1. Constat des présences et ouverture de la réunion. L ouverture de la réunion se fait à 19h Ordre du jour

Transcription

1 Procès-verbal de la réunion du Conseil d administration de l Héritage de l Île Paton- Phase 1 tenue le 16 juin 2016 à la salle de conférence au 4450 Promenade Paton, Laval, Québec PRÉSENCES : M. Maurice Marchand Président Mme. Monique Desjardins Vice-présidente M. Pierre Roy Secrétaire M. Francois Racine Administrateur M. Marc Audet Administrateur Mme. Linda Di Iorio Gestionnaire 1. Constat des présences et ouverture de la réunion L ouverture de la réunion se fait à 19h05 2. Ordre du jour Il est proposé par P. Roy Appuyé par M. Audet D'adopter l'ordre du jour suivant 1- Constat des présences et ouverture de la réunion 2- Adoption de l'ordre du jour 3- Adoption des procès-verbaux des réunions du 20 avril et 4 mai Paton 1 Entente Eau à la sortie Nouvelle sortie de garage 5- Budget Toiture Piscine 6- Ascenseurs 7-25 ans de l Héritage 8- Concierge résident 9-Ventilation et gestion des odeurs 10- Rapport de gestion Rapport financier Assurances 111 et 608 Page 1 sur 7

2 Paysagement Fonds de Noël Signataires Réparation sous le spa 11- Quorum 12- Date de la prochaine rencontre 13- Levée de l assemblée 3- Adoption des procès-verbaux des réunions du 20 avril et 4 mai Il est proposé par P. Roy Appuyé par M. Audet D adopter les procès-verbaux des réunions du 20 avril et du 4 mai Paton Appuyé par M. Marchand D adopter l entente négociée entre Paton 1 et nous concernant les servitudes. Pour nous permettre d entériner ladite entente par la majorité requise des copropriétaires, nous devons faire une relance par écrit pour la signature de la procuration. Lors des dernières fortes pluies, les égouts à la sortie de garage n ont pas été capable de fournir et il y a eu accumulation d eau importante. Le contremaitre de chantier nous expliqué que les égouts ne sont pas encore reliés à ceux de la ville et que ça sera fait bientôt. Page 2 sur 7

3 Il y a eu des commentaires pour que notre sortie de garage devienne notre entrée lorsque les travaux de Paton 1 seront terminés. Les membres décident de sursoir à cette décision jusqu à la fin des travaux. 5- Budget Il est proposé par M. Marchand Appuyé par F. Racine D offrir la possibilité aux copropriétaires de payer la cotisation spéciale en un, trois ou 8 versements réparties de la façon suivante : Un seul versement : payable le ou avant le 1 er septembre 2016 Trois versements : payables les 1 er juillet, 1 er septembre et 1 er décembre 2016 Mensuellement : 8 paiements du 1 er juillet 2016 au 1 er février 2017 inclusivement. Mandat est donné à madame Monique Desjardins de procéder à l étude des coûts pour la réfection des suites d invités, du réaménagement du toit des maisons de ville ainsi que la réfection des cabines d ascenseurs. 6- Ascenseurs Appuyé par P. Roy De procéder au remplacement des rayons lumineux pour se conformer aux règles de la RBQ et d octroyer le contrat à Ascenseurs Laval pour la somme de 7500$ ans de l Héritage L événement sera souligné lors du party de Noël. Page 3 sur 7

4 8- Concierge résident Madame Di Iorio dépose un document pour base de discussion sur les coûts comparatifs de la situation actuelle versus l option d avoir un concierge résident avec deux adjoints. Les membres échangent sur différentes possibilités. Nous ferons faire une évaluation des coûts d entretien du centre sportif par une entreprise extérieure Service Ménager Roy. Les membres feront leurs propositions à la prochaine rencontre. Madame Di Iorio évoque la négligence de l employé de nuit sur l exécution de ses taches. Le centre est malpropre. Nabil sera rencontré prochainement et une lettre d avis final lui sera remise. 9- Ventilation et gestion des odeurs Suite aux commentaires faits lors de l assemblée générale et au bureau de l administration sur les odeurs, nous ferons faire une évaluation par une firme pour l installation de détecteur de pression statique. De plus, nous ferons aussi faire une évaluation des coûts pour le nettoyage des conduits de ventilation ainsi que pour l achat de moteurs pour les portes menant aux garages. 10- Rapport de gestion Rapport financier Le rapport financier à ce jour est déposé. La présentation sera modifié pour les prochaines rencontres pour refléter les dépenses à ce jour vs le budget. Assurances Notre ingénieur ainsi que celui de Intact Assurances sont en discussion pour établir la procédure du retrait des fils. 111 et 608 On a eu le paiement de la compagnie d assurance du condo 111 au montant de $. Ne reste que les frais d avocats et intérêts à collecter pour une somme d environ 2000$. Me Lavoie a envoyé une mise en demeure à l ancienne propriétaire de l unité 608, Madame Noël, pour non-paiement des arriérages de ainsi que la cotisation spéciale suite à la vente de son unité. Page 4 sur 7

5 Me Lavoie propose d aller à la Cour des petites créances pour tenter de récupérer la dette mais minimise nos chances attendu le document signé par notre ancien gestionnaire M. Claude Fournier qui confirme la quittance de madame Noël. Le Conseil décide de passer la dette aux mauvaises créances. Paysagement Le personnel de l entreprise de paysagement ainsi que madame Di Iorio sont très souvent sollicités par deux copropriétaires pour intervenir dans le travail du personnel de l entreprise. Une lettre officielle leur sera envoyé pour leur demander de cesser leurs interventions. Fonds de Noël Appuyé par M. Desjardins De fermer le compte du Fonds de Noël, de confier la gestion totale à l administration, pour assurer la confidentialité des donneurs et de créer un poste au budget pour permettre aux copropriétaires de connaître le montant redistribué aux employés. Signataire Appuyé par P. Roy D ajouter le nom de Monique Desjardins comme signataire à la Caisse populaire et d y retirer le nom de monsieur Réal Lafontaine. Page 5 sur 7

6 Réparation sous le spa Les salles de bain situés sous le spa sont hors d usage depuis au moins une dizaine d année. Nous allons engager une personne pour nettoyer et réparer la salle de bain des hommes et en faire un lieu d entreposage. Tapis Appuyé par P. Roy D engager la compagnie Pro-Net pour faire le lavage des tapis de tout l immeuble pour une montant de 2750,00$ La visite des entrepreneurs pour la réfection des appentis du penthouse a eu lieu mardi le 14 juin. Il y avait 4 entrepreneurs présents. Les soumissions seront soumises au prochain Conseil. 11- Quorum Afin de s assurer de maintenir le quorum lors des réunions, on va s informer si il est permis de demander aux gens présents de laisser une procuration si il quitte avant la fin de la réunion. 12- Prochaine réunion La prochaine réunion sera le 12 juillet à 19h00é Page 6 sur 7

7 13- Levée de l'assemblée L 'assemblée est levée à 22h10 Page 7 sur 7