DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information)

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1 MINISTÈRE DE LA DÉFENSE Secrétariat général pour l'administration Sous-direction des achats Bureau marchés informatiques et fournitures courantes DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information) 60 Boulevard du Général Martial Valin PC 2 CS Paris Cedex 15

2 2 SOMMAIRE 1 OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION PERIMETRE DE L INFORMATION DÉFINITION FONCTIONS ATTENDUES CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES Veille sur sources d informations structurées Veille sur sources d informations non structurées PÉRIMÈTRE D EXPLOITATION REPONSE AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES ANNEXE 1 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ANNEXE 2 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ANNEXE 3 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ANNEXE 4 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE... 13

3 3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement du ministère de la défense à lancer ultérieurement un marché sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «la société», ci-après dans la DI, les candidats y répondant. 1 OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION Le ministère de la Défense (appelé MINDEF dans la suite du document) souhaite lancer un ou plusieurs appels d offre pour prendre la suite des outils existants de veille documentaire (veille sur sources d informations structurées et veille sur source d information non structurées). Cet(ces) appel(s) d offre s inscri(ven)t dans une démarche de mutualisation ministérielle des besoins. Il convient de prendre en compte les évolutions du marché dans ce domaine afin de bénéficier au mieux des avancées technologiques et organisationnelles. 2 PERIMETRE DE L INFORMATION Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, le MINDEF souhaite que soient renseignés les éléments, de tous renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique. La présente demande d information se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par le ministère de la défense afin de se doter d un produit de veille. 2.1 Définition Le vocabulaire utilisé dans cette demande d information est celui de la norme AFNOR XP X d avril De plus, il faut considérer les définitions suivantes : Veille sur sources d informations structurées : veille sur les bases de données bibliographiques. Veille sur sources d informations non structurées : veille sur les sources ouvertes internet gratuites et payantes. Bulletin de veille : un bulletin de veille est un document émis régulièrement (par exemple, mensuellement), qui regroupe et met en forme les résultats de veilles sur un thème d information. 2.2 Fonctions attendues Les fonctions attendues sont celles de la norme AFNOR X Prestation de veille - Prestation de veille et prestations de mise en place d un système de veille 2.3 Caractéristiques générales Veille sur sources d informations structurées Le futur système doit être dimensionné pour :

4 4 - une vingtaine de veilleurs du MINDEF en simultané, lecteurs ou destinataires de veille interne au MINDEF, lecteurs ou destinataires de veille externe au MINDEF, 100 lecteurs en simultanée, - 30 bases de données structurées ou contenu de données bibliographiques ou de documents généralement payants de tout domaine scientifique et technique, axes de surveillance pour lesquels les stratégies de recherche sont lancées sur les bases concernées tous les 15 jours, bulletins mensuels de veille et 300 modèles différents, - 5 profils utilisateurs types : a. «administrateur fonctionnel» pour la gestion des comptes utilisateurs et des droits associés, intégration de nouvelles bases, édition et extraction des statistiques, etc, b. «veilleur» ayant une utilisation régulière du produit et/ou du service, c. «veilleur occasionnel», d. lecteur (ou destinataire des veilles) interne au MINDEF, e. lecteur (ou destinataire des veilles) externe au MINDEF. - envoi périodiques de plusieurs milliers de courriels diffusant les informations de veille vers les lecteurs, - disponibilité du système / service de 99,9% Veille sur sources d informations non structurées Le futur système doit être dimensionné pour : - une centaine de veilleurs du MINDEF en simultané, lecteurs ou destinataires de veille interne au MINDEF, lecteurs ou destinataires de veille externe au MINDEF, 100 lecteurs en simultanée, sources ou URL pour la veille sur Internet à partir d informations non structurées, axes de surveillance par jour, - 5 profils utilisateurs types : a. «administrateur fonctionnel» pour la gestion des comptes utilisateurs, des droits associés, édition et extraction des statistiques, etc, b. «veilleur» ayant une utilisation journalière et technique du produit

5 c. «veilleur occasionnel» (incapable de configurer le détourage et la configuration de la source) d. lecteur (ou destinataire des veilles) interne au MINDEF e. lecteur (ou destinataire des veilles) externe au MINDEF - envoi quotidien de plusieurs milliers courriels diffusant les informations de veille vers les lecteurs, - disponibilité du système / service de 99,9% Périmètre d exploitation L objectif du ministère est de pourvoir à moyen terme l ensemble des veilleurs du ministère avec un référentiel unique d outils de veille. 3 REPONSE AUX QUESTIONS Le ministère de la défense attire l attention sur l importance de remplir les volets du périmètre d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses. 3.1 Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentation de l activité principale et de la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; Les volets de réponse au périmètre de l information (sous deux formats office pdf et excel) ; Le ministère de la défense accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. La réponse à cette DI doit être rédigée en français. Les propositions ainsi que toutes les questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à la boîte : spac-sda.bifc.fct@intradef.gouv.fr. 4 DIVERS 4.1 Protection des réponses Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial. 4.2 Rémunération des réponses Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement des réponses.

6 6 5 ANNEXE 1 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE Volet 1 Caractéristiques technico fonctionnelles veille sur sources d informations structurées Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes : Nota : Si votre outil/service ne concerne pas la veille sur sources d informations structurées, il n est pas nécessaire de répondre aux questions de cette partie. Au regard des caractéristiques du paragraphe Caractérisation des prestations Question 1 : Votre outil/service permet-il de faire la veille structurée? Question 2 : Proposez-vous un outil qui doit être installé sur une plateforme du MINDEF et/ou proposez-vous un service (portail internet) par abonnement en mode SaaS (software as a service) permettant à vos clients de constituer de manière autonome des projets et bulletins complets de veille documentaire? Question 3 : Dans le cas d une installation sur plateforme du MINDEF, quelle est l architecture technique standard (matériel et logiciel) que vous préconisez? Question 4 : Dans le cas d un service, quelles sont les contraintes d accès à votre service? Question 5 : Quelle est la nature et l étendue des prestations et service/couverture fonctionnelle que vous proposez? Vous trouverez ci-dessous une liste de prestations type à titre d exemple : acquisition d un outil, déploiement, paramétrage d un outil, assistance à la définition d une recherche pour un axe de surveillance donné, acquisition de licence pour l accès à une base structurée, dans la norme AFNOR XP X50-053, tâches A1 à A8 et B1 à B10, intégration d une nouvelle base de données.

7 Question 6 : Êtes-vous en mesure de proposer un accompagnement aux utilisateurs? Si oui, lequel (formation, reprise de données et de stratégies de recherche complexes, tutoriel, aide en ligne, hotline, etc.)? Question 7 : Votre outil/service offre-t-il une fonction de gestion des listes d adresses électroniques? Question 8 : Lorsque le projet est défini, votre outil/service est-il à même d élaborer automatiquement et de façon récurrente un bulletin de veille? Question 9 : Quels outils/services proposez-vous pour améliorer la performance d un axe de surveillance? Performance Question 10 : Dans le cas où votre outil/service permet de faire de la veille sur information structurée, quelles sont les bases de données bibliographiques que vous avez déjà connectées à votre outil/plateforme (par exemple, Compendex, Inspec, NTIS, Metadex, Aerocsa, EBSCO)? Quelles sont les bases de données bibliographiques que vous ne pouvez pas connecter à votre outil/plateforme? Quelles sont celles qui nécessitent un développement particulier? Question 11 : Votre service/outil est-il à même d intégrer et de gérer une base bibliographique du MINDEF? Quel est alors le format d import des données? Question 12 : Quelles sont les fonctionnalités disponibles pour l élaboration de requêtes complexes : opérateurs booléens, adjacence, niveau d imbrication d opérateurs, troncatures limitées, illimitées, inclusion/exclusion de champs, croisement d étapes de recherche (une centaine), tous les caractères UTF8, nombre de caractères par ligne (2000), recherche sur des périodes de temps, historique des requêtes, sauvegarde de requêtes ou d un ensemble de requêtes et leur ré exécution, visualisation et export des résultats, formats de visualisation (focus, document entier, surlignage des mots clés, pertinence), gestion d alertes, interrogation multibases,? Question 13 : Pouvez-vous donner des exemples de temps de réponses pour des requêtes multibases utilisant les possibilités exposées à la question précédente? Question 14 : Pouvez-vous préciser le rythme de mise à disposition des sources surveillées? Question 15 : Quelles sont les capacités /flexibilités d accès et de mise en forme des résultats de veille? Par exemple, seriez-vous en mesure de mettre en forme les résultats de veille, comme par exemple, suivant l annexe 1? Si oui, pourriez-vous dimensionner la charge de paramétrage/développement? Question 16 : L outil /service permet-il de diffuser les bulletins générés, les consulter sur un portail et les capitaliser? Question 17 : Quels sont les types de statistiques et les extractions (par exemple, liste des utilisateurs, liste des stratégies de recherche, éléments de coût de revient par base, éléments de 7

8 facturation par utilisateur) proposés par l outil/le service et les moyens associés d export de l information? Question 18 : L outil/service permet-il de gérer les abonnements aux bulletins? 8 Ergonomie Question 19 : Pouvez-vous donner un aperçu de l interface homme/machine présentée aux veilleurs? Question 20 : Pouvez-vous dimensionner la charge sur une année de l administration des sources d informations structurées mises à disposition des veilleurs? Question 21 : Votre outil/service dispose-t-il d un moyen d export des recherches et des résultats de veille? Si oui, lequel? Autres Question 22 : Dans le cas d une prestation de service, où sont situées géographiquement vos ressources informatiques (matérielles et humaines)? Question 23 : Dans le cas d une prestation de service, quel est votre engagement en terme de confidentialité des informations (liste des axe de surveillance, stratégies de recherche, produits de veilles, comptes utilisateurs, bases bibliographiques, liste de diffusion)? Ce champ a pour objectif de vous permettre d indiquer toutes les informations que vous jugez utile d ajouter sur votre solution? (vous pouvez joindre de la documentation technique et commerciale, des illustrations de réalisations basées sur votre solution).

9 9 6 ANNEXE 2 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE Volet 2 Caractéristiques technico fonctionnelles veille sur sources d informations non structurées Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes : Nota : Si votre outil/service ne concerne pas la veille sur sources d informations non structurées, il n est pas nécessaire de répondre aux questions de cette partie. Au regard des caractéristiques du paragraphe Caractérisation des prestations Question 24 : Votre outil/service permet-il de faire de la veille non structurée? Question 25 : Proposez-vous un outil qui doit être installé sur une plateforme du MINDEF et/ou proposez-vous un service (portail internet) par abonnement en mode SaaS (software as a service) permettant à vos clients de constituer de manière autonome des projets complets de veille documentaire? Question 26 : Dans le cas d une installation sur plateforme du MINDEF, quelle est l architecture technique standard (matériel et logiciel) que vous préconisez? Question 27 : Dans le cas d un service, quelles sont les contraintes d accès à votre service? Question 28 : Quel est l étendue de vos prestations et service / couverture fonctionnelle? Vous trouverez ci-dessous une liste de prestations type à titre d exemple : Acquisition d un outil, Déploiement, paramétrage d un outil, assistance à la définition d une requête pour un axe de surveillance donné, dans la norme AFNOR XP X50-053, tâches A1 à A8 et B1 à B10 Question 29 : Êtes-vous en mesure de proposer des mesures d accompagnement aux utilisateurs? Si oui, lesquelles (formation, reprise de données, intervention sur paramétrage de sources complexes, tutoriel, hotline, etc)? Question 30 : Votre outil/service offre-t-il une fonction de gestion des listes d adresses électroniques? Question 31 : Quels outils / service proposez-vous pour améliorer la performance d un axe de surveillance?

10 10 Performance Question 32 : Quel type de source votre outil / service est-il à même de veiller (pages web, sites web entiers ou parties de sites, agrégateurs de presse, pages dynamiques, pages à accès sécurisé, flux rss, courriels, réseaux sociaux, etc.) et avec quelle profondeur? Question 33 : Quels sont les types de sources nécessitant votre intervention ou l intervention d un personnel «expert» pour une mise sous surveillance optimale? Question 34 : Quels sont les opérateurs et les caractères (UTF8) autorisés dans la formulation de requêtes booléennes? Ce type de requête présente-t-il des limites en termes de nombre d opérateurs, de longueur de chaîne de caractères, de niveau d imbrication d opérateurs? Question 35 : Pouvez-vous préciser l étendue du champ ou des thèmes à surveiller? Question 36 : Votre outil permet-il d effectuer des traitements (analyse des caractères) et traduction (translittération) pour les langues : anglais, espagnol, italien, allemand, russe, hébreux, chinois, portugais, arabe littéraire, japonais, coréen et thaï? Question 37 : Pouvez-vous préciser le rythme de mise à disposition des données surveillées? Question 38 : L outil est-il en capacité de réaliser l ensemble du processus de veille (de l indexation des sources à la mise à disposition des alertes de veille) au quotidien entre 00h00 et 07h00 à partir des informations (nombre de sources, projet de veille) décrites en hypothèse? Si non, pouvez-vous en préciser les limites? Question 39 : Quelles sont les capacités /flexibilités d accès et de mise en forme des résultats de veille? Par exemple, seriez-vous en en mesure de mettre en forme suivant l annexe 2 les résultats de veille. Si oui, pourriez-vous dimensionner la charge de paramétrage/développement. Ergonomie Question 40 : Pouvez-vous donner un aperçu de l interface homme / machine présentée aux veilleurs? Question 41 : Pouvez-vous dimensionner la charge sur une année de l administration de l outil (si possible détaillée par tâche unitaire)? Question 42 : Votre outil / service dispose-t-il de moyens d export des requêtes, des résultats de veille, sources,? Si oui, lesquels? Question 43 : Quelle(s) fonction(s) proposez-vous pour extraire proprement les résultats de veille (récupération du texte correspondant strictement à l information, avec nettoyage des informations et liens connexes, publicités, ).

11 11 Autres Question 44 : Dans le cas d une prestation de service, où sont situées vos ressources informatiques? Ce champ a pour objectif de vous permettre d indiquer toutes les informations que vous jugez utile d ajouter sur votre solution? (vous pouvez joindre de la documentation technique et commerciale, des illustrations de réalisations basées sur votre solution)

12 7 ANNEXE 3 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE 12 Volet 3 Aspects financiers 1 VENTILATION DES PRINCIPAUX POSTES DE COÛTS Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l'évaluation du coût global au travers d'une décomposition analytique de coûts. Il est souhaitable de renseigner les rubriques suivantes de la façon la plus exhaustive possible. Les données à fournir pour les différentes rubriques sont des coûts ou des informations permettant d'estimer les coûts au regard d un scénario qui sera décrit dans votre réponse. 2.1 Estimation des coûts d'investissement - Coût du matériel - Coût initial d acquisition des licences. - Coût de mise en place pour répondre aux besoins du ministère de la défense. - Coût de transfert de compétence/formation. 2.2 Eléments permettant de déterminer les coûts de fonctionnement - Maintenance du logiciel, maintenance corrective et évolutive ; - Coût périodique de renouvellements des licences ; - Support.

13 8 ANNEXE 4 : DEMANDE D INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE 13 Volet 4 Informations Générales Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes : 1. Quelle est l adresse du siège de l entreprise ainsi que celle de son support technique? 2. Joindre si possible une brochure de l entreprise 3. Préciser les références, les clients dans un contexte similaire pour lesquels cette solution a été installée? Indiquer pour chacun de ces clients l état d avancement de l installation (recette, expérimentation, production ou autre) 4. Préciser si l entreprise est éditrice ou distributrice de la solution