INGR NO FONDOS PROCÉDURE DES RECETTES NE SUPPOSANT PAS D ENCAISSEMENT

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1 Page : 1/3 1.- OBJET Définir le processus de gestion de certaines recettes qui, en raison de leurs particularités, ne supposent aucune entrée de fonds. 2.- NORMES ET DOCUMENTATION DE RÉFÉRENCE Articles 37 à 43, 57, 59 et 60 du Règlement financier. 3.- APPLICATION Cette procédure s applique à la gestion des recettes qui ne supposent pas d encaissement. À titre indicatif, on signalera les exemples suivants : - Recettes résultant de l application du mécanisme de compensation auquel fait référence l article 42 du R.F. - Corrections comptables. 4.- DÉFINITIONS 5.-PHASES DES RECETTES NE SUPPOSANT PAS D ENCAISSEMENT Le formulaire «autorisation d encaissement» (voir Annexe I) est mis en circulation. Dans ce cas, et à titre exceptionnel, c est le comptable qui agit comme initiateur de l opération, puisqu il s agit d opérations strictement comptables n impliquant aucune entrée de fonds. Ce document porte un numéro d ordre ininterrompu par exercice budgétaire. La proposition est accompagnée des explications et des documents nécessaires. Le processus de gestion de cette opération est décrit ci-après : Introduction de l opération dans le système

2 Page : 2/3 L initiateur de l opération (comptable) élabore le document «autorisation de recette» (voir Annexe I). Ce document porte un numéro d ordre ininterrompu indiquant l exercice budgétaire qui correspond à la proposition. Ce document sera accompagné de toutes les explications et documentations pouvant s avérer nécessaires. Après avoir vérifié que les données introduites sont correctes, l initiateur de l opération signe le document sur papier et dans le système et remet le dossier complet au vérificateur (normalement le Directeur adjoint de la DAF) Vérification ex-ante Le vérificateur ex-ante - en règle générale le Directeur adjoint de la DAF - est responsable de la vérification préalable, aussi bien technique que financière, de chaque opération, y compris de l imputation budgétaire, du montant, de l activité et de l exactitude de la désignation du créancier. De même, il est chargé de vérifier que le dossier est accompagné des explications et documentations suffisantes. Une fois que le vérificateur a effectué les contrôles mentionnés cidessus, il indique sa conformité en signant sur papier et dans le système le document «autorisation de recette» (voir annexe I) dans la case correspondante. Le vérificateur remet ensuite le dossier à l agent responsable du contrôle ex-ante additionnel (le Délégué financier) Contrôle ex-ante additionnel Ce contrôle consiste à vérifier le respect de la réglementation du COI, le recouvrement des créances et l ordre de recouvrement et les implications comptables de l opération. À cet effet, l article 59 du Règlement financier stipule que le Délégué financier vérifie la régularité du recouvrement des titres de crédit du COI, octroie son visa préalable aux ordres de recettes et contrôle le recouvrement des ordres de recettes émis par l ordonnateur. Il indique sa conformité concernant l autorisation de recette en signant le formulaire correspondant sur papier et dans le système.

3 Page : 3/3 Une fois que le Délégué financier a signé ce document, il le remet à l ordonnateur délégué pour adoption Autorisation de recette L ordonnateur délégué assume la pleine responsabilité de toutes les opérations du COI, aussi bien sur le plan opérationnel que financier et comptable, après avoir vérifié que les actions et contrôles nécessaires ont été menés par les initiateurs et le vérificateur. Une fois que l ordonnateur délégué a reçu le dossier dûment signé par le contrôleur ex-ante additionnel (Délégué financier), il vérifie l exactitude de la désignation du débiteur, l exactitude de l imputation budgétaire du montant, la régularité des pièces justificatives et la conformité avec le principe de bonne gestion financière. S il constate que le dossier est conforme, il signe le formulaire «autorisation de recette» sur papier et dans le système. Enfin, l ordonnateur délégué remet le dossier au comptable pour que celui-ci introduise les données correspondantes dans la comptabilité financière et qu il procède à l archivage du dossier. 6.- DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR 1 er janvier 2009

4 ANNEXE I FORMULAIRE «AUTORISATION DE RECETTE»

5 Autorisation de recette Explication de la recette : Nº Dossier Date d émission Article PVP Unitaire % TV 0 Caractéristiques Total Total avec TVA Débiteur Nom Adresse Ville C.P. Téléphon Fax Montant Budget Exercice Concept Montant Xxxxx Initiateur du dossier Xxxx Vérificateur xxxx Délégué financier Xxxxx Ordonnateur délégué Nº Dossier Date :