MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE - Dossier de consultation - et UEROS Nortraum 3 et 5 Rue du Docteur CHARCOT LILLE

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1 MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE - Dossier de consultation - ETABLISSEMENTS : Centre Lillois de Rééducation Professionnelle et UEROS Nortraum 3 et 5 Rue du Docteur CHARCOT LILLE OBJET : MAPA Fournitures de bureau Date limite de remise des offres le 19 Mars 2015 à 15h00 1

2 SOMMAIRE 1. Objet de la consultation : Contenu des prestations : Modalités et conditions d exécution : Passation, emballages et livraison des commandes : Développement durable : Présentation des offres : Procédure de négociation : Jugement des offres : Renseignements complémentaires Envoi ou remise des offres :...8 2

3 1. Objet de la consultation : La présente consultation concerne des achats et livraisons de fournitures de bureau pour le Centre Lillois de Rééducation Professionnelle, 03 Rue du Docteur Charcot LILLE et l UEROS Nortraum, 05 Rue du Docteur Charcot LILLE. 2. Contenu des prestations : 2-1 Mode de consultation : Le présent marché de fournitures est passé selon les modalités prévues à l article 28 du Code des marchés publics. 2-2 Contenu et présentation : L offre devra correspondre aux prestations prévues dans les différentes pièces contractuelles du marché. Elles seront obligatoirement présentées, sous peine de nullité de l offre, conformément aux dispositions de l article 6 ci-après. Le présent marché est conclu pour une durée d exécution de 12 mois à compter de la date de notification dans la limite du maximum indiqué à l article 3 du présent dossier de consultation. Il pourra être renouvelé 2 fois par tacite reconduction. En cas de non renouvellement exprimé par l une au l autre des parties un délai de 2 mois avant le terme du présent contrat est institué. La durée totale du contrat ne pourra être supérieure à 3 ans. L exécution du présent marché débutera le 10/04/ Type de marché : Le présent marché est un marché à bons de commande. Il est traité selon des prix fermes et définitifs. En cas de renouvellement, les augmentations seront négociées de gré à gré entre le titulaire et le Centre Lillois. L augmentation globale ne pourra être supérieure au taux d évolution budgétaire imposé aux établissements par leur autorité de tutelle. 2-4 Mode de règlement du marché : Par décision de l Agence Régionale de la Santé du Nord en date du 06/06/2014, l activité de l UEROS Nortraum a été transférée à l UGECAM Nord Pasde-Calais Picardie et sa gestion est confiée au Centre Lillois de Rééducation Professionnelle à partir du 01/07/2014. Le mode de règlement est le virement bancaire, par le Centre Lillois, à réception complète et sans réserve d une commande, au maximum de 30 jours. Le soumissionnaire s engage à effectuer une seule livraison par commande. Pour les cas où des produits seraient en rupture, la facture ne sera envoyée au Centre Lillois qu une fois la commande complètement livrée. 2-5 Délai de validité des offres: Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée à l article 10 du présent dossier de présentation. 3

4 2-6 Modifications de détail du dossier de présentation : Le Centre Lillois se réserve le droit d apporter, au plus tard 10 jours avant la date fixée pour la réception des offres, des modifications de détail au dossier de présentation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n élever aucune réclamation à ce sujet. 3. Modalités et conditions d exécution : 3-1 Expression de l offre L offre sera prononcée sur un pourcentage de réduction accordé sur l ensemble du catalogue quelle que soit la rubrique (hors mobilier et article d une valeur supérieure ou égale à 400,00 HT). Le pourcentage de réduction accordé devra permettre au Centre Lillois et à l UEROS de satisfaire leurs besoins, selon les volumes financiers prévisionnels présentés ci-dessous. Le soumissionnaire indiquera donc le prix de base avant réduction accordée. Le volume financier prévisionnel annuel est de ,00 HT pour l ensemble des produits et pour les 2 établissements. En vertu de l article 77 alinéas 1 du Code des Marchés Publics, le présent marché sera passé sur la base : d un volume annuel minimum de 9 000,00 HT d un volume annuel maximum de ,00 HT 3-2 Analyse de l offre L analyse de l offre porte sur des bordereaux de prix des produits les plus courants dont la liste (BQE) est annexée au présent dossier de présentation. L analyse porte sur 10 catégories d articles : Etiquetages et tampons Enveloppes Blocs papiers, cahiers, répertoires Ecriture et correction Petit matériel de bureau Petites fournitures de bureau Classement, archivage, étiquettes Petites fournitures informatiques Agendas, calendriers 2016 et suivantes Accessoires pour machines à relier Il est demandé des produits de bonne qualité. Les produits éco-labellisés sont souhaités, les articles concernés, tout comme les dénominations commerciales opaques devront être accompagnés d une fiche technique. Concernant le papier A4 et A3, une fiche technique faisant apparaitre, notamment, les caractéristiques «blancheurs CIE» et norme ISO 9706 devra être impérativement fournie. Le papier devra être obligatoirement éco-labellisée, et moins énergivore. (Fabrication du papier avec une réduction des énergies, tels que l eau, les arbres, etc.). 4

5 Le soumissionnaire devra joindre, gratuitement, des échantillons pour les produits des catégories suivantes : Blocs papiers, cahier, répertoires : papier A4 70g et 80g (1 ramette de chaque grammage) Ecriture et correction : marqueurs tableaux blancs, stylo bille rétractable, stylo bille non rétractable, surligneur Petites fournitures de bureau : colle bâton Petites fournitures informatiques : lingette écran imprégnée tous types demandés au BQE Tout autre échantillon dont il jugerait la présence utile. Le soumissionnaire précisera si les échantillons doivent être renvoyés ou non après analyse (à sa charge). Chaque soumissionnaire devra, à l aide du BQE annexé au présent cahier des charges, totaliser une estimation annuelle. Comme exprimé au 3-1 Expression de l offre, le soumissionnaire indiquera donc le prix de base avant réduction accordée A noter que le soumissionnaire indiquera les prix proposés pour chaque article hors taxes particulières (droits SACEM ) qu il indiquera par ailleurs. Les quantités indiquées sur ce bordereau sont prévisionnelles et ne constituent pas un engagement ferme. Il s agit de l ensemble des fournitures susceptibles d être achetées sur la durée du contrat mais la liste n est pas exhaustive : le soumissionnaire devra fournir un listing de prix pour l ensemble des produits figurant à son catalogue et pouvant faire l objet d une commande particulière par le Centre Lillois et/ou l UEROS Nortraum dans le cadre du présent marché. 4. Passation, emballages et livraison des commandes : Article 4-1 Passation des commandes : Le soumissionnaire devra fournir : un suivi commercial personnalisé par le biais d un site internet, un système de passation de commandes comprenant 2 accès : un accès «utilisateurs» pour les personnes habilitées à passer des commandes et un accès «administrateur» pour la gestion et le suivi des commandes. Un catalogue de fournitures de bureau spécifique et commun au Centre Lillois et à l UEROS Nortraum sera créé sur le site du soumissionnaire sur la base du BQE repris en annexe et servant pour l analyse de l offre. Les commandes seront passées, au fur et à mesure des besoins, par les différents services du Centre Lillois et par l UEROS Nortraum, qui pourront avoir accès à l ensemble du catalogue du soumissionnaire comme indiqué dans l article 3 du présent dossier de consultation. L accès «utilisateurs» devra offrir aux services : la possibilité de découvrir la gamme complète du fournisseur par l intermédiaire de descriptifs techniques et de photos 5

6 la visualisation et le suivi du ou des budgets(s) mis en place la visualisation et le suivi des commandes passées, en cours ou en attente de validation l historique des bons de livraisons sur l année N et N-1 la passation de commandes sera faite selon certains critères : montant minimum de commande (à négocier), périodicité de la commande (à définir), disponibilité des budgets nécessaires. D autres fonctionnalités peuvent être proposées et ainsi enrichir l offre. L accès «administrateur» devra fournir : Un maximum de contrôles (à détailler par le soumissionnaire) Des statistiques en lignes (à détailler par le soumissionnaire) Le suivi des commandes La validation électronique de l ensemble des commandes avant l envoi au fournisseur D autres fonctionnalités peuvent être proposées et ainsi enrichir l offre. Le soumissionnaire s engage à dispenser à l ensemble du personnel habilité une formation à l utilisation du site internet et au mode de passation des commandes, et à fournir un code d accès et un mot de passe à chaque personne habilitée afin de permettre le démarrage du marché à la date fixée à l article 2-2 du présent dossier de consultation. La mise en place de ce service de passation des commandes ainsi que la formation décrite ci-dessus sont en service effectué à titre gracieux qui ne pourra en aucun cas être facturé. Article 4-2 Livraisons des commandes et emballages : Le soumissionnaire indiquera clairement : o les délais de réception des commandes et de livraison, o les minimums de commande n engendrant pas de frais de transport, o la possibilité de déconditionnement Les livraisons sont réceptionnées au Centre Lillois du lundi au jeudi de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30. Le livreur se présentera, à son arrivée, à l accueil du Centre Lillois. Comme indiqué dans l article 2-4 du présent dossier de consultation, le titulaire s engage à n effectuer qu une livraison par bon de commande. Les fournitures livrées doivent être accompagnées d un bon de livraison. Chaque livraison pourra faire l objet d une vérification quantitative et qualitative qui consistera à vérifier la conformité entre la quantité commandée, la quantité livrée, la quantité portée sur le bon de livraison et l état qualitatif des articles livrés, en présence du livreur. Toute commande égarée du fait du non-respect du lieu de livraison et/ou des jours et heures de livraison indiquées ci-dessus sera à la charge du titulaire du 6

7 marché et ne pourra être facturé au Centre Lillois. Le soumissionnaire s engage, conformément à notre projet de politique d achats responsables, à réduire les emballages, en fonction du volume d articles commandés. 5. Développement durable : Le Centre Lillois et l UEROS Nortraum s engagent dans une politique d achats responsables et de développement durable. Dans cette optique, le soumissionnaire proposera des solutions de reprises de tous types de fournitures usées, incluant le papier. Le soumissionnaire fournira tous les éléments permettant d apprécier son investissement en matière de développement durable et notamment : Le mémoire technique DD joint Les labels Energie des différentes fournitures proposées le degré de qualité environnementale des véhicules utilisés pour les livraisons 6. Présentation des offres : Les candidats auront à produire un dossier complet comportant obligatoirement les pièces suivantes, datées, signées et revêtues de leur cachet : Le présent dossier de présentation paraphé et signé. L acte d Engagement : Le nom du candidat doit être reporté en haut à gauche sur chacune des pages qui devront être paraphées. La dernière page sera signée et revêtue du cachet de l entreprise. Le BQE : Un point est accordé par ligne renseignée (article proposé). Le nombre de points minimum à atteindre pour que l offre puisse être étudiée est indiqué sur le BQE. Ce BQE, accompagné des fiches techniques s il y a lieu (article 3 du présent dossier de consultation), devra être joint sur supports papier ET informatique (clé USB, CD, mail) Les échantillons demandés selon l article 3 du présent dossier de consultation. Si le soumissionnaire est certifié (ISO, NF etc.) une copie de la certification est demandée. Le mémoire technique développement durable. Présentation du site internet permettant la passation des commandes (login et mot de passe de démonstration) L ensemble des documents administratifs détaillés ci-après : o Attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales incombant au cocontractant et datant de moins de 6 mois ; o Attestation sur l honneur du cocontractant du dépôt auprès de l administration fiscale, à la date de l attestation, de l ensemble des déclarations fiscales obligatoires et le récépissé de dépôt de déclaration auprès d un centre de formalités des entreprises lorsque le cocontractant n est pas tenu de s immatriculer au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers et n est pas en mesure de produire les documents mentionnés ci-dessus o Attestation d assurance en cours de validité 7

8 o Extrait KBIS ou carte d identification justifiant de l inscription au répertoire des métiers o Récépissé de dépôt de déclaration auprès d un centre de formalités des entreprises pour les personnes physiques ou morales en cours d inscription o Lorsque le cocontractant emploie des salariés, une attestation sur l honneur établie par ce cocontractant, à la date de signature du contrat et tous les 6 mois jusqu à la fin de l exécution du contrat, de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement au regard des articles L.320, L et R (DC6). 7. Procédure de négociation : Une procédure de négociation pourra être organisée avec les candidats ayant présenté les meilleures propositions dans les 2 semaines suivants la réception des offres 8. Jugement des offres : Le jugement des offres sera effectué dans les conditions suivantes : 1 ) Prix = 45% 2 ) Valeur technique de l offre = 45% 3 ) Développement Durable = 10% 9. Renseignements complémentaires Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats peuvent contacter : Monsieur Laurent CHATAGNON, Directeur Adjoint Administratif et Financier du Centre Lillois et de l UEROS Nortraum, ou par mail Monsieur Julien DELANGHE, Acheteur du Centre Lillois et de l UEROS Nortraum, ou par mail 10. Envoi ou remise des offres : L offre devra être transmise sous enveloppe cachetée portant les indications Centre Lillois de Rééducation Professionnelle 3 Rue du Docteur Charcot LILLE «MAPA Fournitures de bureau» Date limite de remise des offres le 19 Mars 2015 à 15h00 Les offres pourront parvenir par : voie électronique par ou Courrier recommandé avec AR à l adresse indiquée ci-dessus. Dans ce cas, les soumissionnaires devront tenir compte des délais postaux. Dépôt à l accueil du Centre Lillois contre récépissé (du lundi au jeudi 07h45 à 16h45 et vendredi 07h45 à 11h45) 8

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