Guide de présentation du label développement durable

Transcription

1 direction de l Infrastructure et de l Environnement outils Guide de présentation du label développement durable édition juillet 2007 référence GPL-1-00

2 Guide de présentation du label développement durable Sommaire 1 - Introduction Présentation de Voies Navigables de France (VNF) Contexte de la mise en place du label développement durable Présentation du label Quels sont les activités et le périmètre couverts? En quoi consiste le label? Comment a été élaboré le label? Un outil pour améliorer les pratiques et valoriser les performances Améliorer les pratiques Valoriser la performance Valoriser la performance en interne Valoriser la performance en externe Le référentiel du label Le Guide de présentation du label Le Système de Management de l Activité (SMA) La Grille d Evaluation de la Performance (GEP) Les modalités d évaluation et d attribution du label Exigences de performance Les modalités d évaluation de la performance Qui évalue les performances? Comment sont évaluées les performances? Comment conserver le label? Les étapes de mises en œuvre de la démarche Présentation d ensemble de la démarche Présentation détaillée de chaque étape... 1

3 1 - Introduction Présentation de Voies Navigables de France (VNF) VNF est un établissement public à caractère industriel et commercial, qui gère, exploite et modernise le domaine public fluvial. VNF a pour missions principales : l exploitation, l entretien, la restauration et l extension d un réseau de 6700 km de voies navigables et de 4000 ouvrages (écluses, barrages, ponts canaux) ; la valorisation du domaine terrestre attenant ; la promotion du transport et du tourisme fluvial. Pour l exercice de ses missions VNF s appuie sur : un service central à Béthune ; des services déconcentrés imbriquant 190 salariés de l établissement public et 5000 fonctionnaires des services de l Etat, mis à disposition de VNF. Pour exercer ses missions, VNF perçoit des taxes, péages et redevances sur les prises d eau et ouvrages hydrauliques, la navigation et l occupation du domaine public fluvial. De plus, VNF bénéficie de dotations du budget de l Etat pour les voies navigables et le transport fluvial, du concours des collectivités locales ainsi que des droits de pêche et de chasse Contexte de la mise en place du label développement durable Voies navigables de France a signé en 1999 la charte des grandes entreprises publiques pour le développement durable, marquant ainsi sa volonté de maintenir une croissance soutenue de son activité, dans le respect de l'environnement et de l'équité sociale. Dans cette perspective, l établissement a défini sa politique environnementale et s'est engagé dès 2001 à mettre en œuvre un système de management environnemental (SME) sur les activités sensibles que sont les chômages, les protections des berges, la gestion de la ressource en eau et des terrains de dépôts. VNF entend ainsi assurer une 2

4 administration durable et équilibrée des voies navigables, lors de ces opérations, depuis leur programmation jusqu'à la réalisation des travaux. Aujourd hui, VNF entend aller plus loin. Sa stratégie actuelle s'appuie sur le Contrat d'objectifs et de Moyens (COM), signé avec l'état, qui lui fournit le cadre de cohérence de son action pour la période de 2005 à Le COM prévoit : "La définition d'un label propre en 2005, dont l'objectif est celui d'au moins une certification ou label par direction régionale de VNF, soit pour les dragages, soit pour la gestion des chômages, soit pour la gestion hydraulique" La mise en place du "label développement durable VNF" répond à cet engagement Présentation du label Quels sont les activités et le périmètre couverts? Le label est obtenu par une Direction Territoriale pour l une des trois activités suivantes : Dragage ; Gestion hydraulique ; Chômage. La démarche de labellisation concerne toutes les opérations conduites dans le cadre de cette activité et couvre tout le périmètre géographique d une Direction Territoriale. Ces trois activités sont les activités cœur de métier qui ont le plus d impact sur l environnement. Malgré l élargissement de la démarche au développement durable, elles ont été conservées par le label par souci de continuité avec les démarches déjà engagées, mais certaines préoccupations sont plus générales et notamment la gestion hydraulique comprend délibérément des aspects de l exploitation En quoi consiste le label? Le label développement durable est une démarche qualité spécifique à VNF. Il est attribué à une Direction Territoriale au titre d une des 3 activités, afin de reconnaître sa performance dans les quatre domaines suivants : Environnement (impacts de l activité sur le milieu naturel) ; 3

5 Sécurité (sécurité des agents de VNF et des intervenants travaillant pour le compte de VNF) ; Social (prise en compte des besoins internes du personnel) ; Sociétal (prise en compte des besoins et attentes des acteurs externes : mariniers, bateliers, collectivités, acteurs économiques, riverains, pécheurs, etc). Il est décerné dès que la Direction Territoriale atteint le niveau de performance qu elle s est fixée, («profil de performance à atteindre») dans le respect du cadre de référence national du label Comment a été élaboré le label? La première phase du projet a été consacrée à la définition de la méthodologie, concrétisée par la formalisation du Système de Management de l Activité et des outils associés. Cette phase a été pilotée par un comité technique regroupant la responsable de la Mission de Pilotage des Services (MPS) et des membres de la Direction de l Infrastructure et de l Environnement (DIE). La deuxième phase du projet a été consacrée à la construction de la grille d évaluation du label. Elle s est déroulée, en étroite collaboration avec des référents internes et des partenaires extérieurs, selon l approche suivante : 1) Pour chacun des domaines et chaque activité, un état des lieux a été réalisé : recensement des impacts des opérations, sur base bibliographique et grâce à l apport des spécialistes de VNF ; recensement des exigences réglementaires. 2) De cet état des lieux ont été dégagées des pistes de réflexion. Les principaux thèmes, sous-thèmes et préoccupations concrètes ont ensuite été définis en groupes de travail thématiques, composés de représentants de toutes les Directions Territoriales. 3) Pour chaque préoccupation, les groupes de travail ont défini des niveaux de performance basés sur des critères d évaluation qualitatifs ou des indicateurs opérationnels. 4) Au cours d une dernière étape, le référentiel de VNF a été enrichi par des échanges avec les parties prenantes externes. 4

6 2 - Un outil pour améliorer les pratiques et valoriser les performances Améliorer les pratiques En plus de sa fonction d outil de certification interne, le label est un système de management complet et intégré des activités de VNF. Il fournit un socle commun permettant de planifier, mesurer et de rendre compte des efforts accomplis et de la performance, d une manière lisible et consolidée. Ce système de management : consolide les démarches qualité engagées dans le domaine environnemental et les élargit aux autres domaines du développement durable (social, sécurité et sociétal) ; est concentré sur les enjeux propres à VNF, adapté à son organisation et à ses modes de travail ; intègre à la fois les opérations et les services supports dans une démarche d amélioration continue ; fournit des outils «clés en main» et un cadre souple s adaptant aux spécificités et aux moyens de chaque entité ; identifie des objectifs, des priorités et propose les jalons de progrès vers l excellence opérationnelle ; permet de suivre dans le temps les progrès accomplis ; encourage le partage des bonnes pratiques entre les différentes directions. 5

7 2.2 - Valoriser la performance Valoriser la performance en interne Applicable à toutes les entités de l établissement, le label permet de rendre compte des efforts accomplis par chaque Direction Territoriale durant l année, en suivant les progrès réalisés et en recensant les bonnes pratiques transposables. Le label est un outil de reconnaissance du travail accompli à tous les niveaux. A ce titre, il est facteur de cohésion, de motivation et de participation Valoriser la performance en externe Les parties prenantes externes ont été associées à la détermination d axes d évaluation pertinents. En engageant cette concertation, VNF confirme sa volonté d intégrer les attentes des parties prenantes dans l analyse de ses enjeux prioritaires. De cette manière, le label sera plus facilement reconnu par les tiers concernés par les opérations de VNF : instances publiques, fournisseurs, usagers, riverains Le label permet de consolider, au niveau d une direction territoriale et au niveau de l établissement, des informations détaillées et homogènes sur les performances développement durable, utilisables en externe. Par son engagement dans cette démarche de labellisation, VNF contribue à accroître sa lisibilité: en soulignant le caractère volontariste et innovant de sa démarche ; en confirmant que la voie d eau est un mode de transport durable ; et au-delà, que le développement durable tient une place importante dans la stratégie de l établissement. 6

8 3 - Le référentiel du label Le Guide de présentation du label Il s agit du présent document qui décrit de façon synthétique et pédagogique ce qu est le label développement durable et les modalités de son élaboration. Il présente les informations nécessaires à la compréhension globale de la démarche, de ses enjeux et des bénéfices attendus Le Système de Management de l Activité (SMA) Il s agit du mode d'emploi normatif et opérationnel qui décrit les différentes étapes de la démarche de labellisation (mise en œuvre, suivi et évaluation), définit les rôles et responsabilités et fournit les outils méthodologiques d aide à la décision. Son objectif est de permettre à la direction territoriale qui s'engage dans le projet de mener de manière autonome toutes les phases de la démarche (présentées en partie 5) La Grille d Evaluation de la Performance (GEP) Il existe une grille propre à chacune des activités, basée sur les enjeux prioritaires et les impacts spécifiques à chacune des activités. Elle comprend 4 domaines d évaluation (environnement, sécurité, social, sociétal) : Elle est composée d une arborescence constituée des différents thèmes, sous-thèmes et préoccupations qui constituent les axes d évaluation (voir l exemple d arborescence ci-dessous). Ces axes d évaluation ont été définis sur la base de constats concrets liés aux opérations conduites régulièrement. Thèmes: les thèmes reflètent les enjeux de développement durable applicables à chacune des trois activités de VNF Sous thèmes : les sous-thèmes décrivent les axes de progrès liés à un thème 7

9 Préoccupations: les préoccupations expriment, de manière opérationnelle, la nature des progrès que VNF souhaite réaliser pour chaque sous-thème. Ce progrès doit être mesurable. Chaque préoccupation est dotée d un système de notation de la performance sur trois niveaux maximum (base, performant, très performant). La grille constitue à ce titre un outil de pilotage de la performance dans la durée. La direction territoriale peut en effet positionner son niveau de performance initial, établir des plans d action en fonction du niveau à atteindre et mesurer ses progrès dans le temps à l aide d une autoévaluation annuelle. Exemples d arborescence : Domaine Enviro nn em e nt Uniquement sur l activité Thème Préservation de l eau et du milieu aquatique Sous-thème Limiter les perturbations hydrauliques Préoccupation Définir et contrôler les vitesses de vidange et de remplissage Base (B) Performant (P) Très performant (TP) Pour les opérations «canal / milieu naturel (vidange et remplissage)», établir un tableau débits / durée + Réaliser des contrôles ponctuels conformément aux consignes internes (consignes types ou issues du document d incidence) BASE + Adapter les débits / durée des vidanges et remplissages en fonction des caractéristiques des milieux récepteur et émetteur + Établir un bilan de l opération PERFORMANT + Mettre en place un suivi continu des débits / durée des rejets et prises d eau en zones sensibles Précisions Zones sensibles : 1ère catégorie piscicole/salmonidés, objectif de qualité 1A (très bonne qualité), zones de frayères Axe de progression de la performance 51 L évaluation de la performance de chaque préoccupation permet grâce à un système d agrégation de déterminer la performance de chaque sous-thème et de chaque thème. 8

10 9

11 4 - Les modalités d évaluation et d attribution du label Exigences de performance Le label sera décerné aux directions territoriales qui respectent les critères suivants : Respecter les exigences méthodologiques sur Système de Management de l Activité Cette exigence vise à structurer et homogénéiser les pratiques et les démarches des Directions Territoriales tout en favorisant les retours d expériences. Prendre en compte les enjeux prioritaires de la Direction Territoriale Afin de se fixer des objectifs de performance en cohérence avec ses enjeux, l entité devra avoir classé les thèmes d évaluation par ordre de priorité et devra respecter l exigence suivante : «Le niveau TRES PERFORMANT ou PERFORMANT doit être atteint pour les trois thèmes retenus comme prioritaires, classement tous domaines confondus» 10

12 Atteindre un niveau de performance minimum pour chacun des domaines d évaluation. Cette exigence vise à s assurer que les efforts des directions territoriales ne se concentrent pas uniquement sur un domaine d évaluation au détriment des autres. Pour cela l entité doit respecter l exigence suivante : «Le niveau TRES PERFORMANT ou PERFORMANT doit être atteint pour au moins un thème de chacun des domaines». Atteindre un niveau de performance globale équilibré. Afin d obtenir le label, la direction territoriale engagée dans la démarche doit atteindre le profil de performance suivant : Chômage et Dragage Gestion hydraulique Niveau de performance Nombre de thèmes concernés Nombre de thèmes concernés TRES PERFORMANT au minimum 2 au minimum 2 PERFORMANT + TRES PERFORMANT au minimum 6 au minimum 6 BASE au maximum 5 au maximum 4 Total des thèmes évalués Les modalités d évaluation de la performance Qui évalue les performances? La direction territoriale s auto-évalue annuellement afin de suivre ses performances dans chacun des domaines. Lorsqu elle estime avoir atteint le niveau requis pour obtenir le label, elle fait procéder à un audit, conduit par un tiers, qui a pour but de valider la performance atteinte. Sur la base du rapport d audit et de l avis établi par la commission d audit, le label est ensuite officiellement décerné par une instance nationale composée des représentants de la direction générale Comment sont évaluées les performances? Dans chacun des quatre domaines et pour tous les thèmes d évaluation de la performance, la direction territoriale centralise et consolide les informations et les indicateurs pour attribuer un niveau de performance à chaque thème. Elle documente la note qu elle a attribuée à chaque thème, en vue de l audit de labellisation. 11

13 Comment conserver le label? Le label sera révisé afin qu il soit adapté aux nouvelles exigences réglementaires, à l évolution des enjeux de VNF et aux performances atteintes par les directions territoriales. Ainsi, afin de conserver le label, une direction territoriale devra : S il y a eu révision du label: o s adapter afin d atteindre le nouveau niveau d exigence du label. Elle dispose d une période de 2 ans pour se mettre à niveau (il s agit d une période de tolérance pour la cohabitation de labels obtenus avec les versions n et n+1 du label). S il n y a pas eu révision du label : o avoir au minimum maintenu son niveau de performance de l année précédente ; et o avoir au minimum amélioré sa performance d un niveau, sur au moins un thème ; ou o avoir engagé la démarche de labellisation sur une autre activité. 12

14 5 - Les étapes de mises en œuvre de la démarche Présentation d ensemble de la démarche Labellisation Audit externe Organisation du projet Choix de l activité et hiérarchisation des thèmes Auto-évaluation Communication et Gestion documentaire Définition du profil de performance à atteindre Plan d actions Evaluation du niveau de performance initial Engagement 13

15 Guide de présentation du label développement durable Présentation détaillée de chaque étape Chapitre du SMA N de l'étape Etape Organisation du projet Choix de l activité et hiérarchisation des thèmes Définition du profil de performance à atteindre 4 4 Engagement 5 5 Evaluation du niveau de performance initial 5 6 Plan d'actions Description des exigences méthodologiques et de leur finalité Définition et distribution des rôles et responsabilités au sein de la Direction Territoriale Définition du périmètre à labelliser (choix de l'activité) Hiérarchisation des thèmes de la grille d évaluation (identification des thèmes prioritaires pour la Direction) Détermination du profil de performance à atteindre par la Direction territoriale pour obtenir le label (respect des règles d attribution) Formalisation par la Direction de son engagement dans la démarche label (le profil de performance à atteindre est validé par la direction territoriale et communiqué à l équipe projet nationale Réalisation d une première autoévaluation destinée à réaliser l état des lieux initial de la Direction Territoriale. Cette étape permet d identifier les progrès à réaliser sur chaque préoccupation pour obtenir le label Définition d un plan d actions destiné à parvenir au profil de performance à atteindre (actions, moyens, échéancier). Le plan d actions est analysé annuellement en revue de direction. 6 7 Autoévaluation Réalisation d une auto-évaluation annuelle visant à positionner la performance. Si nécessaire, réajustement du plan d actions pour obtenir ou renouveler le label 6 8 Audit externe 6 9 Labellisation Etapes transversales 7 10 Communication 8 11 Gestion documentaire Réalisation d un audit externe validant le niveau de performance. Cette validation est un préalable indispensable à l attribution du label. Attribution par l instance nationale du label à la Direction Territoriale (ou renouvellement) sur la base des conclusions de l'audit externe Sensibilisation et mobilisation des agents VNF. Valorisation de la démarche et du label auprès des partenaires externes Mise à jour et archivage des documents liés à la mise en place et au suivi du label. La traçabilité de la démarche et des résultats obtenus est indispensable à la réalisation des audits.

16 division Qualité - Sécurité - Environnement 175 rue Ludovic Boutleux, boite postale 820, Béthune cedex téléphone télécopie juillet 2007 photo : Pascal Lemaître