LOGICIELS POUR LA GESTION DES INSCRIPTIONS ET DE LA FACTURATION. Pour les services du restaurant scolaire et du pôle petite enfance CAHIER DES CHARGES

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1 LOGICIELS POUR LA GESTION DES INSCRIPTIONS ET DE LA FACTURATION Pour les services du restaurant scolaire et du pôle petite enfance CAHIER DES CHARGES Avril 09

2 Personne responsable du marché Monsieur le Maire de VIRIAT, agissant en application de la délibération des actes de gestion du 25 mars Objet de la consultation Acquisition de logiciels pour la gestion des inscriptions et la facturation aux services du restaurant scolaire et d accueil de la petite enfance Descriptif du besoin ) Pour le restaurant scolaire : Le logiciel doit permettre la gestion journalière des effectifs et la facturation mensuelle. Il doit fonctionner sous WINDOWS en multipostes (2 postes dans le service restaurant) et posséder un module de liaisons informatique avec la perception (liaison ROLMERE) et la comptabilité. Il doit être compatible avec le logiciel de gestion financière VISA. Il doit comprendre : Une BASE DE DONNES FAMILLES Renseignements concernant la famille pour les règlements et pour appel en cas d urgence, Renseignements concernant l enfant bénéficiaire (classe, régime éventuel.) La compatibilité avec le logiciel «base élève» permettant une récupération des données serait un plus. La GESTION DES INSCRIPTIONS Possibilité d inscription annuelle / inscription hebdomadaire La GESTION DES MODIFICATIONS Annulation ou ajout de repas le matin avant 9 heures Edition des modifications par école et dans chaque école par classe. Option : inscription/modification enregistrable directement par les parents via Internet et/ou un serveur vocal téléphonique grâce à un compte attribué à chaque famille en début d année scolaire, avec possibilité de récupération par le service de ces modifications directement au niveau du logiciel EDITION DES PREVISIONS PAR CLASSE EDITION DES LISTES D APPEL JOURNALIERE après modification journalière P SAISIE DES PRESENCES REELLES Validation après le repas des listes journalières après enregistrement, le cas échéant, des modifications constatées au moment du repas (annulation ou présence non signalées) LIAISON VERS LE SERVICE COMPTABILITE (compatibilité avec le logiciel de gestion financière VISA) LIAISON VERS LA PERCEPTION selon la norme ROLMERE afin de permettre à la perception une récupération des données pour éditer les factures et effectuer le recouvrement. EDITION DE DONNEES STATISTIQUES concernant la fréquentation du restaurant scolaire 2

3 2) Pour les services du pôle "petite enfance" : Le logiciel doit permettre la gestion journalière des effectifs et la facturation mensuelle de différents modes d accueil : familiale (crèche familiale), collectif, occasionnel (halte-garderie) et d autres services complémentaires tels que la location de matériel de puériculture. Il doit se conformer aux exigences de la CAF de l Ain et permettre la liaison avec CAFPRO. Il doit fonctionner sous WINDOWS en multipostes (3 postes) et posséder un module de liaison informatique avec la perception (liaison ROLMERE). La compatibilité avec le logiciel de gestion financière VISA est demandée. Il doit comprendre les fonctionnalités suivantes : BASE DE DONNEES FAMILLES commune aux trois services : - Renseignements concernant la famille : coordonnées communes aux 2 parents ou séparés (parents séparés, familles recomposées), composition de la famille, revenus financiers pour calcul tarif horaire en lien avec la PSU, régime d appartenance, numéro allocataire CAF ou MSA, employeurs parents... - Renseignements concernant l enfant bénéficiaire : nom, prénom, date de naissance, planning prévisionnel d accueil, forfaitisation en accord avec la PSU pour des accueils dit réguliers, GESTION DES DEMANDES D ACCUEIL : suivi du dossier de la demande à la réponse proposée et acceptée, possibilité d établir des statistiques, de gérer des listes d attente, de cerner des profils de parents utilisateurs... ETABLISSEMENT DES CONTRATS D ACCUEIL successifs, gestion des ruptures de contrat, gestion des plannings pour l accueil occasionnel et/ou régulier. FACTURATION MENSUELLE AUX FAMILLES : - calcul de la participation familiale en fonction des barèmes PSU de la CAF du département, - paramétrage des bases de mensualisations selon les exigences de la caf, - saisie des mouvements de caisse, - gestion des comptes débits/crédits des familles - suivi des paiements, des relances, - édition des factures et attestations EDITION de statistiques et états mensuels en accord avec la CAF départementale nécessaires aux trois services : crèche familiale, halte-garderie et Relais des Assistantes Maternelles. GESTION DE LA FREQUENATATION DES ACCEUIL - gestion des plannings du personnel en adéquation avec les réservations des enfants et avec l agrément des structures, - calculer et mettre en graphique les fréquentations avec une précision à l heure, au jour - calculer les taux d occupation des sols au mois et à l année - calculer les taux d encadrements théorique et réel en fin d année civile - gérer les capacités d accueil variable en accueil collectif Option : - Possibilité pour les parents d inscrire leur enfant par internet, - recensement de l arrivée et du départ des enfants par moyen électronique : lecteur de carte sur une borne de pointage ou un stylo optique, avec possibilité de gérer simultanément ces informations sur les documents bureautique. 3

4 GESTION DES PREPARATIONS DE PAIE et DES DOSSIERS individuels des assistantes maternelles : visualisation des disponibilités des assistantes maternelles compte tenu de leur agrément, des enfants en garde et des congés payés, EXPORTER les fichiers au format Excel et Word (publipostage, courriers types) Services commerciaux accessibles. 3) Pour les deux logiciels : Les services suivants sont demandés : - Installation et paramétrage personnalisé - Formation sur site - Mise à jour annuelle intégrée à la maintenance annuelle - Hot line 24h/24h ou télémaintenance Structure de la consultation Allotissement : Lot n : gestion des inscriptions et de la facturation au restaurant scolaire Lot n 2 : gestion des inscriptions et de la facturation dans les services d accueil de la petite enfance (crèche familiale, halte-garderie, Relais des Assistantes Maternelles) Procédure : La présente consultation est lancée suivant la procédure adaptée en référence à l article 28 du Code des Marchés Publics Publicité : Date d affichage de l avis : Mardi 7 avril 09 Dossier de consultation Le dossier de consultation comprend : - le présent document «marché à procédure adaptée», - L avis de publicité Modalités de remise du dossier de consultation Le dossier de consultation est envoyé gratuitement à chaque candidat Modalités de présentation et de remise des offres Date et heure limites de réception des offres : Lundi 4 mai à 2 heures Délai de validité : 90 jours à compter de la date limite de remise des offres Le dossier à remettre par les candidats sera placé sous enveloppe cachetée et comprendra les pièces suivantes : - le présent document «Cahier des charges» renseigné et visé, - le devis détaillés précisant : le prix des logiciels, le prix et les conditions d installation, le prix et les conditions de la formation aux personnes utilisatrices, le prix et les conditions de garantie, le prix et les conditions de la maintenance annuelle, le délai de livraison - La documentation concernant les produits présentés, - La liste de vos références, soit les collectivités où entreprises ayant choisi d installer les produits présentés 4

5 Les offres devront parvenir sou pli cacheté portant l adresse et les mentions suivantes : Adresse à porter sur l enveloppe : Mairie de Viriat Direction Générale des Services 204, rue Prosper Convert BP VIRIAT CEDEX Objet de la consultation : fournitures administratives et scolaires, lot n -ne pas ouvrir- Les offres devront être adressées par poste en recommandé avec accusé de réception ou remises contre récépissé à l adresse ci-dessus ou par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception et de garantir la confidentialité. Le candidat retenu devra fournir dans un délai de 5 jours à compter de la notification de la lettre lui notifiant qu il est retenu, les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes concernés prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. Jugement des offres Les offres devront être conformes au cahier des charges. Le jugement des offres sera effectué sur la base des critères ci-dessous énoncés pour retenir l offre économiquement la plus avantageuse. Les offres incomplètes ne seront pas classées. Les critères sont pondérés : Critères Prix du matériel : Prix et conditions d'installation de tout le matériel : Prix et condition de la formation des agents Délai de livraison Prix et conditions de garantie Prix et condition de la maintenance et dépannage Pondération Dénomination et coordonnées du candidat (à renseigner) Je soussigné, (nom prénom) Agissant au nom et pour le compte de la société Ayant son siège à : N SIREN :... N SIRET :... Registre du Commerce et des Sociétés :... CODE NAF ou APE :... Après avoir fourni les documents, certificats ou déclarations visés à l article 45 du Code des Marchés Publics, je m engage à effectuer sans réserve conformément au cahier des charges les fournitures dans les conditions définies ci-après : Lieu et délai de livraison : Lieu : service de restauration scolaire et Pôle petite enfance, Cité des enfants, Chemin de Thévenon 0440 VIRIAT Délai : mise en œuvre des logiciels souhaitée pour la rentrée scolaire, soit le er septembre Date d effet du marché adapté Le présent marché prendra effet à sa date de notification. 5

6 Prix Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement les fournitures ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l emballage et au transport jusqu aux lieux de livraison. Conditions de règlement La ville de VIRIAT s engage à régler par virement les factures conformes dans un délai de 45 jours à partir de la date de réception en mairie. En cas de retard de paiement, les indemnités légales s appliqueront (taux légal en vigueur). La personne publique se libérera des sommes dues au titre du présent marché adapté en faisant porter le montant au crédit du fournisseur mentionné ci avant : Compte ouvert à : Titulaire du compte : Domiciliation : Sous le numéro : (Joindre RIB ou RIP) Fait à Le Fournisseur, Mention manuscrite «lu et approuvé» Le Acceptation de l offre : A VIRIAT, le Le Maire, Bernard PERRET Date de notification du marché adapté (Coller la preuve de dépôt et l avis de réception du recommandé). 6