Fiche technique : traitement des factures dans le cadre du marché «carte logée»

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1 RÉFÉRENTIEL DE CONTRÔLE INTERNE Fiche technique : traitement des factures dans le cadre du marché «carte logée» DOMAINE DÉPENSES PROCESSUS MISSIONS Statut validé DATE 22 janvier 2007 Type de document Procédure RÉFÉRENCE ACP- BPC-DFI- UPSACA --DSI N Dern. Page 15 MISES À JOUR Date N Version Auteur Action Commentaires 22 janvier RAIMBAULT Rédaction 1 ère version APPROBATION Fonction Nom Date Visa Groupe de travail Laurence LOMME 24/01/2007 Relecture marché «Missions» DFI François GIRARD 24/01/2007 Relecture 26/01/2007 ACP - DSI Dolorès LORENZON Hélène BOUSSAGOL 24/01/ /01/2007 Relecture 1

2 SOMMAIRE 1 Présentation 3 2 Acteurs 4 3 Logigramme 5 4 Description des opérations Période transitoire : procédure manuelle Cas particulier : le ROP comprend des lignes de factures 11 concernant une autre délégation 4.3 Traitement des ROP impayés lors du basculement sur BFC 14 5 Comptes utilisés 15 6 Références documentaires 15 2

3 1 Présentation! Principes généraux Règles de gestion A réception du relevé d opérations (ROP) par le service financier et comptable (SFC) de la délégation régionale (DR) : le service fait est considéré comme implicite les lignes de facturation sont intégrées dans le système d informations BFC (intégration manuelle pendant la période transitoire) chaque ROP d un mois M est payé en totalité : les erreurs ou indus sont corrigés le ou (les) mois suivant(s) sous forme d avoirs intégrés dans le ROP du (ou des) mois suivants les lignes de facturation du ROP font l objet d un contrôle a posteriori par l agent comptable secondaire sur la base d un échantillon, et au vu des factures conservées dans l unité! Objectif : intégration automatique du fichier de facturation intégration automatique du fichier de facturation, c est-à-dire des relevés d opérations mensuels (ROP), dans le système d informations BFC, à compter du 2 ème trimestre 2007 transmission du ROP à toutes les délégations régionales le 5 ème jour ouvré maximum après la date d arrêté des comptes (les comptes sont arrêtés le dernier jour du mois) règlement du ROP en un seul et unique virement à date fixe similaire pour chaque délégation (cf calendrier 2007 ci-joint en annexe)! Période transitoire : saisie manuelle par le SFC des lignes de facturation du ROP Dans l attente de l intégration automatique du fichier de facturation dans le système d informations BFC : saisie par le service financier et comptable de la délégation des lignes de facturation du ROP dans BFC Pour simplifier la gestion administrative et, notamment, limiter le nombre de lignes de factures à saisir mensuellement par chaque SFC, il est recommandé de demander aux unités d établir des commandes prévisionnelles globales par adresse budgétaire (origine de crédits). La base d évaluation de ces commandes prévisionnelles portera sur une périodicité qui pourra être mensuelle, semestrielle selon l appréciation de chaque directeur d unité. aucune saisie d éléments de facturation n est effectuée au niveau de l unité dans XLAB! les factures PDF (extraits de ROP) sont conservées par l unité 3

4 règlement du ROP en un seul et unique virement à date fixe similaire pour chaque délégation, en fonction d un calendrier paramétré dans BFC 2 Les Acteurs Missionnaire Agence de voyage (FRAM) Prestataire bancaire «carte logée» (AMEX) Gestionnaire chargé de l engagement de la dépense Supervision du dispositif au niveau de l unité Gestionnaire chargé de la liquidation de la dépense Gestionnaire chargé du paiement de la dépense Supervision au niveau du service financier et comptable Chargés des contrôles a posteriori Acteurs externes Acteur interne de l unité ou du laboratoire Directeur de l unité Gestionnaire «liquidateur» du service financier et comptable Gestionnaire «caissier» du service financier et comptable Agent comptable secondaire Agent comptable secondaire ou représentant habilité Acteur interne de l agence comptable principale 4

5 3 Le Logigramme : traitement des factures «carte logée» Acteurs externes unité ou laboratoire XLAB gestionnaire directeur d unité gestionnaire liquidateur délégation régionale BFC gestionnaire agent comptable caissier secondaire ACP pré-réservation AMADEUS FRAM exécution commande envoi «extrait de relevé» (facture PDF) AMEX relevé d opérations mensuel (ROP) 5

6 Commande contrôle prévisionnelle contemporain audit globalisée a par posteriori origine supervision de Validation du crédits dispositif AMADEUS d ensemble n de commande XLAB extrait ROP (facture PDF ) contrôles contemporains service fait montant facturé contrôle contemporain ROP supervision mensuel du dispositif d ensemble proposition saisie dans de BFC paiement d une conservation ligne des extraits de globale ROP (factures de PDF) facturation par origine paiement à la de audit crédits a date posteriori sur d échéance échantillon en un virement conservation unique des ROP 6

7 Intégration automatique du fichier de facturation dans BFC Acteurs externes gestionnaire unité ou laboratoire directeur d unité gestionnaire liquidateur délégation régionale gestionnaire caissier agent comptable secondaire ACP Commande contrôle prévisionnelle audit pré-réservation a contemporain dans posteriori AMADEUS FRAM XLAB Validation supervision exécution AMADEUSdu dispositif commande n d ensemble envoi commande «extrait de relevé XLAB» (facture PDF) extrait ROP (facture AMEX PDF ) relevé d opérations contrôles mensuelcontemporains service fait montant facturé contrôle contemporain supervision ROP du dispositif d ensemble intégration proposition automatique de conservation paiement des extraits dans de BFC ROP (factures PDF) paiement à la date ROP d échéance en un virement unique audit conservation a posteriori sur des échantillon ROP 7

8 4 Description des opérations de la procédure 4.1 Période transitoire : procédure manuelle Acteur Le voyageur ou le chargé de voyages Rôle Pré réservation Le voyageur ou le chargé de voyages : 1 - pré-réserve les prestations d agence de voyage, en se connectant en ligne sur le site : avec son identifiant et son mot de passe cf guide du missionnaire disponible à l adresse suivante : 2 choisit le valideur en fonction de l autorité compétente pour autoriser les prestations préréservées Acteur Gestionnaire de l unité Rôle Engagement dans XLAB Le gestionnaire de l unité : 1 - évalue le montant des crédits à réserver pour les missions des prochains mois 2 saisit dans XLAB le montant de l engagement correspondant Acteur Gestionnaire de l unité Rôle Validation des pré-réservations Lorsque la pré-réservation a été faite par le voyageur, le gestionnaire de l unité : 1 se connecte à l agence de voyage en ligne à l aide d un identifiant et d un mot de passe 2 vérifie que la validation relève de la compétence de l unité 3 valide, s il est d accord, la pré-réservation en insérant le n d engagement qui se compose : du code division : 4 positions numériques (exemple 0034) : la correcte saisie de ce code revêt une importance particulière car elle détermine le bon aiguillage des factures par le prestataire du n de commande XLAB : L puis 5 positions numériques (exemple L00231) 8

9 Acteur externe Agence de voyage Rôle Réservation des prestations de voyage A réception de la commande transmise par l unité, l agence de voyages (FRAM) : 1 - opère un contrôle «qualité» sur le n d engagement porté sur la commande 2 - émet les titres de transport, bons et vouchers 3 - transmet parallèlement une facture PDF à l unité (ou extrait de ROP) par messagerie électronique Acteur Gestionnaire de l unité Rôle Vérification du service fait A réception de la facture (extrait de ROP), le gestionnaire de l unité : 1 - vérifie la cohérence des prestations facturées avec la commande faite 2 - dénonce, immédiatement, à l agence de voyage un service non fait ou non conforme à la commande : constatation d anomalies ou d incidents (par exemple, voyage non effectué, erreur) conduisant à un indu pour le CNRS de façon à ce qu un avoir puisse être généré rapidement par le titulaire du marché En fin de mois Acteur externe Opérateur «carte logée» Rôle Transmission du ROP L opérateur «carte logée» : 1 - arrête les comptes le dernier jour du mois 2 transmet le relevé d opérations à toutes les délégations le 5 ème jour ouvré maximum après la date d arrêté des comptes. Le relevé d opérations comporte un sous total par unité et par numéro de commandes. QUELQUES PRÉCISIONS RELATIVES AU ROP Opérations concernant : le premier mois de démarrage : AMEX transmet uniquement un relevé «papier» les mois suivants : AMEX transmet un relevé «papier» et un fichier excel Le ROP papier est un relevé de comptes : il comporte la reprise des lignes du ROP du mois précédent non réglées Le ROP sous fichier excel comporte uniquement les opérations du mois 9

10 Acteur Gestionnaire liquidateur SFC Rôle Liquidation du ROP Le ROP est transmis le 5 ème jour ouvré maximum après la date d arrêté des comptes. Dans l hypothèse où, à l expiration de ce délai, le service financier et comptable de la délégation n a pas reçu le ROP, le gestionnaire du SFC : - contacte immédiatement le prestataire bancaire «carte logée» (AMEX) - signale la non réception du ROP «papier» et sous format excel A réception du ROP par le service financier et comptable, le service fait est considéré comme implicite. Le ROP du mois M : - détaille l ensemble des prestations fournies aux unités par l agence de voyage au cours de cette période ; - intègre, le cas échéant, les avoirs se rapportant aux opérations générées au cours du mois M ou au cours d une période antérieure - dégage un sous total par laboratoire et par n de commandes A réception du ROP, le gestionnaire «liquidateur» du SFC : 1 - saisit une ligne globale de facturation par unité et par origine de crédits au profit du fournisseur FRAM (les lignes de facturation sont orientées automatiquement sur le tiers divergent «AMEX» cf infra) ; 2 - saisit, le cas échéant, une recette pour le montant de l avoir portant sur une facture comptabilisée au cours de l exercice précédent ou au cours d un exercice antérieur COMPTABILISATION DES AVOIRS 1 - L indu est détecté suffisamment tôt pour être pris en compte dans le relevé du mois M de l exercice en cours Ce relevé d opérations du mois M comporte : - une ligne «en positif» correspondant au montant de la commande facturée - une ligne «en négatif» (mention «CR» sur le ROP) correspondant à l avoir (= service non fait ou erreur de facturation) - un récapitulatif «sous-total» par laboratoire et par n de commande dont le montant correspond à la sommation des commandes facturées et des avoirs! Le gestionnaire saisit le montant net qui apparaît à la ligne «sous-total» 2 L indu se rapportant à une commande facturée le mois M de l année N est détecté trop tardivement pour être pris en compte dans le ROP du mois M : l avoir est intégré dans le ROP d un mois ultérieur de l année N Ce ROP comporte : - une ligne «en négatif» correspondant à l avoir (= service non fait ou erreur de facturation) portant référence du n de commande et de la date de l opération d origine - un récapitulatif «sous - total» par laboratoire et par n de commande dont le montant correspond à la sommation des commandes facturées et des avoirs! Le gestionnaire saisit le montant net qui apparaît à la ligne «sous-total» 3 L indu se rapporte à une commande facturée au cours de l exercice précédent ou au cours d un exercice antérieur Ce ROP comporte : - une ligne «en négatif» correspondant à l avoir (= service non fait ou erreur de facturation) portant référence du n de commande et de la date de l opération d origine! Le gestionnaire saisit une recette pour le montant de l avoir par laboratoire et par n de commande 10

11 3 - transmet le ROP au gestionnaire «caissier», lorsque l ensemble des lignes du ROP sont saisies L ensemble des lignes de facturation d un ROP saisies par le gestionnaire liquidateur est intégré dans le prochain cycle de paiement spécifique prestataire «carte logée» paramétré dans BFC Cf calendrier des paiements POUR UNE FIABILITE ET UNE QUALITE DU PROCESS A quel moment le gestionnaire liquidateur peut-il démarrer la saisie du ROP du mois M+1?! lorsque le ROP du mois M a été réglé Pour quelle raison?! pour que le gestionnaire «caissier» puisse rapprocher le total de la proposition de paiement avec le total du ROP du mois M Acteur Gestionnaire «caissier» du SFC Rôle Paiement du ROP Principes : - le ROP d un mois M doit être payé en totalité au prestataire «carte logé» pour son montant net ; - le ROP doit être payé en un virement unique Description des tâches automatisée dans BFC : - les lignes de facturation saisies au fil du mois sont isolées et bloquées automatiquement par le système d informations ; - les lignes de facturation sont orientées automatiquement sur le prestataire «carte logée» : tiers divergent «AMEX» ; - le paiement est déclenché automatiquement au jour prévu sur le calendrier des paiements Cf calendrier des paiements - une proposition de paiement spécifique «carte logée» est éditée le jour du paiement A réception de la proposition de paiement, le gestionnaire «caissier» : 1 - s assure que le montant total de la proposition de paiement spécifique «carte logée» correspond au montant total net du ROP du mois considéré 2 - classe le ROP réglé dans le bordereau journalier des dépenses 11

12 4.2 Cas particulier : le ROP comprend des lignes de facture concernant une autre délégation Les causes de ces erreurs de facturation La base LABINTEL est incorrectement renseignée : l unité ou l agent ne sont pas rattachées à la bonne délégation (cas des unités multi-sites par exemple) Le gestionnaire de l unité saisit un numéro de code division erroné lors de la validation de la commande de prestation de voyages auprès de FRAM La méthode à suivre à réception d un ROP comprenant des lignes de facturation ne concernant pas sa délégation régionale Hypothèse 1 : la base LABINTEL est incorrecte Le gestionnaire «liquidateur» du SFC : 1- consulte la base LABINTEL afin de savoir à quelle délégation l unité a été rattachée dans LABINTEL ; 2 - contacte l administrateur de la base LABINTEL, pour signaler l anomalie détectée le cas échéant ; 3 - informe parallèlement le Chef de projet «mission» auprès de l UPSACA (M. Arafat Ben Boubaker, arafat.benboubaker@cnrs-dir.fr) 4 - contacte l agence de voyages FRAM : - pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation - pour demander l émission d un avoir - pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation 5 - contacte le gestionnaire de l unité concernée par les lignes de facturation et l informe des démarches entreprises Hypothèse 2 : il y a eu erreur de saisie dans le code division lors de la validation de la commande de prestations de voyage Le gestionnaire «liquidateur» du SFC : 1 - recherche le laboratoire d appartenance du missionnaire concerné par la ligne de facturation (site WEB du CNRS, annuaire des personnels) ; 2 - contacte l agence de voyages FRAM - pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation - pour demander l émission d un avoir - pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation 3 - contacte le gestionnaire de l unité concernée par les lignes de facturation et l informe des démarches entreprises 12

13 4.2.3 Principes à respecter le ROP du mois M est payé, en une fois, pour son montant intégral auprès du prestataire AMEX. la régularisation, sous forme d avoirs, est effectuée par le prestataire dans le ROP du mois suivant Description détaillée des tâches de chacun des acteurs Traitement du ROP du mois M Acteur Gestionnaire «liquidateur» du SFC Rôle Liquidation du ROP A réception du ROP du mois M, le gestionnaire «liquidateur» du SFC : 1 - saisit une ligne globale de facturation par unité et par origine de crédits, pour les lignes de factures concernant sa délégation Ecriture automatique Débit crédit «tiers divergent AMEX» 2 - isole sur le compte «autres dépenses à régulariser», les lignes de factures ne concernant pas sa délégation Ecriture manuelle (module FI de BFC) : débit crédit «tiers divergent AMEX» 3 - prend contact avec le prestataire FRAM pour signaler l erreur de facturation et demander l émission d un avoir 4 - identifie l origine de l erreur : base LABINBTEL incorrecte : l unité n est pas rattachée à la bonne délégation régionale Le gestionnaire liquidateur SFC : " consulte la base LABINTEL afin de savoir à quelle délégation l unité a été rattachée dans LABINTEL # contacte l administrateur de la base LABINTEL, pour signaler l anomalie détectée le cas échéant 13

14 $ informe parallèlement le Chef de projet «mission» auprès de l UPSACA (M. Arafat Ben Boubaker, arafat.benboubaker@cnrs-dir.fr) % contacte l agence de voyages : - pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation - pour demander l émission d un avoir - pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation & contacte le gestionnaire de l unité concernée par les lignes de facturation et l informe des démarches entreprises Erreur de saisie du code division par le gestionnaire de l unité lors de la validation de la commande de prestations de voyage Le gestionnaire «liquidateur» du SFC : " recherche le laboratoire d appartenance du missionnaire concerné par la ligne de facturation (site WEB du CNRS, annuaire des personnels) ; # contacte l agence de voyages : - pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation - pour demander l émission d un avoir - pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation $ contacte le gestionnaire de l unité concernée par les lignes de facturation et l informe des démarches entreprises Acteur Gestionnaire «caissier» du SFC Rôle Paiement du ROP Cf process décrit au 4.1 Ecriture automatique de paiement Débit «tiers divergent AMEX» Crédit = montant total du ROP Traitement du ROP du mois suivant : émission de l avoir de régularisation Acteur Gestionnaire liquidateur SFC Rôle Liquidation du ROP Ce ROP intègre les avoirs correspondants aux lignes de factures imputées à tort à la délégation sur le ROP précédent. A réception du ROP, le gestionnaire «liquidateur» du SFC : 1 - saisit une ligne globale de facturation par unité et par origine de crédits, pour les lignes de factures concernant sa délégation Ecriture automatique Débit Crédit «tiers divergent AMEX» 14

15 2 - mouvemente le compte «autres dépenses à régulariser», pour le montant des avoirs émis en régularisation des lignes facturées à tort sur le ROP précédent. Ecriture manuelle (module FI de BFC) : Débit «tiers divergent AMEX» Crédit Acteur Gestionnaire caissier Rôle Paiement du ROP Cf process décrit au 4.1 Ecriture automatique de paiement Débit 4012 «tiers divergent AMEX» Crédit = montant total du ROP 4.3 Traitement des ROP impayés lors du basculement sur BFC Acteur Gestionnaire liquidateur Rôle Liquidation des ROP Par exception à ce qui est écrit dans l encadré «fiabilité et qualité du process», le gestionnaire liquidateur : 1 - saisit les lignes de ROP des mois de novembre 06, décembre 06 et janvier 07 dès que les fonctionnalités de BFC le permettent 2 - calcule les intérêts moratoires dus, compte tenu de la date de transmission ou de mise à disposition du ROP et de la date du plus prochain cycle de paiement spécifique «carte logée» INTÉRÊTS MORATOIRES (IM) Les intérêts moratoires doivent être versés au profit du prestataire bancaire «carte logée» dès lors que le paiement du ROP intervient dans un délai supérieur à 45 jours à compter de la date de transmission ou de mise à disposition du ROP Taux des IM : taux de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les IM ont commencé à courir + 2 points Bibliothèque Pratique : Le Délai Global de Paiement : saisit une commande dans XLAB pour le montant des intérêts moratoires calculés (engagement sur les crédits positionnés sur un centre financier de la délégation) code famille : P

16 4 - saisit la facture d intérêts moratoires dans le module «achats» de BFC (par référence à la commande XLAB), au profit du fournisseur AMEX 5 - transmet les ROP ainsi que le tableau excel de calcul des intérêts moratoires au gestionnaire «caissier» Les lignes de l ensemble de ces ROP ainsi que les factures d intérêts moratoires sont entraînées dans le prochain cycle de paiement spécifique «carte logée», en fonction du calendrier des paiements paramétrés dans BFC. Ecriture automatique : ROP Débit crédit «tiers divergent AMEX» Ecriture automatique : intérêts moratoires Débit crédit «fournisseur AMEX» Acteur Gestionnaire caissier Rôle Vérification de la proposition de paiement Le gestionnaire «caissier» : 1 - additionne le montant respectif de chacun des ROP et des factures d intérêts moratoires pour dégager un total général 2 - s assure que le montant de la proposition de paiement est égal à ce total général 3 - classe les ROP et les factures d intérêts moratoires réglés dans le bordereau journalier des dépenses 4.4 Intégration automatique du fichier de facturation dans BFC Circuit identique à celui décrit au point 4.1, sauf en ce qui concerne la tâche de saisie manuelle des lignes de facturation du ROP par le gestionnaire liquidateur du SFC qui disparaît. 5 Comptes utilisés Compte : fournisseurs Compte : autres dépenses à régulariser Compte : missions, voyages et déplacements du personnel Compte : pénalités sur marchés et dédits payés sur achats et ventes 6 Référence documentaire Note marché «missions» du CNRS du 26/10/