Note de synthèse Rédigée par O. TREPS et I. POSTIC Société CG2 conseil Pour le compte des HCC

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Eugénie Drapeau
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1 HÔPITAUX CIVILS DE COLMAR schéma D I R E C T E U R Système d information Note de synthèse Rédigée par O. TREPS et I. POSTIC Société CG2 conseil Pour le compte des HCC

2 CHAPITRE 1 : UN VOLET DU PROJET D ETABLISSEMENT Dans le cadre de l élaboration du projet d établissement, les HCC ont prévu de doter leur système d information d un Schéma Directeur pour la période Le Schéma Directeur Informatique (SDI) a eu pour objectif d identifier et de qualifier les grands chantiers informatiques qui couvriront les besoins actuels et futurs de tous les métiers de l Hôpital et qui construiront le futur Système d Information. Ils devront s inscrire en cohérence avec les objectifs stratégiques du projet d établissement, et accompagner ce dernier dans ses phases de mise en œuvre opérationnelle. Les principaux objectifs du SDI sont de répondre aux principaux enjeux stratégiques : Réactivité, qualité et sécurité de la prise en charge du patient (traçabilité et respect des bonnes pratiques et de la réglementation) Facilité et optimisation des échanges entre les professionnels au sein des HCC et avec les partenaires extérieurs (continuité, disponibilité, traçabilité et harmonisation) Amélioration des conditions de travail des collaborateurs Prendre en compte les objectifs décrits dans le programme hôpital numérique. Permettre aux HCC d asseoir leur positionnement dans l environnement régional. PROJET MÉDICAL SYSTÈME D'INFORMATION PROJET DE SOINS PROJET SOCIAL PROJET DE GESTION PGM D'INVESTISSEMENT QUALITÉ RISQUES COMMUNICATION

3 CHAPITRE 2 : UNE METHODOLOGIE DE CONSTRUCTION PARTICIPATIVE ET COLLABORATIVE Le projet s est organisé autour d un comité de pilotage composé de représentants des métiers : praticien, pharmacien, soignant, informatique et direction, et de rencontres avec les professionnels métiers, dans le cadre de groupes de travail et/ou entretiens : Groupe 1: dossier patient, dossier de spécialités, intégration Groupe 2 : anesthésie et réanimation Groupe 3 : médecine nucléaire & radiothérapie Groupe 4 : bloc opératoire Groupe 5 : pharmacie Groupe 6 : imagerie Groupe 7 : laboratoires Groupe 8 : processus admission/codage/ facturation/pmsi Groupe 9 : achat/logistique Groupe 10 : gestion des ressources humaines Groupe 11: outils institutionnels Groupe 12: Pilotage et lien avec le projet d établissement Et des entretiens avec les responsables médicaux du SSR, de la psychiatrie, ainsi que le CNEH, assistance à l élaboration du projet d établissement et le représentant de l ARS d Alsace Mr Bouteau. Le fil conducteur commun à l ensemble des groupes et entretiens, pour mener à bien les travaux de réflexion, a été le processus métier concerné et plus particulièrement les étapes de ce processus. Dossier Patient Plateaux Techniques Gestion administrative Socle Informatique

4 CHAPITRE 3 : UNE DEMARCHE DE TRAVAIL QUI SUIT UNE LOGIQUE STRUCTUREE La réflexion a été menée en quatre temps : 1 - Le temps du diagnostic : s'appuyer sur la compréhension de l'existant pour évaluer la pertinence des systèmes d information, des infrastructures et de la fonction informatique aux regards des orientations stratégiques, des attentes des utilisateurs et des métiers, des macros processus de fonctionnement et de l organisation du travail et de la gouvernance du système d information. 2 - Le temps de la vision du système d information : prendre en compte les orientations fondamentales des métiers, des missions et de l'environnement et, construire la cible pour le système d information des HCC. 3 - Le temps des scénarios et de la trajectoire : déterminer le meilleur scénario de trajectoire possible pour la réussite de la transformation afin d aboutir au mieux à la cible en maîtrisant les moyens et les budgets et en minimalisant les risques. Phase 1 Réalisation d un état des lieux du Système d Information Identification et qualification des besoins métiers Cadrage stratégique de la cible du Système d Information Phase 2 Définition et choix d une cible du système d information Définition et choix d une trajectoire de mise en œuvre Rédaction des fiches par projet identifié Phase 3 Rédaction ou des cahiers des charges pour la recherche des solutions retenues 4 - Le temps du plan de mise en œuvre : décliner la cible et la trajectoire en plan projet avec une fiche projet qualifiant chacun d'entre eux, une description de l organisation et de moyens nécessaires pour mettre en œuvre le SDI et enfin les modalités de lancement de cette mise en œuvre. Bilan de l'existant Validation de l'analyse Rédaction du schéma directeur Choix du scénario Cahiers des charges Validation du CCTP Le comité de pilotage s est réuni à la fin de chacun des temps de travail pour réaliser les choix et les arbitrages stratégiques. La trajectoire de transformation du système d information a été construite à partir de critères pour prioriser les projets identifiés En effet, la réalisation du SDI se fait dans un environnement contraint nécessitant une répartition équilibrée des projets sur la période pour se donner toutes les chances de réussir cette transformation (ressources métiers et informatiques disponibles, moyens financiers).

5 CHAPITRE 4 : LA TRAJECTOIRE DE TRANSFORMATION : 40 PROJETS IDENTIFIES, 28 SELECTIONNES POUR Chacun des 40 projets a donc été évalué et comparé : - une valeur technique du projet basée sur : les gains financiers (ressources ou coûts) que le projet, une fois réalisé, pouvait dégager. les gains qualitatifs : plus de qualité, de sécurité mais aussi le volume d utilisateurs concernés par le projet le ou les risque(s) à faire ou ne pas faire. - Un coût estimé du projet basé sur : les coûts liés à la charge en ressources métier et informatique : les coûts d investissement et les coûts d exploitation (matériels, logiciels, prestations et maintenance) Les 28 projets représentent un montant d investissement sur 4 ans de 4 M pour les licences et les prestations projet et 3 M pour les équipements et matériels. Les ressources humaines nécessaires pour réaliser les projets du schéma directeur correspondent à 3 équivalents temps-plein pour le service informatique et 4 équivalents temps-plein métiers selon les fonctions cibles déployées. La réflexion relative à la planification des projets a pris en compte ces critères, mais également le contexte des HCC (continuité des projets en cours, vieillissement des solutions en production,..) ainsi que l environnement régional (calendrier des projets régionaux, exemple du projet SIMRAL). Dans cette logique, l objectif pour mi-2015 est de doter les HCC d un système d information solide qui repose sur deux socles fondamentaux et outillant des processus de travail structurants : un socle dossier patient embarquant le circuit du médicament et un socle applicatif pour valoriser l activité. En effet, les HCC ont vécu une expérience malheureuse en 2010 avec l arrêt du projet d informatisation de la production des soins au travers de la solution Axigate et qui a nécessité de relancer un projet complet en Aussi, le nouveau projet avec la solution Cristalnet est la priorité de ce SDI et permettra de répondre transversalement aux besoins du plus grand nombre de professionnels. Pour le projet «valorisation de l activité», son lancement est nécessaire en 2013 pour anticiper un risque d arrêt de la solution du fait de son obsolescence et la difficulté à la maintenir. DÉLAI Délai en nombre de mois Fonctions cibles Note délai RH Coût 3 CRITÈRES C1 Gains financiers (gains qualitatifs et quantitatifs) RESSOURCES HUMAINES C2 Gains qualitatifs RI Ressources informatiques C3 Risque : à faire ou à ne pas faire RM Ressources métiers Invest. Exploit. COÛT RESSOURCES FINANCIÈRES Coût d investissement (licences, matériels, prestation) Coût d exploitation annuel (maintenance, formations) Coût global sur 5 ans

6 CHAPITRE 5 : LE PORTEFEUILLE DE PROJETS POUR LA PERIODE Au-delà des incontournables nécessaires aux infrastructures, à l intégration et à la communication avec l environnement territorial et national, ce portefeuille va permettre de structurer le système d information en 5 filières applicatives : Cristal.Net, les outils métiers des plateaux techniques, l outil de valorisation de l activité (codage/pmsi), la solution CPAGE et les outils institutionnels (qualité/risque, GED,..). Sur les 28 projets retenus : - 14 permettront d offrir aux professionnels de santé non seulement un socle de dossier patient commun à travers la solution Cristal Net mais également qui prépareront le système d information clinique à l ouverture et aux échanges avec les partenaires extérieurs (laboratoire, imagerie notamment). - 6 s adressent aux fonctions supports et auront pour objectif de fluidifier et de sécuriser les échanges transversaux entre les métiers (exemple avec la mise en place d un système d information performant pour le recueil et la saisie de l activité produite et sa valorisation, gestion des flux logistiques) et d harmoniser les données traitées pour en réaliser plus aisément des exploitations au bénéfice des HCC (pilotage de l établissement, gestion de la qualité et des risques). - 8 projets transversaux ou techniques qui permettront de garantir la performance, la disponibilité du système d information et son ouverture vers l extérieur en toute sécurité, et d offrir des conditions de travail favorables aux professionnels des HCC (changement poste de travail et maintien du réseau notamment). A7 : échanges médecine ville A2 : gestion des RdV A1 : dossier médical et de soins, prescription des médicaments A4 : dictée numérique A3 : dématérialisation des documents A5 : dossiers spécialités A5 : serveur résultats A5 : prescriptions

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