Plan d assurance qualité

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1 Plan d assurance qualité Exemple de PAQ C3rb Informatique

2 PLAN D ASSURANCE QUALITE (PAQ) C3RB - XXX 2014 Date 22 mai 2014 Version 1 Rédacteur C3rb Informatique SOMMAIRE 1. Suivi des modifications de ce Plan d Assurance Qualité (PAQ) Présentation du PAQ Présentation générale du PAQ Identification Objet du PAQ Maîtrise et suivi du PAQ Responsabilité et approbation Diffusion Procédures d évolution et versions Mise à disposition des documents de travail Objet de la prestation de C3RB Contexte Objectifs Missions Intervenants Principaux contacts (par ordre alphabétique) Organigramme du projet à C3RB Rôles et responsabilités Planning Processus de réalisation Conversion des données Spécifications des paramétrages Interfaçage Portail La conduite de projet Instances intervenantes Comite de pilotage (pour information) Comité de suivi technique (CST) Comité de suivi opérationnel mensuel (CSO) Organisation des échanges autres que les instances majeures du projet Echanges écrits Maîtrise des livrables Format des livrables Remise des livrables Circuits d approbation Diffusion des livrables Risques Orphée C3rb Informatique 2/13

3 1. Suivi des modifications de ce Plan d Assurance Qualité (PAQ) Date Nature-Version Commentaires 30/05/2014 Proposition- V0 Ce document représente la version préliminaire du PAQ. Il sera revu et complété au fil des prestations (jusqu à la phase de mise en production de l application Orphée et aux termes du marché). Orphée C3rb Informatique 3/13

4 2. Présentation du PAQ 2.1. Présentation générale du PAQ Identification Le présent document s'applique aux prestations confiées : à C3rb Informatique, dénommée C3rb dans ce document, par la Communauté d Agglomération de XXX Objet du PAQ Le Plan d Assurance Qualité (PAQ) décrit l engagement de C3rb quant à la politique d assurance qualité applicable aux prestations prévues dans le cadre du marché dont la societé est titulaire. Il s'applique à compter du démarrage du marché. Ce document vise à apporter une visibilité à la XXX quant à l'organisation mise en œuvre pour réaliser les prestations et sur les méthodes appliquées pour obtenir le niveau de qualité répondant aux exigences. Le PAQ rappelle également les éventuelles obligations de la XXX, contribuant à la qualité du travail de C3rb. Aussi, à la lecture de ce document, il sera principalement possible de connaître : Les plates-formes mises à disposition pour accéder aux documents de travail remis par C3rb. Le nom des collaborateurs de C3rb engagés sur ce projet, La méthodologie proposée par C3rb pour assurer une prestation de qualité L organisation interne prévue pour contrôler les prestations et leur qualité, 2.2 Maîtrise et suivi du PAQ Responsabilité et approbation C3rb est responsable de la rédaction du présent document. C3rb en assure le suivi des modifications tout au long du déroulement du projet. Un envoi du PAQ sera effectué à chaque modification. Alors, la XXX aura la responsabilité de valider les versions du document à chaque mise à disposition. Cette validation s effectuera par mail Diffusion Le présent document est diffusable, exclusivement, à l ensemble des membres du comité de pilotage et du groupe Projet de la XXX, à la DSI aux représentants des médiathèques du réseau de la XXX, ainsi qu aux collaborateurs de C3rb Procédures d évolution et versions Chaque modification du présent document sera décrite par sa version et sa date, dans la partie «Suivi des modifications»figurant en page 1 avec, dans la partie «commentaires» la mention de la nature des modifications intégrées dans la version mentionnée. Orphée C3rb Informatique 4/13

5 3. Mise à disposition des documents de travail Un espace projet est mis à disposition par C3rb afin d enregistrer les documents du projet et de les rendre accessibles à tous. Adresse : Login : Mot de passe : Seuls les documents déposés sur cette plateforme font foi. A noter : La XXX est également invitée à déposer sur cette plateforme tout document qu elle souhaitera transmettre à C3rb. Les informations importantes ou significatives pour le projet devront être présentées sous forme d un document enregistré sous cette plate-forme et non éventuellement ou simplement dans le corps d un éventuel mail ou lors d une conversation orale. Orphée C3rb Informatique 5/13

6 4. Objet de la prestation de C3RB 4.1. Contexte Comme présenté dans le CCTP : Objectifs Comme le stipule le cctp.. Aussi, Les équipes de C3rb feront en sorte que le SIGB, son installation, la conversion des données, la mise en place des web services ou des exports de données se déroulent parfaitement, en prenant soin d informer la XXX de l avancée de ses travaux. Egalement, C3rb veillera à ce que les échanges avec le Groupe Projet soient fluides et constructifs Missions Les missions confiées à C3rb sont recensées ci-après : - Autour des données : o Conversion des données existantes au format Orphée o Accompagnement aux tests des données converties - Concernant la formation : o Formation des administrateurs du SIGB o Mise à disposition de supports de formation et de vidéos d e-learning - Autour du SIGB et son paramétrage : o Recensement et structuration des attentes du réseau en termes de paramétrage o Accompagnement à la rédaction des procédures internes de fonctionnement o Paramétrages de l application et mise à disposition de cahiers de spécifications - En lien avec le portail : o Interfaçage avec le portail documentaire Orphée C3rb Informatique 6/13

7 5. Intervenants 5.1. Principaux contacts (par ordre alphabétique) Nom Prénom Fonction au sein du projet Téléphone Courriel CONTACTS XXX CONTACTS C3RB 5.2. Organigramme du projet à C3RB C3rb a soumis lors de la réunion de lancement une organisation afin de réaliser les prestations attendues. Cette proposition n a pas fait l objet d objection de la part de la XXX, elle sera donc celle retenue et proposée ci-dessous. Orphée C3rb Informatique 7/13

8 5.3. Rôles et responsabilités les suivantes : Les responsabilités identifiées par processus et mentionnées dans le ccpt sont Légende : R-Réalisation, A-Approbation, C-Consultation, I-Information Conversion des données Membres de l équipe de C3RB Groupe Projet I A C Outils généraux - Fonctions d administration et de paramétrage du SIGB I A C Module de gestion du catalogue, des exemplaires et des collections I A C Interrogation du catalogue par des systèmes extérieurs Module de circulation Module de gestion des acquisitions Module de gestion des périodiques Générateur de statistiques et de rapports I C A C I A C I A C I A C I A C Intégration et interfaces avec les systèmes connexes I A C Interface avec le futur portail documentaire Web I R A C Interface avec le système de gestion des terminaux publics en place (EPM de Decalog) I A C Interface avec le portail décisionnel de la XXX Interface avec les équipements RFID de la BMVR I R A C I R A C Interface avec le système de signalétique dynamique I C A C Interface avec le système de gestion des terminaux publics de la BMVR I C A C Interface avec les terminaux de lecture des cartes NFC I A C Formation des administrateurs I A C Formation des formateurs I A C Orphée C3rb Informatique 8/13

9 6. Planning Un planning à partir du logiciel MS Project est élaboré par C3rb. Ce planning est transmis à la XXX en deux versions (chronologique et thématique) accompagné d un export au format csv pour une éventuelle intégration dans une plateforme local de travail collaboratif. La dernière version en date du planning est toujours présente sur l espace projet. Le planning présente les étapes et les dates associées pour chacun des pôles. Les intervenants sont cités. La notion de «sur site» ou «à distance» est également intégrée. Des documents complémentaires peuvent préciser le planning le cas échéant. Notons par exemple : - Plans de formations SIGB Administrateurs - Plans de formations SIGB Utilisateurs (formations de formateurs) - Déroulement de la bascule définitive 7. Processus de réalisation 7.1. Conversion des données Le processus de conversion des données dans Orphée est présenté ci-dessous. Ce processus se répète trois fois car C3rb s engage à livrer deux versions test puis une version utilisée pour les formations utilisateurs. Ce processus s appuie sur le cahier de conversion remis par la XXX et ses éventuelles annexes transmises au cours des différents tests. - Livraison d une base de test élaborée à partir des données récupérées en début de projet - Remise d un rapport de livraison précisant les points réalisés du cahier de livraison et ceux n ayant pas pu être traités (en en précisant le motif) - Accompagnement aux tests de la base sur site par C3rb - Rédaction par la XXX d un cahier de remarques sur la base livrée - Prise en compte des remarques par C3rb - Livraison d une nouvelle base de test Une réunion de préparation à la conversion démarre le processus de conversion. En amont de ce processus de conversion, une base betajet est élaborée par C3rb sur la base des informations relevées à l occasion de la réunion de conversion et d un échantillonnage de données représentatives réalisée par la XXX. Aussi, trois bases de tests successives sont prévues par C3rb avant la livraison de la base finale Spécifications des paramétrages Une méthodologie de réalisation des prestations est mise en place et appliquée de façon récurrente à chaque processus identifié (installation, spécifications techniques, etc ). Le cahier des charges précise les actions impliquant des spécifications de paramétrage dans le cadre des prestations de mise en œuvre : une méthodologie en trois phases est alors appliquée : - Le périmètre fonctionnel couvert par le SIGB pour le module concerné est présenté par C3rb au Groupe Projet à l occasion d une réunion sur site ou en visio-conférence. Un document décrit ce périmètre. - Un questionnaire détaillé sur les usages et attentes de la XXX est soumis par C3rb. Ce questionnaire porte sur le périmètre couvert pour cette spécification. Les réponses seront contextualisées et, si possibles les plus concrètes possibles. Orphée C3rb Informatique 9/13

10 - Un paramétrage clé en main est enregistré sur la base de test. Un cahier de spécifications est rédigé et soumis à la XXX à l occasion d une réunion technique. Des scénarii de tests sont mis en œuvre. Il est proposé qu une période bien définie et successive soit consacrée au paramétrage de chaque module. Ces trois phases s étendent sur une durée approximative d un mois et sont intégrées dans le planning Interfaçage Portail Une réunion de lancement du projet portail démarre le processus d interfaçage avec le portail. La mise en œuvre des web services et exports de base de données est effective dès l installation sur les serveurs de la XXX. Les fonctionnalités des web services et contenus des exports évoluent selon différentes versions proposées par Orphée. Deux versions successives sont proposées par C3rb. C3rb remet un document descriptif précisant toutes les données présentes dans le webservice. Le test des fonctionnalités du web service et des exports est effectué par la XXX et accompagné par C3rb. Pour bien analyser et décrypter, toute anomalie fonctionnelle lors de l intégration dans le portail définitif du fournisseur du portail, C3rb propose un test de vérification de présence des données effectué par un requêteur neutre (standard). Un procès-verbal de validation des fonctionnalités sanctionne chaque version, ce procès-verbal est rédigé par C3rb et approuvé par la XXX. 8. La conduite de projet Des comités de suivi sont organisés. Pour ce comité, C3rb souhaiterait au minima la présence des responsables du projet et de la DSI. A l ordre du jour de chacune de ces rencontres : - Bilan des actions effectuées dans le mois précédent avec prise en compte du ressenti de la XXX afin d enrichir les faits par des appréciations qui se voudront constructives et enrichissantes pour les étapes ultérieures - Préparation des actions planifiées pour le mois à venir. Chaque mois, le document rédigé reprendra les points en attente de la fois précédente afin que le dernier rapport soit aussi le plus exhaustif et permette d informer «en temps réel» des actions ou des questions en cours. Orphée C3rb Informatique 10/13

11 9. Instances intervenantes C3rb ne peut s engager sur une organisation dépassant son seul champ d intervention. Néanmoins, ci-dessous, figure une proposition qui aurait le mérite de pouvoir être enrichie par la XXX 9.1. Comite de pilotage (pour information) Des comités de pilotage réunissent le Groupe Projet, des élus, la direction de la culture. Un ordre du jour de la réunion et un compte-rendu de la réunion sont rédigés par la XXX. Ces documents seraient transmis à C3rb pour information. Les participants, la périodicité, la durée, le lieu sont déterminés par la XXX Comité de suivi technique (CST) La fréquence de ce comité serait à définir par la XXX. Des dates seront intégrées au planning dès le début du projet. Les participants seraient : Les chefs de projet de la XXX Le MOA Les représentants des médiathèques du réseau Le chef de projet de C3rb L objectif serait de s assurer du bon déroulement des opérations, d éventuellement prendre des décisions qui n ont pu être prises en comité de suivi opérationnel (CSO) mensuel, de choisir de soumettre une décision à l approbation du comité de pilotage. La facturation et le suivi du marché sont aussi sous la responsabilité du CST Comité de suivi opérationnel mensuel (CSO) La fréquence de ce comité serait mensuelle. Des dates sont intégrées au planning dès le début du projet. Ils peuvent avoir lieu par visio ou téléphoniquement. Les participants seraient : Les chefs de projet de la XXX Le chef de projet de C3rb Et si nécessaire : des bibliothécaires de la XXX, Présenté comme un moment privilégié, indispensable au bon déroulement de la conduite de projet, ce comité travaille très pratiquement sur les actions en cours ou à planifier dans les semaines adjacentes à cette rencontre. Ils décident des actions correctives à lancer ; un tableau des objectifs mensuels est complété. Un contrôle de l exhaustivité de la plate-forme de l espace projet est également prévu. Orphée C3rb Informatique 11/13

12 10. Organisation des échanges autres que les instances majeures du projet La forme des échanges varient selon les sujets évoqués et les personnes concernées. Chaque instance s appuie sur le travail de la précédente pour réaliser des bilans et définir des objectifs Echanges écrits Un espace de type forum de discussion est mis à disposition sur la plateforme projet pour recenser les questions entre la XXX et C3rb. C3rb apporte une réponse sous deux jours à toute question posée sur cet espace. Toute information importante apportant une modification au planning ou remettant en question un choix, ne peut être simplement transmise par mail. Un document même succinctedoit retranscrire cette demande et être déposé sur l espace projet afin que le suivi chronologique des actions soient bien complets. C3rb doit s assurer de l exhaustivité des informations présentes dans l espace projet. Un contrôle sera effectué pour chaque CSO. 11. Maîtrise des livrables Format des livrables Les formes des livrables sont variables : - Planning (livrable fourni par C3rb) - Compte-rendu de livraison de bases de données (livrable fourni par C3rb) - Compte-rendu de tests de base de données (livrable fourni par C3rb et par la XXX) - Questionnaire de paramétrage (livrable fourni par la XXX) - Compte-rendu de paramétrages, cahier de spécifications (livrable fourni par C3rb) - Compte-rendu de réunions (livrable fourni par C3rb) - Compte-rendu de formations (livrable fourni par C3rb) - Prérequis techniques - Dossier d exploitation - Questionnaires de tests Remise des livrables Les livrables sont déposés sur la plateforme projet. Un mail annonçant le dépôt du livrable est rédigé et adressé au Groupe Projet et à C3rb Circuits d approbation Les livrables sont validés par mail par C3rb et par la XXX sous un délai de six jours après dépôt sur la plateforme projet Diffusion des livrables Les livrables sont diffusables à l ensemble des membres de l équipe C3rb, aux membres du Groupe Projet pour la XXX, au MOA et aux représentants des bibliothèques du réseau. Si d autres prestataires ou parties prenantes au projet demandent à consulter des livrables rédigés par C3rb, la XXX s engage à solliciter l autorisation de C3rb avant transmission. Orphée C3rb Informatique 12/13

13 12. Risques C3rb devra coordonner ses actions avec l ensemble des acteurs du projet, les équipes de la médiathèque, les équipes de l agglomération dont le service informatique, le MOA et celles des autres prestataires ou parties prenantes au projet. Les niveaux de risques par processus et difficultés sont présentés dans le tableau ci-dessous. Processus Niveau Difficultés et risques potentiels - Difficultés d export des données de l ancien logiciel - Perte de données à l export des données de l ancien logiciel Conversion des données Critique - Perte de données à la conversion - Compréhension des consignes de la XXX par C3rb - Compréhension des attentes de C3rb par la XXX Outils généraux - Fonctions d administration et de paramétrage du SIGB Module de gestion du catalogue, des exemplaires et des collections Module de circulation Module de gestion des acquisitions Module de gestion des périodiques Générateur de statistiques et de rapports Interface avec le futur portail documentaire Web Critique Haute Critique Moyenne Haute Haute Critique - Sécurité et accès au SIGB (logins administrateurs) - Difficultés de mise en place des paramétrages principaux - Perte de données dues au processus de conversion - Perte de données dues au processus de conversion - Ecarts fonctionnels entre le logiciel et les attentes de la XXX - Difficultés liées au paramétrage - Perte de données dues au processus de conversion - Difficultés liées au paramétrage - Compréhension des attentes de la XXX par C3rb - Difficultés techniques liées à l installation - Compréhension des attentes de la XXX par C3rb - Ecarts fonctionnels - Coordination avec la DSI et le fournisseur tierce Formation des administrateurs Formation des formateurs Haute Haute - Mise à disposition de salles équipées - Disponibilités des formateurs C3rb et des équipes de la XXX - Définition des plans de formation - Mise à disposition de salles équipées - Disponibilités des formateurs C3rb et des équipes de la XXX - Définition des plans de formation en lien avec les administrateurs Orphée C3rb Informatique 13/13

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