LES CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICE À EXÉCUTION ÉCHELONNÉE

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1 Fiche technique réglementaire Version du 7 décembre 2006 LES CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICE À EXÉCUTION ÉCHELONNÉE 1. CADRE JURIDIQUE 1.1. DÉFINITION DU CONTRAT Le Code Civil définit le contrat comme «une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s obligent envers une ou plusieurs autres à donner, à faire ou ne pas faire quelque chose» (article 1101). Le Code des Marchés Publics, auquel le CNRS est soumis en tant qu EPST, dispose à l article 1 que «les marchés publics sont les contrats conclus à titre onéreux entre les pouvoirs adjudicateurs définis à l article 2 et des opérateurs économiques publics ou privés, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou services». Ainsi, tout achat effectué par l unité (ou un service) pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services est un marché public. L article 11 dudit code précise que les marchés et accords-cadres d un montant égal ou supérieur à 4000 HT sont passés sous forme écrite. Les achats de prestations de service sont effectués soit dans le cadre d un simple bon de commande (contrat simple) soit dans le cadre d un contrat plus élaboré passé suivant une procédure plus ou moins formalisée imposée par le code des marchés publics (article 26). Si l établissement d un simple bon de commande suffit pour commander une prestation simple à exécution instantanée, il est impératif pour des prestations plus compliquées ou pour des prestations simples mais dont l exécution va s échelonner dans le temps (ex : contrats d entretien ou de maintenance, contrat de location...) et ce quel que soit leur montant, d établir un contrat formel qui détermine de manière plus précise les droits et obligations des parties. Page 1 sur 7

2 1.2. QUELQUES CLAUSES CONTRACTUELLES Au-delà du principe de liberté contractuelle qui offre un cadre souple aux dispositions que l on souhaite intégrer avec le partenaire, certaines clauses méritent d être précisées et explicitées. Certaines clauses sont substantielles (= si elles n existent pas, le contrat est nul). Il s agit de l indication des parties contractantes, de l objet du contrat, de son prix ou de ses modalités de détermination Les autres clauses énumérées à l article 12 du CMP sont simplement importantes pour la bonne administration du contrat. Les parties contractantes Le contrat est toujours passé entre le tiers et le CNRS représenté par le directeur de l unité. L objet du contrat C est bien sûr l élément essentiel qui doit être décrit le plus précisément possible. La nature notamment de la prestation attendue doit être détaillée et ne laisser place à aucune interprétation. Exemple : que recouvre par exemple la prestation d entretien? Combien de visites? Les pièces de rechange sont elles incluses dans le prix? La durée du contrat Elle est fixée en tenant compte de la nature des prestations et de la nécessité d une remise en concurrence périodique. En général, le CNRS prévoit une durée d un an à compter de sa date de notification. Il pourra être reconduit, de façon expresse, sans que sa durée totale n excède, en règle générale, 4 ans. A noter que : Le point de départ est, sauf indication contraire dans le contrat, la date de sa notification au fournisseur. Il est donc nécessaire que le contrat soit notifié avant tout commencement d exécution (il est possible d'envisager une date d'effet postérieure à la date de notification mais non antérieure). La reconduction, qui constitue la conclusion d un nouveau contrat, est obligatoirement expresse c est à dire qu à la date anniversaire du contrat - la PRM prend par écrit la décision de reconduire ou non le contrat. Le fournisseur ne peut refuser sa reconduction, sauf stipulation contraire dans le contrat. L estimation des besoins qui va déterminer le choix de la procédure plus ou moins formalisée applicable s apprécie sur la durée totale du contrat, reconduction(s) comprise(s). Page 2 sur 7

3 Le prix de la prestation Le prix doit être déterminé (forfaitaire et donc indépendant des quantités exécutés) ou déterminable (= quantité multipliée par un prix unitaire). Le prix peut être ferme pour toute la durée du marché ou révisable pour tenir compte de l évolution des conditions économiques (cf. article 18 du code des marchés publics 2006). Dans ce cas, les conditions d actualisation, d ajustement ou de révision du prix, ainsi que la périodicité de la mise en œuvre de la clause de variation de prix doivent être prévues dans le contrat (valeurs initiales et finales des références, indices ou index retenus, formule de variation applicable). Les contrats de prestations de service sont généralement conclus à prix ajustable, la fixation du prix se faisant souvent par rapport au barème ou aux tarifs du titulaire, auxquels s applique un rabais. Dans l hypothèse d un prix ajustable par rapport à un barème ou tarif, où c est finalement le fournisseur qui détermine unilatéralement la variation de prix, une clause de butoir permettant de limiter l évolution du prix de la prestation, peut utilement être insérée dans le contrat. La périodicité des paiements Le contrat précise la périodicité des facturations si la facturation ne s effectue pas en une seule fois. Cette périodicité est généralement en phase avec l exécution même de la prestation de service (mensuelle, semestrielle, etc.) Conformément à la règle du «service fait», la facturation doit être prévue à terme échu (l unité doit s assurer que les prestations facturées correspondent bien aux conditions prévues dans le contrat et attester du service fait). Il est possible d admettre certains assouplissements à cette règle (exemple : contrats de location, de maintenance de matériels, notamment informatiques, réservation de chambres ou de salles de réunion, etc.) se reporter à la fiche «règle du service fait» dans la bibliothèque pratique. N.B. : Il ne faut pas confondre la notion de terme (échu ou à échoir) qui touche l exigibilité de la dette d autres notions comme celle d avance ou d acompte qui touchent à ses conditions de règlement. Conditions de paiement Le paiement s effectue par virement, dans un délai global de paiement à 45 jours. Le contrat doit préciser les règles de calcul des intérêts moratoires dus en cas de retard de paiement (cf. décret n du 21 février 2002). Page 3 sur 7

4 Signature du contrat En qualité de «PRM», le directeur de l unité signe le contrat avec le fournisseur. 2. PROCÉDURE D ETABLISSEMENT D UN CONTRAT (HORS PROCÉDURE D APPEL D OFFRES) Après négociation des conditions d exécution de la prestation avec le fournisseur, l unité adresse une demande d établissement du contrat au service financier et comptable de la délégation NÉGOCIATION AVEC LE FOURNISSEUR La négociation intègre l ensemble des éléments du contrat et notamment : l objet du contrat : description la plus précise possible des prestations incluses dans le contrat de service ; le prix des prestations : caractère du prix, modalités de variation; sa durée : cf. point 1.2. les modalités de paiement : périodicité de la facturation, paiement à terme échu. Cette négociation aboutit à un accord de volonté entre les parties qui sera matérialisée par le contrat. Il convient de veiller à ce que les clauses contractuelles soient conformes aux conditions générales d achat du CNRS. Selon le montant des prestations contractuelles, une mise en concurrence préalable devra avoir été effectuée (utilisation de PUMA préconisée lorsque la prestation dépasse sur la durée totale du contrat). La négociation devra être effectuée dans le respect des règles de mise en concurrence qui président à tout achat public ÉLABORATION ET SIGNATURE DU CONTRAT Selon les organisations locales, le contrat sera rédigé au niveau de l unité ou du service financier de la délégation. Il sera ensuite transmis pour accord et signature au fournisseur. Après retour de ce document, la PRM signera à son tour le contrat. 1 Selon organisation locale ; en tout état de cause, la PRM veillera à la régularité des propositions de contrats présentées par les fournisseurs. Page 4 sur 7

5 2.3. NOTIFICATION DU CONTRAT La PRM notifie le contrat au fournisseur. Le SFC de la délégation crée une fiche contrat-cadre dans BFC. Le numéro de contrat est communiqué à l unité par intégration automatique (interface BFC/XLAB). Une copie du contrat est simultanément adressée à l unité. Dès notification du contrat, les parties sont juridiquement engagées. 3. VIE DU CONTRAT L unité doit donc : Engager de manière comptable la dépense Le CNRS doit préalablement à la notification du contrat s assurer qu il sera bien en mesure d honorer le montant du marché. En pratique la réservation des crédits de l unité se matérialise par la passation d une commande XLAB pour bloquer les crédits correspondant au montant annuel H.T. Si le montant des échéances est fixé, il faut passer une commande standard, détaillée en autant de lignes que d échéances de facturation (ex : une ligne détail par trimestre si facturation trimestrielle). Ce n est que si le montant des échéances peut être variable qu une commande prévisionnelle peut être admise. Cet engagement comptable doit être renouvelé à la date anniversaire du contrat lors de sa reconduction. S assurer de la bonne exécution des prestations L unité vérifie la bonne exécution et renseigne le service fait dans XLAB pour les commandes classiques. A réception de la facture, les éléments de liquidation sont vérifiés avant mise en paiement. Procéder à l éventuelle reconduction du contrat En fonction du délai fixé par le contrat pour procéder à son éventuelle reconduction, le SFC adresse à l unité un courrier électronique demandant au Directeur d unité, personne responsable du marché, s il décide ou non de reconduire le contrat. La décision de reconduire ou non le contrat est notifiée au fournisseur et une copie est simultanément adressée à l unité. A noter qu il ne peut en aucun cas être prévue une reconduction tacite Avenants Il est parfois nécessaire de faire évoluer le contrat initial. Ces modifications sont matérialisées dans un avenant ; celui-ci ne doit ni bouleverser l économie du contrat, ni en changer l objet. Page 5 sur 7

6 Il suit le même formalisme que le contrat initial (exemple : il doit être écrit, signé des parties (car contrairement à la décision de reconduction qui est une décision unilatérale de l administration, l avenant est un acte contractuel additionnel) et notifié Il peut avoir pour objet la poursuite de l exécution des prestations (avenant de prolongation au-delà des périodes de reconduction sauf à remettre en cause le principe de mise en concurrence), la modification des obligations contractuelles, le transfert du contrat à une nouvelle société, la correction d erreurs ou omissions non substantielles qui ne mettent pas en cause la validité du contrat Tout projet d avenant entraînant une augmentation supérieure à 5% doit être soumis à la commission d appel d offres, même pour les contrats passés initialement sans formalités en raison de leur montant (article 8 de la loi n du 8 février 1995 modifiée). Les données de l avenant doivent être saisies par le SFC de la Délégation dans la fiche contrat-cadre de BFC Fin du contrat Plusieurs hypothèses sont envisageables - Le contrat arrive à échéance (contrat conclu pour un an ayant déjà fait l objet de trois reconductions) : l unité doit dans ce cas, s il désire bénéficier encore de la prestation, procéder à une nouvelle mise en concurrence. - Une clause contractuelle n est pas respectée : Après mise en demeure écrite du fournisseur, le CNRS résilie unilatéralement le contrat et notifie cette résiliation au fournisseur. Il est prudent de prévoir cette clause de résiliation dans le contrat de façon à éviter tous risques de litiges ultérieurs. Autres cas de résiliation Toute résiliation doit être prévue contractuellement. Ainsi par exemple, malgré la disparition de l objet du contrat (ex : entretien d un matériel cédé ), le CNRS reste tenu de payer le fournisseur jusqu au terme du contrat sauf à ce qu une clause de résiliation spécifique n ait été prévue initialement. Page 6 sur 7

7 DE LA NEGOCIATION AU SUIVI DES CONTRATS / QUATRE ETAPES CLEFS (selon organisation locale) Négociation des conditions d exécution des prestations avec le fournisseur Proposition écrite du fournisseur Transmission au bureau des marchés et contrats du SFC des documents nécessaires à l établissement du contrat Demande écrite du directeur de l unité ou de son représentant, Proposition écrite du fournisseur Signature du document contractuel par le fournisseur et le CNRS (La P.R.M.) Attribution d un numéro de contrat CNRS Notification du contrat au fournisseur Copie du contrat à l unité Exécution et suivi du contrat Engagement comptable de la dépense par l émission d un bon de commande XLAB correspondant au montant annuel H.T. du contrat Vérification des conditions d exécution des prestations Renouvellement expresse du contrat Page 7 sur 7

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