Cahier des clauses techniques particulières CCTP

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1 Cahier des clauses techniques particulières CCTP Prestation Gardiennage Sureté Sécurité 1 ère partie : Pré exploitation / démarrage

2 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION SOMMAIRE 1. Objet Présentation de la période de pré-exploitation Définition de la période de pré exploitation Présentation des dates clés Missions attendues Prise de connaissance du site Préparation de la mise en exploitation Déploiement des ressources Maîtrise des prestations réalisées Déploiement des systèmes d exploitation et de suivi Planning des phases Instances de suivi Réunion de lancement Réunions de suivi Clôture de la période de pré-exploitation

3 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION 1. OBJET Le présent CCTP a pour objet de définir la période préalable à l exploitation des prestations de sureté gardiennage et de sécurité. Cette phase de pré-exploitation et de démarrage permet d établir une première relation partenariale entre l Institut des Cultures d Islam et le Prestataire et de poser les bases de la future exploitation. 2. PRESENTATION DE LA PERIODE DE PRE-EXPLOITATION 2.1 Définition de la période de pré exploitation La période précédant la prise d effet des prestations opérationnelles est dite Période de préexploitation. Cette période est mise à profit par le Prestataire et ses sous-traitants pour : assurer la prise de connaissance du site par les intervenants réguliers du marché, organiser et préparer ses prestations, définir, mettre en place les processus d exploitation (procédures et consignes d exploitation...) rédiger les plans d'assurance qualité, participer à la rédaction des plans de prévention, préparer et mettre en oeuvre les différents documents de suivi prévus au contrat. L'objectif principal pour le Prestataire est d'être parfaitement opérationnel à la date de prise d effet contractuel des prestations. Le Prestataire détermine en conséquence et met en œuvre tous les moyens, notamment humains, nécessaires à la réalisation dans les délais prévus des missions confiées. L'organisation prévue, au cours de cette période spécifique, par le Prestataire est décrite dans le mémoire remis avec son offre. Le coût correspondant fait l'objet d'un poste séparé dans la remise de prix. L ICI attend une véritable méthodologie de projet au cours de cette période. Le Prestataire doit détailler dans son mémoire technique, le plan projet qu'il compte mettre en œuvre au cours de cette période. 2.2 Présentation des dates clés Les dates qui vous sont présentées ci-après restent informatives et sont susceptibles d être modifiées selon la fin de chantier du site : Date d effet du marché : 2 octobre 2013 Période de pré exploitation et de démarrage: du 2 octobre au 12 octobre 2013 Exploitation : 13 octobre

4 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION 3. MISSIONS ATTENDUES Au cours de cette période, le Prestataire assure la préparation à la mise en exploitation par : la prise de connaissance du site par tous les intervenants opérationnels, la préparation de la mise en exploitation et de son organisation et la mise en place des prestations Le déploiement de ses systèmes d information La conclusion de cette période se traduit par une remise formelle d un dossier de démarrage et de prise en charge. 3.1 Prise de connaissance du site Le Prestataire doit mettre en œuvre les moyens nécessaires pour prendre connaissance du bâtiment et appréhender clairement les contraintes et les spécificités du site, notamment : prendre en compte et intégrer les activités, les méthodes de travail et la culture de l ICI, prendre connaissance précisément des lieux, des activités et du fonctionnement du site, connaître parfaitement les caractéristiques des bâtiments et des abords, des espaces extérieurs et intérieurs, des équipements et installations mis à disposition. Former des intervenants «titulaires» et de «réserve» du Prestataire et des sous-traitants aux spécificités du site, ainsi qu aux procédures mises en place : Les agents doivent être formés sur le site avant leur prise de service effective aux lieux, missions, consignes et moyens techniques spécifiques du site. A ce titre le Prestataire prévoit, la mise en place et la formation sur site de ses équipes au moins une semaine avant le démarrage effectif de la prestation. Cette phase est destinée à former l ensemble des équipes aux modalités de fonctionnement sur site. La formation concerne essentiellement : La connaissance des lieux et des installations de sûreté et de sécurité mis à disposition, La connaissance des procédures et consignes générales et particulières, La connaissance des outils utilisés. 3.2 Préparation de la mise en exploitation La phase de mise en exploitation prépare le transfert de la responsabilité d exploitation contractuelle. Elle doit être mise à profit pour : mettre en place les modes de fonctionnement avec l ICI pour initialiser une dynamique de relation partenariale, constituer l'organigramme fonctionnel des équipes, l'affectation des tâches, les procédures d'échanges et de communication internes et externes, formaliser les procédures et consignes avec ICI permettant la bonne exécution de prestations : Consignes de surveillance postée, Consignes de réalisation des rondes, Consignes des interventions sur alarmes, Alerte et accueil des secours, Secours à victime, 4 8

5 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION Consignes de sécurité Ces consignes sont être soumises à validation par de l ICI avant mise en œuvre. garantir un niveau de service des prestations au jour du démarrage conforme aux exigences qualité du contrat. mettre en œuvre le système de suivi et de contrôle des indicateurs de qualité et de performance des prestations. mettre en place les documents de suivi demandés par l ICI. Le Prestataire met cette phase à profit pour déployer son savoir-faire, son ingénierie et ses outils d exploitation. Pendant cette phase, le Prestataire instaure un véritable dialogue avec les interlocuteurs de l ICI pour garantir une interface opérationnelle et la coordination des actions de pré-exploitation. Le déploiement de l organisation du Prestataire doit notamment prendre en compte les points suivants : Déploiement des ressources Au cours de cette différente période, il est attendu que le Prestataire présente et déploie les futures ressources et organisations opérationnelles en présentant, notamment : L organigramme et les plannings de présence, Liste du personnel en place avec les fonctions, les fiches de postes et les qualifications, accompagné d un dossier individuel présentant les éléments suivants : Le diplôme SSIAP 2 Le diplôme de secouriste L extrait du casier judiciaire N 3, Une carte professionnelle délivrée par le Prestataire, Une photocopie d une pièce d identité officielle en cours de validité certifiée conforme, Une photocopie de la carte de séjour (agent hors Union Européenne) certifiée conforme, Un curriculum vitae du passé professionnel de l agent. Une reconnaissance formelle de discrétion (engagement de confidentialité). Une attestation du Prestataire spécifiant que l'agent n'a pas fait l'objet d'une condamnation non amnistiée et qu'il n'est l'objet d'aucune poursuite ou information pénale en cours L obtention des autorisations et habilitations nécessaires permettant d exercer ses activités, Les moyens mis en place : vêtements de travail, équipement de protections individuel, moyens de communication, matériels et fournitures spécifiques, support de traçabilité, PTI, Les dispositions propres à la formation du personnel du Prestataire Maîtrise des prestations réalisées La rédaction du plan de prévention et l'évaluation des risques, La rédaction du suivi des indicateurs de qualité et de performance, Mise en place d un manuel de consignes et des procédures Déploiement des systèmes d exploitation et de suivi Le Prestataire devra déployer ses systèmes d information adéquats pour une bonne maîtrise des prestations confiées, notamment : 5 8

6 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION Les supports et outils d exploitation opérationnels Mise en place d une main courante électronique ou manuelle pour les prestations de surveillance et de sécurité Mise en place des rapports d intervention sur alarmes Une formation à l utilisation des supports des intervenants du Prestataire est effectuée au moins une semaine avant leur prise de fonction. Le rapport d activité Mise en place et élaboration du rapport d activité semestriel. La trame du rapport d activité est présentée à l ICI pour validation. Le Prestataire doit déployer ses documents de suivi nécessaire pour une bonne maîtrise des prestations confiées. 3.3 Planning des phases La méthodologie de cette période est traduite à travers un planning complet établissant les phases : - de déploiement des ressources, - de maîtrise des prestations. 4. INSTANCES DE SUIVI Les réunions de lancement et de suivi permettent d établir la relation entre l ICI et le Prestataire. Pour chaque réunion, un compte rendu est à rédiger par le Prestataire et soumis pour validation à l ICI. Le compte rendu est considéré valide, si dans les 5 jours ouvrés, aucune remarque n a été formulée par l ICI 4.1 Réunion de lancement Une réunion de lancement est organisée avec le Prestataire dès le démarrage de la période de préexploitation pour préciser l organisation mise en place au cours de cette période et s assurer que le Prestataire soit immédiatement opérationnel en présentant son plan de mobilisation daté. 4.2 Réunions de suivi Après la réunion de lancement, des réunions de suivi sont organisées. Elles permettront de suivre l avancement du plan de mobilisation pendant toute la durée de la période de pré-exploitation. 5. CLOTURE DE LA PERIODE DE PRE-EXPLOITATION Une réunion de fin de période de pré-exploitation est organisée par le Prestataire. Elle a pour objet la présentation des documents de synthèse inhérents aux obligations de cette période. La conclusion de cette période se traduit par une remise formelle d un dossier de démarrage et de prise en charge comprenant au minimum les éléments suivants : Cohérence éléments du CDC / réalité du site Tâches Validation du périmètre du contrat Documents à fournir en fin de période Quitus de validation de cohérence entre les éléments du CCTP et la réalité d site 6 8

7 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION Tâches Documents à fournir en fin de période Connaissance du site Inventaire et état lieux des locaux et des moyens mis à disposition par l ICI Formation sur les équipements de sécurité (notamment centrale SSI) Rapport d état des lieux et listing exhaustif du matériel et documentation mis à disposition PV de prise en charge et de conformité au cahier des charges Inventaire du matériel mis en place par le Prestataire Fiche inventaire du matériel mis en place par le Prestataire Organisation des prestations Maîtrise des prestations : personnel, organisation, présence, procédures/ consignes, indicateurs de performance et de qualité, formation personnel, contrôle Interlocuteur unique désigné du Prestataire joignable pendant les heures d exploitation et N urgence Présentation des interlocuteurs Organigramme, planning de présence hebdomadaire Dossier par agent avec les éléments mentionnés Attestation de formation initiale Plan de formation recyclage annuel Mise en place des moyens bureautiques Bilan détaillé des prestations : Manuel de procédures et consignes, fiche de contrôle de la prestation Définition des typologies de contrôles mis en place Grilles de contrôles avec indicateurs Trame de plan d actions correctives Documents de suivi Documents de suivi Compte rendu réunion Main courante pour la surveillance sur site et la sécurité Trame de rapport d intervention sur alarme continuité de service Maitrise des risques et Rapport d activité : Elaboration d'un prototype de reporting Préparation des plans de prévention Equipement de Protection Individuel Trame du rapport d activité synthèse d activité Remise et présentation d un plan de continuité des activités (vérification des prises de poste, équipe de renfort, procédure de remplacement ) Organisation des visites de site avec les instances concernées Montage et signature du plan de prévention Présentation des : EPI utilisés procédures de type Protection du Travailleur Isolé 7 8

8 CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION Durant cette période, le Prestataire peut s engager à faire intervenir, en complément des équipes opérationnelles en charge de l exécution des prestations, des experts pour déployer ses propres méthodes et outils. L ICI valide par quitus la clôture de la période de pré-exploitation. 8 8

9 Cahier des clauses techniques particulières CCTP Prestation Gardiennage Sureté Sécurité 2 ère partie : Pilotage et Réalisation des Prestations

10 SOMMAIRE 1. Objet Nature de prestations Prestation de Surveillance physique Nature des missions de sureté Plage d intervention Prestation de sécurité (à la demande du client) Nature des missions de sécurité Prestation de télésurveillance et interventions sur alarmes Nature des missions Plage d intervention Déploiement des prestations Organisation des moyens Moyens logistiques Moyens techniques Moyens humains Tenues vestimentaires Manuel de consignes et de procédures d exploitation Moyens mis à disposition par l ICI Locaux et moyens mis à disposition Fourniture d énergie et fluide Moyens techniques Accès au locaux Pilotage opérationnel Les acteurs du pilotage Organisation de l ICI Organisation du Prestataire Le contrôle des prestations Niveaux de service et indicateurs de performance Ces indicateurs et leurs mesures peuvent être amenés à évoluer dans le cadre de l évolution des prestations Contrôles du Prestataire Contrôles de l ICI Modalités pratiques de recours aux pénalités financières Les documents de suivi de l activité Un manuel de consignes Main courante Rapport d intervention Rapport de synthèse semestriel Les réunions d exploitation et de pilotage Points d échange mensuels Réunion semestrielle Réponse aux demandes spécifiques de l ICI (devis ) Prestations sous-traitées

11 4.7 Devoir de Conseil et amélioration continue Obligation de Continuité du service et service minimum en cas d'arrêt de travail du personnel du Prestataire Gestion de crise Hygiène Sécurité Environnement Plan de Prévention Analyse des risques Veille réglementaire Responsabilité sociétale Pilotage Phase Fin de contrat (réversibilité) Etats des lieux de sortie Recouvrement avec le Prestataire entrant ANNEXES Indicateurs de performance Plans du site

12 1. OBJET Le site objet de la présente consultation est un établissement recevant du public. Ce site est situé sur la commune de Paris dans le 18 ème arrondissement et est actuellement en fin de construction. Les dates prévisionnelles sont notifiés dans la première partie «pré-exploitation» du CCTP. Ce bâtiment, de type R+3 sur deux niveaux de sous-sol, de surface utile de m², est un établissement multifonctionnel avec activités des types V, R, L, X et de 2ème catégorie (susceptible de recevoir personnes). L engagement porte sur la réalisation des prestations de surveillance des biens et des personnes : INTITULE DES PRESTATIONS La surveillance physique du site La sécurité du site (prestation à la demande du client) Télésurveillance et interventions sur alarmes en dehors des heures d ouverture 2. NATURE DE PRESTATIONS 2.1 Prestation de Surveillance physique Nature des missions de sureté Les missions principales confiées sont : L ouverture et la fermeture des accès au site, selon consignes de l ICI. L orientation, renseignement et filtrage éventuel selon consignes Le contrôle général par une surveillance permanente du site (notamment dans les zones d expositions) Les rondes systématiques et aléatoires selon les consignes client La veille du fonctionnement des dispositifs de sureté (contrôle d accès, vidéosurveillance, antiintrusion) et des équipements techniques (fuite d eau, panne électrique, disfonctionnement du SSI ) L intervention sans délai lors d'incidents ou accidents, pour en supprimer ou tout au moins en limiter les effets, La tenue à jour et mise à disposition lorsque nécessaire des documents relatifs à la prestation de sûreté gardiennage et de sécurité (main courante ), Cette liste ne se veut en aucun cas être exhaustive. Ces missions pourront à tout moment être complétées par des tâches ponctuelles ou de longue durée en relation avec les missions de sûreté de base, pour se conformer aux exigences opérationnelles du moment. Il sera également demandé au Prestataire de proposer un dispositif de consignes sûreté. Ces consignes devront être soumises à l ICI et validées pendant la période de pré-exploitation. 4 24

13 2.1.2 Plage d intervention L ICI souhaite mettre en place une équipe d agents composée de la façon suivante : Un agent de Sécurité Sûreté de qualification SSIAP 2 : Du mardi au jeudi : de 10h à 21h en continu Le vendredi : de 16h à 21h en continu Le samedi : de 10h à 20h en continu Le dimanche : de 12h à 19h en continu (hors lundi et jours fériés) Le prestataire exposera dans son offre son organisation afin d assurer cette surveillance 2.2 Prestation de sécurité (à la demande du client) Nature des missions de sécurité A la demande du client ICI, de façon ponctuelle et en l absence de représentant de sécurité de l ICI, l agent pourra être affecté à une mission de sécurité pendant sa plage horaire d intervention notifiée ci-dessus (en remplacement de sa mission de sureté). Par conséquent, la qualification du l agent sureté sécurité en place doit être SSIAP2 en continu. La prestation de Sécurité comprend les taches suivantes, sans que cette liste ne soit exhaustive : La permanence sécurité L exploitation et la permanence du poste SSI, La surveillance de l ensemble des alarmes (SSI, technique ), La vidéosurveillance du site, La communication et les interactions avec les autres équipes de sécurité internes présentes formés au SSI. Les Interventions en cas de survenance d un incendie ou d un incident. Le prestataire s engage à intervenir dans les plus brefs délais (moins de 10 minutes) La prise en compte et le traitement des alarmes (intervention pour levée de doute, acquittement des alarmes ). L intervention précoce face aux incendies et autres incidents (début incendie, malaise, ). La désincarcération ascenseurs par des agents habilités. Co- réalisation des exercices d évacuation avec ICI. L alerte, l accueil et l information des secours. Organiser l évacuation des occupants. L entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie. 5 24

14 2.3 Prestation de télésurveillance et interventions sur alarmes Nature des missions Elles consistent à identifier sur site, la cause des alarmes de type intrusion et / ou incendie et technique issues du site. Ces alarmes sont reçues en temps réel par une plate-forme de télé-services dont la mise en oeuvre a été confiée par l ICI à un opérateur spécialisé (télésurveilleur). Les missions confiées au Prestataire consistent à : Prendre en compte les alarmes par le télésurveilleur, Appeler l agent pour une demande d intervention, Prendre en charge immédiatement l appel par l agent, Intervenir dans les plus brefs délais sur site, Informer le télésurveilleur de l arrivée sur site, Appliquer strictement les consignes d application et d accès de l ICI, Identifier l origine des alarmes intrusion et mener les actions correctrices nécessaires pour la mise en sureté du site, y compris les dispositions nécessaires au maintien de la sécurité des lieux en l absence de solution technique (mettre éventuellement en place une surveillance permanente ou rondes aléatoires) selon les consignes établies par l ICI en phase de pré exploitation, Identifier l origine des alarmes incendie ou techniques et mener les actions conservatoires d urgence (fuite d eau, etc.. ), En cas d incendie avéré, alerter les secours, (pompiers, SAMU) et assurer leur assistance sur site. Informer le télésurveilleur de l intervention, Rédiger le rapport circonstancié d intervention : communiquer une copie au télésurveilleur et une copie laissée sur le site Ne quitter les lieux qu après accord donné par l organisme ou la personne définie dans les consignes d application Remettre les moyens d accès et les consignes d application au lieu d origine Le Prestataire s engage à donner suite, dans un délai maximum de 40 minutes (délai d intervention de levée de doute), à toute demande émanant de l opérateur de télésurveillance Plage d intervention Le Client souhaite mettre en place les missions de télésurveillance et d intervention sur alarmes, en dehors de toute la prestation de surveillance physique. 3. DEPLOIEMENT DES PRESTATIONS 3.1 Organisation des moyens Le Prestataire met en place et coordonne les prestations en mettant en œuvre les moyens techniques, humains, matériels suffisants pour garantir : la bonne réalisation des prestations la sécurité des intervenants et la protection des usagers 6 24

15 3.1.1 Moyens logistiques Le Prestataire garantit la mise en place des moyens logistiques suffisants : Numéro d appel afin de prévenir son agence des prises et fins de poste, Consommables informatiques, Fournitures et consommables propres à son fonctionnement administratif Le Prestataire présente le détail des moyens logistiques dans son mémoire technique Moyens techniques Le Prestataire fournit l ensemble des moyens nécessaires à l accomplissement de sa mission de surveillance et à la protection du personnel. Cela comprend notamment : Véhicule, Moyens de communications, émetteurs/ récepteurs radio, PTI, Système de rondes, Lampes torches, Consommables divers nécessaires au fonctionnement des équipements (piles, accus, etc.), Fourniture des différents registres nécessaires (main courante, cahiers des consignes de site, rapport d intervention ), Equipements de protection individuelle, Tenue des agents de sûreté et de sécurité, etc... Par ailleurs, le Prestataire s engage à maintenir en parfait état de fonctionnement l ensemble des équipements et matériels qu il met à disposition de son personnel dans le cadre des prestations qu il réalise. Le Prestataire s engage à réaliser ou faire réaliser une maintenance préventive systématique de ces équipements conformément aux préconisations du constructeur. Par ailleurs, les opérations de maintenance préventive systématique provoquant l indisponibilité de l installation doivent être réalisées : sans supplément de prix, sans impact sur la continuité de service et la qualité des prestations. Le Prestataire s engage également à réaliser l ensemble des contrôles réglementaires pour les équipements et matériels mis en œuvre dans le cadre des prestations qu il réalise Moyens humains Le Prestataire garantit la mise en place des moyens humains suffisants et formés. Le personnel doit également maîtriser les outils informatiques nécessaires à la bonne exécution des prestations. En cas de manquement, l ICI se réserve le droit de demander le remplacement du personnel ne donnant pas satisfaction. 7 24

16 Les qualités requises demandées sont en autre : Amabilité Bonne élocution Maîtrise du français (lire et parler français couramment) Savoir-faire Discrétion Sens du service Bonne présentation Maîtrise des outils Niveau de technicité en adéquation au CCTP Le personnel doit être capable de gérer plusieurs demandes en même temps. Le Prestataire doit notamment exiger de son personnel et sans que cette liste ne soit exhaustive : le port obligatoire des tenues de travail, le port de manière apparente d un badge, une tenue et un comportement rigoureux, le respect du règlement intérieur et consignes d accès du site par son personnel, le respect de l ensemble des consignes de sécurité et de sureté en vigueur sur le site. La sélection du personnel étant une des conditions essentielles de réussite de cette organisation, le Prestataire effectue sous sa responsabilité une enquête de pré-embauche et a à charge de constituer un dossier personnel pour chaque agent. Ces informations peuvent être communiquées à l ICI, à sa demande et demeureront strictement confidentielles (notamment l ensemble des certificats de qualification, diplômes, et titres d habilitations ). Les agents opérationnels doivent être présentés au client avant leur prise de poste effective. Qualification du personnel Conformément au décret n du 3 août 2007 modifiant le décret n du 6 septembre 2005 relatif à l'aptitude professionnelle des dirigeants et des salariés des entreprises exerçant des activités de surveillance de sureté gardiennage et de sécurité, de transport de fonds et de protection physique des personnes, le personnel du Prestataire affecté aux missions de sûreté gardiennage devra au minimum détenir un certificat de qualification professionnelle élaboré par la branche professionnelle de l'activité de sûreté gardiennage / sécurité. A ce titre le Prestataire devra justifier pour chacun des agents qu il met en place sur le site que son niveau de qualification soit parfaitement conforme aux dispositions du précédent décret. Le Prestataire remet à l ICI pour chaque agent un dossier individuel de qualification, 15 jours avant leur prise de fonction et comprenant : Le diplôme SSIAP 2 pour les agents Les habilitations (notamment désincarcération ascenseur), Le diplôme de secouriste pour tous les postes, L extrait du casier judiciaire N 3, Une carte professionnelle délivrée par le Prestataire, Une photocopie d une pièce d identité officielle en cours de validité certifiée conforme, Une photocopie de la carte de séjour (agent hors Union Européenne) certifiée conforme, Un curriculum vitae du passé professionnel de l agent. Ces informations demeureront strictement confidentielles (notamment l ensemble des certificats de qualification, diplômes, ). Les agents doivent être présentés à l ICI avant leur prise de poste effective. 8 24

17 Le Prestataire présente, dans son offre, son organisation pour la prise en charge des prestations, précisant notamment le nombre de personnes dédiées à la réalisation des Missions. Une liste d Agents formés au site est tenue à jour par le Prestataire et communiquée régulièrement à l ICI. Un planning prévisionnel des ressources est communiqué En vue de maintenir à un niveau élevé les connaissances de tous les agents sur le site, il est demandé au Prestataire de favoriser la stabilité de son personnel. Formation du personnel Le personnel mis en place par le Prestataire devra avoir reçu une instruction technique spécialisée dans la prévention, la détection, la lutte contre l'incendie et l'entretien des matériels de secours. A ce titre le Prestataire devra justifier pour chacun des agents qu il met en place sur le site que son niveau de qualification soit parfaitement conforme à ce qui suit : Pour l'emploi d'agent de Service de surveillance du site : le diplôme d'agent de sécurité incendie et d'assistance à personnes (SSIAP 2). Le Prestataire s engage à mettre en place un personnel formé sur site. Par conséquent, les agents ont initialement une formation préalable dans l agence du Prestataire, afin d assurer : Une présentation de l entreprise du prestataire et de son fonctionnement interne, Une formation sur les techniques de base relatives à la Sécurité Sûreté, Une formation complémentaire spécifique à la prestation Sécurité Sûreté à effectuer sur ce présent marché, Une présentation de l organisme client et une sensibilisation à la nécessité de maintenir confidentielles toutes les informations concernant le prestataire et ses clients. Le Prestataire assure, ensuite, une formation sur site à son personnel titulaire et de remplacement afin de se familiariser avec l environnement de l ICI. Elle s effectue pendant la phase de pré-exploitation. Elle concerne essentiellement : La connaissance des lieux et des installations de sécurité et sûreté, La connaissance des consignes générales, La connaissance des consignes particulières, L objectif de la mission à effectuer par poste de travail, Les procédures internes. A l issue de cette formation et après contrôle des connaissances acquises, effectué soit par le Prestataire et par l ICI, le Prestataire délivre à son personnel une attestation d aptitude à assurer sa fonction sur le site (document signé, daté et portant le nom et la qualité du représentant habilité par le Titulaire). Dans le cadre de la formation continue, le Prestataire s'engage à effectuer : Tous les recyclages nécessaires pour maintenir le niveau de compétence de son personnel (titulaire et de remplacement) et répondre à ses obligations contractuelles. La formation continue intègre non seulement le matériel, les consignes et procédures d exploitation présents sur le site à l entrée en fonction du Prestataire, mais également toutes les évolutions ultérieures. 9 24

18 Pour les nouveaux Agents, la formation initiale dans l agence du Prestataire, puis sur site, pour lesquels une attestation doit être délivrée. Si, au cours de la prestation, l ICI estime la qualification du personnel insuffisante, en démontrant la mauvaise qualité des tâches effectuées, et/ou en cas de non-respect de la qualification du personnel, le Prestataire s engage, dès réception d une lettre recommandée de l ICI, à mettre en place des actions correctrices, voir à remplacer le personnel défaillant et/ou non qualifié par du personnel qualifié et préalablement formé. Une pénalité pourra être appliquée. Le Prestataire est tenu de respecter le règlement intérieur et/ou les règles régissant le fonctionnement du site de l ICI ; un exemplaire de ces documents lui sera remis avant le démarrage de la prestation. Le personnel doit donc disposer des formations et informations lui permettant d intervenir en toute autonomie et en toute sécurité. Pour information, le Prestataire présente son organisation spécifique pour la prise en charge des prestations confiées. Par ailleurs, le Prestataire doit satisfaire aux obligations de la loi relative à la lutte contre le travail dissimulé. A ce titre, il s engage à fournir au client, lors de la signature du contrat, l ensemble des documents énumérés aux articles R et le cas échéant R du Code du Travail, ainsi que tout autre document dont la remise aura été rendue obligatoire par les textes légaux ou réglementaires. Turn-over et remplacement : En cas de défaillance d un agent en surveillance physique, le Prestataire est en mesure d assurer à tout moment son remplacement dans le délai maximum d une (1) heure, par un personnel «de réserve» préalablement formé aux spécificités du site et répondant à un niveau d exigence identique à celui demandé pour le personnel «titulaire». En tout état de cause, la continuité d exploitation doit être assurée. Par ailleurs, le Prestataire devra favoriser la stabilité de son personnel en vue de maintenir à un niveau élevé les connaissances de tous les agents sur le site. Planning des moyens humains. Une liste des agents formés est tenue à jour par le Prestataire et communiquée régulièrement à l ICI. Un planning prévisionnel des ressources est communiqué chaque semaine par le Prestataire à l ICI Tenues vestimentaires Le personnel de surveillance porte obligatoirement la tenue pendant toute la durée du service (y compris celui de remplacement). Tout le personnel du Prestataire doit être doté d une tenue identique et adaptée à la nature de la mission qui lui est confiée. Les vêtements doivent toujours être propres et en parfait état. Le Prestataire fournit donc à son personnel la tenue de travail et leurs accessoires de sécurité répondant en tout point aux exigences de la prestation mise en place. Le port de la tenue est soumis aux dispositions du décret d application n du 10 octobre 1986 de la loi n du 12 juillet 1983, réglementant les activités de sécurité surveillance

19 Un signe distinctif (logo, ) permet d identifier l appartenance du personnel à une société de surveillance. Ces tenues sont présentées à l ICI et soumises à sa validation. Tout le personnel du Prestataire doit être doté d une tenue identique et adaptée à la nature de la mission qui lui est confiée. Les vêtements doivent toujours être propres et en parfait état. Les vêtements de travail et leurs accessoires de sécurité sont fournis et entretenus par le Prestataire Il est à noter que la fourniture et l entretien des différentes tenues de son personnel sont à la charge du Prestataire. 3.2 Manuel de consignes et de procédures d exploitation L'exécution des prestations est effectuée dans le cadre de consignes particulières établies et communiquées par l ICI. Ces consignes sont évoquées et communiquées au Prestataire en phase de pré exploitation afin que celui-ci rédige son manuel de consignes opérationnelles (procédures d intervention, processus d utilisation des équipements de détection et de sûreté, etc ). Le personnel, doit être en mesure de se prémunir contre tout danger susceptible de survenir au cours de sa mission. A cet effet, il est nécessaire qu'il sache lire et parler français couramment (lecture d'une interdiction, zone dangereuse ou tout autre consigne). L ICI peut à tout moment modifier ces consignes, à la condition qu'elles n'entraînent pas un changement de la qualification du personnel prévu dans le marché. Toute communication de nouvelle consigne de la part de l ICI au Prestataire implique de sa part une prise en compte sur une main courante. D une manière générale, le Prestataire garantit une stricte application des consignes particulières établies par l ICI et visant à assurer la protection des personnes et la sûreté du site. Le Prestataire assure le suivi de la gestion documentaire avec pour objectif de tracer et de maintenir à jour les bases de données documentaires nécessaires à l exploitation et à la réalisation des prestations confiées dans le cadre du Contrat. La base documentaire inclut notamment : les procédures, consignes d exécution, annuaires, les documents d exploitation (main courante, rapport d intervention sur alarme ) Et d une manière générale, tous les documents permettant la bonne exploitation du site en totale conformité avec les réglementations, les normes et les législations en vigueur 3.3 Moyens mis à disposition par l ICI Locaux et moyens mis à disposition Le Prestataire précise dans sa réponse ses besoins en termes de quantités, de surfaces, et destination de locaux : vestiaires, locaux de stockage, autres locaux logistiques 11 24

20 La mise à disposition des locaux se fait dans la mesure des possibilités de l ICI. En aucun cas, il ne pourra être remis en cause l objectif de résultats attendus, l atteinte des niveaux de service, la réactivité sur les délais d intervention. Les clefs des locaux mis à disposition ne doivent pas être des exemplaires uniques. Un trousseau est déposé à l ICI. La perte ou le vol de tout clés doit être signalé sans délai directement à l ICI. Les coûts de remplacement seront à la charge du Titulaire. La mise à disposition gratuite de moyens de télécommunication est limitée à la prise en charge par l ICI d une (1) ligne téléphonique, qui est mise en accès restreint à un numéro vert du Titulaire et aux besoins résultant de ses obligations à rendre compte de ses interventions à l ICI. Un procès-verbal contradictoire de l état des lieux et des matériels et équipements est établi en début et à la fin de l exécution du marché, dans les conditions fixées au cahier des charges pré-exploitation Le Prestataire est tenu de respecter le règlement intérieur et/ou les règles régissant le fonctionnement du site de l ICI ; un exemplaire de ces documents lui sera remis avant le démarrage de la prestation Fourniture d énergie et fluide D une façon générale, l ICI prend en charge : la fourniture des énergies et fluides nécessaires à l exécution des prestations Moyens techniques L ICI met à la disposition du Prestataire, des moyens techniques nécessaires à l accomplissement de ses prestations, notamment : Installations de détection intrusion, Installations de vidéosurveillance, Installations de sécurité incendie (centrale SSI type SSI de catégorie A avec équipement d alarme de type 1) Installations de contrôle d accès, Télétransmission des alarmes Accès au locaux Au préalable au démarrage des prestations, le Prestataire transmet la liste du personnel affecté à la prestation. Le Prestataire fournit un nouvel exemplaire de la liste du personnel au moins 15 jours avant chaque modification d effectif. Des demandes de clés sont établies en concertation avec l ICI, dans le respect de la procédure de gestion des accès sur le site et conformément aux consignes du site. Des clés ou badges permettant l ouverture des locaux dédiés et des bureaux sont remises en début de prestation. Les clés et badges sont affectés à des personnes nommées. Toute perte de badges ou clés doit être immédiatement signalée à l ICI en charge du suivi de la prestation par téléphone et notifié sur le cahier de liaison. Le Prestataire est tenu pour responsable de tous travaux nécessaires au remplacement des moyens d accès égarés et à ce titre sera tenu de s acquitter du paiement des frais relatifs à leur renouvellement. En cas de cessation des relations contractuelles, les clés et badges d accès confiés au Prestataire pour les locaux à nettoyer doivent être restitués à l ICI dès la cessation du contrat

21 4. PILOTAGE OPERATIONNEL 4.1 Les acteurs du pilotage Organisation de l ICI Un interlocuteur de l ICI est désigné comme représentant privilégié avec le Prestataire. Il a en charge notamment le pilotage contractuel et le contrôle des prestations contractualisées dans de ce marché Organisation du Prestataire Le Prestataire est responsable de l exécution et du contrôle de l ensemble des prestations prévues au contrat. A ce titre, le Prestataire met en place des ressources adaptées au besoin du contrat, tant en volume qu en compétences. En tant que sachant, il propose l organisation la plus adaptée pour la durée d exercice de la prestation. Le Prestataire est responsable des moyens humains qu'il met en place pour réaliser sa prestation. Il s engage à : Mettre en œuvre de l organisation présentée par le Prestataire dans son offre, afin d assurer une qualité et continuité de service, Respecter les paramètres définis par l ICI pour la prestation en obligation de moyen (nombre d agents, qualification) Mettre en place un personnel parfaitement qualifié et formé à l exécution des missions de surveillance et à l utilisation des matériels liés à celles-ci. Contrôler la qualité des prestations fournies Prendre toutes les mesures pour empêcher que se trouvent réunies les conditions d'accidents, de vol ou d'incendie, Tenir et mettre à jour des documents contractuels et règlementaires, Assure le conseil, l assistance technique et la veille technologique, pour atteindre des services performants, innovants et optimisés en termes de coûts, D'une manière générale, à mettre en oeuvre toute action visant à améliorer la sûreté et la sécurité du site. S il apparaît à l usage une insuffisance ou une anomalie dans les consignes ou dans l organisation de la mission, le Prestataire propose à l ICI, par écrit, des suggestions visant à remédier ou à améliorer la situation. Le Prestataire nomme un interlocuteur opérationnel pour le suivi des prestations. Il doit être présent sur convocation de l ICI et participe aux réunions de suivi de l activité. Cet interlocuteur doit être muni d'un moyen de communication mobile dont les numéros seront indiqués à l ICI. Les modifications trop fréquentes des personnes clés constituent un facteur de risque au regard de la bonne exécution des prestations. Le Prestataire veille donc à éviter des changements trop fréquents et à les maintenir en poste tout au long des prestations du présent engagement

22 Le Prestataire informe l ICI de tout changement de personnes clés trente (30) jours ouvrés avant le changement, et à assurer le cas échéant à titre gracieux une période de recouvrement d'une durée de dix (10) jours ouvrés minimum entre la personne partante et son remplaçant, sauf en cas de décès ou de sanctions (licenciement pour faute, mise à pied conservatoire). Le changement du responsable opérationnel est soumis à validation préalable de la part de l ICI. 4.2 Le contrôle des prestations Niveaux de service et indicateurs de performance La mesure de la recevabilité des prestations est basée sur des indicateurs définis en annexe. L ICI propose ainsi des indicateurs de performance dans ce cahier CCTP. Ces indicateurs sont contractuels et le Prestataire a obligation de les suivre. Dans le cadre du pilotage des prestations, l ICI sera amené à contrôler le respect de ces indicateurs. Le Prestataire a la possibilité de proposer une liste complémentaire ou de modifier ces indicateurs sous condition de justifier les raisons de cette modification dans son offre technique. Ils sont soumis à validation de l ICI. Ces indicateurs et leurs mesures peuvent être amenés à évoluer dans le cadre de l évolution des prestations Contrôles du Prestataire Le Prestataire organise et réalise des autocontrôles réguliers pour l ensemble des prestations confiées (que les prestations soient réalisées par ses équipes ou par celles de ses sous-traitants). Le Prestataire met en œuvre ses outils de suivi de la performance à partir des indicateurs de performance définis dans les fiches prestations. Le système de mesure de la performance est mis en œuvre et étalonné pendant la période de préexploitation et de démarrage. Au cours de cette période, le Prestataire présentera une première mesure des indicateurs de performance. Le Prestataire est tenu de reporter ces mesures à l ICI. Toute anomalie ou tout écart constaté lors de ces contrôles doit faire l objet d un plan d actions correctif et d une information auprès de l ICI sur la levée des anomalies ou écarts constatés. Le contrôle des prestations est déclenché à l initiative de Prestataire, à minima une fois par mois et s effectue à l aide d outils de contrôle (grilles de contrôle manuelles ou solutions informatisées) Contrôles de l ICI L ICI se réserve le droit de vérifier le respect des engagements contractuels par ses propres moyens ou par un Tiers de son choix, par un contrôle qualité contradictoire des prestations. Le contrôle des prestations peut être réalisé contradictoirement avec l ICI et le Prestataire. Le contrôle contradictoire consiste à vérifier de la bonne exécution des différentes prestations et missions prévues dans le CCTP

23 Le Prestataire présente, dans son offre, un modèle de système de contrôle pouvant être utilisé lors des autocontrôles et des contrôles contradictoires de la prestation (grille de contrôle manuelle ou système d information, grille de rondes) Modalités pratiques de recours aux pénalités financières Des pénalités peuvent être appliquées au Prestataire en cas de non-respect des obligations et engagements contractuels définis notamment en annexe «Indicateurs de performance». Les pénalités sont cumulables entre elles. Le cumul des pénalités est limité à 10% du montant annuel du marché. Dans le cas où les pénalités atteignent le plafond prévu, l ICI convoque le Prestataire afin d étudier les modalités de poursuite ou non des prestations. Le fait que l ICI n'ait pas exigé l'application d'une pénalité, quelle qu elle soit, ne peut en aucun cas être considéré comme une renonciation définitive de l ICI à appliquer cette pénalité, ni comme une renonciation de l ICI à ses droits découlant des dispositions contractuelles. Cas particulier de la période de pré-exploitation et de démarrage : Cette période est considérée comme une période permettant de préciser de manière définitive les données relatives aux prestations ainsi que les mesures de performances. Cette période doit donc permettre d'ajuster et de valider les indicateurs et critères donnant lieu à pénalités. 4.3 Les documents de suivi de l activité Au titre de l engagement de pilotage, le Prestataire met en place au minimum les documents opérationnels et de suivi permettant de professionnaliser l exploitation, d améliorer la réactivité de son personnel et d assurer la traçabilité des opérations réalisées : Un manuel de consignes Une main courante pour la surveillance sur site et pour la sécurité Des rapports d intervention sur alarme Un rapport de synthèse semestriel Ces documents sont présentés à l ICI pour validation pendant la phase de pré-exploitation et de démarrage Un manuel de consignes Un manuel de consignes pour chaque site est rédigé avec l ICI, contenant l intégralité des documents permettant la bonne exécution de prestations mis à jour régulièrement (procédures d intervention, consignes permanentes et temporaires, annuaires, etc.). Ce manuel doit être transmis à l ICI, afin qu il puisse contrôler sa cohérence et la validité des informations qu il contient Main courante Une main courante est fournie par le Prestataire sur le site pour tracer quotidiennement l activité de surveillance. Sur ce cahier sont indiqués notamment : Les prises et fins de service des agents de surveillance : nom de chaque agent en poste et ses heures de présence, 15 24

24 Les interventions effectuées (surveillance postée, rondes, interventions sur alarme, évènements survenus ), Les indications sur les petites pannes, les dysfonctionnements relevés par le personnel du Prestataire pendant le déroulement de leur prestation, La prise en compte de toute communication de nouvelle consigne de la part de l ICI au Prestataire, Les changements ponctuels d horaires d intervention (dans la mesure où ils ne perturbent pas l organisation des équipes). A noter, lorsqu un gardien succède à un autre, la transmission des consignes ou informations utiles à celui qui prend son poste est assurée par celui le quittant, et notifiée sur la main courante. La main courante doit donc être complète et refléter fidèlement tout le déroulement de la vie du site, être lisible, non raturée et sans surcharge (l usage du correcteur blanc est strictement interdit). La main courante doit être conservée sur site Rapport d intervention Un rapport d intervention est à rédiger pour chaque intervention sur alarme effectuée par l agent intervenant. Un exemplaire est à laisser sur site à destination de l ICI et un autre exemplaire est transmis au télésurveilleur. Il doit mentionner notamment : L heure de l appel du télésurveilleur, l heure de l arrivée sur le lieu de l agent, l heure du départ de l agent, un compte rendu sur l origine des alarmes, les actions correctives effectuées et des difficultés rencontrées Rapport de synthèse semestriel Un rapport de synthèse d activité est transmis au plus tard le 10 du mois suivant la période encourue. Le contenu du rapport comporte, à minima, les éléments suivants : les faits marquants relatifs aux activités et aux difficultés rencontrées tant au niveau du personnel, du matériel, ou de l exécution des missions. un rapport de synthèse faisant apparaître le nombre d interventions réalisées, les motifs de ces interventions et tout autre fait méritant d être signalé. les propositions d amélioration, Ces rapports d activité font l objet de réunions opérationnelles d exploitation entre le Prestataire et l ICI. Le format de ces documents est présenté à l ICI pour validation pendant la phase de pré-exploitation (Rappel). 4.4 Les réunions d exploitation et de pilotage Points d échange mensuels Ces échanges permettent d aborder les actions et points particuliers de l'activité courante de l'exploitation

25 4.4.2 Réunion semestrielle En complément des échanges réguliers, est prévue une réunion semestrielle d activité organisée par le Prestataire. Cinq (5) jours ouvrés avant, le Prestataire fournit un ordre du jour à compléter par l ICI, le cas échéant. La réunion sert notamment à : Analyser l activité de la période précédente et identifier des actions d amélioration le cas échéant, Identifier les plans d actions suite à un non-respect des engagements contractuels et/ou confirmer l application de pénalités. Identifier les axes d amélioration et toutes autres suggestions pouvant contribuer à l amélioration du résultat attendu Des réunions complémentaires peuvent être organisées ponctuellement à la demande de l une ou l autre des parties. 4.5 Réponse aux demandes spécifiques de l ICI (devis ) L ICI peut demander de la part du Prestataire la mise en place de moyens et prestations complémentaires pour faire face aux nécessités opérationnelles du moment. Ces prestations sont formulées par l ICI avec un délai de prévenance de 8 heures ouvrées. Elles peuvent être de nature : Prestations ponctuelles de renfort de surveillance (en cas d événementiels par exemple ), Prestations exceptionnelles (prestation d agents de surveillance maître-chiens) En appliquant les éléments définis par le bordereau de prix unitaires, le Prestataire s engage à remettre un devis pour chaque demande de l ICI, présentant la solution préconisée de manière explicite et détaillée, ainsi que les coûts afférents. Les prestations sur devis dûment validées et réceptionnées par l ICI font l objet d une facturation spécifique présentée par site, pour tous travaux demandés, achevés, avec n de commande, adresse de site. L ICI se réserve le droit de faire réaliser ces prestations par une autre entreprise. Le Prestataire s engage à mettre en place ces moyens complémentaires dans le délai mentionné. Les exigences appliquées à ces prestations seront en tous points identiques à celles mentionnées dans le présent CCTP. 4.6 Prestations sous-traitées La cession des prestations prévues au CCTP, en vue d'une sous-traitance, ne peut intervenir sans l accord écrit de l ICI et déclaration écrite de sous-traitance de la prestation. Les prestations ne peuvent être sous traitées que de rang

26 Le Prestataire reste : responsable de l exécution et du contrôle de l ensemble des prestations prévues au contrat, l interface unique de l ICI pour toutes les prestations. En cas de sous-traitance de la fonction, le Prestataire retiendra un fournisseur détenant l ensemble des autorisations réglementaires exigibles : Autorisation Administrative d exercer : Pour exercer légalement la profession, l entreprise de sécurité privée doit obtenir une autorisation administrative accordée par le Préfet. Obligation de RC : Les entreprises individuelles ou les personnes morales exerçant les activités privées de sécurité justifient d'une assurance couvrant leur responsabilité professionnelle, préalablement à leur entrée (+ de détails sur l'art. 17 de la Loi n modifié par la loi n du 14 mars 2011). Autorisation pour le dirigeant : Pour accéder à la profession, l entrepreneur ne doit pas avoir fait l objet d une sanction disciplinaire ou d une condamnation pénale. Obligation de justification d aptitude professionnelle : Les dirigeants, les personnes exerçant à titre individuel (travailleurs indépendants), les salariés (agents) ne peuvent exercer leur activité dans la sécurité privée que s ils justifient d une aptitude professionnelle. Cette aptitude professionnelle a été définie par le décret du 6 septembre 2005 paru au JO du 9/09/2005. Conditions d accès pour le personnel : L embauche d agents de sécurité est soumise à une déclaration obligatoire auprès des Préfectures qui peuvent opposer un refus au vu du casier judiciaire n 2. Activité exclusive : L entreprise prestataire ne peut exercer une autre activité que la sécurité et la surveillance. Sont ainsi exclus : le nettoyage, le travail temporaire... et même l activité de protection des personnes qui doit être exercée dans une entité spécifique à ce métier particulier. Ces interdictions s entendent sous la même entité juridique. Une seule exception existe en ce qui concerne le transport de fonds. Le Prestataire décrit dans son offre, le cheminement et l organisation de sa prestation de télésurveillance, de l alarme à la prise des mesures conservatoires, en passant par la levée de doute, et ce pour les incidents liés à la sécurité et à la sûreté. Les stations centrales de télésurveillance qui assurent la surveillance à distance doivent être certifiées "APSAD de service" de type P3 (JO du 17 décembre 2004) délivrée par le CNPP ou répondre aux spécifications techniques ou procédés de fabrication en vigueur dans un Etat membre de l'union européenne (Etat partie à l'accord instituant l'espace économique européen, qui apportent un niveau de sécurité et de fiabilité équivalent). L ICI se réservera le droit de tester l efficacité du dispositif complet

27 4.7 Devoir de Conseil et amélioration continue Le Prestataire, au titre de sa mission de pilotage du contrat, a un devoir de conseil permanent auprès de l ICI. Pendant toute la durée du présent engagement, le Prestataire, en sa qualité de professionnel, de manière continue et en toute impartialité, informe, conseille et met en garde l ICI à propos de tout élément ou circonstance dont le Prestataire a connaissance et qui peut entraver le bon déroulement des prestations. Le Prestataire, en sa qualité de professionnel, est tenu à l égard de l ICI d une obligation de conseil et doit s enquérir de ses besoins. Dans le cadre de l amélioration continue, le Prestataire s engage à faire des propositions concrètes à l ICI lors des réunions, suivies d un plan d action détaillé visant à vise notamment l amélioration continue, notamment : l amélioration des conditions de réalisation des prestations, l amélioration du sureté du site, l efficacité de l organisation, 4.8 Obligation de Continuité du service et service minimum en cas d'arrêt de travail du personnel du Prestataire La totalité des prestations confiées au Prestataire doit impérativement être exécutée en toutes circonstances, afin d'assurer la continuité d'exploitation du site. En conséquence, le Prestataire est tenu d'effectuer pendant la durée du marché et en toutes circonstances, sans supplément de prix, même en cas d'arrêt de travail de son personnel, toutes les prestations qui lui sont confiées. Pour satisfaire à ses obligations, le Prestataire a préalablement pris toutes les dispositions pour que les moyens humains mis en œuvre soient habilités à intervenir sur le site. En cas de grève, le Prestataire doit informer l ICI dans l'heure qui suit le préavis de grève, ou le cas échéant le déclenchement de la grève, en cas de grève surprise. En cas de risque d'interruption de service chez le Prestataire, celui-ci doit aviser l ICI dans les délais les plus courts, et au plus tard dans les deux heures suivant la connaissance de ce risque. Dans tous les cas, le Prestataire précise à l ICI les moyens qu'il met en œuvre pour exécuter la totalité des prestations et respecter l'obligation de continuité décrite ci-dessus. Les moyens mis en œuvre par le Prestataire doivent être effectifs dans les délais les plus courts, et au plus tard dans les trois heures suivant l'arrêt de travail. En tout état de cause, le Prestataire est tenu d'assurer pendant toute la durée du marché et en toutes circonstances, les prestations minimales, indispensables au maintien de l'hygiène et de la sécurité dans le site. En cas d'empêchement du Prestataire à satisfaire à ses obligations, ou si l ICI estime que les mesures proposées sont inadéquates, l ICI se réserve la possibilité de prendre toutes mesures, même de nature financière, y compris la suspension du marché et l'exécution par un tiers aux frais du Prestataire

28 Dans ce cas, l ICI répercute au Prestataire l'intégralité des surcoûts liés à la situation. L indisponibilité qui peut survenir, implique immédiatement la prise des mesures conservatoires nécessaires, l information de l ICI et la préparation des documents d information à l attention des utilisateurs. En fin de marché, le Prestataire veille au transfert des procédures et des informations utiles entre les deux Prestataires afin de garantir le recouvrement 4.9 Gestion de crise En cas de crise, le Prestataire s'inscrit dans le plan de gestion de crise de l ICI. Ce plan a pour vocation de constater la réalité du sinistre ou de l incident, et d évaluer la situation. Dans cette situation exceptionnelle, le Prestataire se doit de tout mettre en œuvre afin d'accompagner les équipes de l ICI dans : l évaluation des dommages et les possibilités de remise en état, la définition et la mise en œuvre des politiques de communication interne et externe, la sélection de la stratégie la mieux adaptée aux circonstances. 5. HYGIENE SECURITE ENVIRONNEMENT 5.1 Plan de Prévention Le Prestataire s engage à respecter les dispositions du Décret 92/158 du 20 février 1992 reprises dans le Code du Travail Articles R237.1 à R concernant les prescriptions particulières d hygiène et de sécurité applicables aux travaux et interventions effectués dans un établissement par une entreprise extérieure. Au cours d une inspection préalable organisée par l ICI, le Prestataire et l ICI définissent en commun un plan de prévention contenant les mesures à respecter pour prévenir les risques liés aux interférences des activités, des installations et des matériels ainsi que toutes les consignes particulières de sécurité édictées par l ICI. Ce plan de prévention doit notamment préciser les rôles respectifs en matière d exploitation électrique. L ICI impose l'arrêt immédiat des prestations, sans mise en demeure préalable, dans les situations de danger grave mettant en cause la sécurité des biens et des personnes. Aucune prestation ne peut être réalisée avant la signature du procès-verbal du plan de prévention. Le Prestataire doit se rendre aux inspections et aux réunions de coordination organisées par l ICI. Il peut également les susciter s il estime nécessaire pour la sécurité de son personnel. Ces réunions permettent notamment d actualiser le Plan de Prévention. 5.2 Analyse des risques L objectif de la démarche est d identifier les risques, de les évaluer et de proposer des actions qui permettront de les réduire. La gestion des risques démarre, en période de pré-exploitation. Le Prestataire procède à une analyse des risques des zones identifiés potentiellement à risques. Sont identifiés pour chaque zone de travail du site : les différentes situations de travail, les types de danger liés aux situations de travail, la nature du risque encouru, 20 24

29 les actions à entreprendre pour supprimer ou réduire le risque, l impact de ce risque (fréquence d exposition, probabilité, gravité). Cette analyse permet de classifier le site et de répertorier les risques récurrents afin de préconiser les actions à engager. Le Prestataire met en place et coordonne les actions à engager et garantit le respect des préconisations faites. 5.3 Veille réglementaire En sa qualité de professionnel, le Prestataire s engage à se conformer à toutes les dispositions, notamment réglementaires et législatives, qui s appliquent ou s appliqueront à sa profession ainsi qu à l ensemble des prestations associées aux engagements contractuels. Le Prestataire s engage à transmettre tout manquement, infraction ou non-conformité vis à vis de la réglementation en vigueur des locaux ou installations techniques ou autres. L entrée en vigueur de textes législatifs ou réglementaires d ordre public, en relation avec l objet du contrat, doit être étudié par les deux parties afin d en évaluer l impact contractuel et opérationnel. L ICI et le Prestataire s engagent à modifier par avenant le contrat, afin de le rendre conforme aux stipulations en vigueur. Néanmoins au cas où de telles modifications auraient pour conséquence de modifier l équilibre technique, économique du contrat, l ICI et le Prestataire se rencontreront afin de définir les suites qu elles souhaitent donner à cette modification. 5.4 Responsabilité sociétale L ICI renforce sa politique en faveur de l environnement pour en limiter les impacts, et souhaite entraîner ses Prestataires dans une démarche sociétale. Par conséquent, le Prestataire détaille dans son offre sa politique vis-à-vis de la responsabilité sociétale et développement durable notamment : son positionnement d acteur impliqué par sa responsabilité sociale notamment sur les enjeux liés aux luttes contre les discriminations et l accès au travail des minorités. son organisation favorisant l emploi local par l embauche des habitants issus de la ville dans lesquelles l ICI est implanté. l analyse des principaux risques sociaux et environnementaux courus par l entreprise et la définition d actions préventives ses engagements en termes de Management Environnemental le confort et une meilleure santé au travail de son personnel Le Prestataire doit s assurer que tous ses sous-traitants participent à ces engagements et doit justifier dans son activité d achat de prestations le recours à des partenaires impliqués. 6. PILOTAGE PHASE FIN DE CONTRAT (REVERSIBILITE) La phase de réversibilité démarre quinze (15) jours avant la date de fin de contrat. Cette phase est automatiquement enclenchée à l initiative du Prestataire, dans l un des cas suivants : Le contrat arrive à son échéance, Le contrat est résilié dans les conditions définies par le CCAP. Pendant cette phase, le Prestataire doit notamment : Réaliser les états des lieux et inventaire de sortie, Assurer le recouvrement éventuel avec le Prestataire entrant

30 6.1 Etats des lieux de sortie Le Prestataire conduit les états des lieux de sortie. Cela concerne et sans que cette liste ne soit exhaustive, l état des lieux : des locaux mis à disposition, des matériels, installations, et/ou outillages mis à disposition, des documents d exploitation restitués (notamment les main-courantes), des restitutions des clefs des personnels du Prestataire et des sous-traitants, des restitutions des badges des personnels du Prestataire et des sous-traitants. Les états des lieux de sortie sont annexés à un procès-verbal qui est établi entre le Prestataire et l ICI. 6.2 Recouvrement avec le Prestataire entrant Le Prestataire sortant s engage à assurer le recouvrement avec le Prestataire entrant. Durant cette phase, le Prestataire doit sans que cette liste ne soit exhaustive communiquer au Prestataire entrant : les consignes particulières, les procédures et modes opératoires, les états des lieux de sortie. 7. ANNEXES 7.1 Indicateurs de performance 22 24

31 PRESTATION GARDIENNAGE SURETE ET SECURITE Pilotage Réunions / Convocations Rapport de synthèse Objet Description défaillance Seuil de déclenchement Pénalité SURETE et SECURITE Absence du (des) représentant(s) du Prestataire à une réunion programmée ou à une convocation de l ICI Non-respect ou retard de remise des rapports de synthèse semestriel Non signalée au moins 48 heures à l avance Par constat 100 HT par représentant convoqué absent 100 HT par représentant convoqué absent Objet Description défaillance Seuil de déclenchement Pénalité Locaux et surfaces Utilisation de locaux sans accord de l ICI, Dégradation des locaux Par constat 100 HT par défaillance constatée Non respect des règles de sécurité Respect des consignes Continuité d activité Délai d intervention Non respect des règles critiques de sécurité ou des procédures d'intervention Non respect du port des EPI, Absence de plan de prévention. Par constat 150 HT par constat Non-respect des consignes et procédures d exploitation Par constat 150 HT par constat Retard à la prise de poste des agents < 30 minutes Non respect des délais d intervention Par constat Par constat Comportement Comportement déplacé des agents Par constat 100 HT par défaillance constatée 100 HT par défaillance constatée 100 HT par défaillance constatée 23 24

32 PRESTATION GARDIENNAGE SURETE ET SECURITE Objet Description défaillance Seuil de déclenchement Pénalité Tenue du Tenue non conforme (non port de l uniforme, propreté ) des 100 HT par Par constat personnel agents défaillance constatée 100 HT par document Non tenue des manuels de consignes d exploitation Par constat et par jour calendaire de retard au-delà du délai fixé Documents d exploitation Non-respect ou retard de remise des rapports d intervention Non tenue à jour de la main courante pour le suivi de la surveillance sur site Par constat Par constat 100 HT par document et par jour calendaire de retard au-delà du délai fixé 100 HT par document et par constat Contrôles qualité Note du contrôle qualité inférieure à 80 % ou 16/20 sur la base des grilles de contrôle qualité co-construit avec l ICI période de pré-exploitation Note < à 80% ou 16/ HT par contrôle négatif REVERSIBILITE - FIN DE CONTRAT Objet Description défaillance Seuil de déclenchement Pénalité Restitution des données Restitution des installations Non restitution des données d exploitation Non restitution des locaux en bon état Par constat Etat contradictoire entre état des lieux initial et état des lieux final à vue d expert 100 HT par document et par constat Estimé selon préjudices subis 7.2 Plans du site 24 24

33 7.2. ANNEXES : PLANS DU SITE

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