MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES MAPA DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES

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1 MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES MAPA DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES Représentant du pouvoir adjudicateur Monsieur Le Maire, Jean-Michel PERRET Mairie de Saint-Hilaire-de-Brethmas 1, chemin du stade Saint-Hilaire-de-Brethmas Tel. : Télécopie : Courriel : Objet du marché Achat ou location, avec maintenance, de 3 photocopieurs-scanner adaptés aux exigences techniques de la dématérialisation. Documents du Marché - Règlement de consultation - Acte d engagement - Cahier des clauses particulières Date et heure limites de réception des offres : Vendredi 24 avril 2015

2 REGLEMENT DE CONSULTATION ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONSULTATION 1-1 Objet Achat ou location, avec maintenance, de 3 photocopieurs-scanner adaptés aux exigences techniques de la dématérialisation. L acquisition porte précisément sur deux grands et un petit photocopieurs-scanner, avec contrat de maintenance. Le matériel proposé doit correspondre aux exigences techniques permettant le passage à la dématérialisation dont sont soumises les collectivités territoriales. 1-2 Décomposition en lots Sans objet. 1-3 Durée du marché Si le choix porte sur l achat des photocopieurs (Option 1), le contrat de maintenance sera souscrit pour une durée de 4 ans. Si le choix porte sur la location des photocopieurs (Option 2), le titulaire proposera un contrat de location d une durée maximale de 5 ans, maintenance incluse. Chaque contrat est souscrit pour une durée d un an à compter de sa notification. Il sera renouvelé par tacite reconduction. Chacune des parties pourra décider d y mettre fin à l expiration de chaque période d exécution, à condition d en avertir l autre partie, par lettre recommandée avec accusé de réception, au plus tard trois mois avant l expiration d une période d exécution. 1-4 Forme Marché à bon de commande de trois photocopieurs, passé selon une procédure adaptée (Article 28 et 77 du CMP) Modes d attribution Le présent marché sera attribué à un titulaire unique Mode de règlement et délai de paiement Le règlement des sommes dues au titre du présent marché se fera par mandat administratif suivant les règles de la Comptabilité Publique. Le délai global de paiement du marché est de 30 jours maximum à compter de son point de départ. Le point de départ est fixé conformément au décret du 29 mars Le comptable assignataire du paiement est : La Trésorerie d Alès municipale. L Euro est l unité monétaire utilisée. Le règlement des sommes dues au titre des présents marchés se fera par virement.

3 ARTICLE 2 CONDITIONS D ETABLISSEMENT DES OFFRES 2-1 Contenu du dossier de consultation Le dossier de consultation remis par la collectivité aux entreprises comprend : - le règlement de la consultation (RC) - le cahier des clauses particulières (CCP) - l acte d engagement (AE) 2-2 Variantes et options Les variantes ne sont pas autorisées. Le présent marché comporte deux options : Option 1 = Achat neuf de trois photocopieurs avec contrat de maintenance Option 2 = Location des deux grands photocopieurs et Achat d un petit photocopieur avec contrat de maintenance Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d accepter l une ou l autre option. 2-3 Avance Sans objet ARTICLE 3 - DELAI DE VALIDITÉ DES OFFRES Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres. ARTICLE 4 - PRESENTATION DES OFFRES 4-1 Documents à produire lors de la remise des offres : A/ Les pièces relatives à la candidature : Le dossier de candidature doit contenir les pièces suivantes complétées, datées et signées par une personne habilitée à engager la société candidate (prévues aux articles 44 et 45 du Code des Marchés Publics) : 1. Le formulaire DC1 «Lettre de candidature» disponible sur : ou équivalent. Le candidat devra renseigner une adresse électronique valable, et la consulter régulièrement. 2. Le formulaire DC2 "Déclaration du candidat" disponible sur : ou équivalent.

4 B / Les pièces relatives à l offre: 1. Un Acte d Engagement (A.E.), document joint à compléter 2. Un mémoire technique mentionnant les modalités de garantie du matériel, le service après-vente, l assistance technique, le délai d intervention et la qualité du matériel proposé (joindre éventuellement les fiches produits). 3. Une proposition tarifaire relative à l achat ou la location avec maintenance, pour chacun des trois photocopieurs, selon l option 1 et l option 2. Toute documentation complémentaire que le candidat jugera bon de fournir. 4-2 Pièces à produire par le titulaire du marché, et conditionnant l attribution du Marché Conformément à l article 46 du Code des Marchés publics, le candidat auquel il est envisagé d attribuer le marché devra produire, dans le délai qui lui sera imparti, les documents suivants : - les pièces prévues aux articles D ou D et D du code du travail - les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. ARTICLE 5 - CONDITIONS D'ENVOI DES OFFRES Les candidats transmettront leur offre, sous pli cacheté, portant les mentions suivantes : «MARCHE DE FOURNITURES ACHAT OU LOCATION DE TROIS PHOTOCOPIEURS» «NE PAS OUVRIR» Les offres devront parvenir avant la date et heure limite fixées en page de garde du présent règlement : - soit par dépôt contre récépissé à la : Mairie de St Hilaire de Brethmas 1 Chemin du Stade Saint Hilaire de Brethmas Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 - soit par courrier recommandé avec accusé de réception adressé à l adresse postale : Mairie de St Hilaire de Brethmas 1 Chemin du Stade Saint Hilaire de Brethmas

5 ARTICLE 6 - JUGEMENT DES OFFRES Le jugement des offres sera effectué, dans les conditions prévues dans l article 53 du Code des marchés publics, au moyen des critères suivants avec application de coefficients pondérateurs : 1. Prix : 55 % 2. Contenu du mémoire technique : 45 % - Garanties, service après-vente, assistance technique et délais d intervention : 25% - Qualité du matériel proposé, adapté aux exigences techniques de la dématérialisation : 20% La notation est établie ainsi : 1. Prix : 55% 55 x (Montant de l offre la mieux disante / Montant de l offre du candidat) Le candidat établira deux propositions tarifaires, l une pour l option 1 et l autre pour l option Le mémoire technique 45%, fera apparaître les éléments d information suivants : Garanties, service après-vente, assistance technique, délais d intervention : 25% Sous-critères : - Durée et contenu de la garantie proposée - Modalités de livraison et d installation du matériel - Modalités proposées pour faciliter une première utilisation du matériel par les usagers (environ 15 agents) - Modalités d intervention en cas de panne (maintenance préventive : entretien courant et remplacement des pièces défectueuses + maintenance curative : prêt du matériel en cas de panne perturbant la production). - Délais d intervention dans le cadre de la maintenance Qualité du matériel proposé, adapté aux exigences techniques de la dématérialisation: 20% Sous-critères : Photocopieurs-scanner : type et modèle proposée (joindre éventuellement la fiche produit ou un descriptif technique du matériel), vitesse, nombre de copie/minute, performance du scanner, robustesse, prix de la cartouche d encre pour ce type de matériel. Chacun des sous-critères mentionnés fera au préalable l objet d une notation d appréciation établie sur 20 points : 0/20 : absence de réponse 3/20 : très insuffisant 7/20 : insuffisant 10/20 : moyen

6 13/20 : satisfaisant 16/20 : Très satisfaisant 20/20 : excellent Le total des notes obtenues pour chacun des sous-critères sera multiplié par le pourcentage de pondération attribué au critère principal. Le jugement final des offres donnera lieu à un classement des offres par ordre décroissant. L offre la mieux classée sera retenue. Le candidat a la possibilité d effectuer une visite des locaux avant la date limite de réception des offres. Un certificat de visite lui sera remis en main propre ou par . Horaires d ouverture de la mairie : de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h00. Le candidat devra prendre contact avec la responsable du service des marchés publics, Madame Nancy OBEJO, pour convenir d un rendez-vous, au ou par mail à l adresse : La Collectivité se réserve la possibilité de ne pas donner suite à la consultation. La Collectivité se réserve la possibilité de négocier les offres des candidats de son choix. ARTICLE 7 - RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES Pour obtenir tout renseignement complémentaire, les candidats devront s'adresser à : Madame Nancy OBEJO Responsable des marchés publics Mairie de St Hilaire de Brethmas Tel. :

7 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES ARTICLE 1 OBJET DE LA CONSULTATION 1-1 Objet Achat ou location, avec maintenance, de 3 photocopieurs-scanner adaptés aux exigences techniques de la dématérialisation. L acquisition porte précisément sur deux grands et un petit photocopieurs-scanner, avec contrat de maintenance. Le matériel proposé doit correspondre aux exigences techniques permettant le passage à la dématérialisation dont sont soumises les collectivités territoriales. 1-2 Caractéristiques des besoins de la commune Nombre de photocopies approximatives effectuées par an : copies. Nombre de photocopieurs à installer dans les locaux de la Mairie : 3-2 photocopieurs-scanner de grande taille destinés à l ensemble des services et adaptés à la dématérialisation des actes administratifs. (usage intensif). - 1 photocopieur-scanner de petite taille, doté d un scanner performant, destiné au service comptabilité et adapté à la dématérialisation PES2, mandats, facturation (usage intensif). Chaque photocopieur est relié en réseau et au serveur. Néanmoins la commune souhaite que le titulaire du marché procède à une installation des photocopieurs, ordinateur par ordinateur. Tous les ordinateurs (soit environ une vingtaine) sont reliés aux 2 grands photocopieurs. Trois ordinateurs seront également reliés au petit photocopieur scanner. Caractéristiques des photocopieurs : Grands photocopieurs : Impression noir et couleur Taille d impression A4 et A3 Impression recto verso Fonctions scanner adaptées à la dématérialisation et imprimante (fax inutile) Chargeur de documents Résolution nécessaire en impression : haute, 100 dpi minimum Résolution nécessaire en numérisation : haute, 100 dpi minimum Cadence minimum souhaité : haute Les deux grands photocopieurs devront être d une taille correspondant approximativement à : 105 x 70 cm. Utilisation avec différents types de papier : oui, aussi bien haut grammage que simple en 80g Connexion en réseau Agraphe auto

8 Petit photocopieur (installé sur un bureau): Impression noir et couleur Impression recto verso avec chargeur de documents Taille d impression A4 et A3 Connexion en réseau Fonction scanner adaptée à la dématérialisation 1-3 Décomposition en lots Sans objet. 1-4 Durée du marché Si le choix porte sur l achat des photocopieurs, la durée du contrat de maintenance sera souscrite pour 4 ans. Si le choix porte sur la location des photocopieurs, le titulaire proposera un contrat de location d une durée maximale de 5 ans, maintenance incluse. Chaque contrat est souscrit pour une durée d un an à compter de sa notification. Il sera renouvelé par tacite reconduction. Chacune des parties pourra décider d y mettre fin à l expiration de chaque période d exécution, à condition d en avertir l autre partie, par lettre recommandée avec accusé de réception, au plus tard trois mois avant l expiration d une période d exécution. 1-5 Forme Marché à bons de commandes de trois photocopieurs, passé selon une procédure adaptée (Article 28 du CMP). ARTICLE 2 - DOCUMENTS CONTRACTUELS Les marchés sont constitués par les documents contractuels énumérés ci-après par ordre de priorité décroissante : 1. L'Acte d'engagement et ses annexes, 2. Le présent Cahier des Clauses Particulières 3. Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services dans sa dernière version en vigueur ; 4. Les normes françaises homologuées ou toute autre norme applicable en France et relatives à l objet du marché. Il est précisé que l'ensemble des conditions générales de vente du Titulaire et/ou des fabricants qu'il distribue ne fait pas partie des documents contractuels.

9 ARTICLE 3 - CONDITIONS D EXECUTION 3-1 Délais de livraison Le délai de livraison et les délais d intervention dans le cadre de la maintenance seront indiqués dans l acte d engagement. En cas de retard de tout ou partie de la livraison par rapport au délai prescrit, la Collectivité pourra appliquer les dispositions prévues à l'article 14 du CCAG FCS Passation de la commande Le service comptabilité de la mairie enverra au titulaire un bon de commande. A réception, le titulaire prendra ses dispositions dans les délais de livraison pour lesquels il s est engagé, de fournir le matériel en Mairie. Le Titulaire précise, dans son accusé de réception, la date probable de livraison. Il informe la responsable des marchés de la date exacte de livraison au moins 48 heures à l'avance. 3-3 Modalités de livraison Les livraisons sont effectuées par le Titulaire à : Mairie de Saint-Hilaire-de-Brethmas 1, Chemin du stade Saint-Hilaire-de-Brethmas Horaires d ouverture : de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 Les matériels seront livrés, franco de port et d emballage, montés et mis en service par le Titulaire. La mise en service inclut le paramétrage et la connexion des photocopieurs sur chaque ordinateur. Le titulaire devra prévoir une formation à la première utilisation des photocopieurs (environ 15 agents). Tout équipement ou prestation nécessaire au fonctionnement normal, non prévu, sera à la charge du Titulaire. 3-4 Bon de livraison La fourniture est livrée accompagnée d'un bon de livraison (en double exemplaire) où sont précisés : - la référence du marché : MAPA le nom du Titulaire du marché, son adresse et son numéro de téléphone, - le lieu de livraison, - la date de livraison, - la référence de la commande avec le numéro du bon de commande impérativement, - la référence fournisseur de l'article livré et sa désignation, - les caractéristiques essentielles de la fourniture (qualité, catégorie), - les quantités livrées. Le titulaire remettra lors de la livraison tout document attestant de l état neuf de la machine.

10 3-5 Bon d intervention Toute opération de maintenance doit être impérativement suivie de la production d un bon d intervention comprenant au moins : - la référence du marché : MAPA et éventuellement numéro de l intervention ou du contrat de maintenance, - nom(s) du ou des techniciens, - date et heure de l intervention, - durée de l intervention, - le type d équipement, - localisation géographique et nom du service, - nature et résultat de l intervention, - descriptif détaillé de l intervention avec liste des pièces remplacées. Ce bon doit être remis au service Accueil dans un délai de 72 heures à compter de l heure de fin d intervention. 3-6 Documentation technique Le Titulaire s'engage à fournir à la livraison toute la documentation, rédigée en langue française, nécessaire à une utilisation et un fonctionnement correct des matériels livrés et à leur entretien courant. Il s'engage à fournir les éventuels rectificatifs sans supplément de prix. Cette documentation devra comporter les informations prévues par les Directives Européennes relatives à la consommation énergétique et aux autres ressources essentielles. Chaque appareil livré portera un étiquetage reprenant ces informations. 3-7 Formation du personnel Le titulaire du marché proposera une «formation-démonstration» à l usage des photocopieurs, à destination du personnel communal (environ 15 agents). 3-8 Vérification semestrielle de la situation de l entreprise Conformément à l article 46 du code des marchés publics, le titulaire doit obligatoirement produire sous peine de résiliation, tous les six mois jusqu à la fin de l exécution du marché, les pièces prévues aux articles D ou D et D du code du travail. Le titulaire produit ces documents tous les 6 mois de sa propre initiative, sans relance périodique du pouvoir adjudicateur. ARTICLE 4 MAINTENANCE La maintenance comprend les prestations de : - Maintenance préventive - Maintenance corrective - Maintenance éventuelle du logiciel La maintenance de la machine intègre la main d œuvre, les déplacements et le remplacement des pièces défectueuses hors garantie. Le Titulaire s engage à désigner un référent chargé de la maintenance et en communique le nom et coordonnées au responsable des marchés.

11 4.1 - Maintenance préventive La maintenance préventive a pour but de réduire les risques de panne du ou des matériels et de maintenir dans le temps un bon niveau de performance. Celle-ci se fait à une périodicité indiquée par le titulaire à l Acte d Engagement. Elle doit avoir lieu au moins 1 fois par an. Le titulaire préviendra 48h à l avance de sa venue Maintenance corrective La maintenance corrective a pour but la remise en état du matériel suite à une défaillance, entraînant l arrêt du matériel, ou à un problème technique entraînant une baisse de la performance ou de la qualité. Si à l issue du délai, indiqué par le titulaire à l acte d engagement et, sous réserve d un emploi normal, l état d une machine s avérait toujours défectueux, le titulaire devra proposer une machine de remplacement à ses frais en plus des pénalités liées à l indisponibilité du matériel. ARTICLE 5- MODALITES DE DÉTERMINATION DES PRIX 5-1 Les prix relatifs à l achat ou la location avec maintenance Nature et contenu des prix Le prix est réputé comprendre toutes les charges fiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais liés à la livraison, à l installation et mise en service, à la formation des utilisateurs et à l enlèvement du matériel à l issue du marché. Le prix comprend également les prestations de maintenance préventive et corrective illimitées, les frais relatifs aux déplacements, à la main d oeuvre, au remplacement des pièces par des pièces d origine et au remplacement du matériel si nécessaire. Le prix forfaitaire initial est réputé établi aux conditions économiques du mois de la date limite de remise des offres appelé mois «zéro» Caractère des prix Les prix sont révisables (location et maintenance) conformément à l article 18 du code des marchés publics. La révision des prix, dont la périodicité est annuelle, se fera le jour de la date anniversaire du marché à l aide de la formule suivante : P = Po [ (0.80 ICHT-IME/ ICHT-IMEo EBIQ/ EBIQo)] Dans laquelle P = prix révisé Po= prix initial (prix défini au mois zéro) ICHT-IME = dernière valeur connue à la date de révision de l indice relatif au coût horaire du travail révisé, salaires et charges dans l industrie mécanique et électrique publié sur le site Internet code identifiant : ICHT-IMEo : valeur de l indice au mois zéro d établissement des prix du marché

12 EBIQ : dernière valeur connue à la date de révision de l indice «Energie, biens intermédiaires et biens d investissement» publié sur le site Internet code identifiant : EBIQo= valeur de l indice au mois zéro d établissement des prix du marché Clause de préavis Le titulaire s engage, sous peine de forclusion, à faire parvenir, par lettre recommandée avec accusé de réception au service des marchés publics, sa demande de révision de prix avec un préavis d un mois minimum avant la date anniversaire du marché Clause de sauvegarde La Collectivité se réserve le droit de rejeter la proposition de révision si celle-ci entraîne une hausse supérieure à 3 % au coût de maintenance en vigueur précédant la révision Clause de préavis Le titulaire s engage, sous peine de forclusion, à faire parvenir, par lettre recommandée avec accusé de réception au service des marchés publics, sa révision de prix avec un préavis d un mois minimum avant la date anniversaire du marché. ARTICLE 6 RETENUE DE GARANTIE Sans objet ARTICLE 7 - MODALITES DE RÈGLEMENT 7-1 Présentation des demandes de paiement La facture sera établie en un seul original et deux copies et porte, outre les mentions légales, les indications suivantes : - Référence du marché : MAPA et numéro de facture - le nom et l adresse du créancier, - le numéro de son compte bancaire ou postal, tel qu il est précisé à l Acte d Engagement, - le numéro de marché, - le numéro et la date du bon de commande - la prestation, exactement définie (quantité, désignation), - le taux de remise éventuel appliqué à la prestation, - le montant total hors T.V.A., - le taux et le montant de la T.V.A., - le montant total T.T.C., - la date de facturation. Les trois exemplaires de la facture devront être accompagnés d'un exemplaire du bon de commande. Les factures seront adressées à la Mairie de St Hilaire de Brethmas, à l'attention du service ayant émis le bon de commande, à l'adresse suivante : Mairie de Saint Hilaire de Brethmas Services Financiers 1 Chemin du Stade St Hilaire de Brethmas

13 Le règlement des sommes dues au titre du présent marché sera effectué par virement administratif suivant les règles de la comptabilité publique. Le délai global de paiement est de 30 jours à compter de son point de départ fixé conformément au décret du 29 mars Les références du ou des comptes bancaires où les paiements seront effectués, doivent être indiquées à l'acte d'engagement. L'ordonnateur chargé d'émettre les titres de paiement est le Maire de St Hilaire de Brethmas. Le comptable assignataire du paiement est la Trésorerie municipale d Alès. L Euro sera utilisé comme unité monétaire. ARTICLE 8- RÉSILIATION La résiliation du marché pourra être prononcée conformément aux dispositions du chapitre 6 du CCAG-FCS ARTICLE 9 - LOI APPLICABLE En cas de litige, la loi française est seule applicable. Les juridictions administratives du ressort de la Collectivité sont seules compétentes. Les correspondances relatives au marché sont rédigées en français Le titulaire du Marché, (Date et signature) A Saint Hilaire de Brethmas, Monsieur Le Maire, Jean-Michel PERRET

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