Synthèse. journée du 28 novembre 2013 à Pescalis. Offices de Tourisme des Deux Sèvres et Agence de Développement Touristique des Deux Sèvres

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1 Synthèse journée du 28 novembre 2013 à Pescalis Offices de Tourisme des Deux Sèvres et Agence de Développement Touristique des Deux Sèvres

2 Déroulé de la journée : 1. Point d étape sur les groupes de travail 2. Forum des métiers d aujourd hui 3. Repas animé avec la participation de Patricia et François 4. Le monde de demain, quelle place? Quels métiers? Les groupes de travail : un point d étape Rappel : Suite à la première rencontre de Neuville de Poitou, nous avions collectivement décidé de créer quatre groupes de travail interstructure. En 2012, lors des rencontres de Mazières en Gâtine, nous avons fait le point sur les avancées de ces groupes et tracé des perspectives. Or, pendant l année 2013, les groupes ne se sont pas réunis et n ont pas avancé. L objectif de ce premier temps était de faire le bilan de cette démarche et de tracer des perspectives. Bilan des groupes Groupe 1 : Valoriser et expliquer nos métiers et nos fonctions -Manque de temps, plus d animateur, besoin d une dynamique de groupe, groupe constitué avec des personnes variées d où un problème d implication, pas de réflexion individuelle -Le travail engagé par les présidents et directeurs vent en doublon du travail du groupe -Mais le travail est intéressant sur le fonds Propositions : -Travail par groupe métier pour une meilleure cohérence et avoir un meilleur temps disponible, un meilleur partage des outils -Les directeurs doivent valider ce principe et dégager du temps pour la mise en oeuvre Propositions : -Travail par groupe métier pour une meilleure cohérence et avoir un meilleur temps disponible, un meilleur partage des outils -Les directeurs doivent valider ce principe et dégager du temps pour la mise en oeuvre Groupe 2 : Le métier de conseiller en séjour aujourd hui et demain -Problème géographique qui ne favorise pas la rencontre, problème de temps, groupe hétérogène -Semble peu pertinent de travailler sous cette forme Proposition : -Travail par groupe métier pour partager et échanger sur les pratiques et les évolutions Proposition : -Travail par groupe métier pour partager et échanger sur les pratiques et les évolutions 2

3 Groupe 3 : L Office de tourisme de demain quels services? Quels aménagements? Bilan : -Impression de rendez vous manqué bien que le groupe n a pas bougé, pas eu de départ, le sujet semble plus concret, plus parlant -Année 2013 est importante car les accueils ont beaucoup évolué Propositions : -Envie de continuer sous cette forme -Besoin d avoir du temps pour se rencontrer et se déplacer Groupe 4 : Quelles perspectives pour demain? -Manque de temps, difficulté à cerner le sujet, relation avec le quotidien et le métier de chacun compliquée Proposition : -Réserver du temps pour faire ce travail collectif -Avoir une réflexion plutôt par groupe métier Personnes ne participant pas à un groupe -Se sentent laissés pour compte de deux ans de travaux -Manque de temps et manque d intérêt justifient leur non engagement dans un groupe Proposition : groupe de travail par métier Perspectives des groupes Décisions : Abandon des groupes de travail précédemment initiés Constitution de groupes métier qui commencent à travailler dès la fin de matinée Engagements des directeurs : Dédier du temps aux salariés pour s investir dans des groupes de travail Constituer et suivre les groupes métier de manière plus opérationnelle Proposition de constitution de 5 groupes métier pour lesquels chaque groupe devra désigner un animateur : Groupe sur les métiers d accueil et d information des usagers Groupe sur les métiers de la commercialisation Groupe sur les métiers de la promotion et de la communication Groupe sur les métiers d accompagnement des acteurs et des territoires Groupe sur les métiers supports de la vie de la structure Les objectifs de travail seront affinés par les directeurs et travaillés avec les animateurs de groupe d ici la fin de l année

4 Les groupes de travail : un point d étape Les métiers de la promotion et de la communication avec Antoine, Julien, Aurélie, Stella, Yasmine et Julia Mon métier aujourd hui : Conception et réalisation de brochure, relation agences de graphistes, participation à des évènementiels, développement de projets web, relations presse, gestion, maintenance d outils, gestion de réseaux informatiques, coordination et animation de réseaux Le temps (remontée d information de manière anticipée), sensibilisation des acteurs d un territoire (Animateur Numérique du Territoire) Les plus : l esprit d équipe départemental et la bonne communication entre structures, la polyvalence des tâches Perspectives : Dans l idéal : mutualisation des outils, des actions, + de communication inter-structures, + de formations spécialisées Les tendances : le tout numérique, l accompagnement des porteurs de projet et acteurs touristiques, les restrictions budgétaires Les métiers de la promotion et de la communication avec Alexandra, Adeline, Virginie et Laetitia Mon métier aujourd hui : Mise en oeuvre de stratégie de communication (rédaction de plans d action, réalisation d outils, coordination ds outils et des actions), actualisation et suivi des outils, relations presse, animation de réseaux, opérations évènementielles, PAO Difficultés / Avenir : L opérationnel prend le pas sur le stratégique, polyvalence des tâches, temps privé et temps pro se mélangent (réseaux sociaux), profil du touriste a évolué (nouveaux outils et moyens à adapter, nouvelles compétences), promo web où il faudra prouver son existence mais avec quels moyens? 4

5 Les métiers de l accueil avec Jocelyne, Roselyne, François, Béatrice, Céline,Véronique et Magalie L accueil : ambassadeurs du territoire, vitrines de l Office Plusieurs fonctions : Conseil en séjour pour les infos pratiques, l accueil physique et téléphonique La vente du territoire avec les billetteries, la boutique Le «back office» avec la connaissance du territoire à développer, des partenaires, des acteurs, de la logistique Plusieurs outils ou supports : Les brochures papier Les outils numériques (écrans, tablettes, internet, réseaux sociaux, bornes interactives...) Des logiciels de billetterie, de boutique Des difficultés : Manque de formation pour utiliser les outils, la polyvalence ne permet pas de faire un travail de fond, l accueil est parfois le bureau des pleurs Métier de demain : Moins d accueil physique, plus de vente, plus de communication, rester curieux en permanence Les métiers de l accueil avec Hélène, Carole Anne, Mélanie, Carole Anne, Sandrine et Carine Missions : Accueil physique et téléphonique, orientation, information, renseignement, gestion de stocks, promotion du territoire à l Office et en déplacement Polyvalence importante avec la boutique, les billetteries, la base de données à renseigner, la préparation des guides Pays et manifestations, les lettres d information, l entretien de l accueil Outils : Supports papier, tablettes, bornes d accueil, wifi, écrans dynamiques, site internet, facebook Outils manquants : Logiciels de caisse, signalétique pour accès à l Office, mobilier adaptés Manque de formation en langue, connaissance du territoire, vente Métier de demain : Développement des boutiques et des boutiques en ligne, plus de vente, rester vigilant par rapport à la place des technologies, s ouvrir à un public plus large en dehors de la saison touristique, relation par tchat Les métiers support avec Maryse, Sylvie, Stella, Patricia et Cathy Secrétariat : Accueil téléphonique et physique,secrétariat de direction, gestion des fournitures administratives, gestion des déplacements des personnels, gestion de la boutique, gestion et organisation de réunions, rédaction des comptes rendus, tenue des registres juridiques, suivi des contrats et conventions, gestion administrative du personnel, suivi des congés, mise en place d outils d aide au fonctionnement Comptabilité : Suivi du budget, de la commercialisation, de la trésorerie, des charges sociales, des écritures comptables en lien avec le comptable, des placements financiers, de la comptabilité annexe, réalisation de mandats, gestion des régies, fiscalité, taxe de séjour Evolutions : Passage d une comptabilité privée à une comptabilité publique qui pourrait être décidé par les élus Les nouvelles technologies ne pourront jamais remplacer une secrétaire et/ou comptable 5

6 Les métiers de la commercialisation avec Cécile, Estelle, Ludivine, Laurent, Mary et Stéphanie Les missions : Soutien à la commercialisation, partenariat financier et négociation financière avec les partenaires Négociation, création, rédaction, réservation, promotion, SAV, prospection, suivi administratif, facturation... sur les marchés individuels, scolaires, groupes, affaires Guidage et accompagnement pour les groupes et les scolaires Accueil en réceptif, animation de réseau, accompagnement des candidatures pour les groupes «affaires» Recherche de partenariats boutique Suivi de la mission : stratégie, statistique, animation de la commission Les outils : Open System, plaquettes partenaires, logiciel de réservation, offres marketées, hébergement sec, billetterie prestation, billetterie spectacle, opérations mailings, brochure séjour, éditions, infolettre Avenir : Création et organisation de clubs de commerces par marchés, développer les ventes en ligne, création de produits affinitaires, mise en vente en ligne, développement des boutiques Besoin d organisation d une réunion OT et ADT pour calage et information, pour lancer une dynamique de prospection, de vente en ligne généralisée, animer le réseau, coopérer entre acteurs, partager les fichiers, les compétences, les actions Les métiers de l accompagnement des acteurs avec Patricia, Dominique et Corinne Mon métier : Fédérer les acteurs, animer le territoire pour développer l attractivité, qualifier et développer l offre, développer la rentabilité économique, développer l excellence environnementale, développer l innovation, développer la qualité patrimoniale Supports : Ecolabel Européen, hébergements collectifs, hébergement en forêt, produits 0 carbone, tourisme de nature, Petites Cités de Caractère, sites de visite, signalisation touristique Outils : Guide des acteurs et des services, applications mobile, prédiagnostics, outils de médiation et sensibilisation Les métiers de l accompagnement des acteurs avec Adeline, Frédéric, Pascaline et Willy Missions : Relations presse, accompagnement des acteurs, mise à jour de la base de données, rédaction d infolettre, écriture et mise en scène web, guide conférencier, contact avec les professionnels, animation de réseaux, tourisme citoyen avec un accompagnement des porteurs de projet, animation de réseaux de professionnels, Animateur Supports : Logis de France, Tourisme et Handicap, Vélo, Tourisme social, tourisme et environnement Outils : Open System, SIT, Affinitiz, PQR, Facebook, twitter, site web, scoop it, grilles d évaluation Mon métier demain : travail en réseau OT et ADT, instantanéité des réponses aux professionnels avec plus de professionnalisme et plus de temps, intégrer les évolutions des territoires, changement d échelle d intervention, polyvalence des compétences mais jusqu où?, un niveau d expertise nécessaire de plus en plus élevé. 6

7 Le monde de Demain, quelle place et quels métiers? Quelle place dans le monde de demain? Diffuser l information localement Travailler sur la qualification de l Offre Investir les habitants dans la promotion Intervenir dans un espace mutualisé Etre présents là où sont les touristes Donner un âme, un sens à quelque chose d inerte Développer des points de diffusion de l information Animateur du territoire Replacer l humain au centre des métiers pour accompagner les acteurs, les mettre en réseau, rester disponible Forces de proposition Mutualiser Une place pour chaque territoire Etre plus ambassadeur et acteurs du territoire Dématérialiser l accueil Avoir une meilleure connaissance du territoire Avoir une meilleure connaissance des technologies Avoir une identité départementales plus porteuse Avoir une hausse de budget Etre leader de l information locale revisitée : une info qualifiée, vraie, humanisée qui permet une fidélisation des touristes avec un accueil adapté (smartphone, numérique, chez les acteurs...) Etre les animateurs du territoire en accompagnant les professionnels et en les professionnalisant Etre expert de la destination Mutualiser les efforts par des stratégies identiques Etre accompagnateur et formateur Etre associé aux projets de territoire et de développement local Quels métiers voulons nous faire? Des métiers support de l action Métiers d observations des tendances Métiers d accueil et d animation Métiers d accompagnement des acteurs et de l offre Métiers de la communication digitale Etre les VRP du territoires Métiers d ingénierie au service du développement de nouvelles offres touristiques Métier d accompagnement des réseaux Etre animateur du territoire Avoir des experts métiers en fonction des domaine de compétence L ADT de demain Centrée sur trois missions essentielles : La qualification de l Offre et l accompagnement des acteurs (ex : label Tourisme et Handicap, Petites Cités de caractère, développement vélo, recherche d opérateurs...) L animation et le soutien aux réseaux (ex : Logis de France, les Offices de Tourisme, les labels...) La préparation et la mise en oeuvre du schéma départemental de développement touristique L OT de demain : propositions : Un Office organisateur de la diffusion de l information touristique Un Office accompagnateur des acteurs et fédérateur des énergies locales Un Office participant à la promotion coordonnée du territoire Un Office coordinateur et accompagnateur des animations locales Un Office vendeur de prestations uniques Un Office ingénieur en développement économique spécialisé en tourisme Un Office gestionnaire d équipement s il apporte une plus value «Heureusement, nous sommes condamnés à un destin commun» «Ce qui fait la force d une chaîne, c est la solidité de ses maillons» «Dans nos structures, il n y a pas de gras!?» 7

8 Perspectives : Concernant les groupes métiers Désignation des animateurs de groupe en décembre avec 5 groupes (les métiers d accueil, de la promotion et de la communication, de la commercialisation, de l accompagnement des acteurs et des territoires et les métiers supports) Définition des axes de travail des groupes métiers en décembre par les directeurs Travail des groupes métiers selon les axes de travail pour avoir des choses à présenter en novembre 2014 Concernant le travail sur les Offices et l ADT de demain Enrichissement des travaux en cours suite aux réflexions de la journée Rédaction d un document de valorisation du travail engagé et diffusion dans le premier semestre 2014 Organisation de rencontres territoriales pour présenter ce travail dans le premier semestre 2014 Pour aller plus loin, vous pouvez vous rendre sur l extranet de l ADT pour retrouver les présentations de la journée. Contacts : Yasmine GUILBARD Sébastien MATHIEU Les personnels des Offices de Tourisme et de l ADT des Deux-Sèvres