OBJET : Lettre cadre des opérations comptables. Madame, Monsieur le Gestionnaire,

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1 Aux gestionnaires des établissements du groupement comptable de l Auxerrois s/c des chefs d'établissements OBJET : Lettre cadre des opérations comptables Madame, Monsieur le Gestionnaire, La présente note a pour objet d harmoniser les pratiques au sein de l agence comptable. Conformément à la réglementation actuelle des EPLE, trois points essentiels portant sur les principes budgétaires et comptables seront abordés. Lycée Jacques Amyot Rue de l Etang Saint-Vigile Auxerre cedex Tél : Fax : Mail : v@ac-dijon.fr 1 Opérations de mandatement. 2 Opérations de recettes. 3 Opérations comptables. 1 OPERATIONS DE MANDATEMENT A réception des factures, vous vérifierez en priorité les factures manuscrites ou assimilées, compte tenu des risques d erreurs matérielles ou de non-conformité qu elles peuvent comporter. Le décret modifié du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics stipule dans son article 1 : Le point de départ du délai global de paiement prévu aux articles 54 et 55 de la loi du 15 mai 2001 susvisée et à l'article 96 du code des marchés publics est la date de réception de la demande de paiement par les services de la personne publique contractante. Il vous appartient en conséquence de prouver la date d arrivée d une facture dans vos services en apposant par exemple un tampon courrier arrivé le. Le délai est de 30 jours. Afin de respecter le Code des Marchés Publics et la responsabilité du comptable, il convient de joindre au 1er mandat de l'exercice l'acte du conseil d'administration donnant délégation à l'ordonnateur pour la signature des marchés publics. Le décret du 25 mars 2007 précisant la nomenclature des pièces justificatives a autorisé la suppression de la signature de l ordonnateur et de la mention de certification du service fait sur les factures et mémoires. Il est donc réglementairement possible pour l ordonnateur de considérer que sa signature apposée sur le bordereau des mandats vaut ordre de payer, certification du caractère exécutoire des actes et justification du service fait pour l ensemble des mandats et pièces jointes. Il vous appartiendra de fixer les modalités au sein de votre établissement soit en conservant la signature du service fait ou en la supprimant (modalité du contrôle interne).

2 Pour les factures d immobilisations (classe 2), vous voudrez bien reporter le numéro d inscription à l inventaire sur la facture- et joindre la fiche d inventaire informatisée au mandatement. Documents à joindre au mandatement : Un bordereau journal des mandats émis signé, Une situation des dépenses engagées prenant en compte le mandatement en cours. Au 1 er mandatement de l année, acte du conseil d administration autorisant l ordonnateur à passer des marchés publics. En cas de changement d ordonnateur, copie de l arrêté de nomination. Documents spécifiques à joindre, en les intégrant aux pièces justificatives (décret n du 25 mars 2007) : Facture adressée dans le cadre d un contrat ou d un marché. Joindre au premier mandatement de l année civile une copie du contrat ou du marché concerné certifié exécutoire à la date du En cas de souscription en cours d année, joindre à la première facture de l année le contrat ou le marché souscrit certifié exécutoire à la date du L arrêt du Conseil d État en date du 8 février 2012 (req. n ), Ministère du budget, des comptes publics et de la réforme de l État précise que le comptable public à qui n est pas produit un contrat écrit pour un marché public d un montant supérieur au seuil fixé par l article 11 du Code des marchés publics ( HT actuellement) doit signaler à l ordonnateur l insuffisance des pièces. Dans ce cas, il ne peut payer la dépense correspondante, sans engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire, que sur la production d un certificat administratif de l ordonnateur attestant l absence de conclusion d un contrat écrit. Ainsi, pour les marchés publics à procédure adaptée d un montant égal ou supérieur au seuil fixé par l article 11 du Code des marchés publics, doit être produit au comptable public, conformément à l analyse du juge, le contrat écrit au sens large, c est-à-dire le document écrit de passation. À défaut, un certificat administratif par lequel l ordonnateur prend la responsabilité de l absence de marché écrit, permet au comptable, qui n est pas juge de la légalité de la passation du marché, de procéder au règlement du mandat de dépense. ( Cas des marchés à bons de commande (6011)) Indications qui doivent figurer sur une facture (décret du 25 mars 2007) 1. Le nom ou la raison sociale du créancier. 2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers. 3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET. 4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice. 5. Décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix, le cas échéant, quantité. Le cas échéant, mention des précomptes, retenues et escomptes. 6. Le cas échéant, indication de la TVA. Rappel: Selon le décret n du 2 juin 1980, les fournisseurs sont dispensés de produire des mémoires ou des factures en deçà du seuil de 230 Opérations pour ordre Dépenses Avant Ordonnancement : le module D.A.O. est utilisé. Les D.A.O. correspondant à des prélèvements sont saisies à l agence comptable au vu des justificatifs fournis par le régisseur. Le mandatement s effectue automatiquement par transfert de fichiers.

3 Afin de respecter les délais de paiement des factures et de pouvoir appliquer les escomptes éventuels, il est recommandé d effectuer un mandatement tous les 15 jours et au minimum une fois par mois, congés scolaires intermédiaires compris; et, en tout état de cause avant les dates indiquées au calendrier distribué en début d'année Mandatement des amortissements : joindre l'acte du conseil d'administration fixant le tableau d'amortissement et les documents issus du logiciel d'inventaire fixant les amortissements de l'année. Extourne : La pièce justificative des mandats d extourne est l état des factures non parvenues, document non formalisé qui reprend l intégralité des factures attendues. Cas particulier des voyages scolaires Le budget prévisionnel du voyage ou de la sortie scolaire ainsi que l acte du C.A. l autorisant et la liste des élèves participant devront être transmis à l agence comptable (modèle joint en annexe). A défaut de ces documents, les mandats ne seront pas pris en charge. Compte tenu des délais, les arrêtés de création de régie d avances temporaires doivent être adressés au minimum 1 mois avant la remise des fonds au régisseur, 1 mois et demi si une carte bancaire est sollicitée. Je vous remercie également de transmettre à l'issue du voyage un bilan financier de ce dernier, et ce afin de faciliter le suivi comptable et le solde définitif des comptes afférents. 2 OPERATIONS DE RECETTES Vous voudrez bien transmettre mensuellement un exemplaire du bordereau journal des ordres de recettes émis signé ainsi qu une situation des recettes. Joindre un justificatif à chaque ordre de Recettes (notifications, état des sommes dues, certificat de l ordonnateur, courrier, etc.) Chaque ordre de recettes doit être libellé de manière simple mais significative (exemple : OR au 7065 : repas du 01/02/N ) Le terme divers doit être utilisé avec la plus grande parcimonie. Lorsqu un ordre de recettes est établi au vu d un tarif voté en conseil d administration, vous établirez un certificat de l ordonnateur visant l acte administratif, et explicitant les bases de liquidation (exemple les voyages ou sorties scolaires) Lorsqu un ordre de recettes est établi au vu d une convention votée en conseil d administration, vous joindrez la convention certifiée exécutoire (exemple convention de location de locaux, de cofinancement ) Noter le numéro de l acte du CA autorisant la recette ou fixant les tarifs sur votre er document justificatif, et le joindre au 1 ordre de Recettes. Concernant les ressources affectées ou spécifiques : bourses nationales, manuels scolaires, subvention d équipement, fonds sociaux, projet d établissement joindre la liste des mandats signée par l ordonnateur à chaque ordre de Recettes, ainsi que les avis de subvention avec le premier ordre de Recettes. Un état récapitulatif des subventions et des comptes de classe 4 continuera à être joint à vos bordereaux afin de faciliter le suivi conjoint de ces crédits. Les ordres de recettes doivent être émis mensuellement, à l exception des voyages scolaires (fin du voyage). Toute tarification doit être votée par le C.A. Régie de recettes : elle doit être remise à l agence comptable, soit lorsque le montant maximal autorisé par l arrêté de création de régie est atteint, soit tous les mois, soit avant chaque vacances scolaires (au plus tard l'avant-veille du départ en vacances)

4 3 OPERATIONS COMPTABLES GENERALES Je vous rappelle que l'agence comptable transmet chaque mois au chef d'établissement un rapport sur l'état de la comptabilité générale accompagné de la balance. Il convient de fournir en deux exemplaires les documents financiers signés ( budget, DBM, lettre d information ) ainsi que les accusés de réception des autorités de tutelle. Un exemplaire est envoyé à la Chambre Régionale des Comptes Le second reste à l Agence Comptable. Transmettre, dès réception, copie : des avis de mandatement ou de subvention, des courriers de la Collectivité Territoriale pouvant intéresser directement la vie budgétaire de l'établissement des factures entrainant des prélèvements automatiques Pour les opérations de fin d exercice, le calendrier des travaux de fin d année est fixé conformément au tableau ci-après Le dernier mandatement pour paiement aux fournisseurs devra être présenté au plus tard le 15 décembre Il vous appartiendra d arrêter les commandes en conséquence ( minovembre est conseillé pensez à prévenir les enseignants dès la rentrée) Le reste des opérations non clôturées au 15 décembre seront traitées selon la méthode de l extourne. Ne pas omettre de factures: veiller notamment aux factures de viabilisation DATES DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS DE FIN D EXERCICE ET CALENDRIER DES OPERATIONS DE FIN D EXERCICE Pour le 14/01/15 État de variation des stocks (alimentation, énergies, services spéciaux...) et opérations budgétaires correspondantes État des tickets (valeurs inactives) Documents comptables issus du logiciel de suivi du patrimoine État de reversement des fonctionnaires logés (PPL) dernier Bordereau Journal des Mandats Émis dernier Bordereau des Ordres de Reversement dernier Bordereau des Ordres de Recettes dernier Bordereau des Annulations d'ordres de Recettes Les régularisations budgétaires de fin d'année devront également être effectuées pour le 15 janvier Il va de soi que, si vous avez préparé, avant les dates précisées ci-dessus, les documents, vous pouvez les envoyer ou les remettre à l Agence comptable sans attendre le jour prévu. Je vous remercie par avance pour votre collaboration. L Agent Comptable, F.THOREL

5 DEMANDE REGIE D AVANCE Sortie : Date : Nom du régisseur : Montant demandé : Carte bancaire oui non Nature des dépenses envisagées : Auxerre, le Signature

6 CALENDRIER DE PRISE ENCHARGE DES MANDATEMENTS Date butoir de réception des mandats à l agence comptable pour paiement avant date des congés Vacances Toussaint Mardi 13 octobre Vacances Noël Mardi 15 décembre Pour les mandats pour ordre, vendredi 20 décembre Vacances Hiver Mardi 9 février Vacances Pâques Mardi 5 avril Eté 2016 : Mercredi 6 juillet

7 BUDGET PREVISIONNEL Dépenses Montant Recettes Montant Repas Participation des familles Hébergement Participation de l'etablissement Transport Subventions. Région Visites. Mairie. Département. Autres Dons F.S.E. TOTAL DEPENSES TOTAL RECETTES. Date d'autorisation du Conseil d'administration (joindre copie de l'acte). Le cas échéant, convention avec l'organisme de voyage (joindre autorisation du C. A. et accusés de réception). Le cas échéant, demande de régie d'avance. Si oui : préciser le montant et le nom du régisseur. Code activité comptabilité budgétaire :