Organiser le transport des échantillons biologiques

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1 ENJEUX La mise en place et le développement de coopérations entre laboratoires nécessitent une organisation rigoureuse des transports d échantillons biologiques dont le nombre va nécessairement augmenter. Le transport conditionne à la fois la qualité du résultat de l examen et son délai de mise à disposition. Le laboratoire et les unités de soins doivent donc s assurer que les échantillons biologiques prélevés dans les différents sites seront acheminés le plus rapidement possible et dans les meilleurs conditions sur les plateaux techniques où ils seront analysés et ce conformément aux exigences réglementaires et techniques. Cette fiche a pour objet d exposer les éléments essentiels pour une organisation de transports inter-sites optimale. Au-delà de ces éléments organisationnels, il convient de souligner que la question de la prise en charge du coût de ces transports doit être abordée très amont entre les partenaires. DESCRIPTION ORGANISATION GENERALE Elle est constituée d éléments de programmation, de volume, de délai et de contenu. LA PROGRAMMATION Elle doit définir : Des navettes régulières, pour les transports non urgents, Des navettes spécifiques, pour les situations d urgence. Les premières sont programmées, à des horaires définis jour par jour y compris les samedis, dimanches, jours fériés et nuit en cas de permanence des soins et connus du site expéditeur, du site destinataire et du transporteur. L expérience tend à montrer qu il est prudent dans les débuts d une coopération de mettre en place un nombre de navettes sécurisant l ensemble des acteurs, quitte à le réduire postérieurement si nécessaire. Cette programmation, pour être optimale, ne peut se faire qu en lien avec les unités préleveuses. Il s agit en effet de trouver le juste équilibre entre les contraintes des services cliniques et la rationalisation de la collecte pour le(s) laboratoire(s). A cet égard, les échanges entre les Cadres de santé, Cliniciens respectifs et les Biologistes sont indispensables. Les secondes correspondent à des acheminements liés à une urgence biologique ou font suite à une procédure dégradée (une panne d automate par exemple), ne rentrant pas dans le cadencement des ramassages programmés. Elles sont déclenchées sur demande particulière du service clinique et/ou du biologiste. L organisation doit spécifier les moyens utilisés pour les commandes de transport, hors navettes programmées : téléphone, fax, courriel, leur répartition horaire, ainsi que les personnes qui en sont en charge. LE VOLUME Une estimation du nombre d échantillons relevant, d une part des navettes régulières et d autre part des tournées spécifiques, est indispensable autant pour des raisons économiques que techniques. LES DELAIS Ils doivent être définis et contractualisés avec le transporteur, qu il s agisse de moyens internes ou d une prestation externalisée. Ils comprennent le délai de prise en charge et le délai d acheminement. Coopération territoriale en biologie médicale - 1 Fiche LOG04 oct. 2014

2 Le délai de prise en charge concerne les navettes non programmées. Il correspond au temps écoulé entre le moment où la demande de transport est faite et la collecte des échantillons par le transporteur sur le site adresseur. Le délai d acheminement concerne les courses programmées ou non. Il correspond au temps écoulé entre le départ de la navette depuis le site adresseur et l arrivée au plateau technique biologique. Des évaluations régulières de ces délais doivent être mises en place afin de détecter d éventuels dépassements excessifs et répétés. Des dispositions contractuelles doivent envisager des pénalités, voire une résiliation en cas de manquements répétés. LE CONTENU Outre les échantillons pour examens biologiques, le transport peut aussi concerner les résultats des examens au format papier ou tout autre document. Il peut aussi concerner les dispositifs de prélèvements pour le réapprovisionnement des sites en cas de besoin. Il convient alors de le définir. COLLECTE, TRANSPORT ET LIVRAISON DES ECHANTILLONS L attention doit porter particulièrement sur les points suivants : des lieux de collecte précis et respectueux des conditions de température et de confidentialité des prélèvements, une traçabilité des échantillons et une gestion rigoureuse des températures. La question d un traitement pré-analytique de l échantillon (par exemple centrifugation) doit être examinée. DES LIEUX DE COLLECTE DEFINIS SANS AMBIGUÏTE Les lieux de collecte et de livraison des échantillons doivent être très précisément définis. La prise en charge par le transporteur dépend des configurations locales. Elle peut s effectuer sur : le site de biologie s il en existe un, dans une unité de l établissement qui centralisera l ensemble des échantillons de l établissement (en l absence de site de biologie), par une tournée dans l ensemble des services cliniques de l établissement. La livraison des échantillons doit, elle aussi, se faire dans une localisation du laboratoire destinataire qui ne souffre d aucune ambiguïté, et dans des conditions où la réception peut être réalisée en temps réel. UNE TRAÇABILITE DES ECHANTILLONS L objectif est d éviter les pertes des échantillons. La traçabilité peut s appuyer sur un relevé du nombre de sachets pris en charge ou encore mieux, sur un système de codes à barres spécifique à chaque sachet d échantillons. Un contrôle à réception de ces données permet de valider l acheminement. Quelle qu en soit la forme, papier ou numérique, l historique d un transport d échantillon comprend notamment les informations suivantes : nom de l agent ayant préparé l envoi, date et heure de départ, heure de l appel téléphonique (pour les demandes spécifiques), service et établissement demandeur, nom de l'agent ayant appelé le transporteur, mode de transport, lieu d'arrivée, heure d arrivée, nom de l agent ayant réceptionné l échantillon, cachet et signature du laboratoire à réception et, toute autre remarque concernant le transport. UNE GESTION RIGOUREUSE DES TEMPERATURES Chaque échantillon doit être conservé, sans rupture de charge, dans la gamme de température qui lui est optimale : congelée, réfrigérée ou température ambiante. A cette fin, le conditionnement minimum comporte l échantillon dûment identifié, dans un sachet plastique à double compartiment (l un pour l échantillon, l autre pour la prescription) et un conteneur extérieur servant à l acheminement des sachets. Idéalement des puces électroniques assurent la Coopération territoriale en biologie médicale - 2 Fiche LOG04 oct. 2014

3 traçabilité des températures de transport, éventuellement reliées à un serveur qui enregistre les données. L objectif est d avoir la possibilité de consulter la courbe de température de n importe quel échantillon tout au long de son transport. LE TRANSPORTEUR Le transport des échantillons peut être assuré par une société spécialisée (en partenariat ou non avec des laboratoires privés), par des coursiers de l établissement ou de la structure de coopération, ou bien encore par des agents du laboratoire. Des organisations reposent sur une ou plusieurs de ces modalités simultanément. Par exemple, les transports de journée peuvent être assurés par les coursiers des établissements et en période de garde une société spécialisée les prend en charge. Le choix doit alors être guidé sur des critères de qualité de prestation - délai, sécurité, traçabilité notamment et de coût. Les véhicules peuvent être à 2 ou 4 roues. Ils doivent être réservés exclusivement au transport d échantillons. Une mallette de sécurité doit être disponible à l intérieur du véhicule. Une désinfection des conteneurs doit être assurée régulièrement. Aucun prélèvement ne peut être transporté avec des déchets, des personnes ou des animaux. Les coursiers doivent être identifiables. Des procédures doivent indiquer la conduite à tenir en cas d incident pour respecter la chaîne du froid. Les coursiers sont tenus à une obligation de discrétion et de confidentialité à l intérieur comme à l extérieur des sites visités. Cette obligation concerne à la fois les patients et le fonctionnement des services des établissements. En outre, il est sécurisant que le coursier soit équipé d un GPS et a minima qu il soit joignable à tout moment. Cette possibilité permet de lui indiquer une éventuelle urgence à prendre en charge en cours de navette. Il peut aussi informer d un retard ou d un dysfonctionnement amendant le respect du délai prévu. Dans l'éventualité où le transporteur habituel serait dans l'impossibilité de faire face à ses engagements en termes de délai, il est indispensable que soit envisagée par le laboratoire ou le gestionnaire une solution de remplacement : coursier interne à l établissement, autre société de transport Réglementation Les spécificités et les exigences pour le transport des échantillons biologiques sont précisées dans : l arrêté du 24 avril 2002 portant homologation du règlement relatif aux bonnes pratiques de transport des prélèvements, produits et échantillons issus du sang humain, la norme de transport routier ADR (Accord Européen Relatif au Transport des Matières Dangereuses par la Route), la norme de transport aérien IATA (International Air Transport Association), la norme d accréditation des laboratoires d examens de biologie médicale NF ISO le Guide Bonne Exécution des Analyses (III-2.2.3) Ce dernier indique en particulier : «Le transfert des échantillons doit respecter des règles qui assurent l'intégrité de l'échantillon et la sécurité des personnels. Celles-ci s'appliquent aussi aux échantillons qui transitent par une pharmacie. Des procédures et des modes opératoires écrits par le laboratoire qui effectue l'analyse doivent fixer les conditions particulières de délai de transport, de température de conservation et d'intégrité de l'emballage des échantillons biologiques. Des indicateurs de durée de transmission et de rupture de la chaîne du froid doivent être mis en place lorsque les modalités de l'analyse le prévoient. Le biologiste transmetteur doit s'assurer du respect de ces conditions. Le transport des échantillons biologiques doit s'effectuer le plus rapidement possible au laboratoire en prenant toutes les précautions pour éviter les risques de contamination et de dégradation des constituants. Le ou les récipients étanches contenant les échantillons biologiques doivent être insérés dans une boîte étanche, tapissée par un matériau absorbant Coopération territoriale en biologie médicale - 3 Fiche LOG04 oct. 2014

4 et l'ensemble placé dans un emballage extérieur résistant, portant les noms et adresses du laboratoire destinataire et de l'expéditeur (Arrêté du 17 décembre 1998). L'étiquetage et la résistance des emballages doivent être conformes à la réglementation en vigueur concernant le transport des matières dangereuses. Ces règles s'appliquent quels que soient la qualité du préleveur, l'origine des prélèvements et le mode de transport utilisé. Si l'échantillon doit être transmis à un autre laboratoire, la "fiche de suivi médical" ou sa copie ou à défaut une fiche de renseignement établie par le biologiste doit être associée. Les dates et les heures de réception des échantillons biologiques au laboratoire destinataire doivent être retrouvées.» MOYENS A MOBILISER Manuel de prélèvements Contrats de transport PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES Biologistes médicaux, Transporteurs internes ou externes, Direction des affaires économiques, Cadres, Prescripteurs des services cliniques. FACTEURS CLES DE SUCCES ET POINTS DE VIGILANCE Bon ajustement de la programmation des collectes programmées, Participation des services prescripteurs au respect des horaires de collecte, Mise en place de procédures de suivi et traçabilité des échantillons dans le cadre du système de management de la qualité. Prévoir dès le démarrage de la coopération une solution de transport alternative dans l éventualité où la prestation habituelle ne pourrait être assurée REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES Pour le transport de matières infectieuses : FICHES ASSOCIEES LOG03 Gérer les achats dans le cadre d une coopération SOC11 - Déterminer les flux financiers assujettis à la TVA Coopération territoriale en biologie médicale - 4 Fiche LOG04 oct. 2014

5 ANNEXE / EXEMPLE DE CCTP DE TRANSPORT DE PRELEVEMENTS BIOLOGIQUES CAHIER DES CLAUSES TE CHNIQUE S P AR TICULIE RES TRANSPORT DE PRELEVEMENTS BIOLOGIQUES ET DE PRODUITS SANGUINS LABILES SOMMAIRE ARTICLE 1 - L OB J E T DU MAR CHE... 5 ARTICLE 2 -LES SUJETIONS RELATIVE S AUX CONDITIONS DE TRANSPORT DES EXAMENS DE LABORATOIRE ET TRANSPORT DE PSL... 5 ARTICLE 3 - LA DE FINITION DE LA PR E S TATION... 6 ARTICLE 4 - LES DELAIS DE REALISATION DE LA PRESTATION... 7 ARTICLE 5 - LE DECLENCHEMENT DE L INTE R VE NTION... 8 ARTICLE 1 - L OB J E T DU MAR CHE La présente consultation concerne le transport de prélèvements biologiques pour le laboratoire de biologie X Pouvoir Adjudicateur : Représenté par Mr T., Directeur Général et Pouvoir Adjudicateur Allotissement La présente consultation est décomposée de la manière suivante : - Lot n 1 : Transport de prélèvements biologiques du Centre Hospitalier Y vers le laboratoire du - Lot n 2 : Transport de prélèvements biologiques du Centre de Rééducation Z vers le laboratoire du - Lot n 3 : Transport d examens au départ du laboratoire du vers les différents sites du laboratoire et d autres laboratoires de la région ARTICLE 2 -LES SUJETIONS RELATIVE S AUX CONDITIONS DE TR ANS POR T DE S EXAMENS DE LABORATOIRE ET TRANSPORT DE PSL Les transports devront être assurés par une société spécialisée dans les transports rapides. Aucun transport ne peut être effectué par voie de véhicule sanitaire, celui-ci étant strictement réservé par le Code de la Santé Publique au transport de personnes nécessitant des soins ou un diagnostic ou une urgence médicale. Le candidat devra préciser dans son mémoire technique les éléments suivants : - Un exemplaire du bon de transport, - Procédure sur la conduite à tenir en cas d accident, de casse, de perte, fuite du PSL, - Organisation mise en place - Documentation concernant la qualification des containers ou des enceintes, le système de mesure et de suivi de la température au cours du transport, Protocole de nettoyage et désinfection des containers, - Personnel présent en semaine, les samedis, dimanches, nuits et jours fériés (réception des fax, pour l exécution du marché (nombre et qualification) Coopération territoriale en biologie médicale - 5 Fiche LOG04 oct. 2014

6 - Description des moyens de transports mis à disposition pour l exécution du marché (types de véhicule, date de mise en service ) - Moyens de communications (à détailler) - Traçabilité des transports (heure d appel, heure d arrivée, enregistrement des températures, ) - Autres précisions nécessaires Le titulaire du marché devra prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les risques de détérioration du produit : l'intégralité de la chaîne de température ne doit pas être rompue. Le véhicule de transport doit être équipé conformément à la réglementation en vigueur de récipients isothermes. Ces derniers devront impérativement être tenus en parfait état de propreté. Le titulaire du marché doit s'assurer que les produits à transporter sont emballés conformément à la réglementation en vigueur, par l'établissement distributeur. Le Titulaire devra sur-le-champ prendre en compte toute modification de la réglementation en la matière, sans évoquer au tout surcoût de mise en conformité. ARTICLE 3 - LA DE FINITION DE LA PR E S TATION Le Titulaire s'engage à honorer, sept jours sur sept et vingt quatre heures sur vingt quatre, l'ensemble des demandes qui lui seront formulées par le. Il ne peut ni modifier, ni refuser les transports pour des motifs liés à la distance à parcourir ou aux horaires. A cet égard, il ne peut opposer au, pour faire obstacle à l exécution des prestations, des raisons tenant à la fluidité de la circulation ou au fait que la prestation doit être exécutée de nuit. Lot 1 : Transport de prélèvements biologiques du Centre Hospitalier Y vers le laboratoire du Le titulaire devra réaliser le transport d'examens de laboratoire en tournées tous les jours du lundi au dimanche inclus et les jours fériés. 1) En tournées : du lundi au samedi les examens seront collectés au Centre Hospitalier Y (adresse) au service des urgences (à l accueil) aux horaires suivants : 8 heures heures heures 30 avec un passage systématique au laboratoire du à 10 heures 00 (avant la tournée de 10h30) et à 16 heures (après la tournée de 15h30) pour effectuer la récupération et la transmission des résultats d'examen papier au Centre Hospitalier Y. Le samedi après midi, il n y a pas de retour au Centre Hospitalier Y. 2) Les tournées des dimanches et jours fériés : les examens seront collectés deux fois par jour à horaire fixe au Centre Hospitalier Y, aux horaires suivants : 8 heures heures sans récupération des résultats 3) Les urgences de jour et de nuit - 24h/24h - 7 jours sur 7 : les examens seront collectés au Centre Hospitalier Y après appel téléphonique, par le service de soins demandeur. Lot 2 : Transport de prélèvements biologiques du Centre de Rééducation Z vers le laboratoire du Le titulaire devra réaliser le transport d'examens de laboratoire en tournées tous les jours du lundi au dimanche inclus et les jours fériés. 1) En tournées : du lundi au samedi les examens seront collectés au Centre de Rééducation Z (adresse) à l accueil général aux horaires suivants : 9 heures 30 Coopération territoriale en biologie médicale - 6 Fiche LOG04 oct. 2014

7 12 heures heures 00 2) Les tournées des dimanches et jours fériés : les examens seront collectés deux fois par jour à horaire fixe au Centre de Rééducation Z : 9 heures 15 heures 3) Les urgences de jour et de nuit- 24h/24h 7 jours sur 7 : les examens seront collectés au Centre de Rééducation Z après appel téléphonique, par le service se soins demandeur. En contrepartie de ces obligations, le Titulaire bénéficiera de l'exclusivité des prestations objet du présent marché. Lot 3 : Transport de prélèvements biologiques au départ du laboratoire du SIH Centre Hospitalier X vers d autres laboratoires de la région Le titulaire devra réaliser le transport d'examens de laboratoire à la demande du laboratoire du Centre Hospitalier X ARTICLE 4 - LES DELAIS DE REALISATION DE LA PRESTATION Lot 1 : Transport de prélèvements biologiques du vers le laboratoire du Pour chaque type de tournée délai d'acheminement des examens entre le Centre Hospitalier Y et le Centre Hospitalier X est fixé à quinze minutes après le départ du Centre Hospitalier Y. En cas d urgence (hors tournées) le transporteur s engage à être au Centre Hospitalier Y dans un délai de vingt minutes après l'appel et à acheminer les prélèvements urgents dans un délai de quinze minutes au. Dans l'éventualité où le Titulaire serait dans l'impossibilité de faire face à ses obligations en particulier en terme de délai par ses propres moyens internes, il s'engage à fournir, dans les mêmes conditions de délais, un moyen de transport en remplacement, qui devra observer les mêmes obligations quant à la qualité de la prestation. Dans une telle hypothèse, le Titulaire devra préciser au transporteur choisi par ses soins, les modalités du marché visées à l'article 7 ci-dessus. Afin de garantir la qualité de service rendu, le Centre hospitalier Y s engage sur la traçabilité des heures d appels. Lot 2 : Transport de prélèvements biologiques du Centre de Rééducation Z vers le laboratoire du Pour chaque type de tournée, le délai d'acheminement des examens entre le Centre de Rééducation Z et le est fixé à quinze minutes après le départ du Centre de Rééducation Z. En cas d urgence (hors tournées) le transporteur s engage à être au Centre de Rééducation Z dans un délai de vingt minutes après l'appel et à acheminer les prélèvements urgents dans un délai de quinze minutes au. Dans l'éventualité où le Titulaire serait dans l'impossibilité de faire face à ses obligations en particulier en terme de délai par ses propres moyens internes, il s'engage à fournir, dans les mêmes conditions de délais, un moyen de transport en remplacement, qui devra observer les mêmes obligations quant à la qualité de la prestation. Dans une telle hypothèse, le Titulaire devra préciser au transporteur choisi par ses soins. Coopération territoriale en biologie médicale - 7 Fiche LOG04 oct. 2014

8 Afin de garantir la qualité de service rendu, le Centre de Gérontologie des abondances s engage sur la traçabilité d heure de départ. Lot 3 : Transport de prélèvements biologiques au départ du laboratoire du CENTRE HOSPITALIER X vers d autres laboratoires de la région Le transporteur devra prendre en charge les prélèvements de biologie dans un délai maximal de 1 heure sauf en cas d urgence qui impose un délai inférieur à 20 minutes. ARTICLE 5 - LE DECLENCHEMENT DE L INTE R VE NTION Le marché s exécute au moyen de commandes téléphoniques ou autre moyen proposé par le candidat, en dehors des tournées à heures fixes pour les lots 1-3. Seule l'heure de l'appel téléphonique fait foi pour la prise en compte du déclenchement, elle sera tracée par le service demandeur, ainsi que l heure d arrivée et de départ du coursier sur des cahiers de traçabilité (Centre Hospitalier Y, Centre de rééducation Z, Laboratoire du CENTRE HOSPITALIER X, ou tout établissement de santé étant destinataire ou émetteur d une course du lot 1 à 3. Les heures d arrivée sont tracées de la même façon. Coopération territoriale en biologie médicale - 8 Fiche LOG04 oct. 2014