TERMES DE REFERENCE. Titre : Agents pour la diffusion de Lampe Fluo Compacte (LFC) à Madagascar

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1 TERMES DE REFERENCE Titre : Agents pour la diffusion de Lampe Fluo Compacte (LFC) à Madagascar Programme: Footprint Program Projet: MG Efficient electric lighting as part of a Global Energy Initiative Superviseur: Responsable de projet Lampe Basse Consommation Type de contrat: Consultant WWF MWIOPO Près lot II M 85 Ter Antsakaviro (101) Antananarivo Tél: Tél: Tél: Fax: P.O.Box 738 wwfrep@moov.mg Durée: 05 mois Lieu : Antananarivo Date : Juillet 2013 AO-028/2013 RECRUTEMENT DE 24 AGENTS POUR LA DISTRIBUTION DE LFC President: Yolanda Kakabadse Director General: James P. Leape President Emeritus: HRH The Duke of Edinburgh Founder President: HRH Prince Bernard of the Netherlands Registered as: WWF-World Wide Fund for Nature WWF-Fondo Mondiale per la Natura WWF-Fondo Mundial para la Naturaleza WWF-Fonds Mondial pour la Nature WWF-Welt Natur-Fonds Also known as World Wildlife Fund 1. Contexte A Madagascar, 12% des ménages ont accès à l électricité. La consommation électrique des ménages représente 55% de la demande totale en électricité. Actuellement, 45% de l électricité est produite à partir de groupes thermiques fonctionnant au fuel et au gasoil. Chaque année, près de 100 Millions USD de combustibles sont dépensés pour alimenter les centrales thermiques. De ce fait, le KWh coûte, en moyenne, 400 Ar à Madagascar. Le recours aux centrales thermiques se présente ainsi comme un investissement non rentable et entraîne une émission de gaz à effet de serre. L éclairage par des lampes à incandescence (LI) représente entre 10 à 20% de la facture d électricité des ménages ; il représente ainsi une part non négligeable de leur budget. Les lampes à incandescence sont très inefficientes car elles transforment 95% de l énergie qu elles consomment en chaleur et seulement 5% en lumière. Les lampes fluo compactes (LFC) sont 4 à 5 fois plus efficientes que les LI. Or, les LFC représentent seulement 21% des lampes utilisées par les ménages. 82% des représentants des ménages connaissent l existence des lampes efficientes mais seuls 34% des ménages les utilisent. Cette situation est due au fait que les lampes économiques de bonne qualité coûtent chers et ne sont pas disponibles sur le marché, ce qui pousse les ménages à se tourner vers les LFC de moindre qualité. Etant donné que les LFC de moindre qualité ont une faible durée de vie, les ménages peuvent devenir méfiants vis-à-vis de ce type de lampe. Compte tenu de cela, une opération de diffusion de lampes basse consommation de bonne qualité a été initiée par WWF MWIOPO en partenariat avec le Ministère de l Energie, la JIRAMA et la Fondation TELMA. L objectif est de diffuser LFC AO-028/2013 P. 1

2 dans 8 villes de Madagascar à savoir : Antananarivo, Antsirabe, Fianarantsoa, Toliara, Mahajanga, Toamasina, Antsiranana et Nosy Be. Parallèlement à ces efforts de diffusion de lampes basse consommation de bonne qualité, des actions doivent également être menées afin de promouvoir le développement d un marché de lampes efficientes de bonne qualité et à moindre coût à travers la mise en place de cadres réglementaires favorables à ce type de lampe ainsi que le bannissement progressif des lampes à incandescence LFC sont prévues être diffusées dans la ville d'antananarivo. Le principe est que les lampes à incandescence en bon état de marche sont échangées par des LFC de bonne qualité moyennant une participation symbolique des ménages ciblés. Pour ce faire, au moins 15 points d seront ouverts au niveau de locaux mis à disposition par la JIRAMA et par la Fondation Telma. Cette diffusion est soutenue par un logiciel de gestion de la base de données serveurclient qui veille à la bonne application des règles de gestion et des procédures d', d'encaissement de la participation, de garantie, de collecte et de stockage des lampes gérées par le projet. Un système de recueil et de réponses aux doléances et réclamations exprimées par les ménages sera également mis en place. En conséquence, WWF MWIOPO fait appel à 24 agents afin d assurer les différentes opérations liées à l des lampes dans les points d à Antananarivo. 2. Mission et responsabilités Les agents au niveau des points d seront responsables du bon déroulement des s de LFC dans les points d mis à disposition par la JIRAMA et la Fondation suivant le manuel de procédure qui a été élaboré par l équipe de projet. Les agents seront responsables de : - L accueil des ménages ; - L enregistrement des transactions (, garantie, collecte) ; - La bonne tenue des stocks (lampes à incandescence, LFC, etc.) ; - L enregistrement et la communication des réponses aux réclamations et doléances exprimées par les ménages ; - La gestion des tickets de rendez-vous ; - Toute autre tâche liée à l des lampes confiée par l équipe de projet. Une formation sera dispensée aux candidats sélectionnés. 3. Attributions détaillées : Ces attributions sont extraites du manuel de procédure. AO-028/2013 P. 2

3 Responsabilités et tâches de l'agent Gestion de la distribution de tickets et de leur collecte au point d' Gestion de la file d'attente pour l' des LI/LFC Opération d'ouverture et de fermeture du point d' Participer aux actions programmées dans le cadre de la campagne de communication Gestion des fournitures de bureau et informatiques Réception et contrôle des LFC neuves venant du magasin central et à stocker au magasin local Détermination de la quantité de LFC neuves à approvisionner et établissement Bon de sortie Magasin vers le point d' Contrôle du nombre de LFC neuves venant du magasin Contrôle de la facture JIRAMA et de la CIN, avant Enregistrement des informations avant Impression et signature des reçus d' Encaissement de la participation en espèces et par MVOLA Arrêt de caisse et établissement bordereau de versement des fonds en caisse au compte MVOLA Contrôle des fonds détenus dans le compte MVOLA Contrôles préliminaires avant le bénéfice de la garantie Enregistrement du Bon de livraison suite à garantie Impression du Bon de livraison suite à garantie et signatures Contrôle LFC et enregistrement de la collecte de la LFC en panne/brisée, hors garantie Impression du Reçu de collecte des LFC en panne/brisée, hors garantie et signatures Etablissement du Bon d'entrée en Magasin des lampes inventoriées en fin de journée au point d' Inventaire au point d' des LI collectées suite à Inventaire au point d' des LI et LFC neuves non échangées Inventaire au point d' des LFC en panne/brisées suite aux tests Inventaire au point d' des LFC collectées auprès des ménages, hors garantie Inventaire au point d' des LFC en panne collectées suite à garantie Contrôle final d'inventaire au point d' avant regroupement par type de lampes Etablissement Bon d'entrée en magasin des LFC en panne/brisée suite tests, après inventaire Regroupement des lampes par type et préparation des lampes pour transport vers le magasin Périodicité Ponctuel une fois par semaine Ponctuel Tous les jours Une fois par Semaine AO-028/2013 P. 3

4 Inventaire des stocks de lampes au magasin Réponse aux réclamations simples Cochage et consolidation journalière des réclamations simples Enregistrement par le logiciel du nombre de réclamations /doléances simples Enregistrement par le logiciel des fiches de doléances/réclamations Edition des réponses aux réclamations/doléances des ménages à porter sur les registres Transmission des réponses aux réclamations/doléances obtenues, aux ménages (orale avec édition document ou non) Surveillance et relance des doléances/réclamations non encore répondues Edition de la "Suite aux réclamations et doléances", après l'obtention d'une réponse Mener, avec l équipe du projet, les opérations à de fin de période de distribution une fois par semaine Fin de période de distribution 4. Profil des agents : - Niveau Bac minimum - Maîtrise des outils Office de Microsoft - Expérience dans un domaine similaire serait un atout - Accueillant, rigoureux et intègre - Capacité à gérer le stress - Disponible de suite 5. Livrables Les agents remettront à la fin de chaque mois, une feuille de temps dûment remplie et signée avec un bref résumé des travaux accomplis, des problèmes rencontrés et des recommandations éventuelles. 6. Période et durée du contrat Les agents sont prévus effectuer leur mandat du 15 juillet 2013 au 15 décembre Coordination du mandat Les agents effectueront leur mandat sous la supervision du Responsable de projet LBC. Le superviseur devra fournir toutes les informations utiles pour mener à bien la prestation. 8. Modalités de mise en œuvre La présente prestation fera l objet d un contrat auquel seront annexés les présents TdR et le CV. Le Consultant assume toutes les obligations fiscales relatives à son statut de Consultant. Le paiement des honoraires sera effectué mensuellement sur présentation de facture et après validation des livrables mentionnés ci-dessus. AO-028/2013 P. 4

5 9. Dossier de soumission Les candidats intéressés remettront au plus tard le 09 juillet 2013 à leur dossier de candidature à l adresse Près Lot II M 85 ter Antsakaviro, 101 Antananarivo ou à l adresse procurement@wwf.mg sous la référence : AO-028/2013 Agent point d. Le dossier de soumission devra comprendre : - Une lettre de soumission dûment signée avec prétentions; - Un CV suivant le canevas du WWF; Les dossiers incomplets ou en retard sont irrecevables et ne seront pas traités. 10. Dépouillement et évaluation Le dépouillement aura lieu dans les bureaux de WWF le 10 juillet Un Comité d évaluation sera chargé d évaluer les offres recevables. Le processus de sélection est le suivant : - Présélection des dossiers basée sur les qualifications et compétences requises - Test écrit et Entretien - Le (la) candidat(e) qui obtient le meilleur score, sous réserve toutefois des résultats de la vérification des références professionnelles, est recommandé(e) pour être l adjudicataire et est invité aux négociations financières. - La décision finale considérera l offre financière dont son analyse sera basée sur le budget disponible du projet. Si les négociations n aboutissent pas, on passe au deuxième candidat et ainsi de suite. 11. Fraude et corruption Le consultant confirme avoir lu entièrement la Politique du WWF relative aux Conflits d Intérêts ainsi que Politique du WWF pour la Prévention et l Enquête sur la Fraude et la Corruption. Il/elle comprend ses responsabilités à s y conformer, et s y engage pleinement. A sa connaissance, il n a pas de conflits tels que décrit dans la Politique du WWF relative aux Conflits d intérêts. ( AO-028/2013 P. 5