Cahier des charges d achat de formation

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1 Cahier des charges d achat de formation MISE EN CONCURRENCE POUR LA FORMATION : < PRISE DE CONSIGNES EN SERVICE DE REMPLACEMENT AGRICOLE - FORMATION OUVERTE ET A DISTANCE MULTIMODALE> Dans le cadre du Plan de formation mutualisé interentreprises du FAFSEA Région : Rhône alpes CdC_14_0002_2017_Organisation du travail FAFSEA Juin 2016 Page 1

2 Le présent cahier des charges concerne la formation < Prise de consignes en service de remplacement agricole Formation Ouverte et A Distance multimodale> L O P C A F A F S E A 1 CONTEXTE DE LA DEMANDE Le FAFSEA : Fonds national d'assurance formation des salariés des exploitations et entreprises agricoles et activités annexes est un OPCA*/OPACIF** de référence (*Organisme paritaire collecteur agréé/ **Organisme paritaire collecteur agréé pour le Congé individuel de Formation) en matière de formation professionnelle pour les entreprises agricoles et les secteurs connexes entrant dans le champ de son agrément. Pour plus de détail sur le FAFSEA, on se réfèrera à la Charte de Collaboration pour les achats directs de formation du FAFSEA ainsi qu au site internet C o n t e x t e g é n é r a l d e l a d e m a n d e Origines de la demande L expérience montre qu un remplacement qui s est déroulé dans de mauvaises conditions trouve bien souvent son origine dans une mauvaise transmission des consignes entre l exploitant et l agent. La finalité de la prise de consignes est donc d optimiser les missions de remplacement. Les objectifs de cette formation sont multiples : - Améliorer la prestation de l agent : En effectuant une bonne prise de consignes avant de commencer sa mission, l agent peut mieux appréhender le fonctionnement de l exploitation dans son ensemble. Il connait l exploitation, ce qui lui permet de mieux réaliser son travail au quotidien. Il peut ainsi commencer sereinement sa mission de remplacement. - Sécuriser son travail et l exploitation : La prise de consignes bénéficie aussi bien à l agent de remplacement qu à l adhérent. Elle permet de sécuriser son travail car l agent a pu identifier les risques propres à l exploitation. Les accidents du travail sont ainsi minimisés. La passation des consignes permet également de sécuriser et pérenniser l exploitation agricole. L agriculteur est rassuré sur la capacité de l agent à prendre en main son exploitation. Et elle garantit une diminution des accidents matériels voire corporels. - Mettre en confiance l exploitant : Mettre en confiance la personne qu il remplace doit être une des priorités de l agent. D abord parce que s il a gagné sa confiance, l agent réalisera sa mission sereinement. Ensuite car l exploitant laissera son entreprise entre ses mains d autant plus facilement s il est rassuré sur son professionnalisme. - Garantir l image du Service de Remplacement : Les agents de remplacement sont les premiers collaborateurs des Services de Remplacement car ils en sont le vecteur de l image. Effectuer une bonne prise de consignes et démontrer ainsi aux adhérents leur professionnalisme, c est l assurance d une reconnaissance de leur métier et de l image des Services. 2 DISPOSITIF DE FORMATION ET CONDITIONS PARTICULIERES DE CETTE FORMATION Cette formation a plusieurs caractéristiques : - Il s agit d une Formation Ouverte et A Distance (FOAD) multimodale c est-à-dire qu elle est constituée d une partie en présentiel (14h obligatoires) et une partie à distance (de 8 à 14 h en fonction d un positionnement préalable réalisé par le centre de formation. - Service de Remplacement France est propriétaire des sources et de la trame pédagogique. Il y a donc protection des droits d auteur. L annexe technique jointe au présent cahier des charges précise le contenu de la formation. FAFSEA Juin 2016 Page 2

3 1. 1 L e s e n g a g e m e n t s d u c e n t r e d e f o r m a t i o n Les centres de formation qui répondent au présent cahier des charges s engagent à respecter l ensemble des dispositions suivantes : - respecter le programme de formation - accueillir un groupe d apprenants compris entre 7 et 10 personnes. - prendre connaissance de la procédure d organisation de la formation et mettre à la disposition des stagiaires les ressources fournies par SR France. - mettre en place les moyens humains et matériels nécessaires au bon déroulement des phases de formation des stagiaires tant en présentiel qu à distance. - Réaliser les sessions à distance au sein du centre de formation (mise à disposition des ordinateurs du centre ou portables des stagiaires avec connexion assurée). - réaliser le positionnement des stagiaires et définir, en amont de la formation, les modules et donc la durée en FOAD nécessaires au stagiaire en fonction de ses compétences. - assurer l encadrement pédagogique des stagiaires lors des phases de formation à distance. - assurer, sur la plateforme de formation à distance, la résolution des problèmes techniques de niveau 1. Par niveau 1, on entend tout problème technique que le formateur est en capacité de résoudre du fait de ses compétences ou de sa connaissance de la plateforme. Dès lors que le formateur n est plus en capacité, on passe au niveau 2. Transmettre à SR France les demandes de résolution de problèmes techniques de niveau 2, prioritairement par mail à l adresse suivante : foad@servicederemplacement.fr - préparer la situation d évaluation pratique avec le responsable administratif du Service de Remplacement et un chef d exploitation adhérent (mise en place d une visite de prise de consignes chez un adhérent). - remettre à chaque stagiaire, à la fin de la formation, la clé USB et la fiche mémo fournis par SR France. - transmettre au service règlement du FAFSEA et à SR France, à l issue de la session de formation, la copie des feuilles d émargement des deux jours au centre de formation, les documents de suivi du travail à distance, les enquêtes de satisfaction, les documents de l évaluation finale (test écrit, grilles de correction, prise de notes de l évaluation pratique, attestation de suivi de la formation et toutes les informations nécessaires au suivi de la formation. - Transmettre au SR employeur les attestations de suivi du travail à distance et les documents de l évaluation finale L e s r e l a t i o n s f i n a n c i è r e s a v e c S R F r a n c e En parallèle au contrat de prestations de service que le centre retenu signera avec le FAFSEA, le centre de formation signe une convention avec le SR France dans laquelle il s engage à lui verser 750 TTC par groupe. En contrepartie, SR France met à la disposition du centre de formation les ressources nécessaires au bon déroulement de la formation. Ces ressources comprennent notamment : l accès à l espace "SR France" de la plateforme de formation à distance, les documents en ligne, les grilles d évaluation finale, les documents et contenus du module d accueil, les déroulés et procédures des journées en présentiel, le guide d utilisation de la plate-forme, les clés USB, les fiches memo. SR France assure également l accompagnement nécessaire au bon déroulement pédagogique et technique de la formation, à savoir qu il : - gère l inscription sur la plateforme de formation à distance du/des formateur(s) assurant l action de formation, des stagiaires et du/des collaborateur(s) administratif(s) du/des Service(s) de Remplacement concerné(s). - crée un compte identifiant et un mot de passe personnel pour chaque personne (formateurs, stagiaires, collaborateurs administratifs) lui permettant d accéder à la plateforme de formation à distance avec les autorisations propres à son profil. Le compte identifiant et le mot de passe sont valides 8 jours ouvrés avant la date de démarrage de la session et jusqu à 45 jours après cette date. FAFSEA Juin 2016 Page 3

4 - gère sur la plateforme de formation à distance les problèmes techniques de niveau 2. Les demandes de résolution de problèmes techniques de niveau 2 doivent être transmises prioritairement par mail à l adresse suivante : foad@servicederemplacement.fr. - transmet au Centre de formation, avant le démarrage de l action de formation, une clé USB (contenant les documents relatifs à chaque séquence du module), une fiche mémo par stagiaire à remettre à la fin de la formation ainsi que la liste des mots de passe des apprenants. Le centre de formation devra également rémunérer sous forme de vacation : - Le collaborateur administratif du Service de Remplacement chargé de présenter l association durant la première journée de formation. - L agriculteur adhérent participant à l évaluation pratique L a c l a u s e r e s t r i c t i v e d u t i l i s a t i o n d e s r e s s o u r c e s d e l a f o r m a t i o n L utilisation des ressources de formation mises à disposition par Service de Remplacement France (clé USB, documents en ligne, grilles d évaluation, documents papiers), dans le cadre de la présente convention, sera limitée au groupe concerné par la présente convention. - Le centre de formation et le Service de Remplacement ne pourront réutiliser ces ressources dans aucun autre cas sans en avoir obtenu l autorisation préalable. - Le non-respect de cette clause restrictive pourrait entraîner des poursuites, les ressources et le dispositif d accompagnement étant propriétés de Service de Remplacement France 3 CLAUSES DE COLLABORATION ET PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT DE LA COLLABORATION ENTRE LE FAFSEA ET LES PRESTATAIRES DE FORMATION Dans le cadre de l achat direct de formation par le FAFSEA, objet du présent cahier des charges pour la mise en concurrence des prestataires, le ou les prestataire(s) de formation s engagent à respecter les clauses de collaboration et les principes de fonctionnement décrits dans la Charte de collaboration 1 pour les achats directs de formation du FAFSEA, notamment pour ce qui concerne : - Le fonctionnement du FAFSEA et ses modalités de consultation des prestataires de formation ; - Le processus administratif propre au Plan Mutualisé Interentreprises ; - Les conditions financières d achat des prestations de formation. 4 FORME ATTENDUE DE LA REPONSE AU CAHIER DES CHARGES Les propositions des prestataires de formation présenteront plus particulièrement les éléments suivants : - La reformulation de la demande et des enjeux perçus - La connaissance spécifique du secteur et/ou du sujet à traiter, notamment au travers des références du prestataire de formation et des intervenants prévus (CV) ; - Les différents éléments relatifs au public visé par l action ; - Les moyens de communication prévus pour le recrutement des stagiaires ; - Le projet de formation proposé, les modalités pédagogiques ainsi que le dispositif d évaluation prévu ; - Les conditions d organisation de la formation, y compris son accessibilité ; - Les éléments complémentaires que le prestataire juge utiles pour la compréhension de sa proposition de formation. Les réponses respecteront le cadre proposé en annexe, auxquelles seront jointes les «Fiche action» et «Fiche Organisme» téléchargeables sur le site web du FAFSEA, à remplir au format Word : La charte de collaboration pour les achats directs de formation du FAFSEA est téléchargeable sur le site Espaces Partenaires > Organismes de formation. FAFSEA Juin 2016 Page 4

5 Les offres en réseau ou la sous-traitance peuvent être possibles mais doivent être précisées dans la réponse, en distinguant les coordonnées du porteur du projet de celles des autres intervenants. 5 DIMENSIONS DU MARCHE Le présent marché est constitué d une action de formation. Il sera attribué à un seul prestataire de formation (mono attributaire) Le FAFSEA informe les prestataires que le marché objet du présent cahier des charges est annuel, sur l année Sur décision expresse du FAFSEA il peut être reconduit pour une année, à prix fixe. Les éventuelles volumétries renseignées dans les annexes techniques n ont qu une valeur indicative et ne sauraient engager le FAFSEA. Le FAFSEA n est pas engagé en termes de volume d affaires ni de règlement de frais en dehors des actions qui seront effectivement mises en œuvre à la survenance du besoin, contractualisées dans le contrat de prestation de services. 6 SELECTION DES OFFRES Pour le présent marché, les critères appliqués pour la sélection des réponses sont les suivants : - Qualité et expériences : connaissance du contexte socioprofessionnel, du sujet à traiter, références de l organisme prestataire et des intervenants ; - Démarche pédagogique : méthodes et moyens adaptés au(x) public(s) cible(s) et à l action envisagée, aux exigences du type de formation demandé ainsi qu aux objectifs professionnels visés ; - Dispositif d évaluation prévu : pré-requis, positionnement, évaluation en cours de formation, mesure des acquis ; - Capacité de mobilisation : moyens de communication mobilisés pour le recrutement des stagiaires et moyens mis en œuvre pour la gestion administrative des dossiers de la formation ; - Coût d intervention défini par le dispositif et non modifiable : pour un groupe de 7 stagiaires pour un groupe de 8 stagiaires pour un groupe de 9 stagiaires pour un groupe de 10 stagiaires / en sus des 750 par groupe à verser au SR France - Couverture géographique Dans le cas des marchés mono-attributaires : le FAFSEA se réserve la possibilité de négocier sur l ensemble des critères avec les 2 premiers prestataires retenus à l issue de la sélection. 7 CONDITIONS DE RECEPTION DES OFFRES Le dossier de réponse est à adresser à : Adresse de la délégation régionale du FAFSEA : Agrapôle 23, rue Jean Baldassini LYON Cedex 07 Adresse ao-raa@fafsea.com Réponse attendue pour le 10/09/2016 au plus tard, à 17 heures. La décision d attribution du FAFSEA interviendra au plus tard le 01/10/2016. FAFSEA Juin 2016 Page 5

6 LISTE DES PIECES A FOURNIR PAR LE PRESTATAIRE DE FORMATION 1- Le récapitulatif des offres du prestataire (modèle ci-après en format Word) 2- Le cadre de réponse, comportant le coût de la formation (point 7) et l engagement signé du prestataire (point 10) 3- Fiche organisme au format word 4- La ou les fiches action au format word 5- Les CV des intervenants (modèle proposé en annexe du cadre de réponse) 6- Le programme de formation 7- Habilitations et/ou agréments 8- Descriptif des moyens techniques mobilisés pour l action 9- Récapitulatif des intervenants et des sessions / séquences formation assurées par leurs soins RECAPITULATIF DES OFFRES Identification du prestataire de formation : Le prestataire :.. Numéro de SIRET : Propose au FAFSEA l ensemble des prestations de formation suivantes : Index de la consultation (référence FAFSEA = CdC_19_0008_2017_Organisation du travail) Titre des actions de formation objets de l offre Cadre réservé au FAFSEA Date :../../2016 FAFSEA Juin 2016 Page 6