Comment la mise en place d'un CRM vous permet-elle de mieux piloter votre collecte de fonds? Le cas du diocèse de Beauvais

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Caroline Lachance
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1 Comment la mise en place d'un CRM vous permet-elle de mieux piloter votre collecte de fonds? Le cas du diocèse de Beauvais

2 Sommaire PRÉSENTATION Gabriel Simar économe diocésain à Beauvais, Noyon et Senlis Pierre-Marie Boutet directeur de Clasis (éditeur Kyrielle CRM) CONTEXTE ÉTUDE DE CAS LES «+» DU PROJET CONTACTS 2

3 PRÉSENTATION 3

4 Parcours de Gabriel SIMAR Titulaire d une formation supérieure en agriculture avec une spécialisation économie gestion Laboratoire d économie rurale de INRA à Grignon Conseilleur au CER ( centre d économie rurale de l Oise) pendant 28 ans Directeur général du CER pendant 12 ans Depuis janvier 2007 : économe diocésain au Diocèse de Beauvais Noyon, Senlis 4

5 Parcours de Pierre-Marie BOUTET Titulaire d un master de philosophie puis d un master de marketing à l ESC Rouen Passage chez DELL en tant que responsable de la gamme serveur en Europe, Afrique, Asie et Moyen-Orient Fondateur de Clasis en 2005 et créateur du CRM Kyrielle. 5

6 Tour de table Et vous qui êtes-vous? 6

7 CONTEXTE CONSTATS OBJECTIFS ÉTAPES 7

8 Mais d abord une courte vidéo 8

9 CONSTATS «Nous sommes les champions de la perte de contacts» Un contact utilisé par les services (newsletter, pèlerinages, ) ne bénéficie pas d un suivi global au niveau du diocèse. En effet, un contact en paroisse pour un baptême, un mariage, ou autre n est pas «exploité» et n est pas exploitable facilement. A chaque changement de curé, un changement d organisation Un cloisonnement important à tous les niveaux Diocèse Paroisses Services 9

10 OBJECTIFS Donner un outil à l économat pour enrichir la base de données «Donateurs» Donner un outil aux services pour travailler plus facilement avec «le terrain» et sur un seul fichier Donner aux paroisses un outil standard permettant de faire du «marketing pastoral» 10

11 ÉTAPES DE LA DÉMARCHE 2013 : Recherche d un prestataire Analyse de 5 prestataires Choix de CLASIS en novembre 2014 : Au 01/01/2014 Basculement de la base donateurs sur Kyrielle Analyse des process en paroisses pour préparer l adaptation aux besoins des paroisses Analyse des besoins des services 2015 : Au 20/10/2015 Basculement des bases des services Au 4/11/2015 Test en paroisse de l application 11

12 ETUDE DE CAS Lot 1 : LE CRM Lot 2 : L INTRANET DES SERVICES DIOCÉSAINS Lot 3 : L INTRANET DES PAROISSES 12

13 Quel cadre pour cette démarche? Au-delà de la question de l outil, se pose la question de la vision du diocèse sur l avenir de sa collecte de fonds, de ses actions de fidélisation et de la pérennisation de ses actions de recrutement. 13

14 Pourquoi lotir le projet? Pour se fixer des objectifs atteignables nous sommes plus sereins lorsqu on va de petits succès en petits succès Pour conduire le changement en douceur en capitalisant sur les adhésions des uns pour faire adhérer les autres Pour laisser le temps à la gouvernance du projet de s'impliquer au côté des opérationnels relai d arbitrage et de prise de décision 14

15 LOT 1 LE CRM Etape 1 : Reprise de données, conseil et mise en ligne Audit du modèle de données à reprendre Réalisation des ateliers de spécifications Configuration de Kyrielle pour accueillir la BDD Conversion des RIB au format SEPA Migration et mise en ligne Formation utilisateur 3h d accompagnement par mois 15

16 LOT 1 LE CRM Etape 1 bis : Mise en ligne Démarrage de la licence + 3h d accompagnement de la responsable collecte par mois + 1 rendez-vous hebdomadaire 16

17 LOT 1 LE CRM Etape 2 : Mise en ligne d un site de don en ligne 17

18 LOT 1 LE CRM Etape 3 : Lancement du site d inscription en ligne Pour le w-end des Rameaux 2014 (cible les jeunes de13-25 ans) 18

19 LOT 1 LE CRM Etape 4 : mise en place de la newsletter donateurs et de la newsletter des services diocésains 19

20 LOT 1 LE CRM Etape 5 : Optimisation du CRM en place Développement d une fonctionnalité d envoi automatique des RF par s Développement d un moteur d affectation automatique des adresses donateurs à leurs paroisses diocésaines Configuration du module de gestion et suivi des legs et successions Travail d interface avec Clientela (plateau de télémarketing) Travail de scoring en partenariat avec Oktos 20

21 Le potentiel détecté suite à la mise en place du CRM 21

22 Matrice BCG des segments détectés 22

23 LOT 1 LE CRM Le bilan Reprise intégrale des données Création de valeur sur les données collectées Optimisation des processus de gestion : «+ rapide, + efficace, + professionnel» Détection de nouvelles cibles adressées via le bon canal Des actions de fidélisation plus rentables Des actions de recrutement sur mesure et donc plus efficaces notamment sur les populations nées après guerre 23

24 LOT 2 : L INTRANET DES SERVICES DIOCÉSAINS Développement d un intranet permettant de gérer les activités diocésaines : Catéchèse Formations Communication Aumôneries Pèlerinages, Connecté au CRM, il permet à l ensemble des services de travailler sur la base d un fichier unique piloté par le diocèse. 24

25 LOT 2 : L INTRANET DES SERVICES DIOCÉSAINS 25

26 Le fil d actualité 26

27 La fiche contact 27

28 Les publications 28

29 Les types d activités 29

30 LOT 3 : L INTRANET DES PAROISSES Etape 1 : Mise en place d un pilote pour 5 paroisses Travail d observation terrain dans chaque paroisse Analyse des différentes méthodes et homogénéisation des processus d inscriptions Réalisation développements spécifiques dans l intranet Conduite du changement réalisée par un intervenant professionnel de la formation (agréé) Accompagnement + formation à l utilisation de l'outil Rédaction d un guide d optimisation 30

31 LOT 3 : L INTRANET DES PAROISSES Etape 2 : Déploiement sur les 45 paroisses Intégration des remarques du pilote Configuration des accès secrétaires + curés Conduite du changement Formation à l utilisation de l'outil et accompagnement Poursuite de la rédaction du guide d optimisation 31

32 LES «+» DU PROJET Une réelle relation de partenariat entre Clasis et le Diocèse un projet ambitieux et innovant Une démarche «agile» combinée à la conduite du changement rassurer, maitriser, opérer en douceur Des équipes et des responsables dédiés dans chaque structure une gouvernance impliquée, des rôles clairement définis 3 bénévoles fiables, disponibles et impliqués un lien permanent entre le client et le prestataire, un levier d économies 32

33 CONTACTS Diocèse de Beauvais, Noyon et Senlis Gabriel Simar Clasis Pierre-Marie Boutet 33

34 SLIDES BACK UP 34

35 Focus marché du don Mix marketing par cible (4P) Prix -> Valeur du don Produit -> votre association Pour chaque cible adapter les Grilles de don, les offres (vente, abonnement, évènements, crowfunding) Travailler avec chaque cible un discours de fond différent. Les besoin de crédibilisation et de réassurance ne sont pas les même chez un jeune de 20 ans qui donnera 50 que chez un boomer à l ISF Promotion-> discours Adapter chaque discours à son âge. On ne communique pas de la même manière à son ami qu à sa grandmère. Aussi simple que cela soit c est pareil en fundraising! Place -> canal de communication A chaque âge son canal. Les personnes âgées sont peu portées sur le web mais sensible au papier.

36 Enjeux en terme de données 3 cibles = un mix marketing complexe (4P) Multi-message (au moins 3) Multicanal (au moins 3) Multi-discours (au moins 3) Multi offre (au moins 3) MAIS : Une association Un seul objet social Un seul résultat financier Une seule image globale d association

37 Conclusion A taille d équipe constante

38 Problématique Comment rendre possible une communication multicanale avec les mêmes moyens humains que ceux disponible actuellement?

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