Module de correspondance (CORR)

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1 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 1 de 7 23 aût 2010 Guide de cnsultatin rapide Mise à jur : 23 aût 2010 Mdule de crrespndance (CORR) Smmaire : Le mdule de crrespndance vus permet de prduire des dcuments persnnalisés, avec des dnnées HSPnet insérées, pur distributin cmme lettres, mémrandums, ntices, u frmulaires; dans des situatins limitées, le texte peut être diffusé par curriel. Icônes assciées : Mdèle de crrespndance Généralités Les utils du mdule de crrespndance (CORR) permettent aux utilisateurs de créer des mdèles de dcuments pur leur prpre utilisatin et par les autres utilisateurs de leur département. Les mdèles de dcuments peuvent alrs être utilisés pur prduire des lettres traditinnelles (avec salutatin, signature, destinataires en cc, etc.) u des dcuments «frmat libre» cmme des mémrandums, ntices, u frmulaires. Les dcuments peuvent être prduits depuis le mdèle pur les destinataire impliqués dans les stages (persnne-ressurce pur le site, précepteur, étudiant, enseignant), puis distribués en frmat PDF (avec lg facultatif) pur livraisn par papier u curriel, en frmat texte pur révisin lcale, u cmme dnnées de frmat Excel, cmme étiquettes d envi, u (avec cnfiguratin spéciale) cmme diffusin par curriel. Préparatin Cnfiguratin du prgramme/département (pur entrer l adresse u lg d en-tête) 1. Sus Maintenance Cnfiguratin cliquez Départements u Prgrammes pur mdifier la cnfiguratin : a) Cliquez l icône Mdifier pur entrer l adresse du département. Si aucune adresse du département n est entrée, l adresse pstale de l rganisme sera insérée dans les lettres prduites depuis le mdule de crrespndance. b) Cliquez l icône du prfil pur téléverser un lg du département (faculté/écle/site). Une fis téléversé, cliquez lg et de l adresse du département pur prduire un exemplaire PDF du NOTE : le frmat JPEG est grandement recmmandé puisque ce type d image peut être utilisé dans la crrespndance et inséré dans les autres frmulaires prduits par HSPnet. Étape 1 Créer un nuveau mdèle 1. Sus Gestin du cntenu Crrespndance, chisissez une catégrie pur la lettre, sit «Frmulaires» u «Recnnaissance des superviseurs/précepteurs». Cliquez pur créer un nuveau mdèle dans cette catégrie. Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces

2 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 2 de 7 23 aût Dans la fenêtre de Maintenance du mdèle de crrespndance entrez un titre pur la lettre, tel que «Ntice de cnfirmatin» u «Mise à jur du prjet XYZ» et sélectinnez au mins un auteur du cntenu dans le menu dérulant des crdnnateurs demandeurs u receveurs de vtre département. 3. Indiquez si le dcument sera prduit pur des dnnées d rganisme demandeur u receveur : Organisme demandeur les dcuments sernt prduits pur un curs u plus dans une chrte/sessin; Organisme receveur les dcuments sernt prduits pur un u plusieurs destinatins, sites, et rganismes. 4. Sélectinnez un Type de mdèle : cnsultez le tableau en dessus pur une explicatin de «lettre fficielle» et «Aucun mdèle». Type de mdèle et descriptin Lettre fficielle Dcuments avec un frmat traditinnel de lettre y cmpris une date, signature, et destinataires en Cc. Aucun mdèle («frmat libre») Dcuments de n imprte quel frmat y cmpris mémrandums et ntices. Avantages Plus facile d utilisatin Permet l insertin d un champ de dnnées HSPnet u plus dans la lettre Inclut du texte prédéfini (date, signature, destinataires en Cc) ainsi que le lg du département si téléversé dans HSPnet L utilisateur a le cntrôle ttal sur la mise en page et la frmulatin du texte Permet l insertin de champs de dnnées HSPnet n imprte ù dans le dcument Défis Le texte prédéfini ne peut pas être mdifié sauf après la prductin et si le frmat de srtie texte u Excel est chisi Les champs de dnnées HSPnet snt insérés dans une mise en place prédéfinie Demande plus d effrt pur créer un mdèle «de zér» Les champs de dnnées HSPnet peuvent être mdifiés par mégarde, causant des prblèmes d affichage 5. Entrez un cmmentaire pur décrire le mdèle de dcument si nécessaire, et cliquez Sauvegarder pur cntinuer. Quand vus sauvegardez le mdèle, des nuveaux nglets apparaissent après l nglet Smmaire et auteurs : L nglet Dnnées HSPnet apparait seulement pur les mdèles de frmat lettre fficielle Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces

3 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 3 de 7 23 aût 2010 Cntenu pur l entrée du sujet, paragraphes d uverture et fermeture, et pst-scriptum (lettre fficielle) u texte en frmat libre pur en-têtes, texte et référence (sans mdèle). Dnnées HSPnet les champs de dnnées à inclure dans la lettre fficielle; NOTE cet nglet n apparait par pur les mdèles en frmat libre puisque les dnnées HSPnet peuvent être incluses directement dans le cntenu. Générer la crrespndance des filtres pur sélectinner les curs u sites, récipiendaires et signataires, et autres variables de la lettre à prduire Étape 2 Entrer le cntenu de la lettre (lettre fficielle) Cliquez Cntenu et cnstruisez le mdèle de vtre lettre fficielle : a) Pur entrer un sujet facultatif sélectinnez cette ptin dans le menu dérulant «Entrée du cntenu», entrez le texte du sujet, et cliquez sauvegarder. b) Ajutez un paragraphe d uverture cmme dans l étape précédente mais sélectinnez «paragraphes d intrductin» cmme type d entrée du cntenu. Répétez pur ajuter autant de paragraphes que suhaités. Nte : Vus puvez changer l rdre des paragraphes une fis entrés en changeant la valeur numérique dans le champ Ordre de tri. Par exemple entrer «1» pur un paragraphe le replacera au dessus d un paragraphe avec Ordre de tri de «2». Vus puvez changer tute entrée de cntenu en cliquant Mdifier, u supprimer en cliquant. c) Si vus suhaitez inclure des champs de dnnées HSPnet entre les paragraphes d intrductin et de cnclusin, il peut être judicieux d entrer un phrase d explicatin cmme «Vici les infrmatins relatives à vtre stage :». d) Entrez les paragraphes de cnclusin, et un pst-scriptum (P.S.) facultatif. Prcédez à l étape 5 pur prduire la crrespndance en utilisant le mdèle de lettre fficielle Étape 3 Entrer le cntenu du dcument (sans mdèle) a) Sélectinnez une entrée de cntenu - Lrs de l utilisatin de l ptin Aucun mdèle vus travaillez sur une page vierge - vus devez définir tut le texte qui apparaitra sur le dcument. Vus puvez cntrôler le frmat du texte et même insérer une signature en sélectinnant une des ptins suivantes sus «Ajuter une entrée de cntenu» : Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces

4 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 4 de 7 23 aût 2010 En-tête caractère gras 12 pt, applicable aux titres de frmulaires et en-têtes principaux; Grand (11 pt) u Nrmal (10 pt), avec des ptins pur gras, italique, u suligné; Ligne vierge insère une ligne blanche à l endrit indiqué (utile pur créer un espace vierge au dessus de la ligne de signature u pur séparer les paragraphes); Signature - image affiche un menu dérulant des crdnnateurs demandeurs u receveurs de vtre département et insère leur signature si elle est téléversée sur leur prfil de persnnel. Lrsque vus entrez les types de cntenu, le texte sauvegardé apparaitra dans le frmat sélectinné dans l écran du mdèle. b) Changez l alignement cmme désiré en changeant d alignement gauche à central, drite, u justificatin ttale. c) Insérez les dnnées HSPnet dans le texte L ptin Aucun mdèle permet l insertin des champs de dnnées HSPnet n imprte ù dans le cntenu : Astuces : Vus puvez entrer chaque frmat de cntenu (titre, références) n imprte ù et autant de fis que vus désirez. Par exemple un frmulaire peut cntenir plusieurs titres, paragraphes de texte, lignes de signature, espaces vides, etc. Vus puvez ajuter des pints u une numértatin pur tut type de cntenu y cmpris titres et références. Vus puvez ré-rdnner tute entrée de cntenu pur la déplacer au dessus d une autre entrée dans la même sectin u même dans une autre sectin. Le dcument entier peut être dans un frmat ex. tut texte nrmal u même tut titres (pur créer une certificatin u une ntice en grs caractères). Psitinnez le curseur dans le champ d entrée de cntenu, précédé d un espace u deux-pints si désiré pur séparer les dnnée du texte. Dans l exemple ci-dessus, la ligne ruge indique un espace après la phrase intrduisant le nm du curs. Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces

5 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 5 de 7 23 aût 2010 Cliquez pur afficher une fenêtre dnnant la liste des champs dispnibles pur insertin : Sélectinnez le champ de dnnées dans la liste. Dans cet exemple, cliquez Curs u Abréviatin pur afficher le curs (nm cmplet u abréviatin). Ceci insèrera un champ de dnnées tel que <<Curse>> dans le texte. Ajutez un pint pur terminer la phrase, u ajutez un espace, puis plus de texte. NOTE : Si vus insérez un autre champ de dnnées dans le test existant, par exemple en plaçant vtre curseur entre deux mts, le champ sera inséré à la fin du texte et vus devrez le cpiercller (y cmpris les crchets <<XXXX>>) au bn endrit. Assurez-vus que les espaces et la pnctuatin est exacte avant de sauvegarder. Astuces : Vus puvez insérer un champ de dnnées HSPnet dans tut type d entrée de cntenu même dans un titre. Une entrée de cntenu peut ne cnsister que d un champ de dnnées HSPnet aucun autre texte n est nécessaire. Vus puvez insérer un champ de dnnées HSPnet autant de fis que nécessaire, par exemple pur insérer le nm du curs dans le titre et dans un paragraphe. d) Entrez l image de signature si le dcument est une lettre u un mémrandum en ayant besin, en sélectinnant le type de cntenu «Signature image» et le signataire apprprié. Ntez qu il est pssible d entrer qu une seule image de signature par dcument. e) Visualisez vtre dcument avant de l imprimer en cliquant Aperçu du cntenu sur l nglet Cntenu Étape 4 Prduire la crrespndance Les étapes suivantes snt applicables au frmat lettre fficielle (LO), aucun mdèle (AM), u aux deux (D). 1. Sélectinnez un curs u plus u des sites receveurs: (D) Pur les curs, sélectinnez le département, prgramme, sessin; sélectinnez un curs u plus puis cliquez l ajuter dans les curs inclus; cchez la case de chaque statut à inclure; Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces

6 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 6 de 7 23 aût 2010 (D) Pur les sites receveurs, sélectinnez un rganisme u plus et cliquez pur l ajuter à la liste incluse; 2. (LO) Entrez la date de la lettre u laissez la case vide pur la date d aujurd hui. 3. (LO) Entrez 1, 2, etc. pur le destinataire. Par exemple entrez «1» pur la persnne-ressurce à la destinatin pur adresser les lettres aux unités, et «2» pur utiliser la persnne-ressurce du service si celle à la destinatin n est pas indiquée. 4. (LO) Sélectinnez un signataire dans le menu dérulant de crdnnateurs demandeurs/receveurs de vtre département. 5. (LO) Cchez la case de chaque individu à mettre en cpie 6. (D) Sélectinnez le frmat de srtie à prduire : PDF unique préférable pur prduire un seul dcument qui peut être imprimé lcalement u pur livraisn par currier u télécpie; Fichiers PDF individuels préférable pur l envi de fichiers individuels par curriel; Texte peut être uvert dans un lgiciel de traitement de texte; Excel prduit un fichier de dnnées qui peut être utilisé pur faire du publipstage dans un traitement de texte; Curriel (1 par DS) (LO seulement) à cause du risque d envi de curriel nn-désiré, cette ptin n est dispnible que dans des situatins limitées aux utilisateurs administrateurs lcaux ayant reçu une frmatin adéquate; Étiquette d envi prduit un fichier texte qui peut être frmaté en clnnes dans Wrd pur impressin d étiquettes. NOTE : Les lgs ne peuvent être insérés que dans le frmat de srtie PDF. 7. (AM) Pur les curs cmprtant des stages de grupe (plusieurs étudiants par stage) cchez l ptin «Page séparée pur chaque étudiant» si un dcument séparé est nécessaire pur chaque étudiant du grupe. 8. (D) Cliquez pur prduire une liste d entrées qui crrespnd aux sélectins de curs/site faites ci-haut. Étape 5 Sélectinner les destinataires 1. Pur les curs, une liste de demandes de stage sera affichée. Décchez la case de tute entrée à exclure de la prductin de crrespndance. 2. Pur les sites receveurs, sélectinnez un site u plus et cliquez pur ajuter à la liste incluse. 3. Cliquez u entrée. pur prduire le dcument pur chaque Si un seul fichier de srtie a été sélectinné (ex. fichier PDF unique, texte, Excel), la crrespndance peut être affichée en cliquant le lien Crrespndance qui apparait une fis l écran actualisé; Si plusieurs dcuments snt demandés (fichiers PDF individuels), un message vus avertira que les dcuments snt ajutés à la file d impressin au fur et à mesure qu ils snt prduits. Cliquez Rapprts File d impressin pur afficher et livrer chaque dcuments. Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces

7 Guide de cnsultatin rapide : Mdule de crrespndance (CORR) Page 7 de 7 23 aût 2010 Astuces : Vus puvez aussi prduire la crrespndance pur une demande de stage individuelle u plus : Cchez la case d une demande u plus depuis vtre bîte d entrée/srtie Sélectinnez l actin «Générer la crrespndance» et sélectinnez le mdèle apprprié dans le menu dérulant, puis cliquez. Ceci uvrira la fenêtre pur générer la crrespndance, ù vus puvez finaliser les ptins en vue de prduire les dcuments pur les demandes sélectinnées. Rappelez-vus Les mdèles de dcuments snt partagés à travers un département, dnc les autres utilisateurs de vtre département peuvent utiliser les mdèles que vus créez pur prduire des dcuments cncernant leurs dnnées. L écran des mdèles affiche par défaut ceux dnt vus êtes l auteur; sélectinnez «Tus» pur vir les mdèles créés par d autres utilisateurs de vtre département. Quel que sit l auteur du mdèle, l étape 4 ne prduit la crrespndance que pur les dnnées dans les drits d accès de l utilisateur (ex. un agent de destinatin peut prduire des lettres de remerciement des préceptrices uniquement pur le persnnel qui a supervisé des étudiants dans les destinatins cmprises dans ses accès). Vus puvez utiliser l icône Cpier pur créer un nuveau mdèle à partir d un déjà existant (n imprte quel auteur de vtre département). L utilisateur actuel sera autmatiquement l auteur de la nuvelle cpie du mdèle. Si vus avez des questins u besin d assistance, n hésitez pas à cmmuniquer avec nus. Équipe HSPnet Réseau de gestin des stages en sciences de la santé Cnnectez-vus à HSPnet pur cnsulter l ensemble des guides sus Assistance Ressurces