REUSSIR SON PROJET DE DEMATERIALISATION : QUELQUES CLES POUR OPTIMISER VOTRE EFFICACITE, VOS COUTS ET ASSURER VOTRE CONFORMITE

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1 REUSSIR SON PROJET DE DEMATERIALISATION : QUELQUES CLES POUR OPTIMISER VOTRE EFFICACITE, VOS COUTS ET ASSURER VOTRE CONFORMITE Solutions Démat le 04 octobre 2012

2 SOMMAIRE 1. Numérisation : quels enjeux? Pourquoi dématérialiser un fonds documentaire? Facteurs clés de succès d un projet 2. Retours d expérience Traitement documentaire & numérisation - Transparence Pharmaceutique Dématérialisation et archivage des conventions de servitude et dossiers d exploitation des installations 3. Démarche et solutions LOCARCHIVES LOCARCHIVES en quelques mots La dématérialisation au service d une bonne gestion documentaire Une démarche ciblée selon vos besoins

3 NUMERISATION : QUELS ENJEUX?

4 Pourquoi dématérialiser un fonds documentaire? 1. NUMERISATION : QUELS ENJEUX? Enjeux PROTEGER SON PATRIMOINE DOCUMENTAIRE Bénéfices Constituer des copies de sauvegarde pour : Sécuriser & pérenniser les originaux physiques Assurer la confidentialité des documents en limitant : o leur circulation & leur accès numérique o les risques de perte/vol Préserver un patrimoine fragile en limitant : o les manipulations o les risques de dégradation (humidité, acidité ) : collections d ouvrages anciens

5 Pourquoi dématérialiser un fonds documentaire? 1. NUMERISATION : QUELS ENJEUX? Enjeux OPTIMISER LES PROCESSUS Faciliter l accès aux documents Bénéfices Permettre le partage des documents et de l information Améliorer la traçabilité de l information Améliorer la satisfaction des clients internes / externes : délai & qualité de traitement VALORISER SON PATRIMOINE Identifier des informations ciblées et constituer une base de données Permettre l accès à des documents anciens et rares : grand public chercheurs utilisateurs internes

6 Pourquoi dématérialiser un fonds documentaire? 1. NUMERISATION : QUELS ENJEUX? Enjeux Bénéfices MAITRISER LES COUTS Réduire les budgets d archivage physique : conservation - consultation Améliorer l indexation d un fonds documentaire grâce à un process automatique de façon massive au fil de l eau (lors des versements ou des consultations) LOCARCHIVES REALISE DES PROJETS DE DEMATERIALISATION A FORTE CONNOTATION METIER

7 1. NUMERISATION : QUELS ENJEUX? Facteurs clés de succès d un projet Le cadrage du projet en amont & son accompagnement sont les garants de sa réussite 1 S INSCRIRE DANS UNE DEMARCHE RECORDS MANAGEMENT 2 ANALYSER LES RISQUES ENCOURUS PAR TYPE DE DOCUMENT 3 INTEGRER LES 3 DIMENSIONS D UN PROJET DE DEMATERIALISATION gestion de l information métier - informatique 4 NOMMER UNE AUTORITE DE CONTROLE 5 PREVOIR L ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT

8 1. NUMERISATION : QUELS ENJEUX? Cadrage du projet Audit de la situation Analyse de l existant : fonds & flux documentaires, procédures Volet informatique : SI, ERP, GED Aspects règlementaires, juridiques, métiers Identification des solutions fonctionnelles possibles et évaluation des coûts associés Mise en place du projet Reprise du fonds existant Gestion des flux, dématérialisation et archivage Description de la solution fonctionnelle retenue (reprise de l existant / flux à venir) Plan technique : outils, flux Plan fonctionnel : indexation, consultation Plan organisationnel : procédures

9 RETOURS D EXPERIENCE

10 TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION Transparence - Laboratoire pharmaceutique

11 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION - TRANSPARENCE PHARMACEUTIQUE Contexte de la loi Bertrand dite «Transparence» Publication en décembre 2011 pour mise en œuvre en août 2012 Décret d application en attente (octobre 2012?) Exigence réglementaire, pour le client, de publier, sur son site internet, les liens d intérêts avec certains professionnels de santé Hospitalité (frais de déplacement, d hôtel, ) Contrats entre acteurs de la santé Reprise de dossiers déjà traités : la 2 ème vie du document Analyse des dossiers pour numérisation, indexation, consolidation Intégration dans une nouvelle procédure «métier» pour traitement complémentaire Publication des résultats sur internet Evolution du mode opératoire de traitement d indexation

12 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION - TRANSPARENCE PHARMACEUTIQUE Enjeux du projet Enjeux externes Répondre aux exigences réglementaires Assurer sa conformité par rapport à une loi aux contours larges (avant décret d application) Enjeux internes Gérer et tracer les opérations effectuées avec les professionnels de santé Simplifier les recherches en cas de contrôle (autorités de santé ) Harmoniser les procédures de chaque entité (homogénéisation des documents, centralisation des contrôles 2 ème niveau) Améliorer l efficacité de l ensemble - indexation & référencement - accès consolidé aux documents & données par professionnel de santé Faire évoluer les procédures métier actuelles

13 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION - TRANSPARENCE PHARMACEUTIQUE Solution mise en œuvre (1/2) Fonds documentaire traité Frais de déplacement - feuilles d émargement - factures - conventions (600 dossiers) Contrats (420) Le tout regroupé par professionnel de santé Traitements réalisés Sites distants : numérisation des contrats (service juridique) Siège : numérisation in-situ des contrats / documents (Locarchives) Intégration dans une GED Indexation détaillée des documents Regroupement par professionnel de santé Complément de saisie : analyse des documents, recherche bases externes (ordre des médecins ) Démarrage d un workflow de contrôle : service facturation / audit interne / direction conformité / contrôle des prestations détection problème validation avant publication Publication sur le site internet (par le client)

14 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION - TRANSPARENCE PHARMACEUTIQUE Solution mise en œuvre (2/2)

15 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION - TRANSPARENCE PHARMACEUTIQUE Détail de l opération et bénéfices Traitements documentaires (prestation externalisée) Dématérialisation in-situ ; Indexation des documents et recherches complémentaires ; Démarrage du workflow et publication des informations ; Charge : 60 jours/homme. Mise en place du S.I. de traitement (solution interne et intégrée au S.I. client). Bénéfices ROI n a pas été calculé ; Répondre à une contrainte réglementaire mais. Amélioration des procédures de contrôle et de la visibilité de l activité. Passage d un mode «reprise» vers «au fil de l eau» en 2013; internalisation du traitement.

16 DEMATERIALISATION & ARCHIVAGE DES CONVENTIONS DE SERVITUDE et DOSSIERS D EXPLOITATION DES INSTALLATIONS Entreprise du secteur de l énergie

17 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION CONVENTIONS DE SERVITUDE ET DOSSIERS D EXPLOITATION DES INSTALLATIONS Contexte & enjeux du projet Double Contexte : ouverture du marché à d autres fournisseurs et contrainte réglementaire Enjeux Faire la preuve du droit de propriété des installations industrielles (conventions de servitude); Faire la preuve de la maîtrise et la complétude des dossiers d exploitation des installations ; Répondre rapidement aux sollicitations du service juridique ; Maîtriser les risques financiers, immobiliers et d exploitation. Enjeux techniques Complexité d accès aux dossiers car éclatés Dossiers non indexés, non répertoriés : dans le cas des dossiers d exploitation, les dossiers sont éparpillés par site d exploitation. Périmètre clairement défini Dossiers techniques à forte dimension métier : plans, schémas d implantation, contrats Phase 1 : Reprise de l historique (400 à 500 ml avant traitement) Phase 2 : Déploiement à l ensemble du territoire national

18 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION CONVENTIONS DE SERVITUDE ET DOSSIERS D EXPLOITATION DES INSTALLATIONS Solution mise en œuvre (1/2) Fonds documentaire traité Conventions de Servitude ; Dossiers d exploitation des installations. Le tout regroupé par «ensemble Isobar» Traitements réalisés Chez le client : traitements documentaires conventions et dossiers d exploitation ; Indexation 1 er niveau préparation à la numérisation (patch et rapprochement) ; Préparation des dossiers pour la numérisation : Numérisation de l ensemble chez Locarchives ; Intégration dans la GED du client ; Indexation complémentaire détaillée des documents ; Analyse de la complétude des dossiers ; Regroupement par «ensemble isobar». Démarrage d un workflow de contrôle qualité par les services techniques et ingénierie ; Publication définitive dans le S.I. client disponible au niveau national.

19 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION CONVENTIONS DE SERVITUDE ET DOSSIERS D EXPLOITATION DES INSTALLATIONS Solution mise en œuvre (2/2)

20 2. DEMATERIALISATION & ARCHIVAGE DES CONVENTIONS DE SERVITUDE Répartition des charges Définition des Regles d indexation, Ajout de métadonées, Transcodage au format d import, Jeu d essai et recette, Procédures de traitement documentaire : collecte, sélection, indexation, 30 jours ingénieur et consultant 5 jours consultant 21% Traitements documentaires avant indexation Extraction des documents des dossiers (15000 dossiers 500 mètres linéaires) 210 jours documentaliste 72% Dépollution, Numérisation documents pages, 20 jours 7%

21 2. TRAITEMENT DOCUMENTAIRE & NUMERISATION CONVENTIONS DE SERVITUDE ET DOSSIERS D EXPLOITATION DES INSTALLATIONS Bénéfices Gain de temps pour l ensemble des intervenants du processus (services juridique et exploitants terrain) ; Identifier un document (dématérialisé) et le dossier original complet associé à partir : d un outil unique ; de critères de recherche communs. Permettre une réponse rapide en cas de litige, demande des pouvoirs publics ou en situation de gestion des installations d exploitation. Des procédures sont évitées et des procès en cours sont gagnés grâce à la possibilité pour cette entreprise de fournir des informations complètes ; Le client dispose d une procédure déployée au niveau national ;

22 DEMARCHE ET SOLUTIONS LOCARCHIVES

23 3. DEMARCHE & SOLUTIONS LOCARCHIVES LOCARCHIVES en quelques mots Création en M CA en collaborateurs Volumes de pages numérisées par an millions de documents électroniques capacité de stockage supérieur à 90 To 2 sites AE en pleine Propriété 120 clients «numérique» (Expérience multi-secteurs) Conformité Z Archives papier & électroniques

24 3. DEMARCHE & SOLUTIONS LOCARCHIVES La dématérialisation au service d une bonne gestion documentaire Audit de l organisation en place Politique d archivage / outils de gestion Papier Audio & Vidéo Sauvegarde informatique Hébergement sécurisé Archivage électronique «probatoire» Numérisation LAD/RAD Indexations automatiques

25 Une démarche ciblée selon vos besoins 3. DEMARCHE & SOLUTIONS LOCARCHIVES Service intégré à notre offre depuis une dizaine d années Offre de prestations diversifiées Numérisation de documents Numérisation de livres Numérisation in situ Infrastructures informatiques et sécurité Pas d accès direct sur internet à partir des sites (point d entrée unique) Réplication automatique des systèmes informatiques entre sites Numérisation in situ : prestation sur réseau autonome Scanners de documents Scanner de livres Scanner mobile pour opérations in situ Hébergement sécurisé des documents Interface de consultation en ligne

26 QUESTIONS - REPONSES

27 MERCI DE VOTRE PARTICIPATION - contact@locarchives.fr