Fournitures Générales

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1 DISG Fournitures Générales DI Demande d information (ou RFI Request for information) Réf. : Fournitures générales_questionnaire DI Page 1/8 Fournitures Générales DEMANDE D INFORMATION Prix et solutions de gestion des fournitures générales pour les sites de la Banque de France (étude de marché fabricants et distributeurs) Juillet 2014

2 Sommaire 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION L ORGANISATION ACTUELLE DE L APPROVISIONNEMENT DES FOURNITURES GÉNÉRALES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DES PRODUITS GÉNÉRALITÉS RELATIVES AU PROCESSUS D APPROVISIONNEMENT EN FOURNITURES GÉNÉRALES DEMANDE D INFORMATIONS PÉRIMÈTRE DES FOURNITURES GÉNÉRALES PRESTATIONS ADMINISTRATIVES PASSATION DE COMMANDE Mise à disposition d un catalogue dématérialisé des fournitures référencées Description de l outil de passation de commande LIVRAISON Gestion des livraisons Bordereau de livraison Réception OUTILS DE REPORTING Format Requêtes via un portail internet Autres Requêtes CONTRÔLE DES PRESTATIONS Qualité Actions correctives...11 RÉPONSES AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION...11 CONTACTS...12 DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES...12 RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES...12 Fournitures Générales - RFI 2/12

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé, ci-après dans la DI, «la société» les candidats y répondant. La Banque de France est dénommée «la Banque». 1. Objet de la demande d information La présente DI doit permettre à la Banque de France d obtenir des informations sur les fournisseurs potentiels en capacité : - d approvisionner la Banque en fournitures générales, - de proposer une organisation opérationnelle et administrative de la prestation, - de collecter des DEEE et de produire un registre des déchets conformément à l article R du code de l environnement. Les fournitures générales concernées par la DI recouvrent les fournitures de bureau, le papier, les produits d entretien, les consommables informatiques consommés par les salariés de Banque de France. La collecte des DEEE concerne la reprise des consommables informatiques (cartouches d encre usagées, ), des néons, des ampoules, des piles, des accumulateurs, des petits matériels de bureau, des déchets électriques divers L approvisionnement et la collecte des DEEE concernent l ensemble des établissements de la Banque, soit environ 170 points de livraison répartis sur l ensemble du territoire métropolitain (y compris la Corse) dont une quinzaine de points à Paris intra muros. Chaque établissement de la Banque, en fonction de sa taille, est identifié par un ou plusieurs codes Unité Administrative (UA). Ainsi, certains établissements sont identifiés par un code UA unique qui correspond à un seul point de commande et de livraison, d autres établissements, notamment le siège, sont identifiés par plusieurs UA, susceptibles de passer des commandes qui seront livrées en un même point de livraison. Période pour cette demande d information : Juillet- mi-septembre 2014 Le retour de cette étude de marché permettra à la Direction de l Immobilier et des Services Généraux de réaliser dans un deuxième temps un dossier de consultation (cahier des charges technique) dans le cadre d un éventuel appel d offre européen pour l achat de ces produits. 2. L organisation actuelle de l approvisionnement des fournitures générales Actuellement, la Banque de France a organisé sa dernière consultation du marché en distinguant deux lots pour son approvisionnement en fournitures générales et consommables informatiques : Fournitures Générales - RFI 3/12

4 Lot 1 : Articles de bureau et produits d entretien Lot 2 : Consommables informatiques L achat de papier fait l objet d un marché distinct Principales caractéristiques des produits L ensemble des produits constituant le lot 1 sont regroupés par famille : - Outils d écriture - Accessoires de bureau - Papeterie - Fournitures d expédition - Classement et rangement - Agendas et calendriers - Fournitures d identification - Accessoires informatiques - Produits d entretien Le détail de ces familles ainsi que les volumes de consommation annuelles des produits entrant dans la présente RFI sont communiqués en annexe 1. D une manière générale, la Banque recherche des articles de bonne qualité, certains devant répondre à des caractéristiques techniques et/ou qualitatives spécifiques. Dans le cadre d une démarche éco-responsable, elle souhaite également que la composition des produits présente, en tout ou partie, des caractéristiques environnementales justifiables Généralités relatives au processus d approvisionnement en Fournitures Générales Actuellement, les commandes sont enregistrées selon le processus décrit ci après Les acteurs - Un ou plusieurs agents accrédités à saisir des demandes d achats dans une application informatique interne à la Banque (GEDEP sous Oracle) pour une ou plusieurs UA - Des contrôleurs budgétaires accrédités à la même application interne de la Banque sur une ou plusieurs UA pour valider les demandes d achats saisies, c est-à-dire autoriser l engagement budgétaire. - Un pôle centralisateur de l ensemble des commandes validées au niveau des UA (Pôle Commandes Réceptions Livraisons) qui passe commande auprès du fournisseur Le process Fournitures Générales - RFI 4/12

5 - Chaque unité de la Banque exprime son besoin (demande d achat ou DA) dans l application informatique interne de la Banque (GEDEP sous Oracle) : o Seuls les produits négociés dans le cadre du marché sont répertoriés dans un catalogue numérisé, chargé dans GEDEP. Un prix HT et TTC est attaché à chaque article. o Les unités sélectionnent les produits directement sur le catalogue numérisé et chargent un caddie. Ce dernier, qui matérialise la demande d achat, restitue le montant total engagé. o Le caddie, ou demande d achat, est validé par un contrôleur budgétaire. La validation génère l envoi automatique au Pôle Commandes Réceptions Livraisons chargé de centraliser les demandes d achats validées et de passer la commande au fournisseur. - La DA validée est réceptionnée en un point unique (Pôle Commandes Réceptions Livraisons). Ce pôle vérifie la DA, la valide et la transmet informatiquement (courriel) au fournisseur. Ce schéma s applique à toutes les unités de la Banque. 3. Demande d informations Ce paragraphe répertorie l ensemble du questionnaire concernant l approvisionnement de la Banque en fournitures générales. Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque de France souhaite que soient renseignés dans le fichier Word (annexe 3) tous les renseignements utiles à caractère technique et financier. Les prix énoncés dans les réponses devront systématiquement être TTC Périmètre des fournitures générales Le périmètre de la DI concerne : - Les articles de bureau - Les produits d entretien - Le papier - Les consommables informatiques - Les piles. Le détail des produits ainsi que les consommations annuelles 2014 figurent en annexe 1. Il porte également sur la capacité à livrer l ensemble des unités de la Banque (annexe 2) Prestations Administratives En complément de l approvisionnement de fournitures, la RFI portera sur la gestion administrative de la prestation d achat proprement dite. Gestion Quotidienne Le fournisseur précisera s il est en capacité de : Fournitures Générales - RFI 5/12

6 - Mettre à disposition un interlocuteur unique pour répondre aux utilisateurs : renseignements sur les fournitures proposées, sur les dysfonctionnements lors des passations de commandes ou lors des livraisons, en cas de réclamations, la facturation erronée - Etre joignable directement sur une plage horaire minimum : 8h30 12h00 / 13h30 16h Passation de commande Mise à disposition d un catalogue dématérialisé des fournitures référencées Afin de faciliter la passation de commande, il serait souhaitable de disposer d un catalogue dématérialisé proposant les produits référencés par la Banque. Par catalogue dématérialisé la Banque entend : - Soit un fichier créé par le fournisseur selon un format précisé par la Banque (fichier.txt) et téléchargeable automatiquement sur l application informatique interne de la Banque (GEDEP). - Soit un accès sécurisé pour le personnel de la Banque à un catalogue en ligne via un portail internet dédié et personnalisé. Les demandes d achat saisies par le personnel de la Banque sur le portail du fournisseur doivent pouvoir être automatiquement transmises vers l application informatique de la Banque (GEDEP) en respectant certaines exigences en termes de format (fichier.txt) et d informations requises par l application (ex : code UA, prix unitaire des articles demandés, total de la demande ). Pouvez-vous préciser, pour chacune de ces 2 hypothèses, l ergonomie du catalogue dématérialisé proposé ainsi que les modalités de sa mise à jour? - En cas de fichier téléchargeable : o Téléchargement automatique? Périodicité : tous les jours, plusieurs fois par jour, à chaque mise à jour de produits référencés ou changements de tarifs? o Information de l utilisateur sur les dernières mises à jour? o Quel est le format du fichier informatique? est-il possible de l enrichir à la demande de la Banque (par exemple avec des données de gestion spécifiques à la Banque)? o Chaque référence est-elle assortie d une photo? d un descriptif lorsque cela est nécessaire? du prix HT et TTC de chaque fourniture? o Comment est organisé le catalogue pour faciliter la recherche par l utilisateur? Par catégories de fournitures? par ordre alphabétique? modalités de recherche? o Si des téléchargements périodiques sont envisagés, est-il possible de disposer du niveau de stock des articles dès la consultation du catalogue? de la date de réapprovisionnement en cas de rupture de stock? de déclencher des alertes sur demande de l utilisateur (par exemple, en cochant une case) pour l informer du réapprovisionnement de l article sélectionné? Fournitures Générales - RFI 6/12

7 - En cas d accès du personnel à un portail dédié sur Internet : o Modalité de connexion (identifiant, mot de passe )? o Périodicité de mise à jour : tous les jours, plusieurs fois par jour, à chaque mise à jour de produits référencés ou changements de tarifs? o Information de l utilisateur sur les dernières mises à jour? o Chaque référence est-elle assortie d une photo? d un descriptif lorsque cela est nécessaire? du prix HT et TTC de chaque fourniture? o Comment est organisé le catalogue pour faciliter la recherche par l utilisateur? Par catégories de fournitures? par ordre alphabétique? modalités de recherche? o Le niveau de stock est-il connu dès la consultation du catalogue? de la date de réapprovisionnement en cas de rupture de stock? de la possibilité de mettre des alertes pour informer du réapprovisionnement effectif? o Est-il envisageable, lors de la consultation du catalogue du site, de sélectionner des articles pour remplir une demande d achat sur le portail ou sur l application informatique de la Banque afin d éviter une double saisie au personnel? Description de l outil de passation de commande Il est souhaité que les propositions des fournisseurs prennent en compte l organisation générale de la Banque. Les demandes d achat doivent prendre en compte le besoin d optimiser les manipulations et la navigation du personnel. Elles ne devront être saisies qu une seule fois par le personnel de la Banque, soit sur un portail internet dédié (ce qui suppose une passerelle automatique du portail vers l application informatique de la Banque pour récupérer soit les informations relatives à la demande d achat, soit au bon de commande), soit sur l application informatique de la Banque (ce qui suppose un téléchargement du catalogue dématérialisé du fournisseur dans l application informatique de la Banque). Le principe de la validation de la demande d achat avant passation de commande auprès du fournisseur est conservé. L application informatique de la Banque attribue un numéro à chaque commande dès lors que la commande est enregistrée. Ce numéro doit impérativement figurer sur l ensemble des supports : bon de commande, bordereau de livraison, facture. Pour mémoire : les demandes d achat sont saisies par chaque établissement de la Banque de France (administrativement dénommée Unité Administrative UA). Chaque établissement de la Banque, en fonction de sa taille, est identifié par un ou plusieurs codes Unité Administrative (UA). Ainsi, certains établissements sont identifiés par un code UA unique qui correspond à un seul point de commande et de livraison, d autres établissements, notamment le siège, sont identifiés par plusieurs UA, susceptibles de passer des commandes qui seront livrées en un même point de livraison. Préalablement à la passation de commande effective auprès du fournisseur, celle-ci doit faire l objet d une validation en interne Banque de France. Cette validation correspond à une autorisation d engagement de dépenses donnée par un contrôleur budgétaire. Il est rappelé que l application de la Banque et le dispositif proposé par le fournisseur doivent être en «miroir» notamment pour les indications figurant sur le bon de commande, le bordereau de livraison, la facture. Il est souhaité une description précise du processus de passation de commande proposé en apportant notamment des réponses aux questions suivantes : Fournitures Générales - RFI 7/12

8 L outil de passation de demande d achat - Les demandes d achat sont-elles saisies sur l application de la Banque, sur un site Web sécurisé en hébergement externalisé? - Les conditions et modalités d accès au système? - Existe-t-il un lien dynamique entre le catalogue dématérialisé de fournitures référencées et la demande d achat afin de limiter la navigation de l utilisateur? - Si la demande d achat s effectue sur un portail internet, est-il possible de créer et sauvegarder des «paniers de demandes d achat-type» par UA, de sauvegarder des «paniers de demandes d achat» partiellement rempli par une UA tant que la demande d achat n est pas validée? L information sur le niveau des stocks disponibles - En cas de rupture de stock sur un produit, comment le client est-il informé? - Le niveau de stock est-il connu à la consultation du catalogue, à la saisie de la demande d achat, à un autre moment du process? information sur la date de réapprovisionnement en cas de rupture de stock? possibilité de mettre des alertes pour informer du réapprovisionnement effectif? - En cas de rupture de stock prolongé, des fournitures de substitution peuvent-elles être proposées? - En cas de stock insuffisant sur une référence, la livraison est-elle reportée ou partielle? - Est-il envisageable de proposer un stock tampon dédié à la Banque à partir d une liste d articles sensibles ou fréquemment commandés? La gestion de la validation de commande - Si la saisie de demande d achat est faite dans l application informatique de la Banque, sa validation sera également gérée dans cette application. Il s agit de la transmettre au fournisseur (Cf ) - Si la saisie de la demande d achat est réalisée sur un portail internet dédié, quelles sont les modalités pour la valider et la transmettre automatiquement à l application informatique de la Banque qui la complétera d un n de commande Banque de France (information à reprendre impérativement sur l ensemble des documents émis par le fournisseur)? - Un interface dynamique en temps réel ou différé (nuit par exemple), est-il possible entre l application interne de la Banque et le portail du fournisseur? Rappel de l objectif : disposer de deux bases miroirs, à chaque phase : commande, livraison, réception, facturation. Expliquer les solutions déjà mises en œuvre, notamment chez d autres clients. - Un système hiérarchisé de validation (distinction entre le saisisseur et le valideur qui engage la dépense) est-il possible sur un portail internet dédié? Le bon de commande - Le bon de commande doit impérativement comporter le n de commande Banque de France généré par l application de la Banque. Comment est-il possible d enrichir la présentation du bon de commande émis par le fournisseur, des données spécifiques à la Banque de France (notamment n de commande émis par l application informatique de la Banque au moment de l enregistrement de la commande)? - Modalités de mise à jour des informations spécifiques au client Banque de France (adresse de livraison, coordonnées de la personne à contacter )? Fournitures Générales - RFI 8/12

9 - Si le bon de commande est émis depuis un portail externe du fournisseur, contient-il le détail des produits commandés (référence produit, prix unitaire HT, quantité et montant total HT et TTC)? - Si la saisie de la demande d achat et sa validation sont faites sur le portail du fournisseur, est-il possible dans ce cas de dématérialiser le bon de commande (fichier plat) en vue d un report journalier dans l application interne BDF (avec une préférence pour un téléchargement automatisé quotidien)? La commande - Quels sont les éléments de sécurisation envisagés? (comment s assurer que seules les commandes validées sont traitées et non pas les demandes d achats non validées si les opérations de validation sont réalisées sur le portail internet du fournisseur? Comment sont traités les rejets, des éventuelles erreurs de codifications, les contrôles de cohérence sur les quantités aberrantes.? comment le client Banque de France est-il informé?) - Si la saisie de demande d achat est faite dans l application informatique de la Banque, sa validation sera également gérée dans cette application. Comment transmettre la commande au fournisseur? Modalités de transfert? Périodicité? La gestion des erreurs de commandes - En cas d erreur lors de la passation de commande, comment peut-on modifier ou annuler une commande? Si la possibilité est offerte, délai d intervention à partir de la passation de commande? - En cas d erreur imputable au client Banque de France et décelée uniquement au moment de la livraison (erreur de référence produit ou de quantité), quelles sont les conditions de reprise proposées par le fournisseur? 3.4. Livraison Gestion des livraisons - Capacité du fournisseur à livrer plus d une centaine d adresses différentes, implantées sur l ensemble du territoire métropolitain, y compris la Corse? Compléter le tableau des points de livraison (annexe 2) - Dans certains sites de la Banque, les clients peuvent être multiples. Chacun est identifié par un code UA. Comment le fournisseur traite-t-il plusieurs commandes émanant d UA différentes à livrer à une même adresse? - Quels sont les conditionnements utilisés par le fournisseur pour livrer les fournitures? Bordereau de livraison - Bordereau papier ou électronique? - Le bordereau de livraison identifie-t-il de manière claire les produits manquants dans le colis ou la palette? Fournitures Générales - RFI 9/12

10 - Est-il possible de disposer d un état de rapprochement des bons de commandes et des bons de livraisons permettant de faire ressortir les manquants par commande et les commandes partiellement livrées? - Est-il possible d émettre une alerte préalable à la livraison, lorsqu une commande sera partiellement livrée (liste des produits manquants et cause d absence de livraison) Réception - Modalités de gestion des commandes non conformes (bon de livraison erroné ou produits manquants ou produits endommagés ) o Délai pour faire valoir la non-conformité auprès du fournisseur? o Modalités de retour? o Possibilité d un interlocuteur physique, identifié, chez le fournisseur? o Délai d échange des fournitures endommagées? - Est-il possible de confectionner un colis par UA dans le cadre d une livraison commune à plusieurs UA dans un même site? - La prise de RDV est impérative en préalable à chaque livraison. Est-il possible de prévenir le client deux jours ouvrés avant la livraison effective? - Quels conditionnements le fournisseur propose-t-il pour la livraison? - Portail externe : est-il possible de réceptionner informatiquement les produits livrés sur l application du fournisseur avec un report quotidien automatisé vers l application interne BDF (fichier plat?) 3.5. OUTILS DE REPORTING Format o Standard du reporting proposé par le fournisseur? o Périodicité? o Périmètre des requêtes (variables restituées?) o Exemple de reporting? (format proposé- Joindre modèle) Requêtes via un portail internet o Existe-t-il une possibilité de faire des requêtes sur un portail internet? o Le fournisseur peut-il réaliser des requêtes-types pour le compte du client. Le client peut-il actualiser les données en fonction de ses besoins? o Le client peut-il requêter lui-même? Autres Requêtes o o Est-il possible de disposer d un état de rapprochement des bons de commandes et des bons de livraisons permettant de faire ressortir les manquants par commande? Si le reporting n est pas proposé sur un portail internet ou s il ne répond pas aux attentes de la Banque, est-il possible de disposer d une base de données Fournitures Générales - RFI 10/12

11 brutes mais détaillées recensant l ensemble des mentions des bons de commandes, des bordereaux de livraison, des commandes partiellement livrées, des factures totalement ou partiellement réglées? 3.6. Contrôle des prestations Qualité o Le fournisseur réalise-t-il des contrôles de la qualité des prestations liées à la commande (confection des colis, respect des diligences contractuelles, respect des délais de livraison )? Actions correctives o Délai de mise en œuvre des mesures correctives en cas de constat de dysfonctionnement? (fournir quelques exemples pour illustrer) Réponses aux questions La Banque attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des fichiers annexés (Excel et Word) et de le retourner conformément aux indications contenues au paragraphe ci-dessous. Les réponses sont attendues pour le 19 septembre 2014 au plus tard. Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses en semaine 40/2014 (29 septembre au 3 octobre 2014). Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; Les grilles de réponse Excel et Word relatives au volet que la société souhaite traiter. La Banque accepte tout autre document complémentaire qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est souhaitable que les sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Les propositions, ainsi que toutes questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à l adresse achats_domaines@banque-france.fr (référence : Fournitures Générales RFI) Fournitures Générales - RFI 11/12

12 Contacts Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique adressé à l adresse achats_domaines@banque-france.fr (référence : Fournitures Générales RFI). Une réponse sera faite dans les meilleurs délais. Divers Protection des réponses Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial. Rémunération des réponses Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. Fournitures Générales - RFI 12/12