PROJET GBCP COMITÉ DE PILOTAGE LUNDI ASSOCIATION COCKTAIL

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1 PROJET GBCP ASSOCIATION COCKTAIL COMITÉ DE PILOTAGE LUNDI ASSOCIATION COCKTAIL - MARSEILLE INNOVATION - Pôle Média , rue GUIBAL MARSEILLE N de S.I.R.E.T. : Code A.P.E. : 9499Z

2 Chiffrage et lotissement Le constat : objectif et capacité La démarche de lotissement Le chiffrage du projet Les besoins en ressources Risques et propositions Les risques Les propositions Planification Le macro planning Les jalons pour l année 2015 Le plan d action des formations Tâches en cours et à venir Les groupes de travail Les tâches en cours Le pilotage des développements Les tests et qualification Détail des 3 lots du projet Agenda ORDRE DU JOUR 2

3 CHIFFRAGE ET LOTISSEMENT 3

4 LE CONSTAT : OBJECTIF ET CAPACITÉ Objectif initial : refonte complète des modules GFC, en technologie WEB, dans le cadre de l adoption de la GBCP 1 er macro chiffrage sur la base des cahiers des charges : environ jours-hommes (avec des parties non chiffrées par manque de spécifications détaillées) Ressources actuelles : 3 CP AMOA 7 développeurs Une disponibilité estimée à jours d ici à fin 2015 Conclusion : Charge de travail trop importante pour livrer une solution complète au 01/01/2016 Nécessité de lotir le projet 4

5 LA DÉMARCHE DE LOTISSEMENT 1. Priorisation des fonctionnalités : module par module, puis mise en commun et priorisation globale. 2. Pour chaque module, arbitrage entre refonte en mode WEB et adaptation de l existant, en fonction du poids des évolutions indispensables pour Découpage du projet en 3 lots : Lot 1 : Evolution à minima des modules GFC pour pouvoir gérer un budget en AE/CP et prévision d encaissement : saisie et exécution. Lot 2 : Refonte de la chaine de la recette et prise en compte des principales fonctionnalités non gérées en Lot 1. Lot 3 : Couverture de l ensemble des cahiers des charges. 4. Nouveau chiffrage tenant compte des contraintes du lotissement. 5

6 Total projet : jours Lot 1 : jours Lot 2 : jours Lot 3 : jours LE CHIFFRAGE DU PROJET Part de chaque module Module TOTAL Lot 1 Lot 2 Lot 3 Le budget % 19% 15% Les opérations % 28% 18% La dépense % 30% 23% La recette % 70% 9% La comptabilité % 28% 24% Cdc Général % 36% 47% Bascule Maintenance GBCP 900 0% 50% 50% 6

7 LES BESOINS EN RESSOURCES Hypothèse 1 : Sur la base du chiffrage présenté Besoin en ressources supplémentaires : 4 MOE et + 1 AMOA Les difficultés : Le temps de recrutement, La disponibilité de l équipe actuelle pour intégrer ces nouvelles ressources. Hypothèse 2 : Bascule de 25% de la charge estimée en part de risque Pourquoi pense-t-on pouvoir assumer ce risque? Des spécifications incomplètes ont donné lieu à des chiffrages «prudents», Des options d optimisation apparaissent possibles lors de la phase de développement en mode AGILE, Réutilisation et adaptation de fonctionnalités existantes en lieu et place de nouveaux développements, Prise en compte des possibilités du nouveau Framework AngularJS. Estimation de chiffrage réduite de 25% : Total projet : jours Lot 1 : jours Lot 2 : jours Lot 3 : jours Besoin en ressources supplémentaires : 2 MOE. 7

8 PROPOSITION DE DÉCOUPAGE EN LOTS Lot 1 : Un budget saisissable et exécutable en AE/CP et prévisions d encaissement Refonte en mode Web du module Budget Prise en compte des opérations avec impact financier dans Cocolight Forte adaptation du module Carambole (EJ, SF, DP) Evolution à minima du module Pie Sapics reste à l identique Gestion des prestations internes (mais pas de création de module spécifique) Adaptations Maracuja : nouveaux objets de gestion GBCP Dématérialisation des processus et des documents Lot 2 : Accent mis sur la chaine de la recette et sur la comptabilité Refonte en mode Web du module Pie Programmation, pilotage et gestion de la trésorerie Ensemble des tableaux budgétaires + compte financier générés dans l outil Comptabilité analytique Gestion des enveloppes de recherche Quelques évolutions Sapics Dématérialisation : plateforme d échange mutualisée Lot 3 : Autres évolutions Comptabilités auxiliaire clients et fournisseurs Autres évolutions hors périmètre GBCP Position COPIL : OK 8

9 RISQUES ET PROPOSITIONS 9

10 LES RISQUES DU PROJET (1/3) Risques règlementaires et fonctionnels : évolution du périmètre, dialogue suivi avec les ministères Nouvelle version du DPG attendue en automne Certains tableaux budgétaires ne sont pas encore figés Encore aucune information pour les extractions Cofisup Budget Projet sur la dématérialisation à venir. Impacts projet Modifications des cahiers des charges et des spécifications Remise en cause possible des conceptions et développements démarrés => Impact direct sur les compétences disponibles, les charges du projet et les délais de réalisation et retards sur l ensemble des prévisions. Pondérations possibles du risque Augmentation des prévisions des charges, report de la date de démarrage officielle Décalage des différents jalons et modifications du planning pour intégrer les modifications au fil de l eau, Prise en compte des modifications plus tard au niveau du SI, suivant leur nature et leur date de sortie. 0 10

11 LES RISQUES DU PROJET (2/3) Risques organisationnels Appropriation par les établissements des règles métier et des impacts organisationnels Périodes de tests et de formations très réduites par les impératifs du projet et arrivant assez tard Ces périodes d appropriation d un nouveau SI se superposent avec la préparation de la clôture des comptes et la préparation du budget Faible mobilisation par rapport au projet GBCP, impulsion et sponsoring à porter par la gouvernance des établissements. Impacts démarrage opérationnel projet Le projet est très tendu en termes de calendrier avec des impacts organisationnels importants dans les établissements Les établissements risquent de ne pas démarrer parce que les réflexions, formations et préparations n auront pas été conduites Les établissements risquent de démarrer dans de mauvaises conditions. Pondérations possibles du risque Plan de formation démarré pour la partie métier (par l Amue et par Cocktail) et à venir pour les impacts SI Communications à prévoir au niveau de la CPU et des DGS, à porter en commun avec l Amue Reporter le démarrage pour avoir plus de temps pour les tests et la phase d appropriation. 1 11

12 LES RISQUES DU PROJET (3/3) Risques techniques et humains Importance du projet de bascule avec des études et spécifications encore à faire Durée de montée en compétence des nouvelles ressources et mobilisation des équipes en place pour la formation et l inclusion Pression sur les ressources du fait de la tension des planning et du nombre de chantiers à mener, sur une durée importante, manque deux personnes Impacts projet Outils de gouvernance de données non définis pour la bascule, impacts potentiels sur les temps de développements et sur les travaux à réaliser en établissements Estimation des charges très macroscopique, reste à vérifier au cours du pilotage Disponibilité des ressources par rapport aux projections. Impact financier pour l intégration de 2 nouvelles ressources MOE. Pondérations possibles du risque Reporter la date de démarrage Impliquer les établissement dans le scénario de bascule et anticiper le plus possible les opérations Lancer le recrutement de 2 développeurs le plus tôt possible. 2 12

13 PROPOSITION Alerte commune au niveau des ministères pour décaler le projet d un an (réunion le 30 septembre pour finaliser le document). Scénario 1 : Démarrage du projet au sur la base d une solution SI incomplète. Les risques ont été présentés précédemment. Scénario 2 : Démarrage du projet au avec une solution SI complète d un point de vue GBCP. Scénario AMUE : Idem que le scénario n 1 mais avec uniquement quelques établissements : cette solution est-elle envisageable du point du vue du MESR? Peut-on avoir des établissements qui basculeraient à la GBCP et d autres qui resteraient sur la gestion actuelle? Quels sont les risques d un point de vue SI? Non envisageable par l Association Cocktail. Les 2 scénarios nécessitent le recrutement de 2 MOE. 3 13

14 HYPOTHÈSE DU REPORT DE GBCP EN 2017 Une pondération de fait de l ensemble des risques du projet. Une refonte possible de l organisation et du lotissement du projet et des choix techniques Une optimisation des développements Refonte en mode Web directe pour la chaine de la recette (Pie) Une refonte en mode web possible des marchés (Sapics) Pas de gestion de bascule Lot 1 => Lot 2 sur les modules Regroupement des lots 1 et 2 : gain estimé 430 jours L ensemble des fonctionnalités GBCP livré en 2017 Un temps de préparation plus maitrisé pour les tests, les formations et la bascule. Le recrutement de 2 MOE est toujours nécessaire pour mener le projet à terme. 4 14

15 PLANIFICATION 15

16 LE MACRO PLANNING Semestre 2 Semestre 1 Semestre Semestre 1 Semestre Semestre 1 Semestre 2 Conception détaillée Budget Développements et tests Qualification AMOA et établissements référents Conception détaillée Opérations Développements et tests Qualification AMOA et établissements référents Budget + opérations Beta-tests Formation des formateurs Mise en production Conception détaillée Dépense Développements et tests Qualification AMOA et établissements référents Conception détaillée Comptabilité Développements et tests Qualification AMOA et établissements référents Conception détaillée Recette Développements et tests Qualification AMOA et établissements référents Dépense + Compta + Recette Beta-tests Formation des formateurs Mise en production Conception détaillée Bascule Développements et tests Beta-tests 6 16

17 Dans l hypothèse d un démarrage du projet GBCP au Livraison pour mise en production Début octobre pour le budget et les opérations Début novembre pour les autres modules. Période des bêta-tests Juin, juillet et aout pour le budget et les opérations Septembre et octobre pour les autres modules. Formations des formateurs Juin et juillet pour le budget et les opérations Septembre pour les autres modules. Formation en établissements par les formateurs internes établissements: À partir de septembre pour le budget et les opérations Dès octobre pour les autres modules. JALONS

18 TÂCHES EN COURS ET À VENIR 18

19 LE PLAN D ACTION DES FORMATIONS (1/2) Conjointement avec l AMUE Définition des règles de gestion métier (déc avr 2014) Appel à candidature Conception formations métier (1 référent) Conception impacts organisationnels (1 référent) Conception Solution Cocktail GFC (avec les établissements) Formation «Sensibilisation à la GBCP» (Sept Oct 2014) Formation formateurs Métier (janv fév 2015) Appel à candidature Formation «Impacts organisationnels GBCP» (Déc 2014) Bêta-tests ( juin sept 2015) Appel à candidature Formation formateurs Outils (Juin sept 2015) 9 et 10 puis 17 et 18 Formation Métier (1 er semestre 2015) Par les établissements Formation Outils (sept oct 2015) Par les établissements 9 19

20 LE PLAN D ACTION DES FORMATIONS (2/2) Sollicitations sur la formation Pour les formations métier des formateurs relais, devant avoir lieu début 2015 Besoin de référents pour animer avec Pascale Leneindre (probablement 2 sessions à prévoir) Besoin d anticiper sur les besoins et les participants (fait aussi par l Amue). Pour les formations SI (outils) : QUI? Besoin de référents pour concevoir la formation, les supports, les données nécessaires, T Besoin des mêmes personnes pour animer les sessions : 10 sessions de 12 personnes avec 2 personnes par établissement et 5 modules, T

21 18 établissements volontaires 14 pour le comité de pilotage, 5 pour la bascule, 12 sur la partie Budget, 10 sur la partie Opérations, 10 sur la chaine de la dépense, 10 sur la partie comptabilité, 7 sur la chaine de la recette. Sollicitation pour le support à la conception A la carte, en fonction des besoins MOE / AMOA sur les questions fonctionnelles complémentaires ou sur des questions d ergonomie En priorité sur le budget et les opérations Pour les autres domaines, en principe à partir de début Sollicitation sur les dossiers de tests Pour les alpha tests dès que possible (1er T 2015 ) A déterminer d ici la fin de l année. LES GROUPES DE TRAVAIL 1 21

22 LES TÂCHES EN COURS Septembre : Organisation du projet Finalisation du chiffrage du projet, priorisation et lotissement Phase de développement Les itérations GBCP ont débuté Partie technique pour la gestion d un schéma unique de base de données POC (Proof of Concept) sur les maquettes de saisie du budget Gestion des nouvelles nomenclatures Formation «Sensibilisation à la GBCP» 1 ère session : 21 participants 11 établissements (22-23 septembre) 2 nde session : 23 participants 13 établissements (6-7 octobre) 2 22

23 LE PILOTAGE DES DÉVELOPPEMENTS Méthode «Agile» mise en œuvre avec pragmatisme Planification à moyen terme du projet Itérations à court terme (une itération = 15 jours). Cette méthode apporte une grande réactivité. Elle nécessite, et par là même permet, des échanges continus entre MOE et AMOA (on évite «l effet tunnel»). L AMOA est chargée d expliciter en détail les règles de gestion à mettre en place L AMOA peut solliciter ponctuellement les groupes de travail quand des questions métier sont soulevées ou quand des options d ergonomie sont à trancher Livrables à chaque fin d itération (rapport ou spécifications détaillées, maquette, développement) tests et qualification tout au long du développement. 3 23

24 TESTS ET QUALIFICATION 4 niveaux : En cours d itération : tests unitaires assurés par la MOE En fin d itération : qualification assurée par l AMOA A l étude : à partir du début 2015, sur un environnement «Démo» Cocktail, possibilité, pour des référents identifiés, de tester des fonctionnalités au travers des alpha-tests Quand une campagne complète de tests pourra être envisagée par module, sollicitation des établissements volontaires pour les bêta-tests, sur un environnement propre à l établissement. 4 24

25 Recrutement de 2 MOE LES POINTS DE VIGILANCE Fin de Coconut obligation de passer à Cocolight Maintenance des applications existantes fortement réduite, l essentiel des ressources étant mobilisé sur le projet GBCP Bascule environnements à prévoir dans les établissements 5 25

26 DÉTAIL DES 3 LOTS 26

27 LE BUDGET LOT 1 Refonte total du module en mode Web Saisie d un budget exécutable en AE/CP et prévisions de recettes Gestion des nouvelles nomenclatures budgétaires (nature de dépense et recette, origines de recette) Paramétrage du niveau de saisie du budget dans l organigramme budgétaire Paramétrage des nœuds de limitativité Intégration des données budgétaires des opérations Saisie des prévisions budgétaires hors opérations, en recette et en dépense Pilotage du budget Génération du budget avec les tableaux budgétaires suivants : Tableau des autorisations budgétaires Tableau des dépenses par destination, tableau des recettes par origine Tableaux des opérations pluriannuelles (agrégé et détaillé) Mise en place d extractions pour aider à la production manuelle des autres tableaux budgétaires Gestion des différents dates d un budget (vote, envoi du budget aux tutelles, approbation, mise en exécution) Gestion des budgets rectificatifs Gestion des virements Développement d un moteur budgétaire. Ce moteur sera appelé par les différents modules dès lors qu un mouvement en comptabilité budgétaire devra être généré allocation des moyens budgétaires virements consommations avec contrôle de disponibilité en fonction des contraintes de limitativité 7 27

28 Lot 2 Programmation / pilotage / Gestion de la trésorerie Saisie des prévisions d encaissements / décaissements hors opérations Exploitation des prévisions issues des différents modules : écrans et états d aide au pilotage Interface de saisie des tableaux budgétaires suivants : Tableau de suivi des opérations sur recettes fléchées Plan de trésorerie Tableau d équilibre financier Tableau des opérations pour compte de tiers Situation patrimoniale (CR et TF) Tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale Génération automatique de l ensemble des tableaux budgétaires, par rapport aux données saisies Gestion des enveloppes de recherche Editions du compte financier Lot 3 LE BUDGET LOTS 2 ET 3 Gestion de plusieurs versions d un budget rectificatif Extractions pour Cofisup Budget Import des prévisions budgétaires en AE/CP et prévisions de recettes Gestion de l antériorité dans la saisie du budget Aide au paramétrage du niveau de saisie du budget dans l organigramme budgétaire 8 28

29 Lot 1 Lot 2 Nouvelles nomenclatures (catégories et types d opération) Gestion des opérations avec impact financier Gestion différenciée des données affichées suivant le type d opération et le mode de pilotage Refonte de l onglet budget pour une gestion en AE/CP et prévisions de recettes Ecrans de saisie des échéanciers d encaissements et décaissements pour alimenter le plan de trésorerie Interface avec la préparation budgétaire Gestion intégrée des opérations pour compte de tiers (en lot 1, le suivi des opérations pour compte de tiers se fera via les comptes comptables) Gestion des reports (nécessaire pour la bascule ) Nouveaux critères de recherche avancée Consultation du détail des actes de gestion par opération Suivi d exécution détaillé Lot 3 LES OPÉRATIONS Gestion des opérations non financières Refonte (technique) de la gestion des avenants Refonte des onglets (harmonisation avec autres modules) Partenariat Evènements Documents 9 29

30 LA CHAINE DE LA DÉPENSE LOT 1 Impacts Carambole Gestion des Engagements Juridiques (EJ) Création d EJ indépendamment d une commande, pour traiter les EJ liés aux contrats, aux missions Prise en compte des opérations budgétaires dès la phase de sélection de la ligne de crédit Prise en compte des opérations de suivi analytique, sur le modèle des conventions Gestion des échéanciers de CP pour alimenter le plan de trésorerie Gestion des contraintes de limitativité sur les AE Ecritures en comptabilité budgétaire : consommation d AE Gestion du Service Fait (SF) 2 étapes distinctes : la constatation et la certification La valorisation du service fait : écritures automatiques en comptabilité générale basées sur la dérivation comptable de la nomenclature d achat Gestion des Demandes de paiement (DP) Intégration du module Amande Mise en place de Workflows sur les différents objets de gestion Dématérialisation du processus de la dépense et des documents Impacts Maracuja Suppression des mandats Gestion des Demandes de paiement Ecritures en comptabilité budgétaire Gestion des impacts Kiwi, Kaki et Papaye 0 30

31 LA CHAINE DE LA DÉPENSE LOT 2 Nouveau module de gestion des prestations internes Dématérialisation : lien avec la plateforme d échange mutualisée Gestion des retraits d engagement Gestion des paiements à échéance Marchés Gestion des échéanciers de CP pour alimenter le plan de trésorerie Gestion des marchés à bon de commande Gestion des marchés hors bon de commande Gestion des tiers sur marché Gestion des Engagements Juridiques Gestion des avances / acomptes 1 31

32 Lien automatique avec Corossol Gestion des cas particuliers sur les marchés Les marchés mixtes Les marchés reconductibles La gestion des avenants * La révision des prix * Les récupérations / remboursements d avances Les retenues de garantie / libération Les pénalités / exonération / confirmation Les indemnités de dédit, d attente La GED * LA CHAINE DE LA DÉPENSE LOT 3 * Fonctionnalités prises en compte en Lot 2 si décalage du projet d 1 an 2 32

33 LA CHAINE DE LA RECETTE LOT 1 Evolution à minima de l application Pie Gestion des nomenclatures budgétaires Lien avec les opérations Création du titre de recette sur le modèle d Abricot Maracuja Suppression des bordereaux Gestion des titres de recettes Rapprochement de l encaissement et du titre Enregistrement en comptabilité budgétaire Gestion des ré imputations budgétaires et comptables 3 33

34 LA CHAINE DE LA RECETTE LOT 2 Refonte totale de l application Pie en mode Web Gestion de la multi imputation Gestion des prestations hors catalogue Gestion des prévisions de créances, plus lien avec le module des opérations Gestion des échéanciers d encaissement pour alimenter le plan de trésorerie Nouvelle gestion des factures et recettes Gestion des demandes de versement (appels de fonds) Gestion des titres Edition du titre de recette après visa, soit depuis Pie, soit depuis Maracuja Gestion des encaissements directs La dématérialisation Dématérialisation des processus et des pièces Lien avec la plateforme d échange mutualisée 4 34

35 LA CHAINE DE LA RECETTE LOT 3 La certification de l acquisition du droit Gestion des différents onglets Document : rattachement de tout type de document Suivi des modifications, dont l historique des éditions des titres de recettes Planification de tâches, sur le modèle de l onglet événement de Cocolight Prévisualisation 5 35

36 LES COMPTABILITÉS LOT 1 Prise en compte des besoins liés à la chaine de la dépense et à la chaine de la recette Gestion des demandes de paiement Gestion des titres de recette Génération des écritures en comptabilité budgétaire (via le moteur budgétaire) Prise en compte du nouveau plan de comptes, ajout d attributs de comptes Traçabilité et auditabilité : des écritures de comptabilité générale des écritures de comptabilité budgétaire des objets de gestion Nouvelle gestion des charges à payer Prise en compte des nouveaux objets de gestion et des workflows associés Demande de comptabilisation Demande de correction Demande de versement Demande de reversement Saisie des opérations diverses, qui en GBCP peuvent être budgétaires et/ou comptables 6 36

37 Lot 2 Lot 3 LES COMPTABILITÉS LOTS 2 ET 3 Amélioration de la gestion de trésorerie (saisie dans le SI de l ensemble des échéanciers d encaissements et décaissement ; analyse rétrospective des flux pour l alimentation du plan de trésorerie) Gestion des montants de TVA par taux Mise en place d une comptabilité analytique : nomenclature analytique, paramétrage de clés de répartition, restitutions Nomenclature comptable Mise à disposition d un plan de comptes de référence, et possibilité d administrer le plan de comptes de l établissement à partir du plan de comptes de référence Plan de comptes : paramétrage différencié des codes gestion des comptes de contrepartie : Tiers et TVA Mise en place d une comptabilité auxiliaire clients * Mise en place d une comptabilité auxiliaire Fournisseurs Refonte de la saisie des bordereaux de chèques pour permettre l affectation directe des encaissements aux titres * Amélioration de la gestion des arrêtés comptables (historisation des situations à arrêté intermédiaire, différenciation des écritures d inventaire) * * Fonctionnalités prises en compte en Lot 2 si décalage du projet d 1 an 7 37

38 AGENDA 38

39 AGENDA Prochains comités de pilotage Le dernier mardi de chaque mois, de 14h à 16h, en visio conférence Dates Mardi 28 octobre 2014 Mardi 25 novembre 2014 Mardi 16 décembre 2014 Mardi 27 janvier 2015 Mardi 24 février 2015 Mardi 31 mars