts RH/Humains projet ERP Education des managers Existant Pouvoir(de l information) centralisé dans certaines personnes clés Contournement des procédures Décisions sur mémoire du passé uniquement Gestion statique et assistée des rapports Pas transparence sur chiffres du «silot» ERP Présupposés Pouvoir décentralisé et transparence de l information. Processus incontournables Respects des règles dans l intérêt collectif Décisions en temps «réel» sur base rapports Managers créent leurs propres rapports Chiffres et reporting visibles et du «plus grand au plus petit»

22 Synthèse des différentes dimensions du changement Projet ERP: Changements plus profonds que la seule utilisation de l outil Mode de fonctionnement processuel Redécoupage des tâches ORGANISATION Nouvelles Procédures Respect des règles/processus Processus incontournables OUTIL CULTURE Nouvelles responsabilités Nouvelles connaissances(référentiel) Nouvelles compétences(apprentissage) METIER Rigueur et discipline Changement d attitude: Intérêt collectif

23 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts pistes? Avant le choix des solutions ERP Après le choix/analyse Impacts sur le gestion du projet ERP Structure équipe projet Quand? Avec qui?

24 L approche proposée pour tout projet ERP Le garant du ROI Stratégies Définir et priorétiser objectifs du Projet ERP avec Equipe projet Pondération des exigences Préparation au changement: seniserplisation Managerr bonnes pretiques ERP Organisation TIC Humain CDC et Appel d offres Sélection et Contractualisation Jeux d essais et/ou Scénarios par Equipe projet

25 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts pistes? Avant le choix des solutions ERP Après le choix/analyse Impacts sur le gestion du projet ERP Structure équipe projet Quand? Avec qui?

26 L approche proposée pour tout projet ERP Le garant du ROI Stratégies TIC Organisation Humain Démarrage projet Fournisseur de solution Analyse Maquettage et validation Ateliers changement Ecarts et Plan action Formation Outils

27 La préparation au changement projet ERP: Modèle de formation Sensibilisation: Concepts et principes de Fonctionnement ERP Démarrage Projet Formation ERP Key-users Analyse et cartographie processus et flux Préparation au changement Key users et chefs de services Préparation au changement utilisateurs 1. Sensibilisation processus définis 2. Evaluation écarts organisationnels/humains Sensibilisation nouvelles procédures Evaluation écarts organisationnels/humains versus changements attendus Plans d action par équipe/profils FORMATION UTILISATEURS ERP

28 Projets ERP et gestion Changement Gestion de changement et projet TIC Pourquoi? Méthode Changements attendus solutions type ERP Organisationnels Humains Comment gérer ces écarts pistes? Avant le choix des solutions ERP Après- Impacts sur le gestion du projet ERP Structure équipe projet Quand? Avec qui?

29 Les acteurs du Projet Comité de pilotage Pilotage Mettre en place cette structure au plus tôt Impliquer les «moteurs» et les «freins» Diagnostiquer le contexte ORG/RH Chef de projet Pilotage Exécution Expression Validation Equipe projet Equipe Utilisateurs

30 Pièges à éviter Avant Choix ERP Pas de key users impliqués dans CDC Equipe projet instable Pas de sensibilisation aux impacts attendus Pas d évaluation du contexte Org/RH Après choix ERP Ne pas gérer le changement comme un sous projet Mal choisir les key users Pas de sensibilisation aux impacts attendus. Croire que le(s) chef(s) BU Managers vont s en occuper activement en plus de leur charge sans processus de suivi du projet/tâches

31 Rôles Acteurs Fournisseur solution Formation à la Méthodologie de projet Identifier écarts organisationnels versus fonctionnels Support pour ateliers key users Respecter le planning et les délivrables Client Mettre en place le processus de validation maquettage Profils key users Planning tâches ateliers/formations Prise de décision sur changements Organisationnels Change management des managers DEDICACER DU TEMPS aux key users

32 Pour rappel : La Cellule e-business Des réponses à vos questions : Comment choisir une solution informatique? Comment valider la qualité de mon site Internet? Comment gérer le changement lié à mon projet informatique? Par des services a la carte : Formation à une méthode plus cas pratique Audits de site Ateliers de gestion de changement Cahier des charges site Internet Formation E learning ERP Coordonnées : Mr Philippe Brachotte Tél.: 04 / ou philippe.brachotte@technifutur.be Mr Olivier Matz Tél. : 04 / ou olivier.matz@technifutur.be