COMITE TECHNIQUE REUNION DU 30 JANVIER 2017

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1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 30 JANVIER 2017 POLE EQUILIBRE DES TERRITOIRES PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DE LA PROSPECTIVE ET DES STRATEGIES REGIONALES (DPSR) APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS 1 Le contexte La préfiguration de la DPSR s inscrit dans un contexte double : D une part, la nécessité de mettre en place et de piloter deux nouveaux objets majeurs des lois MAPTAM et NOTRe : le SRADDET et la CTAP. Ces deux objets symbolisent en partie l évolution du positionnement des Régions depuis le troisième acte de décentralisation : elles ont désormais un pouvoir réglementaire (le SRADDET est prescriptif, il s impose aux documents stratégiques de rang inférieur) et plusieurs chefs de filât leur donnant une légitimité pour articuler ses compétences avec celles des autres collectivités (CTEC). D autre part, une volonté de l Exécutif de faire évoluer les outils et politiques en faveur du Développement Durable au profit d une approche plus opérationnelle et intégrée. Ce double contexte a par conséquent un impact fort sur l évolution des missions de la DPSR. Il conduit à la fois à développer de nouvelles fonctions qui n existaient pas auparavant au sein de la collectivité (développement de l aspect réglementaire dans la conception et la mise en œuvre d un schéma ; enquête publique ; coordination de la CTAP et concrétisation d un rôle de chef de file sur plusieurs compétences) et à redéployer les fonctions en lien avec le Développement Durable au sein d autres objets, activités ou politiques. Par ailleurs, la diminution générale du recours aux Assistances à Maîtrise d Ouvrage (AMO) pour l ensemble des Directions contribue à exercer davantage de missions et de prestations en régie, ayant un impact significatif en terme de plan de charge de la DPSR (appui aux schémas, observation, données, cartes, etc). 2 La méthode La préfiguration de la DPSR a été menée en 4 phases : Une première phase de cadrage avec le DGA Cette première phase a permis de caler la feuille de route de la préfiguration, tant sur la méthode que sur le périmètre de départ de la Direction, sur la base du cahier des charges. Le DGA a ainsi validé 6 grandes fonctions pour la DPSR ayant vocation à être précisées, notamment par un travail assez fin sur les processus. 1

2 Une seconde phase permettant d identifier les grandes fonctions et les processus Un premier séminaire a permis de présenter aux équipes la méthode de la préfiguration ainsi que les 6 grandes fonctions de la Direction. Dès ce premier séminaire, un travail a été engagé sous forme d ateliers avec l ensemble des agents pour préciser les contours de ces fonctions. Ces ateliers ont été prolongés par des groupes de travail associant des agents volontaires durant cette seconde phase (pour chaque groupe, un coordonnateur et un rapporteur ont été identifiés). Ces groupes ont donné lieu à 6 contributions mises à disposition de tous les agents de la Direction (via un espace CEDRE) présentant notamment des propositions de processus (que produit-on? pour qui? avec quelles ressources? ), les conditions de réussite et les Directions avec lesquelles des articulations sont identifiées. Une troisième phase consacrée aux modalités organisationnelles Le second séminaire a permis de restituer sous forme synthétique le contenu des 6 contributions des groupes de travail issues de la seconde phase (chaque coordonnateur en a présenté le contenu). Ce contenu a été notamment valorisé sous la forme d une cartographie des processus, détaillant pour chaque processus les différents produits de sortie et les Directions avec lesquelles une articulation nécessaire a été identifiée. Les réflexions issues des groupes de travail ont abouti à la formalisation d un premier schéma d organisation de la DPSR, sous forme matricielle. La présentation de ce schéma organisationnel matriciel a mis en évidence plusieurs besoins : un besoin d explicitation des rôles de chacun et d une organisation claire, un besoin d optimisation de la circulation de l information, un besoin de sécurisation des process administratifs et financiers. Trois groupes de travail animés par un binôme d agents versant Nord/versant sud ont donc été mis en place au cours de cette troisième phase : Aspects administratifs et financiers Valeurs, cohésion d équipe et culture professionnelle commune Gouvernance interne, animation et partage de l information Une quatrième phase de restitution Un séminaire de restitution a permis de restituer les contenus des trois groupes de travail et de présenter l organigramme cible de la DPSR. Il a également été consacré à l explicitation des différents processus de positionnement et d affectation des agents définis par l administration et à la formalisation d une feuille de route pour l année 2017 (dossiers prioritaires, grands éléments de calendrier). Calendrier points de repères 1 er séminaire : 13 octobre 2016 à Amiens 2 ème séminaire : 29 novembre 2016 à Lille 3 ème séminaire : 05 janvier 2017 à Amiens Réunions d encadrants : 9 Groupes de travail 2 ème phase : 71 participants, 6 synthèses produites 2

3 Groupes de travail 3 ème phase : 54 participants, 3 synthèses produites 3 Le périmètre de la DPSR Six grandes fonctions structurent le périmètre de la DPSR, dessinant à la fois des sphères de responsabilité mais aussi des articulations avec d autres Directions. Au sein de ces six grandes fonctions, plusieurs processus ont été identifiés permettant de mettre en évidence les productions assurées par la DPSR, les destinataires de ces productions et les liens avec les autres Directions et les partenaires de la Région. 1 Coordonner l élaboration du SRADDET et assurer la coordination avec les autres schémas Coordonner les dispositifs de concertation et Concevoir le rapport du SRADDET intégrant synthétiser les contributions les différentes dimensions thématiques (y compris Développement Durable) et les Elaborer le fascicule intégrant les différentes dimensions thématiques Prendre en compte les démarches de planification territoriales produits de sortie (DRA ) Coordonner la production des annexes (rapport d incidences environnementales, état des lieux, évaluations ) 2 Assurer le rôle de personne publique associée (PPA) et garantir une coordination au titre du SRADDET Porter à connaissance des territoires les Accompagner les territoires dans éléments stratégiques régionaux (notes l élaboration de leurs documents, y compris d enjeux ) dans la dimension Développement Durable Elaborer et faire adopter des avis circonstanciés en CP sur les projets arrêtés (SCOT, PLUI ) Garantir la cohérence de la parole régionale sur l ensemble des démarches de planification locales (SCOT, PLUI, PCAET, PDU ) et la promouvoir dans les réseaux Etablir des liens entre les projets de territoire et les dispositifs existants 3 Organiser la connaissance et l information territoriale Gérer, capitaliser, diffuser la donnée Traiter, analyser, valoriser la donnée Interpréter la donnée, produire des études, Coordonner les données des territoires et observer animer la plateforme de données 4 Produire, coordonner et animer les démarches d observation et de prospective régionales Produire des connaissances au service des Appuyer les Directions et les territoires dans stratégies régionales leurs réflexions stratégiques, y compris dans Animer et coordonner les dispositifs d observation et de prospective la dimension Développement Durable Diffuser et valoriser les travaux au sein de réseaux 3

4 5 Coordonner la CTAP et outiller la réflexion sur l articulation des compétences Assurer et organiser le fonctionnement de la Assurer l animation de la CTAP en interne et CTAP (calendrier, ordres du jour, en externe (groupes de travail, commissions, invitations ) site internet ) Appuyer méthodologiquement les Directions opérationnelles et les membres pour l élaboration des CTEC Concrétiser une gouvernance interne et un pilotage global des CTEC 6 Coordonner la révision et le suivi du CPER Garantir la cohérence de la programmation via Assurer une veille un suivi et une animation adaptés Etablir des bilans et les avenants Préparer la fusion / révision du CPER 4 Organisation générale et organigramme Vers une organisation conciliant entités «projets» et entités «métiers» Au terme de la préfiguration, deux rôles majeurs et complémentaires se dégagent pour la DPSR : D une part, un rôle de coordination et d ensemblier en particulier sur deux objets pour lesquels la Région est en pilotage direct (le SRADDET et la CTAP), mais aussi concernant le CPER, le rôle de Personne Publique Associée, l observation et l information géographique. Ce rôle de coordination et d ensemblier doit aussi se traduire par la mise en place d outils de pilotage pour la Direction Générale et la Vice- Présidente : de tels objets et démarches transversaux nécessitent des arbitrages stratégiques réguliers ainsi qu un suivi de leur mise en œuvre effective en interne comme en externe. D autre part, un rôle d appui et d expertise auprès de la Direction Générale, des autres Directions et de certains partenaires. Ce rôle d appui et d expertise est renforcé avec des besoins accrus de nombreuses Directions dans un contexte de moindre recours aux bureaux d études externes (AMO). Ces besoins sont protéiformes : analyses, études, gestion et d exploitation de la donnée, cartographie, appui méthodologique pour l élaboration des Conventions Territoriales d Exercice Concerté (CTEC), appui à l animation de dispositifs ou de démarches (Troisième Révolution Industrielle, Principes horizontaux dans les Programmes Opérationnels européens ) C est la raison pour laquelle une organisation matricielle qui croise des entités «projet» et des entités «métiers» est l organisation la plus appropriée pour répondre à ces différentes logiques de fonctionnement. Trois Coordinations de projets sont proposées : la coordination SRADDET, la coordination CTAP et la concertation publique. Elles représentent 8 postes (3 responsables de projet, 3 conseillers, 1 chargé de mission et 1 assistant. 4

5 Quatre services correspondant aux entités «métiers» structureront par ailleurs la DPSR : Un Service «Observation et Prospective» qui doit produire des connaissances, études, analyses au services des stratégies régionales, coordonner les démarches d observation et de prospective régionales et développer les partenariats avec les Universités et les réseaux d une manière générale. Composé de 15 postes, il comprend : 1 responsable de service, 1 responsable de service adjoint, 10 chargés de mission, 2 assistants, 1 secrétaire/assistant. Un Service «SIG et appui à la connaissance» qui doit organiser la donnée et la connaissance en interne et en externe, accompagner les Directions pour garantir la qualité de la donnée, valoriser la donnée, produire des cartes (pour les Directions et la DPSR, en particulier dans le cadre du SRADDET) et animer la plateforme de services numériques de données géographiques. Composé de 13 postes, il comprend : 1 responsable de service, 1 responsable de service adjoint, 3 techniciens, 8 chargés de mission dont 1 par redéploiement, 1 secrétaire/assistant. Un Service «Planification et appui territorial» qui a en charge l élaboration et le suivi de la mise en œuvre des aspects réglementaires du SRADDET (objectifs, règles), assure pour ce faire un appui méthodologique auprès des territoires dans l élaboration de leurs documents de planification locaux, pilote les Directives Régionales d Aménagement et assure la coordination du rôle de Personne Publique Associée (porter à connaissance, appui méthodologique, avis ). Composé de 13 postes, il comprend 1 responsable de service, 1 responsable de service adjoint, 1 chargé d études, 8 chargés de mission, 1 assistant, 1 secrétaire/assistant. Un Service «Programmation et suivi des stratégies» qui s assure de la mise en œuvre des cadres stratégiques régionaux sous différentes formes (traduction SRADDET dans les programmations, chainage schémas / compétences / CTEC ), suit et pilote la révision du CPER en lien avec les différents schémas, apporte un appui méthodologique dans l élaboration des CTEC et d autres démarches (principes horizontaux PO ) et met en place des outils d aide au pilotage pour la Direction Générale composé de 7 postes, il comprend 1 responsable de service, 6 chargés de mission, 1 assistant. Les modalités de management de la DPSR en bi-sites Le management en bi-sites doit reposer sur la confiance et sur une affectation claire des responsabilités. Les agents doivent avoir la perception d un management équitable, autant dans le temps de présence des encadrants que sur la répartition des activités et des tâches. Les clés de voute de l organisation en bi-sites : Le binôme de Direction (Directeur et Directeur adjoint) garantit une présence bisites, une vision d ensemble de l activité sur les deux sites ainsi qu une régulation des charges de travail et des priorités. Les binômes chef de service / chef de service adjoint (assurant une représentation sur les deux sites) garantissent un nécessaire encadrement de proximité, un pilotage de l activité équitable sur les deux sites et un sentiment 5

6 d appartenance à un même service. Les réunions de service pourront ainsi être tenues aussi bien en regroupant les agents sur un site qu en visio-conférence. Des équipes projets seront pilotées par les responsables de projet associant aussi bien des agents du site d Amiens que du site de Lille. Un système d accès à l information et de reporting efficace et partagé entre les deux sites (CEDRE, espaces communs réseaux ) constituera enfin un outil important de l animation de l équipe. 6

7 PÔLE «EQUILIBRE DES TERRITOIRES» NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 30/01/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 14 Dont 7 postes concernés par la direction la prospective et des stratégies régionales MISSION «AMÉNAGEMENT RÉGIONAL» 1 Directeur/rice de Projet (A) 1 Conseiller/ère Technique Expert/e (A) 2 Chargé/e/s de Mission Expert/e (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Chargé/e d Études (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) 1 DGA - Responsable de Pôle (A) 1 Directeur/rice de Projet «Gérance du GECOTI et des structures du Pôle» (A) 1 Directeur/trice de projet (A) 1 Conseiller/ère technique (A) 1 Conseiller/ère technique (A) 1 Assistant/e de Direction (B) 7

8 DIRECTION DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DE LA PROSPECTIVE ET DE L'ÉVALUATION SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Gestionnaire Administratif/ve et Financier/e (B) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) * 1 Assistant/e de Direction (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) (temps partagé avec le Service «Information Géographique et Analyse Spatiale») NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 30/01/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 41 * 1 agent sur deux ½ postes Dont 29 postes concernés par la direction de la prospective et des stratégies régionales DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DU DÉVELOPPEMENT DURABLE 1 Directeur/trice Adjoint/e en charge du Développement Durable (A) 1 Conseiller/e Technique (A) 1 Chef de Projet Complexe (A) 1 Chef de Projet Complexe (A) 1 Chargé/e de Mission Expert/e «Commande Publique et Développement Durable» (A) OBSERVATION ET PROSPECTIVE RÉGIONALE ÉVALUATION DES POLITIQUES RÉGIONALES 1 Chef de Service (A) INFORMATION GÉOGRAPHIQUE ET ANALYSE SPATIALE 1 Chef de Service (A) 2 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s (A) 1 Chef de Projet Complexe «Critères Transversaux Fonds Européens» (A) 1 Chef de Service (A) * 4 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s (A) 1 Ingénieur/e Expert/e Géomaticien/ne (A) 1 Assistant/e de Mission (B) 5 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s «Prospective» (A) 1 Chef de Projet Complexe «Traitement de l'information» (A) 2 Ingénieur/e/s Géomaticien/ne/s (A) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) 2 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s «Statisticien» (A) 1 Assistant/e de Mission (B) 1 Chef de Projet Complexe «Suivi des Politiques Régionales» (A) 2 Chargé/e/s d'études (B) 2 Technicien/ne/s SIG (B) 1 Cartographe (B) INSTANCE RÉGIONALE DE DÉBAT PUBLIC 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) Secrétaire-Assistant/e (C) (temps partagé avec la Cellule Direction) 8

9 DIRECTION EUROPE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Chef de Service (A) 1 Consultant/e Interne «Contrôle, Qualité, Gestion» (A) 1 Cadre Administratif/ve et Financier/e (A) 3 Gestionnaire/s Administratif/ve/s et Financier/e/s «Fonds Européens» (B) 1 Assistant/e/s de Gestion Fonds Européens (B) 1 Assistant/e de Gestion Fonds Européens (B) 1 Consultant/e Interne «Contrôle, Qualité, Gestion» (A) (4ème vague recrutement FE) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE AUX PROGRAMMES INTERREG 1 Directeur/trice Adjoint/e Délégué/e (A) 6 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s (A) 6 Chargé/e/s de Mission (A) 2 Gestionnaire/s Administratif/ve/s (B) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e Délégué/e (A) 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Conseiller/e Technique «Expert/e Qualité» (A) 1 Directeur/rice de Projet «Actions innovatrices» (A) 1 Chargé/e de Mission Expert/e (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Assistant/e de Direction (B) 1 Assistant/e de Mission (B) SERVICE DÉVELOPPEMENT ET PROJETS 1 Chef de Service (A) 4 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) «ANTENNE DE BRUXELLES» 1 Responsable de Secteur (A) NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 30/01/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 53 Dont 1 poste concerné par la direction de la prospective et des stratégies régionales DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DES PROGRAMMES OPÉRATIONNELS 1 Directeur/trice Adjoint/e en charge des Programmes Opérationnels (A) 2 Chargé/e/s de Mission «Coordination et Suivi des Fonds Européens» (A) 1 Chargé/e de Mission «FEDER-FEADER» 1 Chargé/e de Mission «Instances» (A) 1 Animateur/rice «Système d Information Europe Synergie» (A) 1 Chargé/e de Promotion «Programmes Européens» (A) 2 Assistant/e/s de Mission (B) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) 1 Gestionnaire de Données «Système Financier et de Contrôle» (B) 9

10 DIRECTION DES PROJETS TRANSVERSAUX 1 DIRECTEUR/RICE (A) 2 Assistant/e/s de Direction (B) NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 30/01/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 29 Dont 1 poste concerné par la direction de la prospective et des stratégies régionales MISSION «RÉGION NUMÉRIQUE» 1 Directeur/rice de Projet (A) 2 Chef/s de Projet Complexe (A) 2 Chargé/e/s de Mission Expert/e (A) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) MISSION «TROISIÈME REVOLUTION INDUSTRIELLE» 1 Directeur/rice de Projet (A) 3 Conseiller/e/s Technique/s (A) 2 Chef/s de Projet Complexe (A) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) MISSION «TRANSFORMATION ÉCOLOGIQUE ET SOCIALE DE LA RÉGION» 1 Directeur/trice de Projet (A) CANAL SEINE-NORD 1 Directeur/rice de Projet (A) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) EURALENS 1 Directeur/rice de Projet (A) 1 Chef de Projet Complexe (A) 1 Assistant/e de Direction (B) GRAND PROJET RÉGIONAL VEHICULE ELECTRIQUE 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Cadre administratif/ive (A) 1 Cadre administratif/ive (A) (Emploi Tremplin) MISSION «NOUVELLE RÉGION» 1 Conseiller/e Technique (A) MISSION «LEARNING-CENTER» 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Gestionnaire administratif/ve (B) GRANDS ÉQUIPEMENTS SPORTIFS RÉGIONAUX - CREPS 1 Directeur/rice délégué/e (A) 10

11 DIRECTION DE LA PROSPECTIVE, DE LA PROGRAMMATION, DE L AMENAGEMENT DURABLE ET DE L EVALUATION PICARDIE CT DU 25/11/2016 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 24 Dont 21 postes concernés par la direction de la prospectives et des stratégies régionales 1 Directeur/trice (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 Assistant/e de mission (B) Département Stratégies régionales d aménagement et de développement durables Département Analyses régionales et prospective Département SIG, ressources et connaissance territoriale Département partenariats régionaux, appui au pilotage et évaluation des politiques publiques 1 responsable (A) 5 chargé/e/s de mission (A) 5 chargé/e/s d études prospectives (A) 1 responsable (A) 2 chargé/e/s de mission (A) 1 responsable (A) 2 chargé/e/s de mission (A) 1 chargé/e de mission (A) 2 assistant/e/s de mission (B) 1 poste vacant ouvert (A) 1 chargé/e de mission (A) 11

12 DIRECTION DE LA PROSPECTIVE ET DES STRATEGIES REGIONALES HAUTS-DE-FRANCE CT DU 30/01/2017 PROPOSITION D ORGANIGRAMME Postes autorisés : 59 (versant Nord : 38, versant Sud : 21 ) Postes par redéploiement : 4 (versant Nord : 0, versant Sud : 4) dont 2 postes transférés de la DATL Poste mis en réserve : 0 (versant Nord : 0,versant Sud : 0) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice adjoint/e (A) 2 Assistant/e/s de direction (B) 1 Gestionnaire administratif et financier (B) COORDINATION DES PROJETS 3 responsables de projet (A) 3 conseiller/ère/s (A) 1 chargé/e de mission (A) 1 assistant/e ( B) SERVICE «OBSERVATION ET PROSPECTIVE» SERVICE «SIG et appui à la connaissance» SERVICE «Planification et appui territorial» SERVICE «Programmation et suivi des stratégies» 1 responsable de service (A) 1 responsable de service (A) 1 responsable de service (A) 1 responsable de service (A) 1 responsable de service adjoint/e (A) 10 chargé/e/s de mission (A) 2 assistant/e/s (B) 1 secrétaire/assistant/e (C) 1 responsable de service adjoint/e (A) 3 technicien/ne/s (B) 8 chargé/e/s de mission (A) (dont 1 par redéploiement) 1 secrétaire/assistant/e (C) 1 responsable de service adjoint/e (A) 1 chargé/e d études (B) 8 chargé/e/s de mission (A) (dont 2 par redéploiement) 1 assistant/e (B) 6 chargé/e/s de mission (A) (dont 1 par redéploiement) 1 assistant/e (B) 1 secrétaire/assistant/e (C) Une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC permettra une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité. Ces derniers seront déclinés dans les organigrammes. 12