SAP Workflow SWAT (WF-SWAT) Automatisation accélérée.

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1 SAP Workflow SWAT (WF-SWAT) Automatisation accélérée 1

2 Que le travail se poursuivre. Présentation IGF Avez-vous entendu parler des projets d automatisation SAP dans votre organisation tel que MyTravel ou approvisionnement au paiement (Procure to pay)? Êtes-vous inquiet des effets possibles de ces projets d automatisation sur votre emploi? Ceci est votre chance d en apprendre davantage sur les projets d automatisation SAP workflow et comment ils pourraient affecter votre travail. Suite à cette présentation, vous comprendrez: Business Process Evolution / Reconception SAP Workflow SAP approvisionnement au paiement (Procure to pay (P2P)) Automatisation SAP MyTravel Comment les projects d automatisation SAP vous affecterons Quels rôle pourriez vous jouer dans ces types de projet Il y aura beaucoup de temps d alloué à la toute fin pour répondre à vos questions. WF-SWAT Accelerated Automation 2

3 Que le travail se poursuivre. 1 Évolution du processus d affaire Scénario SAP Reconception du processus d affaire 2 Qu est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l obtenir? Réfuter les mythes 4 3 Examples d automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez? Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques 3

4 Votre scénario SAP vous avez investi dans un système PRO votre dernière version est mise à jour vous avez mis en oeuvre de nouveaux modules vous avez apportez des améliorations pour les rapports, solutions gestionnaire, IA, etc WF-SWAT Accelerated Automation 4

5 Il est temps de tirer parti de votre investiment avec SAP transformer vos affaires amener vos processus d affaires SAP au prochain niveau de performance exploiter le pouvoir d un système intégré WF-SWAT Accelerated Automation 5

6 Il est temps de de révolutioner vos processus d affaires WF-SWAT Accelerated Automation 6

7 Évolution des processus d affaires automatisation des processus manuels effectuer des approbations électroniques assurer la séparation des responsabilités vérification des pouvoirs de signature en matière de finances transparence augmente la capacité de vérification WF-SWAT Accelerated Automation 7

8 Évolution des processus d affaires automatisation de l acheminement du travail imposition de meilleurs contrôles financiers fournir un carnet complet de vérification à rebours mise en oeuvre de la responsabilisation (Loi fédérale sur la responsabilité) production automatique de notifications par courriel WF-SWAT Accelerated Automation 8

9 votre révolution SAP Processus d affaires vs. évolution Produit WF-SWAT Accelerated Automation 9

10 Il est temps d exploiter le pouvoir d un système intégré avec SAP et de que le travail se poursuivre. WF-SWAT Accelerated Automation 10

11 Comment? Démarrer le moteur puissant de SAP Workflow et utiliser les SAP workflow qui ont été livrés par SAP avec votre système! La route a déja été pavée par SAP WF-SWAT Accelerated Automation 11

12 Que le travail se poursuivre. 1 Évolution du processus d affaire Scénario SAP Reconception du processus d affaire 2 Qu est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l obtenir? Réfuter les mythes 4 3 Examples d automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez? Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques 12

13 Qu est-ce que SAP Workflow? une représentation automatisée d un processus d affaire outil pour gérer les processus d affaires entre et à travers les modules SAP (& web) simplement le SAP Workflow signifie les bonnes données, au moment opportun, pour les bonnes personnes WF-SWAT Accelerated Automation 13

14 Qu est-ce que SAP Workflow? Automatiser correspondance du travail processus d approbation notification par courriel via l espace de travail SAP et les systèmes de courrier externes (ex: MS Outlook, Lotus Notes) WF-SWAT Accelerated Automation 14

15 Comment obtenir le SAP Workflow? vous le possédez déja! C est un outil SAP intégré lorsque vous achetez SAP, vous obtenez automatiquement le moteur SAP Workflow livré avec le système SAP Netweaver il y a actuellement plus de 250 gabarits de workflow disponibles dans votre système SAP! aucun coût additionnel pour les licences Vous pouvez créer/configurer votre propre espace de travail en utilisant l application SAP workflow builder WF-SWAT Accelerated Automation 15

16 SAP Workflow - Les faits vous n avez PAS besoin de SAP HR afin d activer les workflow de votre système SAP le code de transaction intégré PPOMW pour les structures organisationnelles est livré avec le système Netweaver vous pouvez les utiliser pour améliorer les structures organisationnelles en place (ou en créer des nouvelles) vous pouvez mettre en oeuvre des Workflow sans le module SAP HR/Structure Organisationelle (ex: pouvoir de signature en matière financière). WF-SWAT Accelerated Automation 16

17 Pourquoi SAP Workflow? vs. d autres produits qui ont des workflow? SAP Workflow est l outil le plus approprié afin d automatiser vos processus d affaires ultra intégré, c est déja dans SAP offre un accès direct à votre model organisationel financier ou de ressources humaines WF-SWAT Accelerated Automation 17

18 SAP Workflow et BPM Quel est le meilleur outil à utiliser? SAP Workflow fait partie d une plus grande suite de possibilités mieux connu sous SAP Netweaver Business Process Management (BPM) SAP Workflow est une application de SAP offrant des capacités intégrées; c est un choix naturel dans le cadre de l automatisation de plusieurs processus simple SAP ERP. SAP Netweaver BPM vous aide à produire des processus à la limite de l application de base et est recommandé pour les organisations matures SOA Par SAP Ginger Gatling et le groupe d auteurs de Practical Workflow for SAP, 2 e édition, 2011, SAP Press.

19 Que le travail se poursuivre. 1 Évolution du processus d affaire Scénario SAP Reconception du processus d affaire 2 Qu est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l obtenir? Réfuter les mythes 4 3 Examples d automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez? Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques 19

20 Workflow for approvals and notifications Sourcing Workflow for approvals and notifications Workflow for approvals and notifications Workflow for approvals and notifications Qu est que l automatisation P2P? Sommaire du processus d approvisionnement au paiement (P2P) Identify requirements Select Acquisition Method Purchase Order Receive Goods/Services Pay Vendor ACQUISITION CARD (FUNDS COMMITMENT) PURCHASE ORDER PURCHASE ORDER GOODS RECEIPT PURCHASE REQUISITION PURCHASE ORDER SERVICE ENTRY SHEET INVOICE WF-SWAT Accelerated Automation 20

21 Qu est-ce que l automatisation P2P? Automatisation des processus d affaires des acquisitions et des comptes payables: Demande d achat Bon de commande Réception des marchandises Feuilles de saisie des services E-Facture (ou numérisée) Factures des comptes payables Entreposage de la documentation de support WF-SWAT Accelerated Automation 21

22 P2P à Ottawa Initiatives de P2P dans la région d Ottawa: Poste Canada Radio-Canada Société canadienne du sang Resources naturelles Canada Ville d Ottawa Banque du Canada (WF-SWAT) Santé Canada (WF-SWAT) SIFM MAECD CNR (WF-SWAT) L Agence des services frontaliers du Canada (WF- SWAT) TPSGC (WF-SWAT) SCT (WF-SWAT) Justice (WF-SWAT) WF-SWAT signifie soit que WF-SWAT a réalisé l automatisation ou qu un membre du WF-SWAT était impliqué dans l automatisation d un projet. WF-SWAT Accelerated Automation 22

23 Exemple P2P Étude de cas, U.S. Department of Defence: était le plus grand consommateur de biens composants pris sur étagère a transféré vers des proccesus automatisés qui sont reliés avec plus de fournisseurs ce qui a réduit leur coût par transation de 140$ à 11$ Réaliser un maximum de bénéfices en adoptant une approche de gestion des services intégrées d approvisionnement au paiement (P2P) du début à la fin. Tiré de: Conchi, Garcia. Using a Procure-to-Pay Process Framework to Streamline Government Agencies' Operations. Software AG. Février. 2008: 5p. WF-SWAT Accelerated Automation 23

24 P2P / MyTravel Bénéfices de l automatisation des processus d affaires SAP: SAPgui SAP portal Employee Self Serve (ESS) Manager Self Serve (MSS) Universal Work List (UWL) Système de courriel externe (ex. MS Outlook, Lotus Notes) WF-SWAT Accelerated Automation 24

25 Pourquoi les automatisation P2P? Les facteurs importants qui démontrent les bienfaits de l approvisionnement au paiement (P2P) Tiré de: Electronic Payments: Streamline P2P, Reduce Costs, A White Pater on Bottomline Technologies' Paymode-X Solution, 2010, p.4. WF-SWAT Accelerated Automation 25

26 Pourquoi l automatisation P2P? Il y a de nombreux avantages à avoir un processus automatisé de gestion des factures et des paiements. Voici quelques uns des avantages les plus communs: Amélioration de contrôle du flux des fonds et des factures Augmente le contrôle de la livraison et de la facturation Conformité avec les mesures législatives Diminue le travail manuel Temps de traîtement plus court Diminution des coûts de la manipulation des factures Notification rapide des erreurs WF-SWAT Accelerated Automation 26

27 Pourquoi l automatisation P2P? Processus manuels: Nécessite le transfert physique des documents par des employés afin d obtenir les approbations requises des gestionnaires L entrée de données des informations financières de la facture dans les systèmes en place est coûteuse en temps et en ressources. Activités d approvisionnement ad hoc Le jumelage des factures est intentif en temps et en ressources. Matching invoices timely and resource intensive Coût prohibitif de stockage et de récupération de documents Plus grande chance d erreurs de nature humaines Aucune capacité de visualiser les flux de fonds réels Source: Linking Purchasing, AP Suppliers Key to Reengineering the P2P Network," Controller's Report. Feb 2012: Print. WF-SWAT Accelerated Automation 27

28 Processus automatisés: Montrez-moi les épargnes? Le traitement d un DA (PO) est réduit de 20 minutes à 1 minutes Le coût de traitement d un DA est résuit de 1$ 400 heures de travail ont sauvées par année Le cycle de paiement est réduit de 45 jours à moins de 10 jours en moyenne Le temps de traitement des facture des fournisseurs est diminué de 75% Exemple P2P Tiré de: Linking Purchasing, AP Suppliers Key to Reengineering the P2P Network." Controller's Report. Feb 2012: Print. WF-SWAT Accelerated Automation 28

29 Processus automatisé: Montrez-moi les épargnes? Exemple P2P Le traitement manuel d une facture coûte de $15.60 à $13.00, le traitement automatisé d une facture coûte de $9.00 à $8.60, une réduction de coûts d environ 60% Une économie potentielle de $2 à 3 million pour une organisation de taille moyenne Fourni des améliorations à tous les niveaux et un retour d investissment entre 1 à 2 ans Tiré de: Paper-Free AP, Automated Processing of Vendor Invoices. Esker, Document Process Automation. 2009: 6p. Stanmore, Roger. Capturing the Essence of Accounts Payable Automation, ReadSoft. 2007: 16p. WF-SWAT Accelerated Automation 29

30 Comment cela m affecte-t-il? Noter que le temps et les efforts dispensés sur de laborieux processus manuels pourront être réinvesti à des tâches plus éloquentes telles: Cohérence et qualité des ET (RFP) Analyse des données des dépenses etc. Revue et vérification des fonctions WF-SWAT Accelerated Automation 30

31 Comment cela m affecte-t-il? La correspondance automatisé et les approbations électronqiues: Base de données libre-service pour les employés Système appliqué et réenforcé des politiques Système appliqué et réenforcé de l autorité de la délégation du pouvoir de signature Approbation en ligne vs. papier Capacité d approbation en ligne approuvé/rejeté (avec justification) Moins de temps perdu à courir avec les documents et approbations WF-SWAT Accelerated Automation 31

32 Comment puis-je participer? User Acceptance Testing (UAT) Expert en la matière Former le formateur Centre des solutions Tier 2 WF-SWAT Accelerated Automation 32

33 Que le travail se poursuivre. 1 Évolution du processus d affaire Scénario SAP Reconception du processus d affaire 2 Qu est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l obtenir? Réfuter les mythes 4 3 Examples d automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez? Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques 33

34 L approche automatisée Basé sur le niveau de maturité des projets d automatisation des workflow SAP au sein de votre organisation Une approche d intégration progressive est souvent recommandée pour les initiatives d automatisation. WF-SWAT Accelerated Automation 34

35 Approche progressive Une approche progressive aidera à: Intégrer étape par étape et à un bon rythme les SAP workflow au sein de votre organisation Permettre le temps nécessaire pour contrôler la gestion du changement, l intégration du projet ainsi que la formation nécessaire Conseil! Le workflow initial est celui qui prend le plus de temps à mettre en oeuvre au sein de l organisation et nécessite le plus d effort autant d une perspective technique, de gestion du changement ou de la formation. WF-SWAT Accelerated Automation 35

36 Approche progressive Tout le travail effectué lors de la phase initiale, établi les fondations pour l intégration de futurs processus d affaires SAP workflow dans l organisation Les détails quant aux dates de livraison des différentes phases sont déterminées en fonction de la date de début du projet et des ressources disponibles. Les dates de projet identifiées sont tentatives jusqu à ce que l exercice WF-SWAT du cahiers des charges (Blueprint) est complété. Exemple d un plan WF-SWAT Accelerated Automation pour votre information à la page suivante WF-SWAT Accelerated Automation 36

37 L équipe SAP Workflow SWAT Team (WF-SWAT) une équipe de rêve élite constituée de consultants SAP consultants senior SAP les membres du WF-SWAT sont choisi minutieusement tous les consultants ont préalablement travaillés ensemble confiance réciproque entre les membres et les capacités de chacun afin que les projets soient livrés rapidement avec l implication collective de tous les équipes travaillent sur la livraison des projets d automatisation WF-SWAT Accelerated Automation 37

38 Méthodologie unique L équipe WF-SWAT a conçu une méthodologie unique de planification de projets d automatisation WF-SWAT Accelerated Automation Nouvelle méthodologie pour la mise en oeuvre et la gestion de projet Facilite la livraison de produits dans les courts délais identifiés WF-SWAT Accelerated Automation 38

39 Méthodologie unique WF-SWAT Accelerated Automation Methodology Considérant que les clients ont des objectifs stratégiques et des délais à respecter, la WF-SWAT Accelerated Automation Methodology peut être utilisée afin de réussir la mise en oeuvre lors de délai très sérrés. L unique Accelerated WF-SWAT Implementation methodology est critique dans l accomplissement du projet dans de court délais. La Accelerated WF-SWAT Implementation methodology (WF-SWAT) suit les différentes phases à haut niveau tel qu identifiées sur le diagramme suivant. Notez que les phases de projet du WF-SWAT est en ligne avec les phases de projets SAP ASAP. WF-SWAT Accelerated Automation 39

40 Méthodologie unique Carte routière du WF-SWAT Accelerated Automation WF-SWAT Plan WF-SWAT Cahier des charges (Blueprint) WF-SWAT Construction WF-SWAT Ligne d Arrivée WF-SWAT En ligne WF-SWAT Support WF-SWAT Amélioration La méthodologie WF-SWAT Accelerated Automation assure la présence d une équipe de travail qui est en mesure de travailler avec les ressources expérimentées internes sur le lieu de travail au moment opportun, lors de chacune des phases de la livraison du projet et afin d accomplir les tâches spécifiques à l intérieur du délai prévu. WF-SWAT Accelerated Automation 40

41 Méthodologie unique WF-SWAT intègre plusieurs éléments qui interagissent ensemble afin d offrir un support rapide et efficient de la mise en oeuvre des projets d automatisation SAP. Les éléments qui font parti de l approche Accelerated WF- SWAT (WF-SWAT) sont: Méthodologie Ressources Outils et accélérateur WF-SWAT Accelerated Automation 41

42 L approche WF-SWAT En arrivant, le groupe de travail Analyse 2. Concevoit 3. Livre 4. Forme En quittant, le groupe de travail Offre un support (à distance ou sur place) 5. Analyse le processus Nous établissons des équipes de travail; dans de courts délais, sans compromis, jusqu à ce que la solution automatisée soit livrée WF-SWAT Accelerated Automation 42

43 Qu est-ce que nous offrons introduction des workflow au sein de votre organisation démarage de votre moteur SAP automatisation de vos processus d affaires (activation des workflow) gestion de votre projet workflow formation des employés WF-SWAT Accelerated Automation 43

44 Validation de principe du Workflow validation de principe (5jours): mise en marche/configuration de de votre moteur WF activation du model démonstrateur SAP-WF configurationdu portail externe de courriels fourni une démonstration et un aperçu du WF validation de principe de votre système WF-SWAT Accelerated Automation 44

45 SAP Workflow Comment ceci peut-il être évalué? La performance des items livrés est contrôlée et évaluée SAP livre des rapports Workflow Production de statistiques pour les processus d affaires; Obtenir des échantillons statistiques; Analyse de la distibution du travail et du temps; Capacité à déterminer des moyennes de rendement quant au temps passé sur les différents workflow/processus d affaires en place WF-SWAT Accelerated Automation 45

46 En conclusion SAP Workflow c est Un outil énormément puissant Une technologie qui confère des pouvoirs Déja dans votre système SAP en attente d être activé! WF-SWAT Accelerated Automation 46

47 Questions 47

48 Optionel (si le temps le permet) Annexe A Approvisionnement au paiement (Procure-to-Pay (P2P) ) Démonstration d impressions d écran 48

49 P2P Demo Integrated into SAP Portal 1 Need for Goods or Services Identified 2 Purchase Requisition 3 Purchase Order 4 AP Processing (E-Invoice to Payment) 49

50 P2P Demo Integrated into SAP Portal 50

51 P2P Demo SAP Portal Purchasing Homepage 51

52 P2P Demo Integrated into SAP Portal 1 Need for Goods or Services Identified 2 Purchase Requisition 3 Purchase Order 4 AP Processing (E-Invoice to Payment) 52

53 P2P Demo SAP Portal Create Purchase Requisitions 53

54 P2P Demo - SAP Portal Purchase Requisition Query 54

55 P2P Demo SAP Portal MSS Approve Purchase Requisition

56 P2P Demo Approve Purchase Requisition notification

57 P2P Demo Integrated into SAP Portal 1 Need for Goods or Services Identified 2 Purchase Requisition 3 Purchase Order 4 AP Processing (E-Invoice to Payment) 57

58 P2P Demo Purchase order display (portal)

59 P2P Demo Purchase Order Display (SAPgui)

60 P2P Demo MSS Approve Purchase Order

61 P2P Demo - Approve Purchase Order notification

62 P2P Demo Integrated into SAP Portal 1 Need for Goods or Services Identified 2 Purchase Requisition 3 Purchase Order 4 AP Processing (E-Invoice to Payment) 62

63 P2P Demo e-invoice Processing Ex..pdf via

64 P2P Demo Invoice Display (portal)

65 P2P Demo Invoice Display (SAPgui)

66 P2P Demo MSS Approve Invoice

67 P2P Demo Approve Invoice notification (SAPgui)

68 Procure-to-Pay (P2P) Demo Q & A (extra print-screens to follow optional) 68

69 P2P Demo Document tracing functionality Document tracing

70 P2P Demo Document tracing Enter Document number & click Display

71 P2P Demo Document tracing Select line item & choose type of document for tracing

72 P2P Demo Reports: List of Vendors Click Vendor Information to display suppliers list

73 P2P Demo Reports: List of existing Outline agreements Click Source of Supply for Vendor to display Outline agreements