QUELS SONT LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES?

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1 DOCUMENT CONFIDENTIEL REPRODUCTION INTERDITE QUELS SONT LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES? Thomas Honegger Directeur Filiale France Aurélie Entrena Responsable Marketing Date : 10 décembre

2 AGENDA Esker en bref Etat des lieux Cadre réglementaire Dématérialisation des factures clients Les factures fournisseurs au travers de cas clients Q&A

3 COMMISSION USF GT FINANCE 10/12/2015 ESKER EN BREF

4 QUI EST ESKER? SAAS SOLUTION +46 M de CA en 2014 Présence internationale clients actifs +25M de documents traités chaque mois

5 QUELLES SONT NOS RELATIONS AVEC SAP? Esker partenaire certifié SAP SAP France est client d Esker Esker utilise SAP depuis 2003 Près de 50% de nos clients utilisent SAP Esker participe aux événements SAP aux 4 coins du monde Esker est un partenaire historique des USF

6 QUE FAIT NOTRE SOLUTION?

7 COMMISSION USF GT FINANCE 10/12/2015 ETAT DES LIEUX

8 LA FACTURE EN 3 CHIFFRES +2,5 Mds de factures éditées par an en France dont ~3% au format électronique 36 millions de factures reçues chaque année par les 10 premiers distributeurs de la grande consommation français 100 Millions de factures adressées tous les ans aux administrations publiques par +1M de fournisseurs

9 LE COÛT DE TRAITEMENT DÉCOMPOSÉ FACTURE CLIENT ~8 Préparation Facturation Comptabilisation Envoi Rapprochement Paiement Archivage Gestion des relances Gestion des litiges Coûts de trésorerie 0,30 1,20 0,50-2 0,80 0,80 2,40 2 FACTURE FOURNISSEUR ~14 Réception Enrichissement Saisie Codification Validation Paiement Archivage Gestion des litiges 0,90 1,40 5,40 2,80 1,50 1,80 * Source structure de coûts :Arthur D.Little pour Post@xess/Deskom

10 COMMISSION USF GT FINANCE 10/12/2015 CADRE RÉGLEMENTAIRE

11 POSTULAT DE BASE L authenticité de l origine de la pièce Dans tous les cas, l entreprise doit être en mesure de garantir L intégrité du contenu La lisibilité de la pièce Pendant une durée de 6 ans à compter de la date à laquelle elle a été établie Sous leur forme et leur contenu originels pour les factures (forme sous laquelle elles ont été transmises ou mises à disposition)

12 LA DIRECTIVE EUROPÉENNE La Directive 2010/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit français (article 62 de la loi du 29 décembre 2012 et articles 289 V et VII du CGI) et commentée par l Administration fiscale, vise notamment à assurer une égalité de traitement entre les factures quel que soit leur support Egalité des traitement entre les factures papier et les factures dites électroniques Mise en place par l assujetti de contrôles permanents et documentés établissant une piste d audit fiable entre la facture émise ou reçue et l opération qui en est le fondement A l exception des solutions en mode EDI ou signature électronique Les possibilités :

13 PLUSIEURS FORMATS EN B2B E-signature EDI Piste d audit fiable A v a n t a g e s / I n c o n v é n i e n t s d u m o d e d e d i f f u s i o n - Risque zéro car la technologie est fiable et connue - Complexité pour transaction internationale - Intégration à l ERP immédiate - Complexité de mise en œuvre spécificité par secteur d activité et par pays - Problématique d interopérabilité - Evolutivité faible (pas souple). Prévoir des modifications fréquentes - Gestion manuelle des erreurs - Nécessité d un très haut volume pour rentabiliser la mise en œuvre (> 1000 par mois et partenaire) - Un simple - Equivalence processus papier et électronique - Nécessité de documenter et d apporter la preuve de l intégrité et de l authenticité de la facture en cas de contrôle fiscal (preuve de la transaction commerciale). Cette preuve doit de toute manière pouvoir être apportée (risque faible). - Peut ne pas fonctionner à l international O f f r e d e v a l e u r d e s s o l u t i o n s E s k e r - Expertise de TrustWeaver - Conformité dans plus de 40 pays - Portail web client : - Obtention en ligne de l accord du destinataire - Archivage et consultation des factures en ligne - Interopérabilité avec les grands acteurs du marché - Expertise partenaire - Portail web client : archivage et consultation des factures dans un format lisible - Un seul et même service à la demande : pour les commandes et factures clients - Traçabilité de chaque document et rapports (évènement d audit, accusé de remise en poste ou de lecture) - Portail web client : - Obtention en ligne de l accord du destinataire pour la facture électronique - Archivage et consultation des factures en ligne

14 LES RISQUES ENCOURUS Sanction en cas d absence de piste d audit ou de non fiabilité Chez l émetteur, TVA facturée est due Chez le récepteur des factures la déduction de la TVA peut être remise en cause sous réserve d apporter la preuve de la réalité de l opération et l authenticité, la lisibilité et l intégrité des factures en question Factures de complaisance ou fictives Les personnes qui, à l'occasion de l'exercice d'une activité professionnelle, travestissent ou dissimulent l'identité ou l'adresse de leurs fournisseurs ou de leurs clients ou acceptent sciemment l'utilisation d'une identité fictive ou d'un prête-nom sont passibles d'une amende fiscale égale à 50 % des sommes versées ou reçues au titre des opérations concernées Les personnes qui délivrent une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de services réelle (factures fictives) sont redevables d'une amende fiscale égale à 50 % du montant de la facture (CGI art. 1737, I-2)

15 POINTS D ACTUALITÉ Facturation électronique à destination des administrations publiques Directive Européenne 2014/55/EU d avril 2014 qui oblige les fournisseurs des administrations publiques à transmettre leurs factures au format électronique Portail mis à disposition par l Etat : Chorus Portail Pro Obligation entre 2017 et 2020 selon la taille des entreprises (ordonnance du 26 juin 2014) Projet Loi Macron (en cours) Dès 2017, les grandes entreprises devraient accepter les factures électroniques en tout état de cause. PPT main title to insert here

16 FACTURATION B2G

17 PORTAIL CHORUS

18 COMMISSION USF GT FINANCE 10/12/2015 DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES CLIENTS

19 ENJEUX DE LA FACTURATION #1 Encaissement du CA

20 ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION Améliorer l image de votre entreprise Gagner du temps au service comptabilité Réduire vos coûts Sécuriser les envois et les tracer Facturation électronique Répondre à la demande de certains de vos clients Diminuer votre encours client Envoyer les factures plus rapidement

21 LES QUESTIONS À SE POSER Quels sont les documents dont vous devez automatiser le traitement? Combien de factures devez-vous envoyer chaque mois? A combien de clients? Quelles sont les factures envoyées par courrier, par , par EDI? Vos factures sont-elles nationales ou internationales? Qui sont vos clients? Ont-ils des exigences particulières en termes de réception ou format de facturation? Le traitement de vos factures est-il centralisé ou décentralisé? Quelles sont les applications qui génèrent vos factures? Comment pouvez-vous les consulter? A partir de quelles archives?

22 UNE DIFFUSION MULTICANALE CLIENTS Courrier www Portail Web Interopérabilité Fax Archivage

23 FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUE AU B2G

24 EXEMPLES D INDICATEURS

25 INTÉRACTIONS AVEC Transmission sécurisée et intègre depuis SAP Possibilité de mises en forme supplémentaires Mise en place de règles de contrôles complémentaires Ajout de traitements associés aux préférences clients Statut des envois directement disponible depuis SAP Accès aux archives et à la piste d audit

26 ANIMER LA DÉMATÉRIALISATION EN INTERNE AUPRÈS DE VOS CLIENTS Obtenir l approbation des nouveaux clients Collecter les canaux de réception de vos clients Communiquer sur votre projet auprès de vos clients Mise à disposition d un espace clients

27 COMMISSION USF GT FINANCE 10/12/2015 DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS

28 POURQUOI AUTOMATISER? Fiabilisation des données comptables Réduction des délais de règlements Amélioration de la relation fournisseurs Amélioration de la transparence du processus Sécurisation du processus Diminution des coûts

29 PAPIER - SCAN PROCESSUS AUTOMATISÉ SAP Réception & Scan Capture Vérification Circuit d approbation Archivage & Audit E-Collaboration 60 % ÉCONOMIES Visibilité CONTRÔLE & PILOTAGE +65 % GAIN DE TEMPS Chiffres basés sur les résultats des clients d Esker PARMI NOS CLIENTS PPT main title to insert here

30 CAS CLIENT : SOCIÉTÉ factures fournisseurs par an 90% de factures avec commande 3 départs en retraite au service comptabilité + de 500 responsables de la validation

31 PILOTAGE DE L ACTIVITÉ FACTURES ENTRANTES

32 EX. D INDICATEURS DE PERFORMANCE Analyse de la performance de production Nombre de tâches effectuées sur un espace temps donné Nombre de traitements à effectuer ou effectués Analyse de la performance du service Respect des délais Respect des objectifs fixés (deadlines, volumes traités, rejets...) Temps de validation Points de blocage Analyse de la performance global du process Temps de traitement Nombre de litiges / Nombre de retour Indicateurs décisionnels / stratégiques Temps de traitement des fournisseurs stratégiques Délais de règlements Points de blocage Indicateurs de volumétrie traiter ou à traiter

33 FILES D ATTENTE PERSONNALISÉES Filtre de la vue Lien actif pour valider la facture Informations complémentaires

34 INTERFACE DE VALIDATION

35 RÉCONCILIATION 3-WAYS Lignes pré-remplies automatiquement en fonction des numéros de commandes détectés dans la facture Contrôle des quantités facturées par rapport aux commandes et livraisons ouvertes

36 APPROBATION MOBILE Consultation de la liste des factures en attente d approbation ou en litige Visualisation de l image de la facture reçue par le service comptable Accès immédiat aux données clés de la facture - fournisseur et montants, imputations comptables et analytiques, ainsi qu aux commentaires des valideurs précédents Approbation, mise en litige ou renvoi d une facture au valideur précédent, au comptable avec des commentaires. PPT main title to insert here

37 INTÉRACTIONS AVEC La solution Esker intègre toutes les fonctions d automatisation des factures fournisseurs pour les entreprises utilisant SAP. Recherche données SAP Simulation de saisie de facture Construit de manière à s intégrer parfaitement aux applications SAP, le circuit de traitement n en reste pas moins flexible et indépendant.

38 INFORMATIONS DE SAP

39 ACCÈS À LA FACTURE DEPUIS SAP

40 PORTAIL FOURNISSEUR DONNEZ ACCÈS AUX FOURNISSEURS DE VOTRE CHOIX Vous pouvez activer le portail pour vos fournisseurs quand vous le souhaitez. Cet espace permet aux fournisseurs de suivre en complète autonomie le traitement de leurs factures. Donnez accès aux statuts de règlements et réduisez le nombre d appels fournisseurs. Permettez aux fournisseurs de mettre leurs factures en ligne et réduisez la charge de travail des comptables. Communiquez instantanément avec vos fournisseurs et améliorez l efficacité du traitement des factures.

41 BÉNÉFICES CONSTATÉS Retour sur investissement entre 3 et 8 mois Accélération du temps de traitement jusqu à 65% Conformité des données enregistrées >99% Réduction du coût de traitement de 40% à 60% Meilleure pilotage de l activité grâce à une visibilité accrue Bonne relation avec vos fournisseurs Support à la mise en place d une organisation centralisée (CSP)

42 NOS CLIENTS EN PARLENT

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44 CE QUI NOUS REND UNIQUE Une plateforme, Tous les processus Quit Paper dans pratiquement tous les proccess qui fonctionnent avec des documents intégrés, une plateforme collaborative. Pionnier du Cloud depuis 2005 Réaliser des économies d automatisation sans achats, construire ou maintenir les infrastructures IT en utilisant un SaaS model multi-tenant. Méthodologie Agile Obtenir une plus value immédiate grâce aux solutions Esker grâce à la méthodologie agile de mise en œuvre. Présence Globale Bénéfice d une solution d automatisation globale déployée et supportée à un niveau local.

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