Val Touraine Habitat. Cahier des charges : Création du journal des locataires Adaptation du journal interne Accompagnement et conseils

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1 Val Touraine Habitat Cahier des charges : Création du journal des locataires Adaptation du journal interne Accompagnement et conseils Juillet 2013

2 SOMMAIRE 1 - Présentation de l entreprise 2 - Objet de la consultation 3 - Prestations à réaliser Un journal d information (cible : locataires) 3.2 Détail de la prestation 4 - Procédure 4.1 Candidatures des agences de communication 4.2 Présentation d un pré-projet Les critères de jugement des offres 5 Durée du marché 6 - Cession des droits 7 - Modalité de paiement 8 - Date limite de réception des offres 9 Confidentialité 10 - Achèvement de la procédure 11 - Renseignements complémentaires 12 - Annexes - 1 -

3 1 - Présentation de l entreprise Créé en octobre 1949 par le Conseil général d'indre-et-loire, Val Touraine Habitat possède un patrimoine immobilier de près de logements et gère un budget global de 194 millions d'euros. Pour réussir sa mission de service public, il s'appuie sur ses 360 collaborateurs qui œuvrent au quotidien pour offrir à ses clients une qualité d'habitat optimum. Premier bailleur social de la région Centre, Val Touraine Habitat construit et gère des logements locatifs destinés aux ménages dont les ressources n excèdent pas les plafonds fixés par l Etat et loge 7,5 % de la population tourangelle. Son ambition permanente est d améliorer le cadre et la qualité de vie des locataires, en étant attentif aux besoins nouveaux et aux évolutions de la société dans le cadre d une stratégie globale de développement durable, de responsabilité sociétale et de qualité de service. Val Touraine Habitat s est engagé dans une démarche de Développement Durable et s appuie sur un Agenda 21, depuis Véritable partenaire privilégié des collectivités locales pour leurs besoins d équipement et d aménagement, Val Touraine Habitat propose une mixité d habitat en offrant des maisons individuelles et des appartements ainsi qu une diversité de bâtiments (FJT, foyers logements de personnes âgées ). Acteur de l'habitat social, bâtisseur de lieux de vie et partenaire des collectivités locales, Val Touraine Habitat participe pleinement au développement économique et demeure un acteur majeur de l'aménagement du territoire. Pour plus d information, vous pouvez consulter notre site internet : 2 - Objet de la consultation Le présent marché concerne : - la conception de la nouvelle formule du journal d information des locataires, - ainsi qu une adaptation simplifiée du journal interne, à partir de la nouvelle maquette du journal des locataires

4 3 - Prestation à réaliser Un magazine d information pour les locataires Il s agit de créer une nouvelle formule du journal d information adressé par voie postale aux locataires, ainsi qu aux partenaires de Val Touraine Habitat. Les locataires doivent retrouver toutes les informations utiles sur leurs logements, les dernières actualités, les produits vente/location, des informations pratiques Jusqu à aujourd hui, Horizon comportait quatre pages (voir caractéristiques techniques) et sa parution était trimestrielle, soit une production annuelle de 16 pages en volume total. Les changements d habitude, le développement des outils numériques, la multiplication des journaux et gratuits en tout genre nous incite à engager une réflexion la plus ouverte possible sur nos supports de communication afin de créer un intérêt de lecture renouvelé. Caractéristiques techniques actuelles : Support gratuit adressé nominativement aux locataires sous blister Nom actuel : Horizon Périodicité : trimestrielle Tirage : exemplaires Document : 4 pages Format fermé : 210 L x 297 H - Format ouvert : 420 L x 297 H Photos bâtiments fournies par nos soins - Autres photos fournies par l agence Grammage : 135 g/m² - PEFC Quadrichromie 3.2 Détail de la prestation pour l agence lauréate Les interlocuteurs au sein de Val Touraine Habitat seront le responsable du service Qualité- Communication et le chargé de mission Communication. 1/ Accompagnement/Conseils Dans le cadre de sa mission et pour chaque numéro, l agence retenue devra : - formuler des conseils, - assurer la conception et l intégration graphique des éléments fournis par le service qualité/communication, - fournir une prestation de secrétariat rédactionnel : relecture, corrections (orthographique et typographique) et editing-titrage, - proposer des illustrations et infographies (images, photos, statistiques ), - fournir un PDF haute définition, - L agence devra apporter les modifications jusqu à satisfaction. 2/ Création du nouveau journal des locataires L agence lauréate sera celle qui proposera la maquette et l accompagnement les plus convaincants pour la nouvelle formule du journal des locataires. 3/ Adaptation du journal interne L agence lauréate devra également fournir une déclinaison graphique de son travail sur le journal externe, pour «relooker» le journal interne de Val Touraine Habitat. La maquette retenue deviendra la propriété de VTH, qui se chargera du volet PAO/exécution. Remarque : Il est possible que dans les années à venir d autres supports de communication soient créés ou renouvelés et que l agence attributaire du marché soit de nouveau sollicitée

5 4 - Procédure 4.1 Candidatures des agences de communication Les candidats devront transmettre à l attention du chargé de mission Communication un dossier de candidature comprenant une lettre d intention et les références détaillées de l agence, en version numérique à l adresse suivante : eric.thomas@valtourainehabitat.fr L envoi postal par l agence de journaux et/ou réalisations comparables au présent cahier des charges serait apprécié. Les agences devront déposer leur candidature avant le 15 septembre Présentation d un pré-projet (délai 1 mois) : A partir de la date de la notification écrite d acceptation de la candidature, les agences retenues (trois au maximum) disposeront de 1 mois pour formuler leurs propositions. Les agences retenues seront dans l obligation de fournir : - 3 propositions maximums Les candidats doivent doit être force de proposition, ils disposent d une grande liberté de création pour établir leur proposition, la périodicité, les rubriques, ainsi que le format. La proposition de l agence devra s inscrire dans un cadre budgétaire raisonnable, au niveau de la pagination globale (avec un volume annuel total de 24 pages maximum), comme au niveau du volume du routage postal. Ces propositions prendront la forme d une maquette finalisée et aboutie du futur journal d information externe. L agence devra s appuyer sur les écrits des publications décrits en annexe ou en se connectant sur le site de Val Touraine habitat sans recourir à du faux texte. Aucune photo de bâtiment ne sera donnée aux candidats avant que le marché ne soit remporté par l un d eux. - un projet de contrat - une offre de prix unitaire pour chaque type de support exprimée en euros TTC, en nombre de jours, sans réserve, avec un prix de journée ferme, incluant les frais divers. Indemnité : A l issue de la procédure, les agences retenues ayant présenté une/des maquettes abouties se verront indemnisées d un montant forfaitaire de 1300 TTC Les critères de jugement des offres Au terme de cette étape, le choix se portera sur une agence, si toutefois un projet donne satisfaction. Le lauréat sera choisi selon les critères suivants : - Conception éditoriale : 30 % - Création graphique : 20 % - Capacité à assurer le secrétariat de rédaction : 30 % - Prix : 20 % - 4 -

6 5 Durée du marché La conception des supports devra être réalisée selon un calendrier qui sera arrêté ultérieurement. Le marché est conclu pour une durée de trois ans à compter de sa notification. 6 - Cession des droits Les droits de reproduction sont entièrement cédés à Val Touraine Habitat. 7 - Modalité de paiement Pour la conception des supports, le paiement s effectuera au numéro, après réalisation des prestations, sur production de facture. Les sommes dues au titulaire seront payées dans un délai global de 45 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. Le taux des intérêts moratoires sera celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires auront commencé à courir, augmenté de deux points. 8 - Date limite de réception des offres Les offres seront soit déposées au siège de Val Touraine Habitat, soit envoyées par la Poste à : VAL TOURAINE HABITAT Service Qualité-Communication 7, rue de la Milletière Tours cedex 2 Les candidats transmettront leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre pour : «Nouvelle formule du journal des locataires» NE PAS OUVRIR Les offres datées et signées des agences retenues pour concourir devront parvenir au plus tard un mois après la notification écrite de Val Touraine Habitat. 9 Confidentialité Le prestataire s engage à maintenir strictement confidentiels toutes les informations, documents et résultats produits en exécution de la prestation ainsi que toutes les données et informations qui lui auront été communiquées par le maître d ouvrage

7 10 - Achèvement de la procédure Les candidats non retenus seront avisés du rejet de leur offre par lettre simple. Le candidat retenu recevra une lettre de notification Renseignements complémentaires Les renseignements d ordre administratif ou/et technique peuvent être demandés auprès de : Eric Bédoyan (Responsable Qualité-Communication) - Tél : / ou Eric Thomas (Chargé de communication) - Tél. : / Courriel : eric.bedoyan@valtourainehabitat.fr eric.thomas@valtourainehabitat.fr Ce marché s inscrit dans le cadre de la procédure définie à l article 10 du décret n du 30 décembre Annexes Fourniture sur simple demande des derniers journaux Horizon, du journal interne, du Rapport d activité 2012 et de plaquettes commerciales