ORGANISATION DE COOPÉRATION ET DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUES APPEL D OFFRES N TRANSPORT DE PERSONNES

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1 ORGANISATION DE COOPÉRATION ET DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUES TRANSPORT DE PERSONNES Date limite de réception des offres : Mardi 24 Juin 2014 à 10h00 (heure de Paris) REUNION TECHNIQUE PREPARATOIRE : Mercredi 04 juin 2014 à 14h00 (heure de Paris).

2 PREAMBULE L OCDE regroupe les gouvernements de 34 pays attachés aux principes de la démocratie et de l économie de marché en vue de : Soutenir une croissance économique durable Développer l emploi Élever le niveau de vie Maintenir la stabilité financière Aider les autres pays à développer leur économie Contribuer à la croissance du commerce mondial L OCDE partage aussi son expertise et échange des idées avec plus de 100 autres pays et économies, allant du Brésil, de la Chine et de la Russie aux pays les moins avancés d Afrique. Vue d'ensemble Date de création : 1961 Siège : Paris, France Pays membres : 34 Budget : 347 millions EUR (2012) Agents du Secrétariat : Secrétaire général : Angel Gurría Publications : 250 titres / an Langues officielles : anglais/français Suivi, analyse et prévision Depuis plus de 50 ans, l OCDE est une des sources de données statistiques, économiques et sociales comparables les plus importantes et les plus fiables du monde. Outre ses activités de collecte de données, l OCDE suit les tendances, analyse et prévoit les évolutions économiques. L'Organisation étudie également les changements qui affectent la société ou l évolution de la situation concernant les échanges, l environnement, l agriculture, la technologie, la fiscalité, etc. L Organisation offre aux gouvernements un cadre leur permettant de comparer leurs expériences en matière d action publique, de chercher des réponses à des problèmes communs, d identifier les bonnes pratiques et de coordonner leurs politiques nationales et internationales. Élargissement et engagement renforcé En mai 2007, Les pays de l'ocde ont décidé d'inviter le Chili, l'estonie, Israël, et la Slovénie à ouvrir des discussions pour l'adhésion à l'organisation et ont offert un engagement renforcé à l'afrique du Sud, au Brésil, à la Chine, à l'inde et à l'indonésie. Bien que l engagement renforcé soit distinct du processus d adhésion à l OCDE, il peut conduire, à plus long terme, à un statut de membre. En 2010, le Chili, la Slovénie, Israël et l Estonie sont devenus pays membres de l OCDE. En 2013, les pays membres de l OCDE ont décidé d inviter la Colombie et la Lettonie à ouvrir des discussions en vue de leur adhésion à l Organisation. Publications L OCDE est l un des plus grands éditeurs dans les domaines de l économie et des politiques publiques. Ses publications sont un support de choix pour la diffusion de ses travaux intellectuels, tant en version imprimée qu en ligne. Il est possible d obtenir des informations sur ces publications par le biais de la Librairie en ligne l OCDE et de SourceOCDE, bibliothèque électronique permettant de consulter des bases de données, des livres et des périodiques. 2 P a g e

3 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES ARTICLE 1. NATURE ET OBJET DE L APPEL D OFFRES L OCDE, a décidé de procéder au présent appel d offres en vue de sélectionner un ou plusieurs prestataires pour des prestations de transport de personnes sur Paris et sa banlieue. Le présent appel d offres est divisé en 4 lots. Il comporte la réalisation de prestations régulières de longue durée et de prestations ponctuelles de courte durée. Les prestations de longue durée : Lot 1 : Navette Muette-Delta Un service de transport quotidien (navette) entre le site principal de l'organisation dit "La Muette» et l'annexe principale dite "Le Delta». Ce lot comprend plusieurs variantes et options. Les soumissionnaires sont encouragés à proposer des véhicules électriques en variante, l OCDE étant engagée dans une démarche environnementale visant notamment à diminuer son empreinte carbone. Les prestations de courte durée (réservations ponctuelles) : transport de personnes ou de groupes de personnes au coup par coup, sur des trajets ou durées prédéfinis (aéroports, gares, ; forfait journée, semaine, mois ) ou définis à la demande, et avec des véhicules de différentes capacités et catégories. Ces prestations sont divisées en 3 lots : Lot 2 : Voitures avec chauffeur Lot 3 : Autocars avec chauffeur Lot 4 : Taxis VTC (Véhicules de Tourisme avec Chauffeur). Chaque soumissionnaire est libre de candidater pour un ou plusieurs lots. Dans le cas où un candidat soumissionnerait pour plus d un lot, celui-ci devra démontrer l efficience que représente son offre globale. ARTICLE 2. CONDITIONS DE L APPEL D OFFRES 2.1. Composition du dossier d appel d offres Le dossier du présent appel d offres comprend : a) Le présent Règlement particulier de l appel d offres ; b) Le Cahier des clauses techniques particulières et ses annexes; c) Les Conditions générales minimum pour les contrats de l OCDE Offres Toutes les offres seront considérées comme des engagements contractuels et les soumissionnaires doivent en conséquence dater et signer l ensemble des pièces mentionnées ci-dessus y compris leur offre financière. Les pages des différents documents devront être paraphées Durée de validité des offres La durée de validité des offres est de cent-quatre-vingt (180) jours à compter de la date de remise des offres. 3 P a g e

4 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES 2.4. Renseignements complémentaires Dans l hypothèse où la rédaction du dossier du présent appel d offres présenterait une difficulté d interprétation, ou si se présentent des questions administratives et techniques, une demande de précisions pourra être adressée, par courrier électronique seulement, à l OCDE, à l adresse ci-dessous, au plus tard cinq (5) jours calendaires avant la date limite de remise des offres. Les réponses apportées seront portées à la connaissance de l ensemble des soumissionnaires. Les soumissionnaires peuvent envoyer un courrier électronique avec le sujet «Appel d offres N » à : 2.5. Acceptation et rejet des offres Il n y a aucun engagement de l OCDE d accepter tout ou partie d une offre. L OCDE se réserve le droit : D accepter ou non les défauts non substantiels susceptibles d'entacher les offres ; De rejeter les offres reçues hors délais, sans indemnité ni justification Modification ou annulation de l appel d offres L OCDE se réserve le droit de modifier ou d annuler tout ou partie du présent appel d offres en tant que de besoin sans avoir à en justifier les raisons et sans que cela n ouvre droit à indemnisation pour les soumissionnaires Groupements Les groupements doivent collectivement satisfaire aux exigences administratives du présent appel d offres. Chacun des partenaires doit également satisfaire à ces exigences à titre individuel Report de la date de remise des offres L OCDE pourra à sa discrétion proroger la date limite fixée pour la remise des offres, auquel cas tous les droits et obligations de l OCDE et des soumissionnaires seront régis par la nouvelle date limite, notamment l article 2.3. ci-dessus Absence de rémunération des offres Les offres ne sont pas rémunérées. Aucun dégrèvement des dépenses engagées pour la préparation des réponses au présent appel d offres ne sera effectué par l OCDE Confidentialité Le présent appel d offres et toute information communiquée au soumissionnaire, ou à laquelle celui-ci pourrait avoir accès à l occasion du présent appel d offres et de la mission, sont confidentiels et sont strictement réservés à l usage du présent appel d offres. L OCDE se réserve le droit de demander à ce que l ensemble des documents et informations fournis, quel qu en soit le support, lui soit retourné à la fin du présent appel d offres. 4 P a g e

5 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES ARTICLE 3. PRESENTATION, CONDITIONS DE SOUMISSION ET CONTENU DES OFFRES 3.1. Présentation et conditions de soumission Les offres des soumissionnaires seront entièrement rédigées en français et devront être soumises : Avant la date limite de remise des offres ; Sous double enveloppe d'expédition anonyme, qui ne devront porter sur l'enveloppe extérieure que la mention suivante : «NE PAS OUVRIR par le service courrier Appel d Offres N » À l'adresse suivante : OCDE EXD/PBF/CPG Yoann UNTEREINER/ Groupe Central des Achats 2 rue André Pascal Paris Cedex 16 FRANCE La date et l heure limites de réception des offres sont : Mardi 24 juin 2014 à 10h00 (heure de Paris). Les plis qui parviendraient après la date et l'heure limites indiquées ci-dessus, sous enveloppe non scellée, et/ou portant une mention quelconque permettant d'identifier ou de faire référence à la société soumissionnaire, ainsi que les offres ne répondant pas à l'ensemble des prestations décrites dans le Cahier des clauses techniques particulières, pourront ne pas être retenus et pourront être renvoyés au soumissionnaire. Les offres envoyées par courriel ou télécopie seront systématiquement rejetées, même si elles ont également été envoyées sous format papier Contenu de l offre L'offre en trois exemplaires papier, ainsi qu une version électronique autre que courriel (par exemple une clé USB ou un CD-Rom) ; Les 3 annexes (DPGF, Bordereau de Prix Unitaires et Descriptif des moyens humains, matériels et de communication) complétés et remises au format EXCEL. Mémoire d Organisation du titulaire : rapport détaillé précisant les moyens et l organisation que le Soumissionnaire se propose de mettre en œuvre pour remplir ses obligations, et particulièrement : o la composition détaillée de l équipe opérationnelle qu il entend mettre en place ; o les CV des chauffeurs pressentis sur le lot n 1 navette ; o le nom du chargé d affaire pressenti sur le marché et son expérience dans la société ; o la dimension et la disponibilité de l équipe ou centrale de réservation mise à disposition de l OCDE avec les moyens mis en œuvre pour le suivi des prestations ; o le fonctionnement de l astreinte des chauffeurs, de l équipe de réservation et du personnel d encadrement en cas de situation d urgence ; o le descriptif des services prévus en annexe 3 et notamment les modes de réservation par téléphone, , site internet et applications téléphoniques ; 5 P a g e

6 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES o la composition de la flotte de véhicules par lot ; o les engagements environnementaux qui seront suivis par l entreprise dans le cadre du marché ; o Un descriptif de la démarche environnementale globale de l entreprise ; ses engagements et certifications éventuelles pour le développement durable. Pour le lot 4 Taxis-VTC en particulier, fournir : o le mode de tarification des courses ; o les standards qualité du prestataire avec le taux de service par rapport aux demandes, les temps d attente moyens constatés sur les commandes immédiates ou sur les commandes réservées à l avance pour lesquelles le client est à bord plus de 5 minutes après l heure de réservation prévue. Un rapport décrivant des prestations similaires menées durant ces 3 dernières années par le soumissionnaire, ou chacun des partenaires dans le cas d un groupement, et couvrant les différents domaines concernés. Ce rapport devra pour le moins donner les informations suivantes : o La raison sociale des clients ; o Le nom, la fonction et les coordonnées téléphoniques du responsable qui a représenté le client pendant le contrat ; o La date de réalisation des prestations et la durée du contrat ; o La nature des prestations rendues. Une lettre de candidature signée par le soumissionnaire, confirmant ce qui suit : o Que tous les éléments de l'offre sont contractuels ; o Que le signataire de l'offre à le pouvoir d'engager juridiquement la société ; o Que le soumissionnaire accepte toutes les conditions générales de base sans aucune modification. S il souhaite apporter une modification, le soumissionnaire devra préciser laquelle et fournir toute justification ; o Que le soumissionnaire, et chacun des partenaires dans le cas d'un groupement, ont rempli toutes leurs obligations légales en ce qui concerne les déclarations fiscales et paiements dans leur pays d'origine et ils devront pouvoir fournir tous les certificats nécessaires à cet effet. En outre, le soumissionnaire doit fournir, dans la mesure du possible, en conformité avec les réglementations nationales du soumissionnaire, le(s) certificat(s) d'identification du soumissionnaire, y compris son nom, la forme juridique, l'adresse, le numéro d'immatriculation ou équivalent, date de fondation, les zones d'activité et le nombre d'employés ; La déclaration signée figurant en annexe au présent Règlement d appel d offres. Le soumissionnaire, s il est retenu en liste courte, devra fournir les renseignements suivants : Les accords existant pertinents avec des intermédiaires ou des tiers ; La preuve qu il a rempli ses obligations concernant les déclarations fiscales et leurs paiements dans son pays d'origine et tous les certificats nécessaires à cet effet. 6 P a g e

7 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES 3.3 Conditions financières Les prix indiqués doivent comprendre tous les éléments nécessaires à l'exécution complète d'un contrat éventuel (assurance, transport, garanties). Tous les frais essentiels à l'exécution dudit contrat éventuel et non identifiés dans l'offre seront supportés par le soumissionnaire. ARTICLE 4. AUDITIONS L OCDE se réserve le droit d auditionner les soumissionnaires afin de leur faire préciser le contenu de leurs offres. Le chargé d affaires pressenti par le soumissionnaire sur la durée du contrat ainsi que les chauffeurs pressentis sur le lot n 1 Navette pourront être conviés à ces auditions. L OCDE pourra également demander une visite des locaux des soumissionnaires avec présentation de la flotte de véhicules ainsi que des équipes ou centrale de réservation et les moyens mis à leur disposition. ARTICLE 5. REUNION TECHNIQUE PREPARATOIRE Les soumissionnaires pourront participer à une réunion technique préparatoire qui sera organisée par l OCDE (Durée approximative de la réunion : 1 heure et 30 minutes). Cette réunion sera l occasion de rencontrer les responsables OCDE de l activité transport afin de préciser les besoins exprimés au Cahier des Charges. Date et heure de début de la réunion : mercredi 4 juin à 14h00 Lieu de rendez-vous : OCDE, hall d accueil du Centre de Conférences, 2, rue André Pascal Paris 16ème. Prière de se présenter muni d une pièce d identité. Confirmer au préalable la participation à cette réunion préparatoire par . ARTICLE 6. JUGEMENT DES OFFRES Pour le jugement des offres, une attention particulière sera portée sur les critères suivants : Qualité de la prestation proposée au travers du Mémoire d'organisation et particulièrement en ce qui concerne la flotte de véhicules mise à disposition, la qualification des chauffeurs, les moyens et outils mis en place pour les réservations et le suivi des prestations, les services proposés ; Prix proposés ; Démarche environnementale de l'entreprise ; Solidité financière et de gestion du Soumissionnaire ; Références décrivant des prestations similaires ; réputation du Soumissionnaire. 7 P a g e

8 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES ARTICLE 7. INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES Dans la mesure du possible, tous les soumissionnaires seront informés de la suite donnée à leurs offres. Je déclare avoir lu les termes du présent règlement et accepte de me conformer auxdits termes si (insérer ci-après le nom de l entité).... est sélectionnée pour exécuter le contrat. Fait à : Date : Signature : 8 P a g e

9 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES ANNEXE Déclaration Appel d Offres n Ce document, faisant partie intégrante de l Appel d Offres de l OCDE N , le soumissionnaire, s engageant tant pour son compte que pour le compte de sa société, atteste sur l honneur que les conditions suivantes sont respectées : - Qu il n est pas susceptible de faire ou ne fait pas l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire et de concordat préventif, de cessation d'activité, et n est pas dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; - Qu il ne fait pas l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ; - Qu il ne fait pas l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l OCDE, et/ou l AIE, de ses pays membres et de ses donateurs ; - Qu il ne s est pas rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation à l Appel d Offres ou n'a pas fourni ces renseignements ; - Qu il ne se trouve pas en situation de conflit d'intérêts ; - Que ses salariés, ou plus généralement, toute personne affectée à la réalisation des prestations, objet de l Appel d Offres, sont employés régulièrement au sens de la législation nationale dont il dépend et qu il se conforme aux textes légaux et réglementaires en vigueur en matière de sécurité sociale et de législation du travail. - Qu il n a pas offert, et qu il n offrira pas, n a pas donné et ne donnera pas, qu il n a pas recherché et ne recherchera pas à obtenir, et qu il n a pas accepté et n acceptera aucun avantage, financier ou en nature, de quiconque, constituant une pratique illégale ou impliquant une corruption, directe ou indirecte, telle qu une incitation ou une récompense relative à l attribution ou à l exécution du contrat résultant du présent appel d offres. Je, soussigné,. de la société., dûment habilité, comprends et reconnais que l OCDE pourrait décider de ne pas attribuer le contrat à un soumissionnaire qui se trouve dans une des situations ci-dessus. Je reconnais par ailleurs que l OCDE serait habilitée à résilier pour faute un contrat attribué à un soumissionnaire qui, durant la procédure d attribution, s est rendu coupable de fausses déclarations ou d absence de fourniture des renseignements exigés ci-dessus. Le.. /.. /.. Signature 9 P a g e

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11 ORGANISATION DE COOPÉRATION ET DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUES TRANSPORT DE PERSONNES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES 11 P a g e

12 SOMMAIRE ORGANISATION DE COOPÉRATION... 1 ET DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUES... 1 Article 1. NATURE ET OBJET DE L APPEL D OFFRES... 3 Article 2. CONDITIONS De l APPEL D OFFRES Composition du dossier d appel d offres Offres Durée de validité des offres Renseignements complémentaires Acceptation et rejet des offres Modification ou annulation de l appel d offres Groupements Report de la date de remise des offres Absence de rémunération des offres Confidentialité... 4 Article 3. PRESENTATION, CONDITIONS DE SOUMISSION ET CONTENU DES OFFRES Présentation et conditions de soumission Contenu de l offre... 5 Article 4. Auditions... 7 Article 5. REUNION TECHNIQUE PREPARATOIRE... 7 Article 6. JUGEMENT DES OFFRES... 7 Article 7. INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES... 8 Annexe 9 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Objet du Marché Durée du Marché Période probatoire PRESTATIONS Contenu des prestations LOT 1 - Prestation de longue durée - service de navette Prestations de courte durée réservations ponctuelles EXÉCUTION DES PRESTATIONS Personnel du titulaire Chargé d affaires Personnel d intervention Présentation Tenues Astreinte Procédures - Consignes Le service de navette Réservation des missions ponctuelles Horaires d'intervention Jours et heures ouvrés P a g e

13 3.3.2 Le service de navette Lot Les missions ponctuelles Lots 2 à Délais d exécution Délais de réservation Délai de prise en charge et de dépose Délai de remplacement Les véhicules Entretien Propreté - Conformité Équipement de sécurité pour les catégories 2 roues Respect de l'environnement Accès PMR Signalétique Fournitures et frais liés aux prestations Documents d'exploitation Documents à fournir par le futur prestataire Organisation des prestations PRIX ET RÈGLEMENT DES PRESTATIONS Prix Rémunération de la prestation de base Lot 1 Service de navette Rémunération de l'option n Rémunération de l'option n Rémunération de la prestation de base du lot 4 Taxi-VTC Règlement des prestations Prestations service de navette Prestations ponctuelles Règlement Pénalités DISPOSITIONS DIVERSES Résiliation- dispositions de fin de marché Résiliation pendant la période probatoire Résiliation après la période probatoire Article 16. Confidentialité ARTICLE 17 DUREE DU CONTRAT Annexes 13 P a g e

14 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 OBJET DU MARCHÉ Le présent appel d offres a pour objet des prestations de transport de personnes sur Paris et sa Banlieue pour le compte de l'organisation. Il est divisé en plusieurs lots. Il comporte la réalisation de prestations régulières de longue durée et de prestations ponctuelles de courte durée. Les prestations de longue durée : Lot 1 : Navette Muette-Delta Un service de transport quotidien (navette) entre le site principal de l'organisation (dit "La Muette", sis 2 rue André Pascal Paris) et l'annexe principale (dit "Le Delta", sis 4 quai du Point du Jour Boulogne-Billancourt) Ce lot comprend plusieurs options. Les prestations de courte durée (réservations ponctuelles) : transport de personnes ou de groupes de personnes au coup par coup, sur des trajets ou durées prédéfinis (aéroports, gares, ; forfait journée, semaine, mois ) ou définis à la demande, et avec des véhicules de différentes capacités et catégories. Lot 2 : Voitures avec chauffeur Lot 3 : Autocars avec chauffeur Lot 4 : Taxis VTC (Véhicules de Tourisme avec Chauffeur) Le futur marché pourra être confié à une ou plusieurs entreprises. Les candidats à l appel d offres peuvent répondre à l ensemble du marché ou à des lots séparément ce qui pourra générer la division du marché en plusieurs contrats par lot, selon les résultats de l appel d offres. Le futur Marché sera un marché à obligation de résultats. 1.2 DURÉE DU MARCHÉ Période probatoire Une période probatoire sera instaurée pendant les 6 (six) premiers mois du futur Marché. Pendant la période probatoire, l ORGANISATION pourra, à tout moment, mettre fin au futur Marché par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception, avec un préavis de 2 (deux) semaines. A l issue du préavis, la résiliation intervient immédiatement et de plein droit. 14 P a g e

15 2 PRESTATIONS Le futur marché sera à obligations de résultat. Le futur prestataire s engagera à : assurer la sécurité des personnes ; assurer le niveau de qualité requis des prestations et le confort des usagers ; assurer la continuité de service et la ponctualité ; garantir la protection de l'environnement ; respecter des conditions indiquées aux pièces contractuelles. Le futur prestataire recherchera de façon continue l organisation optimale de la gestion de ses prestations et des moyens humains et matériels mis en œuvre pour assurer la qualité du service et la satisfaction des utilisateurs. Le futur prestataire s engagera également à se conformer aux obligations suivantes : le respect des délais ; un taux de panne faible des véhicules utilisés ; le professionnalisme (comportement, conduite, présentation, ) du personnel du futur prestataire ; la propreté et le bon niveau d'entretien des véhicules utilisés ; la mise en œuvre immédiate de moyens de remplacement en cas d'indisponibilité imprévisible ; la satisfaction des usagers. 2.1 CONTENU DES PRESTATIONS Les prestations objet du présent appel d offres consistent à mettre en œuvre les moyens humains (conducteurs qualifiés, centrale de réservation etc.) et matériels (véhicules de différentes capacités et catégories, et les moyens de communication (téléphones portables, site de réservation, hotline etc.) pour effectuer des transports réguliers (longue durée du lot 1 - navette) ou des transports occasionnels (réservations ponctuelles de courte durée des lots 2 à 4). Le futur prestataire est informé du fait que ces prestations sont complémentaires à celles réalisées directement par l'organisation avec ses propres moyens humains et matériels 15 P a g e

16 2.1.1 LOT 1 - PRESTATION DE LONGUE DURÉE - SERVICE DE NAVETTE Cette prestation consiste à réaliser le transport régulier entre les 2 sites principaux de l Organisation : le site de "La Muette", siège de l'organisation, au 2 rue André Pascal Paris et le site "Delta", au Bâtiment Delta, 4 quai du Point du Jour à Boulogne-Billancourt Prestation de base : Navette Muette - Delta La prestation de transport régulier se compose de 2 navettes avec conducteur se croisant entre les 2 sites de la Muette et du Delta, au cours de 20 trajets chacune, avec un départ assuré toute les 30 minutes de chacun des sites, entre 8h45 et 18h15, du lundi au vendredi, comme prévu au tableau suivant : Horaires prévisionnels des départs de chaque site par les 2 navettes DEPART DEPART Site MUETTE Site DELTA 08h45 09h15 09h45 10h15 10h45 11h15 11h45 12h15 12h45 13h15 13h45 14h15 14h45 15h15 15h45 16h15 16h45 17h15 17h45 18h15 08h45 09h15 09h45 10h15 10h45 11h15 11h45 12h15 12h45 13h15 13h45 14h15 14h45 15h15 15h45 16h15 16h45 17h15 17h45 18h15 Le conducteur devra également prendre en charge des sacoches de courrier urgent à acheminer (dans les 2 sens) entre les 2 sites. Ces sacoches sont à récupérer avant chaque départ par le conducteur : o à La Muette : au bureau du courrier situé au niveau mezzanine du bâtiment Marshall de La Muette. o au Delta : à la banque d'accueil située au rez-de-chaussée du bâtiment Delta. 16 P a g e

17 Les agents de l OCDE peuvent réserver leur place dans les navettes à l aide d une application dédiée sur le site Intranet de l OCDE (application mise en place par l OCDE). Le conducteur aura la charge avant chaque départ, de confirmer sur un téléphone mobile fourni par l OCDE, le nombre des passagers effectivement transportés, à l aide d une application dédiée sur le téléphone (application développée par l OCDE). La prestation de transport régulier du lot 1 est à réaliser tous les jours ouvrés de l'année, à l exception de la période de fermeture de l Organisation pendant les fêtes de fin d année (du 25 décembre au 1 er janvier inclus). L Organisation se réserve le droit de suspendre cette prestation de base, par simple notification écrite au Contractant avec un préavis de 15 jours, pour une ou deux des navettes, au cours de la période estivale, entre le 15 juillet et le 31 août. Ces périodes d interruption momentanée de la prestation du lot 1 ne seront pas facturées à l Organisation. Véhicules : La prestation de base est assurée avec deux véhicules d une capacité de 8 passagers (hors conducteur). Une variante 1 à la prestation de base propose un véhicule de 8 passagers et un véhicule d environ 20 passagers maximum (hors conducteur). Une variante 2 à la prestation de base propose deux véhicules de 20 passagers maximum (hors conducteur). Le véhicule de 20 passagers maximum devra pouvoir circuler dans les rues étroites du quartier résidentiel de la Muette et stationner rue André Pascal et devant le bâtiment Delta sans gêner la circulation. Le soumissionnaire décrira à l Annexe 3 - Moyens humains et matériels, les modèles de véhicules proposés et leurs performances environnementales. La capacité des 2 véhicules sera fixée par l Organisation à la signature du marché en fonction du prix de la DPGF et des performances environnementales des véhicules proposés en base et pour chaque variante. Cette capacité sera maintenue sur la durée du marché afin de pouvoir paramétrer l application de réservation utilisée par les agents de l OCDE pour réserver leur transport Prestation optionnelle n 1 : navettes avec accès aux personnes à mobilité réduite (PMR) L'ORGANISATION pourra demander la mise en œuvre d'une prestation optionnelle qui consiste en la mise en place de la prestation de base ou d une de ses 2 variantes décrites ci-dessus, incluant une ou deux navettes avec accès PMR (respectivement Option n 1a et Option n 2b). Cette prestation optionnelle sera affermie à la signature du marché Prestation optionnelle n 2 : navette complémentaire de milieu de journée L'ORGANISATION pourra demander la mise en œuvre d'une prestation optionnelle qui consiste en la mise en place d'une troisième navette entre les sites de la Muette et du Delta, entre 11h00 et 14h00 (4 17 P a g e

18 rotations ; 8 trajets), avec une capacité de 8 passagers (hors conducteur), aux horaires prévisionnels suivants : Heure de départ "Delta" 11h00 12h00 13h00 14h00 Heure de départ "La Muette" 11h30 12h30 13h30 14h30 Les caractéristiques du service sont identiques à la prestation de base. Cette prestation optionnelle sera affermie par l envoi d un ordre de service respectant un préavis de 2 semaines avant le début des prestations Prestation optionnelle n 3 : Navette Muette Delta - Issy L'ORGANISATION pourra demander la mise en œuvre d'une prestation optionnelle qui consiste en la mise en place d'une navette supplémentaire entre 3 sites, la Muette, Delta et Issy les Moulineaux, entre 11h30 et 15h00, avec une capacité de 8 passagers (hors conducteur) pour les horaires prévisionnels suivants : Navette MUETTE -- DELTA -- ISSY DEPART ARRIVEE MUETTE ISSY DELTA MUETTE 11h30 12h00 12h15 12h45 DEPART ARRIVEE MUETTE DELTA ISSY MUETTE 13h45 14h15 14h30 15h00 Adresse du bâtiment d Issy les Moulineaux : 12 boulevard des Isles, Issy Les Moulineaux. Les caractéristiques du service sont identiques à la prestation de base. Cette prestation optionnelle sera affermie par l envoi d un ordre de service respectant un préavis de 2 semaines avant le début des prestations. 18 P a g e

19 2.1.2 PRESTATIONS DE COURTE DURÉE RÉSERVATIONS PONCTUELLES Les prestations de courte durée concernent la mise à disposition de véhicules de différentes catégories et capacités, avec conducteur, dans les lots suivants : Lot 2 : Voitures avec chauffeur Lot 3 : Autocars avec chauffeur Lot 4 : Taxis - VTC Ces prestations feront l objet de réservations ponctuelles sur des trajets prédéfinis (aéroports, gares, ) ou sur des durées prédéfinies dont les prix figurent au Bordereau de Prix en Annexe Trajets prédéfinis Sites de départ Destination Aéroport d'orly OCDE - La Muette ou OCDE ITF Paris 16e ou OCDE AIE Paris 15e ou OCDE - Le Delta Boulogne Ou OCDE - Issy les Moulineaux Aéroport de Roissy Gares Rive Gauche (Montparnasse, Austerlitz) Gares Rive Droite (Paris Lyon, Paris Est et Paris Nord) Bâtiments OCDE : La Muette ou ITF ou AIE ou Delta ou Issy Le prix des prestations de transport sur ces trajets prédéfinis sont établis en Annexe 2 BPU, selon les lots considérés, dans toutes les catégories de véhicules Durées prédéfinies Mises à disposition : La prestation consiste en la prise en charge aller/retour et attente des personnes sur place lors d événements ou repas organisés sur Paris et sa banlieue. Les missions sont confiées à la demi-journée ou à la journée, avec la possibilité de prolonger la réservation selon les besoins dans toutes les catégories de véhicule (hors 2 roues). Ces missions pourront être réalisées à différentes périodes de la journée (jour et nuit) et les jours ouvrables (du lundi au samedi) ou non (dimanches et jours fériés). Seront inclus dans les prix fixés en Annexe 2 BPU : 19 P a g e

20 Les déjeuners du chauffeur ainsi que les dîners pour les prestations effectuées après 21h ; Les frais de parking. Le prix du kilomètre supplémentaire sera indiqué pour les trajets exceptionnels excédant le nombre de kilomètres inclus dans la prestation, tel que prévu au BPU. La mise à disposition d une berline avec chauffeur (catégories 1 et 2) pour pallier l'indisponibilité des chauffeurs de l équipe interne de l'ocde pourra également être demandée pendant les durées prédéfinies suivantes : Forfait à la semaine de 5 jours ouvrés, avec une mise à disposition quotidienne de 9h Forfait au mois avec semaines de 5 jours ouvrés, avec une mise à disposition quotidienne de 9h. Les mises à dispositions de 9h par jour dans les forfaits «semaine» et «mois» seront à réaliser en continu dans une tranche horaire comprise entre 6h et 21h, tel qu il aura été fixé à la réservation LOT 2 : Voitures avec chauffeur Pour chaque réservation de voiture avec chauffeur, selon les trajets ou les durées prédéfinis aux points ci-dessus, l'organisation pourra choisir entre les 6 catégories suivantes de véhicules : 1- Catégorie Standard - Capacité 1 à 3 passagers Berline familiale (segment M2 ou D) : Citroën C5, Ford Mondeo, Mercedes Classe C, Volkswagen Passat, Peugeot Catégorie VIP - Capacité 1 à 4 passagers Berline type grande routière - luxe (segment H2) : Audi A8, BMW Série 7, Citroën C6, Mercedes Classe S, Volkswagen Phaeton, Ces véhicules devront être équipés de double vitrage ou de vitres avec film retardateur d effraction pour une meilleure protection en cas d agression sur le véhicule pendant la course. 3- Catégorie Espace - Capacité 2 à 7 passagers Monospace de type Renault Espace, Ford Galaxy, Chrysler Voyager, 4- Catégorie Groupe - Capacité 4 à 8 passagers Véhicule de type navette standard : Renault Trafic, Mercedes VITO, Volkswagen Caravelle, 5- Catégorie Groupe VIP - Capacité 4 à 7-8 passagers Véhicule de type navette de luxe : Mercedes Viano, Volkswagen Multivan et véhicules aménagés "VIP". 20 P a g e

21 6- Catégorie 2 roues Capacité 1 passager : Moto type Honda Goldwing ou équivalent LOT 3 : Locations d Autocar avec conducteur Ces prestations consistent en la location d'autocars avec conducteur pour les trajets et durées prédéfinis plus haut. Les réservations s effectueront pour des autocars de 2 catégories et pour 2 capacités d accueil: 1- Catégorie Autocar standard : 15/20 places assises 45/50 places assises 2- Catégorie Autocar VIP : 15/20 places assises 45/50 places assises LOT 4 : Service de Taxis - VTC Le lot n 4 a pour objet la souscription d un abonnement à une centrale de réservation de taxis ou de VTC. Le futur Prestataire mettra en relation les agents et délégués de l Organisation avec des chauffeurs de taxis parisiens ou de VTC affiliés selon le contrat d abonnement prévu en Annexe 2 et selon les moyens humains et matériels, ainsi que les services privilégiés et les moyens de communication décrits en Annexe 3. Cet abonnement conférera à l Organisation la possibilité d effectuer, de façon prioritaire par rapport au grand public, des demandes de taxis pendant toute la durée du Contrat, quelle que soit l adresse de prise en charge en région Ile de France. L accès aux services de l abonnement devra être ouvert 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les Prestations se composent d un abonnement régulier en base et de 2 options : - Abonnement de base : Abonnement régulier pour le paiement en fin de course. Le montant de la course même sera réglé par le client directement au chauffeur, en espèce ou par carte bancaire, dans le véhicule à la fin de chaque course. En aucun cas l Organisation ne sera responsable de quelque litige que ce soit à ce sujet. - Option n 1 : Abonnement occasionnel pour le paiement différé avec facturation mensuelle. - Option n 2 : Abonnement occasionnel pour le paiement avec chèques taxi pré-payés ou équivalent. Ces 2 options seront affirmées par l envoi d un ordre de service de l ORGANISATION respectant un préavis de 2 semaines avant le début des prestations correspondantes. Ces prestations incluent l ensemble des services décrits en Annexe 3 et dont le détail des prix figure en Annexe P a g e

22 3 EXÉCUTION DES PRESTATIONS 3.1 PERSONNEL DU TITULAIRE CHARGÉ D AFFAIRES Un chargé d affaires sera nommé par le soumissionnaire au mémoire d organisation. Il participera aux réunions d'exploitation trimestrielles avec l'organisation. Il sera présent sur le site sur convocation de l'organisation et aura un pouvoir de décision pour engager la responsabilité du TITULAIRE. Il sera responsable notamment : de l'organisation du travail et du respect de l'exécution des plannings ; de la préparation et du suivi des prestations ; du contrôle de la qualité des prestations ; de l'information de l'organisation ; des documents techniques et rapports définis au présent MARCHÉ ; de la discipline du personnel. Il est précisé que le personnel nécessaire à l'exécution du futur Marché intervient sous le contrôle et la responsabilité de l'encadrement défini ci-dessus PERSONNEL D INTERVENTION Identification des conducteurs Pour des raisons de sécurité, seuls les intervenants dont les noms auront été préalablement communiqués par le futur prestataire à l'organisation pourront réaliser les prestations, à l exception des prestations du lot n 4 Taxis-VTC : Les conducteurs de la navette et les chauffeurs mis à disposition sur une période d au moins une semaine devront être obligatoirement accrédités par l'organisation et disposer d'un badge d accès au site. Pour ce faire, le futur prestataire devra communiquer les noms des conducteurs (y compris des remplaçants) et les renseignements nécessaires à l'établissement de l'accréditation (copie lisible des pièces d'identité) au moins 15 jours avant le début des prestations. L identité et les coordonnées téléphoniques des conducteurs des véhicules utilisés pour les réservations ponctuelles devront également être communiqués à l'organisation dès la prise en compte de l'ordre de mission. 22 P a g e

23 Les conducteurs devront être en mesure de présenter leurs papiers d'identité (carte nationale d'identité, passeport, ou carte de séjour) et de qualification (permis de conduire, aptitude médicale, aptitude professionnel) à toute demande de l'organisation. En cas d'impossibilité de répondre à une sollicitation de l'organisation, le conducteur ne pourra pas réaliser la mission prévue et le futur prestataire pourra faire l'objet des pénalités prévues à l article 4.3 (non présentation de papiers et éventuellement non-respect des délais en cas de retard à la prise en charge des usagers) Qualification et aptitude des conducteurs Le futur prestataire est responsable de la qualification et du choix de sa main d œuvre. La qualification des conducteurs doit pouvoir être vérifiée par l'organisation. Le personnel d'intervention du futur prestataire est soumis : aux dispositions générales prévues par la législation du travail ; aux règles qui sont appliquées au personnel extérieur intervenant dans les locaux de l'organisation remises futur prestataire à la première réunion d exploitation. L'ORGANISATION se réserve le droit à tout moment et sans avoir à en justifier de demander le remplacement de tout membre du personnel du futur prestataire ou même de lui refuser l'accès des lieux en tout ou partie. Le futur prestataire met en place l'ensemble des moyens conformes à la réglementation en vigueur nécessaire à la bonne exécution de ses prestations. Le futur prestataire s'engage notamment à ce que son personnel ait une parfaite connaissance des procédures avant la prise en charge de toute mission et sache utiliser le matériel (véhicules, moyens de communication) mis à sa disposition. Les conducteurs devront disposer des qualifications attestant de leur niveau de formation pour la réalisation de chaque prestation, soit : Un permis de conduire correspondant au véhicule conduit et datant de plus de 3 ans ; Un certificat d'aptitude médicale à la conduite du type de véhicule conduit délivré par l'autorité compétente ; Un certificat d'aptitude professionnel à la conduite des véhicules de Grande Remise pour les conducteurs de limousines ; Les conducteurs doivent adopter une conduite souple (sans à-coups), agréable pour les passagers et respectueuse de l'environnement, en adoptant une conduite économique. Les conducteurs ne doivent avoir fait l'objet d'aucune condamnation relative à des délits incompatibles avec la profession. Ils doivent présenter toutes garanties de moralité et d'aptitudes relationnelles et psychologiques requises pour le contact avec les usagers. Dans ce sens, le futur prestataire s'engage à former ses conducteurs suivant un plan de formation éventuellement dispensé par un organisme agréé. 23 P a g e

24 Le futur prestataire doit également former les conducteurs à la gestion des incidents qui peuvent survenir lors de l'exécution des missions du Marché et établir des fiches de procédures ou consignes correspondantes. Les conducteurs devront de préférence être bilingues français/anglais ou avoir un minimum de connaissances dans les deux langues PRÉSENTATION TENUES La présentation des conducteurs doit être irréprochable. Le futur prestataire dote son personnel opérationnel de tenues leur donnant une présentation en rapport avec le standing des personnes transportées ASTREINTE Le soumissionnaire devra justifier de la mise en place d'un service d'astreinte permettant aux conducteurs ou au représentant de l OCDE de joindre un cadre responsable en cas de nécessité durant l'exécution de la mission (panne, incident ou accident etc.). 3.2 PROCÉDURES - CONSIGNES LE SERVICE DE NAVETTE Le service est disponible sur réservation pour les usagers de l'organisation, à l aide d une application dédiée sur le site Intranet de l OCDE. À chaque rotation, le conducteur doit prendre connaissance de la liste des noms des personnes à transporter selon les modalités prévues au système de réservation, soit actuellement sur l application dédiée, consultable sur le téléphone portable fourni au chauffeur par l OCDE. En cas de panne de l application, le chauffeur devra demander la liste des réservations : Auprès de l'hôtesse d'accueil à l'entrée du Delta, 4 quai du Point du Jour ; Dans le bureau du Service Client à La Muette, au bâtiment Marshall ; Il doit vérifier les noms des réservations et compléter le nombre des passagers effectivement transportés dans l application sur téléphone. Il appliquera les consignes définies par l'organisation en cas de discordance avec les réservations. De plus, le conducteur doit prendre en charge les sacoches de courrier urgent comme précisé à l article RÉSERVATION DES MISSIONS PONCTUELLES Ces réservations seront effectuées par les moyens convenus entre les parties tel que décrit en annexe 3(courrier électronique, portail internet, appel téléphonique ou application mobile) pour assurer la traçabilité nécessaire à la vérification des engagements réciproques. 24 P a g e

25 Réservations ponctuelles des lots 2 et 3 Voitures et Autocars avec chauffeur Toute prestation ponctuelle relative aux lots 2 et 3 fera l objet d une commande émise par l'organisation qui comportera l'ensemble des informations nécessaires à la qualification de la demande de prestation ainsi que son montant prévisionnel : date, heure et lieu de prise en charge, heure et lieu de destination, éventuellement (selon le type de service) heure et lieu de retour, nombre de personnes à transporter (avec éventuellement confirmation ultérieure des noms) catégorie de véhicule souhaitée, type de service prix prévu au Bordereau de prix unitaire en annexe 2 ou prix convenu au devis préalablement envoyé par le futur prestataire sur demande de l ORGANISATION pour les trajets non prédéfinis notamment. A la prise en compte de la demande de l'organisation, le futur prestataire lui communique dans le délai fixé à l article : La confirmation de la prise en compte des caractéristiques de la demande prévues à la commande de l ORGANISATION ; Le numéro d'immatriculation du véhicule ; Le nom du conducteur et son numéro de téléphone portable ; Ces échanges pourront s effectuer par ou par le biais d une application internet, tel qu il aura été convenu avec l ORGANISATION. A la prise en charge des passagers, le conducteur dispose d'une liste nominative et il procède à une vérification. En cas de discordance, il doit appliquer les consignes prévues par l'organisation Réservations ponctuelles du lot 4 : Taxis - VTC Toute prestation ponctuelle relative au lot 4 fera l objet d une commande émise par l'organisation qui comportera l'ensemble des informations nécessaires à la qualification de la demande de prestation : date, heure et lieu de prise en charge, heure et lieu de destination, éventuellement (selon le type de service) nombre de personnes à transporter catégorie de véhicule souhaitée A la prise en compte de la demande de l'organisation, le futur prestataire lui communique dans le délai fixé à l article : La confirmation de la prise en compte des caractéristiques de la demande prévues à la commande de l ORGANISATION ; Le descriptif du véhicule. Ces échanges pourront s effectuer par téléphone, par , par le biais d une application internet ou d une application mobile sur téléphone, tel qu il aura été convenu avec l ORGANISATION et selon les modalités décrites au Mémoire d Organisation du futur prestataire. 25 P a g e

26 Le futur prestataire visera à réduire autant que possible le temps d attente de l ORGANISATION au cours de ces échanges afin que les services d accueil de l OCDE puissent assurer des transports pour les visiteurs de l Organisation dans les meilleurs délais. 3.3 HORAIRES D'INTERVENTION JOURS ET HEURES OUVRÉS Pour l'exécution des prestations objet de l appel d offres, les jours et heures ouvrés s'entendent de 6h00 à 21h00, du lundi au samedi (hors jours fériés) LE SERVICE DE NAVETTE LOT 1 Les horaires d'exécution de la mission sont définis à l article LES MISSIONS PONCTUELLES LOTS 2 À 4 Les horaires d'exécution des missions ponctuelles sont définis au moment de la réservation effectuée par l'organisation et ils sont susceptibles d'être en dehors des jours et heures ouvrés. Concernant les lots 2 et 3, en cas de mission réalisée sur une plage couvrant des heures ouvrées et des heures non ouvrées, par mesure de simplification, la tranche horaire prise en compte pour le chiffrage de la mission est celle qui est la plus longue. En cas d'égalité de durée, le tarif "heures non ouvrées" est appliqué. 3.4 DÉLAIS D EXÉCUTION DÉLAIS DE RÉSERVATION Les délais de réservation des prestations ponctuelles sont les suivants : Véhicule Toutes catégories du lot n 2 Voitures avec chauffeur Délai de réservation Par l OCDE 4 h Délai maximum du retour de confirmation par le futur prestataire 1 h Toutes catégories du lot n 3 Autocars avec chauffeur 48 h Taxis - VTC 10 minutes 5 minutes Lot n 2 Chauffeur mis à disposition pour 1 à 5 jours 48 h 2 h 26 P a g e

27 12 h Lot n 2 Chauffeur mis à disposition pour 1 à 4 semaines 72 h 24 h Options n 2 et 3 du lot n 1 : Navette de milieu de journée et Navette Muette-Delta-Issy 2 semaines Non applicable Les délais sont indiqués en heures d'horloge. Le délai maximum du retour de confirmation est fixé à partir de l heure de réservation de l Organisation DÉLAI DE PRISE EN CHARGE ET DE DÉPOSE Les exigences en termes de délai de prise en charge et de ponctualité figurent dans le tableau des pénalités de l article 4.3. Le Bureau du Service Client de la Muette devra toujours être prévenu du moindre retard de prise en charge par rapport à l heure prévue, à la minute près et sera informé des retards de dépose à l arrivée après réalisation de la prestation ; les retards seront exprimés en minute. Concernant les prestations relatives au lot n 1, le conducteur doit informer le bureau du Service Client de la Muette des retards éventuels au départ ou à l arrivée de chaque trajet, avant chaque prochain départ ou au cours du trajet si le retard excède 5 mn, à l aide du téléphone équipé d une oreillette si le Code de la Route le permet DÉLAI DE REMPLACEMENT Lorsqu'en cours de mission une panne ou un incident survient sur un véhicule ou un conducteur, le futur prestataire devra assurer la continuité du service dans un délai d'une heure. Pour le lot n 4 Taxis-VTC, le remplacement du véhicule devra être assuré dans les 10 minutes. 3.5 LES VÉHICULES Les véhicules doivent offrir un bon niveau de confort et de sécurité et être équipés d'un système de climatisation (quelle que soit la catégorie) ENTRETIEN PROPRETÉ - CONFORMITÉ Les véhicules doivent être en parfait état général, d'entretien mécanique et de propreté, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur. Les coûts correspondants seront inclus dans les montants forfaitaires et unitaires du futur marché. Ils doivent être en conformité avec la réglementation qui est applicable au type de prestations objet du présent appel d offres. 27 P a g e

28 L'attestation de mise en circulation des véhicules de transport en commun de personnes (TCP) devra être présente dans les autocars mis en œuvre par le futur prestataire et présentée sur demande à l'organisation. Le futur prestataire doit se conformer aux obligations de contrôle des véhicules définis par la réglementation, notamment pour ceux affectés aux transports en commun de personnes. L'âge des véhicules sera limité à: 10 ans pour les autocars ; 7 ans pour les limousines et véhicules 5/8 places ; 5 ans pour les véhicules 1 à 4 places ; Chaque année, avant le renouvellement éventuel du Marché, le futur prestataire communiquera à l'organisation un état de son parc de véhicules tel que mentionné à l article ÉQUIPEMENT DE SÉCURITÉ POUR LES CATÉGORIES 2 ROUES Les équipements de sécurité et de confort seront mis à disposition du passager selon la réglementation en vigueur. Ils comprendront notamment : un casque avec coiffe de protection une veste comportant des protections aux articulations et dans le dos une combinaison imperméable en cas de pluie des gants RESPECT DE L'ENVIRONNEMENT Le futur prestataire mettra en œuvre des véhicules de dernière génération présentant des "performances environnementales" élevées et conformes aux normes en vigueur. Notamment, il privilégiera des solutions type AdBlue pour les autocars et filtres à particules (FAP) pour les véhicules de transport légers. L ORGANISATION encourage le futur prestataire à proposer des véhicules protecteurs de l environnement, tout particulièrement des véhicules électriques ou hybrides, mais aussi les véhicules fonctionnant avec essence plutôt qu avec diesel. Le futur prestataire justifiera la mise en œuvre de procédés écologiques pour le nettoyage des véhicules. Il respectera les dispositions qu'il indique mettre en œuvre pour le traitement des déchets spécifiques des véhicules lors des opérations d'entretien (huiles usagées, etc ). Le futur prestataire s engage à adapter ces types de transport et procédés écologiques sur toute la durée du Marché en fonction des évolutions technologiques de l industrie du transport. Un état sur les nouvelles technologies sera présenté à l ORGANISATION au moins une fois par an lors de la réunion d exploitation, avec le plan de remplacement des véhicules de la flotte du futur prestataire. Les conducteurs du futur prestataire devront adopter une conduite économique, respectueuse de l environnement. 28 P a g e

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