FOURNITURE ET LIVRAISON DE TITRES RESTAURANT POUR LES AGENTS DE LA COLLECTIVITE - Acte d engagement valant cahier des charges

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1 Communauté de Communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois FOURNITURE ET LIVRAISON DE TITRES RESTAURANT POUR LES AGENTS DE LA COLLECTIVITE - Acte d engagement valant cahier des charges Marché Public de services Marché passé selon la procédure adaptée art 28 et 30 et 77 du CMP Maître d ouvrage : CC du Pays de Colombey et du Sud Toulois 6, impasse de la colombe COLOMBEY LES BELLES Tel : Fax : Président : Christian DAYNAC Comptable assignataire : Madame La Trésorière de Colombey les Belles Date limite de réception des offres : 15 janvier 2013 A 16H00 de consultation - 1/11

2 1. IDENTITE DE LA STRUCTURE La communauté de communes du Pays de Colombey et Sud Toulois, située en Meurthe et Moselle, constituée de 40 communes, et compte hab. Nombre d agents au 30/04/ CNRACL et 10 agents IRCANTEC 14 contrats aidés 6 élus percevant des indemnités Personnels saisonniers en saison estivale= 5 BP 2012 DEPENSES RECETTES FONCTIONNEMENT , ,91 INVESTISSEMENT , ,16 TOTAL , ,07 Les compétences de la communauté de communes : développement économique avec des actions ; gestion des OMR (TEOM), développement touristique et culturel (en régie sans personnalité morale), habitat (rénovation de logements locatifs et gestion d un parc immobilier), développement social. 2. OBJET DE LA CONSULTATION FOURNITURE, LIVRAISON ET IMPRESSION DE TITRES RESTAURANT POUR LES AGENTS DE LA COLLECTIVITE Marché à bons de commande reconductible pour un an ferme. a) Caractéristiques - Fourniture de titres restaurant aux agents de la collectivité. Au : 20 agents sont intéressés par le service, ce nombre peut être amené à évoluer (à la hausse ou à la baisse). Les commandes seront mises à jour tous les mois. La prestation devra comprendre l impression des titres restaurant, leur emballage et leur livraison. Les titres devront être fournis dans les 48h dès l envoi de la liste des agents bénéficiaires, sur la base d une mise à jour mensuelle. Une régie de recettes sera créée par la collectivité pour délivrer les titres restaurant, un suivi comptable sera assuré dans ce cadre. Le prestataire peut proposer dans sa note technique, la de consultation - 2/11

3 mise en place d un suivi (support) administratif dans ce cadre (suivi des listes d émargement pour les commandes, contre signature des agents ) Considérant la part salariés sur les titres restaurant, la collectivité règlera la totalité de la facture au prestataire selon un mode trimestriel et à terme échu. - Impression des titres restaurant: Les titres-restaurant seront valables sur tout le territoire national, tous les jours de la semaine. Les titres-restaurant émis par le prestataire seront conformes à la réglementation en vigueur, et comporteront à minima les mentions suivantes : - la mention «Communauté de Communes du Pays de Colombey et Sud Toulois» et le logo transmis par la collectivité ; - la valeur faciale du titre ; - la période de validité du titre ; En cas de modification du logo ou toute autre modification sur l identité de la structure, la collectivité fournira les nouveaux éléments et le prestataire devra apporter les modifications lors de l émission des titres le mois suivant. Le prestataire peut proposer des mentions complémentaires. - Façonnage : Les titres restaurant seront reliés, un chéquier ou carnet comprendra 15 titres. Les chéquiers seront livrés selon une périodicité mensuelle à réception du bon de commande. b) La valeur La valeur faciale des titres-restaurant est de SEPT euros et CINQUANTE centimes (7,50 TTC), répartie de la manière suivante : - 50% à la charge de la collectivité - 50% à la charge des agents bénéficiaires. La collectivité se réserve le droit de modifier la valeur faciale du titre restaurant et le notifiera par avenant au prestataire qui en prendra compte sur les nouvelles commandes de mois suivant la notification de l avenant. Les titres sont valables pour l année civile de leur émission. A l expiration du délai de validité précité, il doit être prévu le remboursement des titres non utilisés (périmés ou perdus). Les modalités de remboursement et d échange seront détaillées dans le mémoire technique du candidat. c) Livraison Les livraisons seront effectuées franco de port et d emballage. Les titres-restaurant seront livrés dans un délai de 48 heures maximum à compter de la date de notification du bon de commande, à l adresse suivante : Trésorerie de Colombey les Belles, 2 rue jeanne D Arc Colombey les Belles de consultation - 3/11

4 Horaires de livraison : du lundi au vendredi : de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 16h00. Les titres seront remis en main propres à la personne habilitée, si personne ne peut réceptionner les titres, le livreur devra revenir le lendemain et préciser que la livraison n a pas pu être effectuée. Si lors de la réception, le colis est endommagé ou fait apparaître des anomalies, il ne sera pas réceptionné et sera retourné. Les carnets de titres seront livrés sous plis scellés, accompagnés d un bon de livraison récapitulatif (quantité livrée, le nombre de carnets, valeur unitaire et validité ) et des listes d émargement pour la distribution des carnets aux agents bénéficiaires (signature et contre signature pour la distribution aux agents). Le prestataire prendra en charge l assurance perte ou vol des titres-restaurant pendant leur acheminement jusqu à l adresse de livraison. d) Les prix Les prix sont fermes et non actualisables. Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations, objet du présent marché, ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l emballage, à la manutention, au stockage, au transport et aux assurances jusqu au lieu de livraison, ainsi que toutes autres prestations. La valeur du marché est constituée par la prestation de fourniture, impression, façonnage et de livraison des titres-restaurant ainsi que par la gestion administrative de ces titres sans condition de montant ou de quantité minimum par commande ou par livraison. Les prestations seront réglées par application aux quantités réellement commandées, exécutées et livrées par prix unitaire. e) Forme du marché Le présent marché est un marché de services à bons de commande avec un minimum et un maximum évalués en nombre de titres-restaurant commandés par an, à savoir : - Minimum annuel : titres-restaurant - Maximum annuel : titres-restaurant Les bons de commande seront notifiés au prestataire par le régisseur par mail ou par courrier. La fréquence des bons de commande sera mensuelle. Les bons de commande préciseront : - Le nombre de titres à délivrer - Les noms des bénéficiaires - La valeur nominale - Le nombre total de titres commandés - Le coût total de la commande f) f) Durée du marché Le présent marché est conclu pour une durée d un (1) an à compter de la notification du marché. Le marché peut être reconduit par période successive d un (1) an, sans que la durée totale du de consultation - 4/11

5 marché ne puisse excéder trois (3) ans. La reconduction est considérée comme tacite si aucune décision écrite contraire n est notifiée par le Pouvoir adjudicateur au prestataire, au moins 2 mois avant la fin de la durée du marché. La monnaie de compte est l euro. 3. DISPOSITIONS PARTICULIERES - Conditions de remboursement : la contre valeur des titres perdus ou périmés pourra être reversée à la communauté de communes selon les indications figurant dans le mémoire technique. - Avantages offerts aux agents : les utilisateurs des titres pourront bénéficier de réductions diverses, tarifs préférentiels qui seront stipulés dans le carnet. 4. PROPOSITION FINANCIERE Le prestataire devra détailler son offre de prix comprenant : - la prestation de fourniture, impression, façonnage et de livraison des titres-restaurant - la gestion administrative de ces titres sans condition de montant ou de quantité minimum par commande ou par livraison. - Option : Frais de modalités de reprise des titres restaurant inutilisés en fin d année - Option : Autres frais de gestion. Pour faciliter le jugement des offres, remplir le document ci dessous Intitulé Montant prix unitaire HT Quantité Fourniture, livraison, assurances, impression, façonnage des titres restaurant Gestion administrative Option : autre frais de gestion Option : reprise des titres inutilisés en fin d année Montant prix forfaitaire HT 1000 Forfait Forfait Montant total ht 5. LES PIECES A FOURNIR - une lettre de candidature (DC1) - Acte d engagement signé (DC3) - RIB - K bis - le règlement de consultation signé - la déclaration du candidat (DC2) et attestions ( NOTI 2) de consultation - 5/11

6 - le présent cahier des charges accepté sans modification, paraphé, daté et signé par les représentants légaux - le dossier de présentation du candidat (compétences, expériences, références,) - l offre financière détaillée : mode de rémunération et modalités de règlement, et bordereau de prix unitaire - proposition technique (indication des interlocuteurs dédiés, l impression et le façonnage des titres, la gestion administrative, suivi des listes d émargement, les moyens de livraison, la description des moyens de sécurisation, les conditions de reprise, la facturation) - tout élément ou proposition complémentaire Un titre restaurant valant échantillon (sans valeur numéraire) sera remis dans un pli distinct à titre gratuit, après la procédure de mise en concurrence il sera conservé et restera la propriété de la communauté de communes. CONFIDENTIALITE et PROPRIETE INTELLECTUELLE Les informations concernant les candidats seront tenues confidentielles. Colombey les Belles, le 31 décembre 2012 Date, nom, signature et cachet du candidat (avec mention «LU ET APPROUVE») de consultation - 6/11

7 Communauté de Communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois FOURNITURE ET LIVRAISON DE TITRES RESTAURANTS POUR LES AGENTS DE LA COLLECTIVITE Règlement de consultation (RC) Marché Public de prestations de services Marché à bons de commandes Marché passé selon la procédure adaptée art 28 du CMP Date limite de réception des offres : le 15 janvier 2013 à 16 H 00 Maître d ouvrage : CC du Pays de Colombey et du Sud Toulois 6, impasse de la colombe COLOMBEY LES BELLES Tel : Fax : Président : Christian DAYNAC Comptable assignataire : Madame la Trésorière de Colombey les Belles 1 Organisme qui passe le marché : Communauté de communes de Pays de Colombey et du Sud Toulois 6 impasse de la Colombe BP COLOMBEY LES BELLES 2 Mode de passation : Marché passé selon une procédure adaptée (article 28, 30 ET 77 du CMP) et pourra faire l objet de négociations. Marché à bons de commande 1 an ferme 3 Lieu d exécution : 6 impasse de la Colombe BP COLOMBEY LES BELLES de consultation - 7/11

8 4 Objet de la consultation Fourniture, livraison et impression de titres restaurant pour les agents de la collectivité. 5 Décomposition de la consultation L offre sera présentée par une seule entreprise ou par un groupement. En cas de groupement, sa forme juridique est le groupement solidaire. Les candidats peuvent présenter une offre, soit en qualité de candidats individuels, soit en qualité de membres d un ou plusieurs groupements. 6 Conditions de la consultation 6.1 Durée du marché : Le présent marché est conclu pour une durée d un (1) an, à compter de la notification du marché. Le marché peut être reconduit par période successive d un (1) an, sans que la durée totale du marché ne puisse excéder trois (3) ans. 6.2 Variantes et sous-traitance : Les variantes ne sont pas autorisées. Toute sous-traitance devra être préalablement acceptée. La consultation est lancée sous la forme d une procédure adaptée en application de l article 28,30 et 77 du Code des Marchés Publics. 6.3 Délai de validité des offres : Le délai de validité des offres est fixé à 180 jours à compter de la date limite de réception des offres. 6.4 Retenue de garantie : Sans objet 7 Modalités financières 7.1 Prix : Les prix sont réputés fermes. 7.2 Mode de règlement : Virement par mandat administratif. Les factures seront envoyées en double exemplaire au siège de la communauté de communes. 7.3 Délai global de paiement : Le paiement interviendra dans un délai de 30 jours suivant la réception de la facture. 7.4 Avances : Sans objet. de consultation - 8/11

9 8 Dossier de consultation 8.1 Documents remis aux candidats : - le présent règlement de consultation - l acte d engagement valant cahier des charges 8.2 Conditions de remise des dossiers de consultation Le dossier de consultation est remis au aux candidats qui en font la demande, soit par courrier, soit par téléphone, par télécopie ou par mail auprès de la : Communauté de communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois BP 12 6 Impasse de la Colombe COLOMBEY LES BELLES Le dossier est également téléchargeable sur le site de la Collectivité : Le dossier est mis en ligne sur le site de «e marché lorraine». 9 Dossier à fournir par le candidat Liste des documents à fournir par le candidat (ces documents seront acceptés sans modifications, datés, tamponnés et signés, par les représentants légaux): - une lettre de candidature (DC1) - extrait K BIS - RIB - Acte d engagement signé (DC3) - la déclaration du candidat (DC2) et attestions ( NOTI 2) - le cahier des charges accepté sans modification, paraphé, daté et signé par les représentants légaux - le règlement de consultation signé - le dossier de présentation du candidat (compétences, expériences, références,) - le calendrier de réalisation - l offre financière détaillée : mode de rémunération et modalités de règlement telle que précisée dans l acte d engagement - tout élément ou proposition complémentaire L absence d une de ces pièces est éliminatoire. 10 Conditions de remise des offres L offre devra être parvenue au plus tard le 15 janvier 2013 : - soit par courrier recommandé avec accusé de réception à la Communauté de communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois, 6 impasse de la Colombe, BP COLOMBEY LES BELLES - soit être remise directement contre récépissé à la même adresse Le pli portera impérativement le nom du candidat et l indication de l opération à laquelle il se rapporte : de consultation - 9/11

10 «FOURNITURE ET LIVRAISON DE TITRES RESTAURANT» - Nom de l entreprise : «xxx» - NE PAS OUVRIR Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. 11 Critères de jugement des offres Le pouvoir adjudicateur élimine les offres non conformes à l objet du marché, au cahier des charges ou au présent règlement de consultation. Critères de pondération : - Coût global de l offre : 40 points - Valeur technique 60 (conditionnement des tickets sous emballages sécurisés, indication d interlocuteurs dédiés, la personnalisation des tickets, les avantages fidélité) Le Classement des offres Une note est attribuée à chaque offre. Cette note peut aller de 1 à N, N étant égal au nombre d offres retenues suite à l ouverture des plis. L offre classée première obtient la note maximale N, l offre classée deuxième obtient la note N-1,, l offre classée dernière obtient la note minimale 1. Notation du coût global = 40 points Remplir le tableau joint dans l acte d engagement point 4. Notation de la valeur technique = 60 points _ Moyens humains et techniques utilisés - Organisation du service - Conditionnement - Assurance - Personnalisation - Suivi administratif - Avantages fidélité - Délai de livraison - Le délai de livraison stipulé dans le marché est de 48h à compter de la notification du bon de commande. 12 Avis de publication Date de publication sur le site de la communauté de communes et sur le site e marché lorraine : Date d envoi à la publication : Renseignements complémentaires Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de : de consultation - 10/11

11 Mme GOUERY Pascaline BP12 6 impasse de la Colombe Colombey les Belles Mail : p-gouery@pays-colombey-sudtoulois.fr Colombey les Belles, le Date, nom, signature et cachet du candidat (avec mention «LU ET APPROUVE») de consultation - 11/11