L e-administration et ses effets induits

Transcription

1 L e-administration et ses effets induits Illustration concrète de la conduite du changement dans un contexte d expérimentation Intervenant: Gilles DELAMARCHE Equipe e-bourgogne

2 1 ère partie Première expérimentation : La salle des Marchés Publics A. Contexte et bilan de l expérimentation La salle des marchés publics : Un outil commun à deux populations Les entités publiques (collectivités, lycées, hôpitaux, ) Les entreprises Un objectif: avoir un flux d échange significatif entre ces deux populations Un premier bilan: (depuis le 1 er janvier 2005) Plus de 610 collectivités utilisatrices Plus de entreprises inscrites Plus de marchés mis en ligne dont 2/3 de MAPA et plus de téléchargement de DCE Près de offres reçues dont 35% d entre elles avec signature électronique

3 1 ère partie Première expérimentation : La salle des Marchés Publics B. Les modalités de sa mise en œuvre Côté entités: La mise en place d un groupe pilote de 40 responsables de marchés publics ayant participé à chacune des étapes de la conduite de projet (mode participatif) Participation du choix de l outil métier et de son développement (dialogue compétitif, phase de recettes) Meilleur appropriation de cet outil par les utilisateurs Conception d un plan de formation avec des cycles de formations de formateur et de formations d utilisateurs 173 cycles de formation et journées de formation agents formés de 2005 à 2007 Production et diffusion de kit de formation «utilisateurs» (+ de 40 PowerPoint soit 52Mo) Côté entreprises: Mise en place d un groupe pilote composé de représentants des organismes consulaires et branches professionnelles Participation au développement et à l utilisation de l outil «Côté entreprises» Mise en place d un plan d information, de sensibilisation et de formations avec les chambres consulaires et les organismes professionnels entreprises «rencontrées» Production et diffusion de kit de formation entreprises (PowerPoint 12Mo) Comment s inscrire? Comment consulter les offres? Comment répondre? Boîte à outils (téléchargement outil zip, outil PDF, glossaire des marchés publics )

4 1 ère partie 2 ème Expérimentation (nationale) sur la dématérialisation des pièces justificatives de marchés publics A. Le contexte Objectifs: poursuivre la chaine de dématérialisation des marchés publics à destination du Comptable d Etat 24 entités expérimentatrices (Conseil Généraux, Communes, Communautés de Communes, Hôpitaux, OPAC, ) + 15 postes comptables associés Aujourd hui: Dématérialisation de pièces justificatives de marchés: Pièces concernées: ccap+cctp +règlement de consultation+avis de publicité. A moyen terme: Dématérialisation des actes juridiques de marchés publics : Délibération et acte d engagement avec signature électronique de l autorité territoriale (association du flux amont «contrôle de légalité»+ flux aval «flux comptable» ) A terme: Dématérialisation des pièces comptables (bordereaux de mandats, mandats + factures) En Finalité: Flux comptable complètement dématérialisé sur les marchés publics

5 1 ère partie 2 ème Expérimentation (nationale) sur la dématérialisation des pièces justificatives de marchés publics B. Les modalités de sa mise en œuvre Côté entités Production d outils d aide à la réflexion (processus de cheminements des documents juridiques, administratifs et financiers, qui fait quoi?...) Production de kit de formation sur les différents e-services utilisés (service Helios de la plate-forme e-bourgogne, portail FAST) et les différents outils (certificat électronique et parapheur) Animation de séances de travail auprès des 24 entités, sur les 4 départements, associant un élu ou le DGS, le directeur des système d information, le directeur des marchés, le directeur des finances, le directeur juridique + le comptable d Etat et ayant pour ordre du jour: La présentation de l expérimentation et de ses enjeux, la présentation des nouveaux services et outils utilisés Une réflexion sur la chaîne d organisation des différents acteurs de la collectivité, de Qui fait quoi? À quel moment? Une présentation des kits de formation et l animation d une action de formation des formateurs référents Côté comptables du Trésor Production d un kit de formation sur l utilisation du portail FAST Co-animation des formations de formateurs

6 1 ère partie 2 ème Expérimentation (nationale) sur la dématérialisation des pièces justificatives de marchés publics C. Eléments de constats: Cette démarche est structurante et bien comprise des entités publiques expérimentatrices. Elle nécessite: 1. la mise en œuvre de nouveaux outils: le certificat électronique le parapheur électronique 2. l appropriation par les populations utilisatrices de ces nouveaux outils: les Elus les Agents publics et la mise en œuvre de nouveaux modes d apprentissage (formation ouverte et à distance, actions de formation en e-learning) Exemple: 3. la conduite du changement liée à la modernisation du service public, à travers: une réflexion sur les schémas d organisation des collectivités (décloisonnement des services et transversalité des procédures) la mise en œuvre de nouveaux processus de travail l émergence de nouveaux métiers

7 2 ème partie La conduite du changement induite par la e-administration

8 2 ème partie La conduite du changement induite par la e-administration A. Un choc culturel? NON Car le développement des services de e-administration se traduit par la mise en œuvre d outils, impactant les usages, les procédures et les circuits de décisions administratifs et financiers. Le développement et l utilisation des outils TIC doivent conduire: À une appropriation de ces nouveaux usages par les différentes populations identifiées Plan de formation alliant pédagogie, méthodologie et phase pratique À une réflexion sur les schémas d organisations, les métiers, le management des équipes: management participatif en mode projet À une autre façon de piloter les projets, intégrant les valeurs de mutualisation et de solidarité B. Des valeurs communes à partager : un élément essentiel du Mode Projet Une parfaite transparence du projet, de ses objectifs, de ses moyens Une participation «active» de chacun (quel que soit son positionnement) à chaque étape du projet Un partage des connaissances accompagné de Formations/Actions

9 2 ème partie La conduite du changement induite par la e-administration Par rapport aux agents publics Approche utilisateur - Sensibiliser les agents aux TIC -Favoriser les apprentissages individuels avec pédagogie et exercices pratiques (approche ludique, démystification) -Faire émerger et partager «une culture commune» à l usage de ces nouveaux outils Approche «poste de travail» - Former, accompagner, et développer les usages et pratiques à l outil - Développer un autre relation à son poste de travail (moins individuelle, plus collective) Changement des mentalités, sociologie du travail Approche «métier» Faire partager une culture commune devant conduire à la mutualisation des connaissances, au partage des pratiques Rechercher de nouvelles formes de travail en «réseau» Induite par les nouveaux outils: - Messageries - Agendas partagés - Forums -Espaces de publication de documents - Portails - Plates-formes - Favoriser les échanges d expérience et le développement des savoir-faire métiers -Améliorer les procédures -Susciter l innovation

10 2 ème partie La conduite du changement induite par la e-administration Par rapport aux schémas d organisation: Vertical ou Transversal! Approche élus Approche Direction Générale des Services Approche Direction des Ressources Humaines -Dépasser les systèmes hiérarchisés et pyramidaux et trouver l équilibre entre le Vertical et l Horizontal (décloisonnement des services) -Développer des schémas d organisation à double entrée: 1 2 L organisation de la collectivité au regard de ses missions, de ses services et directions (schéma traditionnel) L organisation de la collectivité au regard de ses projets Schéma approprié formalisant la transversalité, et déterminant «les règles du jeu» : - Formalisation des objectifs - Formalisation de l organisation - Formalisation des acteurs et différents services concernés : - Qui fait quoi, avec délégation de responsabilités? - Qui manage qui, et comment? - A qui est rattaché le Chef de Projet? - Formalisation des moyens - Évaluation des résultats

11 3 ème partie Les six éléments clés liés à ce type de conduite de projets un projet, c'est-à-dire une vision (claire, partagée, coproduite) un terrain, à connaître et à préparer (contexte, identité culturelle) un moment à saisir ou à susciter un portage du projet par l autorité politique le choix des acteurs de la mise en œuvre du projet un pilotage du projet (gérer le rythme du changement, bénéficier d un cadre budgétaire, faire appel à une assistance à maitrise d ouvrage)

12 «Nous n avons que le choix entre les changements dans lesquels nous serons entraînés, et ceux que nous aurons su vouloir et accomplir». Jean Monnet Commissaire au plan, Chargé de la mise en œuvre du premier plan de la modernisation et d équipement de la France ( )