MARCHE A BONS DE COMMANDE * * * * * «Prestations d agence de voyages»

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1 MARCHE A BONS DE COMMANDE * * * * * «Prestations d agence de voyages» Marché passé sous forme de procédure adaptée en application des articles 26, 28 et 77 du code des marchés publics du 1 er août 2006 * * * * * DOSSIER DE CONSULTATION Valant acte d engagement, CCTP & CCAP * * * * * Personne publique : Syndicat Mixte Atlanpole Ordonnateur : Monsieur le président du syndicat mixte Comptable public assignataire des paiements : Monsieur le Payeur régional * * * * * Date limite de réception des offres : 22 novembre 2012 à 17h 1 / 12

2 Règlement de la consultation Le présent règlement concerne la prestation suivante : «Prestations d agence de voyages» Pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises Le règlement de consultation CCAP & CCTP Le CCAG o arrêté du 19 janvier 2009 portant approbation du cahier des clauses administratives générales des marchés publics de fournitures courantes et de services, NOR: ECEM A) Annexe n 1,2 : Le bordereau des prix, politique de voyage Annexe 3 : les statistiques 2011 La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. Pièces administratives pour analyser la complétude des candidatures la preuve d'une assurance pour les risques professionnels une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat une présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des trois dernières années Etre possesseur d un arrêté du préfet lui attribuant la licence d agent de voyage ou d une référence équivalente. Etre à jour, auprès de sa préfecture, dans sa déclaration du volume d affaires des agences de voyages destinées au calcul de la Garantie Financière. Formulaires officiels : DC1 et DC 2 : Pièces à joindre pour analyser la complétude de l offre : Une note de présentation de la structure comprenant : o Présentation de l agence et de l équipe (organigramme) o Présentation des expériences institutionnelles et techniques (références) Une note descriptive de la qualité du service, des modalités de réservation, conseil Une note descriptive sur les délais et modalités de réponse, de réservation & livraison Le dossier de consultation comprenant les clauses techniques et administratives particulières renseigné et signé avec l annexe 1 «Le bordereau de prix» et l annexe 2 «politique de voyage» signées Critères de sélection des offres Les critères de jugement des offres sont les suivants : Qualité du service (conseils, plateforme web, référencement d hôtels, partenariats avec des agences de location de voiture ) (50 %) Prix (frais de gestion, d annulation ou de modification, de dossier ) (50 %) 2 / 12

3 Déroulement de la procédure et modalités d analyse des offres : Lancement de la consultation : 24 octobre 2012 Réception limite des candidatures et des offres : 22 novembre 2012 à 17h Conditions de remise des offres et candidatures : Les candidatures et offres seront à remettre à l adresse suivante (voie postale ou dépôt contre récépissé): Syndicat mixte ATLANPOLE Château de la Chantrerie 95 route de Gachet BP NANTES cedex 3 Une version électronique est également à adresser à l adresse suivante : robert@atlanpole.fr Les offres reçues après le délai ne seront pas examinées. Négociation : Atlanpole se réserve, après analyse des offres, le droit de rencontrer les deux premiers candidats en vue notamment de négocier le contenu de l offre. Cet échange pourra avoir lieu après réception de l intégralité des offres et dans un délai d un mois à compter de la réception des offres. Contacts : Administratif : Sylvie ROBERT robert@atlanpole.fr Responsable administratif et financier : Caroline SIX six-brouillet@atlanpole.fr 3 / 12

4 Clauses techniques particulières Contexte : Atlanpole, Technopole du bassin économique et universitaire de Nantes Atlantique/ Saint-Nazaire / La Roche-sur-Yon, dotée d un Centre Européen d Entreprises et d Innovation, porteuse de l Incubateur régional des Pays de la Loire, pilote et/ou partenaire de plusieurs pôles de compétitivité, a 3 missions principales : - Animation et mise en réseau des compétences - Ingénierie de l innovation - Marketing international Atlanpole est au service des : - Porteurs de projets innovants (industriels, chercheurs, universitaires, étudiants, personnes privées...) - Entreprises innovantes et laboratoires - Acteurs du développement économique, scientifique et technologique Ses actionnaires sont : Conseil Régional des Pays de la Loire - Conseil Général de Loire-Atlantique - Nantes Métropole - CARENE - La Roche-sur-Yon Agglomération - Cap Atlantique - CCI de Nantes et Saint-Nazaire - Université de Nantes - CHU de Nantes. Atlanpole est composé d une équipe comprenant un Délégué Général, un directeur administratif et financier, 16 chargés de mission, 4 chargés de projet et 6 assistantes. Le délégué général, le DAF et les chargés de mission sont amenés à se déplacer, en France et à l étranger, très régulièrement dans le cadre de salons / séminaires, réunions de travail, délégations,. Ces déplacements peuvent être prévus de longue date ou bien en dernière minute, une grande réactivité est nécessaire. 1. Objet de la consultation : La présente consultation a pour objet de sélectionner un prestataire de services d agence de voyage pour : - la recherche, la réservation et l'émission de titres de transport aérien, ferroviaire ou maritime ; - la recherche, la réservation et l'émission de bons de réservation (vouchers) pour des véhicules de location ; - la recherche, la réservation et l'émission de bons de réservation (vouchers) pour les chambres d'hôtels ; - la prise d'abonnements aériens ou ferroviaires ; - et plus généralement les services assurés par une agence de voyage. 2. Public concerné : Pour les agents d Atlanpole et pour des personnes extérieures à la structure dont les frais de déplacements professionnels sont pris en charge par Atlanpole. 4 / 12

5 3. Conditions d exécution des prestations : 4.1 Service Clientèle L agence désignera dans son entreprise 3 correspondants (contact commercial) pour le compte d Atlanpole qui connaîtront les modalités de fonctionnement d Atlanpole. Elle donnera également le(s) numéro(s) d appel direct de ces correspondants ainsi que leurs adresses électroniques. 4.2 Documentation Information L agence fait bénéficier Atlanpole de son savoir-faire et de son professionnalisme dans le secteur du voyage de façon à lui fournir toutes informations utiles en relation avec les déplacements professionnels notamment : visas, vaccins, aéroports fermés, lignes supprimées, promotions tarifaires etc. Atlanpole informera le titulaire de ses règles propres en matière de voyage (annexe 2). Une attention particulière sera portée à la notion de conseil et au rôle d alerte : - Le titulaire s engage à informer et conseiller les agents pris en charge par l établissement dans le cadre de leurs déplacements professionnels sur les meilleures conditions envisageables en termes de sécurité, prix et rapidité. - Il doit également fournir tout renseignement utile sur les voyages en respectant les desiderata du demandeur en termes de mission. - Il conseille l agent sur le choix de l offre économiquement la plus avantageuse. - Il informe clairement des conséquences financières d une annulation et les différentes options offertes en matière d assurance des personnes (annulation, rapatriement, prise en charge des frais médicaux ). - Pour les voyages à l étranger, le titulaire informe le demandeur des formalités à accomplir (visa) et plus généralement des conditions particulières à satisfaire (vaccination, ). Ces informations tiennent compte des données personnelles indiquées dans le profil de chaque agent : date de validité du passeport, passeport à reconnaissance optique - Ce rôle de conseil doit être assuré de façon permanente et quel que soit le moyen choisi par le demandeur : mail, téléphone. - Le titulaire doit informer le demandeur et lui indiquer le coût supplémentaire induit par son choix. Exemple : Informer le demandeur sur la variation des prix en fonction des plages horaires, des dates des jours d arrivée et de départ. - Les cartes d abonnements (aériennes, ferroviaires, location de véhicules) doivent être proposées systématiquement par le titulaire dès lors que leur détention par un voyageur permet des économies pour l établissement. - Le titulaire assurera la gestion complète des cartes d abonnement ou formule équivalente : acquisition des cartes, résiliation, renouvellement. Il devra pouvoir fournir à tout moment la liste des agents d Atlanpole bénéficiant de ces cartes d abonnement. - Le titulaire fournira également des informations sur les réseaux d hôtel (implantation, catégorie, tarifs préférentiels, etc ) 4.3 Profils voyageurs Atlanpole fournira en début de contrat l ensemble des informations personnelles de chaque voyageurs (date de naissance, n passeport, carte famille nombreuse, coupon fréquence, flying blue, catégories de réservation etc ) afin d établir le «profil voyageur». Les profils voyageurs sont susceptibles d être modifiés et complétés à tout moment par l équipe d Atlanpole. Le profil voyageur devra être utilisé systématiquement pour chaque réservation sans qu Atlanpole n ait besoin de redonner ces informations. Un listing (téléphone, mail) assistante-chargé de mission sera fourni par Atlanpole au titulaire au début du contrat et mis à jour au besoin. 5 / 12

6 4.4 Procédure de réservation attendu (service minimum) A) Atlanpole informera l agence de ses besoins (dates voyage, lieux, mode de transport, ), par téléphone ou par mail, concernant le déplacement projeté. Si une plateforme web de réservation est accessible elle pourra alors être directement utilisée par Atlanpole (après une «formation» dispensée par le titulaire à l équipe d Atlanpole). B) Le titulaire devra rechercher les différentes options d itinéraires possibles ainsi que les meilleurs tarifs et proposer, par mail, l ensemble à la personne passant commande pour qu elle puisse faire son choix : Les transports ferroviaires, aériens, maritimes et en autocar sur les lignes nationales et internationales Les locations de véhicules Les locations hôtelières avec petit déjeuner : proposition d au moins 3 hôtels dans le secteur demandé et respectant un montant maximum prédéfini par Atlanpole (cf. annexe 2) C) Le titulaire devra faire bénéficier Atlanpole des tarifs préférentiels dont il pourra disposer pour les diverses prestations de transport, mais également pour les hôtels et les locations de véhicules. D) Après accord par téléphone ou mail d Atlanpole, le titulaire fera la réservation et l émission des titres de transport. E) La livraison des titres de transport se fera par mail (e-billets, billets électroniques, vouchers) sauf autre précision express lors du passage de commande. 4.5 Prise en charge réservations Pour toutes les réservations (avion, train, voiture, hôtels ) le titulaire devra prendre en charge en totalité le paiement. Le personnel d Atlanpole ne pourra en aucun cas payer ces prestations. 4.6 Affectation des prestations à des «codes service» sur la facturation Pour la comptabilité interne à Atlanpole il est demandé d indiquer obligatoirement sur chaque facture un «code service» qui sera indiqué lors de la réservation. Voici la liste des «Codes service» : - ABT - ATLANPOLE - BIOMAT IN - CEEI - IN2LIFESCIENCES - INCUBATEUR - MARKETING - PCI - PIONNIERES - TERM Cette liste est susceptible d être modifiée à tout moment par l équipe d Atlanpole. 6 / 12

7 4. Délais d exécution ou de livraison Après une demande de réservation et/ou recherche d information faite par Atlanpole le titulaire s engage à répondre dans un délai maximum de 48h. Le titulaire s engage à délivrer les titres de transport directement aux adresses électroniques ou adresse postale de la personne passant commande (assistante) ainsi qu au(x) voyageur(s). Les modalités pratiques de la livraison seront fixées au moment de la réservation du titre. Le titulaire devra respecter les délais de livraison des titres de transport et autres documents, conformément aux engagements qu il aura pris dans le cadre du marché et le cas échéant aux précisions figurant sur les bons de commande. Cependant, les titres de transport devront être délivrés au plus tard l avant-veille du jour du départ, sauf cas d urgence, où ils seront alors remis dans un délai maximum de trois heures suivant l enregistrement de la commande. 5. Statistiques L agence enverra par mail à l assistante du voyageur (liste fournie par Atlanpole) tous les 6 mois ou à la demande de celle-ci des informations sur les statistiques. Ce document fera apparaître le listing des différents déplacements par voyageur : Codes services, Dates, lieux, type de transport, tarifs, nom hôtel. 7 / 12

8 Clauses administratives particulières 1. Nature du marché La présente consultation, sous forme de procédure adaptée fractionnée à bons de commande, est passée en application des articles 26, 28 et 77 du code des marchés publics. 2. Durée du marché Le marché est conclu pour une période initiale de 1 an à compter de la notification du marché (la notification correspond à la date à laquelle le titulaire du marché reçoit, de la part d Atlanpole, le contrat signé des deux parties). Le marché peut être reconduit par période successive de 1 an pour une durée maximale de 2 ans par tacite reconduction. Le titulaire ne peut refuser la reconduction. 3. Résiliation Le marché pourra être résilié de plein droit, en particulier lors de retards répétés et non justifiés sur les livraisons des billets. En outre, Atlanpole pourra résilier le marché à tout moment avec un préavis de 1 mois, sans indemnité, par décision avec date d effet (envoyée en recommandé avec accusé de réception), si les prestations réelles s avéraient différentes des prestations annoncées dans l acte d engagement et ses annexes. 4. Modalités de Prix 4.1 Conditions générales de l offre de prix Le bordereau des prix unitaires, joint en annexe n 1, devra être détaillé et complété. Indiquez si vous avez une politique globale de voyage et qu elles en sont les modalités. Indiquez si vous avez une tarification spéciale si les réservations se font via une plateforme. Indiquez et détaillez si vous avez des réductions avec certains partenaires. Les prix du marché sont hors T.V.A. Les factures seront réglées sur la base du TTC en fonction du taux de taxe en vigueur au moment de la facturation. 4.2 Révision Les coûts sont définis pour 2 ans, sans révision de prix, sous réserve de changements et de modifications de formats d intervention. 4.3 Fixation des seuils Le volume d affaire annuel (les honoraires d agence inclus) sera compris dans la fourchette suivante : Mini en HT Maxi en HT SUR 1 an Vous trouverez en annexe 3, à titre d exemple, le détail des commandes réalisées en / 12

9 5. Variante : Les variantes ne sont pas autorisées 6. Option : Pas d option 7. Engagement des prestations : Chaque prestation fera l objet d une demande spécifique d Atlanpole. La proposition précisera les délais d exécution, la nature ainsi que le coût de la prestation sur la base du bordereau de prix. 8. Modalités de Paiements 8.1. Facturation Voici les modalités de facturation demandées : 1- Facture individuelle (par personne), même lors de déplacement groupé identique 2- Identification du «code service» sur chaque facture 3- Envoi de toutes les factures à l assistante comptable (robert@atlanpole.fr) Toute réservation anticipée effectuée par Atlanpole ne pourra être facturée par l agence que 3 mois avant la date du voyage et en tout état de cause dans l année du voyage Délais de paiement Les prestations, objet du présent marché, seront rémunérées dans les conditions fixées par les règles de la comptabilité publique. Le paiement est réalisé par Atlanpole par mandat administratif : - après la réalisation de la prestation - à 30 jours après réception de la facture. (depuis le 1 er juillet 2010) Joindre un RIB Compte à créditer Est acceptée la présente offre pour valoir acte d engagement, Signature et cachet du titulaire Signature et cachet d Atlanpole Fait à Nantes Le 9 / 12

10 Annexe n 1 : bordereau de prix Nature de la dépense Frais avion France Frais avion Europe Frais avion Etranger Frais avion Low cost Frais train France Frais train Etranger Frais location voiture France Frais location voiture Etranger Frais réservation hôtel Carte abonnement Frais d annulation Frais de modification Avoir Visa Frais d assurance avion Frais de gestion autres Prix unitaire HT Offline Prix unitaire HT Online Politique globale de voyage? Réductions tarifaires avec vos partenaires? Signature et cachet du titulaire Signature et cachet d Atlanpole Fait à Nantes Le 10 / 12

11 Annexe n 2 : Politique de voyage (sauf demande particulière) - Voyage en 2 nd et 1 ère classe selon le profil de l agent - Tarifs hôtels avec petit déjeuner : 180 maximum en France 250 maximum à l étranger - Proposition d au moins 3 hôtels dans un secteur défini. Il est recommandé que l hébergement des agents s effectue dans des hôtels répondant à des critères de confort au moins équivalent à ceux de la catégorie classée 2 étoiles en métropole. - Une assurance annulation avion devra être proposée à chaque réservation - Typologie de billet : Train : tarif Pro (modifiable et échangeable) Avion : à la demande Signature et cachet du titulaire Signature et cachet d Atlanpole Fait à Nantes Le 11 / 12

12 Annexe n 3 : Détail des commandes voyage d Atlanpole réalisées en 2011 Type de trafic 2011 Ventes Opérations AIR SNCF HOTEL VOITURE TERRESTRE TOTAL DES VENTES Honoraires / 12