Livre blanc pour l éducation. dans le Cloud pour l'enseignement

Transcription

1 Livre blanc pour l éducation Systèmes CRM dans le Cloud pour l'enseignement

2 Dans notre société, l'école est une institution bien établie, reconnue comme étant à la base du transfert de connaissances. Si le concept d'école fondé sur la relation maître-élèves a peu changé au cours de ces dernières décennies, tout ce qui l entoure a bel et bien évolué! Acquérir des connaissances ne passe plus par un vecteur unique et les étudiants ne sont plus réduits à un seul choix. Le marché regorge d'offres aussi diverses que les intérêts des étudiants eux-mêmes. Les écoles sont en concurrence face aux étudiants potentiels, de même que n'importe quelle entreprise face à ses clients potentiels. Au même titre qu une entreprise classique, le secteur de l'enseignement doit rester dans la course et exploiter les révolutions technologiques de ces dernières années ainsi que les opportunités correspondantes.

3 Comment votre institution gère-t-elle le changement? Comment votre établissement gère-t-il ces changements, notamment avec la disponibilité constante de l'information sur ordinateurs, smartphones et tablettes? Communiquez-vous et collectez-vous des informations à l'aide de tous les canaux disponibles et plus important encore, utilisez-vous les canaux adéquats? Faites-vous face aux défis liés à la concurrence et à la surinformation en ligne? Avez-vous abandonné le papier pour profiter des possibilités du numérique pour vos activités administratives, marketing et collaboratives? Choisir les bons outils L'objectif de ce livre blanc est de vous expliquer comment s assurer de ne laisser passer aucune des possibilités offertes par les systèmes CRM et comment répondre aux exigences de l environnement actuel. Avec les outils adéquats, vous serez en mesure de simplifier tous vos processus et d'abandonner le papier au profit de l'efficacité en un instant. Du recrutement à la fidélisation, en passant par l'admission et l'inscription, vous pourrez collecter, pour chaque contact, toutes ses informations et toutes les actions de son cycle de vie et ce, dans un emplacement unique. Si vous utilisez toujours des feuilles de calcul Excel et du papier, l'installation d'un système CRM basé dans le Cloud vous semblera comme un bond en avant. 100% Cloud Computing et 100% Salesforce Puisque nous sommes une société exclusivement Cloud et partenaire Salesforce (Platinum), au bénéfice d expérience d'implémentation de Salesforce dans plus de 40 établissements scolaires, nous souhaitons vous présenter quelques exemples illustrant la manière dont la solution CRM Salesforce facilitera avec certitude votre travail au quotidien dans le domaine de l'éducation.

4 Simplification de l administration avec Salesforce Activités et tâches quotidiennes : comment améliorer votre journée de travail Si vous travaillez au sein des services administratifs d'un établissement scolaire, vos tâches quotidiennes comprennent sans doute beaucoup de «paperasses». Prenons quelques exemples pour voir comment vous pouvez gagner en temps et en productivité grâce à Salesforce. Une de vos tâches courantes peut consister à obtenir une vue d'ensemble des inscriptions, avec le pourcentage d'inscriptions payées et en attente, et à les communiquer à votre chef sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Dans ce cas, vous devez vérifier le nombre d'inscriptions manquantes pour s assurer qu'un cours aura bien lieu. La préparation des prévisions nécessaires pour cela peut représenter plusieurs heures de travail chaque semaine. Avec un outil CRM, vous disposez de toutes les informations au même endroit. Il vous suffit de simplement consulter votre tableau de bord pour obtenir en un instant toutes les réponses à vos questions. Et si vous souhaitez étayer vos chiffres, vous pouvez même transmettre une capture d'écran à votre supérieur hiérarchique. Pour convaincre certains contacts enregistrés de franchir la dernière étape d'inscription en payant le cours, vous souhaiterez certainement envoyer des informations à ces élèves potentiels. Peut-être préparez-vous toujours des courriers postaux, l'un après l'autre, en mettant sous enveloppe les brochures spécialement imprimées et conçues pour présenter les divers cours que vous proposez. Au lieu de consacrer du temps à cela (sans parler du travail et des coûts administratifs inhérents à l approvisionnement de telles brochures), votre CRM vous aidera à envoyer en un instant des mailings ciblés, comprenant les pièces jointes correspondantes, à tous les destinataires souhaités (avec la possibilité de filtrer par groupe cible). Pour être sûr d'envoyer des informations pertinentes, vous devez en savoir le plus possible sur vos prospects. En plus de regrouper toutes les informations et toutes les actions entreprises ou planifiées dans un même emplacement, Salesforce vous permet d'inclure les informations des réseaux sociaux dans votre système de données. Avec ce type de gestion des contacts, vous êtes en mesure d'envoyer à vos clients potentiels les informations les plus ciblées qui soient et d'améliorer ainsi votre taux de conversion.

5 Amélioration de la collaboration interne et externe Dans un établissement, le service administratif (de même que n'importe quel autre au sein de l'institution) doit pouvoir suivre les contacts, les relations en dehors de l'entreprise et les nouvelles pistes de vente. Il s'agit là d'une activité stratégique. Vous serez en mesure de créer de la valeur ajoutée en utilisant les technologies numériques pour gérer votre administration et ce, aussi bien en ce qui concerne le recrutement que l enseignement ou encore la mise en contact de vos différents interlocuteurs entre eux. Avec les données disponibles via votre système CRM, vous pourrez construire et offrir une vaste plateforme de communication et d'information, avec une nouveauté : toutes les parties prenantes peuvent communiquer et entrer en contact les unes avec les autres sans que vous n ayez à être au centre du processus ce qui peut constituer aujourd hui un goulot d'étranglement au niveau de la conversion. Prenons encore quelques exemples pour voir concrètement comment le système CRM de Salesforce peut permettre à votre équipe de travailler plus efficacement. Les résultats prévisionnels que nous avons évoqués plus haut comprennent des chiffres qui ne sont pas uniquement importants pour vous et votre supérieur hiérarchique, mais également pour d autres personnes. Au lieu d'envoyer plusieurs messages électroniques, vous pouvez utiliser Chatter, l'outil Salesforce de collaboration interne à l'entreprise. Par exemple, vous pouvez facilement mettre en place un groupe dédié aux prévisions financières, y inviter les personnes auxquelles vous devez communiquer l'information de manière régulière et poster les derniers chiffres dans ce groupe. En fait, vous pouvez publier et partager tout type de contenu à l aide de Chatter et utiliser les options de publication pour communiquer et collaborer. Vous disposerez de toutes les informations relatives à un sujet, centralisées dans un même emplacement et votre boîte de réception vous dira merci. Et pour couronner le tout : vous avez accès à toutes ces fonctions, non seulement via le navigateur de votre ordinateur, mais vous pouvez également consulter et utiliser Salesforce sur tous vos appareils mobiles.

6 Amélioration de la collaboration interne et externe Outre la collaboration au sein de l'entreprise, Salesforce vous permet de rester en contact avec toutes vos interlocuteurs de diverses façons. Nous pensons que, pour une école, le meilleur moyen d'atteindre cet objectif consisterait à créer un portail (à l'instar de notre client, l'université de sciences appliquées de Fresenius) afin de combiner tous les besoins et toutes les fonctionnalités en les rendant accessibles à tous. Par exemple, au lieu de devoir trouver des méthodes intelligentes, limitant le nombre d'appels téléphoniques et de courriers électroniques, afin de mettre en relation les étudiants et les entreprises offrant des stages, vous pourrez simplement leur demander de saisir les informations les concernant, puis de rechercher en ligne ce dont ils ont besoin. Vous aurez également la possibilité d'informer les anciens élèves des réunions, des nouveaux cours complémentaires ou toute autre nouvelle via ce portail (nous aborderons la question des messages marketing un peu plus loin). Les étudiants pourront chercher un directeur de mémoire sur votre portail ou trouver des travaux de master récents. Des conseils aux étudiants ainsi que des informations sur les contacts internationaux peuvent également être fournis via le portail. Les gains de temps sont immenses et au lieu de vous efforcer à mettre en relation tous vos contacts, du mieux que vous le pouvez, vous pouvez créer un environnement de grande valeur pour toutes vos connexions. Et de votre côté, vous pouvez enfin vous concentrer sur l'acquisition de nouveaux clients potentiels! Épargnez votre temps avec Salesforce toutes les informations essentielles sont centralisées et la priorité est mise sur la génération de pistes!

7 Pourquoi se doter d un partenaire Salesforce? Que vous choisissiez de créer un portail personnalisé, ou de commencer par des fonctionnalités CRM plus basiques, Salesforce vous offre une immense flexibilité. Vous pouvez démarrer immédiatement avec les fonctions de base ou décider d'opter pour les vastes possibilités de personnalisation et d'intégration. Quel que soit votre choix, entre une sélection de fonctions Salesforce pertinentes pour votre établissement ou le développement d'une toute nouvelle approche stratégique de votre activité, trouver un partenaire pour vous guider tout au long du processus vous permettra d'économiser des ressources financières et un temps précieux. Même les entreprises de petite taille nous confient que l'investissement dédié aux conseils d'un partenaire leur est utile. Le temps gagné en optant dès le premier jour pour les bonnes solutions et les fonctionnalités adéquates est un élément essentiel pour atteindre les objectifs visés. La présentation approfondie des processus choisis dans Salesforce entraîne une meilleure adoption de la solution par les utilisateurs et de ce fait, un retour sur investissement plus rapide.

8 Marketing : des informations ciblées Pour quiconque dans votre école s'occupant des activités de marketing, l'un des principaux arguments en faveur de Salesforce réside probablement dans les fonctionnalités marketing. Même les fonctions de base vont changer votre vie (professionnelle). Si vos données ne font pas l'objet d'une gestion adéquate, contacter toutes vos parties prenantes devient un vrai cauchemar. Des listes Excel interminables servent souvent de base à des courriers électroniques marketing qui ne sont pas traités d une manière systématique. En plus de devoir faire face à des supports inadéquats, vous n êtes sans doute pas en mesure de pouvoir suivre les résultats (ouvertures, clics, rebonds, etc.) et vous devrez tout recommencer pour chaque message électronique que vous souhaitez envoyer. Salesforce vous facilitera la vie plus que vous ne pouvez l'imaginer! Toutes vos données et informations étant stockées dans un même endroit et toujours disponibles depuis n'importe quel ordinateur, appareil mobile ou navigateur, (par exemple la campagne et le rapport de pistes de vente et de contacts utilisés pour votre mailing, les destinataires et les résultats de votre dernier mailing, etc.) vous pourrez garder la trace des résultats et conserver une vue d'ensemble claire et nette. Vous pouvez choisir le niveau de personnalisation de Salesforce ou même envisager d'utiliser le Cloud Marketing en fonction de l'ampleur que vous souhaitez attribuer à vos actions marketing. Quelle que soit la solution que vous choisissez, envoyer des informations pour développer vos pistes de vente deviendra simple comme bonjour. De même que rester en contact avec certaines parties prenantes, telles que les groupes d'anciens élèves, les sponsors de votre écoles, etc. Vous pourrez désormais vous concentrer sur le contenu et la pertinence du message au lieu de vous efforcer de gérer au mieux votre charge de travail.

9 Pour résumer À ce stade, nous vous avons déjà présenté de nombreux avantages que Saleforce et PARX seraient en mesure de vous apporter et pourtant, la liste est encore longue. Il y a encore tant de fonctionnalités fantastiques et d exemples marquants à citer, que nous pourrions poursuivre longtemps. Choisir un système CRM basé sur le Cloud transformera complètement votre travail quotidien. Que vous travailliez dans le service administratif, commercial ou marketing, vous serez en mesure de simplifier vos processus et de fournir des résultats plus rapides et plus approfondis. Toutes les informations et toutes les actions liées à un contact, quel qu'il soit, sont stockées dans un emplacement centralisé et disponible en temps réel pour tous les utilisateurs (disposant des droits d accès nécessaires). Vous êtes ainsi en mesure de garder une trace numérique de chaque action et vous bénéficiez d'une vue à 360 de vos clients. L envoi de courriers postaux ne sera qu un lointain souvenir. Outre l organisation des inscriptions en ligne plutôt que la gestion des candidatures papier, vous pourrez également développer vos contacts à l aide de mailings ciblés en fonction de leurs besoins et de la phase de cycle de vie leur correspondant. Enfin, la communication et la collaboration internes comme externes seront Enfin, la communication et la collaboration internes comme externes seront facilitées. A l interne, la communication via Salesforce (Chatter) vous permettra non seulement de gagner du temps et d alléger votre boîte de réception, mais aussi de fournir des informations plus précises. La communication externe deviendra également plus facile car vous n aurez plus à organiser manuellement les contacts avec et entre les différents parties prenantes. Vous pourrez contacter chacun plus rapidement, construire une relation à long terme et offrir une valeur supplémentaire à vos clients en leur fournissant une plateforme de communication supplémentaire.

10 Si vous souhaitez plus d informations sur la manière dont les besoins spécifiques à votre école peuvent être couverts grâce aux fonctionnalités de Salesforce et sur la manière dont PARX peut vous aider à concevoir et créer le CRM qui vous convient, contactez-nous pour plus d informations et de détails. Nous nous réjouissons de vous présenter toutes les fonctions qui vous faciliteront la vie au quotidien. Contact : PARX Werk AG Christophe Gaget Av.. de la Rasude 2 CH 1006 Lausanne T +41 (0) christophe.gaget@parx.com