CONSULTATION Expertise financière et marketing- Grands évènements

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1 CONSULTATION Expertise financière et marketing- Grands évènements Date limite de remise des offres : Vendredi 03/06/2016 à 15h (heure locale) 1

2 I. PRESENTATION & CONTEXTE 1- Les Jeux Olympiques et Paralympiques Les Jeux Olympiques et Paralympiques sont le premier évènement sportif du monde avec un impact médiatique incomparable. Ils rassemblent plus de athlètes provenant de 206 délégations réparties sur les cinq continents, et sont suivis par plus de 3,7 milliards de téléspectateurs du monde entier à travers plus de heures de diffusion TV. Ils constituent donc, parmi tous les événements mondiaux sportifs, économiques ou culturels, un événement inégalé, dont la puissance démultiplie les impacts. Mais au-delà de l impressionnant retentissement de l évènement, il s agit surtout, et avant tout, d un projet global qui implique les différents territoires et toute la population du futur pays hôte et ce, pendant une durée de 9 ans, de la candidature à la cérémonie de clôture des Jeux Paralympiques. Les Jeux Olympiques et Paralympiques et plus largement l Olympisme représentent ainsi une véritable philosophie de vie qui place le sport au service du bien commun. Alliant le sport à la culture et à l éducation, l Olympisme se veut créateur d un style de vie fondé sur la joie dans l effort, la valeur éducative du bon exemple, la responsabilité sociale et le respect des principes éthiques fondamentaux universels. Le but du Mouvement Olympique est de contribuer à la construction d un monde meilleur et pacifique. 2- Paris, ville candidate aux Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 Après une phase d invitation, les villes ayant décidé de présenter une candidature aux Jeux Olympiques et Paralympiques de 2024 ont entamé la procédure de candidature. Celle-ci s étend du 15 septembre 2015 au 13 septembre 2017, date à laquelle la Session du CIO élira la ville hôte des Jeux Olympiques et Paralympiques de a. L organisation & les temps forts de la candidature Le 12 février 2015, Bernard Lapasset, Président du Comité Français pour le Sport International remet une étude d opportunité aux représentants du mouvement sportif, de l Etat et des collectivités territoriales concernées. Le 23 juin 2015 est annoncée la candidature officielle de la Ville de Paris à l organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Le Comité de candidature a été officiellement constitué le 11 décembre 2015 sous la forme d un Groupement d intérêt public (GIP). Il est constitué des cinq membres fondateurs de l Association «Ambition Paris 2024» qui portait le projet au lancement de la candidature : la Ville de Paris, le Comité National Olympique et Sportif Français (CNOSF), le Comité Paralympique et Sportif Français (CPSF), la Région Ile-de-France et l Etat. Le Comité de candidature Paris 2024 est coprésidé par Bernard Lapasset et Tony Estanguet. Le 17 février 2016, le Comité de candidature a remis au CIO le dossier de candidature «Phase 1» du processus de candidature présentant la vision, le concept des Jeux et la stratégie globale du projet. Ce projet pour Paris 2024 a été révélé et présenté au grand public lors d un évènement à la Philharmonie de Paris ce même jour. 2

3 Le 7 octobre 2016, le dossier de candidature «Phase 2» détaillant la gouvernance, les aspects juridiques et le financement des sites sera remis au CIO. Ce deuxième rendu sera suivi en novembre 2016 d une présentation du projet à l Assemblée Générale de l Association des Comités Olympiques Nationaux (ANOC) à Doha. Le 3 février 2017, le dernier dossier de candidature «Phase 3» autour de la livraison des Jeux, l expérience et l héritage en termes de sites olympiques, sera remis au CIO. Suivront ensuite une visite de la commission d évaluation du CIO dans chacune des villes candidates en mars et avril 2017 et un briefing technique du CIO à Lausanne en juillet 2017, avant l élection par le CIO de la ville hôte des Jeux Olympiques et Paralympiques 2024, le 13 septembre 2017 à Lima, au Pérou. Le Comité de candidature est notamment chargé de : Réaliser le projet qui sera présenté au Comité International Olympique (CIO) ; Participer à toutes les actions organisées par le CIO et les organisations sportives internationales compétentes dans le cadre du processus de candidature ; Représenter officiellement la candidature auprès de l ensemble des acteurs nationaux et internationaux ; Coordonner l information, la participation et la consultation de la population, des organisations ou institutions représentatives, du mouvement sportif ou des acteurs économiques sur le projet ; Susciter l adhésion et la mobilisation nationale autour de la candidature ; Promouvoir la candidature de Paris 2024 au plan international ; Maximiser l impact et l héritage du projet olympique et paralympique pour les territoires et les populations, ainsi que pour le développement du sport et la promotion des valeurs de l olympisme ; Assurer la soutenabilité, la durabilité, l éthique et la transparence de la candidature. 3- Contexte juridique de la présente consultation Par arrêté du 11 décembre 2015, l association ambition olympique et paralympique a été transformée en Groupement d intérêt public (GIP) PARIS Pour la satisfaction des besoins nécessaires à l accomplissement de sa mission, le GIP PARIS 2024 est soumis à l ordonnance n du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et à son décret d application n du 25 mars Pour ce faire, le GIP entend s entourer d un/de plusieurs prestataires expérimentés et organise ainsi une procédure adaptée de mise en concurrence lui permettant de choisir son/ses prestataires et conseils, dans le respect des règles de la commande publique qui lui sont applicables. Dans le cadre du Marché #6 Technique, publié au Journal officiel de l Union européenne (JOUE) sous le n 2016/S , une première consultation relative à l expertise financière a été déclarée sans suite (lot 7) pour des motifs d intérêt général. Les incertitudes étant levées et le cahier des charges ayant fait l objet de modifications substantielles, le GIP organise une nouvelle procédure de mise en concurrence pour s entourer d un ou de plusieurs prestataires. 3

4 Ceci étant rappelé, les Parties ont convenu ce qui suit : 1. POUVOIR ADJUDICATEUR, TYPE DE PROCEDURE ET FORME DU MARCHE GROUPEMENT D INTERET PUBLIC PARIS , BOULEVARD HAUSSMANN PARIS Dûment représentée aux fins des présentes par M. Guillaume CUSSAC, Directeur administratif et financier. Contact : Lydie EMERAUD Adresse lemeraud@paris2024.org Téléphone : Le présent marché est passé selon une procédure adaptée en application des dispositions de l article 27 du décret n du 25 mars Il s agit d un accord-cadre mono-attributaire passé selon les articles 78 et 79 du décret n précité. Chaque lot pourra toutefois donner lieu à la sélection d un titulaire différent. 2. OBJET DE LA CONSULTATION La mission demandée consistera à apporter au comité de candidature une assistance technique financière, des conseils et une expertise financière spécifiques aux grands évènements afin de contribuer à la définition et la construction du budget des Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 et des documentations financières détaillées demandées par le CIO, dans le cadre des Dossiers de Phase 2 et 3 de la procédure de candidature. Le/les prestataire(s) retenu(s) pourra/-ont également être sollicité(s) pour préparer : (i) (ii) La venue de la Commission d évaluation du CIO en avril 2017, et éventuellement intégrer le pool d experts de Paris 2024 sur les thèmes Finance & Marketing; La session de questions avec les membres du CIO dite «briefing aux membres» qui est prévue à Lausanne en juin ou juillet En cas de besoin, le pouvoir adjudicateur sollicitera le/les prestataire(s) retenu(s) pour satisfaire ces prestations supplémentaires par la passation d un marché subséquent. 3. DUREE Le présent marché prendra effet à partir du jour d attribution du marché jusqu à l extinction du GIP Paris 2024, qui interviendra au plus tard 6 mois après l élection de la ville accueillant les Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 par le CIO. 4

5 4. PRESTATIONS A REALISER Le CIO a récemment envoyé aux Villes Candidates des compléments d information et d instructions pour la réalisation des prestations listées ci-dessous. Ces Instructions et tableaux figurent en annexe, comme suit : - ANNEXE 1 «OCOG budget template - Candidature Process 2024» Le budget des Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 et les prévisions de revenus marketing (sponsors domestiques, billetterie, produits de licences) résulteront dans une large mesure de la collecte d hypothèses opérationnelles issues de multiples contributeurs. En effet, les contributions émaneront des équipes du Comité de candidature, par exemple la Direction technique, du CIO et de certains partenaires marketing, de certains experts thématiques d ores et déjà associés à la candidature à la suite de marchés passés dans le passé, du/des titulaire(s) du présent marché. Afin d apporter la garantie d un budget sérieux et réaliste, le Comité de candidature veillera à : - Une parfaite intégration et coordination entre les différents intervenants et notamment le/les titulaire(s) du présent marché ; - Une revue critique et stratégique des hypothèses et des grands équilibres du budget, sur la base notamment de retour d expérience et de benchmarks issus des Olympiades d été récentes et d autres grands évènements sportifs internationaux pertinents. Ainsi, le présent marché est découpé en deux lots. Les prestations à réaliser suivent la structure du Questionnaire Phase 2 et 3 pour la Partie 10 Finance et Partie 11 Marketing, ainsi que la structure du Budget COJO édictée par le CIO. Ces prestations sont réparties entre le Comité de candidature, ses experts thématiques, ses partenaires marketing d une part et le(s) titulaire(s) du présent marché pour chacun des deux lots d autre part. Cette répartition des responsabilités est illustrée dans le partage des tâches pour chaque question du Questionnaire Phase 2 et 3 et pour chaque ligne budgétaire du budget et du cash flow (voir Annexe N 2 «Tender scope and perimeter_finance and Marketing Theme Expertise_ Questionnaire»). 5

6 Lot 1 : Conseil et stratégie budgétaire, assistance technique financière en lien avec certaines lignes opérationnelles du budget des Jeux Olympiques et Paralympiques, assistance technique financière lors de la Commission d Evaluation et du Briefing aux membres. Le périmètre des prestations à réaliser n inclut pas la coordination générale, ni la définition de la structure du dossier de candidature. L enjeu de ce lot est de fournir une proposition budgétaire la plus robuste et réaliste, élaborée en s appuyant sur les expériences les plus récentes des Olympiades d été ou de grands évènements sportifs pertinents en France, de manière à gagner la confiance du CIO, des institutions parties prenantes du GIP Paris 2024 et plus largement de la population française, et renforcer ainsi la crédibilité de la candidature. Les principaux équilibres budgétaires, aussi bien en terme de recettes que de dépenses ainsi que les hypothèses retenues devront faire l objet, en collaboration avec la Direction du GIP PARIS 2024, d une analyse critique poussée, multicritère et mettant notamment en œuvre les benchmarks pertinents. De la même manière, le périmètre inclut l analyse critique du tableau de trésorerie (Tableau 122), du tableau des revenus de sponsoring (Tableau 123), de billetterie (Tableau 126) et de licensing (Tableau 129). Une attention particulière sera portée aux enseignements et conséquences budgétaires des éditions récentes ou en cours des Jeux Olympiques et Paralympiques, notamment Londres 2012 et Rio Même si le budget hors COJO en tant que tel ne fait pas partie des questions posées par le CIO dans le cadre du dossier Phase 2 et 3, le titulaire de ce lot devra porter une attention particulière à l articulation entre le budget COJO et hors COJO. Certaines des lignes du Budget COJO au format du CIO n étant pas couvertes par les experts thématiques existants du GIP PARIS 2024, elles nécessitent un approfondissement détaillé par le titulaire du marché : par exemple les revenus de type rate card, les dépenses de logistique et de gestion des déchets, les honoraires des consultants et conseils, etc. Enfin, le périmètre des prestations à réaliser pourra également couvrir l assistance technique financière lors de la Commission d évaluation et de la session «briefing aux membres» - Assistance technique générale dans le cadre de la préparation et de l organisation de la Commission d évaluation du CIO ; - Support à la présentation au CIO - A l issue de la Commission d évaluation du CIO, une session de questions avec les membres du CIO dite «briefing aux membres» se tiendra à Lausanne entre juin et juillet 2017 : ce briefing peut donner lieu à des questions d ordre financier. Nota : le processus relatif à la Commission d évaluation du CIO et à la session «briefing aux membres» n étant pas défini à ce jour par le CIO, cette mission optionnelle si elle était déclenchée fera l objet d une prestation supplémentaire lorsque le processus définitif sera confirmé par le CIO. Il n est donc pas demandé dans le DQE d inclure cet élément dans l offre. En revanche, un chiffrage estimé est demandé. 6

7 Lot 2 : Assistance technique financière, construction du budget COJO et hors COJO (méthode dite «bottomup») et des informations financières annexes du budget des Jeux Olympiques et Paralympiques. Le périmètre des prestations à réaliser n inclue pas la coordination générale, ni la définition de la structure du dossier de candidature. En revanche, il inclut la préparation et l assistance à la rédaction de projets de réponse, la mise en page, l iconographie ou les différents graphiques et tableaux qu il conviendra de produire pour les informations financières annexes du projet financier COJO / hors COJO. Le périmètre des prestations à réaliser inclura également l édition et la traduction complète des projets de réponses des thèmes Finance et Marketing et informations annexes du dossier 2 et 3 Anglais au français principalement. De manière à répondre aux questions posées par le CIO dans le cadre du Dossier de candidature n 2 et 3 à remettre au CIO, respectivement le 7 octobre 2016 et le 3 février 2017, le prestataire assistera Paris 2024 sur les tâches suivantes : Recueil de données - Analyse des documents déjà produits par le GIP PARIS 2024 ; recueil et analyse de benchmarks pertinents pour l organisation d évènements à dimension internationale en France. Dossier de candidature Phase 2 : - Analyse critique des projets de réponses aux questions financières du dossier de candidature N 2 (questions N 21, 22 et 23 Tableaux 22 et 23) Dossier de candidature Phase 3 : - Assistance à la préparation et analyse critique des projets de réponses aux questions thème Finance du dossier de candidature N 3 (questions N 121 et 122 Tableaux 121a, 121b, et 122) ; - Assistance à la préparation et analyse critique des projets de réponses aux questions thème Marketing du dossier de candidature N 3 (questions N 123 à 133 Tableaux 123, 126, et 129) 7

8 Projet financier COJO / hors COJO Informations financières annexes Document séparé du dossier Phase 3 - Etablissement des budgets détaillés COJO / Hors COJO - Sur la base d éléments remis par le Comité de candidature Paris 2024 et de ses différents prestataires et membres fondateurs privés et publics, établissement de l ensemble des données complémentaires demandées par le CIO en complément de la question 122 ; - Mise en forme des documents, production de tableaux, graphiques et iconographie pour remise au CIO. 4. COMPETENCES DEMANDEES Le/les prestataire(s) retenu(s) désignera/-ont un interlocuteur unique qui apportera une information régulière et saura mobiliser les expertises nécessaires du prestataire retenu. Compétences communes aux deux lots : Expertise et expérience de candidatures et d organisations olympiques et de grands évènements sportifs internationaux ; Connaissance du processus de candidature et des différents documents cadre du CIO : contrat de ville hôte et ses annexes, guides olympiques et manuels techniques du CIO et IPC ; Expertise et expérience dans la rédaction de documents techniques financiers de grands évènements sportifs internationaux ; Excellence des qualités rédactionnelles en langue française et anglaise. Compétences spécifiques au Lot #2 Compréhension et expérience des financements d infrastructures et des partenariats publics/privés, en France principalement ; Excellence dans la modélisation, la gestion de scenarii, Excellence dans la présentation et la mise en forme d informations financières, infographies etc. 8

9 5. CONTENU DES REPONSES Les réponses des candidats peuvent être remises en langue française ou anglaise. Les réponses des candidats à la présente consultation devront être composées des éléments suivants : Un dossier de candidature, comprenant : - une présentation du candidat (nom ou raison sociale ; forme juridique, domicile ou siège social, numéro de téléphone et de télécopie, adresse de courrier électronique) - une présentation des effectifs et ressources humaines globales du candidat ; - son expérience et ses références dans la réalisation de prestations d objet comparable, au cours des 3 dernières années ou sur des évènements similaires (nom des destinataires, contenu et étendue des missions, implication effective des consultants, date de réalisation) ; - une déclaration du chiffre d affaires global et du chiffre d affaires concernant les services objet du présent appel d offres, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles ; - un extrait K-bis de moins de 3 mois ; - une attestation d assurance relative aux activités exercées en cours de validité ; - en cas de sous-traitance, le candidat en fait la déclaration, soit sur un formulaire gouvernemental DC4, soit sur papier libre, en identifiant le sous-traitant (SIRET, forme juridique, représentants habilités) et en indiquant la nature des prestations sous-traitées et la répartition du paiement ; - une attestation sur l honneur que ni le candidat ni les éventuels sous-traitants n entrent dans les interdictions de soumissionner mentionnées à l article 45 de l ordonnance n du 23 juillet Un dossier offre, comprenant : - Un mémoire technique détaillant la méthodologie déployée par le prestataire, les moyens techniques et les ressources mis en œuvre, les principaux livrables, un calendrier incluant les principales étapes 10 pages recto verso maximum, annexes et photos comprises - Une proposition tarifaire détaillée en HT en utilisant les Bordereaux de Prix fournis. Les offres reçues pourront donner lieu à des négociations le cas échéant. La qualité des équipes effectivement impliquées dans la mission constituera un élément clé de notre évaluation. Merci de décrire précisément l organisation de l équipe projet et de fournir les CVs des membres de l équipe et des sous-traitants. L offre présentée par le candidat sera valable 120 jours à compter de sa remise et ne devra comporter aucune variante. 9

10 6. MODALITES DE RECEPTION DES OFFRES Les offres devront être adressées, par tout moyen. Le candidat devra s assurer de la bonne réception de son offre par le pouvoir adjudicateur : soit par à M. Guillaume Cussac (GCussac@paris2024.org) et Mme Lydie EMERAUD (lemeraud@paris2024.org), soit sur support papier, ainsi que sur support numérique sur clef USB, sous pli cacheté : - en recommandé avec accusé de réception ; - remis en mains propres contre décharge, du lundi au vendredi, de 9h30 à 20h00 local. A l adresse suivante : PARIS 2024 A l attention de la Direction Administrative et Financière - Consultation Expertise financière et marketing- Confidentiel - Ne pas ouvrir - 96, Boulevard Haussmann PARIS Les plis qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et/ou l heure limite précitées ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils pourront être restitués sur demande du candidat. La date limite de réception des offres est fixée au vendredi 03 juin 2016, à 15H00 (heure locale). 7. MODALITES DE SELECTION DES OFFRES 7.1. Analyse des candidatures Lors de l analyse des candidatures, pourront être éliminés les candidats ne présentant pas des capacités suffisantes pour exercer les prestations susvisées. L'absence de références relatives à l'exécution de prestations de même nature ne peut justifier, à elle seule, l'élimination d'un candidat. Les capacités financières, professionnelles et techniques du candidat seront examinées Analyse des offres PARIS 2024 choisira l offre économiquement et techniquement la plus avantageuse compte tenu des critères suivants : 10

11 Critère 1 Capacités techniques (70%) : - Sous-critère 1.a (10% de la note technique): méthodologie, principes d organisation et répartition des responsabilités entre le contractant, ses sous/co-traitants le cas échéant et le GIP PARIS 2024 ; - Sous-critère 1.b (10% de la note technique): planification et principaux livrables permettant de respecter l échéance de remise du dossier Phase 2 et 3 au CIO ; - Sous-critère 1.c (80% de la note technique): expérience pertinente dans les candidatures et les organisations des Jeux Olympiques et Paralympiques, et qualité des ressources (CV, ressources dédiées, expérience individuelle ). Critère 2 Prix (30%) : d après le Bordereau des Prix qui devra être rempli par le titulaire, en suivant le modèle fourni. Merci d être aussi spécifique que possible dans le détail des tâches et des coûts, en tenant compte du périmètre de chaque lot et de la répartition des tâches cf. Annexe N 2 «Tender scope and perimeter_finance and Marketing Theme Expertise_ Questionnaire». Même si le Titulaire du marché annonce un forfait mensuel, le GIP PARIS 2024 souhaite obtenir le détail des jours homme ainsi que des honoraires par jour par consultant. Dans le cas d un recours à la sous-traitance, les honoraires de coordination seront détaillés. Les offres sont remises en Euro (EUR). 8. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Chaque candidat peut obtenir des renseignements complémentaires qui lui seraient nécessaires en faisant parvenir sa demande par courrier électronique (lemeraud@paris2024.org), au plus tard 5 jours avant la date limite de remise des offres. 9. NEGOCIATION PARIS 2024 se réserve le droit de négocier avec les candidats ayant présenté une offre. Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l'offre, notamment sur le prix. 11

12 10. RESILIATION Résiliation pour manquement Dans l'hypothèse où l'une des parties ne respecterait pas les engagements auxquels elle s'astreint en vertu de la présente consultation, l'autre serait fondée à se désengager de ses propres obligations après mise en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, restée sans effet après un délai de (30) trente jours. La résiliation de la convention interviendra de plein droit par une nouvelle lettre recommandée avec demande d'avis de réception adressée à la partie défaillante. Elle a pour effet de mettre un terme immédiat et de plein droit au présent lien contractuel, sans préjudice de la faculté pour la partie victime du manquement de demander tous dommages et intérêts, qu'elle estimerait justifiés, en compensation du préjudice subi Résiliation pour force majeure Nonobstant ce qui précède, aucune partie ne sera responsable de la non-exécution totale ou partielle de ses obligations au titre du présent lien contractuel, si cette non-exécution est provoquée par un événement constitutif de force majeure. Seront considérés comme cas de force majeure les événements remplissant les critères fixés par la loi française et la jurisprudence de la Cour de cassation. La partie invoquant un événement constitutif de force majeure devra en aviser l'autre partie dans les cinq jours suivant la survenance ou la menace de cet événement. Les parties conviennent qu elles devront se concerter dans les meilleurs délais afin de déterminer ensemble les modalités de la poursuite des obligations de chacune des parties, pendant la durée du cas de force majeure. Au-delà d un délai de un mois d interruption pour cause de force majeure, le présent lien contractuel sera résilié automatiquement, de plein droit. 11. RELATION ENTRE LES PARTIES Le prestataire retenu ne sera pas le mandataire, ni le préposé, ni l associé (au sens de l article 1832 du Code civil) de PARIS 2024 et il ne pourra, en aucune façon, l engager par ses actes. 12. NOTIFICATION ET DOCUMENTS CONTRACTUELS Le choix du prestataire retenu sera notifié par courrier électronique. La participation à la présente consultation emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions par chaque candidat. Le prestataire retenu sera lié par le présent document et l offre qu il aura présentée à PARIS Ultérieurement au choix du prestataire, PARIS 2024 pourra décider de la rédaction d un document contractuel entre les parties, venant éventuellement compléter et préciser les modalités pratiques d exécution de certaines obligations. 12

13 13. SOUS TRAITANCE, OBLIGATIONS LIEES AU DROIT DU TRAVAIL ET ASSURANCES Conformément à l article 133 du décret n du 25 mars 2016, le Titulaire du Marché pourra soustraiter l exécution de certaines parties du Marché, sous réserve de le faire dans les conditions prévues par l article 62 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et de recueillir l acceptation préalable de chaque sous-traitant par le Pouvoir adjudicateur. S agissant des modalités relatives à l a sous-traitance, les Parties se conforment aux articles 133 à 137 du décret n précité. Le prestataire retenu devra employer, encadrer et rémunérer son personnel sous sa responsabilité exclusive au regard des obligations fiscales, sociales et du droit du travail, et notamment celles relatives à la durée du travail. 14. LOI APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE JURIDICTION La présente consultation et ses suites sont soumises à la loi française. Tout litige relatif à l interprétation entre les parties qui trouverait son origine dans la présente consultation et ses suites serait soumis aux tribunaux compétents du ressort de la Cour d Appel de Paris. 13