Dossier de Consultation

Transcription

1 Dossier de Consultation Marché à bons de commande n 06_04 Appel d offres ouvert Règlement de la consultation et Cahier des clauses particulières Prestations d hébergement hôtelier, d acquisition de titres de transport, d acquisition de logiciel de gestion des voyages Pour les agents et les experts de l AFSSET

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION DE L AFSSET REGLEMENT DE LA CONSULTATION OBJET DE L APPEL D OFFRES TYPE DE MARCHÉ FORME DU MARCHÉ PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ ALLOTISSEMENT DUREE DU MARCHE GROUPEMENTS VARIANTES MODIFICATIONS AU DOSSIER DE CONSULTATION DOSSIER REMIS AUX CANDIDATS CONDITIONS DE PRÉSENTATION DES OFFRES DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES DELAI DE VALIDITÉ DES OFFRES PIÈCES A PRODUIRE MODALITES DE SELECTION DES OFFRES Pour le lot 1 fourniture de titres de transport : Pour le lot 2 prestations d hébergement hôtelier : Pour le lot 3 logiciel de gestion des voyages : CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES LOT 1 ACQUISITION DE TITRES DE TRANSPORT OBJET COMPOSITION ET EVOLUTION DU PRIX PASSATION DES COMMANDES EXECUTION DES COMMANDES SUIVI DE L EXECUTION DU MARCHE LOT 2 PRESTATIONS D HÉBERGEMENT HÔTELIER OBJET COMPOSITION ET EVOLUTION DU PRIX PASSATION DES COMMANDES EXECUTION DE LA COMMANDE SUIVI DE L EXECUTION DU MARCHE DISPOSITIONS COMMUNES AUX LOTS 1 ET MODALITES DE FACTURATION ET DE REGLEMENT ASSURANCES PENALITÉS CONFIDENTIALITÉ RÉSILIATION CONSEIL LITIGES LOT 3 LOGICIEL DE GESTION DES VOYAGES ANNEXES...20 Page 2 / 23

3 1. Présentation de l AFSSET L Agence Française de Sécurité Sanitaire de l Environnement et du Travail (AFSSET) est un établissement public administratif de l Etat, réorganisé par l ordonnance du 1er septembre 2005 qui a transformé l AFSSE (établissement initialement créé par la loi n du 9 mai 2001) en AFSSET, et par le décret n du 8 juin 2006 (cf. Annexe 1). L AFSSET est placée sous la tutelle conjointe des ministres chargés de l environnement, de la santé et du travail. L ordonnance du 1er septembre 2005 lui confère les missions suivantes : Contribuer à assurer la sécurité sanitaire dans les domaines de l environnement et du travail et évaluer les risques sanitaires qu ils peuvent comporter, Fournir aux autorités compétentes toutes les informations sur ces risques ainsi que l expertise et l appui technique nécessaires à l élaboration des dispositions législatives et réglementaires et à la mise en œuvre de mesures de gestion de risques. Procéder ou faire procéder à toute expertise, analyse ou étude nécessaires, en prenant appui sur les services et établissements publics ainsi que sur les autres organismes compétents. Elle organise à cet effet un réseau permettant de coordonner les travaux d'évaluation des risques sanitaires menés par ces organismes dans les domaines qui relèvent de sa compétence. Contribuer à l'information, à la formation et à la diffusion d'une documentation scientifique et technique et au débat public sur la sécurité sanitaire liée à l'environnement et au travail Coordonner les travaux d évaluation menés par les services et établissements publics ainsi que par les organismes compétents dans les domaines relevant de sa compétence (21 institutions visées par l article R nouveau du code de la santé publique). Les avis et les recommandations de l AFSSET sont rendus publics, sauf si les sujets traités mettent en cause le secret industriel et commercial. Pour réaliser sa mission, l AFSSET prend appui sur les services de l Etat et travaille avec un réseau de partenaires avec lesquels elle noue des relations contractuelles de partenariat durable. Elle s assure le concours d une vingtaine de partenaires institutionnels et d organismes publics ou privés de recherche ou d expertise, d universités ou d autres établissements d enseignement supérieur, de collectivités territoriales. L Agence est donc au cœur du dispositif d information et d expertise scientifique sur la santé, en lien avec l environnement et le travail. Elle établit aussi des relations étroites avec la communauté scientifique française et internationale, notamment en Europe. L'AFSSET est dirigée par le Docteur Michèle FROMENT-VEDRINE depuis avril 2002 et installée à Maisons-Alfort (Val-de-Marne) depuis décembre Le mandat de Madame Michèle FROMENT- VEDRINE a été renouvelé le 17 mai 2005 pour trois ans. Pour 2006 le budget de l Agence est de l ordre de 20 M, pour un effectif de 84 ETPT (équivalent temps plein travaillé). Les activités scientifiques de l AFSSET sont réparties au sein de cinq départements : expertises intégrées, risques société recherche, outils scientifiques affaires internationales, santé travail, et communication information documentation. Pour évaluer les risques sanitaires, l Agence fait appel à l expertise collective externe, par l intervention de ses Comités d Experts Spécialisés (CES) ou de groupes de travail spécifiques à une thématique particulière. Elle accueille donc dans ses locaux de nombreux experts de provenances diverses dont elle prend en charge les déplacements. La Direction Générale de l AFSSET organise son système d expertise collective conformément aux exigences de la norme AFNOR NFX , «Qualité en expertise». Page 3 / 23

4 2. Règlement de la consultation 2.1 OBJET DE L APPEL D OFFRES Le présent appel d offres porte sur : la fourniture de titres de transport aérien, ferroviaire, maritime et de prestations annexes aux agents de l AFSSET en déplacement en France et à l étranger, ainsi qu aux personnalités extérieures accueillies par l AFSSET et dont l AFSSET prend en charge le déplacement (lot 1), l hébergement hôtelier des mêmes personnes (lot 2). La fourniture et la mise en place d un logiciel de gestion des voyages (lot 3). Ce marché est passé sur la base du décret n du 22 septembre 2000 prorogé par le décret n du 8 février 2006 portant dérogation à titre expérimental au droit commun de la prise en charge des frais de déplacement des agents de la fonction publique de l Etat et de certains établissements publics. 2.2 TYPE DE MARCHÉ Marché de services passé en application de l article 30, 33, 57 à 59 du code des marchés publics. Codes CPV : Services d agences de voyages : Services de gestion de l hébergement : Lieu d exécution de la prestation : France métropolitaine. 2.3 FORME DU MARCHÉ Marché fractionné à bons de commande conformément à l article 71-I du code des marchés publics. 2.4 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ Les pièces constitutives du marché sont par ordre de priorité décroissante : 1. L'acte d'engagement et ses annexes éventuelles 2. Le présent dossier de consultation et ses annexes 3. La proposition technique du titulaire 4. Le cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés publics de fournitures et services (CCAG / FCS), non fourni dans le dossier de consultation mais réputé connu des candidats. Toute clause, figurant dans les documents établis par le titulaire, contraire au présent dossier de consultation et ses annexes ou au CCAG / FCS est réputée non écrite. Page 4 / 23

5 2.5 ALLOTISSEMENT Le marché comporte 3 lots. Les lots 1 et 2 sont à bons de commande. Le lot 3 est à prix forfaitaire. Les montants minimum et maximum des lots 1 et 2 sont les suivants : Lot 1 Intitulé Fourniture de titres de transport de toute nature et prestations complémentaires Montant minimum annuel TTC Montant maximum annuel TTC Prestations d hébergement hôtelier Les candidats indiquent dans leur réponse le lot ou les lots pour lesquels ils se présentent. Les candidats doivent soumissionner pour l'ensemble des prestations prévues dans chacun des lots qu ils souhaitent se voir attribuer. Ils font une offre présentant un prix et une remise distincts pour chacun de ces lots et ne peuvent présenter des offres variables selon le nombre de lots susceptibles d être obtenus. Si plusieurs lots sont attribués au même titulaire, un seul marché sera signé. 2.6 DUREE DU MARCHE Le marché prend effet à compter de la date de sa notification au titulaire. Il est conclu jusqu au 31 décembre Il est reconductible 3 fois par reconduction expresse par périodes annuelles allant du 1 er janvier au 31 décembre, soit une durée totale qui ne pourra pas dépasser la date du 31 décembre Les bons de commande peuvent être émis jusqu à la date d expiration du marché. 2.7 GROUPEMENTS Les candidats peuvent présenter leur offre sous forme de groupement dans le respect des dispositions de l article 51 du code des marchés publics. L AFSSET souhaite que, lorsque le marché lui aura été attribué, le groupement prenne la forme d un groupement solidaire. L'entreprise mandataire pour un groupement ne peut être mandataire de plus d'un groupement pour un même marché. Les candidats ne sont pas autorisés à présenter plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d un ou plusieurs groupements. 2.8 VARIANTES Les variantes ne sont pas autorisées. Page 5 / 23

6 2.9 MODIFICATIONS AU DOSSIER DE CONSULTATION Aucune modification ne peut être apportée au présent dossier de consultation par les candidats. Toute observation éventuelle sur les clauses de ce dossier de consultation doit être adressée à l AFSSET au moins dix jours avant la date limite de remise des offres DOSSIER REMIS AUX CANDIDATS Un avis de publicité a été publié au BOAMP et au JOUE, auquel tout candidat peut répondre. Cet avis indique que le présent dossier de consultation est téléchargeable sur le site Internet de l AFSSET et peut être remis gratuitement aux candidats CONDITIONS DE PRÉSENTATION DES OFFRES Les offres doivent être rédigées en langue française conformément à la loi n du 4 août Les offres peuvent être remises par l un et un seul des trois moyens suivants : Courrier recommandé avec AR Remise au siège de l AFSSET contre récépissé (de 9h30 à 16h) Envoi par courrier électronique, avec demande d accusé de réception, à l adresse suivante : achats-marchespublics@afsset.fr En cas de transmission sous format papier, le pli est cacheté et comporte les mentions suivantes : «Marché n 06_04 Hébergement et Transport Offre en réponse» En cas de transmission sous format électronique, l envoi porte en objet les mentions suivantes : «Marché n 06_04 Hébergement et Transport Offre en réponse», et, contient une demande de confirmation par courrier de la date et de l heure de réception de l offre DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES Les offres devront impérativement parvenir au siège de l AFSSET, 253, avenue du général Leclerc, Maisons-Alfort cedex, avant le Vendredi 27 octobre 2006 à 16h A défaut, elles ne pourront être examinées et seront retournées à leur expéditeur DELAI DE VALIDITÉ DES OFFRES Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres prévue à l'article 2.12 du présent règlement. Page 6 / 23

7 2.14 PIÈCES A PRODUIRE Les dossiers des candidats comportent deux enveloppes : une enveloppe contenant les renseignements relatifs à la candidature, et, une enveloppe contenant l offre. L enveloppe contenant les renseignements relatifs à la candidature comprend : Les documents DC 4 et DC 5 à télécharger par le candidat sur le site du ministère des finances (MINEFI) 1, ou l ensemble des informations mentionnées à l article 45 du code des marchés publics, dûment complétés et signés L'enveloppe contenant l offre comprend : L'acte d'engagement dûment complété et signé. Les annexes à au présent dossier, selon les lots concernés, dûment complétées et signées (voir 4. ANNEXES). Le présent dossier de consultation paraphé et signé par le candidat. Le dossier présentant l offre technique du candidat. Un relevé d identité bancaire. Le candidat retenu à l issue de la procédure devra fournir en plus des documents du marché, dans le délai qui lui sera imparti : Les pièces mentionnées à l article R du code du travail, Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales, Une attestation d assurance conformément au ci après, Si le candidat est en redressement judiciaire, il devra fournir la copie du ou des jugements prononcés à cet effet et apporter la preuve que l autorisation de poursuite de son activité couvre la période correspondant à la durée du présent marché MODALITES DE SELECTION DES OFFRES Le pouvoir adjudicateur élimine les offres non conformes à l'objet du marché et choisit l offre économiquement la plus avantageuse en tenant compte des critères d attribution suivants, pondérés comme suit : Pour le lot 1 fourniture de titres de transport : Prix du service rendu à l acte / 60 Les prix applicables au marché (tarif IATA) / 20 Les frais pour traitement de dossier / 40 Valeur technique de l offre appréciée en tenant compte des éléments décrits dans le mémoire technique / 40 dont : l implantation et la livraison / 5 les modalités générales d exécution des prestations / 15 les dispositions générales sur les prix / 15 la coordination et l information / Page 7 / 23

8 Pour le lot 2 prestations d hébergement hôtelier : L offre financière : / 60 prix des prestations /20 prix pour le traitement de dossier /40 Les conditions générales de réalisation de la prestation / 40 la couverture géographique des hôtels proposés /5 temps de réponse à une commande et personnels mis à disposition /5 modalités d application de remises supplémentaires éventuelles /5 transmission et contenu des données statistiques /5 types d hôtels concernés (chaînes ou indépendants) /5 horaires de fonctionnement /5 modalités de gestion /5 hot line et/ou Web / Pour le lot 3 logiciel de gestion des voyages : L offre financière : / 40 Valeur technique de l offre / 60 Adéquation générale aux besoins de gestion exprimés /20 Performances et fonctionnalités /20 Prise en compte des spécificités exprimées /20 Page 8 / 23

9 3. Cahier des clauses particulières 3.1 LOT 1 ACQUISITION DE TITRES DE TRANSPORT OBJET Le lot 1 a pour objet la fourniture de titres de transport aérien, ferroviaire, maritime pour les agents de l AFSSET en mission en France ou à l étranger, et pour les personnalités extérieures accueillies par l AFSSET et dont elle prend en charge le déplacement. L agent est en mission lorsqu il se déplace, hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale pour l exécution du service ou pour suivre une formation. Il est muni d un ordre de mission. Dans le cadre du présent marché, le titulaire agit en qualité d agent de voyage. Il s engage à assurer, sur demande de l AFSSET : La délivrance de tous titres individuels et collectifs de transport aérien, ferroviaire, maritime pour toutes destinations en France comme à l étranger. Ce service comprend la réservation, l émission et la remise à l agent ou à toute adresse indiquée sur le bon de commande. L annulation, l échange pour toute modification telle que la destination, la date, la durée, le nom, etc des titres de transport définis ci-dessus ; La location de voitures privées avec ou sans chauffeur ; L établissement de visas ; L assistance voyage comprenant l assurance des bagages, accident, annulation, rapatriement médical, La proposition de solutions nouvelles en termes de billetterie, L organisation de déplacements collectifs, La gestion des excédents de bagages, L établissement et la gestion de cartes d abonnements ou de formules de réduction. Cette liste n est pas limitative. Le prestataire assurera dans tous les cas le règlement direct des prestations auprès des transporteurs. Conformément à l article 71-I du code des marchés publics, l AFSSET pourra s adresser à un autre prestataire que le titulaire du marché pour des besoins occasionnels, sans que le montant cumulé de ces commandes ne dépasse 1% du montant minimum du marché ni la somme de HT COMPOSITION ET EVOLUTION DU PRIX Les prix sont composés de deux éléments : le prix du billet de transport (annexe 1.1 à l acte d engagement) les frais de gestion correspondant à l offre du prestataire (annexe 1.2 à l acte d engagement) Prix du billet de transport Le titulaire s engage, dans le respect des clauses du présent C.C.P., à exécuter les prestations dans les meilleures conditions financières du marché sur l ensemble de la billetterie à destination de la France métropolitaine, des Départements d Outre-Mer, de l étranger et sur les prestations accessoires. Page 9 / 23

10 Pour l avion, les prix ne peuvent pas être supérieurs au tarif officiel IATA dans la classe la plus économique après application du tarif négocié fixé aux annexes 1.1 et 1.2 à l acte d engagement. Le titulaire met à disposition de l AFSSET le tarif le plus bas sur la liaison intéressée en tenant compte des conditions de voyage définies par l AFSSET au cas par cas et des tarifs négociés par le titulaire auprès des transporteurs. Le titulaire doit proposer les prix les plus bas. Si un agent parvient néanmoins à obtenir, à contraintes équivalentes, des prix plus économiques que ceux proposés par le titulaire, les obligations du titulaire ne sont plus considérées comme remplies. L agent pourra alors effectuer sa commande auprès des compagnies proposant les plus bas tarifs et bénéficier du remboursement direct de ces frais par l agent comptable. Le titulaire doit systématiquement proposer différentes solutions possibles d itinéraires, d escales, de durée. Les prix s entendent toutes taxes comprises, notamment taxes liées aux infrastructures de transports (structures aéroportuaires, ferroviaires, maritimes). Seuls les frais d annulation facturés par les transporteurs seront pris en compte. Le titulaire s engage à négocier l annulation et, à défaut, la réduction maximale des frais d annulation éventuellement demandés. Le titulaire doit fournir à l AFSSET les justificatifs des frais facturés Frais de gestion Les frais de gestion facturés par le titulaire sont ceux figurant en annexe 1.3 à l acte d engagement. Ils comprennent l'ensemble du suivi de la commande y compris les frais de livraison. Ils sont dégressifs selon le nombre de titres de transport émis annuellement. Les éventuels frais de modification, report, annulation, font l objet d une facturation à part et correspondent aux montants indiqués en annexe 1.3 à l acte d engagement. La dégressivité des frais de gestion, tel que prévue dans l acte d engagement en fonction du volume de billet émis, est d application immédiate. Aucun frais supplémentaire ne pourra être facturé à l AFSSET Evolution des prix Les prix unitaires définis ci-dessus et figurant en annexe à l acte d engagement sont réputés établis conformément aux conditions économiques du mois de mai Les prix des titres de transport sont ajustés par référence aux tarifs pratiqués par les fournisseurs du titulaire (pour les transporteurs aériens, tarif IATA). Le titulaire s engage à adresser un état récapitulatif semestriel de ses tarifs négociés. Les frais de gestion sont fixes pour toute la durée du marché, ils peuvent éventuellement évoluer à la baisse après accord des deux parties. Le titulaire s engage à fournir tous les renseignements sur les prix à toute personne autorisée par l AFSSET qui le demanderait. Page 10 / 23

11 3.1.3 PASSATION DES COMMANDES Bons de commande Les commandes passées au titulaire prennent la forme d un bon de commande. Ces bons sont émis à l initiative exclusive des personnes habilitées de l AFSSET et sous leur responsabilité. L AFSSET transmet au titulaire la liste des personnes habilitées ainsi que toute actualisation de la liste en cas de modification. Les billets pris par le titulaire et non confirmés par un bon de commande AFSSET ou n émanant pas d une personne habilitée resteront à la charge du titulaire. Ces bons mentionneront obligatoirement : Les nom et prénom de l agent Le numéro d ordre de mission Le lieu de destination Les dates et heures prévues de départ et de retour L adresse de livraison Le bon de commande n est valable que pour une mission déterminée. A réception de ce bon de commande, l agence établit le titre de transport. Les échanges préalables à l émission du bon de commande entre le titulaire et l AFSSET s effectuent au moyen de sites internet ou logiciels dédiés, courrier électronique, télécopie ou téléphone. Pour les prestations accessoires le titulaire envoie un devis par courrier électronique ou télécopie à l entité émettrice. Celui-ci est dûment signé par la personne habilitée et vaut bon de commande Mise à disposition et livraison des titres de transport Les billets sont reçus par voie électronique. La livraison par tout autre mode des titres de transport ne se fait que pour les billets ne permettant pas l émission de billets électroniques ou en cas d impossibilité matérielle temporaire de réception des billets électroniques par l AFSSET. Dans ces cas, les titres de transport sont livrés ou mis à disposition dans un délai maximum de 48 heures (jours ouvrés du lundi au vendredi) à compter de la demande, sauf réquisition particulière. Les billets sont livrés aux adresses indiquées sur les bons de commande pouvant correspondre ou non aux adresses des locaux de l AFSSET. L AFSSET peut, en cas d urgence, demander au titulaire d effectuer la livraison dans un délai compris entre 2 et 4 heures suivant la commande. Les risques afférents au transport et à la livraison des titres de transport sont assumés par le titulaire. Si le titulaire est dans l impossibilité d assurer tout ou partie des prestations qui lui sont confiées dans les délais impartis, il en avise immédiatement le service concerné. La rupture de l exécution des prestations pour des raisons autres que la force majeure entraîne l applicabilité des pénalités prévues à l article du présent C.C.P. La rupture de l'exécution des prestations pour des raisons autres que le fait de l'afsset ou la force majeure entraine l'applicabilité des pénalités prévues à l'article du présent CCP sans préjudice de la demande de résiliation et de dommages et intérêts. Par force majeure il faut entendre au sens du marché tout événement extérieur au titulaire n'entrant pas dans le cadre des prévisions Page 11 / 23

12 ordinaires et empêchant l'exécution du marché dans les conditions normales et attendues, tel que notamment cataclysme, tremblement de terre, conflit social, grève générale, ou intervention des pouvoirs publics Information réciproque des parties Pour chaque prestation, l AFSSET et le titulaire s engagent à se communiquer les informations suivantes : Informations données par l AFSSET au prestataire : Le nom du bénéficiaire, le lieu de départ et la destination finale Les dates de départ et d arrivée souhaitées La durée du séjour et / ou la date de retour souhaitée Les contraintes éventuelles à respecter Le numéro d'ordre de mission (OM) et l adresse de facturation L accord sur le prix Dans le cas d'établissement de visas, le formulaire et la liste des pièces à fournir devront être procurés par le prestataire L adresse de livraison, si elle est différente de l adresse du service réservant le billet ou le mail du bénéficiaire (billets électroniques) Informations données par le titulaire à l AFSSET : Pour le transport : Nom de la compagnie de transport et renseignements utiles (n de vol, train...) Dates et heures de départ et d arrivée Escales s il y a lieu ou changement d appareil (lieu, date, heure, renseignements utiles...) Prix du transport et conditions d application Frais de modification ou frais d annulation Autres contraintes (visa, santé...) Pour les prestations accessoires : Les caractéristiques Le prix Les conditions d applications Les contraintes éventuelles EXECUTION DES COMMANDES Choix des prestations Le titulaire fournit à chaque commande 2 ou 3 propositions tarifaires. Il met en œuvre tous les moyens pour obtenir les tarifs les plus bas applicables sur les liaisons concernées, les sur classements sans frais éventuels en cas de surréservations des transporteurs ainsi que l accès aux tarifs spéciaux négociés par l agence de voyages auprès des transporteurs Obligation de résultat Le titulaire est soumis à une obligation de résultat, qui consiste à permettre à l AFSSET de réaliser des économies sur les frais de mission et d offrir une meilleure qualité de services à l ensemble des agents concernés. Les prestations fournies par le titulaire doivent être conformes aux prestations définies au présent dossier de consultation qui a valeur contractuelle. En cas de défaillance temporaire, le titulaire s engage à mettre en œuvre tous moyens nécessaires à l exécution des prestations en cours de traitement. Le titulaire en informe l AFSSET dans les délais les plus courts. La rupture de l exécution des prestations entraîne l application des pénalités prévues à l article du présent document. Page 12 / 23

13 Modalités des éventuelles modifications ou annulations de réservations Le titulaire s engage à modifier ou annuler, tout titre de transport dès réception de la demande d annulation ou de modification. En cas d annulation, le titre non utilisé fait l objet d un avoir au bénéfice de l AFSSET. Cet avoir est pris en compte par le titulaire au titre d une nouvelle facture émise, faute de quoi l AFSSET peut déduire elle-même le montant de cet avoir de la prochaine facture Sécurité Le titulaire fait voyager les agents de l AFSSET exclusivement sur des entreprises de transport public régulièrement autorisées et offrant toutes les conditions de sécurité Divers Le titulaire s engage à mettre en œuvre le cas échéant le «contrat partenaire» que l AFSSET conclurait avec la SNCF. Il s agit, pour le titulaire, d introduire à chaque émission d un billet de train un numéro d identifiant spécifique fourni par la SNCF SUIVI DE L EXECUTION DU MARCHE Statistiques : Les statistiques sont réalisées chaque trimestre pour chaque entité utilisatrice de l AFSSET. Un état consolidé est également envoyé chaque trimestre au service financier de l AFSSET. Ces statistiques font apparaître au minimum : Etat récapitulatif des dépenses par nature, en nombre et en volume (la billetterie aérienne étant détaillée par type de parcours : France métropolitaine, Europe, International), avec indication du cumul sur l année en cours et de l évolution par rapport à l année précédente La destination La date de départ La date de retour La classe tarifaire, Le(s) transporteur(s) utilisé(s) (pour la billetterie aérienne) Le tarif de référence Le tarif appliqué en cas d application d un tarif inférieur au tarif de référence et la nature de l économie réalisée Dans les cas de refus de l économie proposée, le motif de ces refus Le volume par transporteur, par continent, par pays, par destination Le volume par continent, par pays, par destination, par transporteur Le montant des commissions générées par le compte de l AFSSET Interlocuteur pour le suivi de l exécution du marché : Le titulaire désigne un interlocuteur chargé de la coordination des opérations, afin de proposer des solutions aux difficultés d application du marché, en particulier pendant la période de mise en place. Page 13 / 23

14 3.2 LOT 2 PRESTATIONS D HÉBERGEMENT HÔTELIER OBJET Le lot 2 a pour objet la fourniture de services d hébergement hôtelier en territoire français métropolitain et dans le reste du monde des personnels de l AFSSET en mission, ainsi qu aux personnalités extérieures accueillies par l AFSSET et dont l AFSSET prend en charge l hébergement. Le titulaire s engage à fournir, sur demande de l AFSSET, une liste d hôtels pour la destination de mission demandée. Il propose et fournit un hébergement hôtelier aux personnels de l AFSSET en mission, dans le cadre de leurs déplacements en France et à l étranger. En France métropolitaine, la réservation et le paiement de l hôtel choisi par l AFSSET sont toujours effectués par le titulaire qui assure le suivi de la commande et notamment ses éventuelles modifications, report, annulation. Dans le reste du monde la demande de l AFSSET précise s il s agit d une réservation en crédit simple ou en plein crédit. En crédit simple, les frais d hôtel seront réglés directement par l agent en mission. En plein crédit le paiement de l hôtel est effectué par le titulaire. Les hôtels proposés à l AFSSET doivent correspondre aux normes suivantes : Pour les agents de l AFSSET, en France métropolitaine, à un hôtel deux étoiles ou équivalent. Pour les personnalités extérieures accueillies par l AFSSET, en France métropolitaine, à un hôtel deux ou trois étoiles ou équivalent. Dans le reste du monde à un hôtel standard. Les hôtels doivent être accessibles par les transports en commun, et se situer à moins d une demiheure en transport en commun du lieu de la mission. Sur demande dûment motivée, il peut être dérogé à titre exceptionnel à cette norme de droit commun, à la demande exclusive du directeur général ou du directeur général adjoint de l AFSSET. Dans ce cas, un hôtel de catégorie supérieure aux normes ci-dessus peut être admis. En France métropolitaine, et en plein crédit dans le reste du monde, l agent choisit un hôtel, bénéficie des prestations assurées par le marché et n a pas à faire l avance des frais. Conformément à l article 71-I du code des marchés publics, l AFSSET pourra s adresser à un autre prestataire que le titulaire du marché pour des besoins occasionnels, sans que le montant cumulé de ces commandes ne dépasse 1% du montant minimum du marché ni la somme de HT. En cas d impossibilité de la part du titulaire du marché de fournir les prestations demandées (hôtel indisponible), la prise en charge des frais afférents à ces prestations est soumise au régime de droit commun tel que défini par le décret n du 28 mai 1990 modifié COMPOSITION ET EVOLUTION DU PRIX Le prix est composé des éléments suivants : le prix des nuitées les frais de gestion pour traitement de dossiers Le prix des nuitées Les prix unitaires du présent marché résultent de tarifs négociés par le titulaire auprès des hôtels. Les prix mentionnés en annexe 2 à l acte d engagement sont des prix plafonds. Ces prix plafonds de prise en charge des frais d hébergement sont fixes sur toute la durée du marché. Page 14 / 23

15 Le prix de la chambre comprend : la nuitée le petit-déjeuner les taxes de séjour Le prix de la chambre ne comprend pas : les frais personnels des agents (appels téléphoniques, consommation de boissons ) qui ne sont pas pris en charge par l AFSSET et devront être réglés sur place par l agent, les frais de gestion. Le titulaire s engage à proposer les meilleurs tarifs disponibles ainsi que dans la mesure du possible trois hôtels remplissant les conditions d accessibilité et de distance décrites à l article 1 du présent CCP. Le titulaire s engage à fournir tous les renseignements sur les prix à l AFSSET Les frais de gestion Les frais de gestion pour traitement de dossiers, facturés par le titulaire du présent marché, sont calculés par application d un pourcentage fixe sur le montant de la facture d hôtel. Le candidat indique ce pourcentage dans sa réponse. Ils couvrent l intégralité de la rémunération du titulaire pour sa prestation complète y compris le suivi de la commande et ses modifications éventuelles, report, annulation Evolution du prix Les prix des nuitées sont ajustables en fonction des prix négociés avec les hôteliers pour le compte de l AFSSET. Ils ne pourront en aucun cas dépasser les prix plafonds fixés à l article du présent document. Les frais de gestion ne peuvent pas augmenter pendant toute la durée du marché. Ils peuvent le cas échéant évoluer à la baisse dans les conditions indiquées par le prestataire dans son offre PASSATION DES COMMANDES Modalités de réservation Les commandes passées au titulaire prennent la forme d un bon de commande. Ces bons sont émis à l initiative exclusive des personnes habilitées de l AFSSET et sous leur responsabilité. L AFSSET transmet au titulaire la liste des personnes habilitées. Les nuitées acquises par le titulaire et non confirmés par un bon de commande AFSSET ou n émanant pas d une personne habilitée resteront à la charge du titulaire. Chaque bon de commande détermine le contenu des prestations à réaliser. Sur le bon de commande figurent : la date de la commande le numéro du bon de commande la désignation de l'émetteur du bon de commande, unité ou service, la désignation des prestations, l imputation comptable le montant H.T. et T.T.C. tel que défini en annexe à l acte d engagement le taux ou le montant de la TVA applicable. Les bons de commande peuvent être émis jusqu à la date d expiration du marché. Page 15 / 23

16 Les échanges préalables à l émission du bon de commande entre le titulaire et l AFSSET s effectuent au moyen de sites internet ou logiciels dédiés, courrier électronique, télécopies ou lettres dans le respect des délais suivants: le délai de proposition à l agent demandeur de la liste d hôtels conformes pour la destination de la mission ne devra pas excéder quarante-huit heures ouvrées à compter de l émission de la demande par l AFSSET. le bon de commande sur lequel figure le choix de l hôtel retenu est ensuite émis par l AFSSET dans un délai de quarante huit heures et le titulaire dispose à nouveau de quarante-huit heures pour réserver la chambre et envoyer à l agent un bon de réservation (voucher). Le bon de réservation mentionne au minimum le prix des prestations, l adresse de l hôtel et les dates concernées. Les dates à prendre en compte sont les dates de réception des télécopies, mails ou les dates figurant sur le cachet de la poste pour les lettres. En cas d urgence, c est-à-dire d une réservation souhaitée moins de cinq jours calendaires après la demande, chacun des trois délais indiqués ci-dessus sera réduit de moitié Prolongation des délais Aucune prolongation des délais contractuels n est admise et toute clause contraire est réputée nulle et non écrite. Tout dépassement des délais contractuels par le titulaire entraîne à l encontre de ce dernier l application des pénalités telles que définies à l article du présent document, sauf dans les cas de force majeure étant précisé que par force majeure il faut entendre au sens du marché tout événement extérieur au titulaire n'entrant pas dans le cadre des prévisions ordinaires et empêchant l'exécution du marché dans les conditions normales et attendues, tel que notamment cataclysme, tremblement de terre, conflit social, grève générale, ou intervention des pouvoirs publics EXECUTION DE LA COMMANDE Choix des prestations Le titulaire propose à l AFSSET, pour chaque commande, un choix de plusieurs hôtels correspondant, sauf dérogation exceptionnelle mentionnée à l article du présent document : Pour les agents de l AFSSET à un hôtel deux étoiles ou équivalent, Pour les experts extérieurs accueillis par l AFSSET à un hôtel deux ou trois étoiles ou équivalent, Dans la limite des prix plafond comme indiqué à l article du présent document, Situés à moins d une demi-heure du lieu de mission et accessibles par les transports en commun Obligation de résultat Les prestations fournies par le titulaire doivent être conformes aux prestations définies au présent dossier de consultation qui a valeur contractuelle Modalités des éventuelles modifications ou annulations de réservations Le titulaire s engage à effectuer les modifications ou annulations de commande sans frais supplémentaires Mesures de sécurité Lorsque les conditions ou le lieu d exécution du présent marché nécessitent le respect de mesures de sécurité conformes à des dispositions légales, réglementaires ou propres à l AFSSET, le titulaire doit les appliquer dans le cadre du présent marché, sans prolongation des délais contractuels et sans Page 16 / 23

17 octroi d une indemnité ni autre contrepartie, sauf à démontrer l impossibilité d assurer l exécution du marché conformément aux conditions fixées à l article 6.2 du CCAG-FCS SUIVI DE L EXECUTION DU MARCHE Transmission de données - statistiques Le titulaire transmet chaque trimestre à l AFSSET les statistiques du présent marché : par entité de l AFSSET (Départements et Unités) par destination de mission. Il s engage à fournir ces informations dans un rapport papier et sur des supports exploitables par l AFSSET (tableur). Ces statistiques font apparaître au minimum : Le nombre de nuitées par mois La ville du lieu d hébergement Le nom de l hôtel Le tarif de référence Le tarif appliqué en cas d application d un tarif inférieur au tarif de référence Le montant des commissions générées par le compte AFSSET Coordination et interlocuteur Le titulaire désigne un interlocuteur chargé de la coordination nationale des opérations afin de proposer des solutions aux difficultés d application du marché, en particulier pendant la période de mise en place. 3.3 DISPOSITIONS COMMUNES AUX LOTS 1 et MODALITES DE FACTURATION ET DE REGLEMENT Les factures sont établies mensuellement et adressées par courrier au service financier de l AFSSET. Chaque facture récapitulative mensuelle ou relevé récapitule l ensemble des prestations exécutées en faisant apparaître distinctement tous les bons de commande de la période écoulée. Les factures doivent en outre être transmises sous forme d un fichier électronique. Les informations détaillées contenues dans ce fichier doivent obligatoirement comprendre la référence du bon de commande et la référence de l ordre de mission, et si possible les renseignements suivants : le nom du bénéficiaire de la prestation la désignation de l émetteur du bon de commande la désignation de la prestation l imputation comptable générale et analytique issue du bon de commande le prix HT de la prestation avant et après remise le taux ou le montant de la TVA, le montant TTC. Le candidat indiquera dans sa réponse celles des informations qu il est en mesure de fournir dans son fichier. Les sommes dues sont mises en paiement dans un délai global maximal de 45 jours à compter Page 17 / 23

18 de la réception de la facture par l AFSSET. L'ordonnateur chargé d'émettre le mandat est le directeur général de l'afsset, le comptable assignataire de la dépense est l'agent comptable de l'afsset ASSURANCES Le titulaire doit justifier d une assurance contractée auprès d une compagnie agréée, garantissant sa responsabilité civile d exploitation et professionnelle, incluant la responsabilité civile après travaux ou livraison, en couvrant les dommages matériels, immatériels et corporels pouvant être causés à l AFSSET ainsi qu aux tiers, par tout événement intervenant dans le cadre de l exécution du présent marché, et notamment par le fait du personnel, des collaborateurs ou des produits du titulaire, de façon à faire bénéficier l AFSSET, dans tous les cas de mise en jeu de la responsabilité du titulaire, d une indemnisation pécuniaire. Le titulaire doit pouvoir fournir, sur la demande de l AFSSET, une attestation de la police d assurance souscrite ainsi que des justificatifs de renouvellement de cette police PENALITÉS La mauvaise exécution et l exécution partielle des prestations équivalent à une non-exécution des prestations. En cas de mauvaise exécution, d exécution partielle ou de retard, par rapport aux délais contractuels, dans l exécution des prestations objet du présent marché, des pénalités de 120 euros par jour de retard pourront être appliquées par l AFSSET au titulaire, sans préjudice d une possibilité de résiliation aux torts du titulaire. En cas de retard, l AFSSET se réserve en outre la possibilité de pourvoir à ses besoins aux frais et risques du titulaire CONFIDENTIALITÉ Les informations obtenues par le titulaire au cours de l exécution du présent marché ne peuvent faire l'objet d'aucune divulgation à des tiers ou à des membres du personnel du titulaire non appelés à participer à l'exécution des prestations, sauf si la divulgation est nécessaire en raison d'obligations légales, comptables ou réglementaires, échappant au contrôle du titulaire. A ce titre le titulaire n est pas autorisé à vendre à des instituts de sondage ou à des cabinets d études les données concernant les achats de l AFSSET. Le non-respect de cette obligation peut entraîner, outre les sanctions pénales éventuellement encourues, la résiliation du présent marché aux torts du titulaire conformément à l article du présent document RÉSILIATION Si l exécution des prestations objet du présent marché ne s effectue pas conformément aux stipulations des pièces constitutives du marché, l AFSSET peut résilier le présent marché aux torts du titulaire dans les conditions mentionnées à l article 28 du CCAG-FCS, sans préjudice de l application des pénalités définies à l article du présent document CONSEIL Le titulaire est tenu, dans le cadre du présent marché, à une obligation de conseil, consistant à tenir l AFSSET informé des dernières évolutions relatives aux prestations objet du présent marché. Page 18 / 23

19 3.3.7 LITIGES Les parties tenteront de résoudre à l amiable tout différend qui pourrait naître à l occasion de l interprétation ou de l exécution du présent marché. A défaut d accord trouvé dans les deux mois, le tribunal administratif de Paris sera saisi du litige. Le présent marché, étant passé conformément aux règles du Code des marchés publics, est régi par le droit français. 3.4 LOT 3 LOGICIEL DE GESTION DES VOYAGES L AFSSET souhaite se doter d un outil informatique permettant : D exprimer des demandes d ordres de mission, De traiter le circuit de validation des ordres de mission à travers un processus informatisé de type «workflow», D émettre des demandes de réservation ou des bons de commande de billets de transport ou de réservation hôtelière, De permettre de saisir au retour de la mission les états de frais. L offre du candidat devra inclure des prestations de paramétrage complet, d installation complète sur le réseau de l AFSSET sur la base des prérequis techniques à préciser par le candidat dans sa réponse, de maintenance et de formation des utilisateurs. L outil proposé doit être compatible avec les règles applicables au sein du secteur public français, décrites notamment dans le décret n du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement sur le territoire métropolitain des personnels civils de l'etat, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés, texte accessible sur légifrance : et dans la circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l Etat sur le territoire métropolitain de la France, texte accessible sur légifrance : ***************** Signature et cachet de la société : Page 19 / 23

20 4. ANNEXES Les tableaux qui suivent doivent être remplis par les candidats, selon les lots pour lesquels ils se présentent, et joints à leur offre en annexe à l acte d engagement. Les annexes 1.1 à 1.3 sont relatives au lot 1, l annexe 2 est relative au lot 2. ANNEXE 1.1 Pour l ensemble des destinations aériennes ci-dessous, le candidat mentionne le prix IATA et le prix négocié. Caractéristiques des vols à chiffrer : Vols au départ de Paris et retour à Paris Départ le 12 juin 2006 et retour le 16 juin 2006 Sans contraintes Destinations NATIONAL Bordeaux Marseille Montpellier Nice Strasbourg Toulouse EUROPE Madrid Londres Barcelone Berlin INTERNATIONAL Atlanta Montréal Los Angeles New York TARIF IATA A.R. (dit prix maximum) TARIF NEGOCIE A.R. (classe économique) Signature et cachet de la société : Page 20 / 23

21 ANNEXE 1.2 Pour l ensemble des destinations aériennes ci-dessous, le candidat mentionne le prix IATA et le prix négocié. Caractéristiques des vols à chiffrer : Vols au départ de Lyon et retour à Lyon Départ le 12 juin 2006 et retour le 16 juin 2006 Sans contraintes Destinations NATIONAL Bordeaux Montpellier Nice Strasbourg EUROPE Madrid Londres Barcelone Berlin INTERNATIONAL Atlanta Montréal Los Angeles New York TARIF IATA A.R. (dit prix maximum) TARIF NEGOCIE A.R. (classe économique) Signature et cachet de la société : Page 21 / 23

22 ANNEXE 1.3 Forfait pour traitement de dossier par voyage La dégressivité des frais de gestion, en fonction du volume de billet émis, est d application immédiate. Elle s applique, conformément aux tableaux ci-dessous, dès que la tranche supérieure est atteinte. AIR Billets émis et livrés Annulation billets émis Tranches National International National International HT TTC HT TTC HT TTC HT TTC < ou égal à > à FER Billets émis et livrés Annulation billets émis Tranches National Europe National Europe HT TTC HT TTC HT TTC HT TTC < ou égal à > à Signature et cachet de la société : Page 22 / 23

23 ANNEXE 2 PRIX APPLICABLES AU MARCHE (A remplir par le candidat) Le candidat mentionne dans les tableaux ci-dessous les prix plafonds des prestations d hébergement qu il s engage à ne pas dépasser auprès des hôteliers en France métropolitaine. HEBERGEMENT A PARIS Hébergement hôtel deux étoiles PRIX UNITAIRE CHAMBRE SIMPLE CHAMBRE DOUBLE Montant hors TVA Taux TVA Montant TTC HEBERGEMENT EN PROVINCE PRIX UNITAIRE CHAMBRE SIMPLE CHAMBRE DOUBLE Montant hors TVA Taux TVA Montant TTC HEBERGEMENT A PARIS Hébergement hôtel trois étoiles PRIX UNITAIRE CHAMBRE SIMPLE CHAMBRE DOUBLE Montant hors TVA Taux TVA Montant TTC HEBERGEMENT EN PROVINCE PRIX UNITAIRE CHAMBRE SIMPLE CHAMBRE DOUBLE Montant hors TVA Taux TVA Montant TTC Signature et cachet de la société : Page 23 / 23