ÉVALUATION DES DEMANDES. Annexes

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1 Procès verbal Processus d évaluation Organisme Plan d action Type de demande États financiers ÉVALUATION DES DEMANDES Appuis Documents accompagnateurs Conflit d intérêt Annexes Signature

2 PROCESSUS D ÉVALUATION Processus évolutif dans le temps à partir de la réception, de l analyse, du comité réviseur et des porteurs de dossier aux échanges d information et de l évaluation et discussions des dossiers entre et la Table. 1 Réception, ouverture, analyse 2 Comité de révision 3 Échange d information avec la Table 4 Cheminement des dossiers à Ottawa 5 Lettres de refus/approbation 6 Accords/versements 1 Porteurs de dossier 2 Atelier de travail 3 Tableau au CA ACFA Provincial 4 Lettre de refus/d acceptation 5 Lettre d accusé de réception 6 Révision annuelle des processus Informations cohérentes et à jour. Respect des échéanciers et confidentialité des informations tout au long du processus. Appliquer les bonnes pratiques: Ce que l on voit et ce que l on ne veut plus voir. LES ADMISSIBLES et LES NON-ADMISSIBLES Modalités de paiements: 3 versements, versement provisoire de 50%, flux de trésorerie

3 ORGANISME Lors de l évaluation, nous portons une attention particulière sur la gestion financière, administrative, son fonctionnement et les résultats antérieurs. 1 Capacité de l organisme 2 Gestion financière 3 Résultats antérieurs 4 - Partenariats 5 Exigences ministérielles 1 Capacité financière 2 Niveau de gestion 3 Processus démocratiques 4 Rétrospective des résultats 5 Ressources humaines La capacité financière détermine si l organisme a les capacités de réaliser les activités qu elle projette. Également, une analyse est portée quant à la gestion des relations envers ses partenaires, auprès de ses ressources humaines dans le respect des processus démocratiques.

4 TYPE DE DEMANDE Toute demande doit au préalable être identifiée. S agit-il d une demande de programmation ou de projet? renseignements sur l organisme doivent être complétés. Les 1 Vérification de l Annexe 2 Projet (Annexe C) 3 Grille analyse 4 Description sommaire 5 Montant demandé 1 Vérification type de demande 2 Date et période de réalisation 3 Dépenses encourues 4 Description sommaire 5 Montant demandé Vision claire et mesurable du succès doit s exprimer en 50 mots dans la section description sommaire.

5 APPUIS Le principe directeur des lettres d appuis est d établir des relations solides en se fondant sur une approche stratégique impliquant les parties et orientée vers un même succès. 1 Lettres d appuis 2 Explication du «Nature» 3 Appuis financiers ou autres 4 Importance de la collaboration 1 Partenaire communautaire 2 Types et pertinence des appuis 3 Modalité de l entente 4 Bénéfice recherché La lettre d appuis doit aller au-delà de l appuis moral. Il doit y avoir un réel engagement de la part des parties afin de favoriser l établissement d une relation constructive et de bonne foi.

6 1. Laquelle des affirmations suivantes est vraie : A. Toute demande est accompagné de l annexe B B. Le tableau Revenus et Dépenses n est pas obligatoire C. La demande de programmation et de projet peuvent être soumis dans un même document D. Seul l annexe C peut être utilisé pour toute demande de projet E. Toute demande peut est acceptée peut importe les critères

7 SIGNATURE Pour que la demande puisse être étudiée, il est impératif que le document soit signé. ainsi que la clause de conflit d intérêt. 1 Pertinence de la signature 2 Personne autorisée 3 Date et poste 4 - Pas de signature d employés 5 Vérification d autorisation 1 Nombre de signature 2 Signataire 3 Poste occupé 4 Date de signature 5 Vérification d autorisation Lors de signature, il importe de faire joindre la liste des gens autorisés à signer.

8 ANNEXES Il y a trois annexes. L annexe A pour les Programmations de moins de $. L annexe B pour les Programmations de plus de $ et l annexe C pour les projets. Tous les trois utilisent le même format général. 1 Description des retombés 2 Clientèle visée et besoins 3 Résultats visés, activités et indicateurs 4 - Budget 5 - Liens 1 État de la situation 2 Lien avec le cadre stratégique 3 Résultats directs visés 4 Budget 5 Activités et échéanciers La capacité de réalisation, l aspect ressources humaines et le matériel ainsi que l aspect budgétaire sont analysés, mais principalement la cohérence des activités et les échéanciers de réalisations sont encore plus importants. Contributions vs subventions

9 CONFLIT D INTÉRÊT À la question «il faut répondre par un Oui ou un Non après lecture de la clause de conflit d intérêt». 1 Importance du document 2 Pertinence de la signature 3 - Personne autorisée 4 - Pas de signature d employés 5 - Vérification d autorisation 1 Vérification de la réponse 2 Organisme signataire 3 Signature 4 - Poste occupé 5 Vérification d autorisation Lors de signature, il importe de faire joindre la liste des gens autorisés à signer.

10 DOCUMENTS ACCOMPAGNATEURS La liste des documents qui accompagne la demande sert de liste de vérification lorsque nous avons à préparer des copies pour les participants des évaluations des demandes. 1 Deux listes de vérifications FGD Lettre d appel 2 Documents accompagnateurs 1 Procès verbal 2 États financiers 3 Lettre d appuis 4 Autorisation de signature 5 Annexe programmation/projet Pour la table, les documents suivants ne sont pas requis s il n y a pas eu de changement: certificat de constitution, statuts et règlements.

11 2. Qu est-ce qui justifie un refus immédiat? A. Les statuts et règlements sont envoyés par courriel B. La demande a été reçu à l extérieur des délais prescrit C. Il manque une signature dans l annexe B D. La liste de vérification n est pas annexé à la demande

12 ÉTATS FINANCIERS Les états financiers nous permettent de situer l organisme dans son contexte historique et d anticiper son évolution. L analyse nous permet également de comparer l organisme en fonction du comportement des autres dans son secteur. 1 Excédent ou insuffisance 2 Ratio de liquidité 3 - Encaisse 4 - % des revenus en provenance de 5 Comparatif année antérieure 1 Bilan 2 État des revenus et dépenses 3 État de l encaisse 4 Notes aux états financiers 5 Comparatif année antérieure Une analyse est faite également afin d évaluer le risque assumé par l organisme afin de voir aux comportements futurs à adopter par celui-ci. États financiers vérifiés seulement si le montant accordé est de $ ou plus.

13 PLAN D ACTION Le plan d action ou plan stratégique permet d articuler une vision claire pour un secteur, une région ou pour la province dans l environnement où évolue l organisme. 1 Importance des orientations 2 Planification à long terme 3 Outil de développement 4 Document évolutif 5 Vision claire 1 Orientations cibles 2 Défis et enjeux 3 Relations et partenariats 4 Vision claire et mesurable 5 Calendrier de mise en œuvre Une attention particulière est portée sur les points suivants: les résultats attendus, les mesures à prendre principalement concernant le risque, la responsabilité distincte pour chaque mesure en lien avec le cadre stratégique en regard aux chantiers Population, Espace, Leadership, Capacité.

14 3. Question à développement Que signifie retombées et impact sur la communauté? 2 lignes maximum

15 PROCÈS VERBAL Le procès verbal et le rapport du président(e) sont des documents qui nous permettent de voir une fois l an les activités qui s y sont déroulées ainsi que l efficacité de l organisme et le processus démocratique. 1 Fonctionnement démocratique 2 - Quorum 3 Santé de l organisme 4 Membership, situation financière 5 Rapport de la présidence 1 Membres du conseil 2 Quorum 3 Proposition présentée 4 Élections - Nomination 5 Rapport de la présidence Une analyse plus sérieuse est effectuée touchant le rapport de la présidence.

16 4. Que nous dirait le rapport de la présidence? A. L'organisme se démarque de par sa bonne performance B. Les états financiers sont expliqués dans ce rapport C. L'état de l'organisme soulève des préoccupations D. Il manque la rétrospective des activités dans le rapport Choix de réponses: A et B B et C A et D A et C C et D

17 Activités admissibles Voici quelques exemples d activités admissibles : La mise en œuvre, la prestation et le suivi des programmes, de services, d activités et de projets (par exemple : programme de formation, services de loisirs, services culturels, services communautaires de communication); La recherche (sondages, études de faisabilité) en vue de l élaboration de programmes, de services ou d activités nécessaires au développement des communautés et autres; Les projets historiques : des initiatives qui ont une vue d ensemble de la francophonie albertaine ainsi qu un impact sur la communauté en général et qui contribueraient à notre identité culturelle, pourraient être considérées.

18 Dépenses admissibles Les dépenses admissibles sont celles que doit assumer l organisme pour entreprendre des activités admissibles qui sont directement reliées au projet ou à la programmation et comprennent (sans y être limitées) : les salaires des employés permanents; les honoraires (selon la définition d «honoraires» de l Agence du revenu du Canada) raisonnables; les frais de déplacements raisonnables; les coûts de publicité pour la production de brochures, de bulletins communautaires, etc.; les frais d opération tel que les loyers, la location de salles, les fournitures de bureau, les services publics, etc.; les frais liés à la mise en place, à la prestation et au suivi de programmes, de services, d activités et de projets (par exemple, programme d animation culturelle, programme de formation de bénévoles, services de loisirs, services culturels, services communautaires de communication, etc.) contribuant à assurer le développement à long terme des communautés minoritaires de langue officielle dans des secteurs prioritaires sur la scène nationale ou identifiés dans les ententes de collaboration; les frais de recherche (ex. : sondages, études de faisabilité, etc.) en vue de l élaboration de programmes, de services ou d activités nécessaires au développement des communautés minoritaires de langue officielle.

19 Dépenses et activités inadmissibles Les dépenses et les activités inadmissibles sont celles que doit assumer l organisme par différentes sources de financement, autres que les argents du Programme et comprennent (sans y être limitées) : les déménagements et les frais associés; les coûts d activités pouvant être défrayés par d autres sources de financement provenant de ministères spécifiques; les projets d immobilisation, de rénovation ou d achat d équipement. Par contre, des demandes d études de faisabilité, des démarches concrètes qui suivent les demandes de base (par exemple : la coordination du projet, plan de commandites et de promotion) pourraient être considérés; l animation culturelle en milieu scolaire : l animation culturelle en milieu scolaire est la responsabilité des conseils scolaires. Certaines activités spéciales et ponctuelles pourraient obtenir un financement. De plus, l animation culturelle communautaire doit faire partie intégrante de la programmation de base envisagée par les organismes (i.e. ACFA régionales); les activités des groupes ethnoculturels dont la raison d être principale est de promouvoir l identité de la région ou du pays d origine ne seront pas financées; les camps de jour; les sites Internet comme outils de promotion de l organisme; les campagnes de marketing pour promouvoir l organisme; tout projet ou activité déjà complété et tout projet d étude de faisabilité.

20 Réponses - Quiz 1.D 2.B 3.Renforcer le positionnement de la communauté par la création de nouveaux services, accroître le partenariat dans le respect de la diversité afin d augmenter notre visibilité. 4.A et C

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