POINTS DE VIGILANCE. DCIF - SCTD V Avril 2016

Transcription

1 POINTS DE VIGILANCE 1

2 Sommaire Points d attention généraux 3 Phases de traitement du document 4 L assistance et les habilitations 5 et 6 La saisie des commandes 7 La saisie des services faits 8 L envoi des factures et avoirs au SCTD 9 Le traitement des factures dans WorkCycle 10 et 11 2

3 Points d attention généraux En cas de problème rencontré dans l utilisation des outils, les demandes d assistance doivent être effectuées via les liens prévus. En cas de difficulté liée à la compréhension du nouveau dispositif, le SFC demeure l interlocuteur privilégié des laboratoires La qualité de la commande et du service fait conditionnent l automatisation du traitement de la facture Dans la phase de déploiement, lorsque vous recevrez des factures libellées à l adresse de votre laboratoire, merci de procéder aux vérifications nécessaires avant envoi au SCTD et si besoin de rejeter la facture au fournisseur. Les notices ne sont à utiliser qu en cas de rejet d un WF ou en réponse à un WF AD_HOC. Un WF ne doit pas rester sans traitement. Les notices ne constituent pas un mode de communication avec le SCTD, qui n y répondra pas. Vérifier si la facture n est pas hors périmètre avant de l envoyer au SCTD (notamment factures carte achat et factures internes). Les factures carte achat doivent être conservées en laboratoire. Les autres factures hors périmètre doivent être envoyées à la Délégation pour traitement. 3

4 Phases de traitement (Tri, scan, vidéocodage et intégration DMF) Durant les phases de tri, scan et vidéocodage, la facture n est visible ni par le laboratoire, ni par le SFC. En cas de rejet, le SFC peut consulter le tableau d enregistrement des rejets établi par le SCTD et déposé chaque semaine dans l espace CORE. Le SFC peut répondre à toute question du laboratoire et mettre le fichier à disposition s il le souhaite. Le document n est visible qu une fois basculé dans BFC/DMF et rattaché à un numéro de commande. Tous les incidents sur le document sont alors parfaitement identifiables par le laboratoire et le SFC. 4

5 L assistance L'assistance utilisateur est composée de trois niveaux de criticité (ou deux niveaux si le référent SFC est également formateur). Passé le premier niveau, l'interlocuteur sera la DSI en fonction de la nature de la problématique. 5

6 Les habilitations La gestion des habilitations DMF des unités est confiée aux SSI des délégations L administrateur de la base Geslab 1. Vérifie la présence du nouvel utilisateur et de son adresse mail dans Labintel 2. Envoi un mail au SSI de la Délégation en indiquant les unités auxquelles l utilisateur doit être habilité (UMRXXX, FREXXX, GDRXXX) 3. Signale les départs De la bonne gestion des habilitations dépend l envoi et le suivi des WF. 6

7 La saisie des commandes Ne plus saisir de commande avec «liste jointe». Saisir une ligne par article ou prestation. Quantité et prix ne peuvent pas être modifiés. En revanche l ajout d une ligne est éventuellement possible (exemple : frais de port) sur une commande de l exercice en cours uniquement. Commandes récurrentes (mensuelle/trimestrielle/semestrielle) : Flux 1 : Quantité de ligne = nombre de factures prévues Flux 4 : Quantité de ligne = 1 Commandes de restauration : Quantité 1 quel que soit le nombre de couverts Commandes avec TVA multiples : Créer 1 ligne pour chaque taux de TVA (Très important pour les commandes de restauration) Ne pas oublier d indiquer sur votre commande les frais de ports et frais annexes susceptibles d être facturés par le fournisseur (voir éventuellement les CGV du fournisseur). Rappel LYRECO : Pour les commandes d'un montant inférieur à 50 euros HT, une participation aux frais de port de 5.85 euros est facturée. Cette règle est valable pour les commandes passées dans le marché et hors marché. Pour les frais de port : création systématique d'une ligne dédiée aux frais de port (code famille XD61 à appliquer pour les dépenses de fonctionnement) 7

8 La saisie des services faits Penser à saisir les services faits dans GESLAB (certification du service fait) dès livraison ou réalisation de la prestation. En cas de contrat pour des prestations périodiques, saisir le SF en fonction des modalités prévues au contrat. Toujours au vu d un document validé par la personne ayant reçu le matériel : bon de livraison, bordereau de livraison, bon d intervention, procès-verbal de réception, certificat de mise en service, mail, etc. La date de service fait correspond en général à la date de livraison et non à celle de l installation (et encore moins à la date de saisie) 8

9 Envoi des factures ou des avoirs au SCTD Plus aucune saisie de facture ne doit être effectuée dans GESLAB Seuls les factures et avoirs doivent être envoyés au SCTD. L original de la facture (ou avoir), à l adresse de facturation du labo, doit être envoyé : sans agrafe, coins, post-it, sans aucune inscription manuelle etc. pas de surlignage, pas de tampon etc N envoyer qu un seul exemplaire de la facture ou de l avoir (ne pas renvoyer un autre exemplaire ultérieurement). Pas d envoi de duplicata. Avant envoi au SCTD : Vérifier les mentions obligatoires de la facture (notamment mention CNRS) Vérifier que le service fait a bien été saisi dans Geslab 9

10 Traitement des factures dans WorkCycle Les notices ne sont à utiliser qu en cas de rejet d un WF ou de réponse à un WF AD HOC. Rejet d un WF : indiquer le motif précis du rejet WF AD HOC : indiquer des précisions de traitement du document Remarque : Un WF AD HOC ne contient pas de champs à compléter Un WF ne doit pas rester sans traitement. Après 5 jours sans traitement (3 jours pour les WF CDE3), une relance est envoyée automatiquement tous les 3 jours (tous les jours pour les WF CDE3). 10

11 Des vidéos de traitement des workflows ont été réalisées et d autres sont en cours de réalisation. 11