Dépense Gestion des avances et des acomptes

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dépense Gestion des avances et des acomptes Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 Préambule Présentation de l ensemble des modules de formation proposés Domaines Budget La gestion en AE et CP Modules de formation associés Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget 2 Transverse Dépenses Engagement juridique marché Demande de paiement sur EJ Retenues de garantie Comprendre les processus de la dépense Engagement juridique hors marché Demande de paiement hors EJ Gestion des avances et des acomptes 30 Carte d achat et dématérialisation Le service fait Mise en paiement Gestion des pénalités Gérer les référentiels La démarche de contrôle Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3 Sommaire 3 Introduction Processus Concepts clés Avances Concepts clés Impacts Récupération d avance Concepts clés Processus Impacts Remboursement d avance Concepts clés Impacts Acomptes Concepts clés Illustration Quiz Quiz

4 Introduction 4

5 Introduction Concepts clés 1 5 Les avances et les acomptes doivent être distingués : Avance Acompte Est renseignée au moment de la création de l EJ. Est payée au fournisseur avant l exécution de ses prestations et donc avant le service fait. Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. Constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Donne lieu à une demande de paiement. N est pas récupéré.

6 Avances 6

7 Introduction Concepts clés 1 7 Une avance : Doit être déclarée au préalable sur l'ej de référence. Concerne les EJ de type marché. Est payée au fournisseur avant l exécution de ses prestations et donc avant le service fait. Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. Suit trois étapes clés : DP d avance Paiement de l avance Récupération de l avance

8 Avance sur EJ Impacts 2 8 La DP d avance a des impacts: En comptabilité budgétaire matérialisés par : Consommation d AE Cas général : lors de la validation de l EJ de référence Marchés à bon de commande : lors de la validation de l avance par le responsable de DP Consommation de CP Lors du paiement de l avance En comptabilité générale. Le schéma d écriture lié à la mise en paiement de l avance : 4091 Fournisseurs - Avances versées sur commandes 5 Disponibilités X X

9 Récupération d avance 9

10 Récupération d avance Concepts clés 1 10 La récupération d avance : Suppose qu une avance ait été créée et payée en amont Peut être réalisée sur les versements correspondant à des acomptes ou des règlement partiel définitif des sommes dues ultérieurement au titulaire Doit être terminée lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80% du montant du marché.

11 Récupération d avance Processus 1 11 La récupération d avance : Intervient au moment de la comptabilisation de la DP, après le service fait et la réception de la facture. C est sur cette DP que se fera la récupération d avance (l avance viendra en déduction de la DP). Nécessite de faire référence à la pièce d avance créée en amont et en référence à l EJ.

12 Récupération d avance Impacts 2 12 La récupération d avance a : Des impacts en comptabilité générale : 4091 Fournisseurs avances versées sur commandes Disponibilité Des impacts en comptabilité budgétaire matérialisés par : La consommation des CP lors de la mise en paiement de la DP portant récupération d avance (pour le solde après déduction de l avance)

13 Remboursement d avance 13

14 Remboursement d avance Concepts clés 2 14 Le remboursement : Intervient dans le cas où : L avance a été payée à tort. et L avance ne peut pas être récupérée. Peut être exécuté : Soit sur le même exercice que la génération d avance. Emission d une demande de reversement par l ordonnateur. Prise en charge par le comptable. Envoi au fournisseur. Soit sur un exercice différent de la génération d avance. Emission d un titre de recette par l ordonnateur. Prise en charge par le comptable. Envoi au fournisseur.

15 Acomptes 15

16 Acomptes Concepts clés 1 16 EJ SF DP Paiement SF partiel DP partielle Paiement partiel Acompte Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Tous les fournisseurs sont susceptibles de bénéficier du droit au paiement d acomptes. L enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général de la dépense (mêmes impacts comptables et budgétaires), par les mêmes acteurs.

17 Acomptes Illustration Un acompte sur un EJ de 100 et un service fait partiel (SF1) de 40 a déjà été certifié et payé partiellement à hauteur de 25. EJ SF1 partiel DP1 partielle EJ = 100 SF1 = 40 DP1 = 25 2 Un nouvel acompte en référence au SF1 peut être payé. Il est au maximum de = 15 DP2 partielle DP2 = 15 3 Service fait restant à effectuer sur l EJ = (100-40) = 60 Nouvel acompte en référence au SF1 : impossible Acompte sur service fait ultérieur : possible après certification du service fait ultérieur L acompte doit faire référence à un service fait pour sa mise en paiement

18 Quiz 18

19 Conclusion Quiz 1 19 Question 1 Qu est-ce qu un acompte? Comment est-il traité dans l outil? Réponse : Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. L enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général, par les mêmes acteurs.

20 Conclusion Quiz 1 20 Question 2 A quel moment une avance a-t-elle un impact en comptabilité budgétaire? Réponse : Consommation des AE : Dans le cas général, les AE sont consommées lors de la validation de l EJ de référence. Dans le cas d un marché à bon de commande, la consommation d AE a lieu lors de la validation de l avance par le responsable de DP. Consommation des CP : La consommation des CP se fait lors du paiement.