LIVRE BLANC LIVRE BLANC # Avenue de la Créativité Villeneuve d Ascq contact@oxyva.com

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1 LIVRE BLANC # 1

2 I. CHANGEMENT OU OPTIMISATION DU SYSTEME? 1. LES RAISONS DU CHANGEMENT 2. LE PROCESSUS DE DECISION 3. LES ERREURS ET PIEGES A EVITER 4. AXES D AMELIORATION 5. UN LOGICIEL POUR AUJOURD HUI ET POUR DEMAIN II. VOTRE ENTREPRISE 1. SES SPECIFICITES 2. CHAMPS D ANALYSE PAR ACTIVITE «PROCESSUS DE DECISION, ETAPE 2» (REPEREZ-VOUS AUX EXPRESSIONS EN BLEU ET EN GRAS AFIN DE CIBLER LES PASSAGES QUI CONCERNENT VOTRE ACTIVITE) A) DE LA VENTE DE PRODUITS B) EST-CE QUE VOUS GEREZ DES STOCKS? C) DISPOSEZ-VOUS D UN SUIVI DE CLIENTELE? D) LE PILOTAGE COMMERCIAL E) ETES-VOUS AMENE A INTERVENIR SUR LE TERRAIN? F) DEVEZ-VOUS GERER DES CHANTIERS? G) DEVEZ-VOUS GERER UNE PRODUCTION? III. LES ERP : APPORTS STRATEGIQUES POUR L ENTREPRISE 1. LES TYPOLOGIES D OUTILS 2. SAUTS TECHNOLOGIQUES ET IMPACTS SUR LES SYSTEMES INFORMATIQUES IV. NOTRE APPROCHE 21 # 2

3 I. CHANGEMENT OU OPTIMISATION DU SYSTEME? 1. LES RAISONS DU CHANGEMENT Les raisons du changement de système de gestion sont multiples et répondent à des besoins précis. Ces raisons peuvent être : - L obsolescence constatée du logiciel actuel et donc un besoin d évolution technologique, - L abandon du logiciel spécifique («fait maison»), - L optimisation de l infrastructure existante grâce à des fonctionnalités complémentaires (CRM, suivi de production ) Un système Pérenne est donc une solution qui compile les trois points précédents, technologie d aujourd hui et de demain, suffisamment flexible pour répondre aux spécificités de votre entreprise et ouvert pour interagir facilement avec d autres fonctionnalités (que vous n avez pas ou dont vous ne connaissez pas encore l existence) qui seraient inexistantes dans l outil. Il ne faut pas oublier d analyser ces différents points de manière bien précise. Si vous désirez un outil plus aboutit technologiquement, identifiez bien le type de langage informatique utilisé ainsi que les capacités en termes de volume de données et de temps de réponse. Même principe pour les logiciels spécifiques, dits «fait maison», qui vont avoir tendance à disparaître au fil du temps, car les spécificités métiers finissent tôt ou tard par être traitées dans les logiciels génériques. Dans le troisième cas vous avez la possibilité de mettre en place des modules complémentaires, tout en gardant votre logiciel actuel. Néanmoins cela créera des coûts supplémentaires liés à la communication entre les différents systèmes et pourra générer divers problèmes informatiques. Il est souvent préférable de changer l ensemble du système, si cela vous est possible. De plus, assurez-vous que ces systèmes disposent de capacités d évolutions afin de ne pas vous retrouver dos au mur à l avenir. # 3

4 2. LE PROCESUS DE DECISION Même si cela va vous sembler évident, il est plus prudent de le rappeler. Votre processus de décision doit être rythmé par des étapes incontournables vous permettant de faire le bon choix. a) Identifiez la raison du changement, b) Analysez les processus de votre activité, Lors de cette étape, faites bien la distinction entre les éléments qui vont être indispensables pour votre activité et les éléments qui n empêcheront pas le bon déroulement de celle-ci, mais qui seront un plus, une optimisation des processus au quotidien. c) N oubliez pas d ajouter un peu de cohérence financière à cela et attention aux fausses économies. L économie d investissement est rarement en cohérence avec la volonté de gain et d optimisation de la rentabilité sur le long terme. Attention au, «non ça prend 2 min», 6 minutes par heure cela revient à 10% d efficacité!! c est énorme! Cela peut même parfois être gagné sur des temps de réponse système. d) Renseignez-vous sur les solutions existantes et leur typologie, afin d affiner votre analyse «étape b» tout en gardant à l esprit les économies à venir pour l entreprise. e) Enfin, renseignez-vous sur les capacités d évolution du produit sélectionné afin de valider votre décision finale. # 4

5 3. LES ERREURS ET PIEGES A EVITER a) Entre le rêve et la réalité : Afin de placer leur produit, les commerciaux ont tendance à vendre des fonctionnalités inexploitables pour l entreprise, même si la cohérence opérationnelle ne sera pas au rendez-vous. Dans une présentation technique tout se passe toujours très bien, mais la réalité du terrain intègre une multitude de données qui sont parfois incompatibles avec la fonctionnalité présentée. Il est impératif de rester pragmatique et cohérent. Il arrive très régulièrement que des sociétés changent de solution informatique, afin d améliorer leur fonctionnement sur la relation client, la production, le suivi de chantiers Mais au final la fonctionnalité qui vous a fait opter pour ce logiciel ne sera jamais satisfaite par celui-ci car trop lourde à mettre en place! Vous ne pourrez jamais remettre en cause l éditeur puisque les fonctionnalités existent bien dans l outil mais la saisie de l information ne sera jamais faite dedans, car elle sera saisie 10 fois plus vite dans Microsoft Excel. b) L effet parapluie : Selon le poste qu occupe la personne qui va se charger de choisir le progiciel de gestion, les résultats seront différents. Un gérant aura une vision plus globale de son activité. IL fera le choix fonctionnel et opérationnel car il perçoit les économies générées pour son entreprise. Tandis qu un salarié recherchera davantage la sécurité de son poste, en optant pour quelque chose de cher et connu, afin d être sûr que son choix ne sera pas remis en cause, même si ce n est pas la solution informatique la plus adapté pour l activité. c) Obstination face à l erreur : Dans le cas où vous sélectionneriez un mauvais système, vous ne voudrez jamais remettre en cause votre choix pendant les 5 à 10 ans à venir et cela sera pénalisant pour votre entreprise durant toute cette durée. Au plus le montant de votre investissement est conséquent, au plus votre obstination dans la réussite de l implémentation de la solution inadapté à votre entreprise sera grande. Il est inutile de construire une maison sur de mauvaises fondations. Il faut repartir de zéro sur une base saine, même si cela est psychologiquement insupportable! # 5

6 d) Le matériel : D une façon générale, sans parler de secteur d activité, il y a des problématiques qui sont liées aux serveurs, réseaux, matériels... Il faut qu il y ait un serveur, des sauvegardes Que se passe-t-il si le serveur tombe en panne? Vos données sont-elles sauvegardées tous les jours? Combien de fois avez-vous eu des problèmes de mises à jour? De compatibilité matérielle, en local ou à distance? Evaluez les coûts directs et indirects associés à ses problématiques. Comment gérez-vous votre infrastructure? Aujourd hui la complexité d un outil peut être liée à une infrastructure complexe. Les problématiques peuvent-être : les temps de réponse, la volumétrie des bases, les latences, la compatibilité inter logiciels. Est-ce que si je change mon Windows le système fonctionnera toujours? Ce sont des coûts de suivi qui ne sont pas négligeables mais pas pris en compte dans les coûts d investissement. De plus, si vous ne vous les posez pas, ces questions peuvent se transformer en pièges une fois l investissement effectué. e) L interlocuteur : Un autre écueil va être de toujours vous fier à l avis de votre interlocuteur (Ami, connaissance, commercial ). Ces conseils peuvent être très bénéfiques si votre interlocuteur a une vraie connaissance du marché et c est malheureusement rarement le cas. Attention au fournisseur avec qui vous avez naturellement tissé des liens. Dans ce cas il est difficile de ne pas être orienté quitte à dégrader le choix de la solution. Quelle légitimité a-t-il? Est-il en mesure de vous proposer une autre solution? Si non, pourquoi? Est-il convaincu que c est le meilleur choix à faire ou a-t-il un intérêt personnel à vous conseiller telle solution informatique? f) Le facteur humain : Il est essentiel de s assurer de l investissement de tous les collaborateurs concernés par la mise en place d une solution informatique. La majeure partie des échecs post implémentation est due à des facteurs humains. Toute la direction doit être impliquée dans le changement. Elle doit au même titre savoir impliquer les collaborateurs dans le projet, afin de ne pas passer son temps à gérer de la frustration au changement qui, à l extrême, pourrait entrainer le rejet complet du logiciel. L implémentation d un outil doit être bénéfique et c est la raison pour laquelle vous changez. Maintenant l ensemble des services doivent comprendre pourquoi et comment. Beaucoup d entreprises se dotent de logiciels vastes et puissants. Seulement ces logiciels nécessitent une formation, un investissement de chacun dans la prise en main de ce nouvel outil. Ce n est pas le tout d avoir une bonne fonctionnalité, encore faut-il savoir s en servir et ce correctement. C est pourquoi dans de nombreuses sociétés, des logiciels sont inexploités et peuvent même devenir des gouffres techniques et financiers, si les collaborateurs ne prennent pas le temps de se former correctement à leur utilisation. On en arrive à un pseudo «bricolage» et on se dit : «Tant que ça fonctionne, advienne que pourra!» Si vous avez lancé cette démarche de changement de système de gestion, nous présumons que ce n est pas pour aboutir à ce type de résultat. # 6

7 g) Les lacunes d analyse : Les pièges les plus courants proviennent d une lacune dans l analyse de vos processus au moment du changement : spécificités dans la gestion de tarifs, changement de taille de l entreprise, gestion multi emplacements. Ces points seront abordés dans la partie «II. 2. Champs d analyse par activité». h) Croire que l informatique est la solution à tout : L informatique est un outil puissant, qui fait ce pourquoi il a été programmé. C est un gros calculateur qui fait ce qu on lui demande, avec des données d entrées est des données de sorties. Si les données d entrées sont instables, aléatoires ou imprévisibles, ne vous attendez pas à résoudre votre problème d organisation par l informatique. Car vos problématiques sont liées à vos données d entrées. i) Vitesse et capacité du système : Il faut se renseigner sur la capacité du système à traiter d importantes bases de données, tant en volumétrie qu en vitesse de réponse. Le temps d attente sur une requête est de la pure perte pour une entreprise. Cela peut parfois vous faire gagner 5 % d efficacité, ce qui correspond à 3 minutes par heure. j) Bien borner les besoins : Vous devez bien borner la teneur de vos besoins afin de ne pas être piégé par l éditeur, qui rajouterait des étapes supplémentaires par la suite. Ceci pourrait augmenter vos frais, au-delà de ce qui était fixé par le devis et le bon de commande. Attention aux prestations annexes non précisées mais nécessaires. # 7

8 4. AXES D AMELIORATION Souvent les changements sont associés au mot «risque». En réalité le plus gros risque pour l entreprise est associé à l immobilisme. Il est dangereux pour une société de ne pas évoluer à tout niveau et notamment dans les systèmes de gestion. Cependant ce n est pas un changement anodin. La personne décisionnaire dans le choix de l ERP porte sur elle la responsabilité de ce choix et par l effet parapluie, elle va soit ne rien faire, soit opter naturellement pour les solutions les plus chères du marché. Pour autant, celles-ci ne seront pas forcément les solutions les mieux adaptés à l entreprise ni les plus fonctionnelles a) Planning et calendrier d intervention Les logiciels n intègrent pas forcément dans leur système de gestion les notions de planning d intervention, pourtant cela peut être un vrai atout. Pour les personnes qui réalisent des interventions, que ce soit de la livraison, du dépannage, du SAV/maintenance, la donnée d entré de l information est le planning et de cette intervention découle une facturation. Il est donc intéressant de chaîner le planning d intervention, le suivi réel de l intervention et la facturation. Cela présente les avantages suivants : simplification du processus, réduction des saisies, disparition du risque d oubli de facturation. Associé à des notions de cartographie afin d optimiser les déplacements, le planning peut être un réel atout de votre outil de gestion. Malheureusement comme expliqué précédemment, peu de progiciels proposent ce type d application en standard. b) Service achat Pour la gestion de projets, la centralisation des besoins globaux sur l ensemble des projets peut permettre de simplifier la négociation avec vos fournisseurs et gagner entre 2% et 5% de remise sur le montant total de vos achats. # 8

9 c) BTP Dans le secteur du bâtiment, améliorez la visibilité vis-à-vis de l avancement. Les charges générées via les heures passées et les montants des achats peuvent être mis en corrélation avec les factures de situation afin de voir s il n y a pas de décalage sur facturation. Si l ensemble de ces éléments sont bien centralisés, cela permet d avoir un pilotage et une visibilité optimale afin d anticiper tout aléa. d) Commercial Au niveau de la gestion de la relation client (CRM), la cartographie est un point non négligeable de l outil de gestion, notamment pour des commerciaux itinérants. Il permet d optimiser aussi bien les déplacements pour rendez-vous, que la prise de contact de différentes sociétés qui seraient dans la même zone de chalandise ou à proximité. Le dernier point sur l aspect CRM est l aspect «pilotage et suivi» car le chiffre d affaires généré est en règle général la conséquence du travail de fond réalisé par l équipe commerciale il est donc nécessaire d avoir un pilotage sur ce travail de fond et non pas sur la conséquence du chiffre d affaires, afin de traiter la problématique en amont et non les conséquences. L intégration de nouveaux collaborateurs sur la partie commerciale sera simplifiée grâce à ce type d outils qui permet de fixer des cadres et des méthodologies de travail. 5. UN LOGICIEL POUR AUJOURD HUI ET POUR DEMAIN Lorsque vous décidez de changer de système de gestion, vous ne devez pas oublier de penser votre activité sur le long terme. Votre activité va-t-elle se diversifier? Avez-vous des projets qui pourraient dégager de nouveaux besoins en termes d outil de gestion? Anticipez aussi les évolutions potentielles des logiciels. Renseignez-vous sur leur capacité d évolution technologique. Votre logiciel de prédilection ne sera-t-il pas dépassé dans 2 ans? A moyen terme, faudra-t-il réinvestir dans une nouvelle version? Quelles sont les possibilités de mises à jour? # 9

10 II. VOTRE ENTREPRISE 1. SES SPECIFICITES Votre entreprise est unique et ne ressemble à aucune autre. Même si vous partagez un secteur d activité commun avec de nombreuses autres sociétés, la vôtre a son identité propre (domaine d expertise, logo, charte graphique, image, notoriété, rayonnement, emplacement géographique, nombre de salariés, chiffre d affaires, processus internes, relations avec les parties prenantes, place dans la filière ). Tous ces éléments font de votre entreprise une entité unique, indépendante et qui a donc ses propres besoins en termes de gestion. Il est donc important que vous choisissiez judicieusement le progiciel de gestion que vous souhaitez mettre en place. C est parce que chaque entreprise est unique, qu il existe aujourd hui un très grand nombre de progiciels sur le marché. Il n y a pas de bon ou de mauvais logiciel, bien que Ce qui est important est que le logiciel soit adapté à vos modes de fonctionnements, en natif et sans modification trop importante. De ce fait, il existe autant de progiciels sur le marché que de besoins à contenter. L essentiel est donc de réussir à trouver le vôtre. # 10

11 2. CHAMPS D ANALYSE PAR ACTIVITE (Repérez-vous aux expressions en bleu et en gras afin de cibler les passages qui concernent votre activité) Selon votre activité votre entreprise aura des besoins spécifiques en termes d outil de gestion, qu il faudra prendre en compte grâce à une analyse minutieuse de vos processus internes. Cette étape, bien souvent négligée, est une étape clé si vous souhaitez vous munir d un outil de gestion stratégique. Là se pose la première question essentielle : avez-vous bien conscience de l impact que peut avoir un changement ou une mise en place de progiciel de gestion sur votre entreprise? Si oui, les points qui seront abordés plus tard ne seront qu un rappel des démarches que vous abordez déjà. Sinon, ne manquez pas de vous y référer, car cette étape est moins anodine qu elle n en a l air. Abordons maintenant l analyse de votre activité. A) DE LA VENTE DE PRODUITS La question va être de savoir quel type de négoce je fais. Quel est mon mode de vente? Vente B to B ou B to C? En magasin? En ligne? Chez le client? Au téléphone? Par la suite, il y a une notion de produit à aborder. Mon produit est-il simple? Est-ce juste un produit, donc un article et un prix ou est-ce qu il peut être complexe? Est-ce qu il y a des notions de variantes sur l article? Ces variantes peuvent être la couleur, la taille Est-ce que je vends une quantité ou des surfaces et des volumes? (Ces cas précis demandent une capacité de conversion d unités par le logiciel). Il y a encore les notions de transport. Le calcul automatique du transport peut permettre de gagner du temps. Dans ces cas précis, beaucoup d entreprises se retrouvent piégées par leur système de gestion. Vous avez peut-être aussi besoin d avoir une vision synthétique du client. Un logiciel capable de synthétiser toute l information sur un seul écran, sans cliquer sur un bouton, peut vous faire gagner du temps. Une autre notion importante est celle de gestion des tarifs. Il est impératif de faire une analyse de vos modes de fonctionnement en termes de tarification, afin d avoir une mise à jour simplifiée des tarifs lors de leurs évolutions (Tarifs réduits, tarifs promotionnels, tarifs dégressifs, remise, date de validité ). Avez-vous besoin d un système qui prenne en compte la gestion des taxes? Elles peuvent être liées à : l éco-participation, la vente de boisson, de cigarettes # 11

12 B) EST-CE QUE VOUS GEREZ DES STOCKS? Si vous commercialisez un ou plusieurs produits donnés, vous êtes surement amenés à gérer des stocks. Avez-vous plusieurs entrepôts? Pour chaque article, avez-vous plusieurs emplacements? Gérez-vous des produits périssables (FIFO, 1er entré = 1er sorti)? Lors de la préparation du bon de livraison, avec-vous des règles de fonctionnement vis-à-vis des articles en stock? Ce bon de préparation doit-il tenir compte de l emplacement de retrait d un même article, stocké à 2 endroits différents? Vos produits ont-ils des dates de péremption? Comment gérez-vous vos reliquats? Avez-vous besoin d une traçabilité des lots? Les produits ont-ils des numéros de lots? Ce numéro doit-il apparaître sur le bon de livraison/préparation ou sur tout autre document de vente? Est-ce que vous allez biper ce numéro ou juste le reporter manuellement? Gérez-vous des codes-barres? Le logiciel que vous souhaitez mettre en place est-il compatible avec des systèmes de lecture de codes-barres? Il est important de voir les applications concrètes et utiles dans la lecture du code-barres. Celles-ci peuvent être diverses et variées, allant de la réception de matière au pointage d heures des salariés En ce qui concerne les entrées et sorties de stock, à partir de quel moment considérez-vous une entrée de stock? Dès l envoi du bon de commande? Dès la facturation du fournisseur? A la réception d une matière en entrepôt et donc à la réception du bon de livraison? Idem pour les sorties de stock? Doc de vente client? Bon de préparation? Il faut bien valider le fait que le système puisse traiter vos entrées et sorties de stock en fonction de vos critères et modes de fonctionnement. La gestion des réapprovisionnements. Quelles sont les règles de réapprovisionnement fixées? Il faut que la gestion de stock puisse se faire par type de produit. Sur chaque produit une réflexion doit être amenée : le produit doit il être géré en stock? Est-il commandé manuellement? Est-il commandé par un stock minimum à maintenir Encore une fois, avez-vous un ou plusieurs entrepôts? Le produit est-il stocké à des lieux différents dans le même entrepôt? Dans ce cas, à quel moment j indique que je vais prendre telle référence à tel endroit ou à tel autre endroit? Est-ce que c est la personne qui s occupe de la préparation qui fait ce choix? Quels sont les analyses et les suivis que vous souhaitez faire par produit, par famille de produit ou par fournisseur et dans quel but? # 12

13 Gérez-vous un seul stock pour plusieurs sociétés? Avez-vous besoin d un système qui ait des passerelles entre différentes sociétés juridiques indépendantes? Lors de l édition du bon de préparation, voulez-vous avoir la possibilité qu il soit hiérarchisé en fonction de l organisation des racks, dans le but d optimiser les déplacements dans l entrepôt? C) DISPOSEZ-VOUS D UN SUIVI DE CLIENTELE? Comment-le gérez-vous? Il faut au préalable définir le «périmètre client». Qui sont-ils? Particuliers? Entreprises? Administrations? Selon la typologie de vos clients, vos processus seront différents. Comment les-touchez-vous? Quelles relations avez-vous avec? Soit c est de la réponse à appel d offre et il n y a pas de processus particulier, soit vous réalisez une certaine liste d actions commerciales avec vos clients (Relances téléphoniques, rendez-vous physiques ) Est-ce que l ensemble de ces processus sont structurés dans un outil informatique de type CRM? (Customer Relationship Management) La démarche principale est de définir ce que vous entendez par «CRM».Aujourd hui tout le monde utilise le mot CRM. En fait, une simple fiche client peut même être nommée CRM. Il n y en a pas de bonne ou de mauvaise, il faut juste que l ensemble du processus commercial soit bien retranscrit dans l outil de gestion. Si vous avez des rendez-vous physiques et que votre outil n a pas de calendrier intégré, ça pose soucis. En bref, Il faut rester pragmatique par rapport aux besoins et aux fonctionnalités de votre entreprise, afin de retrouver l ensemble de ces fonctionnalités dans le programme de relation client # 13

14 D) LE PILOTAGE COMMERCIAL Avec la notion relation client il y a donc aussi celle de pilotage d équipe commerciale : analyser les processus commerciaux afin d optimiser leurs efforts. Combien y a-t-il de commerciaux? Comment est structurée la base de données client? Par catégorie? Effectif? Segmentation d activité? Chiffre d affaires? Est-ce que l outil est capable de bien segmenter ces bases de données? Est-il capable de travailler avec des bases de données multiples (Exemple : client, prospect,) sans que cela ne perturbe le bon fonctionnement du logiciel? Il faut mettre en place une certaine méthodologie vis-à-vis de chaque fiche contact, pour arriver à gérer au mieux et ne pas saturer le commercial. Sans toutefois le mettre en sous-charge par rapport à t capacités de travail. Il faut se demander comment travaille le commercial? Travaille-t-il seul? En équipe? Quelles sont les informations échangées entre les différents services? A partir de quelles données travaille-t-il? Quand on a un champ «critère» on peut mettre aussi «zone géographique». Aujourd hui nous sommes tous saturés en permanence d informations diverses et variées, alors que l information reçue n a pas de caractère d urgence et ne peut pas être, en grande majorité, traité à l instant où elle est reçue. Ceci crée un effet de perte de temps. Il est plus efficace de centraliser l information à un endroit donné et lorsque le commercial est disponible, il traite l information. Il n est donc plus pollué au quotidien et quand il traite l information, c est pour de bon. Le troisième avantage est qu il n y a pas de perte d information, car tout est centralisé au même endroit. D une façon générale, on est plus efficace en appel sortant avec la fiche client, comportant toutes les informations dont on a besoin, sous les yeux, plutôt qu en appel entrant où l on peut se trouver à l extérieur ou dans des endroits non propices au traitement de l appel. Ces éléments sont à considérer et à analyser, afin de voir si cela peut être cohérent ou pas avec vos ressenti au quotidien. Il se peut que votre activité ne soit pas en adéquation avec ce mode de fonctionnement. Notion importante : Beaucoup de commerciaux suivent leurs dossiers via les documents de vente. Or il ne faut pas oublier que les documents de vente ne sont que des étapes dans le processus commercial. Le cycle de vente doit être analysé pour définir toutes les étapes (dont le chiffrage fait partie) jusqu à la validation de la commande. Dans le cas où il y a plusieurs étapes avant la réalisation du chiffrage (Prise de contact, rendez-vous de démonstration ), il est impératif de suivre l ensemble du processus afin de piloter l activité commerciale plus efficacement. Qu est ce qui a permis de créer ces documents? Ou qu est-ce qui vous a empêché d arriver à cette étape? # 14

15 E) ETES-VOUS AMENE A INTERVENIR SUR LE TERRAIN? Si oui, disposez-vous d un planning d intervention efficace? Comment renseignez-vous l intervention et comment gérez-vous l information dans sa totalité? Comment affectez-vous les techniciens à ces interventions? De quelle manière générez-vous le chiffrage post-intervention? Quels sont vos processus d actions au quotidien? F) DEVEZ-VOUS GERER DES CHANTIERS? Dans la gestion de chantier se trouve le cas spécifique des entreprises de bâtiment. La première problématique des entreprises de bâtiment est liée aux chiffrages. Ceux-ci sont systématiquement différents. Il est donc nécessaire d avoir un outil spécialisé. Lors du chiffrage il est impératif que l article (Exemple : 1M² de peinture) soit décomposé en : «X» kilos de peinture + main d œuvre + préparation. De plus cet article doit être modifiable dans le chiffrage. ATTENTION! Les systèmes classiques de chiffrage avec des montants associés à des articles, dont les compositions ne peuvent pas être modifiées, ne sont pas adaptés. Ensuite il y a la notion de visibilité sur le prix de revient et les marges, afin de connaître votre capacité à modifier les tarifs si besoin est. Ce chiffrage doit vous permettre de connaître dans la globalité, l ensemble des matériaux nécessaires, ainsi que les heures à passer. Ceux-ci seront ré exploités afin d avoir un prévisionnel du suivi de chantier, dans le cas où le dossier est accepté. Le système doit pouvoir imputer sur chaque chantier les heures de main d œuvre réellement effectuées par collaborateur et également imputer les achats et les matériaux nécessaires à sa réalisation. (ATTENTION ce n est pas parce que la fonction pointage existe dans le logiciel, que vous l utiliserez. En effet parfois la saisie est tellement contraignante que : 1) Les données finissent par ne plus être rentrées, Ou 2) Les collaborateurs finissent par saisir les données sur des tableaux annexes type Excel Notamment sur des aspects de pointage salarié. Les saisies doivent être simplifiées au maximum.) # 15

16 Ce qui est impératif est de connaître votre marge, afin de pouvoir réajuster les chiffrages dans les cas de négociation. Vous trouverez aussi des bases de données. Il existe dans ce secteur des bases de données permettant de gagner du temps dans l élaboration des chiffrages. Néanmoins ces bases de données de prix sont identiques, quel que soit le secteur géographique où vous vous trouviez (Paris ou province). Cette démarche peut parfois être utile pour des entreprises qui ont des difficultés à connaître les barèmes de tarifs. La solution idéale, mais qui nécessite du temps c est de créer vos propres bibliothèques et vos propres compositions en fonction des critères de votre société. En avez-vous le temps? En avez-vous besoin? Ces barèmes peuvent être construits au fur et à mesure des chiffrages réalisés et ils pourront bien évidemment être modifiés, au cas par cas, sur votre document final. Ceci vous donne une base de départ pour vous permettre de gagner du temps. Ces barèmes peuvent être faits en amont sur Excel et réimportés par la suite dans les systèmes. Au niveau des facturations, le système doit être capable d intégrer la notion de facturation par avancement dans le cas où vos chantiers durent plus d un mois. Avez-vous besoin d un regroupement entre les bons de commande fournisseurs, les chantiers et les facturations fournisseurs? Pour un bon suivi analytique et pour avoir une rentabilité cohérente par chantier, il est impératif d avoir une certaine rigueur et de mettre en place des processus vis-à-vis des bons de commande fournisseurs, afin de les imputer correctement au chantier (Ou d imputer les matériaux, stockés en entrepôt, au chantier en question). Cette rigueur en amont permet de simplifier la démarche administrative de facturation fournisseurs, associée aux bons de commandes initialement générés et notamment dans le cas où certains tarifs auraient été négociés avec vos fournisseurs et qui ne les auraient pas réaffectés sur la facture. G) DEVEZ-VOUS GERER UNE PRODUCTION? Dans ce cas, est-ce que les fabrications sont simples (la gamme correspondante est constitué d une à trois étapes) ou plus complexes avec beaucoup d étapes? Quelle sont leurs durées? Une journée? Une semaine? Un mois? Quatre mois? Six mois? Est-ce qu il y a des urgences? Ces urgences peuvent-elles créer des arrêts temporaires de certaines activités si les pièces ne sont pas livrées à temps? Quels sont les délais clients? Si l on prend le cas d une entreprise faisant de la fabrication avec de longs délais, sans degré d urgence, ou une autre produisant des petites pièces avec des degrés d urgence importants, il est inconcevable (même si l on parle de fabrication) de traiter ces deux problématiques de la même manière. De ce fait, le logiciel ne peut pas être identique. ATTENTION aux visites client! Un logiciel va effectivement bien fonctionner sur un type de fabrication plutôt simple en termes d organisation, puisque la fabrication est assez stable et facile à anticiper. Cependant il sera inadapté à des gestions dans l urgence, comportant des notions de réorganisation permanente de la planification. Est-ce que vos ressources matérielles et humaines sont constantes? Est-ce le temps de fabrication que vous avez chiffré initialement est toujours cohérents et ne varie pas d une personne à une autre sur la chaîne de production? # 16

17 Dans les aspects de production, soit je définis un planning de production via des ressources (Ressources machines ou ressources humaines) soit via des dates. ATTENTION! Dans ce type de planification il est impératif que vos ressources soient stables, à jour, et cohérentes en permanence, ce qui est plutôt simple avec des machines à cadence définies et qui se complexifie avec la gestion de personnel (Absences, vacances, jours fériés ). 1) Il faut vous méfier des logiciels de type «usine à gaz». Posez-vous la question : Avez-vous la possibilité d avoir un planning de ressources toujours à jour? Si oui vous pouvez opter pour une solution informatique qui va gérer votre planification vis-à-vis des ressources que vous aurez définies initialement. Exemple : vous travaillez dans l impression et avez une capacité d impression de 240 pages/minute. Si vous avez pages à faire et que votre machine tourne 7H/jour, vous savez que votre délai de production sera de 3 jours. Vous savez donc que sur les prochaines commandes semblables, vous pourrez fournir vos clients dans un délai de 4 jours ouvrés. Dans ce cas il n y a pas de notion d inter calage de commande prioritaire. Si vous produisez plus ou moins vite (Pannes de machines, aléas ) il faut bien évidemment aller indiquer au système la modification de vos ressources. Dans le cas où vos ressources sont variables et/ou que vos barèmes de chiffrage peuvent être différents (Exemple : Travail manuel de câblage), l opération peut avoir des deltas de temps de réalisation qui peuvent varier de 1 à 2 en fonction de l expérience et de la capacité du collaborateur à réaliser l opération. Ceci pose la problématique de variation vis-à-vis de votre production. Dans ce cas un système automatisé via des ressources va poser des problèmes, puisque il y aura un décalage non négligeable entre le prévu et le réalisé (dans un sens ou dans un autre). C est-à-dire que le planning initialement défini ne sera jamais tenu. Si vous rajoutez à cela des notions d urgence par rapport à vos clients et des fabrications prioritaires, un système informatique trop rigide est voué à l échec et parfois un bon «paperboard» ou un système de fiche en «T» sera plus adapté. Au final cela revient à monopoliser une personne en permanence, à remettre à jour le système informatique et à planifier des plannings qui ne refléteront au final pas la réalité. C est rassurant mais inefficace et chronophage. Il est donc important de vous poser la question suivante : Mes ressources sont-elles constantes? Mes planning sont-ils stables? # 17

18 2) L autre méthodologie consiste à fixer des dates de fabrication et à y imputer les ressources nécessaires. Ces dates seront modifiables manuellement en fonction des fabrications réalisées. Ce système fonctionne bien pour des plannings qui sont encore une fois plutôt stables, avec peu de changements, mais cela nécessite également d avoir quelqu un à plein temps et encore une fois : si les dates fixées ne sont pas bonnes et redéfinies en permanence, quel est l intérêt de faire un planning qui ne sera pas tenu? C est encore une fois rassurant mais chronophage et pas forcément efficace. On en revient à cette conclusion : Le bon vieux tableau avec des fiches en «T» est parfois ce qu il y a de plus simple. D après nous, les deux points fondamentaux dans l organisation de la production sont : la charge de travail et l ordonnancement des tâches. Si vous arrivez à anticiper vos charges et à ordonnancer vos tâches au quotidien, alors vous respecterez toujours vos délais. Contactez-nous, on vous apportera une méthodologie simple et efficace. Il est bien évidemment possible de fonctionner avec de la planification d atelier et avec des ressources bien définies, mais cela ne s applique que sur certains critères d activité ayant des ressources et charges constantes. # 18

19 III. LES ERP : APPORTS STRATEGIQUES POUR L ENTREPRISE 1. LES TYPOLOGIES D OUTILS Il existe aujourd hui différents types de solutions sur le marché, toutes avec leurs spécificités. Ces types de solution se décomposent différentes catégories : A ) La solution très standardisée, B ) L outil paramétrable par entreprise selon le besoin, C ) Le logiciel paramétrable par utilisateur, # 19

20 Durant les années où nous avons étudié le marché de l ERP et conseillé des entreprises, nous avons constaté que les logiciels les plus commercialisés, sont bien souvent les plus figés (type A). Ceci n est pas péjoratif si votre société peut s adapter, car ce sont en général des solutions économiques. Néanmoins, commercialiser un produit à grand échelle revient à devoir faire l impasse sur certaines spécificités des entreprises, afin que le logiciel puisse intégrer le plus de structures possible. A l opposé, le type «C» s oriente vers une solution développée spécifiquement pour l entreprise, idéal pour la société cependant cela est onéreux et n est pas forcément pérenne à long terme. Comme précisé au début de ce livre blanc, vous ne devez pas hésiter à vous demander quelle direction vous souhaitez faire prendre à votre activité. La solution de gestion choisie sera-t-elle toujours adaptée aux vus de l évolution de votre société et de celle des interfaces : téléphone, tablette? Tout en sachant qu une entreprise change de système de gestion tous les 10 ans, afin de toujours profiter des nouveautés et des meilleures performances technologiques. Amorcez donc une réflexion sur 10 ans minimum. 2. SAUTS TECHNOLOGIQUES ET IMPACTS SUR LES SYSTEMES INFORMATIQUES Les progiciels de gestion intégrés n ont pas cessé d évoluer depuis les 50 dernières années. Créés au départ pour gérer les besoins en matières premières, les champs d application des ERP se sont progressivement étendus à la gestion de production industrielle et à la gestion de plannings. Depuis les années 90 les ERP ont vocation d intégrer les entreprises en tant que système principaux, remplaçant tout système obsolète. Ceci a été en partie permis par les évolutions de langage de programmation : SQL/PSM, PL/SQL, C++, Java, JavaScript et enfin PHP (qui est aujourd hui le langage le plus utilisé pour toutes les productions web). Selon les résultats de l étude TIC (Technologies de l Information et de la Communication) de l INSEE, en 2011 un quart des sociétés employant au moins 10 personnes utilisait un PGI, outil utilisé plus fréquemment dans les secteurs de l industrie (37 % des sociétés) et de l information et de la communication (35 %). 22 % des sociétés utilisaient alors une application de GRC (Gestion des relations clients) / CRM (Customer Relationship Management) pour partager l information sur la clientèle entre services. # 20

21 Les pratiques évoluent aussi. D après cette même étude : en 2011, 96 % des sociétés d au moins 10 personnes utilisaient un accès à l internet. Un tiers des sociétés d au moins 10 personnes fournissait à ses employés un accès à distance aux applications de la société. Il semble que les éditeurs aient pris note de ces évolutions en développant de nouvelles offres ces dernières années. Il est maintenant possible de sauvegarder ses données en ligne pour plus de sécurité, de se procurer des PGI en mode SaaS (location) et certains progiciels donnent même la capacité de gérer la totalité de l activité avec le web. Malgré ces évolutions, beaucoup d entreprises se sont heurtées à un constat difficile. Selon une étude menée par IDC en 2013, dans 15% des cas, les entreprises qui évoluent doivent ré-implémenter leur ERP. Ceci étant dû au fait que même les ERP les plus récents ne sont pas toujours assez flexibles pour accompagner l évolution de l entreprise. Ceci sans parler des réinitialisations d ERP en cas de changement de stratégie. Selon cette même enquête, le coût moyen du changement de progiciel de gestion pour les entreprises était de plus de 1,2 million de dollars par an et pourrait même dépasser 4,1 millions de dollars annuels pour les plus importantes entreprises et les plus conséquents réajustements. IV. NOTRE APPROCHE Le passage précédent démontre le réel enjeu économique que représente le choix du bon ERP pour votre activité. C est pourquoi nous avons créé la société Oxyva. Sur les 3 dernières années nous avons contacté plus de Sociétés (Toutes activités confondues) ce qui nous permet d avoir une vision pertinente du marché, non pas du point de vue des éditeurs mais directement de celui des utilisateurs des systèmes. Cela nous a également permis de découvrir de véritables bijoux de technologies, fiable et très performant intégrant l ensemble des nouvelles technologies. Sachez que l outil dont vous avez besoin existe certainement mais vous ne le connaissez peut-être pas encore. En espérant que ce livre blanc - copyright OXYVA - vous a permis de murir votre réflexion et de rester vigilant dans votre sélection. N hésitez pas à nous communiquer vos impressions, ainsi qu un témoignage sur les atouts de ce document et les améliorations que l on pourrait y faire (Selon votre propre expérience). Par mail à : livreblanc@oxyva.com # 21