Maison Régionale des Sports Réunion avec les ligues et comités sportifs

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1 Maison Régionale des Sports Réunion avec les ligues et comités sportifs Lieu : Salle Jean Broussin Maison des Sports d Aquitaine 119 bd Pdt Wilson Bordeaux Présents : Excusés : Absents : Région Aquitaine : Serge Allicot Marc Le Mercier. CROS : Jean-Claude Labadie - Michel Appriou Stéphanie Poujade - José Garcia. CFA SAT : Silvère Dutil (E) Labastie Lydie (S). Ligues régionales (Salariés / Elus) : AFCAM : Michel Letoqueux (E) Rose-Marie Madure- Semelle (E). Athlétisme : Régis Lembeye (E), Chsristian Charpentier(E), Daniel Arcuset (E) Aviron : Michel Lagauzère (E). Badminton : Joël Renaudeau (S). Baseball Softball & Cricket : Mady Bissey (E) Boxe Anglaise : Daniel Bernard (E). Escrime : Jean-Marc Bonnefond (E) Football : Jean-Claude Dunoguiez (E) Gymnastique Volontaire : Christian Chartier (E). Handisport : Dominique Nadalié (E) Natation : Hélène Tachet des Combes (E). Parachutisme : Bernard Garsault (E). Randonnée Pédestre : Danièle Vignolles (E). Sport Adapté : Jean-Paul Quoix (E). Sport automobile :Yves Blanc (E) Sports Sous-Marins CIALPC : Bernard Labbé (E). Tennis de Table : Robert Geneste (E). Tir à l Arc : Jean-Jacques Tisne (E). Triathlon : Claire Lefèvre (S). UFOLEP : Sandrine Manet (E) Voile : Christiane Cahuzac (E), Brigitte Casseron (S). Vol à Voile : Gérard Briand (E). Volley-ball : Cécile Jourdheuil (S). Vol Libre : Bénédicte Marie (E). Danièle Davin (UGSEL). Rémy Léonard - Caroline Joubert-Lecouvreur (Conseil Régional d Aquitaine), Bernard Dussort (Roller Sports), Sports Pour Tous en Aquitaine Canoë Kayak, Course d orientation, Cyclotourisme, Danse, FSGT, Golf, Sport en Entreprise, Tir, UCPA, UGSEL Aquitaine, ULM, UNSS, Aéronautique Début de la réunion 18H10 Ouverture Jean-Claude Labadie, Marc Lemercier Le changement de Maison des Sports s accompagne d une modification de la relation juridique entre le CROS et le Conseil Régional d Aquitaine puisque l on va passer d un bail

2 emphytéotique à une Convention d Occupation Temporaire. Cette modification devrait entrainer des relations plus étroites avec un CRA plus peignant. Ce rapprochement nécessite que les relations soient pleinement définies, à travers différents documents : la convention d occupation temporaire, le règlement intérieur, etc. Le Règlement Intérieur de la future Maison Régionale des Sports (MRS) doit être voté au Comité Directeur du CROS du 1 juin. Celui-ci définit les relations et les obligations au sein de la MRS. Point sur le chantier Michel Appriou, Stéphanie Poujade La façade extérieure est achevée à l exception de l enduit de la façade côté rue et de l amphithéâtre. Les parkings sont en cours ainsi que les emplacements vélo (chape de béton coulée). Le bâtiment sera équipé de systèmes d alarme, qui se déclencheront entre 7H00 00H00. Il faut distinguer deux systèmes d alarmes différents : - Un système pour le bâtiment principal - Un système pour les box de stockage Les box de stockage seront accessibles 24H/24H, en désactivant l alarme à l aide d un code. Les salles de réunions seront équipées en mobilier et en tableaux numériques. Dans l amphithéâtre les boiseries et la moquette sont en cours d être posés. Une rampe d accès à l estrade de l amphithéâtre pour les personnes handicapées va être posée. La salle de réunion adjacente à l espace détente dispose d une porte d accès permettant d accueillir davantage de personnes lors de réceptions. Concernant l occupation du 3 ème étage par le la Ligue d Aquitaine de Football une décision doit être prise par la Ligue le 11 Mai. Quoi qu il en soit les crédits ont été dégelés pour aménager le 3 ème étage. Plusieurs ligues ont émis des demandes pour venir à la MRS. Il est également possible d envisager l aménagement d un open space, notamment pour les cadres techniques ainsi que de nouvelles salles de réunion L aménagement du 3 ème étage pourrait être finalisé pour mai-juin 2016 Réservation des salles : - Pour des raisons pratiques, la réservation des salles dans la Maison des Sports actuelle prendra fin le 24 juillet. - L ouverture de la réservation des salles dans la Maison des Sport de Talence est programmée le 24 août au plus tôt. Pour la visio-conférence et l amphithéâtre cela pourrait prendre plus de temps, et ne reprendre qu en septembre. Cela n empêche pas la tenue de visio-conférence en point à point (entre deux départements par exemple). Toutefois, il ne sera pas possible de réaliser des visio-conférences multipoints.

3 Bureaux : - Des placards sont présents dans quasiment tous les bureaux, à l exception de quelques-uns pour des contraintes techniques. La hauteur des étagères dans les placards correspond à celle d un classeur A4 - Chaque bureau comporte un bloc de 3 prises Ethernet + 5 prises électriques ainsi que 2 prises électriques indépendantes situées sur la face opposée au bloc et à l entrée. - Aux étages et pour chaque bureau, les radiateurs sont situés sous l une des deux fenêtres. - Le CROS va faire en sorte de récupérer les plans d implantation (prises, radiateurs) pour que les Ligues puissent imaginer leur aménagement. Concernant les photocopieurs, et compte tenu de la diversité des contrats (durées, prestataires, tarifs, etc.), une réunion de coordination est à prévoir par le CROSA Il sera notamment évoqué la possibilité de mutualiser ce service par niveaux L objectif est qu au moment des fins de période de contrat la situation puisse être lissée et décantée pour bénéficier d un service mutualisé Attention : contacter vos prestataires concernant le déménagement du photocopieur qui ne doit pas s effectuer en interne pour des problèmes d assurance Ménage : - Le ménage devrait être effectuée à la fois par une personne en interne et par une société de prestataires sous la responsabilité du CROSA - Une possibilité envisagée est de diminuer la fréquence de ménage des bureaux qui serait réalisé en interne, et de faire appel à un prestataire pour les parties communes. Les ligues et comités qui ont un contrat de nettoyage doivent penser à l arrêter, et peuvent transmettre les coordonnées de leurs prestataires au CROSA s ils en sont satisfaits. Restauration : Un espace détente pour 40 personnes peut être réservé pour l organisation de réceptions. Les salariés pourront l utiliser quand elle est disponible. Si cet espace est occupé à la pause méridienne, une salle de réunion sera mise à leur disposition. Accès : - Portail mécanique à clé pour le premier arrivant (celui-ci reste ouverte ensuite) - Barrière (accès voiture) à ouverture par badge électronique ou par interphone avec relais à l accueil et au secrétariat - Les bureaux s ouvrent à l aide de clés sécurisées. Pour les Ligues et comités qui ont plusieurs bureaux, des pass (clés sécurisés) permettant d ouvrir l ensemble des bureaux pourront être réalisées. - Deux clés et deux badges seront livrés à l entrée dans le bâtiment. Tout clé ou badge supplémentaire sera facturé à l occupant. Les futurs occupants seront interrogés par le CROS pour connaître les quantités supplémentaires souhaitées. - L accès aux archives (protégées par des portes de coupe-feu) se fait par les salles de réunion - Ne peuvent être stockés dans les espaces archives des étages que des documents papier. Signalétique : - L habillage du Hall d entrée sera constitué d une grande tapisserie sur tout le pan de mur reprenant le dessin de la grande région et la présentation des disciplines sportives (photo et écriture). La forme définitive reste à construire (photos, textes, etc.)

4 - Des cadres photos permettront d habiller les couloirs en reprenant des images des disciplines sportives - La signalétique des portes sera soumise à un cahier des charges, et correspondra à un format A5 ou A4 reprenant le logo, une photo, et le nom de la ligue ou comité Pour tous ces éléments, merci de transmettre au CROSA (Stéphanie Poujade) des photos libres de droit Dans le Hall et l ensemble du bâtiment des panneaux et de la signalétique (plans, écrans, etc.) seront installés afin que les personnes puissent s orienter et se diriger de manière autonome. Déménagement Robert Geneste Pour les ligues hébergées ici : - Echelonnage dans la deuxième 15aine de Juillet sur 6 journées (dont 2 jours pour le CROS) + 2 personnes sur une journée pour affiner ou modifier les positions Le CROS déménage en premier. Le déménagement s effectue avec un prestataire unique pour toutes les ligues hébergées, pris en charge par le Conseil Régional. Les ligues devront remettre toutes les clés au CROS au moment du déménagement. Les photocopieurs ne sont pas déménagés par les déménageurs mais par les fournisseurs. Présentation de la société de déménagement : le power point est en mis en ligne sur le site du CROS, rubrique INFO «Maison Régionale des Sports» Une benne déchets pour le tout-venant sera mise en place courant juin : - ne seront pas pris en compte les déchets électroniques Pour ceux qui ne sont pas hébergés : - Déménagement à caler avec le CROS pour éviter la surcharge de déménagements et des dégâts potentiels. - Déménagement après l installation des ligues hébergées actuellement. Téléphonie et informatique Michel Appriou Il n y aura pas de standard général. Chaque occupant pourra conserver sa/ses lignes téléphoniques si son contrat le lui permet : cela n est pas toujours possible. Les ligues doivent prendre contact avec leurs prestataires pour les informer des dates de déménagement : attention aux délais. Un technicien va être embauché par le CROSA notamment sur la partie informatique ; il pourra en partie accompagner les ligues sur ces questions. En cours de réflexion : Possibilité pour le CRA de mettre en place des équipes mobiles chargées d intervenir sur plusieurs bâtiments du secteur (CREPS, MRS) sur les points suivants : - Espaces verts - Informatique et réseau

5 Règlement Intérieur Les horaires, tarifs, et tout élément susceptible d évoluer ne sont pas indiqués directement dans le RI. Ils seront affichés ou disponible sur demande auprès du CROS. Il pourrait être pertinent de mettre en place le comité d usagers avant de déménagement pour prévoir notamment une analyse des conditions ergonomiques. Un groupe d usager préfigurateur va être mis en place, sous l impulsion de Bernard Labbé. Le code du travail oblige à des affichages. Chaque comité, en tant qu employeur, doit répondre aux obligations du code du travail et ce ne sera pas le CROS qui en sera responsable. Comment les représentants des salariés vont-ils être élus? Il faudra indiquer de façon formelle ces modalités dans la RI La question des voitures ventouses qui a été soulevée lors de la précédente réunion n apparait pas dans le RI Faire un premier recensement sur le nombre de voiture des Ligues BADMINTON *1 CFA *1 EPGV *1 NATATION *1 AVIRON *1 HANDISPORT *2 Rappel Procédures Modifier votre assurance Modifier l adresse de votre siège social (statut, suivi courrier, banque ) Informer vos fournisseurs (téléphonie, internet, copieurs, contrats divers ) Coordonner vos interventions avec le CROS L ensemble des informations sont disponible sur le site internet du CROSA, dans la rubrique INFO MAISON REGIONALE DES SPORTS Autres informations Jeudi 29 octobre à 11H00 : inauguration de la MRS par Alain Rousset. Il ne s agit pas seulement d une coupure de ruban, et le thème de l excellence sportive a été retenu pour cette journée. Il sera important de mobiliser les champions et médaillés aquitains Les ligues et comités sportifs seront invités à proposer un nom de sportif de haut niveau ou de dirigeant sportif bénévole exemplaire pour la désignation des noms des salles de la MRS. Fin de la réunion 20H10