Intégration du réseau «Val d Oise Family» Cahier des charges

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1 Intégration du réseau «Val d Oise Family» Cahier des charges Printemps 2014

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3 3 Table des matières 1. CONTEXTE GENERAL OBJET ET DOMAINE D APPLICATION GESTION DU RESEAU... 6 PROPRIETAIRE... 6 COMITE DE GESTION PROCEDURE D INTEGRATION DU RESEAU... 6 PROCEDURE D INSTRUCTION ET DE SUIVI... 6 CRITERES ENGAGEMENTS LIES A L INTEGRATION AU RESEAU... 8 ENGAGEMENTS GENERAUX... 8 ENGAGEMENTS COMMUNICATION / PROMOTION... 8 ENGAGEMENTS QUALITE ET D EVALUATION... 9 ENGAGEMENTS RESEAU MODALITE DE MARQUAGE... 9 SUPPORTS DE MARQUAGE... 9 Le document d appel... 9 L onglet du site Internet... 9 L onglet du site Internet professionnel Le support visuel Les pages des réseaux sociaux CONDITIONS DE DEMARQUAGE NON-RESPECT DES ENGAGEMENTS D USAGE DU RESEAU CONTACT... 10

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5 5 1. Contexte général Les modes de vie et les envies des familles évoluent. On constate que la génération actuelle souhaite avoir davantage de temps à consacrer à leur famille alors que, en moyenne, ils y accordent déjà plus de temps que leurs parents ne le faisaient. Pour la famille contemporaine, l épanouissement et le développement de leur progéniture est devenu un sujet crucial. Ceci donne aux enfants un pouvoir de persuasion non négligeable. Enfin, les grands-parents aspirent à faire plus d activités avec leurs petitsenfants. Toutes ces tendances poussent à accroître la demande d activités touristiques. Cette clientèle touristique est largement représentée dans le Val d Oise. Compte tenu de ce constat, une étude-diagnostique sur ce segment de clientèle privilégié a été réalisée en 2013 : «L'Offre à destination des enfants et familles dans le Val d'oise». Le document fait l analyse de la demande, l état des lieux de l offre valdoisienne et des départements environnants, ainsi que des préconisations de mise en œuvre. A la suite de cette parution, a conduit depuis janvier 2014 un comité de pilotage. Composée de professionnels référents dans ce domaine, cette équipe de travail a pour objectif la création d un réseau qui a pour vocation de fédérer les prestataires touristiques investis sur la cible enfants / famille. Les objectifs de ce dispositif sont de : Valoriser la qualité de l accueil et des prestations marchandes 1 proposées aux familles Satisfaire une demande locale et francilienne Renforcer le flux touristique Promouvoir le patrimoine valdoisien de manière attractive et ludique. Pour les structures adhérentes, les enjeux de qualification sont de : S appuyer sur une communication spécifique en direction des clientèles cibles et des prescripteurs Se différencier face à la concurrence francilienne Rejoindre un groupe de travail pour prendre connaissance des informations et des techniques propre à cette cible 1 Hors sites d éducation à l environnement

6 6 2. Objet et domaine d application Le présent cahier des charges précise les conditions d application du réseau pour les prestations marchandes mises en place par les organismes à destination des enfants (6-12 ans) et des familles sur le territoire du Val d Oise. Les prestataires concernés sont les suivants : Les sites ou animations patrimoniaux (musées, abbayes, château ) Les sites ou animations d éducation à l environnement Les sites ou animations sportives orientées nature ou dites originales Les animations culinaires Les événements 3. Gestion du réseau PROPRIETAIRE La marque est la propriété de. COMITE DE GESTION Le Comité de gestion succède au Comité de pilotage. Il est administré par le Président de Val d Oise Tourisme ou son représentant. Les membres sont volontaires et acceptés après l aval du Comité. Ils y siègent pour une durée de deux ans. Le nombre de membres est limité à dix. Les types de domaine y sont représentés de façon proportionnelle. Le Comité se réunit au moins deux fois par an. L animation du réseau est à la charge de. Elle comprend principalement la création d un plan d actions annuel, l animation de groupes de travail et la réalisation d actions promotionnelles. Le Comité de gestion s autorise la création de nouveaux domaines de prestations. 4. Procédure d intégration du réseau PROCEDURE D INSTRUCTION ET DE SUIVI Le dossier de candidature est disponible sur l espace professionnel du site internet de Val d Oise Tourisme : C est une démarche volontaire. Le document est à retourner à Emmanuelle MASINGARBE / ). Le candidat s assure qu il remplit les conditions définies dans le cahier des charges et la grille d évaluation. L instruction du dossier de candidature sera effectuée par le Comité de gestion. En cas d une décision favorable, le prestataire signe la charte qualité pour officialiser son engagement et règle sa participation financière. Le montant est fixé annuellement par le Comité de gestion. La participation au réseau est valable deux ans. Le prestataire est soumis à une visite de contrôle pour renouveler son appartenance. Elle est effectuée par un binôme issu du Comité de gestion.

7 7 Le Comité de gestion s autorise à renforcer le niveau de qualité demandé par le dispositif à chaque nouveau cycle. Le Comité de gestion est le seul décisionnaire et se permet le droit de radier un membre pour nonrespect du cahier des charges. En cas de non-reconduction le signataire doit en informer l animateur du réseau par courriel. En cas de changement de propriétaire ou de gérant de l établissement, le signataire doit en avertir l animateur du réseau afin d envisager, si besoin est, une nouvelle visite d évaluation. CRITERES Le réseau prévoit des critères spécifiques en fonction du type de domaine et du type de prestation. Les critères peuvent être obligatoires et facultatifs. TYPES DE DOMAINE TYPES DE PRESTATION CRITERES N 1 - Ouverture les mercredis et les weekends au moins 6 mois par an Patrimoine Education à l'environnement Site Animation Site Animation N 2 - Proposition d un tarif Famille ou tarif réduit pour les moins de 12 ans N 3 - Mise à disposition d'un outil de compréhension pour les enfants ou d'un geste d'accueil pour les familles N 4 - Organisation d'un événement enfants/famille par mois. N 5 - Communication sur les offres de restaurations et/ou les aires de pique-nique N 1 - Programmation au moins 10 fois par an N 2 - Présence d'un animateur N 3 - Mise à disposition d'un outil de compréhension pour les enfants ou d'un geste d'accueil pour les familles N 1 - Ouverture les mercredis et les weekends au moins 6 mois par an N 2 - Proposition d un tarif Famille ou tarif réduit pour les moins de 12 ans N 3 - Mise à disposition d'un outil de compréhension pour les enfants ou d'un geste d'accueil pour les familles N 4 - Organisation d'un événement enfants/famille par mois. N 5 - Communication sur les offres de restaurations et/ou les aires de pique-nique N 1 - Programmation au moins 10 fois par an N 2 - Présence d'un animateur N 3 - Mise à disposition d'un outil de compréhension pour les enfants ou d'un geste d'accueil pour les familles

8 8 N 1 - Ouverture les mercredis et les weekends au moins 6 mois par an Site N 2 - Proposition d un tarif Famille ou tarif réduit pour les moins de 12 ans N 3 - Possession d'une attestation d'assurance Sport N 4 - Organisation d'un événement enfants/famille par mois. N 5 - Communication sur les offres de restaurations et/ou les aires de pique-nique N 1 - Programmation au moins 10 fois par an Animation N 2 - Présence d'un animateur N 3 - Mise à disposition d'un outil de compréhension pour les enfants ou d'un geste d'accueil pour les familles Cuisine Animation N 1 - Programmation au moins 10 fois par an N 2 - Présence d'un animateur N 3 - Mise à disposition d'un outil de compréhension pour les enfants ou d'un geste d'accueil pour les familles Evénement N 1 - Proposition d un atelier, d une animation ou d un outil de compréhension uniquement dédié aux enfants N 2 Programmation au minimum de 3 éditions antérieures Légende : Critère obligatoire Critère facultatif 5. Engagements liés à l intégration au réseau ENGAGEMENTS GENERAUX La structure a pris connaissance de la charte de qualité et en accepte les termes. Elle est à jour de sa participation financière. Elle maintient, par un entretien régulier, les services qui ont permis la participation au réseau. Le prestataire a nommé un référent au sein de sa structure. ENGAGEMENTS COMMUNICATION / PROMOTION La signalétique du réseau est intégrée à tous les outils de communication du prestataire en respectant la charte graphique. Le personnel d accueil a pris connaissance des détails du dispositif et est apte à en faire la promotion. A l entrée de la structure, le cas échéant, un support promotionnel du réseau est apposé.

9 9 Un lien Internet vers l onglet officiel de l opération doit être créé sur le site Internet du prestataire. Les outils de communication sont soignés, entretenus et présentés de manière professionnelle. La brochure du réseau est à disposition sur le site d accueil. Tous les éléments nécessaires (photos numériques libres de droit, tarifs, dates d ouverture, informations mises à jour, etc.) pour alimenter la base de données et les supports de communication du réseau sont fournis à. ENGAGEMENTS QUALITE ET D EVALUATION L adhérent s engage à fournir toutes les informations liées à sa programmation au moins une fois par an. Les outils de veille demandés sont mis en place. Les données sont récoltées et transmises à Val d Oise Tourisme en temps voulu. ENGAGEMENTS RESEAU Le représentant de la structure participe activement aux réunions de travail pour le suivi et le développement du réseau. 6. Modalité de marquage Toute prestation référencée porte le réseau. Les modalités de reproduction du logotype sont définies dans sa charte graphique et sa «Boîte à Outils Communication». SUPPORTS DE MARQUAGE Le document d appel Toutes les activités sont promues dans une brochure départementale dédiée, diffusée dans tous les Offices de Tourisme et Syndicats d Initiative du département et disponible en téléchargement sur le site Internet : D autres circuits de diffusion pourront être retenus au regard d opportunités. Les visites et animations sont présentées selon cinq thématiques : Patrimoine Cuisine Nature Evénement Sport L âge à partir duquel la prestation est adaptée aux enfants est mis en avant. L onglet du site Internet répertorie également sur son site Internet les prestataires participants avec un accès direct à partir de la page d accueil.

10 10 Chaque prestataire du réseau bénéficie d un descriptif spécifique présentant l activité proposée et l âge des enfants auxquels elle s adresse. Lien : L onglet du site Internet professionnel Une présentation du réseau est aussi disponible sur le site professionnel de avec le téléchargement de la brochure, du cahier des charges et du formulaire de demande de participation. Lien : Le support visuel Chaque adhérent se voit attribuer la traduction graphique de la marque «Val d Oise Family». Elle est à apposer en évidence à l entrée des prestataires qui le peuvent et sur les supports de communication. Les pages des réseaux sociaux Les pages Facebook, Scoop it et Twitter de la marque «Val d Oise Family» sont alimentées par Val d Oise Tourisme. Elles relayeront l actualité du réseau et de ses participants. CONDITIONS DE DEMARQUAGE Toute suspension ou retrait du droit d usage du réseau entraîne l interdiction de faire référence et d utiliser le réseau. NON-RESPECT DES ENGAGEMENTS D USAGE DU RESEAU Si le prestataire ne respecte pas les engagements d usage et/ou modalité de marquage, il se verra retirer l usage du dispositif par le Comité de gestion. Toute nouvelle demande d attribution au réseau ne pourra intervenir avant un délai de 2 ans suivant la décision. 7. Contact Emmanuelle MASINGARBE - Chargée de mission labels Immeuble Administratif Jacques Lemercier 5 avenue de la palette Cergy-Pontoise Tél. : /

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