Livret d accueil. Berry Province Réservation

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1 Livret d accueil Berry Province Réservation Edition 2012

2 A.PRESENTATION L Agence de Réservation Touristique du Cher et l Agence de Développement Touristique de l Indre poursuivent leur partenariat et se structurent en développant : Berry Province Réservation (BPR), association Loi 1901 à but commercial. BPR a pour but d organiser la promotion, la réservation, la vente de séjours, les forfaits et prestations touristiques. BPR assure donc la commercialisation des meublés de tourisme du Berry. B. COMMERCIALISATION DES MEUBLES DE TOURISME DU BERRY Les propriétaires de meublés de tourisme ont deux possibilités pour la location de leur hébergement : - La location directe (LD) Le propriétaire assure lui-même la réservation de son meublé de tourisme. - La Centrale de Réservation (ou Service de Réservation : SR) Le meublé de tourisme est confié à BPR qui en assure la commercialisation. Il est à noter que tout meublé de tourisme subventionné a l obligation d adhérer à une centrale de réservation pendant 10 ans. 2. Les moyens informatiques a. WinRESA BPR est doté depuis le 1 er janvier 2005 d un logiciel de réservation appelé WinRESA. WinRESA est développé par la société Soprane, basée à Grenoble. 25 centrales de réservations départementales sont dotées de cette solution informatique ainsi qu une centaine de stations de montagne. b. Quels sont les atouts de WinRESA? WinRESA est un logiciel qui permet à BPR de commercialiser des produits touristiques (comme les hébergements par exemple). WinRESA est basé sur une architecture simple où une structure achète à des fournisseurs et revend à des clients. Il permet de gérer un dossier de sa création à son exportation comptable, en passant par le paiement des fournisseurs. En effet, toute l administration des ventes est saisie et gérée par informatique tels que les règlements des clients ou encore les paiements prestataires. Ces paiements prestataires sont effectués tous les 1 er et 15 de chaque mois par virement bancaire. Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

3 3. La plateforme de commercialisation (avec paiement sécurisé) Berry province Réservation travaille conjointement avec la société B2F à la mise en ligne d une plateforme de commercialisation performante, répondant aux attentes des touristaunautes, à l échelle du Berry et rattachée au site de la destination Inaugurée en avril 2012, la plateforme est une place de marché fermée qui agrège des flux de données (chaudes et froides) de prestataires utilisant leur propre système de réservation ou grâce aux outils fournis par BPR. Ainsi, des hôteliers indépendants ou adhérents aux plus grandes chaines intégrées, des gérants de campings, des propriétaires de meublés de tourisme, de chambres d hôtes, des gestionnaires d activités touristiques pourront accéder à cette plateforme et augmenter leur lisibilité sur Internet en utilisant un nouveau canal de distribution associé à la marque Berry Province. Des passerelles techniques permettent un affichage en temps réel des tarifs et des disponibilités permettant à l internaute de réserver en ligne : o de l hébergement sec (hôtels et chambres d hôtes), o du locatif (location de vacances, roulottes ), o de l hôtellerie de plein-air, o des week-ends et courts séjours, o des packages dynamiques, o des activités variées. Cette mise en ligne de l offre touristique à l échelle du Berry s accompagne d un déploiement territorial de ce même moteur de réservation mais en marque blanche, à l échelon local, chez nos partenaires que sont les offices de tourisme, les sites touristiques ou des sites événementiels, comme le Printemps de Bourges par exemple. Les objectifs attendus de la multidiffusion de nos offres sont les suivants : o Multiplier les canaux de vente en coordination avec les partenaires touristiques du territoire, o et renforcer la cohérence des actions commerciales liées à l offre touristique territoriale. Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

4 a. L état des réservations A tout moment, vous pouvez consulter gratuitement l état des réservations concernant votre meublé de tourisme par le biais d internet. A l aide d un mot de passe, vous pouvez obtenir les informations suivantes : la date d arrivée et de départ des clients, la durée du séjour, leur nom ainsi que l état du dossier : soit en option, soit confirmé. Pour les personnes qui ne sont pas connectées à l Internet, une édition "papier" est mise en place. Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

5 b. Le planning partagé pour les chambres d hôtes et les meublés de tourisme non adhérents à la centrale de réservation Nous pouvons dorénavant vous proposer un nouveau canal de commercialisation pour vos chambres d hôtes ou votre meublé et ce, par le biais d internet. Le modèle économique que nous vous proposons est très simple à mettre en place : il s agit du planning partagé via internet en temps réel. c. Quel en est le fonctionnement? Pour les chambres d hôtes o D un commun accord, par le biais d une convention, nous définissons un nombre de chambres pour lequel vous souhaitez partager la commercialisation avec BPR, o les chambres sont disponibles à la réservation depuis le site et à la centrale de réservation de BPR. L internaute effectue sa réservation via un module de vente en ligne ou en téléphonant à la centrale de réservation, o vous mettez à jour le planning des chambres confiées à BPR dès lors que celui-ci subit une modification (réservation que vous réalisez directement, fermeture ). Ainsi, les mises à jour auxquelles vous procéderez auront pour effet d ouvrir ou de fermer le planning de l hébergement à la réservation. Il en va de même pour les réservations effectuées par BPR. Toutefois, en cas de double réservation, celles effectuées par BPR sont prioritaires. o ce module vous permet de suivre l état d avancement des réservations réalisées par la centrale de réservation, de fermer ou d ouvrir le planning de vos chambres à la réservation. o l accès à ce module est payant uniquement la première année (75 HT). Le propriétaire sera seulement redevable d une commission de 10 % TTC pour toutes les réservations effectuées par BPR. En revanche, celles étant effectuées directement par lui n entraînent évidemment aucun commissionnement. Interface de mise à jour Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

6 Pour les meublés de tourisme (non adhérent à la centrale de réservation) o Une convention est établie pour le meublé pour lequel vous souhaitez partager la commercialisation avec BPR, o le meublé est disponible à la réservation depuis le site et à la centrale de réservation de BPR. L internaute effectue sa réservation via un module de vente en ligne ou en téléphonant à la centrale de réservation, o vous mettez à jour le planning du meublé confié à BPR dès lors que celui-ci subit une modification (réservation que vous réalisez directement, fermeture ). Ainsi, les mises à jour auxquelles vous procéderez auront pour effet d ouvrir ou de fermer le planning de l hébergement à la réservation. Il en va de même pour les réservations effectuées par BPR. Toutefois, en cas de double réservation, celles effectuées par BPR sont prioritaires, o ce module vous permet de suivre l état d avancement des réservations réalisées par la centrale de réservation, de fermer ou d ouvrir le planning de vos chambres à la réservation, o l accès à ce module est payant uniquement la première année (75 HT). Le propriétaire sera seulement redevable d une commission de 12 % TTC pour toutes les réservations effectuées par BPR. En revanche, celles étant effectuées directement par lui n entraînent évidemment aucun commissionnement. d. Quels sont les avantages de ce système? o Vous bénéficiez de la notoriété du site internet et votre offre remonte sur la plateforme de commercialisation reservation.berryprovince.com. o Le système est très simple à utiliser : quelques clics de souris suffisent pour mettre à jour votre planning. o Vous bénéficiez d un système garantissant à l internaute une réservation ferme via un module sécurisé de paiement (par carte bancaire). o La table d hôtes peut être réservée par le biais du module (dans une formule intitulée "demi-pension") mais elle sera payée directement au propriétaire par le client et ne donnera droit à aucune rétribution à BPR puisque n étant pas commercialisée par la centrale. Pour les propriétaires ne possédant pas d accès à internet, nous pouvons également mettre en place ce système ; le planning est alors géré par le propriétaire et nos agents de réservation le contactent en cas de demande pour connaître la disponibilité de l hébergement. La commission est de 10 % pour les chambres et de 12 % pour les meublés non adhérents à la centrale de réservation. Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

7 4. L intégralité du parc d hébergements de ce label figure sur le site internet Les clients effectuent ainsi eux-mêmes leur réservation. L ensemble des descriptifs avec photos des hébergements y figure L intégralité du parc d hébergements de ce label figure sur le site internet Les clients effectuent ainsi eux-mêmes leur réservation. L ensemble des descriptifs avec photos des hébergements y figure. Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

8 C.LA CENTRALE DE RESERVATION 1. La clientèle et le processus de réservation Dans la majorité des cas, les contacts s effectuent par téléphone mais de plus en plus de personnes utilisent internet et la messagerie électronique pour des demandes de renseignements ou de disponibilités. Après avoir vérifié la disponibilité d un meublé de tourisme, nous procédons à l enregistrement des coordonnées du client pour l envoi d un contrat. Le meublé de tourisme est alors en option pendant 10 jours en attendant la réception d un acompte de 25 %. Suite à la réception de cet acompte, la vente est confirmée. L émission d une facture indiquant le solde à régler 30 jours avant l arrivée est envoyée au client. Pour les réservations de dernière minute (jour J-4), nous appelons le propriétaire pour valider la réservation, d où l importance de nous communiquer un numéro de portable ou bien de travail et nous vous garantissons les paiements des séjours en demandant à nos clients un règlement par carte bancaire. (Nous acceptons tous les types de cartes bancaires sauf les American Express). A la réception du solde, nous émettons un bon d échange, dont un exemplaire est adressé au propriétaire. Ce document informe de la date du séjour, des coordonnées du client et de la composition de la famille. Nous proposons à nos clients une assurance facultative (1.7% du montant locatif) offrant les garanties suivantes : annulation antérieure au séjour en cas de maladie, responsabilité civile en cas de sinistre, assistance rapatriement durant le séjour. De plus, en établissant le contrat, nous percevons 18 de frais de dossier pour une semaine de location et 15 pour les week-ends. 2. Les Propriétaires Nos échanges téléphoniques avec nos propriétaires sont nombreux et demeurent essentiels pour une bonne information. Les appels du public étant plus nombreux le lundi, nous vous remercions de bien vouloir nous contacter de préférence le mardi pour connaître vos disponibilités. Afin de vous renseigner sur les locations de dernière minute, nous vous invitons à nous joindre à partir du jeudi. La caution Nous vous rappelons que vous devez la percevoir auprès du client, lors de la remise des clefs et après avoir effectué un état des lieux détaillé en sa présence. Vous n oublierez pas de signer Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

9 et de faire signer par le client ce document qui est indispensable pour que nous puissions intervenir en votre faveur lors d un litige. Les charges annexes Les charges afférentes à la location telles que l électricité doivent vous être réglées directement. Les contrats locatifs incluent 8 kw/h par jour d électricité. Un relevé de compteur s effectue à l arrivée en présence des locataires et à leur départ. Après avoir déduit les 8 kw/h par jour, la différence est facturée selon le prix du kw/h en vigueur. Un décompte des charges annexes vous est fourni pour justifier ces consommations. Fermeture du meublé de tourisme Pour la fermeture annuelle des meublé de tourisme, nous vous rappelons que tous les propriétaires subventionnés ont l obligation de confier leur meublé de tourisme à la Centrale un minimum de 6 mois par an. Toute demande de fermeture de meublé de tourisme doit obligatoirement recevoir l aval de la Centrale de réservation. La demande doit être formulée soit courrier ou fax au moins un mois avant la date de fermeture. Des pénalités s appliquent en cas de : - fermeture abusive, - fermeture non justifiée, - fermeture sans avoir prévenue la Centrale - etc Les fermetures durant la très haute saison touristique sont interdites sauf exception (. Les montants des pénalités sont les suivants : - 8 euros pour un week-end - 15 euros pour une semaine 3. Les agences étrangères Chaque année, des accords particuliers sont pris avec des agences britanniques et néerlandaises. La commercialisation des meublés de tourisme est assurée selon les deux principes suivants : - L allotement C est un accord commercial passé sur certains meublés de tourisme. L agence étrangère est prioritaire sur la location des meublé de tourisme confiés, jusqu à une date donnée (date de Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition

10 rétrocession). Après cette date, nous récupérons l hébergement et le proposons sur le marché français. Ces accords particuliers nous permettent d assurer un meilleur taux de remplissage sur l avant et l arrière saison : les étrangers voyageant en France principalement à ces périodes de l année. - Le request (réservation à la demande) En accord avec nous, une agence étrangère fait la promotion de certains de nos meublés de tourisme. Elle les fait figurer sur sa brochure. Avant toute réservation, l agence doit nous questionner sur la disponibilité du meublé de tourisme choisi : c est ce que nous appelons "le request". D. CONCLUSION Depuis plusieurs années, nous assistons à une évolution dans la demande locative, qu il s agisse de la durée des séjours ou de l attente des clients. Les touristes partent moins longtemps mais plus souvent (courts séjours, petites vacances, événementiels, ). De plus en plus, ils se décident au dernier moment en voyant les prévisions météorologiques favorables. Pour répondre à cette demande, nous ne saurions que trop vous encourager à remettre votre meublé de tourisme en état : le ménage doit être fait après chaque départ de locataires. En ce qui concerne les attentes des clients sur l hébergement, plusieurs critères reviennent régulièrement : cheminée, terrain privatif clos, indépendance du meublé de tourisme, jeux pour enfants, etc Les gestes d accueil à l arrivée des clients semblent particulièrement appréciés : produits locaux (fromages, fruits de saison, vin, miel ), élaboration d une spécialité locale (tartes, confiture ). Nous constatons que les clients y sont très sensibles et que cette qualité d accueil ne fait que renforcer l image de convivialité des meublés de tourisme que nous nous attachons à promouvoir. Berry Province Réservation Livret d accueil des propriétaires édition