MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES PRECAREF

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1 REPUBLIQUE DU SENEGAL un peuple un but une foi MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES Projet de Renforcement des Capacités de Responsabilité financière et de Transparence PRECAREF * TERMES DE REFERENCE DES SEMINAIRES DE FORMATION A LA SAISIE DANS ASTER DES UTILISATEURS DES REGIONS DE THIES ET FATICK

2 I CONTEXTE ET JUSTIFICATION Le développement des pays du Sud a été handicapé, pendant longtemps, par des facteurs endogènes et exogènes qui ont pour nom: crises pétrolières, conditions climatiques, ordre économique international, qualité des politiques économiques etc. Cet état de manque a installé, dans la plupart de ces pays, un climat de mal gouvernance accentué par un endettement excessif que les politiques d ajustement n ont pas réussi à juguler. C est dans ce contexte que des initiatives, notamment en faveur des «pays pauvres très endettés» (PPTE), ont été mises en œuvre pour alléger le fardeau de la dette des PVD, relancer leurs secteurs productifs, améliorer les systèmes de gestion, réduire la pauvreté, améliorer la qualité de la vie et la sécurité des populations. Le Sénégal a profité de ces initiatives pour créer les conditions de son éligibilité à l initiative PPTE. Les ressources tirées de cette initiative et les objectifs que la communauté mondiale et africaine s est fixés (OMD, NEPAD), ont permis au Sénégal de mettre en œuvre une stratégie de réduction de la pauvreté (SRP) et, plus tard, une stratégie de croissance accélérée (SCA). Mais ces objectifs, aussi ambitieux et cohérents qu ils soient, n ont des chances de se réaliser que dans un environnement propice aux affaires. Ainsi, le Sénégal s est doté d un Programme national de bonne gouvernance (PNBG) dont l objectif est d améliorer la qualité du service public, de renforcer le pouvoir judiciaire, d améliorer la qualité du travail parlementaire, de renforcer la décentralisation, le pouvoir local, de développer les NTIC et de promouvoir la gouvernance économique par le renforcement du contrôle et de la gestion des finances publiques. C est ainsi qu en référence, d une part à l évolution induite par les directives de l Union économique et monétaire Ouest africaine (UEMOA) visant, en la matière, l harmonisation des procédures de gestion économiques et financières, et d autre part, à l avancée technologique, que la Direction générale de la Comptabilité publique et du Trésor (DGCPT) a retenu dans le domaine du renforcement du processus d informatisation du circuit comptable la mise en place d un nouveau progiciel de gestion de la comptabilité de l Etat dénommé ASTER. Ce progiciel dont le choix résulte d un long processus administratif et technique, est un outil informatique de gestion comptable et budgétaire. Il se fixe comme objectif, de gérer toutes les procédures relatives à la comptabilité de l Etat. Il intègre dans son champ d application les différentes dimensions de la comptabilité de l Etat et prend en compte, à cet effet, l ensemble de la gestion relevant de la comptabilité générale de l Etat (CGE), de la comptabilité auxiliaire de recette (CAR), de la comptabilité auxiliaire de dépense (CAD). Dans le cadre de l exécution du plan d action lié au processus de déploiement du progiciel ASTER et en perspective d assurer en temps plein l encadrement des agents utilisateurs de ce produit, il est prévu d organiser des séminaires régionaux de formation à la saisie dans ASTER des utilisateurs des régions de Thiès et Fatick. C est dans le cadre de la composante 2 «renforcement du système de gestion comptable des fonds publics» du Projet de Renforcement des Capacités de 2

3 Responsabilité financière et de Transparence (PRECAREF) financé par l African Capacity Building Fundation (ACBF), que la Direction générale de la Comptabilité publique et du Trésor a inscrit dans son volet formation, ce module intitulé «formation à la saisie dans ASTER des utilisateurs des postes comptables du Trésor». Tel est l objet des présents termes de référence, qui décrivent les objectifs de la formation, les résultats attendus, l organisation matérielle, le calendrier de déroulement et les prestations attendues des formateurs. La réalisation de ce séminaire est un préalable nécessaire au bon déploiement du progiciel dans les postes comptables régionaux. II- Objectifs de la formation Ces séminaires, qui visent une maîtrise du progiciel par le personnel chargé des tâches comptables et informatiques, ont pour objectif principal de former les agents à l utilisation du progiciel ASTER, dans ses fonctions de tenue de la Comptabilité Générale de l Etat. Globalement, ces séminaires de formation de Thiès et Fatick, réuniront respectivement trente huit (38) et vingt six (26) utilisateurs constitueront, un pas important vers la réalisation des conditions adéquates au déploiement généralisé du Progiciel ASTER. III- Résultats attendus Au terme de la formation, il est attendu que chaque participant maîtrise les fondamentaux suivants: Première connexion au progiciel ASTER Changement de contexte et de mot de passe Ouverture d une journée comptable Saisie des écritures comptables (création du bordereau, choix d un journal, choix d un schéma, saisie d une écriture, édition de l état de contrôle) Acceptation d une écriture comptable (compléter et corriger les écritures en anomalie) Comptabilisation d une écriture comptable (compléter et corriger les écritures en anomalie) Réception et Acceptation d une centralisation et d un transfert Clôture d une journée (comptable et technique) Edition de la balance ASTER et des différents autres états 3

4 REGION DE THIES A- Moyens humains et matériels Moyens humains Compte tenu de la spécificité des modules dispensés, qui relève d un domaine strictement réservé aux équipes fonctionnelle et technique du Projet ASTER, il sera fait appel aux membres de ces dites équipes afin de dispenser les modules objets du séminaire de formation. La formation sera organisée en deux groupes homogènes : les Chefs de Postes et les cadres d une part qui seront au nombre de dix sept (17), les agents opérationnels d autre part qui eux seront au nombre de vingt et un (21). Cette approche permet un meilleur échange et une adaptation du message des animateurs à la qualité et au niveau d habilitation des participants. Moyens matériels En termes de moyens matériels, la formation nécessitera, en plus d une documentation, des fournitures de bureau, du matériel informatique et de reprographie et des locaux adaptés pouvant accueillir trente sept personnes au minimum. A cet effet, un hôtel de la ville de Thiès offrant, un environnement adapté et prenant en charge la logistique d accueil adéquate à une telle formation pourrait abriter ce séminaire. Le PECAREF, assurera le financement nécessaire pour la prise en charge des moyens humains et matériels nécessaires pour une bonne tenue du séminaire. Le Projet ASTER s engage comme d habitude dans ces occasions à mettre à disposition, son parc informatique et technique. Les moyens techniques mobilisés seront donc, l œuvre du Projet ASTER, avec vingt cinq (25) micro-ordinateurs pour les séminaristes, deux (02) ordinateurs portables pour les formateurs, un (01) vidéo projecteur et deux (02) serveurs pour héberger les bases de données. B- Le public ciblé La formation est destiné aux acteurs du circuit comptable des différents postes concernés, conformément au programme d activités proposé par le coordonnateur national du projet ASTER et approuvé par le Directeur général de la Comptabilité publique et du Trésor. Le nombre de participants est estimé à trente huit (38) et le public cible est constitué ainsi qu il suit : - Groupe I (cadres) : Inspecteurs et Contrôleurs du Trésor 06 Trésorerie Paierie Régional de Thiès ; 03 Recette Perception Municipale de Thiès ; 05 Perception de Mbour ; 03 Perception de Tivaouane. - Groupe II (agents opérationnels) 05 Trésorerie Paierie Régional de Thiès ; 4

5 06 Recette Perception Municipale de Thiès ; 07 Perception de Mbour ; 03 Perception de Tivaouane. - Groupe des formateurs issus du Projet ASTER composé de six personnes (06) et réparti en deux équipes : une technique et une autre fonctionnelle. L équipe technique, composée d ingénieurs et d analystes programmeurs en informatique, se chargera principalement, de configurer et de faire tourner les différentes bases qui seront installées par leurs soins sur les serveurs ainsi que le mini réseau informatique qui sera mis en place pour les besoins de la formation. Au besoin, ils serviront aussi d assistants aux fonctionnels dans le cadre de la formation. L équipe fonctionnelle, quant à elle, sera chargée de dispenser aux séminaristes, le contenu des différents modules au programme, ceci tout au long des travaux. - Il s y ajoute, un (01) représentant du PRECAREF, le conseiller technique du Directeur général de la Comptabilité publique et du Trésor et le personnel de soutien composé de deux (02) chauffeurs. Au total, la prise en charge complète demandée concernera quarante huit (48) personnes. C- Calendrier de formation La formation, prévue sur cinq (05) jours sera dispensée à deux (02) groupes : 1 ère session Groupe I (cadres) : 02 jours de formation du lundi 11 au mardi 12 février 2008 ; 2 ème session GROUPE II (agents opérationnels) : 03 jours de formation du mercredi 13 au vendredi 15 février

6 BUDGET PREVISIONNEL DES DEPENSES DU SEMINAIRE DE FORMATION A LA SAISIE DANS ASTER DES UTILISATEURS DES POSTES COMPTABLES DE LA REGION DE THIES Participants : 1 ère session : 27 personnes 2 ère session : 31 personnes ; Lieu : Thiès groupe I : du lundi 11 au mardi 12 février 2008 ; groupe II : du mercredi 13 au vendredi 15 février 2008; Financement : 100% ACBF ; Rubrique budgétaire : A.2.1 Formation locale ciblée, Montant budgétaire : fcfa. Libellé Coût unitaire Nbre Nbre de jrs Coût total Facture d'hôtel (hébergement, petit déjeuner, dîner)* Location de salle Indemnité de formation (experts internes ASTER, techniques et fonctionnels perdiem alloué aux séminaristes de la première session venant des départements de Mbour et Tivaouane: perdiem alloué aux séminaristes de la deuxième session venant des départements de Mbour et Tivaouane: Carburant super ** Frais de transport aller-retour du matériel informatique (23 micros ordinateurs, 02 serveurs et autres petits accessoires) Matériels didactiques (classeurs, stylos, surligneur, blocs notes, papier padex) Matériels pédagogiques (duplicata et reluire des divers supports de formation) Restauration 1ère session (déjeuner et deux pauses café) Restauration 2éme session (déjeuner et deux pauses café) *** **** Coût de l'atelier

7 (*) Facture d hôtel : la facture d hôtel inclut : l hébergement, la restauration (petit déjeuner et dîner) exclusivement pour le personnel d encadrement du Projet ASTER (06), le représentant du PRECAREF (01), le conseiller technique du DGCPT (01) et les chauffeurs (02). Total dix (10) personnes. (**) Carburant : il s agit de la dotation de carburant super nécessaire pour permettre une bonne préparation ainsi qu une tenue correcte du séminaire qui nécessitera des déplacements entre Dakar et Thiès ainsi qu à l intérieur de Thiès. Il est estimé comme suit : - un voyage de prospection ((70 km x 2 x 15 litres au 100) + 5 litres x 1 jour = 26 litres x 722 = FCFA) ; - deux véhicules lors de la formation destinés au transport des équipes du Projet ASTER : ((70 km x 2 x 2 x 15 litres au 100) + 2O litres/5 jour = 62 litres x 722 = FCFA). (***) 27 personnes prises en charge : dix sept (17) séminaristes, six (06) formateurs ASTER, un (01) représentant du PRECAREF, le conseiller technique du DGCPT (01) et les deux (02) chauffeurs. (****) 31 personnes prises en charge : vingt et un (21) séminaristes, six (06) formateurs ASTER, un (01) représentant du PRECAREF, le conseiller technique du DGCPT (01) et les deux (02) chauffeurs 7

8 REGION DE FATICK A- Moyens humains et matériels Moyens humains Compte tenu de la spécificité des modules dispensés, qui relève d un domaine strictement réservé aux équipes fonctionnelle et technique du Projet ASTER, il sera fait appel aux membres de ces dites équipes afin de dispenser les modules objets du séminaire de formation. La formation sera organisée en deux groupes homogènes : les Chefs de Postes et les cadres d une part qui seront au nombre de onze (11), les agents opérationnels d autre part qui eux seront au nombre de quinze (15). Cette approche permet un meilleur échange et une adaptation du message des animateurs à la qualité et au niveau d habilitation des participants. Moyens matériels En termes de moyens matériels, la formation nécessitera, en plus d une documentation, des fournitures de bureau, du matériel informatique et de reprographie et des locaux adaptés pouvant accueillir une vingtaine de personnes au minimum. A cet effet, le manque d infrastructure hôtelière adéquate à Fatick et au vue de la proximité de Kaolack, un hôtel de cette ville offrant, un environnement adapté et prenant en charge la logistique d accueil adéquate à une telle formation pourrait abriter ce séminaire. Le PECAREF, assurera le financement nécessaire pour la prise en charge des moyens humains et matériels nécessaires pour une bonne tenue du séminaire. Le Projet ASTER s engage comme d habitude dans ces occasions à mettre à disposition, son parc informatique et technique. Les moyens techniques mobilisés seront donc, l œuvre du Projet ASTER, avec dix sept (17) micro-ordinateurs pour les séminaristes, deux (02) ordinateurs portables pour les formateurs, un (01) vidéo projecteur et deux (02) serveurs pour héberger les bases de données. B- Le public ciblé Cet atelier est destiné aux acteurs du circuit comptable des différents postes concernés, conformément au programme d activités proposé par le coordonnateur national du projet ASTER et approuvé par le Directeur général de la Comptabilité publique et du Trésor. Estimé au nombre de vingt six (26) participants, le public cible est constitué ainsi qu il suit : - Groupe I (cadres) : Inspecteurs et Contrôleurs du Trésor 05 Trésorerie Paierie Régional de Fatick ; 03 Perception de Foundiougne ; 03 Perception de Gossas. 8

9 - Groupe II (agents opérationnels) 05 Trésorerie Paierie Régional de Fatick ; 04 Perception de Foundiougne ; 06 Perception de Gossas. - Groupe des formateurs issus du Projet ASTER composé de cinq personnes (05) et réparti en deux équipes : une technique et une autre fonctionnelle. L équipe technique, composée d ingénieurs et d analystes programmeurs en informatique, se chargera principalement, de configurer et de faire tourner les différentes bases qui seront installées par leurs soins sur les serveurs ainsi que le mini réseau informatique qui sera mise en place pour les besoins de la formation. Au besoin, ils serviront aussi d assistants aux fonctionnels dans le cadre de la formation. L équipe fonctionnelle, quant à elle, sera chargée de dispenser aux séminaristes, le contenu des différents modules au programme, ceci tout au long des travaux. - Il s y ajoute, un (01) représentant du PRECAREF, le conseiller technique du Directeur général de la Comptabilité publique et du Trésor et le personnel de soutien composé de deux (02) chauffeurs. Au total, la prise en charge complète demandée concernera trente cinq (35) personnes. C- Calendrier de formation La formation, prévue sur cinq (05) jours sera dispensée à deux (02) groupes : 1 ère session Groupe I (cadres) : 02 jours de formation du lundi 10 au mardi 11 mars 2008 ; 2 ème session GROUPE II (agents opérationnels) : 03 jours de formation du mercredi 12 au vendredi 14 mars

10 BUDGET PREVISIONNEL DES DEPENSES DU SEMINAIRE DE FORMATION A LA SAISIE DANS ASTER DES UTILISATEURS DES POSTES COMPTABLES DE LA REGION DE FATICK Participants : 1 ère session : 20 personnes 2 ère session : 24 personnes ; Lieu : Thiès groupe I : du lundi 10 au mardi 11 mars 2008 ; groupe II : du mercredi 12 au vendredi 14 mars 2008; Financement : 100% ACBF ; Rubrique budgétaire : A.2.1 Formation locale ciblée, Montant budgétaire : FCFA. Libellé Coût unitaire Nbre Nbre de jrs Coût total Facture d'hôtel (hébergement, petit déjeuner, dîner)* Location de salle Indemnité de formation (experts internes ASTER, techniques et fonctionnels perdiem alloué aux séminaristes de la première session perdiem alloué aux séminaristes de la deuxième session Carburant super ** Frais de transport aller-retour du matériel informatique (23 micros ordinateurs, 02 serveurs et autres petits accessoires) Matériels didactiques (classeurs, stylos, surligneur, blocs notes, papier padex) Matériels pédagogiques (duplicata et reluire des divers supports de formation) Restauration 1ère session (déjeuner et deux pauses café) Restauration 2éme session (déjeuner et deux pauses café) *** **** Coût de l'atelier

11 (*) Facture d hôtel : la facture d hôtel inclut : l hébergement, la restauration (petit déjeuner et dîner) exclusivement pour le personnel d encadrement du Projet ASTER (05), le représentant du PRECAREF (01), le conseiller technique du DGCPT (01) et les chauffeurs (02). Total neuf (09) personnes. (**) Carburant : il s agit de la dotation de carburant super nécessaire pour permettre une bonne préparation ainsi qu une tenue correcte du séminaire qui nécessitera des déplacements entre Dakar et Kaolack ainsi qu à l intérieur de Kaolack. Il est estimé comme suit : - un voyage de prospection ((192 km x 2 x 15 litres au 100) + 5 litres x 1 jour = 63 litres x 722 = FCFA) ; - deux véhicules lors de la formation destinés au transport des équipes du Projet ASTER : ((192 km x 2 x 2 x 15 litres au 100) + 2O litres/5 jour = 140 litres x 722 = FCFA). (***) 20 personnes prises en charge : dix sept (11) séminaristes, cinq (05) formateurs ASTER, un (01) représentant du PRECAREF, le conseiller technique du DGCPT (01) et les deux (02) chauffeurs. (****) 24 personnes prises en charge : quinze (15) séminaristes, cinq (05) formateurs ASTER, un (01) représentant du PRECAREF, le conseiller technique du DGCPT (01) et les deux (02) chauffeurs Dakar, le 10 janvier