ORGANISATION D UN EVENEMENTIEL «NOËL 2013»

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1 Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN Tél : Fax : contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr MARCHE PUBLIC ORGANISATION D UN EVENEMENTIEL «NOËL 2013» Consultation 2013 REGLEMENT DE CONSULTATION 1

2 Article I. Identification du pouvoir adjudicateur Nom et adresse officiels : Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN Tél : Fax : contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr Article II. Conditions de participation Date limite de réception des plis : Mercredi 15mai 2013, à 12h00 Délai minimum de validité des offres : 90 jours à compter de la date limite de réception des plis Les candidats sont tenus de produire les documents suivants : - Acte d engagement, dûment complété et signé - NOTI2 Etat annuel des certificats reçus - Devis détaillé des différents concepts proposés - Liste des références similaires sur les 3 dernières années - Mémoire technique détaillant les moyens humains et matériels mis en œuvre - Extrait d inscription au RCS (K ou Kbis), si auto-entrepreneur, accusé de réception INSEE, et pour les professions libérales tout justificatif officiel d activité professionnelle - Pouvoir de la personne habilitée à engager le candidat - Attestation d assurance Les documents devront être rédigés en langue française, et devront être des documents originaux ou certifiés conformes. Les soumissionnaires sont invités à s assurer que leur dossier est complet, car il ne sera pris en considération qu à la condition formelle que les attestations visées à l article 45 du Code des Marchés Publics aient été produites avant les dates et heures limites de réception des candidatures. En application de l article 46 du Code des Marchés Publics, si le candidat ne peut fournir de certificats émanant des administrations attestant de la souscription et du paiement des impôts et charges sociales dues, il peut produire une attestation sur l honneur dûment datée et signée. Dans l hypothèse où l offre du candidat serait sur le point d être retenue, ce dernier disposera d un délai maximum de 7 jours francs à compter de la réception de la demande par fax du pouvoir adjudicateur pour produire ces attestations officielles. Les entreprises nouvellement créées, dans l impossibilité de fournir les attestations et documents demandés, doivent impérativement joindre le récépissé certifié conforme du dépôt de déclaration auprès du centre de formalités des entreprises correspondant. Article III. Objet du marché Objet : Organisation d un évènementiel «Noël 2013» N de référence : consultation 2013 Type de marché : Services 2

3 Article IV. Caractéristiques principales Le dossier est à retirer sur ou Le dossier est à retourner : - soit par courrier en Lettre Recommandée avec Accusé Réception à l adresse suivante : Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN avec les mentions : «NE PAS OUVRIR» «Marché public Organisation d un évènementiel : Noël 2013» - soit à la Mairie au service du Secrétariat Général (2 ème étage), contre récépissé. Variantes autorisées : non Prestations divisées en lots : non Durée du marché : 4 mois, à compter de la notification du marché Article V. Critères d attribution La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux du Code des Marchés Publics. L offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction : Des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération - Créativité du concept, technicité du projet : 40 % (animation, organisation et installation : 25 %, communication : 15 %) - Prix : 25 % - Références et capacités juridiques : 35 % Article VI. Modalités de négociation Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d une éventuelle négociation, à sa libre appréciation. Elle s effectuera avec les 3 premiers candidats issus de l analyse des offres, en application des critères d attribution détaillés à l article 5 du présent règlement de la consultation. L ensemble des points sera négociable, dans le respect des stipulations du Code des Marchés Publics. Le jugement et le classement des offres, après négociation, se feront avec les mêmes critères d attribution que ceux énoncés à l article 5 du présent règlement de consultation. Dans tous les cas, la négociation est soumise à la règle de transparence et d'égalité de traitement entre les candidats. Article VII. Modifications du Dossier de Consultation Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d apporter des modifications de détails au dossier de consultation. Celles-ci doivent être communiquées au plus tard 10 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié. 3

4 Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN Tél : Fax : contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr MARCHE PUBLIC ORGANISATION D UN EVENEMENTIEL «NOËL 2013» Consultation 2013 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES CANDIDAT Dénomination exacte Adresse Tel. Fax Mail 4

5 INFORMATIONS Pouvoir adjudicateur : Jean-Claude BOUDET, Maire Références du marché : consultation 2013 Objet : Organisation d un évènementiel «Noël 2013» Caractéristique du marché - Nature : Services - Durée : Jusqu à la fin de l évènement - Lot(s) : 0 - Tranche(s) : 0 - Proposition(s) complémentaire(s) : 2 - Variante(s) : Non autorisée Type de procédure : Marché à procédure adaptée, selon art. 28 du CMP Composition du DCE : RC / AE / CCP Dématérialisation du DCE : - Adresse où faire parvenir les offres : contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr - Formats acceptés :.pdf Comptable assignataire : Trésorerie des vallées du Tarn et du Girou 41 avenue de Castelnau Montastruc-la-Conseillère Tel : Imputation budgétaire : Article 6228 Renseignements Administratifs : Renseignements Techniques : M. Florent DUGAIN Chargé de Mission Tel : M. Didier DOUGNAC ou M. Madjil HEDJAL Tél. :

6 SOMMAIRE Article I. Objet... 7 Article II. Pièces constitutives... 7 Section 2.01 Pièces particulières... 7 Section 2.02 Pièces générales... 7 Article III. Durée du marché et reconduction... 7 Section 3.01 Durée du marché... 7 Section 3.02 Modalités de reconduction... 7 Article IV. Exécution des prestations... 7 Section 4.01 Descriptions des prestations... 7 Section 4.02 Délai d exécution... 9 Section 4.03 Suivi de l exécution du marché... 9 Section 4.04 Proposition complémentaire... 9 Article V. Modalités de paiement... 9 Section 5.01 Contenu des prix... 9 Section 5.02 Révision/actualisation des prix... 9 Section 5.03 Modalités de règlement Section 5.04 Avance forfaitaire Article VI. Sous-traitance Article VII. Retenue de garantie Article VIII. Pénalités Article IX. Résiliation Article X. Dérogations au CCAG Article XI. Visa du candidat

7 Article VIII. Objet La présente consultation concerne la définition du concept, l organisation et l animation d un événementiel autour de «Noël 2013», sur la commune de Villemur sur Tarn (Place Charles Ourgaut). Article IX. Pièces constitutives Section 9.01 Pièces particulières Sont contractuelles, par ordre de priorité : 1. L Acte d Engagement et ses éventuelles annexes, dans la version résultant des dernières modifications éventuelles, opérées par avenant 2. Le présent CCP et ses éventuelles annexes, dûment signé par le candidat 3. L offre technique et financière du titulaire Section 9.02 Pièces générales Les documents applicables sont ceux en vigueur à la date de signature du présent marché. Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Fournitures Courantes et Services (CCAG-FCS) approuvé par le décret n du 27 mai 1977 modifié. Les normes françaises homologuées ou autres normes reconnues équivalentes se rapportant à l objet du marché. Tous codes, règlements et normes se rapportant aux prestations objets du marché. Les documents généraux précédemment visés sont réputés connus des parties et ne sont pas joints matériellement aux pièces du marché. Article X. Durée du marché et reconduction Section Durée du marché Le présent marché est prévu pour une durée d environ 4 mois. La prestation débutera dès notification du marché au titulaire et prendra fin à l issue du démontage après que l évènement soit terminé. Section Sans objet. Article XI. Modalités de reconduction Exécution des prestations Section Descriptions des prestations La Commune de Villemur-sur-Tarn souhaite mettre en place un événementiel de fin d année, sur la Place Charles Ourgaut, sur une période définie, du 5 décembre au 11 décembre La Communes de Villemur-sur-Tarn validera avec le titulaire le choix de chaque intervenant, notamment lors des réunions de cadrage. L enveloppe budgétaire allouée à ce projet est estimée à un maximum de ,00 HT. 7

8 Définition d un concept Chaque candidat pourra proposer jusqu à 3 concepts d événementiel différents en termes de créativité chacun d entre-eux devra intégrer une patinoire. Il devra s assurer que pour chacun des concepts, il dispose des moyens techniques et humains nécessaires à son bon déroulement. Définition et proposition du projet global, autour d une thématique cadre créative et d une patinoire: Recherche d une thématique créative, d un concept général et original pour l organisation de la manifestation qui devra intégrer une patinoire Recherche des prestataires techniques permettant l installation et l aménagement du site, en lien avec la thématique proposée : sonorisation, illuminations, fournisseurs de structures Montage d un programme d animations et recherche des prestataires Définition d un plan de merchandising Etablissement des stratégies de commercialisation Elaboration d une stratégie et d un plan de communication Dans l hypothèse d un concept de «marché de Noël avec commerçants», le titulaire devra procéder à la recherche d exposants et notamment : L établissement des conditions d accès : obligations, tarifs, modalités, guide La définition de la stratégie de recherche et des moyens utilisés ; recrutement d exposants : commerçants, associations, artistes Il devra par ailleurs mettre à disposition les structures destinées à l accueil des exposants et s assurer que celles-ci soient équipées de manière optimale, dans le respect de toutes les normes de sécurité et d accessibilité en vigueur. Organisation et animation Le titulaire sera le seul interlocuteur direct de la mairie de Villemur-sur-Tarn pendant l organisation et le déroulement de l événementiel. Il sera notamment chargé de : La coordination des divers intervenants - Accueil et coordination de tous les prestataires techniques : - illuminations, fournisseurs de structures, sonorisation, - Accueil et contrôle de tous les exposants - Accueil et suivi de tous les prestataires - Accueil et accompagnement de tous les partenaires La gestion quotidienne de l évènement - Exposants : respect du site et des locaux mis à disposition, problèmes - techniques et administratifs - Animation : accueil et accompagnement des artistes - Divers : gestion de litiges, contacts techniques La mairie de Villemur-sur-Tarn veillera à accomplir l ensemble des formalités administratives nécessaires à la mise à disposition de la place Charles Ourgaut, et des interventions techniques permettant l alimentation du site en électricité et eau potable. Si nécessaire, le titulaire devra convenir avec la mairie de Villemur-sur-Tarn, des modalités de mise à disposition de locaux, notamment pour l accueil des artistes et prestataires chargés des animations. 8

9 Section Délai d exécution Le choix définitif de l ensemble des prestataires annexes par le titulaire et leur validation par la mairie de Villemur-sur-Tarn devra intervenir avant le 15 novembre Passé cette date, il sera fait application des pénalités de retard énoncées à l art. 8 du présent document. Section Suivi de l exécution du marché Un minimum de 5 réunions, à la mairie de Villemur-sur-Tarn, est imposé : - 4 réunions de suivi de la prestation - 1 réunion de synthèse, afin de faire le bilan de l évènement Le titulaire prendra en charge l organisation des réunions. Des comptes-rendus de ces réunions seront réalisés par le titulaire, qui devra en transmettre un exemplaire par voie électronique au Directeur Général des Services de la mairie de Villemur-sur-Tarn (contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr). Au terme de la manifestation, le titulaire devra rédiger et communiquer à la mairie de Villemur-sur- Tarn, un rapport détaillé récapitulant l ensemble des actions menées et présentant la synthèse financière de l évènement. Section Proposition complémentaire Dans le cadre du programme d animations, le titulaire pourra également proposer d organiser des actions en dehors de la place Charles Ourgaut. Toutefois, celles-ci devront rester concentrées dans le centre historique de Villemur-sur-Tarn. Le titulaire devra par ailleurs s assurer que les sites proposés soient disponibles et en capacité de recevoir du public (capacité technique, sécurité, accessibilité, ). Dans ce cadre, le titulaire veillera à privilégier les artistes ou les prestataires locaux. Article XII. Modalités de paiement Section Contenu des prix Sauf stipulation contraire, tous les prix mentionnés dans le marché sont soumis à TVA. Ils sont présentés en Euros ( ). Conformément à l art du CCAG-FCS, ils sont également réputés comprendre toutes les charges fiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations. Les prix indiqués à l acte d engagement sont réputés établis sur la base des conditions économiques du mois précédant la date limite de réception des offres. Toute prestation sera rémunérée sur la base des indications figurant à l acte d engagement. Les prix seront considérés comme fermes. Section Sans objet. Révision/actualisation des prix 9

10 Section Modalités de règlement Le paiement des prestations se fera sur présentation d une facture au pouvoir adjudicateur. - Nom et adresse de la société - N SIRET ou d identification professionnelle - RIB complet (sur la facture et non sur papier volant) - Montant et taux de la TVA - Référence du marché (n et objet) - Toute facture manuscrite devra revêtir la formule «certifiée sincère et véritable la présente facture arrêtée à le somme de (en toutes lettres)», suivi du nom et de la qualité du signataire Les factures sont libellées comme suit : Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN Tél : Fax : Conformément à l art. 98 du Code des Marchés Publics, le délai global de paiement est fixé à 30 jours à compter de la date de réception de la facture par le pouvoir adjudicateur. Toute facture à modifier après vérification par le pouvoir adjudicateur sera retournée au titulaire. Le règlement sera subordonné à la présentation d une nouvelle facture. Section Avance forfaitaire Si le montant initial du marché en prix de base est au moins égal au seuil fixé par l art. 87 du Code des Marchés Publics, une avance forfaitaire est versée au titulaire, sauf indication contraire dans l acte d engagement. Le titulaire pourra en tout état de cause renoncer au bénéfice de l avance forfaitaire et l indiquera dans l acte d engagement. Article XIII. Sous-traitance Le titulaire peut sous-traiter certaines parties du marché dans le respect des dispositions législatives et règlementaires en vigueur. Tout intervenant présent sur le site à la demande du titulaire devra préalablement avoir été accepté par le pouvoir adjudicateur et ses conditions de paiement agréées conformément à l art. 3.6 du CCAG- FCS et aux art. 112 à 115 du Code des Marchés Publics. L acceptation des sous-traitants dans leur secteur d intervention est subordonnée à la fourniture des justifications fixées à l art. 114 du Code des Marchés Publics. En particulier, il est précisé que la justification des capacités techniques et financières du sous-traitant et les références pour des travaux équivalents aux travaux sous-traités, seront systématiquement fournis pour chaque sous-traitant. Ces éléments incluront les agréments nécessaires à la réalisation des prestations. 10

11 Article XIV. Sans objet. Retenue de garantie Article XV. Pénalités Par dérogation à l art du CCAG-FCS, à compter du lendemain du jour où le délai contractuel d exécution des prestations est expiré (soit le 7 décembre 2012), le titulaire encourt sans mise en demeure préalable, une pénalité de 200 HT par jour calendaire de retard. Article XVI. Résiliation Il sera fait application du chapitre 6 du CCAG-FCS. Article XVII. Dérogations au CCAG Liste récapitulative des articles du CCAG-FCS auxquels il est dérogé : Articles du présent CCP : Art. 7 Articles du CCAG auxquels il est dérogé : Art Article XVIII. Visa du candidat Je soussigné, (nom et qualité du signataire)., certifie avoir lu et approuvé, dans son intégralité, le présent Cahier des Clauses Particulières. (Cachet et signature d une personne ayant pouvoir d engager l entreprise) 11

12 Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN Tél : Fax : contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr MARCHE PUBLIC ORGANISATION D UN EVENEMENTIEL «NOËL 2013» Consultation 2013 ACTE D ENGAGEMENT CANDIDAT Dénomination exacte Adresse Tel. Fax Mail 12

13 SOMMAIRE Article I. Objet de la consultation Article II. Durée du contrat Section 2.01 Identification et engagement du candidat Section 2.02 Répartition des prestations (en cas de groupement conjoint) Section 2.03 Comptes à créditer Section 2.04 Avance (art 87 du Codes des Marchés Publics) Section 2.05 Durée d exécution du marché public Section 2.06 Délai de validité de l offre Article III. Signature de l offre par le candidat Article IV. Décision du pouvoir adjudicateur

14 INFORMATIONS Pouvoir adjudicateur : Signataire : Jean-Claude BOUDET, Maire Mairie de VILLEMUR-SUR-TARN Place Charles OURGAUT VILLEMUR-SUR-TARN Tél : Fax : contact@mairie-villemur-sur-tarn.fr Personne habilitée à donner les renseignements prévus à l art.109 du CMP : M. Florent DUGAIN - Chargé de Mission Tel : ou f.dugain@mairie-villemur-sur-tarn.fr Références du marché : N Objet : Organisation d un évènementiel «Noël 2013» Caractéristique du marché - Nature : Services - Durée : de la notification au démontage - Lot(s) : 0 - Tranche(s) : 0 - Proposition(s) complémentaire(s) : 2 maximum - Variante(s) : Non autorisée Comptable assignataire : Trésorerie des vallées du Tarn et du Girou 41 avenue de Castelnau Montastruc-la-Conseillère Tel : Imputation budgétaire : Article

15 Article XIX. Objet de la consultation Objet de la consultation : Organisation d un évènementiel «Noël 2013» Article XX. Durée du contrat Section Identification et engagement du candidat Après avoir pris connaissance des pièces constitutives du marché public et conformément à leurs clauses et stipulations, Le signataire S engage, sur la base de son offre et pour son propre compte Engage la société., sur la base de son offre L ensemble des membres du groupement s engagent, sur la base de l offre du groupement à livrer les fournitures demandées ou exécuter les prestations demandées (CHOISIR) : Aux prix indiqués ci-dessous Montant de la TVA.. % Montant Hors Taxes arrêté : Montant TTC arrêté : En chiffres :. En chiffres :. En lettres :.. 15

16 Section Répartition des prestations (en cas de groupement conjoint) Désignation des membres du groupement conjoint Prestations exécutées par les membres du groupement conjoint Nature de la prestation Montant HT de la prestation Section Comptes à créditer Nom de l établissement bancaire : Numéro de compte :.. (Joindre un ou des relevés d identité bancaire ou postale) Section Avance (art 87 du Codes des Marchés Publics) Je renonce au bénéfice de l avance : Non Oui Section Durée d exécution du marché public La durée d exécution du marché public est de 7 mois, à compter de : La date de notification du marché public La date de notification de l ordre de service ou du 1er bon de commande La date de début d exécution prévue par le marché lorsqu elle est postérieure à la date de notification 16

17 Section Délai de validité de l offre Le présent engagement me lie pour le délai de validité des offres indiqué dans le règlement de la consultation, la lettre de consultation ou l avis d appel public à la concurrence. Article XXI. Signature de l offre par le candidat Nom, Prénom et qualité du signataire* Lieu et date de signature Signature * le signataire doit avoir le pouvoir d engager la personne qu il représente 17

18 Article XXII. Décision du pouvoir adjudicateur La présente offre est acceptée, pour valoir acte d engagement, au(x) prix indiqué(s) ci-dessous dans le(s) Bordereau(x) de Prix Unitaires ci-joint (CHOISIR) : Montant HT :. Taux de la TVA :.. Montant TTC :... Montant TTC arrêté en lettres à :. Cet acte d engagement correspond à : L offre de base pour le(s) lot(s) :. La proposition complémentaire pour le(s) lot(s) :. La variante, pour le(s) lot(s) : Le présent acte d engagement est complété des annexes suivantes : Annexe n., relative à la présentation d un sous-traitant (DC4) Annexe n., relative aux demandes de précisions ou de complément sur la teneur de l offre (OUV6) Autre annexe (à préciser) :..... A Villemur sur Tarn, le Le Maire, Jean-Claude BOUDET 18

19 NOTIFICATION DU MARCHE La notification transforme le projet en marché et le candidat en titulaire. Elle consiste en la remise d une copie conforme du marché et de ses annexes au titulaire. En cas de remise en main propre contre récépissé Reçu à titre de notification une copie du présent marché, A Villemur-sur-Tarn, le Signature du titulaire En cas d envoi par Lettre Recommandée avec Avis de Réception Coller dans ce cadre l Avis de Réception postal, daté et signé du titulaire 19