CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES

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1 SECRETARIAT GENERAL CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES APPEL D'OFFRES OUVERT N 1/2014/SG Du 17/10/2014 à 10 heures Ayant pour objet : La réalisation d une étude pour l amélioration de la gestion du Département de l Energie et des Mines par le management des processus 1

2 PREAMBULE DU CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES Marché passé par appel d offres ouvert, séance publique en application des prescriptions de l'alinéa. 2, paragraphe 1 de l'article.16 et paragraphe 1 de l'article.17 et alinéa.3, paragraphe 3 de l'article.17 du Décret n du 08 Joumada 1 er 1434 (20 mars 2013) relatifs aux marchés publics. ENTRE Le Ministère de l Energie, des Mines, de l Eau et de l Environnement (Département de l Energie et des Mines), représenté par Monsieur le Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Générales. Désigné ci-après par le terme «Administration» ou «Maître d Ouvrage». ET D'UNE PART a)- M. qualité... Agissant au nom et pour le compte de.en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés. (1) b)- M.Agissant en son nom et pour son propre compte. (2) c)- Les membres du groupement soussignés constitué aux termes de la convention (les références de la convention).. : - Membre 1 : - Membre 2 :. - Membre n :. (3) Au capital social.. Patente n... Registre de commerce de..sous le n... Affilié à la CNSS sous n.... Faisant élection de domicile au... Compte bancaire n (RIB su 24 positions). ouvert auprès de Désigné ci-après par le terme «prestataire» IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT (1) Cas d une personne morale (2) cas d une personne physique (3) cas d un groupement D AUTRE PART 2

3 CHAPITRE I : CLAUSES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la réalisation d une étude pour l amélioration de la gestion du Département de l Energie et des Mines par le management des processus. ARTICLE 2 : CONSISTANCE DU MARCHE Conformément aux termes de référence (CHAPITRE II) : Les prestations à traiter par le consultant devront couvrir les phases suivantes : 1. Phase 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du Département de l Energie et des Mines (DEM) 2. Phase 2 : Identification, formalisation et amélioration des autres processus-clés du Département de l Energie et des Mines (DEM) 3. Phase 3 : Préparation à la certification des processus-clés du Département de l Energie et des Mines (DEM) ARTICLE 3 : DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCHE Les pièces constitutives du marché sont celles énumérées ci-après : - L acte d engagement ; - Le présent Cahier des Prescriptions Spéciales (CPS) ; - L offre technique du titulaire ; - Le bordereau du prix global - la décomposition du montant global ; - Le cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maîtrise d œuvre passés pour le compte de l Etat (CCAG-EMO); approuvé par le Décret n du 22 rabii I 1423 (4 juin 2002). En cas de contradiction entre les pièces, ci-dessus, les pièces prévalent dans l'ordre où elles sont énumérées. ARTICLE 4 : REFERENCE AUX TEXTES GENERAUX Le titulaire du marché est soumis aux textes suivants : - Le Décret n du 08 Joumada 1 er 1434 (20 mars 2013), relatif aux marchés publics. - Le Décret Royal n du 10 Moharrem 1387 (21 Avril 1967) portant règlement général de la comptabilité publique tel qu il a été complété ou modifié. - Le Décret n du 05 kaada 1429 (04 novembre 2008) relatif au contrôle des dépenses de l Etat. - Le décret n du 18 ramadan 1424 (13 novembre 2003) relatif aux délais de paiement et aux intérêts moratoires en matière de marchés de l Etat ; - Le décret n du 22 rabii I 1423 (4 juin 2002) approuvant le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maîtrise d œuvre passés pour le compte de l Etat ; 3

4 - Le Dahir du 28 Août 1948 relatif aux nantissements. - La loi n relative à la taxe sur la valeur ajoutée - Les textes législatifs et réglementaires concernant l emploi, les salaires de la main d œuvre particulièrement le Décret Royal n du 12 Kaâda 1393 (08 Décembre 1973) portant revalorisation du salaire minimum dans l industrie, le commerce, les professions libérales et l agriculture. - Tous les textes réglementaires rendus applicables à la date de l ouverture des plis. Le concurrent ne pourra en aucun cas exciper de l'ignorance de ces documents pour se soustraire aux obligations qui en découlent. L'énumération des textes ci-dessus référencés est indicative et non limitative, elle n'exclut pas les documents, textes de règlements et normes applicables au genre des prestations objet du marché. ARTICLE 5 : VALIDITE ET DELAI DE NOTIFICATION DE L APPROBATION DU MARCHE Conformément à l article 152 du décret n du 08 joumada I 1434 (20 mars 2013) relatif aux marchés publics, le présent marché n est valable et définitif qu'après son approbation par l'autorité compétente. L approbation du marché ne doit être apposée qu après expiration d un délai des quinze (15) premiers jours à compter de la date d'achèvement des travaux de la commission. Conformément à l article 153 du décret précité, l'approbation du marché doit être notifiée à l'attributaire dans un délai maximum de soixante-quinze (75) jours à compter de la date d ouverture des plis. ARTICLE 6 : PIECES MISES A LA DISPOSITION DU PRESTATAIRE DE SERVICES Aussitôt après la notification de l approbation du marché, le maître d ouvrage remet gratuitement au titulaire, contre décharge, un exemplaire vérifié et certifié conforme de l acte d engagement, du cahier de prescriptions spéciales et des pièces expressément désignées comme constitutives du marché à l exception du cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés d études et de maîtrises d œuvre. Le maître d ouvrage ne peut délivrer ces documents qu après constitution du cautionnement définitif, le cas échéant. ARTICLE 7 : COMITE CHARGE DU SUIVI DE L'EXECUTION DU MARCHE Le Ministère de l Energie, des Mines, de l Eau et de l Environnement (Département de l Energie et des Mines) supervisera la réalisation du marché par le biais d un comité de suivi qui sera chargé de coordonner, d'orienter et de valider les rapports remis au terme de chaque phase. Outre les réunions tenues chaque fois que c est nécessaire, le comité se réunira aux moments suivants : - Au lancement de l'étude afin de valider et d'enrichir la méthodologie proposée par le prestataire dans son offre technique et de valider le programme de réalisation des prestations, - A la fin de chaque phase pour la vérification des prestations exécutées, l approbation des rapports produits et la prononciation de la réception provisoire de chaque phase, - Au terme de l étude pour approuver le rapport final de l étude. A l issue de chaque réunion du Comité de suivi, le Prestataire dressera un procès-verbal de réunion qui sera adressé dans un délai de sept (7) jours suivant la date de la réunion, aux membres du comité de suivi, pour approbation ou commentaires. 4

5 ARTICLE 8 : ELECTION DU DOMICILE DU PRESTATAIRE DE SERVICES A défaut d avoir élu domicile au niveau de l acte d engagement, toutes les correspondances relatives au présent marché sont valablement adressées au domicile élu par le prestataire de services, sis.. En cas de changement de domicile, le prestataire de services est tenu d'en aviser le maître d'ouvrage dans un délai de 15 jours suivant ce changement. ARTICLE 9 : NANTISSEMENT Dans l éventualité d une affectation en nantissement, il sera fait application des dispositions du dahir du 28 août 1948 relatif au nantissement des marchés publics, étant précisé que : - La liquidation des sommes dues par le Département de l Energie et des Mines en exécution du présent marché sera opérée par les soins de la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Générales. - Le fonctionnaire chargé de fournir au titulaire du présent marché ainsi qu'au bénéficiaire des nantissements ou subrogations les renseignements prévus à l'article 7 du Dahir du 28 Août 1948 est le Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Générales. - Les paiements prévus au marché seront effectués par le Trésorier Ministériel auprès du Ministère de l Energie, des Mines, de l Eau et de l Environnement, seul qualifié pour recevoir les significations des créanciers du titulaire du marché. - Le maître d'ouvrage délivre sans frais, au prestataire de services, sur sa demande et contre récépissé, un exemplaire spécial du marché portant la mention " exemplaire unique" et destiné à former titre conformément aux dispositions du dahir du 28 août 1948 relatif au nantissement des marchés publics. - Les frais de timbre de l original du marché et de l exemplaire unique remis au prestataire de services sont à la charge de ce dernier. ARTICLE 10 : SOUS-TRAITANCE Le titulaire choisit librement ses sous-traitants sous réserve qu'il notifie au maître d'ouvrage la nature des prestations qu'il envisage de sous-traiter, ainsi que l'identité, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse des sous-traitants et une copie certifiée conforme du contrat de la sous-traitance. La sous-traitance ne peut en aucun cas ni dépasser cinquante pour cent (50%) du montant du marché, ni porter sur le corps d état principal du marché à savoir les phases 1 et 2. ARTICLE 11 : DELAI D EXECUTION DU MARCHE Le titulaire prendra toutes les dispositions nécessaires pour terminer l étude objet du présent marché dans un délai de 15 mois. Ne sont pas inclus les délais de réflexion, validation et prise de décision de l Administration ainsi que les délais des corrections et des modifications demandées par celle-ci au titulaire du marché conformément à l article 7 du chapitre II. Ce délai commence à courir à compter du lendemain de la date fixée dans l ordre de service prescrivant le commencement de l étude. 5

6 Les délais d'exécution partiels sont précisés ci-après : Phases Phase 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du DEM Délai global 3 mois Phase 2 : Identification, formalisation et amélioration des autres processus-clés du DEM 8 mois Phase 3 : Préparation à la Certification des processus-clés du DEM 7 mois La phase 1 et la phase 2 commenceront en même temps et auront lieu en parallèle. La phase 3 commencera après la réalisation de la phase 1 et de la phase 2. Phase 1 : trois(3) mois ; à compter du lendemain de la date prévue dans l'ordre de service prescrivant de commencer l exécution du marché. Phase 2 : huit (8) mois ; à compter du lendemain de la date prévue dans l'ordre de service prescrivant de commencer l exécution du marché. Phase 3 : sept (7) mois ; à compter de la date de l'approbation des rapports de la première et de la deuxième phase. ARTICLE 12 : NATURE DES PRIX Le présent marché est à prix global. Le prix est établi et calculé sur la base de la décomposition du montant global annexée au présent cahier des prescriptions spéciales. Le prix global couvre et rémunère l ensemble des prestations qui font l objet du marché et telles qu elles doivent être exécutées conformément à ce dernier et ce, quelles que soient les quantités réellement exécutées. Les prix du marché sont réputés comprendre toutes les dépenses résultant de l exécution des études y compris tous les droits, impôts, taxes, frais généraux, faux frais et assurer au prestataire une marge pour bénéfice et risques et d'une façon générale toutes les dépenses qui sont la conséquence nécessaire et directe du travail. ARTICLE 13 : REVISION DES PRIX Les prix du marché sont établis en dirham marocain et sont révisables. Si pendant le délai contractuel, des variations sont constatées dans la valeur des indexes de références, les prix du marché sont révisés par application de la formule ci-après : P= Po [0,15 + 0,85 (ING /INGo)] Où P : est le montant hors taxe révisé de la prestation considérée. Po : le montant initial hors taxe de cette même prestation. INGo : valeur de l index du mois de la date limite de remise des offres. ING : valeur de l index du mois de la date de l exigibilité de la révision. 6

7 Ces prix doivent tenir compte de tous les frais, et faux frais, tous les impôts et taxes et d une manière générale tous les frais qui sont une conséquence directe de l exécution des prestations du marché. ARTICLE 14 : CAUTIONNEMENTS - Le cautionnement provisoire est fixé à trente mille dirhams (30.000,00 dh). - Le cautionnement définitif est fixé à trois pour cent (3%) du montant initial du marché et doit être constitué dans les (30 jours) qui suivent la notification de l approbation du marché. Si le prestataire ne réalise pas le cautionnement définitif dans un délai de 30 jours à compter de la date de la notification de l approbation du présent marché, le montant du cautionnement provisoire fixé ci-dessus reste acquis à l Etat. Le cautionnement définitif sera restitué ou la caution qui le remplace est libérée à la suite d une mainlevée délivrée par le maître d ouvrage dans un délai maximum de trois mois suivant la date de la réception définitive des rapports relatifs à l étude. ARTICLE 15 : RETENUE DE GARANTIE Par dérogation à l article 13 du C.C.A.G-EMO, il n est pas exigé de retenue de garantie. ARTICLE 16 : ASSURANCES - RESPONSABILITE Le prestataire de services doit adresser au maître d ouvrage, avant tout commencement des prestations de services, les attestations des polices d assurance qu il doit souscrire et qui doivent couvrir les risques inhérents à l exécution du marché et ce, conformément aux dispositions de l article 20 du CCAG-EMO, tel qu il a été modifié et complété. ARTICLE 17 : DROITS DE TIMBRE ET D ENREGISTREMENT Le prestataire de service doit acquitter les droits auxquels peuvent donner lieu le timbre et l'enregistrement du marché, tels que ces droits résultent des lois et règlements en vigueur. ARTICLE 18 : ARRET DE l ETUDE Le maître d ouvrage se réserve le droit d arrêter l enquête au terme de chacune des phases du marché. Dans ce cas, le règlement sera effectué sur la base des prestations réellement exécutées et le marché est immédiatement résilié sans que le prestataire puisse prétendre à indemnité. ARTICLE 19 : RECEPTION PROVISOIRE DU MARCHE La réception provisoire partielle des prestations objet de ce marché sera prononcée par le maître d'ouvrage dès l approbation des prestations correspondantes à chaque phase. Chaque réception provisoire partielle sera constatée par un procès-verbal de réception signé par les soins du maître d ouvrage. La dernière réception provisoire partielle tient lieu de réception provisoire du marché. ARTICLE 20 : DELAI DE GARANTIE Il n est pas prévu de délai de garantie. 7

8 ARTICLE 21 : RECEPTION DEFINITIVE La réception définitive coïncide avec la réception provisoire du marché. ARTICLE 22 : MODALITES DE REGLEMENT DU MARCHE Les paiements seront effectués par virement bancaire au prestataire de service à la fin de chaque phase et après réception et validation des livrables desdites phases par le maitre d ouvrage comme suit : 20% du montant global du marché à la réception provisoire de la 1ère phase du marché 30% du montant global du marché à la réception provisoire de la 2ème phase du marché 50% du montant global du marché à la réception provisoire de la 3ème phase du marché et du rapport de synthèse. Le règlement des prestations réalisées sera effectué sur la base de décompte établi par le maître d ouvrage en application des prix de la décomposition du prix global. Le montant de chaque décompte est réglé au prestataire après réception par le maître d ouvrage des prestations objet du marché. ARTICLE 23 : PENALITES POUR RETARD A défaut d'avoir terminé les prestations de services dans les délais prescrits, il sera appliqué à l encontre du titulaire, conformément à l article 42 du C.C.A.G EMO ; une pénalité par jour calendaire de retard de 1 (un pour mille) du montant de la phase considérée modifiée ou complétée éventuellement par les avenants. Cette pénalité sera appliquée de plein droit et sans mise en demeure sur toutes les sommes dues au prestataire de services. L application de ces pénalités ne libère en rien le prestataire de services de l ensemble des autres obligations et responsabilités qu il aura souscrites au titre du présent marché. Toutefois, le montant cumulé de ces pénalités est plafonné à dix pour cent (10%) du montant du marché modifié ou complété éventuellement par des avenants. Lorsque le plafond des pénalités est atteint, l autorité compétente est en droit de résilier le marché après mise en demeure préalable et sans préjudice de l'application des mesures coercitives prévues par l'article 42 du CCAG-EM. ARTICLE 24 : RETENUE A LA SOURCE (Applicable aux titulaires étrangers non-résidents au Maroc) Une retenue à la source au titre de l impôt sur les sociétés ou de l impôt sur le revenu, fixée au taux de dix pour cent (10 %), sera prélevée sur le montant hors Taxe sur la Valeur Ajoutée des prestations réalisées ou fournies au Maroc. ARTICLE 25 : RESILIATION DU MARCHE La résiliation du marché peut être prononcée dans les conditions et modalités prévues par les articles 27 à 33 et 52 du CCAG-EMO. Au cas où la résiliation résulterait d une défaillance du prestataire, aucune indemnité ne sera due et seules les prestations réellement exécutées de manière satisfaisante seraient réglées sur la base des prix du bordereau des prix détail estimatif. 8

9 La résiliation du marché ne fait obstacle, ni à la mise en œuvre de l action civile ou pénale qui pourrait être intentée à l encontre du prestataire en raison de ses fautes ou infractions, ni à son exclusion de toute participation aux marchés lancés par les Ministères, sans limitation de durée. ARTICLE 26 : REGLEMENT DES SOMMES DUES Le maître d ouvrage se libérera des sommes dues par lui en faisant donner crédit au compte courant postal, bancaire ou à la trésorerie générale du Royaume ouvert au nom du Titulaire tel qu il ressort de son acte d engagement L Etat se libèrera des sommes dues par elle en faisant donner crédit au compte bancaire ouvert au nom du prestataire. ARTICLE 27 : PROPRIETE DES DOCUMENTS DE L ETUDE Après approbation, les documents établis par le prestataire deviennent propriété de l'administration qui pourra les utiliser sans aucune redevance ni restriction. ARTICLE 28 : SECRET PROFESSIONNEL Le prestataire et son personnel sont tenus au secret professionnel, pendant toute la durée de l étude et après son achèvement, sur les renseignements et documents recueillis, ou portés à leur connaissance à l occasion de l exécution du projet. Sans autorisation préalable de l Administration, ils ne peuvent communiquer à des tiers la teneur de ces renseignements et documents. De plus, ils ne peuvent faire un usage préjudiciable à l Administration des renseignements qui leur sont fournis pour accomplir leur étude. Toute violation par le prestataire, ou l un quelconque des membres de son personnel, de son obligation de confidentialité engagera sa responsabilité. L obligation de confidentialité demeurera à la charge du prestataire aussi longtemps que l Administration n aura pas révélé elle-même les informations considérées comme confidentielles. ARTICLE 29 : REGLEMENT DES DIFFERENDS ET LITIGES Si, en cours d exécution du marché, des désaccords surgissent avec le titulaire, les parties s engagent à régler ceux-ci dans le cadre des stipulations des articles 52 à 55 du CCAG-EMO. Les litiges éventuels entre le maître d ouvrage et le prestataire de services sont soumis aux tribunaux compétents. ARTICLE 30 : LANGUE Le marché du présent appel d offres sera rédigé en français, qui sera la langue faisant foi pour toutes questions relatives à sa signification et son interprétation. ARTICLE 31 : FORCE MAJEURE Lorsque le titulaire justifie être dans l'impossibilité d'exécuter le marché par la survenance d'un événement de force majeure telle que définie par les articles 268 et 269 du dahir du 9 ramadan 1331 (12 août 1913) formant code des obligations et contrats, il peut en demander la résiliation. 9

10 ARTICLE 32 : MESURES DE SECURITE Le prestataire de services s engage à respecter les mesures de sécurité conformément aux dispositions de l article 24 du CCAG-EMO. 10

11 ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE CHAPITRE II : TERMES DE REFERENCE Le présent marché a pour objet la réalisation d une étude pour l amélioration de la gestion du Département de l Energie et des Mines par le management des processus. ARTICLE 2 : PHASES DU MARCHE Ce marché s articule autour de trois phases : - Phase 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du DEM - Phase 2 : Identification, formalisation et amélioration des autres processus-clés du DEM - Phase 3 : Préparation à la Certification des processus-clés du DEM ARTICLE 3 : CONTEXTE Le Département de l Energie et des Mines a initié la formalisation et l amélioration de ses processus-clés dans le cadre du projet «Renforcement de la culture managériale d excellence». Le projet «Renforcement de la culture managériale au DEM» entamé depuis mars 2009 par le Département de l Energie et des Mines (DEM) vise la mise en place d un système de management par la qualité et se décline en trois phases : - Phase I du projet : Autodiagnostic initial, charte et cartographie des processus - Phase II du projet : Formalisation et amélioration des processus - Phase III du projet : Amélioration du service public par le management des processus Ce système de management qui s inscrit dans un projet de modernisation permettra au Département de l Energie et des Mines d'être plus performant et d améliorer l'organisation et le fonctionnement du Département. Ce projet vise en particulier : la garantie d'un service public de qualité ; la satisfaction des attentes des citoyens, des opérateurs et des partenaires nationaux et internationaux ; la valorisation du personnel et son épanouissement ; l implication et la mobilisation du personnel l'optimisation des ressources du Département. La structuration du département autour de ses processus clés La mise en œuvre de l efficacité, la rigueur et l amélioration continue Les phases I et II de ce projet ont été réalisées par le Département de l Energie et des Mines dans le cadre de la coopération maroco-allemande. 11

12 La phase I du projet a été consacrée à : 1. La réalisation d un diagnostic organisationnel du Département 2. L élaboration et le partage de la charte du Département 3. L élaboration de la cartographie des processus du Département 4. Les propositions d amélioration de la structure organisationnelle. La phase II du projet a permis de : 1. Former les managers à l approche méthodologique de formalisation et d amélioration des processus 2. Formaliser et approuver 22 processus-clés du Département ARTICLE 4 : OBJECTIF DU MARCHE L objectif de cette prestation est de continuer la mise en œuvre du système de management par la qualité et de préparer le Département de l Energie et des Mines à la certification ISO de ses activités. Le DEM compte compléter, dans le cadre du présent appel d offres son projet «Renforcement de la Culture Managériale d Excellence» par la réalisation de sa phase III. La phase III du projet «Renforcement de la culture managériale d excellence au DEM», intitulée «Amélioration de la gestion du Département de l Energie et des Mines par le management des processus», objet du présent appel d offres comporte les étapes suivantes : - Etape 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du DEM - Etape 2 : Identification, formalisation et amélioration des autres processus-clés du DEM - Etape 3 : Préparation à la Certification des processus clés du DEM ARTICLE 5 : CONSISTANCE DES PRESTATIONS : L étude concernera le personnel du DEM. Ce personnel sera réparti en ateliers de travail participatif. Chaque atelier sera réparti en Groupes d Amélioration des Processus (GAP). L exécution des prestations se fera par de sessions sous forme d ateliers et d intersessions de GAP encadrés par les consultants du titulaire. L exécution des prestations se déroulera d une manière participative et se basera sur les travaux et les résultats des ateliers et des réunions des GAP. Les groupes d amélioration des processus (GAP) seront dirigés par des pilotes et des copilotes de processus qui seront identifiés parmi le personnel du DEM. Avant le lancement des phases de ce marché, et lors de la première réunion avec le comité de suivi de ce marché, le prestataire est tenu de présenter devant le comité de suivi le programme de réalisation des prestations objet de ce marché (plan de management du projet) et l approche méthodologique à suivre pour la réalisation des dites prestations. 12

13 Les prestations se déclinent en trois phases réparties comme suit : Phase 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du DEM Un travail important a été réalisé lors de la phase II du projet «Renforcement de la culture managériale d excellence au DEM». Il s agit de capitaliser sur ce travail pour poursuivre la mise en place du système de management par la qualité ; c est ainsi que les acteurs du système de management ont pu être formés lors de cette phase aux méthodes de formalisation et d amélioration des processus et de ce fait, vingt-deux(22) processus ont été formalisés, approuvés et mis en œuvre lors de cette phase. Afin d impliquer le personnel dans la démarche d amélioration et faire état des éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en œuvre et le suivi de ces processus, le département prévoit de réaliser en premier lieu une évaluation de la mise en œuvre des processus(support, management et métier) formalisés lors de la phase II du projet puis en second lieu, des revues de ces processus qui vont permettre aussi de faire le point sur le fonctionnement et l efficacité des processus. Cette 1 ère phase consiste à : 1/ Evaluer la mise en œuvre de l ensemble des processus formalisés : Elaborer un rapport d évaluation de la mise en œuvre de ces processus qui estime le degré et l efficacité de la mise en œuvre de ces processus ainsi que les difficultés rencontrées lors de leur mise en œuvre. 2/ Assurer la réalisation des revues de l ensemble des processus formalisés : Formaliser l état des indicateurs des processus Identifier et analyser les dysfonctionnements des processus formalisés et formaliser l état des dysfonctionnements de ces processus Identifier et analyser les actions préventives et curatives à mettre en place et formaliser les propositions d actions d amélioration Phase 2 : Identification, formalisation et mise en œuvre des autres processus-clés du DEM Dans une perspective de continuité du projet «Renforcement de la culture managériale d excellence», la phase 2 des prestations du présent appel d offres, qui vise la formalisation et l amélioration de nouveaux processus-clés du DEM se répartit en deux étapes : 1/ Identifier, élaborer, mettre en œuvre et améliorer au moins (7) sept processus support et management nécessaires à la certification Le titulaire du marché est tenu d assister les membres des GAP en vue d identifier et de formaliser au moins sept (7) processus support et management qu il est nécessaire de maitriser dans le cadre de la certification. 2/ Identifier et formaliser au moins quatre (4) nouveaux processus métier. Etant donné que le nombre des processus métier formalisés lors de la phase II du projet «Renforcement de la culture managériale d excellence» est inférieur au nombre des processus support et management formalisés, et dans le but de couvrir un nombre suffisant 13

14 d entités et d activités du Département, cette mission aura pour objectif d identifier et de formaliser au moins quatre (4) nouveaux processus métier. Phase 3 : Préparation à la certification des processus-clés du DEM Cette phase a pour objectif de renforcer les compétences des acteurs du système de management en vue de : Préparer le personnel concerné à la certification ISO 9001 et ISO Former des auditeurs identifiés parmi le personnel du DEM à l audit interne des processus Auditer en interne l ensemble des processus formalisés Pérenniser le système de management mis en place Cette phase comporte les étapes suivantes : 1/ Adapter le système de management du DEM aux normes ISO 9001 et ISO Cette mission a pour but de former les acteurs du système aux normes ISO 9001 et ISO et d assister le Département dans la pratique de ces normes. Cette mission comprend les modules et sessions suivants : Atelier sur la Norme ISO 9001 avec le comité de suivi Atelier sur la Norme ISO 9001 avec les Groupes d Amélioration des Processus Atelier sur la Norme ISO 9001 pour la sensibilisation du personnel Atelier sur la norme ISO pour les candidats auditeurs internes du Département Séminaires sur les techniques d animation pour les Personnes Ressources Internes (PRI) et les Pilotes des processus Coaching et Team building (Coaching d équipe) pour les Personnes Ressources Internes (PRI) et les Pilotes des processus 2/ Préparer les acteurs du système à la Certification Cette mission comporte les prestations suivantes : Identifier les processus Métier qui feront partie du périmètre de certification : Réaliser l auto - diagnostic des processus qui feront partie du périmètre de certification par rapport aux exigences de la norme ISO 9001 Elaborer le Manuel Qualité Réaliser un atelier sur «l Audit interne des processus» qui sera destiné aux candidats Auditeurs Internes du Département Réaliser l audit à blanc de l ensemble des processus formalisés Roder le Système de management et préparer à la certification ARTICLE 6 : RAPPORTS A FOURNIR PAR LE PRESTATAIRE Les rapports, documents et outils produits par le consultant, dans le cadre de ce marché, seront rédigés en langue française et fournis en version provisoire pour examen par l Administration, et remis en version définitive après intégration des remarques et des suggestions formulées par le comité de suivi. 14

15 Le consultant fournira tous les livrables par phase et tous les supports, outils ou documents prévus aux termes de références objet du présent CHAPITRE. Au terme de chaque phase, le consultant est tenu de fournir des rapports de fin de phase provisoires en 5 exemplaires, et en 10 exemplaires quand il s agit des rapports définitifs. 1/ Rapports de fin de phase : Chaque rapport de phase devra comporter la synthèse des principaux résultats de la phase en question, la démarche adoptée et les résultats obtenus au titre de la réalisation des prestations de la phase considérée. 2/ Rapport de synthèse : A l issue des trois phases de l étude, le consultant fournira dans un délai maximum de 15 jours à compter de la date de l'approbation du rapport de la troisième phase, le rapport de synthèse de l ensemble des phases. Ce rapport devra faire ressortir le bilan du projet, les points à consolider, les points à améliorer et les perspectives d évolution. Les différents documents seront fournis à l Administration sur supports papier et informatique exploitable par le logiciel usuel de bureautique (Word). Au début de chaque phase, le consultant responsable des missions organisera une session de travail afin de divulguer le plan de travail à suivre. Les rapports établis par le titulaire dans le cadre du présent marché, demeurent propriété exclusive du Département de l Energie et des Mines. La validation des rapports sera effectuée selon la procédure spécifiée dans l article 7 cidessous. Les livrables par phase sont détaillés comme suit : Phases Phase 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du DEM Phase 2 : Identification, formalisation et amélioration des autres processus-clés du DEM Livrables - Rapport sur l évaluation de la mise en œuvre des processus formalisés - Fiches des revues des dits processus qui comprennent l état des indicateurs, des dysfonctionnements et des actions proposées d amélioration des processus - Rapport de la phase 1 -Recueil des processus support, management et métier formalisés par les groupes de travail DEM et revu par le consultant. -Etat des dysfonctionnements et des propositions d amélioration élaboré par les groupes de travail DEM et revu par le consultant - Rapport de la phase 2 15

16 -Document Atelier sur la Norme ISO Document Atelier sur la norme ISO pour les candidats auditeurs -Document Atelier Techniques d animation pour les Personnes Ressources Internes (PRI) et les Pilotes des processus Phase 3 : Préparation à la Certification des processus-clés du DEM -Synthèse du Coaching et du Team building (Coaching d équipe) pour les Personnes Ressources Internes (PRI) et les Pilotes des processus - Rapport d autodiagnostic du périmètre de certification par rapport aux exigences de la norme ISO 9001 élaboré par les groupes de travail DEM et revu par le consultant -Manuel Qualité élaboré par les groupes de travail DEM et revu par le consultant - Document atelier «audit interne» -Rapport de l audit à blanc de l ensemble des processus formalisés -Rapport de la phase 3 Fin des phases Rapport de synthèse ARTICLE 7 : VALIDATION DES RAPPORTS PRESENTES PAR LE TITULAIRE A l issue de chaque phase, le maître d ouvrage procède à l appréciation des livrables produits par le titulaire. Le processus de validation consistera en la remise, par le titulaire des livrables de chaque phase au comité chargé du suivi de l exécution du marché, qui émettra ses observations par écrit dans un délai de quinze(15) jours (pour chaque phase) décompté à partir de la date de la remise, par le titulaire du marché, des livrables concernés ; Durant chaque délai susvisé, le maître d ouvrage doit : - soit accepter les livrables sans réserve ; - soit inviter le titulaire à procéder à des corrections ou améliorations ; celui-ci dispose d un délai de quinze (15) jours pour remettre le livrable en sa forme définitive et l Administration a le même délai de quinze (15) jours pour l apprécier. - soit, le cas échéant, prononcer un refus motivé des livrables dûment justifié. Dans ce cas, le titulaire est tenu de soumettre à l'approbation du maître d'ouvrage dans un délai de 15 jours un nouveau livrable et la procédure décrite ci-dessus est réitérée. Dans tous les cas, les frais de reprise des livrables sont entièrement à la charge du titulaire. L'approbation par le maître d'ouvrage des livrables remis par le titulaire vaut attestation de leur conformité au regard des prescriptions du marché. L approbation des rapports se fera conformément à l article 47 du CCAG-EMO. 16

17 Les délais que se réserve le maître d ouvrage pour approuver les rapports et la synthèse ainsi que les délais de correction accordés aux prestataires de service pour porter les modifications nécessaires ne sont pas compris dans le délai d exécution du marché. ARTICLE 8 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE Dans le cadre de ce marché, le prestataire s engage à : 1. Désigner, par écrit, un responsable de mission qui sera l interlocuteur direct devant le comité de suivi de l exécution du marché. Cet interlocuteur doit avoir le profil, les qualifications et l expérience nécessaires pour assurer la planification, l organisation et le suivi de la réalisation des prestations, objet du présent CPS. 2. Proposer en détail avant le démarrage des phases de ce marché le programme de réalisation des prestations susvisées au comité de suivi, pour validation, et l exécuter selon un calendrier arrêté en commun accord avec le comité de suivi. 3. Présenter une note sur l approche méthodologique à suivre pour la réalisation des prestations objet de ce marché. 4. Faire une présentation devant le comité de suivi, avant le démarrage de chaque phase de ce marché, qui comprend l approche méthodologique et la consistance de chaque phase. - Transmettre au comité de suivi du marché, avant le déroulement de chaque phase, tout document (programme, note, présentation, calendrier ) relatif à l exécution des prestations objet de la phase. 5. Dispenser les prestations en langue française. 6. Affecter à la réalisation des prestations les consultants proposés dans l offre technique. Ces consultants ne peuvent être remplacés par de nouveaux consultants qu après accord écrit du maître d ouvrage. Si pour des raisons indépendantes de la volonté du prestataire, il s avère nécessaire de remplacer un des consultants, le prestataire est tenu d affecter un autre consultant de qualification égale ou supérieure qui doit recevoir l approbation du maître d ouvrage. Si le Comité de suivi n est pas satisfait de la performance d un membre de l équipe, le prestataire devra, sur demande de ce comité, désigner dans un délai de 10 jours au maximum, un remplaçant dont les qualifications et l expérience seront soumises à l approbation du Maître d ouvrage. Dans ce cas, la formation pourra être reportée après accord avec le Comité de suivi. 7. Tenir un registre de présence des participants aux réunions des GAP et aux ateliers et remettre une copie au comité de suivi à la fin de chaque réunion. 8. Informer le comité de suivi en cas d un taux élevé d absence des participants et ce pour prendre les mesures adéquates. 17

18 9. Animer cinq(5) ateliers à l externe au profit d un effectif de 45 participants. Les dates de ces ateliers seront fixées par le comité de suivi en charge de l exécution du marché et seront réparties le long de la durée des prestations. 10. Prendre en charge, lors du déroulement des ateliers susmentionnés, tous les frais de logistique et des pauses-café des participants ainsi que les frais d hébergement des consultants. 11. Participer aux réunions du comité de suivi, à la demande de ce dernier et à chaque fois qu il s avère nécessaire, et rédiger les procès-verbaux desdites réunions dans un délai de quarante-huit (48) heures. Il est précisé que les étapes entamées par le prestataire sans l accord préalable du comité de suivi ne seront pas prises en considération ni dans l évaluation des prestations, ni dans le paiement des honoraires. Toute action de formation considérée non conforme à la qualité exigée par le comité de suivi est à reprogrammer par le prestataire sans aucune facturation supplémentaire. 18

19 ARTICLE 9 : BORDEREAU DES PRIX BORDEREAU DU PRIX GLOBAL N DU PRIX DESIGNATION DES PRESTATIONS PRIX FORFAITAIRE HORS TVA 1 Réalisation d une étude pour l amélioration de la gestion du Département de l Energie et des Mines par le management des processus. TOTAL HORS TVA TVA TOTAL TTC Fait à., le Signature et cachet du concurrent 19

20 Bordereau de la décomposition du montant global N du poste Désignation des prestations Quantité Forfaitaire Prix Forfaitaire HT (DH) Total hors TVA par Poste 1 Phase 1 : Evaluation de la mise en œuvre et amélioration de l ensemble des processus formalisés du DEM F 2 Phase 2 : Identification, formalisation et amélioration des autres processus-clés du DEM 3 Phase 3 : Préparation à la Certification des processus-clés du DEM F F Signature et cachet du concurrent Total HT : TAUX TVA (20 %) TOTAL T.T.C : 20

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