votre système financier à Microsoft Dynamics CRM

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1 Livrel Pourquoi INtégrer votre système financier à Microsoft Dynamics CRM Du point de vue de 4 membres clés dans une entreprise

2 Pourquoi intégrer votre système financier à Microsoft Dynamics CRM Une des récentes tendances que nous observons avec les systèmes de gestion, c est que les entreprises recherchent de nouvelles façons d intégrer toutes leurs informations en un seul endroit. Auparavant, les intégrations de systèmes étaient développées spécifiquement pour un client en particulier, ne comportaient que des fonctionnalités de base et étaient coûteuses à maintenir. Les compagnies veulent maintenant mener leurs intégrations plus loin afin d accéder à leur information en temps réel et de manière plus efficace. Il deviendra alors plus facile pour elles de partager l information pertinente aux employés qui désirent consulter des données de clients et des données opérationnelles spécifiques. 2

3 Du point de vue de 4 MEMBRES CLÉS dans une entreprise Tout le monde au sein de votre entreprise peut bénéficier d une solution intégrée. Ce livre examinera les avantages pour quatre membres clés particuliers. directeur des ventes contrôleur financier membre de la direction directeur informatique 3

4 Les principales raisons D INTÉGRER Q: A: Pourquoi devrions-nous investir dans l intégration de notre système financier à un CRM? Une telle intégration aide les utilisateurs quotidiens à devenir plus efficace dans leurs opérations au jour le jour. 1 tout le monde parle le même langage En intégrant vos différentes applications à Microsoft Dynamics CRM, vous avez la possibilité de consulter (et d analyser) vos informations à partir d une source unique. Au moment des réunions, les membres du personnel ont en main les mêmes données, car elles auront été mises à jour en temps réel sur tous les systèmes. 2 un gain de temps pour vos ressources Il est maintenant plus facile de générer et d analyser les rapports dont vous avez besoin, et ce, à partir d une seule application. La possibilité d erreurs potentielles est également réduite étant donné que les utilisateurs consultent de l information contextualisée. Vous n avez donc plus besoin de filtrer ou de manipuler vos données pour analyser un client spécifique puisque tout cela aura déjà été fait pour vous dans le CRM. 4

5 3 Des données financières structurées fusionnées aux informations de clients non structurées Des détails tels que les informations de compte client, les commandes, les produits des clients et les plans de support, auparavant dupliqués dans différents systèmes pour l équipe de vente et l équipe des finances, sont maintenant réunis, indépendamment du lieu où l information a été saisie ou mise à jour. 4 Toutes les informations sont accessibles en temps réel Vous n avez plus besoin d attendre que les autres mettent à jour les applications ou systèmes. Les utilisateurs peuvent être assurés qu une fois que l information a été entrée dans un des systèmes, elle pourra être accédée de n importe quelle autre application. 5 Une seule version des faits Les membres de la direction et les responsables sont en mesure de prendre des décisions d affaires éclairées et basées sur les mêmes données cohérentes. 5

6 Du point de vue d un DIRECTEUR DES VENTES Les directeurs de ventes doivent être en mesure d avoir un aperçu clair de la situation actuelle de leurs clients avant de leur parler. Ces rapports spécifiques aux clients deviennent encore plus importants quand il est temps de revoir le portefeuille global de clients car ils fournissent une meilleure compréhension et de nouvelles perspectives sur la clientèle. Certains de ses rapports incluent : le volume des ventes par compte les détails financiers par compte les prévisions de ventes vs les ventes réelles les informations historiques et les statuts actuels des comptes 6

7 Pourquoi intégrer ces rapports de ventes et d autres informations financières à votre CRM? En reliant les rapports financiers à une application de gestion de la relation client, les membres de l équipe de vente, déjà habitués à travailler avec cet outil, deviennent plus autonomes et efficaces dans la gestion de leurs comptes. De plus, ils n ont plus besoin de se fier sur le département financier pour leur fournir cette information. Ceci aide en retour l équipe des finances à : + + Devenir plus efficace dans la gestion des prévisions de l équipe de vente afin de mieux budgéter les flux de trésorerie + + Réduire le nombre d entrées en double dans le système financier, ce qui contribue également à réduire le nombre d erreurs lors du traitement des commandes + + Diminuer le nombre de demandes au département des finances pour des rapports ou des informations supplémentaires 7

8 Comment le département des ventes peut profiter d une intégration des détails financiers à un système CRM vue du volume des ventes par compte en temps réel Avec un accès via Dynamics CRM à de l information qui était traditionnellement seulement disponible dans Dynamics GP, l équipe de vente est en mesure d afficher les données qui sont contextualisées pour leurs clients particuliers. Accès aux détails financiers par compte Les appels de vente ne sont pas toujours agréables. Il y a parfois des problèmes avec les clients qui doivent être résolus, et en ayant des informations clés, telles que des rapports sur l âge des comptes et des vues sur les factures impayées, le représentant aux ventes aura une image complète d un compte avant de rencontrer le client. 8

9 Vues sur les prévisions de ventes vs les ventes réelles Les équipes de ventes et des finances peuvent toutes deux bénéficier d un tel rapport, mais pour des raisons très différentes. L équipe de ventes peut gérer ses objectifs d une période, et l équipe des finances obtient une vue en temps réel des prévisions de ventes de l entreprise afin d avoir une meilleure idée des flux de trésorerie futurs. Vérification des factures et accès à l information historique Les factures sont généralement gérées par le département des finances, mais il est aussi important pour l équipe de ventes d avoir accès à cette information car ce sont les représentants qui sont confrontés à la clientèle et les premiers à être informés d un problème. 9

10 Du point de vue d un contrôleur financier L outil principal des contrôleurs est le système ERP étant donné que c est là qu est stockée toute l information financière, mais cela ne signifie pas qu ils ne sont pas intéressés par les détails des autres départements de la compagnie. Le département des finances est généralement très sollicité pour extraire des données financières puisque les autres départements n ont pas nécessairement accès à cette information et en ont besoin pour analyser leurs opérations et leurs activités clients. En intégrant le ERP et le CRM, d autres membres clés de l entreprise peuvent générer leurs propres rapports pour analyser leurs données en temps réel. Quelques-uns des rapports qui étaient auparavant demandées à l équipe des finances sont : Ventes et marketing Ventes et marges clients Ventes et marketing Habitudes de paiement et soldes impayés des clients Opérations Carnet de commandes et autres indicateurs de performance Ressources humaines Détails de salaires et autres avantages des employés 10

11 L intégration de votre système financier à l application Microsoft Dynamics CRM facilite le partage de cette information avec les autres départements afin que chacun puisse examiner et analyser les mêmes données. Il y a aussi de l information générée au sein de l outil de gestion de la relation client qui peut être importante pour l équipe des finances. Ces informations peuvent inclure : + + Pipeline des ventes En ayant accès à ces informations à tout moment, l équipe financière devient plus efficace dans l établissement de ses budgets et des prévisions pour les périodes à venir. + + Plans et appels de support Si des problèmes surviennent au moment de la facturation ou du recouvrement, l équipe peut examiner l historique du client afin de savoir à qui s adresser à l interne ou chez le client. + + Entrées de commandes Même si cette information peut être retrouvée dans le ERP, intégrer les entrées de commandes provenant du CRM peut réduire la quantité de travail nécessaire par l équipe d entrée de commandes ainsi que diminuer le potentiel d erreurs. 11

12 Du point de vue d un membre de la direction Les cadres ont besoin d avoir une vue globale de ce qui se passe dans l ensemble de leur entreprise. En tout temps, ils doivent non seulement avoir une bonne compréhension des activités à travers les départements clés, mais aussi un accès à des détails concernant : les profils et les statistiques clients la performance financière les niveaux d efficacité des processus internes la productivité des employés 12

13 Prenez des décisions d affaires éclairées Obtenez de l information de haut niveau avec des capacités de forage Un tableau de bord exécutif offre des informations de haut niveau de plusieurs départements. Il peut y avoir des complications lorsque les départements utilisent chacun un outil différent pour leurs opérations quotidiennes, et que les informations doivent être extraites de plusieurs endroits pour être analysées. Cela peut prendre beaucoup de temps et l information risque d être périmée au moment où elle est compilée. Bien que beaucoup de données essentielles pour un dirigeant peuvent être retrouvées dans une solution ERP, certaines sont plus faciles à extraire d une solution de gestion de la relation client, comme : + + Combien de prospects faut-il pour obtenir un nouveau client? + + Combien de demandes et d appels de support sont reçus dans une journée? + + Quelle est l efficacité des campagnes de marketing? 13

14 Mieux comprendre les opérations quotidiennes avec de l information intégrée Le calcul des coûts et des revenus associés à différentes activités d une entreprise permet une plus grande précision lors de la présentation des données. Le niveau d intelligence d affaires est encore plus élevé puisque les données provenant des systèmes financiers et opérationnels sont les mêmes. Profils et statistiques clients Les cadres peuvent obtenir une meilleure idée non seulement sur les chiffres de ventes mais aussi les taux d acquisitions de contrat par vendeur. Lorsque vous utilisez uniquement une solution ERP, vous pouvez facilement capturer les ventes par vendeur ou par région, mais il est plus difficile d examiner combien de prospects il a fallu pour arriver à ces chiffres. Performance financière Étant donné que cette information se retrouve normalement dans un ERP, le partage aux autres dirigeants peut être difficile s ils n ont pas accès au système. En offrant ses détails au sein de la plateforme Dynamics CRM, tout le monde reste à jour, et les demandes au département des finances pour extraire ces données sont allégées. 14

15 Niveaux d efficacité des processus internes Bien que ces détails peuvent principalement être retrouvés dans le système CRM, comment peut-on en déterminer les effets sur les coûts? En reliant les opérations et les finances, les coûts associés à chaque activité peuvent être suivis de façon plus détaillée, offrant ainsi une meilleure perspective sur les processus qui pourraient être optimisés. Productivité des employés Cette information peut être extrapolée d un système ERP ou CRM, mais en plus de connaître la productivité d un employé, il est intéressant de connaître sa rentabilité également. Ceci peut être possible seulement une fois que ces deux systèmes sont reliés afin d avoir l intelligence de lun et les coûts de l autre. Toutes vos informations en un seul endroit Dans toutes ces situations, l intégration d un système financier à une application Microsoft Dynamics CRM facilite le partage de l information entre les départements, de sorte que tout le monde consulte et analyse à partir d une unique source de données. L équipe de direction est assurée de la fiabilité de l information et toutes les différentes unités d affaires ont une version unique de la vérité, ce qui aide à prendre des décisions d affaires plus éclairées 15

16 Du point de vue d un DIRECTEUR INFORMATIQUE Dans le passé, les entreprises ont cherché les meilleures solutions de leur catégorie, ou développé des applications à l interne afin de répondre à leurs besoins de relations clients et d opérations. À mesure que ces systèmes deviennent dépassés ou obsolètes, les directeurs informatiques recherchent de nouvelles solutions pour réunir leurs différentes bases de données. Actuellement, la réalité de nombreuses compagnies est que leurs différents départements travaillent en silos, avec leurs propres applications spécifiques. Au moment des réunions, personne n a les mêmes données ou chiffres puisque tout est entré dans des systèmes individuels et sont analysés à partir de ceux-ci. Voici quelques outils qui ont été développés pour faciliter l intégration entre les différentes applications : le connecteur MS pour Dynamics CRM et GP les outils logiciels d intégration les solutions d intégration de revendeurs les services Web 16

17 Quels sont les différents outils d intégration qui existent pour Dynamics CRM? Le connecteur Microsoft pour Dynamics CRM et Dynamics GP Ce connecteur a été développé par Microsoft afin d aider ceux qui sont déjà sur la plateforme Microsoft Dynamics GP et qui veulent intégrer des informations clés telles que les détails de compte et les bons de commande. Cette application est gratuite, mais elle est limitée quant aux intégrations possibles. Cependant, Microsoft continue d en augmenter les fonctionnalités et possibilités. Les solutions d intégration des revendeurs Il y a de nombreux éditeurs de logiciels indépendants (Independent Software Vendors) dans la communauté Microsoft Dynamics qui ont créé leurs propres applications afin de faciliter l intégration entre leurs produits et Dynamics CRM. Typiquement, ces correspondances prédéfinies visent à faciliter la circulation de l information et sont généralement configurés avec les meilleures pratiques de l industrie, ce qui contribue à réduire la quantité de temps nécessaire pour mettre en place l intégration. Une autre raison d envisager ces connecteurs est qu ils sont généralement bâtis sur les produits et les concepts Microsoft. Les mappages suivent donc les nouvelles versions, ce qui n est pas toujours le cas avec les systèmes personnalisés ou manuels. 17

18 LES OUTils logiciels d intégration Il existe également des produits qui vous donnent la possibilité de relier à peu près tout type d information vers et à partir de Dynamics CRM. Ces outils vous permettent d être plus autonome dans votre intégration puisqu il n y a pas de développements intensifs nécessaires. Par contre, vous devez gérer vous-mêmes les correspondances qui peuvent changer au cours d une migration ou d une mise à niveau. Les services web Cette option est normalement utilisée lorsque vous avez besoin d une intégration plus complexe entre vos différents systèmes, sans pour autant compromettre l intégrité de vos données. Vous avez besoin d une équipe de développement pour vous aider, mais avec ces types d intégration, vous avez la possibilité de créer vos propres règles de gestion. Par contre, figer l intégration dans le code signifie qu il devient moins flexible à être personnalisé par après. Quelque chose à garder à l esprit : Microsoft a une bibliothèque de plugins standards que vous pourriez envisager d utiliser avant de décider de développer votre propre application. Cela vous éviterait également d avoir à maintenir vous-même vos développements. Microsoft Dynamics CRM grandira avec votre entreprise Percevez Microsoft Dynamics CRM comme une plateforme de développement plutôt qu un simple endroit pour stocker vos informations clients. Cette plateforme vous permet d avoir la possibilité de bâtir ou d adapter des modules existants dans Dynamics CRM pour qu ils répondent à vos règles et vos processus d affaires spécifiques et pour créer plus de connexions entre les différentes entités. Contrairement aux applications développées à l interne, Dynamics CRM vous permet de profiter des améliorations et des investissements en recherche et développement faits par Microsoft. Votre système continuera ainsi à évoluer avec les besoins de votre entreprise. De plus, vous pouvez facilement créer des flux de travail et des tableaux de bord pour satisfaire les besoins de chacune de vos ressources. 18

19 MENEZ VOS SYSTÈMES DE GESTION au prochain niveau Ne vous limitez pas à stocker que vos informations clients dans un CRM Un des principaux avantages d avoir votre information financière intégrée à Microsoft Dynamics CRM est qu une fois que ces données ont été reliées à cette application, presque tout devient possible. CRM devient une plateforme pour rassembler toutes vos différentes applications et bases de données dans un seul environnement. Cela crée donc un portail unique pour que vos utilisateurs puissent accéder à l information, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre d erreurs. Voici quelques exemples d autres types d informations qui peuvent être stockés dans le CRM. Les informations d employés comme les détails sur la paie ou les avantages sociaux sont utilisées tant par le département des finances que celui des ressources humaines. Elles peuvent être centralisées dans une application CRM, ce qui enlève l obligation d acheter des licences ERP pour l équipe RH tout en lui permettant la flexibilité de stocker beaucoup de données pertinentes sur les employés, au lieu de les garder dans des feuilles Excel. De façon similaire, un représentant des ventes, habituellement celui qui connaît le mieux le client et ce que celui-ci a commandé, peut créer des commandes et/ou des factures directement à partir du CRM et ensuite les transférer automatiquement dans le système ERP. La capacité de saisir ces informations qu une seule fois limite les erreurs entre les équipes de ventes et de finances, ce qui assure que le client obtiendra exactement ce qu il veut. 19

20 FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS pour l intégration de votre système financier à Microsoft Dynamics CRM Une solution totalement intégrée présente de nombreux avantages, mais l implanter implique un projet de grande envergure et une grande équipe. Voici quelques facteurs clés de succès que vous devriez garder en tête avant de débuter votre projet d implantation. + + PRIORISEZ Certains compromis doivent être faits. L intégration de tous les aspects de votre entreprise peut être coûteuse, tant en temps qu en argent. Il est donc important d établir des priorités et d avoir un contact unique pour gérer toutes les demandes. + + IMPLANTEZ PAR PHASES En raison du grand nombre de pièces mobiles et de changements, ce projet peut affecter plusieurs de vos départements en même temps. Voilà pourquoi vous devrez essayer d intégrer un seul aspect à la fois et le stabiliser avant de passer au prochain. + + AYEZ UN PROPRIÉTAIRE DE SYSTÈME Étant donné que ce projet implique plus d un département, il est important d avoir une personne-ressource pour mener le projet, s assurer que tout le monde est aligné et que les priorités sont maintenues.priorities are kept in line. 20

21 Une solution complète Intégrez tous les aspects de votre entreprise Avec une solution de gestion ERP intégrée, vous pouvez être assuré de l intégrité de l information. Tout le monde au sein de l entreprise voit et analyse les même données et il n y a qu une seule version des faits. Microsoft Dynamics crm Microsoft Dynamics gp Jovaco SIFIA Jovaco BI Contextualisez les détails de votre projet avec Microsoft Dynamics CRM. Cet outil de gestion de la relation client met vos client au coeur de vos affaires. Cela vous aidera à filtrer les informations que vous examinez, ce qui ce qui permet de ne voir que l information pertinente à vos projets et clients. Avec une base financière solide comme Microsoft Dynamics GP, tous vos détails financiers sont rassemblés dans un seul système qui assure l intégrité de vos données. Avec l ajout de modules pour les ressources humaines, la paie, les immobilisations et le transfert électronique de fonds, vous obtenez une solution complète pour gérer vos affaires. Afin d obtenir les rapports dont vous avez besoin, vous devez d abord avoir les outils appropriés pour saisir vos données. Avec SIFIA, vous obtenez une solution intégrée avec une feuille de temps basée sur le Web ainsi qu un outil de planification des ressources pour vous assurer que tous vos employés puissent entrer et ajuster de l informations facilement et en temps réel. Ainsi, l information dans votre base de données sera toujours à jour. Avec des fonctionnalités de rapports étendues, le module BI de JOVACO vous fournit des rapports spécifiques à vos projets pour vous permettre de bien effectuer vos analyses. Avec la dernière version de Microsoft Excel, vous avez également accès à des outils d intelligence d affaires en libre-service pour décortiquer l information au besoin. 21

22 En savoir plus Apprenez-en plus sur comment l intégration entre un ERP et un CRM peut aider votre entreprise. Intégration ERP et CRM Infographie Pourquoi les entreprises devraient-elles tirer profit d une intégration entre les systèmes ERP et CRM? Gestion du changement Article La gestion du changement: facteur clé pour une implantation CRM réussie Bureau de la sécurité privée Étude de cas Comment un orgasnime a pu trouver une solution pour ses besoins spécifiques * Liens disponibles dans la version électronique 22

23 À propos de JOVACO JOVACO est un chef de file dans l implantation et l intégration de solutions de gestion de projets depuis plus de 30 ans, avec une gamme complète d outils de comptabilité par projet intégrés à Microsoft Dynamics GP et Dynamics CRM pour répondre aux besoins des firmes qui gèrent par projet. Depuis plus de 15 ans, JOVACO accompagne et guide ses clients à travers l implantation de leurs solutions Microsoft. JOVACO est également équipé pour répondre à toutes questions post-implantation. En tant que revendeur à valeur ajoutée pour Microsoft Dynamics GP et Microsoft Dynamics CRM, JOVACO vous offre une large gamme de services répondre à vos besoins d affaires. Twitter LinkedIn Facebook JOVACO peut vous aider à mieux comprendre la rentabilité de votre projet par client, par département ou par compagnie. Obtenez un meilleur aperçu des opérations de votre entreprise avec les bons outils pour saisir et mettre à jour toutes vos informations. 23

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