Cahier Technique Gestion de la TVA. Apibâtiment. Documentation technique

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1 Cahier Technique Gestin de la TVA Apibâtiment Dcumentatin technique

2 Smmaire I. Intrductin Présentatin Rappel des règles générales d exigibilité et de déductibilité... 5 II. Paramétrez et initialisez vs lgiciels Cmptabilité... 6 a) Renseignements généraux... 6 b) Registres de TVA sur encaissement... 7 c) Cmptes cmptables de TVA : Onglet TVA Batigest... 9 a) Cmptes, taux et régime de TVA par défaut... 9 b) Régime de TVA sur les dcuments c) Gestin des acmptes d) Prise en cmpte de l encaissement dans le fichier de transfert cmptable e) Cas particuliers : Batigest et Financier APIBAT liés u nn liés Financier a) Cmptes cmptables imputés par les acmptes b) Transfert cmptable III. Adaptez vtre méthde travail seln le type de TVA géré Achats/ventes de marchandises (Débits/Crédits) a) Batigest b) Financier c) Cmptabilité Achats/ventes de prestatins de services et travaux imm. (Encaissements) a) Pssesseurs de la Cmptabilité, Batigest et Financier b) Pssesseurs de la Cmptabilité et du Financier uniquement c) Pssesseurs de la Cmptabilité uniquement u de la Cmptabilité et de Batigest IV. Explitez les registres de TVA sur encaissement en Cmptabilité Saisie manuelle des registres Saisie autmatique des registres par lettrage Génératin des registres lrs de l imprt V. Générez et imprimez vtre déclaratin de TVA Adresses Traitement Cntrôle Lancement de la déclaratin Editin Apibâtiment Gestin de la TVA Page 2 /30

3 VI. Saisissez l'écriture cmptable de TVA Ecriture de TVA Ecriture de banque VII. Cas pratiques Livraisn de biens Cmptir (TVA sur les débits) a) Vente de marchandises sans acmpte Cmptir b) Achat de marchandises Cmptir c) Vente de marchandises avec acmpte Cmptir Vente / Achat de prestatins de services Batigest (TVA sur les encaissements/décaissements) 27 a) Vente de prestatins u travaux immbiliers sans acmpte Batigest b) Achat de prestatins u travaux immbiliers Batigest c) Vente de prestatins u travaux immbiliers avec acmpte Batigest Vente / Achat de biens Batigest (TVA sur les Débits/Crédits) a) Vente de prestatins u travaux immbiliers sans acmpte Batigest b) Achat de prestatins u travaux immbiliers Batigest c) Vente de prestatins u travaux immbiliers avec acmpte Batigest Apibâtiment Gestin de la TVA Page 3 /30

4 I. Intrductin 1. Présentatin L assistant de déclaratin de TVA accessible via le menu Qutidien / Déclaratin de TVA de la Cmptabilité, vus permet d éditer la déclaratin de TVA CA3 agréée et sn annexe 3310A, sur la péride de vtre chix. Le frmulaire de TVA généré est autmatiquement prérempli avec les infrmatins issues de vtre dssier de Cmptabilité. Le dcument ainsi imprimé purra être transmis tel quel à vtre trésrerie. Tus les mdes de TVA snt ttalement gérés : le lgiciel assure aussi bien la gestin de la TVA sur les débits/ crédits que celle sur les encaissements/décaissements (avec u sans ptin pur les débits). Le mdule gère et prend naturellement en charge les régimes réel mensuel, simplifié mensuel, réel trimestriel et simplifié trimestriel. Si vus êtes équipé de Batigest, du Financier et de la Cmptabilité, et une fis les lgiciels crrectement paramétrés, la génératin de vs déclaratins de TVA ne nécessite qu un simple cntrôle de vtre part! En effet, les infrmatins liées à la TVA due snt intégrées lrs du transfert cmptable et via les registres de TVA. En utre, vus purrez cntrôler et justifier facilement des mntants déclarés grâce à l aperçu (éditin dynamique u écran) prpsé par l assistant de TVA. Afin de vus assurer un maximum de liberté dans l établissement de la déclaratin, celle-ci est affichée à l écran cmme l imprimé Cerfa et peut être mdifiée par une saisie directe dans le dcument présenté, entraînant le cas échéant un recalcul en temps réel des champs liés. Cette déclaratin est préremplie avec 3 types d infrmatins : Infrmatins sur la sciété et la trésrerie Reprt du crédit antérieur de TVA (si existant) Mntants de TVA à déclarer et bases HT Le présent dcument revient en détail sur les principes de gestin que vus devrez adpter pur déclarer en tute sérénité vtre TVA avec ntre slutin de Cmptabilité. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 4 /30

5 2. Rappel des règles générales d exigibilité et de déductibilité Le tableau ci-dessus récapitule les différentes règles générales d exigibilité et de déductibilité : Acmpte Facture Règlement facture Prestatin de services - Travaux immbiliers Jurnal Vente/Achat de biens Encaissements/ Décaissements Optin pur les débits TTC TTC Trésrerie TVA exigible TVA exigible HT immédiatement pur le immédiatement pur le Pas de TVA à cmptabiliser furnisseur et déductible furnisseur et pur le client déductible pur le client Ventes/Achats Trésrerie TTC TVA exigible pur le furnisseur et déductible pur le client Pas de TVA à cmptabiliser TTC TVA en attente pur le furnisseur et pur le client TVA exigible pur le furnisseur et déductible pur le client TTC TVA exigible pur le furnisseur et déductible pur le client Pas de TVA à cmptabiliser Nte :Des cas pratiques présentant les schémas d écritures crrespndant à ces situatins vus snt présentés en p.23. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 5 /30

6 II. Paramétrez et initialisez vs lgiciels Cette sectin vus présente l ensemble des paramétrages à réaliser u à cntrôler afin de puvir générer autmatiquement vtre déclaratin de TVA. Une fis ces réglages réalisés, vus purrez pursuivre vtre activité qutidienne de gestin en tute transparence (créatin d acmptes, de factures, enregistrement des règlements, etc). Les infrmatins nécessaires à l établissement de la déclaratin de TVA par la Cmptabilité sernt autmatiquement générées et intégrées suite au transfert cmptable depuis Batigest et le Financier. Pur les utilisateurs qui ne seraient pas équipés de l ensemble de ntre suite lgicielle, nus vus invitns à vus reprter à la p.13 pur btenir de plus amples infrmatins sur les méthdes de travail à adpter. 1. Cmptabilité Les paragraphes suivants récapitulent les différents fnctinnements mis en œuvre en amnt par la Cmptabilité pur générer la déclaratin de TVA. a) Renseignements généraux En amnt de la déclaratin elle-même, la fiche Paramétrage TVA accessible via le butn des Renseignement généraux (menu Init.) de la Cmptabilité vus permet de renseigner le cntenu général du frmulaire et de paramétrer le calcul des rubriques de la déclaratin de TVA. Cette fiche récapitule tut d abrd les infrmatins générales liées à l adresse de la trésrerie et au régime de TVA de l entreprise. Rappelns que ces infrmatins restent mdifiables dans la déclaratin générée à l écran. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 6 /30

7 Nte :Veillez à ccher l ptin «Gestin TVA sur Encaissement» si vus suhaitez puvir créer des cmptes de TVA de type «TVA/Encaissement» dans vtre plan cmptable. C est également ici que snt paramétrées les rubriques de TVA. Cncernant ces rubriques, sachez que la Cmptabilité est livrée prête à déclarer. En effet, les rubriques permettant de calculer le s valeurs reprtées dans les différentes znes du frmulaire snt préparamétrées en standard afin de répndre à la majrité des cas ; vus n aurez dnc thériquement pas à intervenir dans ces paramétrages. Elles demeurent néanmins persnnalisables afin de répndre à tus les cas particuliers u évlutins de la législatin. Prenns l exemple de la rubrique GL Taux nrmal 19,6% - taxe due : sn paramétrage vus permet d indiquer les racines cmptables, les taux de TVA et les catégries d achats/ventes à prendre en cmpte. Les mntants de tutes les écritures et registres (vir ci-après) crrespndant à ces racines, ces taux et ces catégries d achats/ventes sernt cumulés dans le champ crrespndant de la déclaratin. b) Registres de TVA sur encaissement Ces registres, accessibles via l icône de la saisie cmptable (menu Qutidien / Saisies cmptables), vus assurent un suivi des mntants de TVA sur encaissement dans les jurnaux de trésrerie. Cmme leur nm l indique, ces registres ne snt nécessaires et indispensables que si vus gérez de la TVA sur encaissement. Afin d alléger l interface de vtre lgiciel et faire en srte que vtre dssier sit parfaitement fidèle au régime fiscal de vtre entreprise, vus purrez activer/désactiver les registres de TVA via une préférence (menu Init. / Préférences / Général / Prfil sciété). Imprtant :La désactivatin de cette préférence ne vide pas les registres. Elle permet seulement de les ignrer lrs de la déclaratin de TVA. Lrsque vus passez cette préférence du réglage Nn à Oui, tus les registres de la péride en curs sernt pris en cmpte dans la déclaratin de cette péride. Il est dnc frtement décnseillé de changer ce réglage au milieu d'une péride de déclaratin. Pur plus de transparence, prcédez à ce réglage lrsque vus basculez d'un mis u d'un trimestre de TVA à l'autre. Vus désactiverez cette ptin si vtre entreprise ne gère pas de TVA sur encaissement. Pur les utilisateurs équipés de la suite Batigest / Financier / Cmptabilité, les registres servent à cntrôler, vire mdifier les mntants et dates de TVA sur encaissement issus de Batigest et du Financier : les registres snt en effet générés autmatiquement lrs du transfert cmptable et ne nécessitent dnc thériquement aucune saisie de vtre part. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 7 /30

8 Pur les utilisateurs qui ne seraient pas équipés de tute ntre suite lgicielle Batigest / Financier / Cmptabilité, ces registres peuvent être générés autmatiquement en Cmptabilité par lettrage : lettrage entre une écriture de règlement et une écriture d achat/vente avec un cmpte de TVA sur encaissement. Ces registres peuvent également être saisis manuellement, le lgiciel puvant alrs prpser les écritures crrespndant à la référence du règlement u de la facture. Dans les jurnaux de trésrerie, les écritures (imputant les cmptes de tiers) sur lesquelles prtent des registres sernt identifiées par une icône de culeur bleue. A nter, la suppressin d une écriture entraîne naturellement la suppressin du registre asscié. Pur btenir de plus amples infrmatins sur le fnctinnement des registres de TVA sur encaissement, reprtez-vus à la p.17. Des exemples de saisies de registres vus snt prpsés en p.23. c) Cmptes cmptables de TVA : Onglet TVA Vus truverez dans l nglet TVA des cmptes cmptables des racines 4456 (Taxes sur le chiffre d affaires déductibles) et 4457 (Taxes sur le chiffre d affaires cllectées par l entreprise) tutes les infrmatins liées à l établissement de la déclaratin de TVA : Taux de TVA : Assciés aux infrmatins saisies dans le tableau des racines de bases HT, ces taux permettent au lgiciel de calculer les bases HT à faire figurer dans la déclaratin. TVA/Encaissement : Précisez par cette ptin le type de TVA cncerné par le cmpte curant. Cchez cette case si vus suhaitez gérer la TVA sur encaissement sur le cmpte en questin. Rappelns que cette case n est accessible que si vus avez cché l ptin Gestin TVA sur Encaissement dans la fiche Paramétrage TVA des Renseignements généraux. Catégrie Achats/Ventes : Grâce aux taux de TVA précédemment définis, la cmptabilité purra calculer les mntants des bases HT générés par le cmpte de TVA curant. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 8 /30

9 Exemple : Prenns l'exemple d'un cmpte : - Vus passez une écriture cmptable de vente suivante : , , Pur cnnaître la base HT passée sur la racine 707 dans la déclaratin de TVA, le lgiciel divisera la taxe due sur ce cmpte par le taux indiqué (19,6%). - Ainsi, si la racine 707 est sélectinnée dans la rubrique de TVA "FL Taux nrmal 19,6% - base hrs taxe" (vir paramétrage des rubriques de TVA) et dans l'nglet TVA de ce cmpte de TVA , alrs le champ Base hrs taxe de la ligne 08 de la déclaratin de TVA sera imputé des 100 issus de cette écriture. Les cmptes cmptables imputés par les acmptes clients et furnisseurs ainsi que par la TVA sur acmptes snt définis via les préférences (menu Init. / Préférences / Financier / Transfert cmptable). 2. Batigest Les paragraphes suivants récapitulent les différents fnctinnements mis en euvre par Batigest pur transférer de façn ttalement transparente en Cmptabilité, tutes les infrmatins nécessaires à l établissement de la déclaratin de TVA. a) Cmptes, taux et régime de TVA par défaut Dans la fiche des Taux de TVA (menu Initialisatin / Taux de TVA), vus indiquerez les cmptes cmptables de TVA crrespndant à chaque taux et pur chaque régime (débit/crédit u encaissement/décaissement). Pur une gestin crrecte de la TVA, n ntera que les cmptes cmptables à l encaissement indiqués divent impérativement crrespndre à ceux pur lesquels la cche TVA/Encaissement a été cchée en Cmptabilité (menu Initialisatin / Plan cmptable / Plan cmptable Dssier - Onglet TVA, vir p. 8). Lrs du transfert cmptable, les cmptes de TVA imputés sernt chisis seln le régime de TVA indiqué dans le pied des dcuments cmmerciaux. C est également dans cette fenêtre que vus fixez le régime qui sera appliqué par défaut aux dcuments d achats et de ventes, ce régime est néanmins mdifiable dans chaque dcument : Apibâtiment Gestin de la TVA Page 9 /30

10 b) Régime de TVA sur les dcuments Le régime de TVA défini pur le dssier via le menu Initialisatin / Taux de TVA (vir ci-avant) peut être persnnalisé pur chaque dcument d achat u de vente, via le champ Déclaratin de TVA sur situé en pied des devis clients, cmmandes clients, bns de livraisn clients, bns de retur clients et factures clients et furnisseurs. Vus puvez ainsi sélectinner le mde d exigibilité qui sera repris par défaut dans les dcuments cmmerciaux. Imprtant :Dans Batigest, l ptin «Déclaratin de TVA sur les débits» crrespnd au cas «Prestatin de services - travaux immbiliers, ptin sur les débits» du tableau récapitulatif en p.5. Imprtant :Par suci de chérence dans les chaînes des dcuments de vente, le type de TVA sélectinné dans le premier dcument de la chaîne ne purra pas être mdifié dans les suivants. Précisns encre pur les utilisateurs du mdule Cmptir, que les dcuments réalisés dans ce mdule snt systématiquement gérés avec une TVA sur débits/crédits (vir tableau récapitulatif en p. 5). c) Gestin des acmptes Une prise en charge glbale et transparente est assurée pur les acmptes et la TVA qu ils génèrent, sur l ensemble de vtre chaîne de gestin. Cmpte tenu de l impact de la DGI sur le lgiciel, certaines règles de bnne gestin devrnt être respectées : Des acmptes peuvent être créés u assciés à un dcument via le pied de ce dcument de vente : Pur créer un nuvel acmpte asscié au dcument : Cliquez sur l icône du champ Acmpte pur accéder à la fenêtre Acmpte asscié, puis appuyez sur la tuche F11 depuis le champ Référence de cette fenêtre pur uvrir le nuvel acmpte en créatin. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 10 /30

11 Pur asscier un acmpte à un dcument : Cliquez sur l icône du champ Acmpte pur accéder à la fenêtre Acmpte asscié, puis appuyez sur la tuche F4 depuis le champ Référence de cette fenêtre pur accéder à la liste des acmptes ; vus purrez alrs sélectinner l acmpte à asscier au dcument. Un acmpte asscié à plusieurs dcuments de vente n est plus mdifiable (exemple : un devis avec acmpte transféré en facture de travaux). Plusieurs acmptes peuvent cependant être affectés à une même transactin. Les factures d acmpte peuvent être éditées sur le supprt de vtre chix via l ptin Ventes / Factures d acmpte (écran, imprimante, archive, télécpie, , PDF). Ajutns que ce mde de gestin des acmptes ainsi que les mentins légales présentes dans les paramétrages d éditin des dcuments répndent aux exigences de la li NRE sur les régulatins financières de la cncurrence et de l entreprise. d) Prise en cmpte de l encaissement dans le fichier de transfert cmptable Batigest détermine autmatiquement le cmpte de TVA à imputer lrs du transfert cmptable des acmptes et des règlements (débit u encaissement) seln la nature de TVA indiquée dans le pied des pièces cmmerciales (vir p. 9). e) Cas particuliers : Batigest et Financier APIBAT liés u nn liés Par ailleurs, Batigest permet de saisir la racine de TVA sur les acmptes depuis le menu Initialisatin / Optins / Paramétrage Cmptabilité, si aucun lien avec le Financier Apibâtiment n est établi. Dans le cas cntraire, ce champ Racine TVA sur acmpte n est pas paramétrable depuis Batigest. Le cmpte cmptable de TVA sur acmpte sera alrs hérité du Financier APIBAT. Lrs du transfert cmptable des pièces cmmerciales d achats et de ventes : Si la pièce cmmerciale présente une nature de TVA à l encaissement, les écritures de TVA du règlement sernt passées sur le cmpte de TVA à l encaissement. Rappelns que ces cmptes snt définis dans la fiche des Taux de TVA (menu Init. / Taux de TVA). Les cmptes cmptables imputés par les acmptes clients et furnisseurs ainsi que par la TVA sur acmptes snt définis via les préférences (menu Init. / Préférences / Financie / Transfert cmptable). 3. Financier Les paragraphes suivants récapitulent les différents fnctinnements mis en œuvre par le Financier, au niveau des règlements, du pintage et des préférences, pur transférer de façn ttalement transparente en Cmptabilité, tutes les infrmatins nécessaires à l établissement de la TVA. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 11 /30

12 a) Cmptes cmptables imputés par les acmptes Les préférences du Financier (menu Init. / Préférences / Général / Prfil dssier) vus invitent à indiquer les cmptes imputés lrs du transfert en cmptabilité des règlements d acmptes : aux clients, aux furnisseurs et de la TVA sur acmptes. b) Transfert cmptable L établissement de la TVA implique un suivi rigureux des acmptes et des règlements avec TVA sur encaissement. Le transfert cmptable permet dnc de récupérer, sans aucune ressaisie, l ensemble de ces infrmatins de TVA en Cmptabilité : Le transfert cmptable (menu Synthèse) au frmat ECX alimente autmatiquement les jurnaux cmptables et les registres de TVA dans la Cmptabilité (vir p. 6). Le transfert cmptable depuis le Financier permet ainsi à la Cmptabilité de calculer les smmes intervenant dans le calcul de vtre déclaratin de TVA. Une préférence (menu Init. / Préférences / Transfert cmptable) réglée par défaut à ECX vus permet de chisir entre ce frmat ECX et le frmat traditinnel ECR. Ntez que si vus ptez pur ce secnd réglage (ECR), les registres de TVA de la Cmptabilité ne sernt pas alimentés par le Financier. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 12 /30

13 III. Adaptez vtre méthde travail seln le type de TVA géré Cette sectin vus permet de prcéder rapidement aux réglages adaptés à vtre activité, seln que vus gérez la TVA sur les ventes et les achats de marchandises et/u sur les services et les travaux immbiliers. Reprtez-vus à la sectin précédente p.5 pur btenir de plus amples infrmatins sur le rôle et le fnctinnement spécifique de chaque réglage. 1. Achats/ventes de marchandises (Débits/Crédits) Les explicatins et cnseils suivants snt destinés aux entreprises suhaitant gérer leur TVA sur les achats / ventes de marchandises. Imprtant :Si la majrité de vtre activité (aussi bien au niveau des achats que des ventes) crrespnd à des achats / ventes de biens, sélectinnez cette ptin. Cependant en tant qu entreprise du bâtiment, il est à suppser que la majrité des dcuments que vus réalisez crrespnd à des travaux immbiliers et prestatins de services, dans ce cas, reprtezvus au paragraphe suivant «Achat/vente de prestatins de services et travaux immbiliers». a) Batigest Dans la fiche Taux de TVA (menu Init.), vus n êtes pas bligé de remplir les clnnes TVA cllectée / déductible sur Encaissement. En effet, ces cmptes ne sernt utilisés que lrs du transfert cmptable des factures "à l'encaissement", c est-àdire les factures de prestatin de service u travaux immbiliers. Imprtant :Attentin, il cnvient d'avir paramétré les mêmes infrmatins en Batigest et en Cmptabilité : par exemple, si vus avez paramétré le cmpte cmme cmpte de TVA sur débits, avec un taux de 19.6%, et une catégrie 'France' en Batigest, il faut impérativement dnner ce même paramétrage au cmpte en cmptabilité (nglet TVA de la fiche du cmpte). Tujurs dans la fiche Taux de TVA (menu Init.), sélectinnez dans le champ Déclaratin de TVA sur, le type de déclaratin de TVA qui sera sélectinné par défaut dans le pied des dcuments : en l ccurrence Débits/Crédits. Lrs de l'établissement de dcuments de ventes, assurez-vus que le type de transactin de la pièce est crrect : cliquez sur l icône du champ Ttal TVA, puis accédez à la fenêtre Déclaratin de TVA via le butn du même nm. Lrs de l'établissement des dcuments d achats, assurez-vus que le type de transactin de la pièce est crrect : cliquez sur le butn Déclaratin de TVA prpsé dans le pied. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 13 /30

14 b) Financier Le réglage de la préférence Frmat du fichier (menu Init. / Préférences / Transfert cmptable) est sans incidence, vus puvez utiliser indifféremment les 2 mdes de transfert cmptable indifféremment ECR u ECX. Veillez à ne régler cette préférence à ECR que si vus ne gérez jamais de dcuments avec TVA sur encaissements. c) Cmptabilité Si vus ne gérez jamais de TVA sur encaissement, les registres de TVA ne snt pas indispensables dans vtre cas ; nus vus encuragens à les désactiver en réglant à Nn la préférence Utilisatin des registres de TVA sur encaissement (menu Init. / Préférences / Général / Prfil Sciété). Si cette préférence est réglée à Nn, seules les écritures de TVA sernt prises en cmpte lrs de la déclaratin. Les registres de TVA sernt dnc ignrés. Si cette préférence est réglée à Oui, la déclaratin de TVA tiendra également cmpte des registres de TVA, mais ceux-ci étant vides (sauf s ils nt été mdifiés), ils n interviennent pas dans la déclaratin. Nte :Si vus suhaitez laisser cette préférence activée, l'éditin de cntrôle se truvant dans l'assistant de TVA vus permettra de vérifier si les registres de TVA snt vides u nn. Imprtant :La désactivatin de cette préférence ne vide pas les registres. Elle permet seulement de les ignrer lrs de la déclaratin de TVA. 2. Achats/ventes de prestatins de services et travaux imm. (Encaissements) Les explicatins et cnseils suivants snt destinés aux entreprises suhaitant gérer leur TVA sur les achats/ventes de prestatins de services et de travaux immbiliers. Des explicatins spécifiques vus snt présentées seln que vus serez équipés de tute ntre suite lgicielle u nn : Cmptabilité, Batigest et Financier Cmptabilité et Financier Cmptabilité uniquement (u Cmptabilité et Batigest) La Cmptabilité vus permet de générer vtre déclaratin de TVA, quelle que sit vtre cnfiguratin lgicielle ; seul l éventail des autmatismes mis à vtre dispsitin peut varier d un cas à l autre. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 14 /30

15 Imprtant :Adptez les réglages décrits ci-dessus si la majrité de vtre activité crrespnd à des travaux immbiliers et prestatins de services. a) Pssesseurs de la Cmptabilité, Batigest et Financier Vus puvez bénéficier dans cette cnfiguratin de tus les autmatismes mis en euvre pur la gestin de la TVA : les registres de TVA snt pré-renseignés en fnctin du pintage réalisé dans le Financier u dans Batigest. Batigest Dans la fiche Taux de TVA (menu Init.), pensez à cmpléter les clnnes TVA cllectée / déductible sur Encaissement. Les cmptes ainsi paramétrés snt pris en cmpte lrs du transfert cmptable des factures "à l'encaissement", c est-à-dire les factures de prestatin de service u travaux immbiliers. Imprtant :Assurez-vus que les cmptes de TVA indiqués ici au débit u à l encaissement snt crrectement réglés dans l nglet TVA des fiches crrespndantes (Cmptabilité, menu Initialisatin / Plan cmptable / Plan cmptable dssier / nglet TVA, champ TVA/Encaissement cchée u décchée). Tujurs dans la fiche Taux de TVA (menu Init.), sélectinnez dans le champ Déclaratin de TVA sur, le type de déclaratin de TVA qui sera sélectinné par défaut dans le pied des dcuments : en l ccurrence Encaissements/ Décaissements. Lrs de l'établissement des dcuments de ventes, assurez-vus que le type de transactin de la pièce est crrect : cliquez sur l icône du champ Ttal TVA, puis accédez à la fenêtre Déclaratin de TVA via le butn du même nm. Lrs de l'établissement des dcuments d achats, assurez-vus que le type de transactin de la pièce est crrect : cliquez sur le butn Déclaratin de TVA prpsé dans le pied. Financier Afin de bénéficier de la créatin autmatique des registres de TVA sur encaissement grâce au pintage, vus devez utiliser le transfert cmptable au frmat ECX. Par cnséquent, réglez la préférence Frmat du fichier à ECX (menu Init. / Préférences / Transfert cmptable). Assurez-vus que les pintages règlements/échéances que vus réalisez snt crrects et justifiés. Chaque règlement dit impérativement pinter, la u les échéances auxquelles il crrespnd. Ce pintage sera la base de créatin autmatique des registres de TVA. Des exemples de saisies de registres vus snt prpsés en p.23. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 15 /30

16 Cmptabilité Activez l échéancier sur les cmptes de tiers : Cchez l ptin Echéancier dans l nglet Optins des cmptes de tiers (menu Init. / Plan Cmptable / Plan cmptable dssier). Activez les registres de TVA : réglez la préférence Utilisatin des registres de TVA sur encaissement à Oui (menu Init. / Préférences / Général / Prfil Sciété). Cntrôlez vs cmptes de TVA : Dans vtre plan cmptable (menu Init. / Plan Cmptable / Plan cmptable dssier), cntrôlez le réglage du champ TVA/Encaissement et le taux précisés au niveau de l nglet TVA des cmptes de TVA. Les registres sernt autmatiquement alimentés lrs du transfert cmptable des écritures en prvenance du Financier. Vus puvez cnsulter u mdifier ces registres depuis la saisie cmptable. b) Pssesseurs de la Cmptabilité et du Financier uniquement Vus puvez bénéficier dans ce cas d un grand nmbre d autmatismes liés au transfert des infrmatins du Financier, mais vus devez ntamment saisir vs jurnaux d achats et de ventes manuellement. Financier Afin de bénéficier de la créatin autmatique (en Cmptabilité) des registres de TVA seln le pintage, vus devez utiliser le transfert cmptable au frmat ECX. Par cnséquent, réglez la préférence Frmat du fichier à ECX (menu Init. / Préférences / Transfert cmptable). Assurez-vus que les pintages règlements/échéances que vus réalisez snt crrects et justifiés. Chaque règlement dit impérativement pinter, la u les échéances auxquels il crrespnd. Ce pintage sera la base de créatin autmatique des registres de TVA. Cmptabilité Activez l échéancier sur les cmptes de tiers : Cchez l ptin Echéancier dans l nglet Optins des cmptes de tiers (menu Init. / Plan Cmptable / Plan cmptable dssier). Jurnaux d achats et ventes : Les jurnaux d achats et de ventes n étant pas alimentés par Batigest, vus devrez les saisir manuellement. Activez les registres de TVA : réglez la préférence Utilisatin des registres de TVA sur encaissement (menu Init. / Préférences / Général / Prfil Sciété) à Oui. Cntrôlez vs cmptes de TVA : Dans vtre plan cmptable (menu Init. / Plan Cmptable / Plan cmptable dssier), vérifiez le réglage du champ TVA/Encaissement et du taux précisés au niveau de l nglet TVA des cmptes de TVA. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 16 /30

17 Les registres snt alimentés autmatiquement par transfert cmptable des règlements pintés depuis le Financier. Ils peuvent également être générés suite au lettrage u saisis manuellement en Cmptabilité. Vus puvez cnsulter u mdifier ces registres depuis la saisie cmptable. c) Pssesseurs de la Cmptabilité uniquement u de la Cmptabilité et de Batigest Vus puvez bénéficier dans ce cas de l autmatisme de génératin des registres via le lettrage. Si vus n êtes pas équipé de Batigest, vus devez par ailleurs saisir vs jurnaux d achats et de ventes manuellement. Cmptabilité Activez l échéancier sur les cmptes de tiers : Cchez l ptin Echéancier dans l nglet Optins des cmptes de tiers (menu Init. / Plan Cmptable / Plan cmptable dssier). Jurnaux d achats et ventes : Si vus n êtes pas équipé de Batigest, les jurnaux d achats et de ventes divent être saisis manuellement. Activez les registres de TVA : réglez la préférence Utilisatin des registres de TVA sur encaissement à Oui (menu Init. / Préférences / Général / Prfil Sciété). Générez les registres de TVA sur encaissement lrs de l imprt : réglez les préférences Lettrage autmqtique et Génératin de registre en lettrage autmatique à Oui (menu Init. / Préférences / Général / Prfil Sciété). Cntrôlez vs cmptes de TVA : Dans vtre plan cmptable (menu Init. / Plan Cmptable / Plan cmptable dssier), assurez-vus du réglage du champ TVA/Encaissement et du taux précisés au niveau de l nglet TVA des cmptes de TVA. Vus ne pssédez pas ntre lgiciel de Financier. Il est dnc impssible de générer autmatiquement des registres basés sur le pintage des échéances. La saisie des registres de TVA sur encaissements dit dnc se faire manuellement u de manière semi-autmatique via le lettrage (vir sectin suivante). Si vus devez saisir un acmpte dans cette cnfiguratin (sans Financier) : Première méthde : Saisissez manuellement l acmpte sur le cmpte du tiers dans vtre jurnal de trésrerie, et saisissez manuellement le registre sur cette écriture. Ecriture d acmpte Débit Crédit Saisissez manuellement le registre sur l acmpte Ecriture de vente (issue de Batigest) Débit Crédit , ,6 Apibâtiment Gestin de la TVA Page 17 /30

18 Ecriture de règlement Débit Crédit , ,6 Saisissez manuellement le registre sur le règlement Secnde méthde : Saisissez manuellement l acmpte sur le cmpte 4191 avec une TVA en attente, puis cmplétez l écriture issue de Batigest. Ecriture d acmpte Débit Crédit , , , ,8 Saisissez manuellement le registre sur l acmpte Ecriture de vente (issue de Batigest) Débit Crédit , , , , , ,8 Ecriture de règlement Débit Crédit , ,8 Saisissez manuellement le registre sur le règlement Imprtant :Remarque d rdre général, valable quelle que sit la cnfiguratin de vtre système de gestin : Si vus créez un règlement directement depuis la Cmptabilité (saisie d une écriture de règlement), le registre crrespndant n est pas autmatiquement créé. Vus devez dans ce cas lettrer l écriture en Cmptabilité pur générer le registre, u le saisir manuellement. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 18 /30

19 IV. Explitez les registres de TVA sur encaissement en Cmptabilité Cette sectin dédiée aux registres de TVA sur encaissement (Cmptabilité, menu Qutidien / Saisie Cmptable - icône ) ne cncerne que les entreprises gérant la TVA sur encaissement. Ces registres, accessibles via l icône de la saisie cmptable (menu Qutidien / Saisies cmptables), vus assurent un suivi des mntants de TVA sur encaissement dans les jurnaux de trésrerie. Les registres ne snt dnc accessibles que dans les jurnaux de trésrerie, et plus précisément sur les lignes imputant les cmptes de tiers. Pur les pssesseurs de l ensemble de ntre suite lgicielle Batigest, Financier et Cmptabilité, rappelns que ces registres sernt cmplétés autmatiquement sur la base des infrmatins transférées issues de Batigest et de Financier et transférées en Cmptabilité. Cependant, cmme nus le verrns dans la présente sectin, sachez que ces registres peuvent être saisis u mdifiés directement depuis la Cmptabilité. Deux autmatismes de la Cmptabilité permettent en effet de générer autmatiquement les registres suite à l imprt des écritures cmptable u suite au lettrage. Nte :Ntez que pur les règlements remis à l encaissement u à l escmpte, le registre sera passé sur un cmpte 5111, 5112, 5113, 5114, etc. (et nn sur un cmpte de tiers). 1. Saisie manuelle des registres Les registres de TVA sur encaissement peuvent être saisis manuellement, depuis la saisie cmptable (menu Qutidien / Saisie Cmptable - icône ). Les registres ne snt accessibles que sur les jurnaux de trésrerie et éventuellement ceux d'pératins diverses. Les registres divent être saisis sur des écritures dnt la racine cmptable est 401 u 411 dans la majrité des cas (exceptin faite des règlements remis à l encaissement u à l escmpte, vir ci-dessus). En saisie manuelle de registre, cliquez sur le butn u appuyez sur la tuche F4 depuis ce champ pur accéder à la liste des écritures d'achats/ventes du tiers, qui ne snt pas utilisées dans une déclaratin de TVA définitive (ptin Editin définitive cchée en impressin de la déclaratin), et qui peuvent dnc être affectées au registre curant. Imprtant :Si vus créez un règlement directement depuis la Cmptabilité (saisie d une écriture de règlement), le registre crrespndant n est pas autmatiquement créé. Vus devrez dans ce cas lettrer l écriture en Cmptabilité pur générer le registre, u le saisir manuellement. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 19 /30

20 2. Saisie autmatique des registres par lettrage La Cmptabilité prpse une aide à la saisie des registres de TVA sur encaissement au travers du lettrage. Ce lettrage peut être réalisé autmatiquement par la Cmptabilité via les ptins de lettrage du menu Qutidien. En effet, si vus lettrez vs cmptes de tiers (411, 401) issus des écritures de ventes, avec ceux issus des écritures de règlements, alrs le lgiciel peut calculer autmatiquement le mntant de TVA réglé, en se basant sur l'écriture de règlement lettrée avec l'écriture de ventes. Cependant, cette méthde implique une grande rigueur de lettrage, vus ne devez lettrer ensemble que les écritures de règlements qui crrespndent aux écritures de ventes. Nus décnseillns dnc l'utilisatin du lettrage autmatique (par mntant, sur slde, u cmbinatire) dans ce cas. Préférez plutôt le lettrage manuel, u le lettrage autmatique par référence, si vus avez crrectement renseigné les références de vs pièces (référence identique sur l'écriture de règlement et sur l'écriture de vente crrespndante). Nte :Dans le cas ù vus gérez les remises en banque (u les jurnaux d'attente sur remise), la date de TVA prérenseignée par le lettrage sera la date du règlement, et nn la date à laquelle le règlement est réellement encaissé. Dans ce cas, vus devrez mdifier manuellement vs registres de TVA afin d'indiquer à quelle date le règlement a été encaissé. 3. Génératin des registres lrs de l imprt L ptin d imprt en Cmptabilité des écritures d achat/vente/trésrerie, peut générer un lettrage autmatique et des registres de TVA sur encaissement (générés sur la base de ce lettrage). Ce mécanisme est particulièrement utile dans les cas ù les registres n'nt pas été créés par le Financier u si vus utilisez une gestin et un financier d'un éditeur tiers. Adptez la méthde de travail et les réglages suivants pur expliter cet autmatisme. Réglez à Oui la préférence Lettrage autmatique (menu Initialisatin / Préférences / Utilitaires / Imprtatins d écritures). Réglez à Oui la préférence Génératin de registre en lettrage autmatique (menu Initialisatin / Préférences / Utilitaires / Imprtatins d écritures). Pur que le lettrage autmatique sit crrectement réalisé, imprtez dans un premier temps le fichier des jurnaux de ventes et achat, et dans un deuxième temps le jurnal de banque. Si cet rdre n'est pas respecté, le lettrage autmatique de l'imprt ne purra pas asscier les règlements avec les ventes/achats. Vtre dssier de Cmptabilité dit impérativement gérer une TVA sur encaissement. L'ptin TVA sur encaissement dit être activée sur les cmptes de TVA adéquats de vtre plan cmptable. La génératin de registre lrs du lettrage autmatique a lieu UNIQUEMENT lrs de l'imprt d'un fichier au frmat ECR u ECX et nn via le lettrage autmatique prpsé par le menu Qutidien / Lettrage. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 20 /30

21 V. Générez et imprimez vtre déclaratin de TVA L assistant de déclaratin de TVA (menu Qutidien / Déclaratin de TVA) vus accmpagne tut au lng de la préparatin et de l éditin de la CA3 et de sn annexe. Ainsi, la déclaratin est nn seulement préremplie avec les infrmatins de la péride déclarée, mais vus puvez également imprimer directement le Cerfa de la CA3 agréé sur papier libre. Afin de vus laisser une ttale liberté de paramétrage de la déclaratin, les valeurs présentées dans le mdèle Cerfa peuvent être mdifiées par une saisie directe à l écran. La déclaratin retrace tus les muvements de TVA effectués afin de présenter un récapitulatif regrupant le cumul des TVA cllectée (racine 4457) et TVA déductible sur achats de biens et services (racine 44566). Le frmulaire de déclaratin de TVA est mis à jur tus les ans par la Directin Générale des Impôts. Des mises à jur exceptinnelles en curs d'années peuvent également survenir. Sage Divisin Petites Entreprises prpsera systématiquement un "Patch" de mise à jur vus permettant d'intégrer chaque nuveau millésime. Il est cependant de vtre respnsabilité de vus tenir infrmé de ces évlutins légales, de vus prcurer et de prcéder à ces mises à jur. Pur btenir de plus amples infrmatins sur la dispnibilité des mises à jur, cntactez vtre revendeur Sage Divisin Petites Entreprises. Une TVA imprimée avec une versin nn mise à jur du lgiciel ne sera pas utilisable dans le cadre déclaratif fficiel. 1. Adresses Cette première étape vus permet de préparer vtre déclaratin de TVA et de chisir quel type de traitement vus suhaitez effectuer : créer une nuvelle déclaratin, rééditer une déclaratin u en supprimer une. Vus héritez à cette ccasin des infrmatins saisies dans les Renseignements généraux (menu Init. / Renseignements généraux). Les mdificatins apprtées ici snt sans incidence sur les Renseignements généraux. Le chix du régime est particulièrement imprtant puisqu il a une incidence sur la péride déclarée (mensuelle u trimestrielle) et dnc sur les valeurs calculées par le lgiciel pur préremplir la déclaratin. Les chix prpsés snt les suivants : EM : Réel nrmal Mensuel RM : Mini réel Mensuel ET : Réel nrmal Trimestriel RT : Mini réel Trimestriel Ces infrmatins snt récupérées sur l'éditin Cerfa de vtre déclaratin de TVA. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 21 /30

22 2. Traitement Cette étape vus permet de créer une nuvelle déclaratin et d éditer u supprimer une déclaratin existante. Pur créer une nuvelle déclaratin, cliquez sur le butn déclaratin. et saisissez le mis de Nte :Dans le cas d une déclaratin trimestrielle, indiquez le premier mis de la péride. Un cde de déclaratin nn mdifiable identifie chaque déclaratin. Imprtant :Cnfrmément aux règles applicables aux systèmes de gestin des cmptabilités infrmatisées, le lgiciel empêche la créatin d une déclaratin de TVA sur une péride antérieure à une déclaratin existante. 3. Cntrôle Cette étape vus invite à cntrôler les écritures qui vnt être déclarées (u de cntrôler les écritures d une déclaratin déjà réalisée), avant de générer et d afficher le frmulaire CA3 agréé. Cette éditin vus permet de justifier vtre TVA. Vus puvez en effet vus assurer que l ensemble des écritures nécessaires snt bien prises en cmpte. Cette éditin de cntrôle (éditin dynamique u écran), purra présenter la liste des écritures explitées pur le calcul sur débits, sur encaissements ainsi que les registres sur encaissement. Si vus explitez la présentatin de l éditin dynamique, vus purrez cntrôler tus les ttaux seln les regrupements de vtre chix : TVA cllectée, déductible, France, DOM-TOM, par taux, par date, etc. Nte :Décchez l ptin «Etat de cntrôle à réaliser» si vus ne suhaitez pas afficher l éditin de cntrôle, et accéder directement à la déclaratin de TVA. 4. Lancement de la déclaratin Cette étape génère vtre déclaratin dans le mdule Déclaratin de TVA. Celle-ci est alrs présentée à l écran sus la frme du frmulaire Cerfa CA3 agréé. Les infrmatins à déclarer snt reprtées autmatiquement dans les champs apprpriés du frmulaire. Les valeurs et infrmatins générales de ce frmulaire peuvent être issues du paramétrage des rubriques de TVA des Renseignements généraux (vir p.5), librement saisissables u directement calculées au sein de la déclaratin. La déclaratin présentée à l écran peut être mdifiée par saisie directe dans le dcument affiché, avec recalcul en temps réel des champs liés. Vus puvez ainsi crriger, si vus le suhaitez, certaines des infrmatins déclarées (adresses, mntants, cdes, etc.). Les mdificatins apprtées directement dans le frmulaire snt sans incidence sur celles saisies dans les Renseignements généraux (menu Init), et sans incidence sur les écritures cmptables. Ntez que vus êtes entièrement respnsable des éventuelles inchérences susceptibles d apparaître entre les dnnées cmptables et fiscales de vtre dssier et la déclaratin furnie à la trésrerie. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 22 /30

23 Précisns par ailleurs que c est en page 2 de la déclaratin que vus est prpsé le butn Saisir l annexe 3310A. Vus cliquerez sur ce butn pur cmpléter les champs de cette annexe en saisie libre. 5. Editin Cette étape vus permet d imprimer le dcument au frmat CA3 agréé que vus remettrez à l administratin. Cnfrmément aux exigences de la DGI sur le cntrôle des cmptabilités infrmatisées (et ntamment la directive 13L106 n 12 du 24 janvier 2006, vir ci-après), une ptin d impressin définitive permet de valider le dcument remis au Trésr Public et d empêcher tute mdificatin de la déclaratin et des écritures cmptables prises en cmpte pur la péride cnsidérée. Le dcument ainsi imprimé purra naturellement être réédité, mais pas supprimé. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 23 /30

24 L étape d impressin de la TVA prpse par ailleurs d éditer la ntice de la déclaratin ainsi que la lettre d arrêt, laquelle permet de signaler au Trésr Public qu n ne suhaite plus recevir les déclaratins CA3 systématiquement envyées par l administratin ; ce frmulaire qui vus était systématiquement envyé ne vus étant plus d aucune utilité, puisque vus l imprimez directement depuis vtre Cmptabilité. Imprtant :Dans le respect de la réglementatin sur les cmptabilités infrmatisées, le lgiciel interdit la mdificatin d'écritures faisant partie d'une déclaratin définitive. Veillez par cnséquent vus assurer que les écritures déclarées snt justes avant de prcéder à l'éditin définitive. Nus vus encuragens à ce titre à réaliser une sauvegarde de vtre dssier avant et après l éditin définitive. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 24 /30

25 VI. Saisissez l'écriture cmptable de TVA Une fis la déclaratin générée et remise à la trésrerie, vus devrez créer les écritures de TVA et de règlement crrespndantes en saisie cmptable (menu Initialisatin / Saisies cmptables). Les paragraphes suivants vus indiquent les schémas d écritures simplifiés à saisir, pur une TVA à décaisser d un mntant de 200 eurs sur le mis de juin. 1. Ecriture de TVA L écriture crrespndant à vtre déclaratin de TVA dit être saisie sur le jurnal d Opératins diverses. Le cmpte 4455 Taxes sur le chiffre d affaires à décaisser vus permet de reprter le mntant dû figurant sur la déclaratin, à la ligne 28. En effet, le mntant de la TVA due figurant sur la déclaratin est prté au crédit du cmpte Ci-dessus, une écriture de TVA simple, saisie au 30/06, par exemple : Débit Crédit 4457 TVA cllectée (ligne 16) TVA déductible (ligne 24) TVA à décaisser (ligne 28) 200 Imprtant :L écriture cmptable de déclaratin de TVA dit impérativement être saisie sur le jurnal d'pératins diverses (menu Qutidien / Saisies cmptables). Nte :Lrsque l entreprise bénéficie d un crédit d impôt, le cmpte 4455 de TVA à décaisser est remplacé par le cmpte de crédit de TVA à reprter. Ce cmpte dit présenter un slde débiteur égal au mntant figurant sur la ligne 25 de la déclaratin de la péride. 2. Ecriture de banque L écriture crrespndant au règlement de vtre TVA dit être saisie sur le jurnal de banque. Une fis l écriture de TVA saisie, l écriture de banque enregistre le règlement de vtre TVA sur la péride et vient slder le cmpte 4455 de TVA à décaisser. Ci-dessus, une écriture de règlement crrespndant à la TVA ci-dessus, saisie au 15/07, par exemple : Débit Crédit 4455 TVA à décaisser (ligne 28) Banque 200 Ces écritures simplifiées ne snt dnnées qu à titre d exemple, rapprchez-vus de vtre expert-cmptable pur btenir le schéma d écritures crrespndant précisément à vtre déclaratin. Apibâtiment Gestin de la TVA Page 25 /30

26 VII. Cas pratiques Les pages suivantes vus présentent des exemples cncrets de traitement des écritures cmptables avec TVA sur l ensemble de la suite lgicielle Batigest, Financier et Cmptabilité. Vus retruverez ici les schémas d écritures types générés dans le cadre des achats/ventes de marchandises et de prestatins services (u travaux immbiliers), avec u sans acmpte. Ces exemples snt dnnés pur une facture d un mntant d un 119,6 eurs (avec acmpte de 50 eurs le cas échéant), règlement dans le Financier et transfert cmptable des jurnaux d achats/vente et de trésrerie. 1. Livraisn de biens Cmptir (TVA sur les débits) a) Vente de marchandises sans acmpte Cmptir Dans le mdule Cmptir, les dcuments snt systématiquement gérés avec une TVA sur débits/crédits (vir tableau récapitulatif en page 4). b) Achat de marchandises Cmptir Apibâtiment Gestin de la TVA Page 26 /30

27 c) Vente de marchandises avec acmpte Cmptir 2. Vente / Achat de prestatins de services Batigest (TVA sur les encaissements/décaissements) a) Vente de prestatins u travaux immbiliers sans acmpte Batigest Apibâtiment Gestin de la TVA Page 27 /30

28 b) Achat de prestatins u travaux immbiliers Batigest c) Vente de prestatins u travaux immbiliers avec acmpte Batigest Apibâtiment Gestin de la TVA Page 28 /30

29 3. Vente / Achat de biens Batigest (TVA sur les Débits/Crédits) Imprtant :Dans Batigest, l ptin «Déclaratin de TVA sur les débits» en pied de dcument crrespnd au cas «Prestatin de services - travaux immbiliers, ptin sur les débits» du tableau récapitulatif en page 4. a) Vente de prestatins u travaux immbiliers sans acmpte Batigest b) Achat de prestatins u travaux immbiliers Batigest Apibâtiment Gestin de la TVA Page 29 /30

30 c) Vente de prestatins u travaux immbiliers avec acmpte Batigest Apibâtiment Gestin de la TVA Page 30 /30 CTTVAAPIBATIMENT1009

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