CALDERON Consultants EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE DES FONCTIONS DE SUPPORT. Synthèse offre de services. Support de discussion.

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1 CALDERON Consultants EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE DES FONCTIONS DE SUPPORT Synthèse offre de services Support de discussion Juin 2013

2 L amélioration de l efficacité opérationnelle des fonctions de support est un atout majeur face aux enjeux de transformation Vos enjeux de transformation Vos leviers d action sur les fonctions de support Préserver les équilibres financiers dans un contexte économique dégradé et incertain S adapter à l environnement réglementaire toujours plus exigeant Développer l agilité des organisations Renforcer la qualité et élargir l offre de services Evoluer vers de nouveaux business models Mutualisation d infrastructures de production Convergence du SI par la consolidation et le décommissionnement d applications Création ou optimisation de centres de services partagés (CSP) Outsourcing d activités Renforcement du pilotage économique et montée en maturité de la gouvernance Plan de réduction des coûts 2

3 Nous vous accompagnons tout au long de la mise en œuvre de vos projets d amélioration de l efficacité opérationnelle des fonctions de support PLAN Décision BUILD Exécution RUN Exploitation Etude de faisabilité et/ou de cadrage (business case, analyse d impacts, montage d opérations, plan de mise en œuvre ) Pilotage du projet (structuration, suivi d'avancement/pmo, gestion des coûts, conduite opérationnelle, support aux instances de gouvernance ) Mise en œuvre opérationnelle (création de CSP, outsourcing, portefeuille de projets, gestion des coûts par activité, modèle de facturation interne, réduction de coûts...) Accompagnement du changement (support de communication, relation avec les parties prenantes, organisation du support utilisateurs ) Interim management (prise en charge et en responsabilité d activités opérationnelles ) 3

4 Pourquoi nous? Nos atouts Une forte implication et notre savoir faire dans la mise en œuvre délicate de ce type de projet à forte composante transversale Une relation de confiance construite au travers d'interventions s'inscrivant dans la durée et auprès d'un nombre limité de clients Une totale indépendance vis-à-vis des acteurs du secteur (conseils, SSII...) garantissant proximité et confidentialité Un cadre souple d'intervention assurant disponibilité et facilité d'adaptation Des tarifs adaptés 4

5 Nos missions de référence récentes (voir détail en annexe 1) Prise en charge du pilotage économique du portefeuille d une quinzaine de programmes de transformation d une grande banque universelle, représentant chacun un investissement de 10 à plus de 100 M Mission d accompagnement sur 3 ans Accompagnement à la conduite du projet de simplification du pilotage financier des Directions de support d un groupe bancaire portant sur un enjeu annuel de 3 Md 6 mois Conduite des études financières au sein de task forces mises en place afin de définir les cibles et trajectoires de transformation des SI retail et finance/risques d une grande banque 6 mois Conduite du volet juridique et financier de la création d'un centre de services partagés en Europe de l Est pour les fonctions finance et RH 1 an Evaluation et assistance à la conduite d une opération d outsourcing d'activités de production informatique représentant une enveloppe pluriannuelle de 150 M 6 mois Elaboration et initialisation du suivi d un plan de réduction des coûts de 50 M /an à l issue de la fusion de centres informatiques 6 mois Mise en place et prise en charge du contrôle de gestion d'un centre de services partagés de production IT d un effectif de 600 collaborateurs 4 ans 5

6 PROJET Lot x PROJET Lot x Contrat Application SLA Contrat Cadre Renégociations contrats Localisation Notre approche s appuie sur un socle méthodologique éprouvé par la pratique (voir détail en annexe 2) PLAN Evaluer la valeur économique d une opération d outsourcing Evaluer la rentabilité financière de l opération et s assurer de sa viabilité Planifier les ressources et les moyens nécessaires à la mise en oeuvre Apprécier les besoins de financement de la trajectoire Evaluer les impacts budgétaires et comptables Constituer le cadre de référence pour le pilotage de l exécution de l opération Adopter un niveau de profondeur d analyse cohérent avec la maturité du projet Challenger les hypothèses plutôt que le modèle d évaluation Dissocier le sujet de la rentabilité économique de celui des impacts budgétaires n Approche / Démarche PLAN Mettre en place nune Résultats gestion / Livrables de la demande (portefeuille de projets) Constituer au départ une solide évaluation de la baseline Objectifs et caractéristiques de l opération au plan économique Etablir les hypothèses de façon explicite avec le niveau de confiance associé : Formalisation des hypothèses Charge projet, coûts de décommissionnements Analyse des flux de dépenses en détourant Exploitation intercalaire Avoir une vue transversale et globale des projets segmentés les principales et positionnés composantes selon une Impliquer le management Frais induits pour l organisation rémanente Etudier la faisabilité économique de la création d un centre de services typologie normée PLAN S accorder sur la finalité et les limites Evolution des volumes d activités Mettre en place la gouvernance pour prioriser et arbitrer les projets au regard de la stratégie Harmoniser le niveau partagés de maille (CSP) Délai de mobilisation des réductions de coûts Planifier (réaffectations les capacités de ressources ) d exécution pluriannuelles (moyens financiers, ressources ) Limiter le nombre d attributs Options de flexibilité en cours de contrat et gestion de fin de contrat (réversibilité ) Progresser par plateau stable de maturité Enveloppe de contingence Définir le cadre d ensemble (périmètre, activités, structure juridique ) et évaluer les Adopter un niveau de profondeur d analyse Partager et valider avec les parties prenantes n les Approche hypothèses / Démarche les plus structurantes n Résultats incidences / Livrables des choix cohérent avec la maturité du projet Evaluer la rentabilité de l opération Fixer, avec les parties prenantes, les objectifs et les exigences Objectifs S assurer poursuivis de la faisabilité et descriptif du schéma de de reprise d activités Impliquer les clients du CSP dès l amont Apprécier la sensibilité de cette rentabilité aux principales Mettre hypothèses en place les et risques instances (retards, de gestion de la demande Restitution (arbitrages/engagement/suivi) de synthèses et dossier de et l organisation Apprécier la mise rentabilité place de l opération Progresser par pallier validé par les parties surcoûts ) de façon à en mesurer la robustesse en articuler le fonctionnement avec celles en place décision propres aux projets ou aux entités prenantes Documentation Evaluer les besoins des processus et les impacts et financiers de la trajectoire Apprécier les impacts financiers de la trajectoire en terme Lancer de et cash outiller et de le P&L processus de collecte des projets avec leurs attributs : procédures Mettre en place le cas échéant les mécanismes comptables Contenu d accompagnement et rattachement du projet n Approche Dossier de / Démarche collecte n Résultats / Livrables Taxonomie : Restitutions Etudier les structures organisationnelles et juridiques Objectifs et caractéristiques de l opération Typologie : mise à niveau, performance, réglementaire, outsourcing adaptées (filiale, groupement ) et en évaluer les impacts, Principes et modalités générales de gestion Niveau de risques Mise à niveau/ notamment plan de capacité au plan du coût fiscal : frottements, prix de transferts Dispositions contractuelles principales de la Contribution financière Etablir les principes et modalités générales de fonctionnement (gouvernance, charte de relation avec les clients Statut d avancement Réglementaire gestion, tarification ) Formalisation des hypothèses Poser l architecture contractuelle avec les clients du CSP Analyse de rentabilité Données financières : investissements, coûts d exploitation, gains Performance Contrat cadre Eléments financiers prévisionnels en terme Documenter et animer le processus d examen des projets Contrats d application de P&L, cash et bilan Contribution financière à Cash Bilan P&L Faisabilité Cadrage Exécution Exploitation Catalogue et services spécifiques Lancement? Arrêt? Suspension? Lancement? Arrêt? Suspension? BUILD Evaluer le schéma et les impacts de reprise ou de transfert des actifs et contrats existants Estimer la rentabilité et établir les comptes prévisionnels Constituer les éléments de baseline Etablir les hypothèses avec le niveau de confiance associé : périmètre, niveau d activité, gains Partager avec les parties prenantes les hypothèses les plus structurantes Evaluer la rentabilité et la sensibilité aux hypothèses Apprécier les impacts financiers de la trajectoire du business plan Piloter l exécution des investissements Etablir d un les comptes projet prévisionnels du CSP Maîtrise des risques à In Out Solde Cash Actif Solde Cash Résultat Passif Résultat Charges Restitution de synthèse et dossier de décision CA / PNB S assurer du bon avancement du projet et en maîtriser les coûts de réalisation Privilégier la vue opérationnelle (approche Responsabiliser les acteurs en charge RUN Lancer cash, et suivre suivi d engagements ) un plan d économies du SI Identifier suffisamment en amont les risques de dérives Adopter un niveau de maille raisonnable Connaître les marges de manœuvre au fur et à mesure de l avancement Simplifier : utilisation de coûts standard, pas Planifier les ressources et besoins de financement ou peu de ventilation analytique Améliorer la valeur créée par le SI à court/moyen terme et en convaincre le métier RUN Déterminer Soigner la formalisation les coûts des de hypothèses revient d un centre de services partagés n Approche / Démarche Lancer les initiatives les nplus Résultats prometteuses / Livrables S accorder sur le niveau de finesse et la Fixer, avec les parties prenantes, les objectifs et les exigences Référentiels des investissements fréquence du suivi Mobiliser des gains à court terme permettant financer des opérations à plus long terme Suivre un nombre réduits d agrégats Définir le découpage qui est évolutif pour rester aligné avec la structure S assurer d exécution de la mobilisation effective Découpage des gains en phases/lots Limiter l exigence de réconciliation comptable des investissements en phases, tranches de travaux, lots Affectation des responsabilités Maîtriser le coût de revient des services rendus et leur dynamique Etre clair sur la finalité et les objectifs Descriptifs et hypothèses Favoriser l appropriation et l implication du management opérationnel Adopter un niveau de maille et de raffinement cohérent avec les enjeux n Approche / Démarche Documentation des processus et Mettre sous tension n Résultats les activités / Livrables et processus pour améliorer la performance opérationnelle Rester simple (lisibilité, appropriation ) Identifier les leviers de création procédures de valeur de du gestion SI dans : lequel s inscrit le plan d économies Fournir la : transparence Description économique de des la services démarche délivrés pour atteindre contribuant le à la qualité de la Progresser par plateau stable de maturité Côté métier pour améliorer relation avec le métier Accords la valeur d engagement d usage niveau d ambition des gains Côté SI pour optimiser les Remontées coûts Inventaire des initiatives (enjeux, contenu, des engagements et n Approche / Démarche calendrier ) n Résultats / Livrables Recueillir et formaliser les hypothèses sous-jacentes des estimations estimations è Leviers Fixer, avec les parties Valorisation prenantes, des les objectifs gains par et leviers les exigences Modèle de structure de données Définir les rôles et responsabilités des acteurs alignement SI avec les besoins métiers Alertes RESSOURCES articulation architecture métier/si Valeur créée gouvernance SI intégrée à la Décrire le modèle de Statut gestion par des initiative coûts par activité Référentiel et nomenclature (ressources, S accorder avec les parties prenantes sur les agrégats à suivre et documenter les règles par le SI gouvernance métier Revues (méthode type ABC) dans ses principes et modalités générales Inducteurs activités, plateformes, services, inducteurs portefeuille projets/investissements Tableau de bord de suivi de gestion optimisation processus métiers Valeur de ressources è Leviers Reporting Construire l architecture d ensemble et le référentiel : d activités, ) Approche en coûts complets (op. + SI) d usage du standardisation/industrialisation mutualisation/consolidation Définition des centres de ressources par responsable ACTIVITES Réagencement des centres de responsabilité Restitution SI pour le de synthèse options de flexibilité Estimation Reste à métier Coût urbanisation, simplification, Architecture de centres de responsabilité IT de Estimation accorder réduction de la complexité - 15 % Reste à Identification des activités et infrastructures référence revue du SI réduction de la dette du SI engager Reste Inducteurs Service sourcing à faire d activités Mise en regard des services et des clients Sécurité Desk Run Accords Choix des Baseline inducteurs de ressources et d activités SERVICES / Projets d engagemt Mettre en place les instances de pilotage du portefeuille d initiatives Run CLIENTS Détermination des coûts unitaires standard Engagé Nouveau Définir les métriques : réduction de coûts, coûts évités, KPI Traitement des surcapacités Parc Réalisé Data PC Structurer les initiatives : périmètre, responsable, feuille de route Articuler l ensemble avec les inputs de gestion (situations comptables ) Centers Réseaux Etablir les états de suivi et de synthèse S accorder avec les parties prenantes sur les agrégats à suivre (gains estimés, sécurisés, Documenter les règles de gestion (gestion sur le cycle de vie, traitement des écarts ) réalisés ) Etablir les état de synthèse de suivi Etablir les règles de reconnaissance et de remontée des gains réalisés Description des modes opératoires Préciser les rôles et responsabilités des acteurs opérationnels : Constituer les dossiers de décision de lancement initiatives Constitution base d alimentation Centres de responsabilités Etats de restitution : Pilotage de la performance des activités par centre responsabilité Gestion du P&L des familles de service par P&L par service Tableau de bord de synthèse 6

7 Nos parcours Felipe Calderon Expérience de plus de vingt ans sur les thématiques d amélioration de l efficacité opérationnelle des fonctions de support (IT, Immobilier, Finance ), notamment dans le secteur banque et assurance Consultant indépendant depuis Interventions notamment pour Société Générale et Generali sur des projets de transformation et d infrastructures à forts enjeux Préalablement, plusieurs années dans le conseil en organisation au sein du cabinet Bossard Consultants Domaines clés de compétences : développement et gestion de projet, création et gestion de la performance de centres de services partagés, outsourcing, économie et gouvernance du SI Ingénieur des Travaux Publics (ESTP) 7

8 Contact et mentions légales CALDERON Consultants SARL immatriculée en 1994 RCS PARIS B APE : 741 G - Conseil pour les affaires et la gestion Siège social 85 rue Saint Dominique PARIS Contact Felipe Calderon Gérant fc@calderonconsultants.fr