BTS Services Informatiques aux Organisations Lycée Bonaparte, Avenue Wiston Churchill Toulon :

Transcription

1 BTS Services Infrmatiques aux Organisatins Lycée Bnaparte, Avenue Wistn Churchill Tuln :

2 P a g e 1

3 P a g e 2 Présentatin générale de la frmatin... 3 Présentatin de l extensin: PwerPivt... 3 Lexique utile lrs de la frmatin... 4 La frmatin... 4 Premières utilisatins... 5 Prérequis... 5 Premier lancement... 5 Actualisatin de la base PwerPivt... 6 Créatin du tableau crisé dynamique... 8 Onglet Valeurs... 9 Liste des champs PwerPivt Premier tableau crisé dynamique Les utils de tableau crisé dynamique Créatin Optins Les relatins dans PwerPivt Entrainement Mt de fin... 21

4 P a g e 3 Présentatin générale de la frmatin Présentatin de l extensin: PwerPivt Cmmençns par une petite présentatin du cntexte. Excel est un excellent lgiciel permettant de gérer des tables mais il lui manque une fnctinnalité : les liaisns entre ces tables. PwerPivt, c est : PwerPivt pur Excel est un cmplément d'excel 2010 utilisée pur l'ajut et l'intégratin de grandes quantités de dnnées dans des classeurs Excel. Les dnnées que vus ajutez au classeur snt stckées en interne, sus la frme d'une base de dnnées PwerPivt incrprée dans le fichier.xlsx. Vus puvez utiliser cette base de dnnées dans les rapprts Excel u Pwer View. Dans Excel, le classeur prpse tutes les fnctinnalités de visualisatin des dnnées et d'interactin avec celles-ci. En vus appuyant sur les cmpétences de génératin de rapprts de tableau crisé dynamique dnt vus dispsez déjà, vus puvez générer des classeurs sphistiqués basés sur des dnnées analytiques perfrmantes que vus générez facilement dans Excel. Surce : msdn.micrsft.cm Dnc en clair, PwerPivt est une extensin d Excel permettant de créer des liaisns entre des tables extraites d une base de dnnées.

5 P a g e 4 Lexique utile lrs de la frmatin SQL est un langage infrmatique nrmalisé servant à expliter des bases de dnnées relatinnelles. La partie langage de manipulatin des dnnées de SQL permet de rechercher, d'ajuter, de mdifier u de supprimer des dnnées dans les bases de dnnées relatinnelles. Micrsft SQL Server est un système de gestin de base de dnnées (abrégé en SGBD u SGBDR pur «Système de gestin de base de dnnées relatinnelles»). Une Vue dans une base de dnnées est une synthèse d'une requête d'interrgatin de la base. On peut la vir cmme une table virtuelle, définie par une requête. Un Tableau crisé Dynamique (en anglais pivt table), en abrégé «TCD», est une fnctinnalité de certains tableurs qui permet de générer une synthèse d'une table de dnnées brutes. Le «TCD» permet de regruper des dnnées seln une u plusieurs de ses prpres catégries (clnnes u champs) et faire les pératins nécessaires entre les mntants crrespndants (smmes, myennes, cmptages, etc.) Le «TCD» peut dnc créer des mises en frme de tableaux en répartissant les différents champs vulus, en abscisses u en rdnnées. Une Relatin permet de faire dialguer entre elles deux tables qui nt au mins une clnne de dnnées en cmmun et dnt les dnnées, d une de ces clnnes, snt uniques. La frmatin La frmatin PwerPivt que l n va vus enseigner vus permettra de

6 P a g e 5 générer facilement et en quelque clics seulement, divers tableaux crisés dynamiques qui vnt afficher des résultats extraits de la base de dnnées. Nus allns dnc vir cmment, grâce à PwerPivt, faire la liaisn entre une base de dnnées et un fichier Excel. Premières utilisatins Prérequis Tut d abrd, ce qu il faut savir c est que PwerPivt ne fnctinne qu avec les fichiers Excel de type «.xlsx», il faudra dnc cnvertir vs fichiers en «.xlsx». Pur ce faire, très simple : Premier lancement Vus êtes prêt(e)s? Alrs c est parti, n lance Excel, et n va dnc créer un nuveau classeur au frmat «.xlsx» cmme vu précédemment.

7 P a g e 6 On clique dnc sur l nglet PwerPivt, pur arriver sur ce dernier. Petite explicatin : d accéder à la Fenêtre PwerPivt pur gérer les tables. Fenêtre PwerPivt : Permet Mesures : Permet de gérer les mesures de PwerPivt. Une mesure est cmme un champ calculé, dans lequel n furnit dnc une frmule. Tableau crisé dynamique : Permet de créer un Tableau crisé dynamique. On va dnc, dans un premier temps, cliquer sur Fenêtre PwerPivt et n arrive sur la fenêtre PwerPivt. Ce qui nus intéresse ici, dans un premier temps, c est la partie «Obtenir des dnnées externes». Actualisatin de la base PwerPivt Et plus particulièrement «Actualiser», qui va mettre à jur la base PwerPivt à partir des dnnées mis à jur de la base SQL Server.

8 P a g e 7 Ensuite, n clique sur «Actualiser tut», puis une fenêtre apparaît pur demander les infrmatins d accès à la base de dnnées. Serveur : SqlServer S ActivitePerfrmance 1 Nm d utilisateur : cg Mt de passe : cg#831 La fenêtre PwerPivt se met autmatiquement à jur. 1 ActivitePerfrmance : Nm de la base de dnnées à laquelle n veut accéder sur le serveur.

9 P a g e 8 Créatin du tableau crisé dynamique Ensuite, cmme n veut créer un tableau crisé dynamique, il suffit de cliquer sur : La fenêtre Excel s uvre ensuite tute seul et nus prpse : La première ptin permet de créer le tableau sur une nuvelle feuille Excel. La secnde permet de le créer sur une feuille existante à un endrit dnné. Nus arrivns alrs sur une page Excel basique, avec, sur le côté, un nglet qui va nus intéresser!

10 P a g e 9 On décrtique tut ça : Liste de champs PwerPivt : cntient tutes les tables de la base extraite, ainsi que les dnnées de leur clnne. Segments verticaux/hrizntaux : permet de créer des filtres en affichant tutes les infrmatins du filtre. Filtre de rapprt : permet de créer un filtre sus frme d une liste dérulante. Etiquettes de clnnes/lignes : créer une ligne/clnne avec les infrmatins rentrées dedans. Valeurs : permet de remplir le tableau. Onglet Valeurs L nglet le plus imprtant est l nglet Valeurs, car tus les autres ne snt là que pur faire de la mise en page. Valeurs prpse plusieurs types de paramétrage :

11 P a g e 10 Smme : réalise une smme de tutes les valeurs de la table pur une Ligne, Clnne et un Filtre dnné. Max : recherche la valeur maximale de la table pur une Ligne, Clnne et un Filtre dnné. Min : recherche la valeur minimale de la table pur une Ligne, Clnne et un Filtre dnné. Myenne : faire la myenne des valeurs de la table pur une Ligne, Clnne et un Filtre dnné. Nmbre : cmpte le nmbre de valeur de la table pur une Ligne, Clnne et un Filtre dnné. Liste des champs PwerPivt En dépliant les parties des champs PwerPivt, n décuvre dnc les clnnes de ns différentes tables. Prenns par exemple ici la table «Indicateur». On retruve bien dans la Liste des champs PwerPivt tutes les infrmatins relative à la table Indicateur dans la base PwerPivt. On peut dnc maintenant glisser ces infrmatins dans les différents champs PwerPivt, pur ainsi créer un tableau crisé dynamique. Nus allns dnc par exemple ici créer un tableau qui récupère

12 P a g e 11 l Objectif d un Indicateur, pur une Date Dnnée, tut en nus infrmant de la Péridicité de l indicateur ainsi que de sn Axe. Premier tableau crisé dynamique On rentre maintenant dans le vif du sujet! Déjà n nus parle d une «Date Dnnée», généralement, qui dit date, dit filtre. Nus allns dnc filtrer les dates et cmme n veut qu elles s affichent tutes, n va les mettre en segments. On va dnc chercher la Péride de Début de ntre Objectif, présent dans la table «InfValeurCible», et la faire glisser dans un segment. Vilà ce que l n btient :

13 P a g e 12 Maintenant, n nus parle d Indicateur et de Péridicité, n va dnc les placer en ligne. Et n va mettre les Axes en clnne (simplement pur une belle mise en page, ici, rien n est vraiment «imprtant», il suffit de chercher ce qui vus plait le plus visuellement). Il y a quand même beaucup d infrmatins qui nt l air de se répéter, et certainement que l bjectif d un indicateur n est pas à la fis Annuel, Hebdmadaire u encre Trimestriel, il n est que l un d eux à la fis. C est là que PwerPivt prend tut sn sens, regardez le résultat en mettant l Objectif (qui se truve dans la table ValeurCible) dans l nglet Valeurs. Oui, bluffant, certaines infrmatins nt «disparu», u plutôt se snt mise à jurs en fnctin des dnnées demandées. C est bien, mais pas vraiment jlie, de la redndance d infrmatin Clic drit sur «CESEPS» et décchez «Sus-ttal de», c est un peu mieux. En cliquant sur le filtre de la Péride de Début, de nmbreuses infrmatins changent, car Excel va demander à PwerPivt de sélectinner les infrmatins présentent dans la table SEULEMENT à la date demandée.

14 P a g e 13 Les utils de tableau crisé dynamique Créatin L nglet de Créatin permet une jlie mise en page de vtre tableau crisé dynamique. Tris parties cmpsent cet nglet : Dispsitin permet de gérer la dispsitin des dnnées du tableau, en mdifiant par exemple la dispsitin des lignes et des clnnes u encre les ttaux et sus-ttaux.

15 P a g e 14 La partie Optins de style de tableau crisé dynamique quant à elle, gère l aspect des clnnes et des lignes ainsi que les en-têtes. Enfin, la partie Styles de tableau crisé dynamique s ccupe de mdifier l aspect visuel du tableau, pur lui mettre des culeurs. Optins L nglet Optins gère tutes les ptins dispnibles pur le tableau crisé dynamique. La partie Dnnées permet principalement l actualisatin des dnnées du tableau crisé dynamique, après que l actualisatin ait été faite dans PwerPivt. La partie Afficher permet d afficher u nn différentes parties du tableau crisé dynamique, c est une nuvelle fis une questin de présentatin.

16 P a g e 15 Les relatins dans PwerPivt Nus allns maintenant vir cmment n cnstruit des relatins entre deux (u plus) tables, dans PwerPivt. On va cmmencer par créer deux tables : -Une table Emplyé (Nm, Numér, Prjet) -Une table Prjet (Nm, Numér) On clique sur : Créer une table liée, et ensuite n la remplie avec par exemple ces infrmatins. On vit dnc que plusieurs emplyés peuvent travailler sur un même prjet. Et si n veut savir quel est le prjet d un emplyé, cmment faitn? Ou pur faire du tri? C est simple : n créait une relatin. On clique dnc sur Fenêtre PwerPivt, et là, n vit que deux nglets se snt créés avec les infrmatins que l n a rentrées.

17 P a g e 16 Maintenant n clique sur la vue de diagramme pur vir ns tables. Et n arrive sur ceci : On vit qu il y a dnc un champ cmmun entre ns deux tables «NumPrjet». On va dnc faire un clic drit sur NumPrjet de la table Emplye (ici Tableau4) et créer la relatin. On renseigne les champs, puis n clique sur Créer.

18 P a g e 17 Et là, ntre relatin est créée : C'est-à-dire que lrsque l n va demander de chercher quel est le prjet sur lequel travail Mr Dupnt, PwerPivt sera en mesure de faire la relatin : Emplye.MrDupnt -> MrDupnt.NumPrjet -> Prjet.NumPrjet -> NumPrjet.NmPrjet Et dnc truver le Prjet de Mr Dupnt. Maintenant n peut par exemple générer un tableau crisé dynamique, et mettre en champs PwerPivt la cnfiguratin suivante :

19 P a g e 18 Afin d btenir pur le mment ceci : On va, dans un premier temps, mettre le NumPrjet présent dans Valeurs, en tant que nmbre, ce qui srtira de partut 1 car il n y a qu une entrée par emplyé. Ensuite, n enlève les ttaux, et enfin, avec un peu de mise en frme au-dessus et un peu de mise en frme Excel (ntamment la mise en frme cnditinnelle), n peut btenir quelque chse cmme :

20 P a g e 19 Entrainement Petit entrainement, vir si vus avez bien suivis la frmatin. Essayez de le faire sans tricher, ceci vus aidera à vir si vus gérer bien PwerPivt et si vus puvez vus aussi dnner une frmatin à vs cllègues! Questin 1 : Dans l nglet Valeurs, que ressrt le type de paramétrage «Min»? La première valeur présente en prenant cmpte des cnditins La valeur la plus petite La première valeur insérée sans prendre cmpte des cnditins Questin 2 : Seln MSDN, PwerPivt est un cmplément d Excel pur : L ajut et l intégratin de grandes quantités de dnnées dans des classeurs Excel Gérer des tableaux crisés dynamique Permettre de faire de la belle mise en frme Questin 3 : Quel est le seul type de fichier que supprte PwerPivt?. xls.xlsx.csv Questin 4 : A qui sert une relatin? Faire une synthèse d'une requête d'interrgatin de la base A truver facilement un stage

21 P a g e 20 Faire dialguer entre elles deux tables qui nt au mins une clnne de dnnées en cmmun et dnt les dnnées, d une de ces clnnes, snt uniques Questin 5 : Quels snt les lgin de cnnexin à la base? Cg cg#831 CntrlGestin cg#831 Nn nn#831 Cg nn#831 Répnse : 1-b ; 2-a ; 3b ; 4c ; 5a

22 P a g e 21 Mt de fin Vilà, la frmatin PwerPivt est terminée, du mins, en partie. Le guide «Pur aller plus lin PwerPivt» de la même cllectin est furni avec ce livret, et vus permettra, si vus le suhaitez, de vus spécialiser un peu plus dans PwerPivt. PwerPivt n est pas un util simple aux premiers abrds, mais une fis vue et maîtrisé, ce dernier se truve être un util frt utile. Si vus avez d éventuelles questins, nus cntacter aux adresses suivantes : ghialexandre@gmail.cm scaillierez.rmain@gmail.cm Les Auteurs.

23 P a g e 22 Tutes les marques cmmerciales dépsées u nn dépsées citées dans ce dcument snt la prpriété exclusive de leurs détenteurs respectifs. La li française du 11 mars 1957 n'autrisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, d'une part, que les "cpies strictement réservées à l'usage privé du cpiste et nn destinées à une utilisatin cllective" et, d'autre part, que les analyses et les curtes citatins dans un but d'exemple, "tute reprductin intégrale, u partielle, faite sans le cnsentement de l'auteur u de ses ayants drit u ayants cause, est illicite" (alinéa 1er de l'article 40). En cas de besin du texte, à des fins persnnelles u cmmerciales ainsi que de tute infrmatin cntenue dans le site web, nus vus invitns à prendre cntact avec l'auteur au préalable. Auteurs : Ghi Alexandre Scaillierez Rmain Frmatin PwerPivt 2014 SiPrd