CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE MISSION DE CREATION D UN OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAUTAIRE EN LIVRADOIS-FOREZ

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1 CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE MISSION DE CREATION D UN OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAUTAIRE EN LIVRADOIS-FOREZ Cahier des charges étude OTI - 1

2 SOMMAIRE I CONTEXTE II OBJECTIFS DE LA MISSION III CHAMPS DE L ÉTUDE IV RÉSULTATS ATTENDUS V PARTENAIRES VI MÉTHODOLOGIE VII ASPECTS PRATIQUES Cahier des charges étude OTI - 2

3 I - CONTEXTE La Maison du tourisme du Parc naturel régional Livradois-Forez est une association qui fédère les acteurs publics, institutionnels et privés locaux intervenant dans le domaine touristique sur le territoire du Parc naturel régional Livradois-Forez (31 collectivités locales dont 17 communautés de communes, 2 syndicats mixtes et 12 communes ; 6 offices de tourisme, 3 réseaux de prestataires touristiques et une association de randonnée). À ce titre, elle contribue à la mise en œuvre de la stratégie de tourisme durable sur le territoire, dans le cadre de la Charte européenne du tourisme durable des espaces naturels protégés (CETD) dans laquelle se sont engagés le territoire du Parc naturel régional (le PNR est signataire de la charte européenne volet 1 - depuis 2005) et les acteurs (engagement de 20 prestataires dans la démarche du volet 2 depuis 1 an). Cette structure a fait l objet de diverses évolutions au cours de ces dernières années. Les derniers statuts ont été adoptés en avril La politique touristique régionale incitant l ensemble des territoires auvergnats à se structurer en office de tourisme intercommunautaire (OTI), plusieurs réunions entre les présidents des communautés de communes du Livradois-Forez se sont déroulées au cours de l automne 2012 pour échanger sur cette forme d organisation. À ce jour, 12 communautés de communes (liste en pages 11 et 12) ont approuvé la démarche visant à la création d un Office de Tourisme Intercommunautaire sur tout ou partie du territoire du Parc naturel régional Livradois-Forez et/ou du périmètre de la Maison du tourisme du Parc Livradois-Forez, sachant que la décision finale de création et d adhésion à l OTI sera soumise à la décision de chaque conseil communautaire à l issue de la finalisation du projet. Le contexte et les objectifs plus détaillés du projet de création de l office de tourisme intercommunautaire sont présentés dans des documents qui pourront être transmis sur demande aux candidats : - diaporama de présentation du projet ; - vade-mecum (document apportant les premiers éléments de réponses aux différentes interrogations des collectivités locales concernant le projet d OTI dans le cadre de la réflexion engagée au cours de l automne 2012) ; Afin de créer cet office de tourisme intercommunautaire (OTI), la Maison du tourisme sollicite l accompagnement d un cabinet d étude. Cahier des charges étude OTI - 3

4 II - OBJECTIFS DE LA MISSION Le présent cahier des charges comporte : une tranche ferme dont le périmètre concerne les 12 communautés de communes ayant délibéré pour bénéficier de cette étude. une tranche conditionnelle qui a pour objet de permettre à éventuellement 1 communauté de communes restantes de se joindre à cette étude en cours d année L ensemble des éléments techniques décrits ci-dessous est donc commun à la tranche ferme et à la tranche conditionnelle. L offre remise par le prestataire devra donc comporter : une réponse technique et chiffrée pour la tranche ferme portant sur les 12 communautés de communes (mentionnées ci-après), et une réponse technique et chiffrée pour la tranche conditionnelle portant sur l élargissement de l étude à 1 communauté de communes supplémentaire. 1/ OBJECTIFS GENERAUX - Elaborer le projet de création d un office de tourisme intercommunautaire (OTI) sur tout ou partie du PNR Livradois-Forez et/ou la Maison du tourisme du PNR. - Poursuivre l information et la sensibilisation des élus locaux et les salariés des offices de tourisme sur : - les marges de progression des services touristiques actuellement proposés sur le territoire ; - les possibilités de mutualisation entre eux ; - l intérêt d un passage en OTI. - Intégrer la stratégie de tourisme durable et les actions d accompagnement des professionnels menées sur le territoire au titre de la Charte européenne du tourisme durable, dans le traitement opérationnel de l ensemble de la mission 2/ OBJECTIFS OPERATIONNELS - Elaborer une méthodologie de projet visant à donner tous les éléments d appréciation de l intérêt d un OTI sur un territoire au plus proche de celui du PNRLF. - Compléter et formaliser le projet d office de tourisme intercommunautaire en termes : de missions ; d organisation des moyens techniques (locaux, matériels, etc.) et humains (profil de poste, organigramme, etc.) ; de réorganisation des moyens financiers. Cahier des charges étude OTI - 4

5 - Définir le positionnement et les modalités d intervention de la mission tourisme du Parc, au regard de l organisation future des acteurs publics et institutionnels au sein de l OTI. - Elaborer l ensemble des documents contractuels et juridiques nécessaires à la création de l office de tourisme intercommunautaire : organisation des compétences ; statut juridique de l OTI ; élaboration de l ensemble des documents contractuels entre les différentes parties (y compris transitoires liés au passage de la Maison du tourisme actuel en OTI) ; etc. - Elaborer un projet permettant aux autres collectivités ne participant pas à l OTI mais actuellement membre de la Maison du tourisme de trouver leur place dans le fonctionnement futur et garantissant le maintien de certaines actions à l échelle du PNR (mise en réseaux des acteurs, promotion, etc.). III - CHAMPS DE l ETUDE 1/ MISSIONS DE L OTI Dans la perspective éventuelle d un regroupement des offices de tourisme locaux, l OTI assurerait différentes missions et notamment : - les missions déjà assurées par la Maison du tourisme : observation touristique ; structuration et qualification de l offre touristique assurée en lien avec le Parc au titre de la CETD ; développement de la randonnée ; promotion. - de nouvelles compétences : accueil touristique ; information touristique ; mise en marché / commercialisation. Ces missions seront à définir en fonction, notamment des éléments suivants : 1.1. La réorganisation et le transfert des missions actuellement assurées par les OT et les communautés de communes En étroite concertation avec les partenaires locaux, un principe de réorganisation et de reprise des missions des points d accueil et d information (qu ils soient gérés en régie par la communauté de communes, en EPIC ou sous statut associatif) devra être élaboré. Devront donc être identifiées les missions qui seraient reprises par la Maison du tourisme ; celles reprises par une autre structure ; et enfin, celles qui pourraient être abandonnées. Ce travail devra se faire de façon très précise pour chaque mission et type d action (accueil, information, édition, sites internet, animation, commercialisation, etc). Une réflexion particulière devra être menée sur l organisation et la gestion des animations ainsi que sur la gestion des sites de visite (musées). On pourrait imaginer par exemple que l OTI puisse proposer des «services à la carte» aux collectivités locales pour organiser des animations ou gérer un site touristique. Reste à en définir les conditions préalables et les modalités de partenariat. Cahier des charges étude OTI - 5

6 La prise en compte des projets de développement touristique des territoires concernés (au niveau de chaque communauté de communes a minima) devra faire l objet d une réflexion et de propositions dans le cadre des missions d accompagnement de l OTI Le maintien des liens de proximité entre le personnel de l OTI et les acteurs locaux de proximité Les élus locaux sont très attachés au maintien, voire au renforcement, des liens de proximité entre les acteurs touristiques locaux et les offices de tourisme actuels. Si le principe du maintien de l ensemble des points d accueil et d information existant a été adopté collectivement, des modalités de renforcement de cette proximité locale restent à imaginer. Une première réflexion est présentée au point Q.21 du vade-mecum Les marges de progrès en termes de qualité des services rendus aux touristes et au territoire. Le principe d une nouvelle organisation devrait permettre d identifier les marges de progrès de l OTI en termes de services apportés aux touristes et au territoire (ex : commercialisation touristique, principe de réorganisation des éditions, harmonisation de l accueil sur le territoire, etc.). Une attention particulière portera sur le développement touristique durable du territoire en lien avec la Charte européenne du tourisme durable Le maintien de certaines actions à l échelle du périmètre du PNR La création de l OTI concerne essentiellement les communautés de communes du cœur du Parc naturel régional et non l ensemble des communautés de communes actuellement adhérentes à la Maison du tourisme. Or, certaines actions devront être menées à l échelle du périmètre du PNR (ex : promotion, accompagnement des acteurs touristiques, observation, etc.). Afin de garantir d un côté le maintien de certaines actions à l échelle du PNR, et d'un autre côté, l équité en termes de contribution financière des différentes collectivités, un nouveau principe de fonctionnement devra être proposé Une articulation entre les missions de l OTI et la mission tourisme du PNR Les relations entre l agence locale de tourisme (ALFT puis Maison du tourisme) et le PNR ont évolué dans le temps. Compte tenu de l évolution de la structuration du territoire, des évolutions devront être apportées sur la répartition et l organisation des missions de l OTI d un côté et du PNR de l autre dans le cadre de sa stratégie et de son programme d actions au titre de la CETD Une attention particulière aux secteurs impliqués dans d autres démarches de structuration touristique territoriale. Une attention particulière sera portée au secteur de la communauté de communes du plateau de la Chaise-Dieu, compte-tenu de ses spécificités. Cahier des charges étude OTI - 6

7 2/ ORGANISATION JURIDIQUE ET CONTRACTUELLE La Maison du tourisme est actuellement dotée d un statut associatif. Le projet d OTI nécessite d étudier précisément la forme juridique la plus adaptée pour le Livradois- Forez. Des hypothèses argumentées devront être proposées pour permettre aux élus de choisir la solution qui conviendra le mieux au projet. 3/ MOYENS HUMAINS La création de l OTI va engendrer le regroupement des différents salariés au sein d une seule structure juridique. Seraient concernés : les salariés actuels des OT et des communautés de communes en charge de tout ou partie de la mission «accueil, information, promotion». Dans l objectif de favoriser l adéquation entre les besoins du territoire et les attentes des différents salariés, il s agira d imaginer, en concertation avec l ensemble des personnels concernés et leurs employeurs, une nouvelle organisation, un organigramme et un nouveau cadre de travail compte tenu de l éclatement des différents lieux de travail des personnels et de la diversité des situations professionnelles (droit privé et droit public). En complément, une réflexion devra s engager concernant la répartition/réorganisation des moyens humains avec le PNR (chargé de mission tourisme responsable, chargée de mission CETD, accueil à la Maison du Parc). 4/ MOYENS TECHNIQUES La création d un OTI regroupant la gestion de plusieurs lieux d accueils ayant actuellement chacun leur propre fonctionnement va également nécessiter une réorganisation des moyens techniques et notamment : - les structures d accueil (bâtiments et mobiliers) ; - les véhicules ; - les matériels téléphoniques et informatiques (ordinateurs, logiciels, etc.) ; - les différentes prestations de services (comptabilité, envois des courriers, assurance, entretien des photocopieurs, etc.) ; - les fournitures (produits d entretien, fournitures de bureau, etc.) ; - les boutiques de vente. De nouvelles modalités de fonctionnement seront donc à imaginer (ex : transferts de propriété, nouvelles conventions de partenariat et/ou de mise à disposition, répartition de la prise en charge des différents frais de fonctionnement, etc.). 5/ MOYENS FINANCIERS Le projet de création de l OTI implique de trouver, de façon pérenne, le bon équilibre entre les besoins (en fonctionnement et investissement) et les ressources financières mobilisables. Une attention particulière devra être portée sur les éléments suivants. Cahier des charges étude OTI - 7

8 5.1. La nouvelle répartition des coûts et recettes dans le cadre de la nouvelle réorganisation Actuellement, les offices de tourisme ont leurs propres principes de financement, qui diffèrent les uns des autres. À titre d exemples, certains OT perçoivent des prestataires touristiques des cotisations annuelles alors que d autres leur proposent uniquement des prestations de services ; par ailleurs, les frais de fonctionnement sont dans certains cas pris en charge par l OT, et dans d autres cas par une collectivité (loyers, assurances, entretien, etc.) Les contributions (cotisations) des collectivités locales dans la durée Actuellement, les élus du territoire se sont mis d accord sur les principes suivants : - à court terme : la contribution des collectivités serait équivalente à celle versée à l office de tourisme local et à la Maison du tourisme. Cette contribution serait calculée en fonction des missions transférées à partir des dépenses engagées au cours des 3 dernières années ; - à long terme, une harmonisation des contributions des différentes collectivités doit pouvoir être assurée Les nouvelles modalités de perception de la taxe de séjour La taxe de séjour est actuellement collectée par la quasi-totalité des communautés de communes du territoire (soit au total environ euros). Les assiettes de calcul, la structure et les modalités de collecte, et l utilisation du produit de la taxe de séjour seront à redéfinir et à harmoniser sur le territoire. IV RESULTATS ATTENDUS 1/ UN DIAGNOSTIC Le diagnostic devra comprendre : 1.1. Une analyse des missions des différents acteurs concernés (OT, communautés de communes, PNR) avec un recueil précis des attentes et du degré d implication de chaque collectivité locale Une analyse des ressources humaines actuelles et des personnels concernés par l OTI en lien avec la mission «accueil, information, promotion» : cadre d emploi ; compétences ; motivations, souhaits des personnels et attentes en termes d évolution de carrière Une analyse des moyens techniques des différents OT (bâtiments, véhicules, outils informatiques, etc.). Cahier des charges étude OTI - 8

9 1.4. Une analyse des moyens financiers (dépenses, recettes, modalités de financement). La Maison du tourisme mettra à la disposition du cabinet d étude : - les bilans d activités de la Maison du tourisme, des offices de tourisme, et des communautés de communes ; - les documents de travail relatif au projet de rapprochement entre la Maison du tourisme et la Communauté de communes du Pays d Olliergues ; - le guide pratique collectif des offices de tourisme du Livradois-Forez (en cours de réalisation) ; - un état des lieux des personnels comprenant notamment (type de contrat, modalités de rémunération, missions, formations, etc.) ; - les bilans et comptes de résultat de la Maison du tourisme et des offices de tourisme ; - le bilan de la collecte et du produit de la taxe de séjour sur le territoire ; - les statuts de la Maison du tourisme et des offices de tourisme ; - les conventions de partenariat liant la Maison du tourisme, le Parc, les offices de tourisme et leurs communautés de communes (conventions de délégation de compétence). 2 / UN SCHEMA D ORGANISATION Le schéma d organisation devra comprendre : 2.1. Le champ d intervention et les missions de l OTI, avec : - une proposition de réorganisation et de transfert des missions actuellement assurées par les OT et les communautés de communes (compétence «accueil, information, promotion», missions animation, gestion des sites de visite, etc.). - un principe de fonctionnement visant à maintenir, voire développer, les liens de proximité entre le personnel de l OTI et les acteurs locaux de proximité (collectivités locales, prestataires touristiques). - une identification des marges de progrès en termes de qualité des services rendus par l OTI aux touristes et au territoire. - une proposition d organisation de la mission tourisme du PNR et de partenariat avec l OTI Une proposition argumentée d une structuration juridique 2.3. Une proposition d organisation des moyens humains 2.4. Une proposition d organisation des moyens techniques 2.5. Une proposition d organisation des moyens financiers, avec : - les principes de construction budgétaire de l OTI (en dépenses et en recettes). - une note d orientation concernant la collecte et l utilisation de la taxe de séjour Un calendrier de travail et une note méthodologique Cahier des charges étude OTI - 9

10 3 / FORMALISATION DU PROJET Après validation de la phase 2, le cabinet d étude devra formaliser l ensemble des éléments nécessaires à une prise de décision des communautés de communes sur le projet, avant sa mise en œuvre. Il devra notamment fournir : 3.1. Aspects juridiques et contractuels - Une note de fonctionnement statutaire de l OTI (composition des différentes instances et répartition des voix, etc.). - Une note relative au transfert de compétences et/ou aux conventionnements entre les partenaires (PNR, communautés de communes, agences locales de tourisme/projets d OTI des territoires voisins, etc.) Moyens humains - Un projet d organigramme prenant en compte une organisation par service/pôle et la répartition des différents lieux de travail des salariés. - Une fiche de poste par salarié (missions, lieux de travail, employeurs, rémunérations, etc.). - Une note de principe sur la situation des personnels (droit privé ou public, mises à disposition...) détaillant notamment les obligations et formalités à respecter en fonction du statut de l'oti Moyens techniques - Un tableau précis par communauté de communes des choix opérés concernant l organisation des moyens techniques Moyens financiers - Des simulations argumentées de financement et/ou transfert de charges financières des collectivités locales permettant d harmoniser leur contribution sur le long terme. - Un compte de résultat prévisionnel à 3 ans pour l OTI Synthèse par territoire - Une fiche synthétique précisant les changements à envisager (avant/après) par territoire de communauté de communes. 4 / LIVRABLES Le cabinet devra fournir : - l ensemble des comptes-rendus de réunions, dans un délai maximum d une semaine après chaque réunion ; - l ensemble des documents, des rapports intermédiaires et finaux sous format papier (1 exemplaire reproductible) et numérique. Cahier des charges étude OTI - 10

11 V - PARTENAIRES 1 LES INSTANCES DE CONCERTATION L étude sera élaborée en concertation avec 3 instances. 1.1 Une cellule de coordination Composition : président et directeur du PNR, présidente, vice-président et directeur de la Maison du tourisme. Missions : encadrer le travail du prestataire, alimenter la réflexion et valider les dossiers à présenter au comité de pilotage Un comité de pilotage Composition : présidents des communautés de communes ou leurs représentants, membres de la cellule de coordination, représentants du Conseil général 63 et 43, du Conseil régional d Auvergne et du CRDT Auvergne, de la Maison du tourisme de la Haute-Loire. Missions : alimenter la réflexion et valider les différentes étapes de la mission (intermédiaires et finale) Le comité technique de la Maison tourisme Composition : salariés des communautés de communes et des offices de tourisme du périmètre de l étude Objectif : associer les salariés concernés à la création du projet ; assurer une bonne concertation technique régulière entre le cabinet d étude, les communautés de communes et les offices de tourisme. 2 LES PARTENAIRES CONCERNÉS PAR LE PROJET 2.1. Les communautés de communes Communauté de communes Entre Dore et Allier Communauté de communes du Pays de Courpière Communauté de communes de la Montagne thiernoise Communauté de communes du Pays d Olliergues Communauté de communes Livradois-Porte d Auvergne Communauté de communes du pays d Ambert Communauté de communes du pays de Cunlhat Cahier des charges étude OTI - 11

12 Communauté de communes du Haut-Livradois Communauté de communes de la Vallée de l Ance Communauté de communes du pays d Arlanc Communauté de communes Billon Saint-Dier / Jauron Communauté de communes de La Chaise-Dieu 2.2. Les offices de tourisme (statut associatif) Office de tourisme du Pays de Courpière Office de tourisme du Pays d Ambert Office de tourisme du Pays de Cunlhat Office de tourisme de La Chaise-Dieu Office de tourisme Billon Saint-Dier / Jauron 2.3. Les partenaires institutionnels Le PNR La Maison du tourisme Le CRA Le CRDTA Le CG 63 L ADDT Les agences locales du tourisme voisines Office de tourisme intercommunautaire des gorges de l Allier Office de tourisme du Pays d Issoire Loire Forez tourisme Cette liste sera complétée en fonction des délibérations éventuellement complémentaires des collectivités locales. VI - METHODOLOGIE 1 APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE DE LA MISSION 1.1. Une démarche participative La création d un OTI implique des changements pour les personnels et les élus. Leurs appréhensions éventuelles sont légitimes. Le cabinet d étude devra : - être sensible à cette problématique et contribuer à élaborer un climat de confiance ; - permettre tout au long de la démarche l élaboration d un projet collectif et partagé, qui ne se fera pas sous la contrainte, mais bien avec le consentement et la motivation de l ensemble des personnels concernés ; Cahier des charges étude OTI - 12

13 - rencontrer l ensemble des personnels salariés en garantissant sur certains aspects la confidentialité de l échange. La mission n est pas uniquement un travail d étude mais surtout un travail d accompagnement/formation/développement auprès des différents élus et salariés des communautés de communes et offices de tourisme. La sélection du cabinet d étude ne se fera donc pas sur sa seule capacité à rédiger un rapport, mais plutôt sur celle à mobiliser les énergies, fédérer les acteurs, construire un projet commun partagé avec tous les acteurs (élus, salariés). La démarche devra prévoir des processus de concertation avec l ensemble des personnels Accompagnement technique de la Maison du tourisme La Maison du tourisme, en tant que maître d ouvrage de la mission, s impliquera fortement dans le processus de réflexion, car cela concerne directement son organisation. Elle assurera notamment : - la recherche documentaire et le recueil d éléments auprès des différentes collectivités locales et offices de tourisme à partir des informations demandées par le cabinet d étude ; - l accompagnement éventuel du cabinet d étude pour certaines rencontres individuelles avec les offices de tourisme et communautés de communes ; - l aide à l élaboration de l ensemble des documents. 2 - DÉROULÉ ET CALENDRIER PRÉVISIONNEL DE LA MISSION La proposition de déroulé ci-après pourra être ajustée par le cabinet d étude en fonction de sa méthode de travail. Dans tous les cas l offre devra respecter le terme du calendrier proposé Préparation de la mission Avril Réunion de la cellule de coordination. - Réunion collective du comité de pilotage : présentation du bureau d étude et du déroulé de l étude. - Comité technique de la MDT : préparation des différents documents à collecter ; premier recueil des attentes des salariés, etc Phase 1 - Diagnostic Avril à Juin Rencontres individuelles des communautés de communes et offices de tourisme. - Réunion de la cellule de coordination. - Réunion du comité de pilotage. - Rendu de la phase 1 : diagnostic. - Comité technique de la MDT. Cahier des charges étude OTI - 13

14 2.3. Phase 2 - Schéma d organisation Juillet à octobre Deuxième rencontre individuelle des communautés de communes et offices de tourisme. - Réunion de la cellule de coordination. - Réunion du comité de pilotage. - Rendu de la phase 2. - Comité technique de la MDT Phase 3 Formalisation du projet Novembre et décembre Réunion de la cellule de coordination. - Réunion du comité de pilotage. - Comité technique de la MDT Remise du rapport final Décembre Réunion collective du comité de pilotage et du comité technique de la MDT. - Remise du rapport final. VI ASPECTS PRATIQUES I - COMPÉTENCES REQUISES DU CABINET D ETUDE Réaliser toutes ces étapes nécessite l intervention d un cabinet d étude pluridisciplinaire associant des compétences : - touristiques : connaissance du fonctionnement des offices de tourisme, des stratégies touristiques territoriales et des organismes de tourisme ; - en concertation, médiation et gestion des ressources humaines : capacité à construire un projet qui soit partagé par les élus et l ensemble du personnel concerné ; capacité d écoute ; expérience en matière de structuration et de d organisation d une équipe de salariés. - juridiques : connaissances du droit des collectivités locales, du droit du tourisme, du droit du travail ; capacité à proposer un montage juridique adéquat et à rédiger des documents contractuels. En raison du caractère pluridisciplinaire des travaux à mener, l association de plusieurs cabinets d étude est possible. La proposition du cabinet d étude devra préciser très clairement et dans l ordre cidessous : Cahier des charges étude OTI - 14

15 1/ la méthodologie proposée pour chacune des phases, avec le planning prévisionnel d intervention, ainsi que la durée de la mission. 2/ le coût de l intervention globale et de chacune des 3 phases, en précisant le nombre de journées de travail prévues à la fois pour à la tranche ferme et pour la tranche conditionnelle. Les frais de déplacements seront inclus dans les tarifs journaliers. 3/ les références du cabinet d étude et des éventuels experts associés. II CRITÈRES DE SELECTION L offre de la prestation devra être comprise entre et euros TTC comprenant le chiffrage y compris pour la tranche conditionnelle. La sélection se fera à partir des critères suivants : - l offre technique et la méthodologie (60%). - le prix (40%). III - RÉPONSE A L APPEL D OFFRES Les offres devront parvenir à la Maison du tourisme du Parc naturel régional Livradois- Forez Saint-Gervais-sous-Meymont, avant le vendredi 22 mars 12h00 sous pli cacheté portant la mention «Marché OTI - Ne pas ouvrir». Pour tous renseignements complémentaires relatifs au contenu de l appel d offres, s adresser à : Benoît BARRES - Directeur de la Maison du tourisme du PNR Livradois- Forez - Chargé de mission tourisme responsable du PNR - Tél. : Courriel : tourisme@parc-livradois-forez.org Cahier des charges étude OTI - 15