Extrait n 3 du Guide Pratique du Secrétaire CE

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1 Extrait n 3 du Guide Pratique du Secrétaire CE «Quelles sont les dépenses qui peuvent être imputées sur le budget de fonctionnement?» Gérer les budgets du CE Toutes les étapes pour être sûr d appliquer la bonne méthode La réponse à la question L employeur est tenu de verser au comité d entreprise un budget de fonctionnement d un montant minimum annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute. Attention, vous devez dépenser ce budget avec précaution! La bonne méthode Étape 1 Connaître les dépenses pouvant être imputées sur le budget de fonctionnement Lebudgetdefonctionnementdoitpermettreau CE d exercersesattributionséconomiqueset professionnelles. Il doit donc servir à régler les dépenses liées à l administration courante du comité, telles que : les dépenses liées au fonctionnement quotidien du CE : -affranchissementducourrier,papeterie,documentation, -téléphone,fax,internet, -salaires et charges sociales du personnel du CE, -assistancejuridique, -frais de déplacement pour se rendre aux réunions organisées à l initiative du CE ;! Notez-le Budget de fonctionnement : à quoi doit-il servir? Les frais de déplacement pour se rendre à des réunions organisées par l employeur sont à la charge de ce dernier. les dépenses liées à la formation des membres du CE : frais d inscription, de formation, de déplacement, d hébergement. La rémunération du salarié en formation demeure à la charge de l employeur ; les dépenses relatives à l intervention d experts pour préparer les travaux du CE ; la communication du CE auprès des salariés sur des thèmes d actualité dans l entreprise (introduction de nouvelles technologies, présentation des comptes du CE, de la durée du travail, etc.). Si vous avez un doute sur l imputation d une dépense sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles, posez-vous la question du but de la dépense. Étape 2 Respecter la procédure pour engager une dépense Vous ne pouvez pas engager une dépense sans avoir obtenu au préalable l autorisation du comité d entreprise. L autorisation de dépense est votée en séance plénière, c est-à-dire lors d une réunion où tous les membres du CE ont été convoqués. Aucune voix n est prépondérante et en principe le chef d entreprise ne prend pas part au vote. En pratique, pour de petites sommes, les décisions sont rarement collégiales. Cependant, si vous négligez cette procédure, vous portez entrave au fonctionnement régulier du comité d entreprise. Cette infraction est punie d une peine d emprisonnement d un an et d une amende de euros. En cas de récidive, les sanctions sont portées à 2 ans de prison et euros d amende. Étape 3 Recourir à la trésorerie disponible à titre exceptionnel Vous pouvez, pour faire face à un besoin de fonds ponctuel, recourir au budget de fonctionnement restant. Ce peut être le cas pour honorer une demande d acompte d un prestataire avant que les salariés n aient effectué leurs versements, ou octroyer un prêt à un salarié. Comme à l étape précédente, vous devrez, préalablement à l utilisation des fonds, faire voter cette affectation en séance plénière, et r rigoureusementlesmodalitésderemboursement n quelessommesenquestion soient reversées au budget de fonctionnement. Ce jeu d écriture peut ainsi vous permettre d éviter de demander à l employeur une avance sur trésorerie, ou, si cette avance a été refusée, de renoncer à un projet faute de moyens immédiats. Évitez les erreurs N acceptez aucune dépense non conforme au budget de fonctionnement Si le budget de fonctionnement n a pas été dépensé de façon conforme, l employeur ou les autres membres du CE peuvent demander l interdiction d engager la dépense litigieuse ou la réintégration des sommes déjà réglées. Guide Pratique du Secrétaire CE - Éditions Tissot Avril Des mises en garde importantes afin d éviter les erreurs

2 Des exemples concrets pour appuyer les explications Des conseils pratiques pour vous aider au quotidien Budget de fonctionnement : à quoi doit-il servir? Vos recours face à l employeur Exemple : Sont considérées comme des dépenses non conformes : le règlement de subventions à des organisations syndicales ; la priseenchargededépensespersonnelles des membres du comité non liées à l exercice de leursmissions; le t desactivitéssocialesetculturelles : souvent tentant lorsque le budget de fonctionnement n a pas été utilisé en totalité, mais formellement interdit et sévèrement puni! Ne restituez pas à l employeur les sommes non utilisées Si le comité d entreprise n a pas, l année précédente, utilisé la totalité de la subvention de fonctionnement, l employeur ne peut en aucun cas récupérer les sommes non utilisées, ni les déduire de la subvention de l année suivante sous peine d entrave. Les sommes restantes constituent une provision dont le comité disposera. Le report sur l année suivante s effectue sans condition ni limitation. Les sanctions possibles En cas de détournement des sommes mises à disposition par l employeur, le CE ou tout salarié de l entreprise pourra porter plainte contre vous pour abus de, infractionpunie de 3 ans d emprisonnement et de euros d amende. Jusqu à présent, cette infraction avait été principalement retenue à l égard des membres du CE qui avaient recherché un avantage ou un enrichissement personnel, par exemple, utiliser la subvention de fonctionnement pour se faire rembourser des frais personnels de restaurant ou pour régler des frais de voyage sans lien avec la mission du comité. Cependant, la Cour de cassation, dans une décision du 10 mai 2005, est allée plus loin : désormais, le délit d abus de e n implique pas que les auteurs des détournements aient retiré un t personneldesfondsdétournés. Elle a en conséquence approuvé la condamnation d un trésorier et d un secrétaire qui avaient donné un ordre de virement de fonds, sans avoir obtenu l autorisation du CE et sans se préoccuper de connaître l identité du titulaire du compte. Conseil Soyez vigilant, les dérives coûtent cher Beaucoup d élus pensent que le risque principal peut venir de l URSSAF. Or, l URSSAF a pour rôle de rquetoutes les cotisations ont été versées et calculées correctement. Si le CE a é uneactivité sociale et culturelle avec son budget de fonctionnement, l URSSAF ne s en rendra pas compte. En revanche, le risque peut venir de toute personne ayant un intérêt à faire constater l irrégularité : le risque peut venir d un autre élu suite à un différend, ou de l employeur qui peut avoir accès à la comptabilité du CE, ou encore d un salarié qui estimerait que le CE n a pas fait appel aux experts auxquels il aurait pu prétendre pour étudier d éventuelles propositions de reclassement en cas de licenciement économique. Pour aller plus loin sur le sujet Voir les s : SCE Subvention de fonctionnement : comment la calculer? SCE Que faire du budget de fonctionnement non utilisé? Modèles téléchargeables Budget de fonctionnement : frais de formation pouvant être imputés Mod.2740 Budget de fonctionnement : frais de personnel pouvant être imputés Mod.2741 Tous les modèles sont personnalisables et téléchargeables sur Internet (dans le cadre de l abonnement) Des fiches en relation avec le thème traité Guide Pratique du Secrétaire CE - Éditions Tissot Avril

3 Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client » Voir la fiche produit en ligne tissot.fr GUIDE PRATIQUE DU SECRÉTAIRE CE Secrétaire du CE : mettez toutes les chances de votre côté pour mener à bien votre mission! Les fiches conseils Les fiches conseils spéciales Secrétaire du CE vous permettent d instaurer un véritable échange avec la direction, de donner une orientation positive au CE et de gagner la confiance des salariés que vous représentez. Elles sont basées sur des situations vécues et vous donnent toutes les clés pour : respecter la réglementation ; discuter d égal à égal avec la direction ; mieux représenter les salariés ; gérer vos budgets ; négocier avec les fournisseurs. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, les fiches sont mises à jour et enrichies chaque trimestre Inclus : Alertes de mise à jour Le Code du travail sur Internet Accédez rapidement et simplement à tous les articles du Code du travail. Inclus : Alertes de mise à jour. VOS AVANTAGES 1. Efficace : les réponses concrètes, précises et pertinentes pour chaque situation que vous rencontrez. 2. Opérationnel : évitez les erreurs et les conflits grâce à tous les conseils et outils pratiques. 3. Simple : bénéficiez d'une documentation accessible et pratique, sans jargon juridique. Support papier Support internet Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Le fascicule "Vos représentants du personnel, 110 réponses utiles pour tous les jours" Communiquez avec les salariés sur votre rôle de représentant du personnel! Ce fascicule est le support d information idéal pour communiquer avec ceux qui vous ont élu : Faites mieux connaitre votre rôle et vos attributions ; Valorisez votre image de représentant du personnel en montrant que vous avez à cœur d informer au mieux les salariés sur leurs droits et leurs obligations ; Ouvrez le dialogue avec les salariés grâce à un support pédagogique. Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 274 HT Internet : 244 HT

4 Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne tissot.fr BON DE COMMANDE Votre commande : Guide Pratique du Secrétaire CE Cochez votre choix Référence Prix HT Frais de port HT** Frais d ouverture d abonnement HT Total HT Total TTC Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils, Le Code du travail sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet, Le fascicule «Vos représentants du personnel, 110 réponses utiles pour tous les jours». SCEA 239, 00 8, 00 35, , , 59 Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils sur Internet, Le Code du travail sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet, Le fascicule «Vos représentants du personnel, 110 réponses utiles pour tous les jours». SCEW 209, 00 35, , , 50 VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l ordre des Éditions Tissot) VOS COORDONNÉES (*Champs obligatoires) Raison sociale* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Nom* E mail* Prénom* Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Téléphone* Ville* Fax Effectif : Salariés SIRET Code APE/NAF Commentaires Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu au 31/12/2014. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L abonnement couvre une période d un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d un droit d accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur tissot.fr, une participation aux frais de port et d emballage d un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Les conditions générales de vente sont disponibles sur simple demande ou sur le site tissot.fr. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES /73/ET/VBF1413 Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy le Vieux CEDEX Fax service.client@editions tissot.fr Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/

5 Pour aller plus loin, découvrez la formation complémentaire Secrétaire du CE La formation opérationnelle pour maîtriser vos attributions : prérogatives - responsabilités - rédaction d'ordre du jour et de procès verbal O B J E C T I F S Identifier l étendue de vos responsabilités, droits et obligations Remplir sereinement votre rôle : ordre du jour, procès-verbaux, contrôle Être à l aise sur les aspects réglementaires L E S + T I S S O T - Réponses juridiques accessibles à des non juristes - Ordre du jour et procès verbal de réunion : ce qu il faut faire/ne pas faire - Cas pratiques et QCM - Séance de questions/réponses P R O G R A M M E 1. Quelle place occupe le secrétaire du CE et le secrétaire adjoint? - Sa désignation, son remplacement ou sa révocation - Sa protection contre le licenciement, sa responsabilité - Le règlement intérieur : le secrétaire en première ligne! 2. Etablir l ordre du jour des réunions - La préparation collective entre les élus : recueil des questions et choix des thèmes abordés - Les priorités et la rédaction des sujets abordés - Que faire en cas de désaccord avec le président? 3. Rédiger ou faire rédiger les Procès Verbaux des réunions de CE - Choisir qui rédige le PV : le secrétaire, organisme spécialisé, secrétaire de l entreprise - La forme du PV : résumé ou in extenso? A partir de l enregistrement ou de prise de notes? - Que faire en cas de désaccord avec le président concernant le contenu du PV? - Les délais de rédaction - Les objectifs du PV : un outil d information, un outil juridique - L adoption et la diffusion du PV 4. Gérer les affaires courantes : ce qu il faut faire - La préparation des réunions : qui prend la parole? Sur quel sujet? Qui prend des notes?... - L archivage des PV, de la correspondance, des contrats - L engagement des dépenses pour le compte du CE : signature des chèques, plafond 5. Bien utiliser les moyens mis à disposition du secrétaire - Le crédit d heures : utilisation, dépassement, paiement, etc. - La liberté de déplacement : pour rencontrer les salariés ou à l extérieur de l entreprise - Les frais dépensés à cette occasion : sur quel budget les imputer, sont-ils limités? - Le local et le matériel du CE : accès, assurance, hygiènesécurité, aménagement - Les conditions d accès à la «formation économique» P U B L I C C O N C E R N É Secrétaire et secrétaire adjoint du CE I N T E RV E N A N T Nathalie ATTIA, juriste en droit social, consultante terrain et auteur aux Editions TISSOT DURÉE : 1 JOUR TARIF : 690 HT DATES & LIEUX : 16 JUIN 2014, PARIS 22 SEPTEMBRE 2014, LYON 16 OCTOBRE 2014, PARIS 12 MAI 2014, PARIS RETROUVEZ TOUS LES PROGRAMMES SUR BULLETIN D INSCRIPTION page suivante

6 Bulletin d inscription À imprimer, compléter et renvoyer : Par fax au Par mail à contact@tissot-formation.fr Par courrier à Tissot Formation rue de Crimée PARIS TITRE DU STAGE Secrétaire du CE Vous pouvez également réserver : Par téléphone au Sur DATE *Groupez vos inscriptions pour bénéficier de tarifs préférentiels ( 10 % sur vos 2 ème Remise Prix et 3 ème inscriptions ; 15 % sur la 4 ème et suivantes). Les réductions s appliquent sur les formations les moins chères et ne sont pas cumulables avec d autres offres. N de déclaration d activité : Montant Participant Participant 1 : Montant Participant 2 Montant Participant 3 10 % 10 % FONCTION : SERVICE : TOTAL HT TOTAL TTC (TVA : 19,6 %) Participant 2 : Participant 3 : FONCTION : SERVICE : FONCTION : SERVICE : Responsable du suivi de l inscription : Adresse de facturation (si différente) / organisme collecteur : FONCTION : NAF : TAILLE : ADRESSE : FONCTION : NAF : TAILLE : ADRESSE : CODE POSTAL : VILLE : CODE POSTAL : VILLE : Cachet, date et signature : /73/E3/U CONDITIONS GENERALES DE PARTICIPATION L inscription aux formations suppose le renvoi à Tissot Formation, par courrier, télécopie ou sur le site d un bulletin d inscription dûment complété soit par le stagiaire, soit par le responsable de l inscription. Les inscriptions par téléphone ne sont définitivement prises en compte qu à réception d une confirmation écrite. Suite à la réception du bulletin d inscription, le stagiaire reçoit sa convention de formation récapitulant l ensemble des caractéristiques de la formation. Les réductions pour inscriptions multiples s appliquent sur les formations les moins chères et ne sont pas cumulables avec d autres offres. Les frais d inscription comprennent l accès à la formation, les pauses, le déjeuner et aux documents dédiés. Ils ne comprennent pas l hébergement et le transport. Tissot Formation se réserve le droit de modifier le programme si les circonstances les y obligent, sans que les participants ne puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Dates, programmes et intervenants non contractuels. Le règlement peut se faire par chèque ou par virement à l ordre de : Éditions Tissot. Domiciliation : Laydernier Entreprises Banque : Laydernier - Code banque : Code guichet : N de compte : Clé RIB : 20 BIC : LAYDFR2W IBAN : FR Adresse d envoi du règlement : Ééditions Tissot - Tissot Formation CS Annecy-le-Vieux Cedex Remplacement / Report Les participants peuvent, sans frais, se faire remplacer ou reporter leur inscription à une date ultérieure. En cas d annulation reçue moins de 15 jours avant la date de la Formation, les frais d inscription restent dûs en totalité. En cas d annulation reçue plus de 15 jours avant la date de la Formation, des frais de dossier à hauteur de 190 HT seront dûs. Les annulations doivent nous être communiquées par écrit, le cachet de la poste faisant foi. Confidentialité Le stagiaire s interdit de reproduire ou de représenter au bénéfice de toute personne n ayant pas pris part à la formation, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie des supports de formation qui lui ont été remis, sans avoir préalablement obtenu l autorisation expresse des Éditions Tissot ou de ses ayants droit. Informatique et libertés En application de la loi Informatique et Libertés du 6/01/1978, les informations qui vous sont demandées sont nécessaires au traitement de votre inscription. Vous pouvez exercer votre droit d accès, d opposition et d annulation par courrier adressé à Tissot Formation - CS Annecy-le-Vieux Cedex. Vos données personnelles peuvent être transmises à nos partenaires commerciaux. Vous pouvez vous y opposer en écrivant à cette même adresse.